Che cos’è una dashboard di dati?
Le dashboard di dati sono strumenti visivi che permettono di ottenere indicatori chiave di prestazione (KPI) e altri parametri importanti per visualizzare informazioni vitali a colpo d’occhio. Come suggerisce il nome, le dashboard si concentrano sull’evidenziazione dei dati, piuttosto che delle informazioni qualitative, per fornire informazioni e trasparenza sulle tue iniziative. Le dashboard possono avere scopi diversi per le varie organizzazioni, in base al caso d’uso.
Se utilizzate in modo efficace, le dashboard permettono di prendere rapidamente decisioni aziendali intelligenti e basate sui dati. Lo strumento prende il nome dalle dashboard delle automobili, che trasmettono informazioni critiche e di alto livello sul sistema di base dell’auto. Le prime dashboard aziendali utilizzavano fogli di calcolo e database per eseguire analisi dei dati di livello relativamente basso, per poi evolversi nelle dashboard complesse e molto più gradevoli dal punto di vista visivo che conosciamo oggi. Una serie di soluzioni software permette inoltre di costruire e personalizzare facilmente le dashboard e di integrarle con i sistemi esistenti (più avanti vedremo i software per dashboard).
Le dashboard rientrano in quattro classificazioni principali:
Informative: le dashboard informative sono il tipo più semplice e servono a fornire informazioni oggettive e imparziali sul tuo progetto o sulla tua azienda.
Strategiche: le dashboard strategiche hanno lo scopo di aiutare i manager a scoprire opportunità, creare previsioni, orientare la strategia e concentrarsi sui dati delle prestazioni ad alto livello. In genere si tratta di dashboard statiche che vengono aggiornate periodicamente (settimanalmente, mensilmente, ecc.) quando l’organizzazione si prepara a rivedere e pianificare il prossimo blocco di tempo.
Analitiche: queste dashboard dettagliate ti permettono di approfondire i dati. Le dashboard analitiche includono in genere informazioni di base, contesto e analisi dei dati.
Operative: le dashboard operative sono progettate per dare un’idea dei processi e delle altre funzioni sottostanti dell’azienda. Spesso forniscono dati in tempo reale e forniscono informazioni continue e aggiornate.
Cosa non è una dashboard di dati
Per capire meglio le dashboard di dati, puoi confrontarle con altri strumenti. Le dashboard di dati sono diverse dai seguenti strumenti:
Visualizzazione dei dati: in poche parole, la visualizzazione dei dati è una rappresentazione ottica dei dati che può assumere diverse forme (grafici, diagrammi, modelli, infografiche, ecc.). Al contrario, una dashboard è una raccolta di parametri che fornisce una panoramica completa e di alto livello sullo stato di un’azienda, di un progetto o di un’iniziativa. Puoi includere le visualizzazioni dei dati nella tua dashboard, ma si tratta di due cose distinte.
Scorecard bilanciata: l’utilità di una dashboard è simile a quella di una scorecard bilanciata, che è un report strutturato in cui si valutano quattro prospettive organizzative: finanziaria, dei clienti, dei processi aziendali interni e dell’apprendimento e della crescita. Una scorecard bilanciata e una dashboard utilizzano molti degli stessi parametri di performance ed entrambe possono aiutarti a prendere decisioni di gestione (sia strategiche che tattiche). Tuttavia, le scorecard bilanciate sono un modo sistematico di valutare la tua attività per prendere decisioni, mentre le dashboard si limitano a far emergere i dati per aiutarti a capire meglio lo stato e l’efficacia delle tue iniziative.
Per esempi e modelli di scorecard bilanciata, leggi questo articolo.
Qual è lo scopo di una dashboard?
Lo scopo di una dashboard è quello di rispondere alle domande sulla tua azienda fornendo visibilità sui KPI e su altri parametri di performance o dati rilevanti. Una dashboard fornisce informazioni utili non solo per conoscere lo stato di avanzamento di un progetto o di un’iniziativa, ma anche per prendere decisioni aziendali e orientare la strategia.
I cinque vantaggi principali di una dashboard
Se progettata e utilizzata in modo efficace, una dashboard offre i seguenti vantaggi:
Aggiornamenti in tempo reale: le dashboard più efficaci si integrano con i database esistenti per visualizzare i dati in tempo reale. Alimentando i dati in tempo reale nel tuo database, hai la possibilità di prendere decisioni aziendali intelligenti e ben informate in qualsiasi momento. Questi aggiornamenti sono utili anche per semplificare i report periodici (mensili, trimestrali o annuali).
Risparmio di tempo: le dashboard consentono di monitorare in modo efficiente più fonti di dati contemporaneamente. Non dovendo rintracciare o incrociare i dati tra fonti diverse (sono tutti in un unico posto), risparmi tempo ed energia.
Maggiore visibilità/trasparenza: le dashboard forniscono informazioni sui parametri chiave, in modo da poter identificare le tendenze negative o misurare le inefficienze. Inoltre, la maggior parte delle piattaforme offre un modo per attirare l’attenzione su determinati parametri, permettendoti di concentrarti su ciò che conta di più per la tua organizzazione invece di trovarti sommerso da troppi numeri (potenzialmente irrilevanti).
Migliore comunicazione: la natura in tempo reale delle dashboard può incoraggiare una comunicazione continua tra i membri del team che altrimenti non avrebbero visibilità sul lavoro o sui progressi dei colleghi.
Maggiore responsabilità: infine, le dashboard possono aumentare il senso di responsabilità rendendo i dati continuamente disponibili a tutte le parti interessate. Questo può aiutare a incentivare consegne di lavoro responsabili e puntuali o report veritieri sullo stato di avanzamento dei lavori, che creano fiducia tra i membri del team.
Sfide comuni delle dashboard
Con i software di oggi, costruire e mantenere le dashboard è relativamente facile, ma bisogna comunque affrontare alcune sfide:
Informazioni fuorvianti: se i dati visualizzati mancano di contesto o sono irrilevanti, possono essere fonte di confusione e persino fuorvianti. Includi informazioni di base adeguate in modo che i dati siano significativi.
Discrepanze tra le previsioni e i dati effettivi: sii chiaro su quali numeri sono proiezioni e quali invece sono reali. Assicurarsi che la dashboard si aggiorni in tempo reale può aiutare a evitare queste incongruenze.
Causalità errata: nel tentativo di spiegare le tendenze, gli osservatori possono saltare a conclusioni o dedurre narrazioni non supportate da una dashboard. Il modo in cui presenti le informazioni (sia a livello spaziale che con la documentazione di supporto) può ridurre la possibilità che gli utenti attribuiscano erroneamente la causalità tra i punti di dati.
Che cos’è una dashboard di reporting?
Una dashboard di reporting è un report completo sullo stato di avanzamento dei tuoi progetti o della tua attività. Puoi utilizzare le informazioni contenute in una dashboard di reporting per compilare un report formale, ovvero un documento statico che spesso viene consegnato agli stakeholder per comunicare lo stato, le sfide e le proiezioni relative a un’attività.
Che cos’è una dashboard di business intelligence (BI)?
La business intelligence (BI) è un processo guidato dalla tecnologia che sfrutta i dati per orientare la strategia e le azioni di un’azienda. A sua volta, una dashboard di business intelligence viene utilizzata specificamente per informare il processo decisionale dell’azienda facendo emergere i KPI rilevanti per un processo aziendale, un progetto o lo stato delle cose.
Le dashboard di BI sono strumenti di livello aziendale destinati a chi prende decisioni a livello esecutivo, per cui mettono in risalto i dati di performance e di risultato a colpo d’occhio. In ciò differiscono dalle dashboard che includono informazioni di base e indagini approfondite su specifiche tendenze dei dati, che sono più appropriate se intendi utilizzare la dashboard per creare un report dettagliato.
Casi d’uso comuni di dashboard e modelli gratuiti
È possibile creare una dashboard per qualsiasi tipo di esigenza aziendale o personale. Nelle sezioni seguenti ti mostreremo i tipi più comuni di dashboard e ti forniremo dei modelli Excel scaricabili gratuitamente per aiutarti a iniziare. Puoi trovare altri modelli di dashboard per vari casi d’uso in questa raccolta.
Modello di dashboard per il marketing
Una dashboard di marketing evidenzia le analisi di marketing e i KPI per fornire un aggiornamento sullo stato delle tue attività di marketing e aiutarti a identificare nuove opportunità o sfide. Questo modello di dashboard di marketing per Excel offre uno spazio per includere dati di marketing di alto livello e semplici visualizzazioni di dati per aiutarti nella creazione dei report.
Modello di dashboard delle vendite
Una dashboard delle vendite fornisce i dati relativi ai tuoi sforzi di vendita in modo che tu possa monitorare i progressi, identificare gli ostacoli e pianificare un piano d’azione per raggiungere gli obiettivi di vendita. Puoi utilizzare questo modello di dashboard per la gestione delle vendite per monitorare lo stato di avanzamento per venditore, prodotto o regione e personalizzarlo in base alle tue esigenze.
Scarica il modello di dashboard per la gestione delle vendite
Modello di dashboard per dirigenti/manager
Una dashboard per dirigenti o manager dovrebbe includere i parametri di alto livello di qualsiasi azienda. Questo modello è ideale per visualizzare informazioni generali su un’intera azienda. Scegli i tuoi parametri in base al tipo di informazioni di cui hai bisogno e alle decisioni che devi prendere e visualizza tutto in un report grafico di facile lettura. È perfetto per gli stakeholder di livello dirigenziale o manageriale.
Modello di dashboard IT
Con una dashboard IT puoi registrare i ticket dell’helpdesk e i tempi di risposta, oltre a fornire informazioni sull’efficacia complessiva dei tuoi reparti di assistenza. Questo modello è una dashboard di reporting completa che puoi utilizzare per monitorare le prestazioni del tuo reparto IT nel tempo.
Modello di dashboard per l’assistenza
Usa questo modello di dashboard per i social media per monitorare il coinvolgimento su più canali. Visualizzando le prestazioni dei canali in parallelo, puoi identificare le aree carenti della tua strategia sui social media e concentrarti sulle idee per aumentare il successo.
Modello di dashboard per l’ottimizzazione dei motori di ricerca
Monitora i tuoi sforzi SEO con questo modello di dashboard,che ti permette di tenere traccia delle visite (sia per i media a pagamento che per quelli organici), del ritorno sull’investimento (ROI) e delle entrate. Utilizza i diagrammi per ottenere informazioni dettagliate sulle prestazioni di parole chiave e siti web e personalizza la dashboard in base alle tue esigenze.
Modello di dashboard per le risorse umane
Puoi utilizzare una dashboard per le risorse umane per visualizzare le informazioni relative al personale della tua organizzazione. Questo modello include spazi per elencare il numero di dipendenti per reparto, la suddivisione delle fasce salariali per ruolo e retribuzione e lo stipendio medio per reparto, ma puoi modificare questi parametri per adattarli alle tue esigenze.
Modello di dashboard per la gestione dei progetti
Una dashboard di dati è uno strumento utile per monitorare i progressi e fare proiezioni realistiche su qualsiasi tipo di progetto. Usa questo modello per visualizzare la timeline, lo stato delle attività, i dati finanziari, l’analisi dei rischi e qualsiasi altra informazione rilevante. I parametri che sceglierai di includere dipenderanno dal tuo destinatario (membri interni del team, stakeholder esterni o dirigenti).
Scarica il modello di dashboard per la gestione dei progetti
Oltre ai casi d’uso descritti sopra, le dashboard vengono comunemente create per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), per l’analisi dei siti web, per la sicurezza e per il reclutamento. Ci sono anche esempi di dashboard pubbliche utilizzate per stimolare la trasparenza del governo.
Come creare una dashboard di dati efficace
I passaggi specifici per la creazione delle dashboard variano a seconda del programma utilizzato, ma si applicano alcune linee guida generali. Segui i quattro passaggi seguenti come guida durante la creazione di una dashboard di dati.
Fase uno: identifica le domande a cui vuoi rispondere
Lo scopo principale di una dashboard di dati è rispondere ad alcune domande sulla tua azienda, quindi il primo passo quando si crea una dashboard è isolare queste domande. Questo servirà come struttura per la tua dashboard. Tutto il resto della dashboard (parametri, design, database sottostanti) verrà di conseguenza. Non sovraccaricarti di domande: una dashboard che risponde a una sola domanda in modo completo e definitivo è migliore di una dashboard che tenta di rispondere a diverse domande, ma lo fa in modo impreciso o incompleto.
Fase due: identifica i KPI giusti da monitorare
Una volta identificate le domande che orienteranno la tua dashboard, puoi concentrarti sui dati necessari per rispondere. La scelta dei giusti KPI è fondamentale: troppi possono sopraffare gli spettatori, troppo pochi non sono adeguati e i parametri irrilevanti o vaghi possono confondere. Usa le domande che hai scelto nella prima fase per determinare i KPI da includere nella tua dashboard. Ciò garantirà che i dati siano pertinenti e puntuali e che la dashboard si riveli utile nel complesso.
Per informazioni su come identificare i giusti KPI per la tua dashboard aziendale, leggi questa guida alla definizione dei parametri della dashboard aziendale.
Fase tre: crea percorsi per gli utenti
Pensa a come i tuoi utenti navigheranno nella tua dashboard. Come vuoi che si muovano tra i dati? Dovrebbero assorbire le informazioni in un ordine particolare? Organizza i dati (compresi i testi, i parametri e le visualizzazioni) in modo che siano facili da capire: non costringere l’osservatore a fare un lavoro supplementare per giungere alle conclusioni.
Fase quattro: collega i parametri ai fogli o ai report sottostanti
Anche se la dashboard stessa è pensata come una panoramica di alto livello, dovresti dare agli utenti la possibilità di approfondire aspetti specifici. Un modo per farlo è quello di collegare i widget della dashboard alle fonti di dati (fogli di calcolo, report, ecc.), in modo che gli utenti possano accedere rapidamente ai dati originali se desiderano chiarimenti o maggiori dettagli. Per farlo in modo efficiente, cerca una soluzione software che si integri con i tuoi programmi di database esistenti.
I cinque migliori suggerimenti per il design
Se segui i passaggi precedenti, sei sulla buona strada per creare una dashboard di dati efficace. Tuttavia, il design è importante quanto la funzionalità, quindi considera i seguenti suggerimenti:
Comunica le informazioni importanti in modo diretto. Le dashboard sono utili anche perché permettono di ottenere informazioni a colpo d’occhio. Non complicare eccessivamente la presentazione dei dati: anzi, massimizzerai l’impatto se la mantieni semplice.
Evita il disordine. Questo vale sia per gli elementi visivi che per i parametri. Tieni a mente le domande a cui vuoi che la tua dashboard risponda e includi solo i dati che ti aiutano a raggiungere tali conclusioni. Tutto il resto è un accessorio e distoglie l’attenzione dal punto principale.
Gli elementi visivi sono più importanti dei dati. Presta la stessa attenzione (se non di più) a come utilizzi lo spazio, il colore e le visualizzazioni dei dati all’interno della tua dashboard. Se ti concentri solo sui numeri, perderai l’attenzione degli utenti o potenzialmente renderai più difficile per loro dedurre le informazioni importanti.
Definisci le scelte che i tuoi utenti dovranno affrontare quando si muoveranno all’interno della tua dashboard. Questo suggerimento è collegato alla creazione di percorsi utente (fase 4 della sezione precedente). Presta attenzione alla user experience quando progetti la dashboard: se la tua dashboard è difficile da usare, le persone non la useranno.
Sviluppa una strategia di valutazione della dashboard, in modo da poterla aggiornare continuamente. Molti programmi software per dashboard si integrano con i database esistenti per estrarre dati in tempo reale. A prescindere da ciò, dovresti comunque effettuare una revisione periodica per mantenere il tuo database aggiornato, sia dal punto di vista dei dati che da quello della visualizzazione.
Cosa cercare in un software per dashboard
Negli ultimi anni, i software per dashboard hanno sostituito i programmi di database statici (come Microsoft Excel) per offrire piattaforme leggere e in tempo reale su cui costruire le dashboard. Le soluzioni software ti permettono di tracciare e monitorare i dati aggiornati al minuto, in modo da avere sempre un quadro chiaro della situazione aziendale. Inoltre, garantiscono flessibilità grazie alla personalizzazione, all’accessibilità al cloud e alla facilità d’uso, tra le altre funzionalità.
Di seguito riportiamo un elenco di funzionalità da considerare quando si sceglie un software per dashboard. Per un’analisi più approfondita delle 15 principali caratteristiche dei software per dashboard, leggi “Come scegliere il miglior software per dashboard per la tua azienda”.
Facilità d’uso
Connessione alle API
Integrazioni di sorgenti dati
Generazione di report
Widget/visualizzazioni interattive dei dati
Funzione di ricerca
Documenti allegati
Avvisi
Gamification
Non esiste un unico programma software che sia oggettivamente il migliore. Piuttosto, concentrati sulle esigenze della tua organizzazione e prenditi il tempo necessario per trovare una soluzione che le soddisfi. La maggior parte dei software per dashboard offre una prova gratuita, quindi prova alcuni programmi prima di effettuare l’investimento.
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