Come l'automazione del flusso di lavoro può rendere più efficiente la tua organizzazione

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I processi che aiutano a gestire le nostre aziende, per quanto importanti, possono essere ripetitivi, noiosi e richiedere una scarsa riflessione strategica. Possono anche essere soggetti a errori umani, che compromettono il processo mentre l’azienda cerca di andare avanti. Ecco perché l'automazione del flusso di lavoro può essere così utile e importante per la tua organizzazione.

Questo articolo fornisce una panoramica completa su cosa sia l'automazione del flusso di lavoro, come implementarla nella tua attività e i consigli degli esperti su come possa rendere la tua azienda più efficiente ed efficace.

Che cos’è l'automazione del flusso di lavoro?

L'automazione del flusso di lavoro è il sistema con cui un'organizzazione utilizza la tecnologia per realizzare alcuni dei suoi processi aziendali in modo più efficiente. Se ben implementata, la tecnologia eseguirà processi regolari e spesso semplici in modo più rapido ed efficace, lasciando il tempo ai dipendenti di un'organizzazione di affrontare lavori più complessi.

Background e storia dell'automazione del flusso di lavoro

La storia dell'automazione del flusso di lavoro può essere fatta risalire agli anni '20 e all'attività pionieristica di Frederick Taylor e Henry Gantt nell'aiutare le aziende e i produttori a comprendere le efficienze industriali. Taylor e Gantt (che ha sviluppato il diagramma di Gantt ancora oggi utilizzato) sono stati tra i primi consulenti di gestione, che hanno aiutato le organizzazioni a capire come portare a termine in maniera più efficiente i loro processi manifatturieri e aziendali.

Negli anni '80 e negli anni '90, si è iniziato a utilizzare la tecnologia informatica per aiutare le organizzazioni a comprendere e gestire meglio il proprio flusso di lavoro. Il lavoro svolto dalla tecnologia è oggi considerato automazione del flusso di lavoro.

Che cos'è l'automazione nell’azienda?

Un certo numero di processi aziendali può essere eseguito in modo più efficiente se automatizzato (cioè con un'attenzione minima da parte delle persone). I processi aziendali nelle risorse umane, nei reparti di contabilità e acquisto, per esempio, possono essere più efficienti attraverso l'automazione.

Perché l'automazione del flusso di lavoro è importante?

L'automazione del flusso di lavoro può aiutare qualsiasi organizzazione a svolgere in modo più efficiente ed efficace le attività regolari (e a volte banali) che richiedono più tempo alle persone. Poiché il lavoro viene eseguito in modo più efficiente, e a volte più accurato, l'automazione consente alle organizzazioni di risparmiare denaro. Libera anche i dipendenti dell'organizzazione per affrontare lavori più complessi che richiedono una maggiore pianificazione strategica e non possono essere automatizzati.

“If I have a process that can be automated, then a person shouldn’t be doing it,” says Ari Meisel, author of The Art of Less Doing and an efficiency speaker and expert. Meisel says his recommendation is to always seek ways for automation to replace a person — but not to end the person’s job. “It’s not about replacing people,” he says. “It’s about the ability to focus on what you do best.”

In che modo l'automazione del flusso di lavoro può portare benefici alla tua organizzazione

L'automazione del flusso di lavoro può portare benefici alle organizzazioni in diversi modi, ad esempio:

Rende più facile gestire le persone
Semplifica alcuni processi aziendali
Migliora la gestione del carico di lavoro

Riduce le attività ripetitive
Aiuta a creare documenti aggiornati e coerenti
Crea moduli personalizzati per acquisire dati importanti e capire meglio come utilizzarli
Consente alle organizzazioni di analizzare più facilmente i propri processi e flussi di lavoro per migliorarli ulteriormente
Consente cicli di vendita più brevi
Espande la possibilità dei dipendenti di lavorare lontano dagli uffici principali
Aumenta il coinvolgimento dei clienti
Aumenta le opzioni di assistenza self-service dei clienti
Migliora la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team
Consente ai dipendenti di concentrarsi sulle attività più complesse e strategiche
Riduce al minimo gli errori
Aumenta l'affidabilità
Riduce i costi
Aumenta la soddisfazione dei dipendenti
Aumenta il rispetto delle regole di conformità
Riduce i cicli di approvazione

Dati concreti sui vantaggi reali dell'automazione del flusso di lavoro

Gli studi hanno dimostrato che l'automazione del flusso di lavoro può dare risultati concreti in grado di migliorare i profitti di un'azienda. Per esempio:

Il gruppo Annuitas ha pubblicato i risultati di un’indagine che ha rivelato che attraverso una combinazione di automazione dei processi e del marketing, le società intervistate hanno registrato un aumento del 417% dei ricavi.
Secondo il Business Process Management Journal, Cisco Systems ha automatizzato il processo di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) ed ha eliminato 75.000 chiamate dei clienti al mese risparmiando oltre 270 milioni di dollari all’anno in spese operative.

Tipi di lavoro in cui l'automazione del flusso di lavoro può essere utile

Workflow automation can be useful in literally thousands of business processes. But it can be especially helpful in a number of processes that most business and organizations undertake. According to Faith Kubicki, Content Marketing Manager at IntelliChief, an enterprise content management company, these common processes include the following:

Raccolta delle fatture e invio ai responsabili del trattamento appropriati
Conferma della correttezza di ogni fattura e programmazione dei pagamenti dei fornitori
Collaborazione su contratti, richieste di acquisto e altri ordini di lavoro interni
Raccolta degli ordini dei clienti e invio per l'evasione
Monitoraggio dello stato dei pagamenti di ciascun conto
Creazione e manutenzione dei file dei dipendenti in un reparto delle risorse umane di un'organizzazione
Elaborazione e monitoraggio delle richieste speciali dei clienti
Mantenimento di un libro contabile generale
Fatturazione dei clienti per beni o servizi
Raccolta di contratti e informazioni transazionali per gli audit finanziari

Passaggi per portare a termine l'automazione del flusso di lavoro

L'automazione del flusso di lavoro non è qualcosa che accade per caso. Né è qualcosa che si acquista da una piattaforma e si installa per trasformare i processi aziendali. L’organizzazione e i suoi leader devono fare un’analisi delle operazioni attuali per capire dove e come può essere utile per l’azienda. Ecco alcuni passaggi principali:

Identifica e mappa alcuni dei processi aziendali che sono maturi per essere migliorati attraverso l'automazione del flusso di lavoro, inclusi i processi ripetitivi o altri processi che richiedono miglioramenti.
Definisci gli obiettivi aziendali generali e individua come migliorare un processo specifico attraverso l'automazione del flusso di lavoro possa aiutare a raggiungere tali obiettivi.
Definisci come misurerai in modo obiettivo se l'automazione del flusso di lavoro sta migliorando il processo aziendale.
Esplora i servizi di automazione del flusso di lavoro o i software che possono aiutarti con tali processi.
Implementa i servizi o il software per un periodo di prova definito.
Al termine del periodo di prova, usa le misurazioni obiettive approvate per valutare se l'automazione ha migliorato il processo aziendale.

“Un'iniziativa di automazione del flusso di lavoro può essere grande o piccola, come preferisce un'azienda", spiega Kubicki di IntelliChief. “Possono automatizzare uno o due dei processi più che richiedono molto tempo o diversi flussi di lavoro nell’intera organizzazione.”

Qual è il software per l'automazione del flusso di lavoro?

Il software di automazione del flusso di lavoro aiuta le organizzazioni a valutare i propri processi, mapparli e delinearli in modo più efficace attraverso l'automazione.

Come utilizzare il software per lautomazione del flusso di lavoro

Il software è spesso disponibile come software as a service (SaaS). La maggior parte dei software memorizza automaticamente i dati e li integra con altri software e applicazioni basati sul web che la tua azienda potrebbe utilizzare.

Elementi da cercare nel software di automazione del flusso di lavoro e in un sistema di automazione del flusso di lavoro

Nel software di automazione del flusso di lavoro o in qualsiasi sistema di automazione del flusso di lavoro è necessario cercare gli attributi importanti che ne consentono l’efficacia. Gli attributi importanti includono tra l’altro:

La possibilità di automatizzare più flussi di lavoro in un'intera organizzazione
La capacità di connettersi ad altri software e ad altri sistemi
Flusso di lavoro rappresentato in modi intuitivo, anche graficamente
Basato sul cloud (o almeno con l'opzione per utilizzarlo come basato sul cloud)
Notifiche continue quando le attività vengono completate
Capacità di generare report che mostrano l’avanzamento del processo e gli obiettivi aziendali più ampi
Possibilità di mostrare flussi di lavoro paralleli
Controlli di accesso in base al ruolo di un utente all'interno dell’organizzazione
Funzionalità mobili
Indicatori di stato per gli accordi sul livello di servizio che l’organizzazione potrebbe avere con terzi

Esempi di soluzioni software per flussi di lavoro specifici

Esistono centinaia di soluzioni software che possono favorire l'automazione del flusso di lavoro. Alcune delle soluzioni principali includono quanto segue:

ProcessMaker
Integrify
Comindware Tracker
Flokzu
Zapier
Kissflow
FastFlow
Process Director (BP Logix)
TrackVia
GravityFlow

Come capire quale modello è giusto per la tua azienda? Usa questo grafico per farti un'idea delle funzioni di base offerto da ciascuno, in modo da restringere la scelta ai tre o quattro prodotti migliori da valutare.

Come l’automazione dell’acquisizione dei documenti può aiutare la tua azienda

Un tipo di automazione del flusso di lavoro chiamato automazione dell’acquisizione dei documenti sta diventando sempre più importante per la maggior parte delle aziende. Il processo, che fa parte di molti sistemi di automazione del flusso di lavoro, aiuta l’azienda ad acquisire e archiviare qualsiasi documento — cartaceo, PDF, e-mail o altri documenti — come un file digitale simile.

Questo processo consente di ordinare più facilmente i documenti per tipologia, estrarre le informazioni e inoltrarle al reparto aziendale appropriato. L'automazione dell’acquisizione dei documenti può aumentare notevolmente l'efficienza e ridurre gli errori.

Come ottenere l'automazione del flusso di lavoro in un ambiente di e-business?

L'automazione del flusso di lavoro può essere straordinariamente utile e importante nel commercio elettronico. Può aiutarti a seguire i clienti, a gestire i loro dubbi e ad eseguire in modo più efficiente i processi che possono aiutare la tua azienda a superare i concorrenti. Ecco alcuni processi di e-commerce che possono essere migliorati con l'automazione del flusso di lavoro:

Abbandono del carrello: Gli studi hanno dimostrato che la maggior parte dei “carrelli” nell’e-commerce viene abbandonata prima dell’acquisto. Uno studio di eMarketer ha indicato che il valore di tutti i carrelli abbandonati era di quasi 5.000 miliardi di dollari nel 2015. Se questi clienti vengono contattati subito dopo aver abbandonato il carrello, è più probabile che completino ordine. Il software per l'automazione del flusso di lavoro può inviare automaticamente e-mail a potenziali clienti nelle ore o nei giorni successivi all’abbandono del carrello.

Assistenza clienti: Anche se gran parte del servizio clienti deve essere eseguito direttamente dai dipendenti, l'automazione del flusso di lavoro può integrare la loro attività. Alcuni software consentono ai clienti di inviare richieste di assistenza con sufficienti dettagli in modo che il software possa stabilire la priorità e assegnare automaticamente le richieste a determinati team di assistenza clienti. Il sistema consente una migliore gestione delle richieste in base all'urgenza e all'area tematica.

Gestioneautomatica dell'inventario: L'automazione del flusso di lavoro può aiutare a tenere traccia dell'inventario in tempo reale nei negozi online, assicurandoti che i clienti siano informati immediatamente se un elemento è esaurito e la consegna sarà ritardata.

Assistenza con le fatture: Utilizza l'automazione del flusso di lavoro per tenere traccia delle ricevute e delle fatture pagate e non. Il software può sincronizzare tali informazioni con altre informazioni finanziarie, inclusi i dati fiscali.

Assistenza nel marketing: Il marketing on-line e sui social media è fondamentale per le imprese di e-commerce. Diversi servizi possono aiutare a pianificare i post dei social e ad altri contenuti online per il tuo e-business.

Incoraggia e monitora le recensioni online del tuo prodotto o servizio: Nielsen ha rilevato che le recensioni online hanno ottenuto il 70% di approvazione dai clienti, una percentuale molto più alta rispetto alla maggior parte delle altre forme di pubblicità. E secondo uno studio condotto da Dimensional Research, fino al 90% dei clienti afferma che le recensioni online influenzano le loro decisioni di acquisto.

Il software per il flusso di lavoro può generare e-mail automatiche poco dopo l'acquisto, incoraggiando il consumatore a inviare recensioni on-line del prodotto. L'e-mail può anche seguire il cliente per assicurarsi che siano soddisfatto dell’acquisto e del processo di acquisto.
Aiuto con l'analisi: Comprendere i dati sul traffico on-line di un'azienda di e-commerce e sul comportamento dei clienti è fondamentale. Il software per l'automazione del flusso di lavoro può generare automaticamente report programmati che forniscono un'ampia gamma di dati.

Suggerimenti degli esperti per considerare e implementare l'automazione del flusso di lavoro

Cercare di implementare l'automazione del flusso di lavoro nell’azienda senza pensare in modo strategico può portare al fallimento. Questo fallimento costerà tempo e denaro all’organizzazione e creerà una resistenza organizzativa a tentare di nuovo. Quindi è importante pensare e pianificare quali processi aziendali devono essere affrontati per primi e come implementare l'automazione del flusso di lavoro nel processo. Ecco alcuni consigli degli esperti su come affrontare strategicamente il tuo primo progetto di automazione del flusso di lavoro:

Choose transformational projects to kick off your automation. Automate small tasks for a large impact. “As with any disruptive technology, it’s important to start small and demonstrate value early,” says Eoin Hinchy, the founder of an enterprise automation platform called Tines. “Choose one or two use cases which are repetitive and prone to human error. Use these to prove the efficiency and accuracy improvements that workflow automation tools can provide.”

Implementa l'automazione solo nelle aree in cui c'è un’evidente necessità e ha senso.
Concentrati prima sulla gestione delle attività più ripetitive.
Prendi i processi manuali esistenti e inserisci gradualmente strumenti di automazione per migliorarli. Chiedi ai dipendenti che conoscono il lavoro quotidiano e i problemi di creare una mappa dettagliata e completa di ogni processo. “Molte organizzazioni si scontrano con la conoscenzatribale – dettagli importanti che le persone che gestiscono determinate attività conoscono per esperienza, ma che non sono altrimenti documentati nelle politiche ufficiali di un'azienda", afferma Kubicki. “Ciò può portare a tralasciare alcune fasi di un flusso di lavoro appena automatizzato. Le aziende hanno bisogno di prendersi il tempo per confrontarsi con i dipendenti sul campo – non solo i CTO, i CFO, i CIO o altri responsabili delle decisioni di alto livello.”
Automatizza per il coinvolgimento interno ed esterno.
Crea o assicurati che l'automazione del flusso di lavoro crei automaticamente le connessioni automatizzate tra i vari software utilizzati dall’azienda.
Verifica i processi aziendali per un'ottimizzazione potenziale.
Assicurati che l'automazione del flusso di lavoro della tua azienda non richieda una profonda conoscenza tecnica per funzionare.
Assicurati che i tuoi dipendenti siano disponibili per concentrarsi sulla missione principale e considera l'eventuale automazione per tutto il resto. Rimani flessibile. “I flussi di lavoro si evolvono quando le aziende crescono", afferma Kubicki. “Le aziende devono valutare costantemente i propri processi e aggiornare di conseguenza il loro approccio all'automazione.”

In che modo l'automazione del flusso di lavoro può essere utile in settori specifici

L'automazione del flusso di lavoro può essere utile per processi aziendali specifici all'interno di settori specifici. Può anche aiutare i processi all'interno di reparti specifici nella maggior parte delle aziende e settori.

Settori

Sanità:

Trasferimento di informazioni nelle cartelle cliniche elettroniche dei pazienti registrate digitalmente, ma che può essere soggetto a errori se trasferito dal personale
Ammissione e dimissioni del paziente, con i medici che gestiscono alcune dimissioni con un'applicazione mobile
Orari di lavoro del personale e turni di guardia

Legale:

Automatizzazione della fatturazione attraverso software di monitoraggio temporale collegato a software di fatturazione
Gestione delle scadenze del caso legale
Uso di modelli per riunire parti di documenti legali
Invio e tracciamento delle richieste di revisioni e approvazioni dei contratti
Inserire nuove informazioni del cliente

Stampa:

Assicurarsi che i lavori in arrivo siano assegnati alla tecnologia appropriata del negozio
Misurare le prestazioni degli operatori su attrezzature specifiche per garantire che gli operatori migliori siano assegnati alle attrezzature giuste
Monitorare le operazioni e determinare dove i tempi di lavoro sono più lunghi

Reparti specifici:

Sviluppo/Operazioni:

Sviluppo e collaudo di software
Implementazione del codice
Raccolta dei parametri dalla produzione
Organizzazione della pipeline sviluppo-operazione

IT:

Richieste di servizio
Configurazione di nuovi account
Richieste di modifica
Richieste relative a nuovi progetti
Gestione degli incidenti di sicurezza

Finanza:

Richieste di spesa in conto capitale
Approvazioni di spese
Modifiche alle paghe
Automazioni dei conti da pagare

Marketing:

Approvazioni delle campagne
Gestione dei problemi di branding organizzativo

Strutture:

Trasferimenti d'ufficio
Pianificazione delle risorse
Monitoraggio dell'accesso alle strutture
Richieste di spostamento dei dipendenti

Vendite:

Approvazioni di sconti sui prezzi
Approvazioni di proposte
Approvazioni di preventivi

Risorse umane:

Modifiche ai benefit dei dipendenti
Orari
Dettagli per l’inclusione dei nuovi dipendenti
Gestione dei dettagli sui dipendenti che lasciano l'organizzazione
Richieste di ferie

Acquisti:

Acquisti generali
Approvazioni di spese in conto capitale
Gestione dei fornitori
Approvazione delle fatture

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