Cos'è una dashboard aziendale dei KPI?
Un indicatore chiave di prestazione è un parametro aziendale utilizzato per valutare i fattori cruciali per il successo di un'organizzazione. I KPI variano da un'organizzazione all'altra. Esempi di KPI aziendali sono le entrate nette o un parametro di fedeltà dei clienti, mentre in ambito governativo può essere utile prendere in considerazione i tassi di disoccupazione. Qualunque sia il parametro selezionato, deve avere un impatto sui profitti della tua azienda.
Una dashboard dei KPI è un modo semplice per avere una panoramica completa del lavoro che ti consente di avere le informazioni di cui hai bisogno in un unico posto e condividerle con il tuo team, monitorare i tuoi progressi verso gli obiettivi e individuare le modifiche da apportare per raggiungerli.
La progettazione delle dashboard è unica perché deve adattarsi alle esigenze e alla cultura specifiche dell'organizzazione. La flessibilità e la personalizzazione sono essenziali per garantire una buona progettazione delle informazioni e facilitare la consultazione e la comprensione dei dati a tutti i livelli.
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Chi ha inventato le dashboard aziendali dei KPI?
L'inventore dei KPI e delle dashboard che consentono di tracciarli può essere considerato Peter Drucker, scrittore, professore, consulente di gestione e, per usare le sue parole, "ecologista sociale", che ha studiato le modalità di organizzazione e interazione degli esseri umani. È stato lui l'esperto di organizzazione che ha affermato: "Una strategia senza parametri è solo un desiderio e i parametri che non sono allineati agli obiettivi strategici sono una perdita di tempo".
Nonostante la disponibilità di tecnologie adeguate, l'uso delle dashboard si è diffuso solo alla fine degli anni Novanta, con l'utilizzo sempre maggiore degli indicatori chiave di prestazione (KPI) e l'introduzione della scorecard bilanciata di Robert S. Kaplan e David P. Norton. Oggi, l'uso delle dashboard costituisce una parte importante della gestione per obiettivi (MBO), un modello di gestione che mira a migliorare le prestazioni tramite la definizione chiara degli obiettivi concordati sia dalla dirigenza che dai dipendenti e allineati agli obiettivi organizzativi generali.
Un principio della gestione per obiettivi è l'istituzione di un sistema informativo di gestione per misurare le prestazioni e i risultati effettivi rispetto agli obiettivi definiti. I vantaggi dell'MBO includono il miglioramento della motivazione e dell'impegno dei dipendenti e una migliore comunicazione tra dirigenza e dipendenti.
I vantaggi di un framework KPI
Lo State of Performance Improvement and Key Performance Indicator Practice Report del The KPI Institute ha rilevato che il 68% delle persone da loro intervistate ha notato un impatto positivo sullo sviluppo della propria azienda dopo l'implementazione di un framework KPI. Inoltre, il 43% degli intervistati ha notato un miglioramento, definito in termini di capacità di "valutare oggettivamente il livello di raggiungimento dei risultati" e il 33% ha riferito di integrare i risultati KPI nel proprio processo decisionale. Un framework di questo tipo raggruppa i KPI correlati per fornire una struttura e un contesto migliori, ottimizzare le attività e comprendere in che modo le prestazioni di determinati KPI ne influenzano altri.
Esaminare i parametri individuali e interorganizzativi e sfruttare le informazioni è molto più facile con una dashboard dei KPI ben progettata. È possibile effettuare confronti, osservare le tendenze nel tempo, comprendere la distribuzione e visualizzare i rapporti tra le diverse aree dell'organizzazione. La condivisione delle informazioni tra più parti dell'organizzazione consente di semplificare la risoluzione dei problemi, la collaborazione e la creazione di previsioni.
Nel report sopra citato, il 32% degli intervistati ha dichiarato che l'aspetto più impegnativo nella misurazione delle prestazioni è stato identificare i KPI giusti per la propria azienda. Ti aiuteremo a farlo nella prossima sezione.
Come identificare e rivedere i KPI aziendali
Prima di iniziare a creare una dashboard dei KPI, devi identificare gli indicatori chiave di prestazione che ti consentono di conoscere i tuoi clienti e le loro esigenze. Ciò significa comprendere la tua azienda e i risultati che si propone di raggiungere, tradurli in obiettivi misurabili e quindi selezionare i KPI per ciascuno di essi.
Ecco alcuni passaggi da considerare durante l'identificazione dei tuoi KPI:
- Rendi l'identificazione dei parametri un lavoro di squadra. Il coinvolgimento dei dipendenti garantisce che i parametri siano riconoscibili e realistici. Lavorando di concerto, i dipendenti si sentono più coinvolti, sviluppano una comprensione più chiara degli obiettivi e di come il loro lavoro contribuisce alla strategia aziendale e acquisiscono un maggiore senso di impegno verso il raggiungimento degli obiettivi.
- Utilizza i criteri SMART. Gli obiettivi S.M.A.R.T. sono progettati per fornire una struttura e delle linee guida durante tutto il corso di un progetto e identificare meglio ciò che si desidera realizzare. Questo metodo è particolarmente efficace nella definizione di obiettivi che siano in linea con la strategia aziendale. Ogni criterio deve essere specifico per lo scopo dell'azienda (Specific), misurabile (Measurable), realizzabile (Achievable), rilevante per il successo dell'organizzazione (Relevant) e scaglionato nel tempo (Time phased), il che significa che il valore o i risultati si riferiscono a un periodo predefinito e rilevante.
- Scegli tre obiettivi prioritari e non avere più di tre KPI per obiettivo. Concentrati sul collegamento dei KPI o dei criteri agli obiettivi più diretti e fornisci il maggior numero possibile di prove a supporto.
- Resisti all'impulso di aggiungere altri parametri. I KPI devono essere gestiti attivamente per essere efficaci. Sebbene ci possa essere pressione per aggiungere altri KPI, i parametri devono essere fondamentali per le attività o strettamente collegati agli obiettivi di miglioramento.
- Effettua revisioni strutturate. L'ambiente aziendale e altri fattori cambiano nel tempo, quindi è importante avere un approccio versatile. Potrebbe essere necessario modificare i KPI, ma in tal caso assicurati di garantirne la pertinenza e di mantenere contenuto il numero complessivo di KPI utilizzando criteri SMART.
- Utilizza le revisioni come un'opportunità per condividere i successi. Fare regolarmente il punto della situazione con i membri del team è un'opportunità per riconoscere i lavori ben svolti, mantenere alta la motivazione e chiedere input. Qualora dovessero insorgere problemi, il team può collaborare per trovare idee per riprendere il controllo della situazione.
I 5 elementi di una dashboard dei KPI ben progettata
Il termine dashboard in inglese indica il cruscotto delle auto o la plancia degli aerei: è il punto in cui le funzioni principali vengono monitorate utilizzando rappresentazioni visive. Progettate correttamente, le dashboard dei KPI ti consentono di sapere se la tua azienda ha bisogno di interventi o se opera al massimo delle prestazioni.
Una dashboard dei KPI ben progettata è:
- Facile da leggere e da capire. Raggruppa i dati logicamente per categoria e KPI in un ambiente visivo che consenta una rapida comprensione. Un modo per farlo è prendere spunto dai modelli di pagine web utilizzati dai principali siti ricchi di informazioni come Amazon o Yahoo. Poiché la loro usabilità è continuamente testata da esperti, sono una buona risorsa per le idee di progettazione e navigazione.
- Facile da aggiornare. Scegli una piattaforma intuitiva o una già esistente che funzioni con i tuoi sistemi e il tuo flusso di lavoro man mano che la tua azienda cresce e le condizioni cambiano. La facilità di condurre revisioni, inoltre, agevola un'adozione più diffusa.
- Un magazzino con istantanee sullo stato attuale e sulle tendenze storiche. Utilizzando le categorie che hai identificato e da uno a tre KPI di supporto, sarai in grado di comprendere rapidamente i progressi compiuti, cosa ha funzionato in passato e cosa dovrà accadere per consentirti di raggiungere gli obiettivi in modo efficiente.
- Allineata alle best practice sulla presentazione visiva delle informazioni. "Less is more", quindi elimina il superfluo. Le interfacce del cruscotto nelle auto sono un esempio di progettazione che funziona bene per gli utenti. Usa animazioni o altri elementi visivi solo se contribuiscono alla comprensione.
- Creata per consentire di prendere decisioni a colpo d'occhio. Una buona regola generale è quella di avere non più di sette oggetti su una dashboard, ma la densità di visualizzazione può dipendere dal pubblico e dall'esposizione nel tempo. Chi è alle prime armi potrebbe andare in confusione vedendo i dati tutti insieme, ma probabilmente troverebbe utile dover cliccare meno volte per visualizzare le informazioni correlate mentre impara a usare le dashboard dei KPI.
I tipi di dashboard dei KPI
Ora che conosci i KPI, puoi iniziare a mettere i big data e tutti i membri della tua organizzazione sulla stessa lunghezza d'onda con le visualizzazioni dei dati: tabelle, grafici a linee, grafici a barre e indicatori per tenere traccia dei KPI. La dashboard consoliderà e automatizzerà i molteplici punti dati che fanno crescere la tua azienda.
Esistono tre tipi principali di dashboard:
- Strategica/esecutiva. Manager e dirigenti a tutti i livelli dell'organizzazione possono visualizzare le informazioni di cui hanno bisogno per comprendere lo stato dell'azienda e identificare potenziali opportunità di espansione e miglioramento. Le dashboard strategiche non forniscono tutte le informazioni dettagliate necessarie per prendere decisioni complesse, ma dovrebbero indicare chiaramente le opportunità di condurre ulteriori analisi. Dovrebbero inoltre essere semplici e contenere parametri aggregati.
- Analitica. I dati vengono utilizzati per comprendere le tendenze effettuando confronti tra periodi di riferimento e variabili diversi. Le dashboard analitiche spesso contengono più informazioni rispetto a quelle strategiche e operative e possono essere più complesse di queste ultime, dato che l'obiettivo è la comprensione. Mentre le dashboard analitiche dovrebbero facilitare le interazioni con i dati, inclusa la loro visualizzazione in modo sempre più dettagliato, è importante mantenere la possibilità di confrontare i dati tra periodi di riferimento e variabili diversi.
- Operativa. Queste dashboard monitorano le operazioni in tempo reale per segnalare agli utenti eventuali deviazioni dalla norma. Le dashboard operative dovrebbero inviare agli utenti avvisi specifici e fornire loro le informazioni esatte di cui hanno bisogno per riportare rapidamente le operazioni alla normalità.
Sebbene queste siano le principali categorie/forme delle dashboard, in alcuni casi potrebbe essere necessario utilizzare un ibrido di due tipi. Indipendentemente dal tipo di dashboard dei KPI utilizzata, i manager e il personale dovrebbero essere in grado di ottenere le risposte alle domande in tempo reale e agire con tutti i dati consolidati in un unico posto.
È possibile supportare azioni a breve, medio e lungo termine per KPI e azioni di livello CEO, KPI e azioni a livello di dirigenza e KPI e azioni a livello di dipendente. Testa, valuta, modifica e usa le dashboard in modo coerente per far crescere la tua azienda.
Modello di dashboard dei KPI in Excel
Scarica il modello di dashboard dei KPI
Questo modello Excel di dashboard dei KPI ti permette di visualizzare diversi KPI in formato sia tabellare che grafico. Puoi confrontare i parametri e visualizzare medie e obiettivi per ogni KPI. Esistono grafici per obiettivo e budget effettivo, budget totale, obiettivo ed entrate effettive, entrate totali, margini di profitto e rapporto debito/patrimonio netto.
Questo modello Excel contiene due schede: un foglio per la dashboard dei KPI con tutti i grafici e un altro per i dati relativi ai KPI, in cui è possibile aggiungere e modificare i dati grezzi che compongono la dashboard. Puoi aggiungere le informazioni sui tuoi KPI accedendo alla scheda dei Dati KPI e modificando tutti i numeri in modo che corrispondano alle informazioni sulla tua azienda. Ogni tabella ha anche formule predefinite che consentono di sommare gli elementi di ogni colonna e calcolare altri parametri, come i margini di profitto, le spese nette e altro ancora.
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