Tutto quello che c'è da sapere sulle schede Kanban

Kanban è un termine giapponese: "kan" significa "visivo" e "ban" significa carta, quindi, tradotto grossolanamente, significa "carta che si può vedere" Taiichi Ohno, padre del Toyota Production System (TPS), ha dato origine al termine e al sistema di schede Kanban negli anni '50 per gestire il flusso di pezzi nelle linee di produzione just-in-time (JIT).

Il Kanban, ancora oggi in uso, trae ispirazione da un negozio di alimentari Piggly Wiggly negli Stati Uniti, quando Ohno notò che gli scaffali del negozio erano riforniti solo di prodotti sufficienti a soddisfare la domanda degli acquirenti. L'inventario veniva rifornito solo quando c'era posto vuoto sullo scaffale. Da qui è nata la sua idea di fornire dei marcatori visivi, le carte Kanban, per ridurre le scorte inutili e un modo per scoprire i problemi del flusso di lavoro e del processo.

Lo scopo di Kanban e delle schede Kanban

Kanban aiuta a creare luoghi di lavoro reattivi nelle fabbriche e in altre organizzazioni, a facilitare il controllo della qualità e a progettare luoghi di lavoro che sostengono la dignità umana e consentono ai lavoratori di realizzare il loro pieno potenziale.

Il "Toyota Way" o Kanban è stato adottato ed è tuttora in fase di evoluzione da aziende del settore automobilistico, nonché da aziende e servizi come la sanità, le amministrazioni pubbliche e lo sviluppo agile del software, in pratica da qualsiasi organizzazione che voglia migliorare continuamente.

Ohno ha scritto tre libri dedicati alle sue idee sulla "completa eliminazione degli sprechi" e sull'aumento della produttività: Sistema di produzione Toyota: Oltre la produzione su larga scala e la gestione dei luoghi di lavoro nel 1988, e Workplace Management nel 2007. Come ha detto Ohno, "perché non rendere il lavoro più facile e interessante in modo che le persone non debbano sudare? Lo stile Toyota non consiste nel creare risultati lavorando sodo. È un sistema che dice che non c'è limite alla creatività delle persone. La gente non va alla Toyota per lavorare, ma per pensare"

Negli Stati Uniti, il sistema di Ohno si chiama Lean ed è anch'esso incentrato sulla massimizzazione del valore del cliente e sulla minimizzazione degli sprechi. "Trasformazione Lean" è il termine usato per caratterizzare le organizzazioni che stanno passando all'utilizzo del sistema per gestire la propria attività dal front office alla produzione. Per aumentare l'efficienza, le organizzazioni Kanban e Lean utilizzano gli indicatori chiave di prestazione (KPI) o le metriche per monitorare le prestazioni e responsabilizzare individui e team.

Il concetto di Ohno tiene conto degli aspetti emotivi e psicologici legati al cambiamento. Per questo motivo ha stabilito una serie di linee guida chiare per guidare l'azione, chiarire ciò che è necessario per rendere efficiente un sistema e i modi per responsabilizzare le persone che vi contribuiscono. Queste idee, la cui efficacia si è dimostrata nel tempo, sono racchiuse nei Quattro principi fondamentali e nelle Sei pratiche generali.

I quattro principi fondamentali di Kanban

Quattro principi fondamentali di gestione del cambiamento descrivono cosa o come si deve pensare per gestire con successo l'efficienza:

1.Iniziate da ciò che fate ora. Il metodo Kanban non impone processi specifici. Kanban può essere utilizzato per esaminare i processi esistenti, ma non è necessario apportare immediatamente cambiamenti radicali.

2.Accettare di perseguire un cambiamento incrementale. Per sua natura, il metodo Kanban supporta piccole modifiche continue a qualsiasi sistema in vigore. I cambiamenti radicali e di ampio respiro sono scoraggiati perché inevitabilmente incontrano resistenza.

3.Rispettare l'attuale processo, i ruoli, le responsabilità e i titoli. Kanban non proibisce o impone il cambiamento e riconosce che lo stato attuale delle organizzazioni ha un valore. Il cambiamento incrementale in stile Kanban crea un sostegno più ampio all'implementazione, perché le piccole correzioni sono più gradite delle alterazioni complete del processo.

4.Incoraggiare atti di leadership a tutti i livelli. Si sostiene il Kaizen, ovvero una mentalità di miglioramento continuo da parte di tutti i membri dell'organizzazione. Il concetto è che le grandi idee possono essere generate da chiunque nel team, non solo dal management.

Le sei pratiche generali di Kanban

Esistono anche pratiche che descrivono ciò che è necessario fare in un sistema Kanban per lavorare in modo ottimale verso un obiettivo:

1.Visualizzare il flusso di lavoro. È qui che entrano in gioco le schede Kanban. Una volta che si può vedere effettivamente il lavoro, il numero di richieste, il tempo necessario per consegnare una richiesta, chi sta facendo le richieste e i rischi, si possono prendere misure per gestirle meglio individualmente e come team. Le schede vengono posizionate su una lavagna Kanban in modo che tutti i membri del team possano seguire il flusso di lavoro corrente.

2.Limitare i lavori in corso (WIP). Questa è una pietra miliare di Kanban. La limitazione del WIP costringe il team a concentrarsi su un numero limitato di attività e a lavorare fino al completamento. In questo modo è possibile individuare i punti in cui il lavoro viene ostacolato nella pipeline di consegna prima che la situazione diventi critica.

3.Gestire il flusso. Basandosi sui dati raccolti sul tempo di ciclo e su altre metriche concordate, e utilizzando le informazioni sullo stato attuale del lavoro sulla lavagna, Kanban aiuta a tracciare e gestire visivamente le attività per fornire il massimo valore.

4.Esplicitare le politiche. I team Kanban lavorano insieme per creare regole di base sui flussi di lavoro per i diversi elementi, su quando spostare un elemento nella corsia o nella riga successiva e su come annotare e gestire le attività di lavoro bloccate. Questi elementi vengono segnalati vicino alla lavagna e il team lavora per migliorarli.

5.Implementare i cicli di feedback. La maggior parte dei team Kanban si riunisce quotidianamente davanti alla lavagna Kanban, dove si discutono i modi per migliorare la consegna dei compiti e il processo complessivo, e per vedere dove è possibile eliminare gli sprechi.

6.Collaborare per migliorare, evolvere in modo sperimentale. Un sistema Kanban illumina le aree che richiedono un miglioramento. Una volta evidenziato, i gruppi di lavoro sviluppano un modo per risolvere il problema, ipotizzano e testano le soluzioni.

Utilizzando gli stessi principi e le stesse pratiche generali, Kanban è utile in molte aree aziendali diverse: gestione di progetti di marketing, risorse umane, leadership strategica ed esecutiva delle organizzazioni, gestione dei compiti personali e team di revisione.

Per avere successo, il team deve accettare il sistema. Ognuno deve gestire i propri compiti nel rispetto degli standard stabiliti e seguire le regole prima di passare i compiti all'individuo o al team successivo. Inoltre, è essenziale mantenere le informazioni Kanban aggiornate e facilmente accessibili per ogni membro del team. Ecco perché le lavagne Kanban digitali e online hanno senso: potete accedervi in qualsiasi momento e ovunque e tenervi aggiornati istantaneamente senza dover ricorrere a schede fisiche e aggiornamenti manuali.

Pensate al design delle schede Kanban in due categorie: carte fisiche o analogiche e carte digitali sviluppate e utilizzate in un ambiente online.

Scheda Kanban fisica

Schede Kanban digitali

Sia che si stia creando una lavagna Kanban fisica o virtuale, i passaggi sono simili, anche se possono essere più elaborati a seconda del tipo di progetto e delle dimensioni del team. La cosa più importante da ricordare è che stai documentando le fasi del processo e lo stai sovrapponendo al processo esistente. Ci sono sempre cose che funzionano. Non è necessario ripartire da zero e perdere le cose che già funzionano. Il Kanban si basa sul miglioramento graduale, quindi il rischio di applicarlo come parte del tuo percorso di miglioramento è minimo. Ecco come iniziare:

Fase 1: Visualizzare il lavoro
- Suddividete ogni fase dall'inizio alla fine e create una corsia o una colonna per ogni fase.
- Scrivete i compiti separatamente su una scheda virtuale o fisica.
- Codificare a colori i diversi tipi di lavoro per facilitarne la visualizzazione.
- I compiti si spostano da sinistra [da fare] a destra [fatto].

Passo 2: Limitare i lavori in corso (WIP)
- Al 100% della capacità si riesce semplicemente a fare meno cose. Che un progetto sia semplice o complicato o che il team sia composto da due o da 100 persone, c'è un limite alla quantità di lavoro che si può svolgere contemporaneamente e mantenere l'efficienza.
- Porre dei limiti alle colonne in cui viene eseguito il lavoro.
- L'obiettivo dei limiti di WIP è la fluidità del flusso di lavoro e l'eliminazione degli sprechi.

Fase 3: Adattare, monitorare e migliorare
- Il miglioramento deve sempre basarsi su misurazioni oggettive, quindi è necessario trovare e applicare metriche valide.
- Utilizza i dati per regolare il tuo processo in modo da massimizzare il flusso e l'efficienza.

Grazie a questi passaggi, sari in grado di identificare i punti in cui è necessario modificare gli elementi e ciò che funziona meglio per te e per il tuo gruppo di lavoro.

Una delle questioni fondamentali nella progettazione di un sistema Kanban è decidere quante carte devono essere utilizzate. Nei sistemi "push", in cui il materiale o le idee vengono spostati per rispettare un programma, il lavoro può essere forzato a valle, che il partner sia pronto o meno. il "push" può anche causare una congestione, che cresce in modo esponenziale con l'ingresso di più elementi nella coda. Un sistema "pull", come Kanban, incoraggia la cooperazione, elimina la sovrapproduzione e la sottoproduzione, limita il work-in-process e controlla le scorte. Questa stessa idea si applica al lavoro sulla conoscenza e allo sviluppo del software.

Esistono formule, che di solito vengono applicate nelle strutture di produzione che monitorano le scorte, che possono essere utilizzate per decidere quante carte Kanban sono necessarie.

Ecco un esempio di formula, tratto dal corso MBA di Production & Operation Management dell'Università RAI:

Y = Numero di schede
D = Domanda per unità di tempo
T = Tempo di esecuzione
C = Capacità del contenitore
X = Buffer, o fattore di sicurezza

I gruppi di lavoro devono stabilire quante carte Kanban sono necessarie per gestire efficacemente un processo, e la quantità può variare a seconda del tipo di progetto, della sua complessità e del numero di membri del team. Poiché Kanban consiste nell'imparare ciò che funziona meglio, anche stabilire quante carte utilizzare è un processo evolutivo. Il processo in tre fasi descritto in precedenza è un buon modo per scoprire il numero di schede Kanban necessarie.

Quando si utilizzano schede fisiche per tracciare il processo Kanban, è necessario un modo per visualizzarle in modo che tu, se lavori da solo, o il tuo team, possiate vedere lo stato del processo. I supporti delle schede Kanban devono consentire di spostare facilmente le schede per seguire l'avanzamento del lavoro. Ci sono molti modi per visualizzare le schede di inventario Kanban per tenere traccia dell'inventario, dei lavori in fase e altro ancora. Ecco alcune opzioni:

Sistemi di contenitori Kanban. Nei sistemi di supporto a due e tre scomparti, utilizzati soprattutto per tracciare l'inventario, gli articoli vengono riforniti in una linea di produzione o in un ambiente di fornitura. Un lavoratore estrae i compiti dal cestino numero uno e, una volta svuotato, gira la carta Kanban o l'intero cestino (se la carta è fissata in modo permanente). L'operatore preleva quindi gli articoli dal secondo contenitore mentre viene effettuato l'ordine di rifornimento del primo contenitore. In un terzo sistema di contenitori, un contenitore viene inventariato e conservato presso la sede del fornitore.

Portacarte e rack Kanban. Spesso utilizzati negli ambienti di movimentazione dei materiali, i portacartellini e i rack, solitamente montati a parete, favoriscono il flusso di progetti e comunicazioni. Al posto delle schede di segnalazione che rappresentano la domanda o la capacità, la lavagna utilizza magneti, chip di plastica, rondelle colorate o note adesive per rappresentare gli elementi di lavoro. Ognuno di questi oggetti rappresenta un elemento di un processo di produzione o di lavoro sulla conoscenza che si muove sulla lavagna.

Schede Kanban. Originariamente rappresentate come lavagne o lavagne bianche, le lavagne Kanban tengono traccia delle tre aree principali del flusso di lavoro: "da fare", "in corso" e "fatto" (o una variazione di questi termini). Molte persone lavorano ancora in questo modo e ciò fornisce una buona visione dello stato attuale del progetto e della sua direzione.

Per la maggior parte dei project manager di oggi, una lavagna è troppo limitante, soprattutto quando il lavoro viene svolto in remoto. Il modo più recente ed efficiente di "tenere" le schede Kanban, in particolare per progetti complicati o condotti virtualmente, è una lavagna Kanban online o digitale che utilizza un'app per rappresentare una lavagna virtuale.

Con una lavagna Kanban online è possibile utilizzare lo schermo del proprio dispositivo per visualizzare, gestire il flusso di lavoro e collaborare in tempo reale con il proprio team. Le lavagne Kanban online emulano il modello della lavagna o della bacheca utilizzando le app, ma offrono molto di più: flessibilità, rapidità di lavoro, chiarezza e trasparenza. Kanban può essere utilizzato per gestire tutti i tipi di lavoro e aiutarvi:

• Visualizzare il lavoro in corso
• Individuare i colli di bottiglia e i blocchi stradali e decidere come rimuoverli
• Migliorare la comunicazione di squadra
• Dare ai team la possibilità di autogestire il lavoro
• Ispirare la collaborazione del team

Le schede e i modelli Kanban basati su Web e cloud possono essere facilmente personalizzati per adattarsi alle esigenze di qualsiasi flusso di lavoro. È possibile modificare il modo in cui si designano le colonne o le corsie e adattare la scheda Kanban al progetto. Se siete alla ricerca di una soluzione Kanban digitale, potete facilmente imparare a scegliere la migliore app Kanban per le vostre esigenze. E se state pensando a Kanban online, probabilmente siete membri di un team di sviluppo software Agile, il più comune utilizzatore di lavagne digitali.

Come il "padre" del Kanban manifatturiero, Taiichi Ohno, c'è un "padre" di un altro tipo di Kanban, che ha utilizzato i principi per applicare lo stesso modello evolutivo e di miglioramento continuo al lavoro sulla conoscenza e allo sviluppo del software. Il consulente di gestione David J. Anderson ha aiutato il gruppo Team Server di Microsoft a creare un sistema che visualizza e limita il work-in-progress nello sviluppo di software e nel lavoro informatico (IT). Secondo Anderson, "Kanban non è una metodologia del ciclo di vita dello sviluppo software o un approccio alla gestione dei progetti. Richiede che alcuni processi siano già in atto, in modo che Kanban possa essere applicato per modificare in modo incrementale il processo sottostante"

Il Lean Software Development (LSD) ha adottato i principi Kanban e Lean, descritti da Mary e Tom Poppendieck nel loro libro Lean Software Development. Come David J. I principi del processo di sviluppo di Anderson si avvicinano a quelli di Kanban:

1. Eliminare gli sprechi
2. Amplificare l'apprendimento
3. Decidere il più tardi possibile
4. Consegnare il più velocemente possibile
5. Responsabilizzare il team
6. Costruire l'integrità

Oggi i metodi Kanban sono ampiamente utilizzati nell'LSD e in altri lavori di conoscenza svolti in ambienti Agile.

Il termine Agile è stato ideato per la prima volta nel 2001, nel Manifesto per lo sviluppo agile del software, scritto da diciassette sviluppatori di software indipendenti. Con un approccio iterativo e flessibile, i metodi Agile consentono ai team di segmentare il processo di sviluppo in parti gestibili, in modo che le modifiche siano più facili da apportare man mano che il lavoro procede, evitando di bloccare l'intero progetto di sviluppo.

La capacità di accettare cambiamenti incrementali, di rendere trasparenti le attività e i progressi e di adattarsi è il motivo per cui i project manager amano utilizzare una lavagna Kanban per la gestione dei progetti. Mentre i team Agile hanno probabilmente bisogno di più opzioni rispetto al Kanban di base - fare, fare, fare - la natura adattiva del Kanban significa che può essere facilmente adattato alle esigenze del progetto. Attività e flussi di lavoro più complessi possono essere presentati visivamente su una lavagna Kanban fisica o digitale, utilizzando combinazioni di percorsi verticali e orizzontali e applicando una codifica a colori per identificare i tipi di schede.

Uno degli usi più importanti di Kanban nello sviluppo Agile è il limite che impone al work-in-progress. Grazie alla possibilità di monitorare visivamente i punti in cui il lavoro è in arretrato in una particolare corsia, è possibile intervenire per imporre limiti predeterminati al numero massimo di articoli consentiti in una corsia, in modo da mantenere il flusso di lavoro senza intoppi.

Molti team Agile oggi sfruttano le app per semplificare ulteriormente i loro progetti. Le app semplificano la condivisione e l'aggiornamento delle informazioni, il monitoraggio e il miglioramento delle metriche per un miglioramento continuo, l'integrazione con gli strumenti già in uso e il risparmio di tempo. La scelta del giusto software di gestione dei progetti è essenziale per raggiungere gli obiettivi del team di sviluppo: impara a scegliere gli strumenti agili più adatti al tuo progetto.

Struttura ingannevolmente semplice, Scrum è un sottoinsieme di Agile. Creato da Jeff Sutherland nel 1993, è anche un modello di sviluppo del software che impiega l'iterazione. È stato progettato per gestire lo sviluppo di software e prodotti complessi, ma funziona bene anche per qualsiasi ambito di lavoro complesso, non legato allo sviluppo di software. Le iterazioni utilizzate da Scrum sono a lunghezza fissa. Queste iterazioni sono chiamate sprint e durano una o due settimane, il che consente al team di inviare il software a intervalli regolari. Alla fine di ogni sprint, si tiene una riunione con gli stakeholder e i membri del team per definire i passi successivi.

Scrum segue un insieme immutabile di ruoli, responsabilità e riunioni. Ad esempio, Scrum prevede quattro procedure: pianificazione dello sprint, stand-up giornaliero, demo dello sprint e retrospettiva dello sprint. Queste procedure sono concepite per motivare i miglioramenti, accelerare e approfondire l'impegno dei membri del team per generare un cambiamento positivo negli atteggiamenti e nelle prestazioni. Sebbene Scrum sia intrinsecamente più strutturato di Kanban, poiché quest'ultimo può essere applicato a qualsiasi processo, è uno strumento utile per portare il lavoro al "giusto" completamento. Durante ogni sprint, i team utilizzano strumenti visivi come le tavole Kanban per mostrare i progressi e generare feedback, sia nelle corsie verticali sia negli swimlanes orizzontali designati per i diversi tipi di lavoro.

Una cosa che Kanban e le app Kanban aggiungono a Scrum è la disciplina dei limiti al work-in-progress (WIP) per prevenire o eliminare rapidamente i colli di bottiglia e mantenere i progetti in rapido movimento verso la consegna. Se questo sembra lo strumento che stai cercando per migliorare il tuo processo Scrum, leggi Come scegliere il giusto strumento Scrum.

Il software JIRA è uno strumento di sviluppo personalizzabile che può essere adottato in qualsiasi pratica di sviluppo Agile, Scrum, Kanban o una combinazione di metodologie. Sebbene molti sviluppatori pensino che si tratti di un software open source, è un prodotto proprietario di Atlassian. Più che un semplice "bug tracker", JIRA viene utilizzato per tenere traccia dei problemi. Può seguire le richieste di nuove funzionalità, le attività degli amministratori di sistema o di Scrum, o qualsiasi altra funzione di cui gli utenti hanno bisogno. JIRA può essere utilizzato anche per gestire le attività, designare la priorità e inviare i ticket senza problemi attraverso il sistema. In questo modo, JIRA è simile a Kanban perché è facile vedere gli arretrati e si possono imporre limiti di tempo.

Molti non sviluppatori lavorano in aziende che utilizzano JIRA e, se non sono esperti di informatica, possono essere in difficoltà nel controllare l'avanzamento dei progetti. Esiste una risposta tramite integrazione che si sincronizza automaticamente in entrambe le direzioni. Grazie alla sincronizzazione attiva dei dati tra gli strumenti, gli sforzi di tutti sono condivisi e visibili per creare una gestione collaborativa dei progetti e dei processi, e le informazioni in entrambi i sistemi sono sempre aggiornate.

Per saperne di più sulle differenze e le somiglianze tra Agile, Scrum e Kanban.

È possibile creare una lavagna Kanban anche in Excel. Assegna alle colonne del foglio un nome che rifletta le fasi del lavoro (Da fare, In corso, Completato e qualsiasi altra fase pertinente al tuo progetto) e riempi le colonne con i tuoi compiti. Manterrai tutte le funzionalità di un tipico progetto tracciato in Excel, ma potrai adottare i principi di Kanban per una maggiore visibilità e flessibilità. Inoltre, è possibile creare facilmente una lavagna kanban in PowerPoint, il che facilita la presentazione del lavoro agli stakeholder esterni o al management che desiderano una visione di livello superiore del lavoro in corso.

Sebbene sia comunemente utilizzato nello sviluppo di software, il principio Agile può essere applicato anche alla gestione delle attività personali. Cercate un modo per gestire meglio la vostra lista di cose da fare? Jim Benson, il guru del Kanban personale che ha scritto un libro sull'argomento insieme a Tonianne DeMaria, Personal Kanban, Mapping Work, Navigating Life, ha consigliato che il Kanban può aiutare a gestire il carico di lavoro e le priorità della vita personale, come vacanze, matrimoni o progetti domestici. Nel suo libro scrive: "Quando l'autostrada si avvicina al 100% della capacità, cessa di essere un'autostrada. Diventa un parcheggio" Gli stessi principi che si applicano a Kanban possono essere applicati al modo in cui si organizzano le proprie attività lavorative o di vita. Come altre tavole Kanban, Kanban personale aiuta a identificare il flusso di lavoro e a visualizzarlo utilizzando le righe della tavola Kanban di base: Da fare, Fare, Fatto (o qualche variazione di questi). Una delle cose da tenere a mente quando si crea un Kanban personale è capire, realisticamente, quante cose si possono fare contemporaneamente. Limitando i lavori in corso, sarete costretti a terminare le attività prima di passare alla successiva.

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