Cos’è la struttura di ripartizione del lavoro nella gestione dei progetti?
Il Project Management Body of Knowledge, una raccolta riconosciuta a livello internazionale di processi e aree di conoscenza accettati come best practice per la professione del project manager, definisce la struttura di ripartizione del lavoro come una “scomposizione gerarchica dell’ambito totale del lavoro che il team di progetto deve svolgere per raggiungere gli obiettivi del progetto e creare i deliverable richiesti”. Nella struttura di ripartizione del lavoro, si parte dal risultato o prodotto desiderato, che viene poi scomposto nelle attività necessarie per crearlo.
In una struttura di ripartizione del lavoro, il deliverable può essere un oggetto, un servizio o un’operazione. Concentrandosi sui risultati piuttosto che sui metodi (il cosa, non il come) una struttura di ripartizione del lavoro aiuta a eliminare il lavoro non necessario per ottenere il risultato desiderato. Una struttura di ripartizione del lavoro ben congegnata aiuta a programmare, stimare i costi e determinare i rischi. Di solito si tratta di un grafico visivo o di un diagramma che definisce la timeline e il processo di un progetto, includendo ogni attività, sottoattività e deliverable che verranno creati ed eseguiti nel corso del progetto. Spesso viene reso come uno schema, come un indice, ma può essere organizzato con schede o altri sistemi di organizzazione visiva.
Rod Baxter, co-fondatore di Value Generation Partners e autore del manuale Project Management for Success, definisce la struttura di ripartizione del lavoro “un elemento necessario per il ciclo di vita della gestione del prodotto. Per crearla servono abilità e pratica, ma è essenziale per riuscire a rispettare le date di lancio e diventare efficienti”.
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Storia della struttura di ripartizione del lavoro: una timeline e uno sguardo al futuro
Nel 1957, il programma Polaris (missili balistici della flotta della marina statunitense) era in ritardo sulla programmazione e aveva bisogno di aiuto per risolvere il problema. Il team sviluppò una formula per determinare le attività e stimare lo sforzo necessario per un progetto in base ai risultati, che divenne nota con l’acronimo inglese PERT, che sta per “tecnica di revisione e valutazione dei programmi”.
Con la PERT come modello, il Dipartimento della Difesa statunitense e la NASA pubblicarono la prima descrizione del processo della struttura di ripartizione del lavoro nel 1962, che venne però citata per la prima volta con il suo nome soltanto nel 1968. La Work Breakdown Structures for Defense Materiel Items (MIL-STD-881) ha stabilito le strutture di ripartizione del lavoro come standard in tutto il Dipartimento della Difesa, con modelli pubblicati per applicazioni militari specifiche, come aerei o navi. Anche gli appaltatori civili che lavorano con il Dipartimento della Difesa devono utilizzare il modello di struttura di ripartizione del lavoro appropriato.
Nel 1987, il Project Management Institute, attraverso il PMBOK, ha definito le strutture di ripartizione del lavoro come prassi standard per una serie di applicazioni non militari. Il termine “struttura di ripartizione del lavoro” è stato introdotto nel 1993 per essere applicato ai progetti aziendali e ad altri progetti organizzativi.
Nel giugno 1999, il PMI Standards Program ha pubblicato un project charter per lo sviluppo dello standard di pratica della struttura di ripartizione del lavoro. Secondo il PMI, il Gruppo del processo di pianificazione inizia con tre fasi essenziali: pianificazione dell’ambito (3.2.2.2), definizione dell’ambito (3.2.2.3) e sviluppo della struttura di ripartizione del lavoro (3.2.2.4).
Molte organizzazioni saltano la fase di creazione di una struttura di ripartizione del lavoro, o di un dizionario, in nome della rapidità e dell’agilità, o perché viene chiesto loro di “costruire l’aereo mentre lo pilotano”. Sebbene sia possibile consegnare un progetto senza una pianificazione e una visibilità adeguate, è probabile che ciò abbia un impatto sui membri del team e, potenzialmente, sulla qualità finale dei deliverable. Questi rischi non sono sostenibili nel tempo, quindi è sempre preferibile utilizzare la struttura di ripartizione del lavoro quando possibile.
Poiché le aziende hanno bisogno di analizzare sempre più dati all’interno di ogni progetto e di prevedere come i dati influenzeranno un progetto dopo il suo lancio, è chiaro che la struttura di ripartizione del lavoro e una pianificazione attenta continueranno a essere elementi critici. Altre variabili da considerare per il futuro sono la globalizzazione, le fluttuazioni valutarie, i cambiamenti politici e le normative: un progetto solido deve essere pianificato in anticipo per gestire queste potenziali dipendenze.
Alcune buone risorse sulle strutture di ripartizione del lavoro sono “The ABC Basics of the WBS” di Paul Burek e “The Intelligent Structure of Work Breakdowns Is a Precursor to Effective Project Management”, Homer & Gunn, 1995.
Quali sono gli usi e gli scopi delle strutture di ripartizione del lavoro?
Anche se spesso viene tralasciata nel processo di pianificazione, una struttura di ripartizione del lavoro o dizionario è uno strumento potente per portare a termine i progetti in modo efficiente e puntuale. Ecco alcuni dei vantaggi e dei benefici della creazione di una struttura di ripartizione del lavoro:
- Fornisce una rappresentazione visiva di tutte le parti di un progetto
- Offre una visualizzazione continua per i dirigenti e i membri del team sull’andamento dell’intero progetto
- Definisce risultati specifici e misurabili
- Suddivide il lavoro in parti gestibili
- Fornisce un modo per rendere ripetibili le esperienze di successo
- Crea le basi per una stima dei costi e per l’allocazione delle risorse umane e di altro tipo
- Assicura che non vi siano sovrapposizioni e lacune in termini di responsabilità o risorse
- Riduce al minimo la possibilità di aggiungere elementi al di fuori dell’ambito del lavoro o di dimenticare un deliverable critico
Oltre a questi, le organizzazioni hanno riscontrato altri vantaggi nell’utilizzo delle strutture di ripartizione del lavoro. Questi benefici possono essere realizzati attraverso un progetto specifico, ma possono anche contribuire a migliorare i processi e la cultura dell’intera organizzazione. Alcuni di questi vantaggi sono:
- Prendendo in considerazione la struttura di ripartizione del lavoro di ogni progetto, l’organizzazione può calcolare rapidamente il budget per interi reparti.
- I team possono definire rapidamente la programmazione e il budget del progetto.
- Con l’avanzare del progetto, i team possono tenere traccia di sezioni specifiche della struttura di ripartizione del lavoro per determinare la performance dei costi del progetto e segnalare problemi e aree problematiche all’interno dell’organizzazione.
Una struttura di ripartizione del lavoro ben realizzata può far funzionare il tuo team come una macchina ben oliata offrendo questi vantaggi:
- Migliora la produttività
- Aiuta i project manager a prevedere i risultati in base a vari scenari
- Aiuta nell’organizzazione dei progetti
- Aiuta a descrivere l’ambito del progetto agli stakeholder
- Aiuta a distribuire le responsabilità
- Consente una corretta stima di costi, rischi e tempi
- Migliora la comunicazione
- Permette di aumentare la creatività e il brainstorming
- Si concentra sugli obiettivi finali
- Organizza i dettagli
- Potenzialmente previene i problemi
- Risolve i problemi di programmazione
- Aiuta a gestire i rischi
- Assegna le attività
- Dà flessibilità ai team
- Elimina la confusione
- Fornisce a tutti i membri del team una chiara descrizione delle attività
- Contribuisce alla stesura della dichiarazione di lavoro e la supporta
- Fornisce le basi per un report chiaro sullo stato del progetto, poiché ogni pacchetto di lavoro è un’unità misurabile
Il vantaggio visivo delle strutture di ripartizione del lavoro
Il diagramma della struttura di ripartizione del lavoro o dizionario permette di visualizzare facilmente i dettagli e lo stato del progetto. Per presentare il tuo lavoro, hai alcune opzioni. La visualizzazione classica della struttura di ripartizione del lavoro è il diagramma ad albero, ma puoi anche utilizzare elenchi numerati o tabelle. Uno schema è uno dei modi più semplici per rappresentare una struttura di ripartizione del lavoro. Di seguito sono elencati altri tipi di formati utili per diversi tipi di progetti.
Durante il progetto, gli elementi della struttura di ripartizione del lavoro possono essere codificati a colori per indicare lo stato del lavoro: ad esempio, in verde si può indicare il raggiungimento dell’obiettivo, in rosso il ritardo, in giallo il rischio e in blu il completamento. La codifica a colori può aiutarti a identificare i rischi della programmazione a colpo d’occhio.
Quali sono i componenti chiave di una struttura di ripartizione del lavoro?
Una struttura di ripartizione del lavoro o dizionario affidabile e utile dovrebbe raccogliere gli elementi critici di un progetto, insieme alla sua timeline, ai costi e alle risorse. Le strutture di ripartizione del lavoro più utili contengono questi componenti:
- Identificazione dell’organizzazione, del reparto o dell’individuo responsabile di ogni specifica parte del lavoro
- Date di inizio e fine pianificate
- Risorse necessarie
- Costo stimato del progetto
- Cifre delle spese
- Dettagli del contratto, requisiti e milestone
- Protocollo per il controllo qualità, requisiti e standard
- Informazioni tecniche e risorse necessarie per raggiungere i risultati desiderati
A un livello superiore, la struttura di ripartizione del lavoro può svolgere anche funzioni direzionali e organizzative. Un piano di ripartizione del lavoro accurato può servire per:
- Aiutare le risorse umane a gestire le assegnazioni del team
- Gestire la programmazione e determinare la timeline del progetto
- Gestire e misurare la qualità
- Anticipare i fattori ambientali aziendali
- Identificare gli asset dei processi organizzativi
- Monitorare la cronologia delle versioni
- Definire le dipendenze
- Monitorare l’avanzamento generale di un progetto
Chi usa le strutture di ripartizione del lavoro?
I project manager aziendali utilizzano le strutture di ripartizione del lavoro per garantire una visualizzazione organizzata e visibile dei progetti e dei componenti. Anche questi team possono trarre vantaggio dall’utilizzo di strutture di ripartizione del lavoro:
- Gruppi a contatto con i clienti: i responsabili degli account si affidano alle strutture di ripartizione del lavoro per dimostrare i progressi (o gli ostacoli) ai loro clienti. La struttura di ripartizione del lavoro crea una “stella polare” per i deliverable e i milestone di un progetto, che a sua volta diventa uno strumento utile per mostrare ai clienti come stanno andando le cose.
- Gruppi creativi: tutti sanno che designer, scrittori, content strategist e altri creativi hanno bisogno di aiuto per concentrare la loro creatività. Una struttura di ripartizione del lavoro crea delle barriere utili per far fluire le idee in modo rilevante e focalizzato sul progetto.
- Gruppi di progetti da remoto e interni: la visibilità di una struttura di ripartizione del lavoro aiuta tutti coloro che sono coinvolti, anche solo tangenzialmente, a capire chi sta facendo cosa e quando.
- Gruppi tecnici: i team tecnici possono utilizzare una struttura di ripartizione del lavoro come tabella di marcia per le loro attività di sviluppo. Questi team spesso operano già con “swimlane” visive o altri tipi di milestone architettoniche per la gestione dei progetti.
Oltre alle agenzie e alle aziende, anche altri settori si affidano alle strutture di ripartizione del lavoro:
- Pianificatori di progetti commerciali: una struttura di ripartizione del lavoro può racchiudere tutte le parti in movimento di un grande progetto commerciale; non solo i progetti dell’azienda principale e le attività dei membri del team, ma anche quelle dei fornitori e dei subappaltatori. Può anche rilevare le dipendenze per ottenere i permessi necessari, monitorare i progressi con le approvazioni governative e altro ancora.
- Pianificatori di eventi: una struttura di ripartizione del lavoro suddivide un evento complesso in attività e sottoattività, e l’assegnazione di queste aiuta a far progredire più team con scadenze ravvicinate.
- Responsabili di progetti residenziali e di edilizia: oltre alle attività e ai membri del team coinvolti in un normale progetto commerciale, i responsabili dei progetti edilizi possono utilizzare una struttura di ripartizione del lavoro per tenere traccia delle fasi dei lavori pubblici, delle approvazioni urbanistiche, delle approvazioni ambientali e altro ancora.
- Responsabili della pianificazione dell’ambito: quando un’agenzia assume un nuovo cliente, i direttori e i pianificatori delle risorse devono avere una visualizzazione almeno approssimativa della timeline del progetto e delle risorse necessarie prima di assegnare un budget e un ambito al progetto.
- Sviluppatori software: gli sviluppatori software spesso suddividono già i loro progetti in fasi. Una struttura di ripartizione del lavoro che includa altri membri dell’organizzazione aiuta gli sviluppatori a concentrarsi prima sui deliverable più importanti, dando visibilità al resto del team.
- Ingegneri di sistema: gli ingegneri di sistema hanno il compito di gestire il quadro generale delle loro configurazioni e di mantenerle in funzione e aggiornate per ottenere prestazioni ottimali. Una struttura di ripartizione del lavoro fornisce un documento organico che coglie i dettagli più piccoli che si riferiscono alle operazioni dei sistemi più grandi. Sapere di avere queste informazioni a portata di mano può tranquillizzarli, permettendo loro di concentrarsi sulle questioni operative più importanti.
All’interno di un’organizzazione che già dispone di un piano di progetto o di un piano di ripartizione del lavoro a lungo termine, le strutture di ripartizione del lavoro sono utili a chi ha già lavorato a un progetto in passato per vedere come è progredito il progetto durante la sua assenza. Per chi subentra in un progetto, la struttura di ripartizione del lavoro aiuta a vedere cosa ha funzionato e cosa no nelle prime fasi del progetto e a tenere traccia delle dipendenze e dei risultati. In breve, chiunque abbia un ruolo di supervisione e debba pianificare la divisione del lavoro in un progetto può trarre beneficio dall’utilizzo di una struttura di ripartizione del lavoro.
Cos’è una suddivisione del progetto?
A volte i termini “struttura di ripartizione del lavoro” e “struttura di ripartizione del progetto” vengono utilizzati in modo intercambiabile. In effetti, le strutture di ripartizione del lavoro vengono usate più comunemente come strumento per gestire i progetti, dall’inizio alla fine. Ma in teoria le strutture di ripartizione del lavoro possono aiutare a gestire sottoprogetti, sottoattività, contributi dei fornitori e altre raccolte di attività correlate che non sono specificamente legate alla gestione di un intero progetto. Una ripartizione del progetto è invece una ripartizione del lavoro che si riferisce completamente a un singolo progetto.
Parti essenziali di una struttura di ripartizione del lavoro o dizionario
Cosa comprende una struttura di ripartizione del lavoro? Di seguito sono elencate le funzionalità create nel processo di ripartizione del lavoro e i termini correlati.
- Elementi terminali (anche detti pacchetti di lavoro): gli elementi terminali, solitamente chiamati pacchetti di lavoro, sono le parti minime di una struttura di ripartizione del lavoro, oltre le quali un deliverable non può essere ulteriormente scomposto. I pacchetti di lavoro devono essere indipendenti da altre attività e non devono essere duplicati altrove nel progetto. Si può anche pensare ai pacchetti di lavoro come alla più piccola attività gestibile che può essere eseguita da un individuo o da un team. Se suddividi ulteriormente l’attività, correrai il rischio di fare micromanaging ai membri del team.
In generale, i pacchetti di lavoro devono prevedere incarichi che possono essere completati da un team o da un membro del team entro un periodo di riferimento. Se le riunioni sullo stato del progetto sono settimanali, il lavoro deve essere completato entro una settimana. Un altro modo per determinare l’impegno richiesto è la regola 8/80, secondo la quale una sottoattività non dovrebbe richiedere meno di 8 o più di 80 ore per essere completata.
Un pacchetto di lavoro efficace definisce il lavoro, la durata e i costi delle attività necessarie per ogni deliverable. I pacchetti di lavoro non devono superare i 10 giorni di durata. I pacchetti di lavoro sono indipendenti l’uno dall’altro nel flusso di lavoro e devono essere unici e non duplicati nel progetto. - Codifica della struttura di ripartizione del lavoro (WBS): gli elementi della struttura di ripartizione del lavoro sono solitamente numerati in sequenza decimale dall’alto verso il basso. Ad esempio, un elemento etichettato “1.1.1.3” si trova al quarto livello della gerarchia. Con questa numerazione, è più facile identificare il livello dell’attività che l’elemento rappresenta quando ci si riferisce ad esso al di fuori del contesto della struttura di ripartizione del lavoro.
- Dizionario della struttura di ripartizione del lavoro (WBS): il dizionario della struttura di ripartizione del lavoro (vedi sotto) descrive in dettaglio ogni componente o attività nella gerarchia della struttura di ripartizione del lavoro. Può anche collegarsi a documenti che definiscono e supportano ulteriormente l’elemento. Il dizionario della struttura di ripartizione del lavoro supporta il principio della mutua esclusività del lavoro: in altre parole, non sono possibili sovrapposizioni, perché ogni deliverable e subdeliverable è così ben definito che non è possibile duplicare il lavoro o la responsabilità.
- Livello di impegno: un componente del livello di impegno di un progetto è un’operazione che supporta le funzioni principali del progetto. Potrebbe includere ad esempio il lavoro amministrativo di risposta e smistamento delle telefonate dei clienti.
- Albero orientato ai risultati: si tratta di un modello che mostra i risultati desiderati in base alle fasi del progetto delineate in una struttura di ripartizione del lavoro.
- Struttura di ripartizione del lavoro a contratto: questa struttura raccoglie tutti i tipi di lavoro a contratto e di lavoro dei fornitori che devono essere eseguiti sul progetto.
- Struttura di ripartizione del riepilogo del progetto: questa struttura delinea il riepilogo del progetto e dei sottoprogetti, in modo che gli altri deliverable possano essere collegati ad essa.
- Dichiarazione di lavoro: la dichiarazione di lavoro è l’accordo firmato che delinea esattamente ciò che l’azienda consegnerà al cliente, comprese le milestone e il budget concordato da ciascuna parte.
- Programmazione del progetto: si tratta della programmazione di tutti i componenti di un progetto, sia che vengano consegnati in sequenza sia che si sovrappongano. Include milestone e deliverable, oltre al costo delle risorse per ogni componente.
- Base di stima: una base di stima è uno strumento sviluppato da project manager, dirigenti e responsabili finanziari che tiene conto dei costi del lavoro e delle risorse che potrebbero essere necessarie in un progetto. Utilizzando la base di stima, un’azienda può stimare quanto costerà creare e consegnare un progetto a un cliente.
- Struttura di ripartizione delle risorse: questa struttura elenca visivamente la gerarchia delle risorse necessarie e utilizzate nel corso di un progetto, indicando anche quando entrano ed escono dal progetto e specificandone ruoli.
- Struttura di ripartizione dei rischi: un buon piano prevede l’analisi delle dipendenze e dei rischi. Questi includono i rischi che possono verificarsi se il team è in ritardo o che sono al di fuori del suo controllo, come ad esempio i disastri naturali.
- Struttura di ripartizione dell’organizzazione: la struttura di ripartizione dell’organizzazione è nota anche come diagramma organizzativo. Elenca i responsabili del progetto e indica chi assiste chi e in quali ruoli.
Formati e linee guida della struttura di ripartizione del lavoro
Ai documenti della struttura di ripartizione del lavoro si applicano diversi tipi di formati. Alcuni di questi sono:
- Formato a diagramma: enfatizza la visualizzazione del progetto.
- Formato a diagramma: enfatizza la visualizzazione del progetto.
- Struttura gerarchica: porta gli elementi più importanti di un progetto in cima per una maggiore visibilità.
- Struttura schematica: presenta la tempistica, le dipendenze o i componenti degli elementi più importanti di un progetto.
- Visualizzazione tabellare: permette ai membri del team di navigare facilmente verso le sezioni più importanti per loro.
Non tutti i progetti richiederanno lo stesso tipo di formato. Questo può e deve essere adattato al tipo di progetto e ai membri del team che devono accedervi.
Struttura di ripartizione del lavoro nella gestione dei progetti
Una volta disponibile l’ambito del progetto, la struttura di ripartizione del lavoro dovrebbe essere il primo deliverable. Una volta definita la struttura di ripartizione del lavoro, è possibile individuare altre risorse, tra cui risorse umane, competenze particolari, risorse materiali (come attrezzature e spazi) e strutture. Il team può quindi creare la programmazione di base, redigere gli elenchi delle attività e assegnare i compiti.
Man mano che si gestiscono progetti simili, la struttura di ripartizione del lavoro diventa più semplice e può diventare la base per migliorare la gestione delle consegne. Per progetti unici in cui tu e il team non avete esperienza precedente, la struttura di ripartizione del lavoro può aiutare il team a definire esattamente i deliverable e le attività necessarie per il prodotto finale.
Una struttura di ripartizione del lavoro non può essere sviluppata in modo isolato. Raramente una sola persona può conoscere tutto ciò che serve per portare a termine un progetto, tanto meno il project manager, che potrebbe non essere un esperto della materia. La creazione della struttura di ripartizione del lavoro è un lavoro di squadra.
Idee sbagliate sulle strutture di ripartizione del lavoro
Una struttura di ripartizione del lavoro non specifica come o quando verranno svolte le attività. Non è un piano o una programmazione. Non si tratta di un elenco di tutte le operazioni o responsabilità, né di un classico diagramma organizzativo. I leader dei team a volte cercano di elencare tutte le attività necessarie per un progetto all’interno della struttura di ripartizione del lavoro. Questo potrebbe portare a saltare delle attività e a ritardare l’esecuzione dei progetti.
La struttura di ripartizione del lavoro non è nemmeno un documento irrilevante che può essere utilizzato o meno per il progetto. È una parte importante dei documenti di gestione del progetto. Dovresti annotare nella struttura di ripartizione del lavoro tutte le modifiche ai deliverable pianificati, che dovrebbero essere soggette al processo di controllo delle modifiche della tua azienda.
Best Practice e principi di progettazione per le strutture di ripartizione del lavoro
Elaborare una struttura di ripartizione del lavoro può essere semplice. Ma i consigli che seguono sono principi di progettazione che ti aiuteranno a ottenere i migliori risultati.
Concentrati sui risultati finali, non sui metodi. In altre parole, pianifica i risultati, non le azioni. Pensa al cosa, non al come. o scopo principale di una struttura di ripartizione del lavoro è quello di definire il deliverable principale attraverso i piccoli componenti che lo formano. Se il deliverable non è un prodotto, deve fornire un risultato specifico e misurabile. Ad esempio, se stai creando una struttura di ripartizione del lavoro per un servizio professionale, definisci i prodotti o i risultati di quel servizio.
Quando ti concentri su un deliverable specifico, indipendentemente dal livello di suddivisione, il team o l’individuo responsabile sa esattamente cosa ci si aspetta e come deve essere un buon lavoro. È meno probabile che tu aggiunga elementi che non rientrano nell’ambito del progetto, cosa che può accadere quando si crea un elenco di attività. Quando i membri del team si concentrano su un deliverable, piuttosto che su elementi dell’elenco delle cose da fare, sono incoraggiati a usare il proprio spirito di iniziativa e le proprie capacità di risolvere i problemi per promuovere l’innovazione.
Nessuna sovrapposizione (ovvero esclusività reciproca). Evita che le attività della struttura di ripartizione del lavoro si sovrappongano nella definizione dell’ambito. Questo potrebbe avere due possibili risultati: si duplicherebbero gli sforzi del team e si creerebbe confusione in merito a responsabilità, sforzi e contabilità. Un dizionario della struttura di ripartizione del lavoro che descriva ogni componente in dettaglio può aiutare con l’esclusività reciproca.
Segui la regola del 100%. Per eliminare il lavoro che non contribuisce al deliverable, assicurati che la somma di tutte le risorse nella struttura di ripartizione del lavoro, che si tratti di tempo, denaro o altri elementi, raggiunga il 100%. In altre parole, gli elementi del livello due totalizzano il 100%, mentre gli elementi del livello tre e inferiori formano una percentuale del livello due. Il progetto finito non dovrebbe mai essere superiore né inferiore al 100%.
Guarda il livello di dettaglio. In generale, i pacchetti di lavoro devono prevedere un lavoro che può essere completato da un team o da un membro del team entro un periodo di riferimento. Se le riunioni sullo stato del progetto sono settimanali, il lavoro deve essere completato entro una settimana. Un altro modo per determinare l’impegno richiesto è attraverso la regola 8/80 citata in precedenza.
Ecco altri fattori da considerare per determinare il livello di dettaglio degli elementi:
- Se il tuo team è meno esperto e ha bisogno di una maggiore supervisione, crea pacchetti di lavoro più piccoli e più brevi.
- Se hai un deliverable che potrebbe richiedere più tempo per essere completato o costare più di quanto preventivato, suddividi il progetto in deliverable più piccoli con tempi di lavoro più brevi. Con report e revisioni più frequenti, puoi far emergere i problemi e risolverli prima.
Infine, tieni conto di questi altri importanti principi mentre vai avanti con il progetto:
- Assegna gli incarichi all’inizio, ma permetti di creare nuovi incarichi se necessario nel corso del progetto.
- Assicurati che ogni deliverable sia conforme alle norme.
- Non preoccuparti se la tua struttura non è completamente simmetrica o equilibrata: molte attività e deliverable saranno più dettagliati di altre.
- Assicurati che le attività non siano elencate in sequenza.
Se alcuni deliverable non sono noti, puoi inserire tutte le informazioni che conosci al momento e poi aggiornare il documento man mano che scoprirai ulteriori dettagli.
Creazione della struttura di ripartizione del lavoro
Il primo passo per creare una struttura di ripartizione del lavoro è riunire il team. Sia che il tuo team lavori in sede o da remoto, è essenziale che i membri partecipino all’identificazione dei subdeliverable. Rod Baxter dice: “Non si crea una struttura di ripartizione del lavoro senza che nel team ci sia qualcuno esperto in materia. Un team ha bisogno di qualcuno che sappia davvero come stanno le cose”. Gli esperti possono aiutare a elencare tutte le attività richieste in una struttura di ripartizione del lavoro e a identificare le sovrapposizioni di responsabilità o le lacune nel diagramma completato.
Per iniziare lo sviluppo della struttura di ripartizione del lavoro dovrai anche preparare i seguenti documenti chiave: il project charter, la dichiarazione del problema del progetto o la definizione dell’ambito, tutta la documentazione applicabile relativa a contratti e accordi e i processi di gestione del progetto esistenti nella tua organizzazione.
Una struttura di ripartizione del lavoro efficace dovrebbe contenere ciascuno dei seguenti elementi o componenti:
- Una dichiarazione di visione del progetto
- Fasi del progetto definite che dipendono dalle dimensioni del progetto stesso
- Un elenco di attività con deliverable
Il Dr. Larry Bennett, ingegnere civile, project manager e autore di quattro libri, ritiene che ci siano almeno due vantaggi quando la struttura di ripartizione del lavoro viene creata dal team: “C’è la possibilità di ricevere una grande quantità di input da diversi punti di vista e il senso di appartenenza che deriva dalla partecipazione”.
I tuoi strumenti per acquisire le informazioni possono essere semplici come una pila di cartoncini o un blocchetto di foglietti adesivi da usare per annotare i deliverable e le parti correlate. Poi puoi disporli su una bacheca, una lavagna o una parete. I team virtuali possono svolgere un’operazione simile attraverso un software con lavagna collaborativa.
Per iniziare a creare una struttura di ripartizione del lavoro, definisci il primo livello, ovvero il deliverable principale del progetto. Poi aggiungi quanti più dettagli possibili al livello due prima di passare a porzioni di lavoro più piccole nel livello tre e oltre, se necessario. Cerca sempre di definire quanto richiesto nel livello precedente nel modo più dettagliato possibile prima di passare ai livelli successivi.
Come creare una struttura di ripartizione del lavoro: la visualizzazione di alto livello
Prima di approfondire i dettagli della struttura di ripartizione del lavoro, è importante iniziare a perfezionarla ad alto livello. Prima di tutto, esegui questi importanti passaggi preliminari:
- Determina e descrivi la dichiarazione del progetto
- Evidenzia tutte le fasi necessarie del progetto
- Crea ed elenca i deliverable (e le modalità di misurazione del successo)
- Dividi i deliverable in attività gestibili
- Attribuisci ogni sezione e assicurati che ogni proprietario sia autorizzato alla consegna
Strumenti per la creazione di una struttura di ripartizione del lavoro e di informazioni collegabili
Sebbene sia possibile acquisire la struttura di ripartizione del lavoro con dei cartoncini o con carta e penna, i modelli e gli strumenti elettronici rendono più facile la registrazione, la modifica e la diffusione del diagramma ai membri del team, per poi salvarlo con le impostazioni di controllo dei documenti in modo che gli aggiornamenti vengano registrati attraverso il processo di controllo delle modifiche.
I modelli semplificano il lavoro. Il tuo team o la tua azienda potrebbero già avere un modello. In caso contrario, puoi creare la tua struttura di ripartizione del lavoro o scaricare uno dei modelli dal web e personalizzarlo. Cerca un modello con queste funzionalità utili:
- Campo di codifica della struttura di ripartizione del lavoro
- Campo dell’etichetta del componente
- Blocco con il logo aziendale
- Spazio per il nome del team
- Sezione per il nome del project manager
Le seguenti informazioni potrebbero essere collegate a ciascun elemento di una struttura di ripartizione del lavoro in modo da renderla ancora più utile, dinamica e condivisibile per il team:
- Numero della struttura di ripartizione del lavoro: è il numero di riferimento o indice assegnato a ogni componente o fase del processo. Ad esempio, nella sezione intitolata “1”, le attività e i deliverable che rientrano in quella sezione o fase del progetto saranno denominati “1.1”, “1.2” e così via.
- Titolo di ogni elemento: è il nome breve concordato di ogni milestone o deliverable che viene organizzato e descritto nella struttura di ripartizione del lavoro.
- Definizione: un’etichetta breve e accattivante non è utile se non è chiara agli stakeholder, quindi è importante spiegare il più brevemente possibile il significato di ogni nome. Ad esempio, potrebbe essere necessario chiarire cosa significa “Chiusura del progetto”. Significa che le fatture finali sono state pagate? Che il progetto finale, con i dettagli aggiuntivi, è stato consegnato? Se c’è la possibilità che a qualcuno non sia chiaro il significato dei titoli o se li modifichi per ogni struttura di ripartizione del lavoro, spiegalo chiaramente.
- Nomi e ruoli degli stakeholder: elenca i nomi di ogni stakeholder e designa il suo ruolo (partecipante, responsabile, coinvolto, firma necessaria e così via).
- Operazioni e attività: indica i passaggi necessari per completare ogni milestone e a chi sono assegnati, soprattutto se includono collaboratori esterni al tuo team principale.
- Definizione di “Fatto”: descrivi i requisiti per il completamento di ogni attività e milestone. Come dovrebbe apparire, cosa dovrebbe contenere, chi dovrebbe vederla e dove dovrebbe andare a finire?
- Formato del deliverable: descrivi come sarà il documento. Ad esempio, un documento Word di circa 10 pagine in formato elettronico, oppure un PDF o un modello UX inviato via e-mail o come documento condiviso.
- Dipendenze o rischi: individua tutti i rischi e le dipendenze che potrebbero influenzare la consegna di ogni milestone. Può trattarsi di rischi interni (un cliente che richiede più cicli di revisione, ad esempio) o esterni (un’interruzione di corrente che pregiudica la consegna di alcuni componenti).
- Budget stimato: dovrebbe tenere conto di tutte le richieste, del costo del personale, delle risorse hardware e software e di altri fattori.
- Fase o ciclo di vita del progetto: è facoltativo, ma può essere utile per i progetti più lunghi o complessi. Per alcuni deliverable, è possibile costruire una fase o un ciclo di vita dettagliato che non sono necessari per altri componenti o milestone del progetto.
Suggerimenti e best practice per la creazione di strutture di ripartizione del lavoro più utili
Sebbene le strutture di ripartizione del lavoro siano e debbano essere flessibili e personalizzate per ogni progetto, questi suggerimenti aiuteranno i project manager e le organizzazioni a creare una struttura di ripartizione del lavoro più utile:
- Organizza una sessione di brainstorming tra i vari reparti coinvolti nel progetto.
- Se lo desideri, permetti ai team di progetto di utilizzare strumenti poco tecnologici come una lavagna, cartellini o note adesive per identificare i principali deliverable, subdeliverable e pacchetti di lavoro specifici.
- Sfrutta gli strumenti che supportano le mappe mentali e il brainstorming.
- Adotta una struttura standard per fornire informazioni descrittive per ogni elemento della struttura di ripartizione del lavoro nel dizionario della struttura di ripartizione del lavoro per garantire la coerenza.
- Adatta la quantità di dettagli. Il livello di dettaglio fornito dovrebbe essere minore per gli elementi della struttura di ripartizione del lavoro che si trovano più in alto nella gerarchia e più dettagliato per gli elementi di livello inferiore.
- Garantisci revisioni frequenti. Poiché la struttura di ripartizione del lavoro è un documento organico, è necessario rivederne frequentemente i contenuti e modificarli di conseguenza per garantire prestazioni e consegne adeguate per il progetto.
- Assicurati di registrare i cicli di documentazione e revisione e il tempo che richiedono, così come la formazione all’inizio del progetto e i test alla fine.
- Prendi nota dei deliverable della gestione del progetto, compresa la produzione di un piano di progetto. Delinea i deliverable che il cliente o una parte esterna deve soddisfare o consegnare. Controlla l’approccio al progetto delineato nel project charter per verificare se ci sono operazioni che devono essere incluse nella struttura di ripartizione del lavoro.
Le caratteristiche di una struttura di ripartizione del lavoro efficace
Una struttura di ripartizione del lavoro efficace non può essere messa insieme da un giorno all’altro o da una sola persona. Per essere veramente efficace, una struttura di ripartizione del lavoro dovrebbe:
- Indicare tutto ciò che riguarda la creazione e la realizzazione del progetto, compresi tutti i deliverable e le milestone.
- Essere creata dal project manager e da altri soggetti direttamente coinvolti nel progetto e non, ad esempio, consegnata al project manager “dall’alto” o da un cliente. In questo modo, coloro che saranno ritenuti responsabili spiegheranno chiaramente cosa faranno e potranno approvare completamente cosa verrà consegnato e come.
- Esprimere tutte le informazioni in maniera visiva, in modo che i concetti siano facilmente comprensibili e organizzati.
- Si tratta di un documento vivo; le dipendenze e i rischi possono influenzare la timeline e/o l’ambito, quindi la struttura di ripartizione del lavoro deve essere trattata come una guida organica, che opera come una “stella polare” del progetto e che può essere adattata e modificata in base alle necessità
- Essere adattabile a qualsiasi formato o piattaforma, in modo che i membri del team possano accedervi e agire rapidamente, ovunque si trovino e su qualsiasi dispositivo
Scarica il modello di dizionario della struttura di ripartizione del lavoro
Il dizionario WBS: termini chiave e passaggi per continuare a migliorare
La struttura di ripartizione del lavoro, o dizionario, è un documento fluido, ma includerà sempre alcune informazioni. Ecco gli elementi di una struttura di ripartizione del lavoro accurata e affidabile. Nota che gli elementi sotto ogni fase possono essere spostati o regolati a piacere. Ecco un esempio che riguarda lo sviluppo di un software, ma nota che il progetto non riguarda semplicemente le fasi di creazione e test del software.
- Il titolo del progetto
- Avvio
- Sviluppo della carta del progetto
A - Deliverable: Presentazione del project charter
B - Lo sponsor del progetto esamina il project charter
C - Il project charter viene firmato e approvato - Pianificazione
A - Creazione della dichiarazione preliminare dell’ambito
B - Definizione del team di progetto
C - Riunione di kickoff del team di progetto - Il piano di progetto
A - Sviluppare il piano di progetto
B - Presentare il piano di progetto
C - Milestone: Approvazione del piano di progetto - Esecuzione
A - Riunione di avvio del progetto
B - Verifica e convalida dei requisiti degli utenti
C - Progettazione del sistema
D - Acquisto di hardware e software
E - Installazione del sistema di sviluppo - Fase di test
A - Installazione del sistema attivo
B - Formazione degli utenti - Pubblicazione
- Controllo
- Gestione del progetto
A - Riunioni sullo stato del progetto
B - Aggiornamento del piano di gestione del progetto
C - Gestione dei rischi - Chiusura
- Verificare gli approvvigionamenti
- Documentare le lezioni apprese
- Aggiornare file e record
- Ottenere l’accettazione del formato
- Archiviare i file e tutta la documentazione
Ulteriori elementi del dizionario:
- Data di completamento: la data in cui è stato consegnato il deliverable della struttura di ripartizione del lavoro.
- Stato del deliverable: può essere applicato a singoli deliverable o milestone all’interno del progetto, oppure può riflettere lo stato generale del deliverable del progetto.
- Dipendenze e rischi: descrivi le dipendenze che hanno un impatto sul completamento del deliverable.
- Data di completamento stimata: data in cui ritieni sia ragionevole che il lavoro sia completato.
- Registro dei problemi: elenco dei problemi che stanno avendo un impatto sul deliverable (impegno reattivo).
- Percentuale di completamento fino alla data: la percentuale di completamento del deliverable espressa in una data particolare, ad esempio il 20% al 14 dicembre 2020.
- Commenti sui progressi: un campo memo che permette di tenere un registro giornaliero/settimanale dei progressi.
- Persona responsabile: questa persona è incaricata di completare il deliverable. Non si tratta necessariamente della persona o del team che svolge il lavoro, ma potrebbe essere un manager funzionale.
- Registro dei rischi: elenco di possibili elementi o fattori che potrebbero avere un impatto negativo sul deliverable e sulle alternative di pianificazione (impegno proattivo).
- Data di inizio: specifica la data di inizio del progetto, che può essere la data di firma dell’ambito di lavoro e include altre “date di inizio”, come la creazione di un project charter, l’avvio formale del lavoro, ecc.
Come creare una struttura di ripartizione del lavoro in Microsoft Project
- In Microsoft Project, aggiungi il nome del deliverable principale nel campo Nome attività.
- Aggiungi l’elenco dei subdeliverable nel campo Nome dell’attività.Aggiungi l’elenco dei subdeliverable nel campo Nome attività. Per aumentare il rientro dei subdeliverable, usa il tasto freccia avanti del progetto.
- Continua ad aggiungere elementi all’elenco e ad aumentare il rientro fino a raggiungere il livello del pacchetto di lavoro.
- Microsoft Project aggiunge automaticamente i codici della struttura di ripartizione del lavoro, in base alla struttura schematica di ogni attività/operazione. Tuttavia, puoi creare codici specifici cliccando sulla scheda Progetto, scegliendo la struttura di ripartizione del lavoro dalla barra del menu e cliccando su Define Code (Definisci codice).
Padroneggia le strutture di ripartizione del lavoro nella gestione dei progetti: i consigli degli esperti
Con la sensibilità necessaria per evitare le liste di cose da fare e mantenere i pacchetti di lavoro gestibili, misurabili e orientati ai deliverable, come può un nuovo program manager o un nuovo utente della struttura di ripartizione del lavoro acquisire competenze?
Michelle Watkins, a solutions consultant for Smartsheet, has over 20 years’ experience in project management. “Start with templates,” she suggests. “Something with a baseline, and make your adjustments from there.”
Rod Baxter says, “You just keep practicing.” According to Baxter, a good project manager needs training and skill in risk management, communications management, and work breakdown structure. Project managers can gain confidence through mentoring newbies as they work their way through the ranks from such positions as project analyst to associate program manager.
Dr. Bennett echoes this notion that practice is the key to mastering work breakdown structures.
“How does one develop confidence in any new endeavor?” he asks. “There are no magic formulae. But confidence is built through a combination of study, getting close to those who are using the method successfully, watching, asking questions, doing it oneself, soliciting feedback, learning from that feedback, and doing it again.”
Bennett says the best way to learn is probably from finding out where and how the WBS was used to create a good result. This type of information probably isn’t in scholarly publications. “Look for ‘real world’ practitioners who discuss their experience at professional meetings,” he says.
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