Come l’automazione del flusso di lavoro può rendere la tua organizzazione più efficiente

By Kate Eby | 10 Gennaio 2019 (aggiornato 29 Settembre 2023)

I processi che aiutano a gestire le nostre aziende, per quanto importanti, possono essere ripetitivi, noiosi e non richiedono un pensiero strategico. Inoltre, possono essere soggetti a errori umani, che possono rovinare il processo mentre la tua azienda cerca di fare progressi. Ecco perché l’automazione dei flussi di lavoro può essere così utile e importante per la tua organizzazione.

Questo articolo fornisce una panoramica completa su cos’è l’automazione del flusso di lavoro e su come puoi implementarla nella tua azienda, oltre ai consigli degli esperti su come può rendere la tua attività più efficiente ed efficace.

Che cos’è l’automazione del flusso di lavoro?

L’automazione del flusso di lavoro è il sistema con cui un’organizzazione utilizza la tecnologia per completare in modo più efficiente alcuni dei suoi processi aziendali. Se è utilizzata correttamente, questa tecnologia consente di eseguire processi regolari e spesso semplici in modo più rapido ed efficace, permettendo ai dipendenti dell’azienda di risparmiare tempo da dedicare a lavori più complessi.

Storia e contesto dell’automazione dei flussi di lavoro

La storia dell’automazione dei flussi di lavoro può essere fatta risalire agli anni ‘20 e al lavoro pionieristico di Frederick Taylor e Henry Gantt nell’aiutare aziende e produttori a comprendere l’efficienza industriale. Taylor e Gantt (che ha sviluppato il diagramma di Gantt utilizzato ancora oggi) sono stati tra i primi consulenti di gestione, che hanno aiutato le organizzazioni a capire come completare in modo più efficiente i processi produttivi e aziendali.

Negli anni ‘80 e ‘90 si è iniziato a utilizzare la tecnologia informatica per aiutare le organizzazioni a comprendere e gestire meglio il flusso di lavoro. Il lavoro svolto dalla tecnologia viene ora considerato automazione del flusso di lavoro.

Che cos’è l’automazione nelle aziende?

Molti processi aziendali possono essere eseguiti in modo più efficiente se automatizzati (cioè con la minima attenzione da parte delle persone). I processi aziendali dei reparti risorse umane, contabilità e acquisti, tra gli altri, possono essere resi più efficienti grazie all’automazione.
 

Perché l’automazione del flusso di lavoro è importante?

L’automazione dei flussi di lavoro può aiutare qualsiasi organizzazione a svolgere in modo più efficiente ed efficace attività regolari (e a volte banali) che richiedono più tempo alle persone. Poiché il lavoro viene svolto in modo più efficiente e talvolta più accurato, l’automazione fa risparmiare denaro alle organizzazioni. Inoltre, consente ai dipendenti di un’organizzazione di dedicarsi a lavori più complessi che richiedono un pensiero più strategico e non possono essere automatizzati.

Ari Meisel

“If I have a process that can be automated, then a person shouldn’t be doing it,” says Ari Meisel, author of The Art of Less Doing and an efficiency speaker and expert. Meisel says his recommendation is to always seek ways for automation to replace a person — but not to end the person’s job. “It’s not about replacing people,” he says. “It’s about the ability to focus on what you do best.”

Come l’automazione del flusso di lavoro può essere utile alla tua organizzazione

L’automazione dei flussi di lavoro può portare benefici alle organizzazioni in diversi modi, tra cui i seguenti:

  • Semplifica la gestione delle persone

  • Snellisce alcuni processi aziendali

  • Migliorare la gestione del carico di lavoro

  • Riduce le attività ripetitive

  • Aiuta a creare documenti aggiornati e coerenti

  • Crea moduli personalizzati per acquisire dati importanti e capire meglio come utilizzarli

  • Consente alle organizzazioni di analizzare più facilmente i propri processi e flussi di lavoro per migliorarli ulteriormente

  • Consente cicli di vendita più brevi

  • Amplia la capacità dei dipendenti di lavorare lontano dagli uffici principali

  • Aumenta il coinvolgimento dei clienti

  • Contribuisce ad aumentare le opzioni self-service per i clienti

  • Migliora la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team

  • Permette ai dipendenti di concentrarsi su attività più complesse e strategiche

  • Riduce al minimo gli errori

  • Aumenta la responsabilità

  • Riduce i costi

  • Aumenta la soddisfazione dei dipendenti

  • Aumenta il rispetto delle norme di conformità

  • Riduce i cicli di approvazione

Dati concreti sui vantaggi reali dell’automazione del flusso di lavoro

Alcuni studi hanno dimostrato che l’automazione dei flussi di lavoro può dare risultati concreti che aumentano i profitti dell’azienda. Ad esempio:

  • Il Gruppo Annuitas ha pubblicato i risultati di un’indagine che ha rivelato che grazie alla combinazione di automazione dei processi e del marketing, le aziende intervistate hanno registrato un aumento del 417% dei ricavi.

  • Secondo il Business Process Management Journal, Cisco Systems ha automatizzato il processo di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) eliminando 75.000 chiamate al mese e risparmiando oltre 270 milioni di dollari all’anno in spese operative.

Tipi di lavoro in cui l’automazione del flusso di lavoro può essere utile

Faith Kubicki

Workflow automation can be useful in literally thousands of business processes. But it can be especially helpful in a number of processes that most business and organizations undertake. According to Faith Kubicki, Content Marketing Manager at IntelliChief, an enterprise content management company, these common processes include the following:

  • Raccogliere le fatture e inviarle ai responsabili del pagamento appropriati

  • Confermare la correttezza di ogni fattura e pianificare i pagamenti dei fornitori

  • Collaborare a contratti, richieste di fornitura e altri ordini di lavoro interni

  • Raccogliere gli ordini dei clienti e inviarli agli addetti

  • Monitorare lo stato dei pagamenti di ogni account

  • Creare e mantenere i fascicoli dei dipendenti nel reparto risorse umane di un’organizzazione

  • Elaborare e seguire le richieste speciali dei clienti

  • Mantenere un libro mastro generale

  • Fatturare ai clienti i beni o i servizi

  • Acquisire contratti e informazioni transazionali per gli audit finanziari

La tua organizzazione è pronta per l’automazione del flusso di lavoro?

Sebbene molte di queste attività siano presenti in molti settori e aziende, nella tua azienda potrebbero esserci altri processi che trarrebbero beneficio dall’automazione. Tenendo a mente queste considerazioni, quali processi potresti considerare di automatizzare per primi?

Meisel, autore ed esperto di efficienza, suggerisce che quasi tutte le aziende potrebbero essere pronte per una soluzione di automazione del flusso di lavoro, a patto che l’azienda abbia un fatturato annuo di almeno 300.000 dollari. Se la tua azienda è più piccola di così, dice, “devi concentrarti sulle vendite” prima di prendere in considerazione soluzioni di automazione del flusso di lavoro significative.

Per qualsiasi azienda con almeno 300.000 dollari di fatturato, i leader possono porsi poche semplici domande per decidere se vale la pena di procedere con l’automazione del flusso di lavoro: in sostanza, quando i tempi e i costi aumenterebbero l’efficienza in modo esponenziale.

Ecco alcune domande di base da porsi:

  • Hai una serie ripetitiva di attività da implementare?

  • Hai un processo o più processi standardizzati?

  • Hai già moduli cartacei per alcuni di questi processi?

  • I problemi di comunicazione nella tua organizzazione sono comuni?

  • A volte la responsabilità per l’efficacia dei tuoi processi è vaga?

  • Lo stato di un’attività a volte è confuso o vago per i membri della tua organizzazione?

Workflow Automation Checklist

Scarica la checklist sulla preparazione all’automazione del flusso di lavoro

Passaggi per realizzare l’automazione del flusso di lavoro

L’automazione dei flussi di lavoro non avviene per caso. Non si tratta nemmeno di qualcosa che si può semplicemente acquistare da uno scaffale e installare per trasformare i processi aziendali. La tua organizzazione e i suoi leader devono fare un’analisi delle operazioni attuali per capire dove e come può essere utile alla tua attività. Ecco alcuni dei passaggi principali:

  • Identifica e mappa alcuni dei processi aziendali che possono essere migliorati attraverso l’automazione del flusso di lavoro, compresi i processi ripetitivi o altri processi che necessitano di miglioramenti.

  • Definisci gli obiettivi aziendali generali e spiega in che modo il miglioramento di un processo specifico attraverso l’automazione del flusso di lavoro può aiutare a raggiungere tali obiettivi.

  • Definisci come misurare oggettivamente se l’automazione del flusso di lavoro sta migliorando il processo aziendale.

  • Valuta i servizi di automazione del flusso di lavoro o i software che possono aiutarti a gestire questi processi.

  • Implementa i servizi o i software per un periodo di test definito.

  • Al termine del periodo di test, utilizza le misure oggettive concordate per valutare se l’automazione ha migliorato il processo aziendale.

“Un’iniziativa di automazione del flusso di lavoro può essere grande o piccola a seconda delle preferenze dell’azienda”, spiega Kubicki di IntelliChief. “Si possono automatizzare uno o due dei processi che richiedono più tempo o una serie di flussi di lavoro in tutta l’organizzazione”.

Cos’è un software di automazione del flusso di lavoro?

Un software di automazione dei flussi di lavoro aiuta le organizzazioni a valutare i propri processi, a mapparli e a delineare i modi per eseguirli in modo più efficace attraverso l’automazione.

Come utilizzare un software per l’automazione del flusso di lavoro

Il software è spesso disponibile come applicazione SaaS (Software as a Service). La maggior parte dei software memorizza automaticamente i dati e li integra con eventuali altri software e applicazioni web della tua azienda.

Cose da cercare in un software di automazione dei flussi di lavoro e in un sistema di automazione dei flussi di lavoro

Dovrai cercare nel software di automazione del flusso di lavoro (o in qualsiasi altro sistema di automazione del flusso di lavoro) gli attributi importanti che gli consentiranno di essere efficace. Alcuni di questi importanti attributi sono:

  • La possibilità di automatizzare più flussi di lavoro in nell’intera organizzazione

  • La possibilità di connettersi con altri software e altri sistemi

  • Il flusso di lavoro è user-friendly, anche graficamente

  • È basato sul cloud (o almeno c’è l’opzione di usarlo su cloud)

  • Notifiche continue al completamento delle attività

  • Capacità di generare report che mostrano l’avanzamento del processo e gli obiettivi aziendali più ampi

  • Possibilità di mostrare flussi di lavoro paralleli

  • Controlli di accesso basati sul ruolo delle persone all’interno dell’organizzazione

  • Funzionalità per dispositivi mobili

  • Indicatori di stato per gli accordi sui livelli di servizio che la tua organizzazione può avere con terze parti.

Esempi di soluzioni software specifiche per il flusso di lavoro

Esistono centinaia di soluzioni software che possono aiutare nell’automazione del flusso di lavoro. Tra le principali soluzioni ci sono le seguenti:

  • ProcessMaker

  • Integrify

  • Comindware Tracker

  • Flokzu

  • Zapier

  • Kissflow

  • FastFlow

  • Process Director (BP Logix)

  • TrackVia

  • GravityFlow

Come fai a sapere qual è il modello giusto per la tua azienda? Utilizza questo diagramma per avere un’idea delle funzionalità di base offerte da ciascun modello, in modo da poter restringere le scelte ai tuoi primi tre o quattro prodotti da valutare.

Worfklow software matrix

Come l’automazione dell’acquisizione dei documenti può aiutare la tua azienda

Un tipo di automazione del flusso di lavoro chiamato automazione dell’acquisizione dei documenti sta diventando sempre più importante per la maggior parte delle aziende. Questo processo, che fa parte di molti sistemi di automazione del flusso di lavoro, aiuta la tua azienda ad acquisire e archiviare tutti i tipi di documento (cartaceo, PDF, e-mail o altri documenti) come file digitali simili.

Questo processo ti permette di ordinare più facilmente i documenti in base al tipo di documento, di estrarre le informazioni e di inoltrarle al reparto aziendale appropriato. L’automazione dell’acquisizione dei documenti può aumentare significativamente l’efficienza e ridurre gli errori.

Come ottenere l’automazione del flusso di lavoro in un ambiente di e-business?

L’automazione del flusso di lavoro può essere eccezionalmente utile e importante nell’e-commerce. Può aiutarti a seguire i clienti, a gestire i loro dubbi e a eseguire in modo più efficiente i processi che possono aiutare la tua azienda di e-commerce a superare la concorrenza. Ecco alcuni processi di e-commerce che possono essere migliorati con l’automazione del flusso di lavoro:

  • Abbandono del carrello: gli studi hanno dimostrato che la maggior parte dei “carrelli” dei siti di e-commerce viene abbandonata prima dell’acquisto. Uno studio di eMarketer ha indicato che nel 2015 il valore di tutti i carrelli abbandonati è stato di quasi 5.000 miliardi di dollari. Se questi clienti vengono contattati poco dopo aver abbandonato il carrello, è più probabile che completino l’ordine. Il software di automazione del flusso di lavoro può inviare e-mail automatiche ai potenziali clienti nelle ore o nei giorni successivi all’abbandono del carrello.

  • Servizio clienti: anche se la maggior parte dei servizi di assistenza ai clienti dovrebbe essere svolta direttamente dai dipendenti, ci sono opportunità di automatizzare i flussi di lavoro per integrare i loro sforzi. Alcuni software permettono ai clienti di inviare richieste di assistenza con un livello di dettaglio tale da consentire al software di assegnare automaticamente le priorità e le richieste a determinati team di assistenza clienti. Il sistema consente una migliore gestione delle richieste in base alla loro urgenza e area tematica.

  • Gestione automatizzata dell’inventario: l’automazione del flusso di lavoro può aiutare a monitorare l’inventario in tempo reale nei negozi online, assicurando che i clienti siano informati immediatamente quando un articolo è esaurito e la consegna sarà ritardata.

  • Assistenza per le fatture: utilizza l’automazione del flusso di lavoro per tenere traccia delle ricevute e delle fatture pagate e non pagate. Il software può sincronizzare queste informazioni con altre informazioni finanziarie, compresi i dati fiscali.

  • Aiuto per il marketing: il marketing online e sui social media è fondamentale per le attività di e-commerce. Una serie di servizi può aiutarti a pianificare post sui social media e altri contenuti online per il tuo e-business.

  • Incoraggia e monitora le recensioni online del tuo prodotto o servizio: Nielsen ha rilevato che le recensioni online hanno ottenuto il 70% di gradimento da parte dei clienti, una percentuale molto più alta rispetto alla maggior parte delle forme di pubblicità. E secondo uno studio condotto da Dimensional Research, oltre il 90% dei clienti afferma che le recensioni online influenzano le loro decisioni di acquisto.

    Il software per il flusso di lavoro può inviare al consumatore un’e-mail automatica subito dopo l’acquisto, incoraggiandolo a lasciare una recensione online del prodotto. L’e-mail può anche servire da follow-up per assicurarsi che il cliente sia soddisfatto dell’acquisto e del processo di acquisto.

  • Aiuto con Analytics: comprendere i dati sul traffico online di un e-business e il comportamento dei suoi clienti è vitale. I software di automazione dei flussi di lavoro possono generare automaticamente report programmati che forniscono un’ampia gamma di dati.

I consigli degli esperti per valutare e implementare l’automazione del flusso di lavoro

Cercare di implementare l’automazione del flusso di lavoro nella tua azienda senza pensare in modo strategico porterà probabilmente al fallimento. Questo fallimento costerà alla tua organizzazione tempo e denaro e creerà una certa riluttanza a provarci di nuovo. Quindi, è importante pensare e pianificare quale processo aziendale affrontare per primo e come implementare l’automazione del flusso di lavoro nel processo. Ecco alcuni consigli degli esperti su come affrontare strategicamente il primo progetto di automazione del flusso di lavoro:

Eoin Hinchy

Choose transformational projects to kick off your automation. Automate small tasks for a large impact. “As with any disruptive technology, it’s important to start small and demonstrate value early,” says Eoin Hinchy, the founder of an enterprise automation platform called Tines. “Choose one or two use cases which are repetitive and prone to human error. Use these to prove the efficiency and accuracy improvements that workflow automation tools can provide.”

  • Implementa l’automazione solo nelle aree in cui c’è un’evidente necessità e in cui ha senso farlo.

  • Concentrati innanzitutto sulla gestione delle attività più ripetitive.

  • Prendi i processi manuali esistenti e inserisci gradualmente strumenti di automazione per migliorarli. Chiedi ai dipendenti che conoscono il lavoro e i problemi quotidiani di creare una mappa dettagliata di ogni processo dall’inizio alla fine. “Molte organizzazioni hanno difficoltà a gestire la conoscenza tribale, ovvero i dettagli importanti che le persone che svolgono determinate attività conoscono grazie all’esperienza, ma che non sono documentati nelle politiche ufficiali dell’azienda”, spiega Kubicki. “Questo può portare a tralasciare alcune fasi di un nuovo flusso di lavoro automatizzato. Le aziende devono dedicare del tempo ai dipendenti che sono in prima linea, non solo ai CTO, ai CFO, ai CIO o ad altri decisori di alto livello”.

  • Automatizza il coinvolgimento sia interno che esterno.

  • Crea (o assicurati che l’automazione del flusso di lavoro crei intrinsecamente) connessioni automatizzate tra i vari software utilizzati dall’azienda.

  • Controlla i tuoi processi aziendali per trovare aspetti da ottimizzare.

  • Assicurati che l’automazione del flusso di lavoro della tua azienda non richieda conoscenze tecniche approfondite per funzionare.

  • Assicurati che i tuoi dipendenti siano disposti a dedicarsi alla tua missione principale e a prendere in considerazione l’eventuale automazione di tutto il resto. Rimani flessibile. “I flussi di lavoro si evolvono di pari passo con la crescita delle aziende“, afferma Kubicki. “Le aziende dovrebbero valutare i loro processi su base continua e aggiornare il loro approccio all’automazione di conseguenza”.

In che modo l’automazione del flusso di lavoro può essere utile in settori specifici

L’automazione del flusso di lavoro può essere utile per processi aziendali specifici all’interno di settori specifici. Può anche agevolare i processi all’interno di specifici reparti nella maggior parte delle aziende e dei settori.

Settori

Sanità:

  • Il trasferimento di informazioni nelle cartelle cliniche elettroniche dei pazienti che sono registrate digitalmente ma che possono essere soggette a errori se trasferite dal personale

  • Ammissione e dimissione del paziente, con i medici che gestiscono alcune dimissioni con un’applicazione mobile

  • Orari di lavoro del personale e turni di reperibilità

Legale:

  • Automatizzare la fatturazione attraverso un software di tracciamento del tempo collegato a un software di fatturazione

  • Gestire le scadenze dei procedimenti legali

  • Utilizzare modelli per assemblare parti di documenti legali

  • Presentare e tenere traccia delle richieste di revisione e approvazione dei contratti

  • Inserire le informazioni di un nuovo cliente

Stampa:

  • Assicurarsi che i lavori in arrivo siano assegnati alla tecnologia appropriata del negozio

  • Misurare le prestazioni degli operatori su attrezzature specifiche per garantire che gli operatori migliori siano assegnati alle attrezzature giuste

  • Monitorare le operazioni e determinare dove i tempi sono lunghi per determinati tipi di lavoro

Reparti specifici:

Sviluppo/Operazioni:

  • Sviluppo e test di codice software

  • Distribuzione del codice

  • Raccolta di parametri dalla produzione

  • Orchestrazione della pipeline delle operazioni di sviluppo

IT:

  • Richieste di assistenza

  • Impostazione di nuovi account

  • Richieste di modifica

  • Richieste relative a nuovi progetti

  • Gestione degli incidenti di sicurezza

Finanza:

  • Richieste di spese in conto capitale

  • Approvazione delle spese

  • Variazioni degli stipendi

  • Automazione della contabilità dei fornitori

Marketing:

  • Approvazioni per le campagne

  • Gestione dei problemi di branding dell’organizzazione

Strutture:

  • Trasferimento di uffici

  • Programmazione delle risorse

  • Monitoraggio dell’accesso alle strutture

  • Richieste di trasferimento dei dipendenti

Vendite:

  • Approvazione di sconti sui prezzi

  • Approvazione delle proposte

  • Approvazione dei preventivi

Risorse umane:

  • Variazioni dei benefici per i dipendenti

  • Fogli presenze

  • Dettagli sull’onboarding con i nuovi dipendenti

  • Gestione dei dettagli sui dipendenti che lasciano l’organizzazione

  • Richieste di ferie

Acquisti:  

  • Appalti generali

  • Approvazione delle spese in conto capitale

  • Gestione dei fornitori

  • Approvazioni delle fatture

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