Quali sono gli obiettivi SMART nella gestione dei progetti?
Nella gestione dei progetti, gli obiettivi SMART sono traguardi specifici, misurabili, fattibili, rilevanti e limitati nel tempo che guidano la pianificazione e l’esecuzione del progetto. Assicurano che i team siano allineati e lavorino per raggiungere risultati specifici del progetto entro un periodo di tempo stabilito.
A volte chiamati traguardi SMART, gli obiettivi SMART sono utilizzati dai project manager e dai leader per creare e comunicare i risultati desiderati in modo chiaro e misurabile per persone e progetti.
Questi sono i criteri per un obiettivo SMART:
- Specifico: le specifiche sono chiare ed esatte.
- Misurabile: il risultato può essere quantificato o misurato.
- Fattibile: l’obiettivo è realistico da raggiungere.
- Rilevante: la finalità si riferisce agli obiettivi di un particolare progetto o agli obiettivi più ampi all’interno di un’organizzazione.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo include una scadenza o una data entro la quale verrà determinato il successo o il fallimento.
Gli obiettivi SMART sono nati nei primi anni ’80 per aiutare individui e organizzazioni a stabilire traguardi chiari ed efficaci. Il termine SMART è attribuito a George T. Doran, che pubblicò un articolo su Management Review nel 1981 delineando la creazione di obiettivi che fossero specifici, chiari, misurabili, rilevanti e limitati nel tempo. I project manager hanno adottato il concetto per migliorare la pianificazione e l’esecuzione dei progetti creando traguardi chiari e misurabili.
Più di recente, il concetto di obiettivi SMART si è ampliato con lo sviluppo degli OKR (obiettivi e risultati chiave), che prendono il framework SMART e aggiungono un livello di specificità e attenzione ai risultati.
In che modo gli obiettivi SMART aiutano i leader a gestire un progetto?
Gli obiettivi SMART aiutano i team a gestire un progetto fornendo scopi chiari e misurabili su cui lavorare. Ciò consente ai team di allineare i propri sforzi, monitorare i progressi e regolare la rotta secondo necessità per raggiungere i propri traguardi entro un determinato periodo di tempo.
Gli obiettivi SMART possono fornire ai project manager parametri specifici per misurare il successo dei loro progetti e team in ogni fase e milestone. Tenere traccia degli obiettivi nel tempo può anche aiutarti a quantificare i miglioramenti nei processi in progetti simili.
"Gli obiettivi SMART sono un framework per definire, monitorare e raggiungere gli obiettivi del progetto. Aiutano i project manager a garantire che il team stia facendo progressi verso i traguardi generali del progetto", afferma Omer Usanmaz, CEO e co-fondatore di Qooper.
Perché gli obiettivi SMART sono importanti nella gestione dei progetti?
Gli obiettivi SMART sono importanti per la gestione dei progetti perché forniscono chiarezza, attenzione, responsabilità, misurabilità, allineamento e gestione del tempo. Soprattutto, aumentano la probabilità di successo del progetto.
"Gli obiettivi SMART sono un ottimo strumento per aiutare i team di progetto a rimanere concentrati e fornire una chiara tabella di marcia per il successo del progetto. Gli obiettivi SMART comunicano chiaramente le aspettative del progetto agli stakeholder, il che aiuta ad allineare i loro sforzi e a garantire che tutti lavorino verso lo stesso obiettivo", afferma Usanmaz.
Questi sono alcuni dei motivi principali per cui gli obiettivi SMART sono importanti nella gestione dei progetti:
- Chiarezza: gli obiettivi SMART possono aiutare i team a comprendere gli obiettivi e il modo in cui vengono misurati, rendendoli più facili da raggiungere.
- Gestione dell’ambito:
- Obiettivi mirati aiutano i team a gestire requisiti in crescita. “Lo scope creep può essere notevolmente ridotto confrontando le richieste di modifica rispetto agli obiettivi SMART stabiliti inizialmente e valutando se rispettano o meno i criteri degli obiettivi. In caso contrario, le richieste di modifica possono essere rimosse o rinviate di conseguenza", spiega David OBrien, project manager con oltre 25 anni di esperienza nel settore.
- Attenzione: gli obiettivi SMART possono aiutare a priorizzare o evidenziare i fattori più importanti per il successo del progetto.
- Responsabilità: una definizione efficace degli obiettivi può stabilire la responsabilità per compiti e traguardi specifici.
- Misurabilità: gli obiettivi SMART consentono ai team di monitorare i progressi e di utilizzare numeri reali, consentendo loro di segnalare le esigenze future stimate.
- Definizione delle aspettative: gli obiettivi SMART delineano le aspettative del progetto fin dall’inizio, facilitando la comunicazione continua con gli stakeholder. "Il project manager può comunicare in un linguaggio comune con gli stakeholder, conoscendo a pieno le loro priorità", afferma OBrien.
- Allineamento: gli obiettivi SMART allineano gli sforzi dell’intero team di progetto.
- Gestione del tempo: gli obiettivi SMART aiutano nella gestione del tempo stabilendo date di fine chiare per misurare il successo degli obiettivi.
- Maggiore probabilità di successo: gli obiettivi SMART aiutano ad aumentare la probabilità di successo del progetto fornendo uno scopo chiaro su cui i team possono lavorare.
Esempi di obiettivi SMART nella gestione dei progetti
È possibile utilizzare gli obiettivi SMART per migliorare ogni fase del ciclo di vita della gestione dei progetti. Stabilisci obiettivi da migliorare in ogni fase, da una pianificazione del progetto più ponderata a un monitoraggio più efficace del progetto, fino alla chiusura lungimirante del progetto.
Nelle sezioni seguenti approfondiremo alcuni obiettivi SMART per ogni fase del ciclo di vita della gestione dei progetti.
Esempio di obiettivo SMART per la fase di avvio del progetto
Gli obiettivi SMART per la fase di avvio del progetto dovrebbero riguardare l’organizzazione e la raccolta delle informazioni necessarie per avviare il progetto e semplificare tale processo per i progetti futuri.
Ad esempio, potresti impostare un obiettivo SMART per la fase iniziale di migliorare la probabilità di approvazione anticipata dello sponsor inviando un project charter completo entro due settimane dall’inizio di ogni nuovo progetto. Puoi farlo creando o utilizzando un modello di project charter che includa tutte le informazioni necessarie e stabilendo un sistema per documentare queste informazioni per ogni progetto avviato.
- Specifico: l’obiettivo è aumentare le approvazioni degli stakeholder per nuovi progetti utilizzando un modello completo di project charter.
- Misurabile: questo obiettivo è misurabile perché richiederà meno conversazioni e documenti per soddisfare lo sponsor e ottenere la sua approvazione.
- Fattibile: l’obiettivo è fattibile con la creazione o l’utilizzo di un modello completo di project charter.
- Rilevante: l’obiettivo è rilevante perché ridurrà il tempo trascorso nella fase di avvio del progetto e diminuirà la timeline totale del progetto complessivo.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo è limitato nel tempo, con due settimane a disposizione per mettere insieme un charter per ogni nuovo progetto.
Esempio di obiettivo SMART per la fase di pianificazione del progetto
Gli obiettivi SMART per la pianificazione del progetto dovrebbero includere una documentazione completa delle aspettative per un progetto, comprese le timeline, i budget, l’ambito del progetto e la gestione dei rischi. Dovrebbero concentrarsi su strategie di pianificazione efficaci e basarsi su progetti di successo del passato.
Un esempio di obiettivo SMART per la fase di pianificazione è la creazione di un modello di piano di progetto che può essere utilizzato nei progetti futuri per anticipare più accuratamente le esigenze di budget e le timeline, delineare gli ambiti del progetto e identificare i rischi potenziali.
- Specifico: l’obiettivo è creare un modello di piano di progetto personalizzato che possa essere utilizzato per pianificare in modo più accurato i progetti futuri.
- Misurabile: l’obiettivo è misurabile perché saremo in grado di vedere come funziona nel tempo mentre viene utilizzato nei progetti futuri.
- Fattibile: l’obiettivo è fattibile perché molte di queste funzioni sono già in atto; si tratta semplicemente di combinarle in un unico documento condivisibile.
- Rilevante: questo obiettivo è rilevante perché un’accurata pianificazione del progetto è importante per definire le priorità del progetto, il budget a livello aziendale e il successo complessivo del progetto.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo è limitato nel tempo, in quanto il modello di piano di progetto personalizzato deve essere completato e pronto per l’uso entro l’inizio del progetto successivo.
Esempio di obiettivo SMART per la fase di esecuzione del progetto
Gli obiettivi SMART per l’esecuzione del progetto dovrebbero includere processi che rendano più facile per il team completare le attività del progetto. Ciò potrebbe includere la creazione di piani di progetto più dettagliati o frequenti check-in con il team per scoprire gli ostacoli.
Un esempio di obiettivo SMART per la fase di esecuzione del progetto è quello di aumentare la visibilità creando una programmazione del progetto Gantt che elenca ogni attività del progetto, a chi è assegnata e le attività dipendenti.
- Specifico: l’obiettivo è creare una programmazione del progetto che elenchi le attività, le dipendenze e gli assegnatari del progetto e che consenta agli stakeholder di visualizzare lo stato di un progetto a colpo d’occhio.
- Misurabile: l’obiettivo è misurabile perché è completo una volta creata la programmazione.
- Fattibile: questo obiettivo è facilmente fattibile con l’accesso al software di gestione dei progetti o l’uso di un modello di Gantt.
- Rilevante: l’obiettivo è rilevante perché aumenterà la visibilità complessiva del progetto per i membri del team e gli stakeholder.
- Limitato nel tempo: la programmazione deve essere completata prima che le attività vengano assegnate e il progetto abbia inizio.
Esempio di obiettivo SMART per la fase di monitoraggio del progetto
Gli obiettivi SMART per la fase di monitoraggio del progetto dovrebbero concentrarsi sul tracciamento efficace dei progressi del progetto. Ciò potrebbe includere aggiornamenti regolari, modifiche proattive alle procedure e strategie di gestione dei rischi imprevisti.
Un esempio di obiettivo SMART per la fase di monitoraggio è stabilire un processo di monitoraggio del progetto settimanale per verificare l’accuratezza delle timeline e del budget del progetto e aggiornare i documenti del progetto per riflettere la realtà attuale.
- Specifico: l’obiettivo è effettuare controlli settimanali dello stato di un progetto e aggiornare il budget e i documenti sulla timeline per riflettere la realtà attuale.
- Misurabile: questo obiettivo è misurabile perché ci sarà una registrazione settimanale di aggiornamenti ai documenti del progetto, quando richiesto.
- Fattibile: questo obiettivo è facilmente fattibile se il project manager si prende del tempo nel suo programma per controllare lo stato e aggiornare i documenti del progetto ogni settimana.
- Rilevante: il progetto consentirà agli stakeholder di controllare lo stato di un progetto in qualsiasi momento facendo riferimento a documenti aggiornati, liberando il project manager in modo che possa completare altre attività.
- Limitato nel tempo: questo obiettivo deve essere implementato all’inizio della fase di monitoraggio del progetto.
Esempio di obiettivo SMART per la fase di chiusura del progetto
Gli obiettivi SMART per la chiusura del progetto dovrebbero essere incentrati sulla valutazione del successo o del fallimento, per documentare le lezioni apprese e garantire che i dati del progetto siano organizzati e accessibili per consultazioni future.
Un esempio di obiettivo SMART per la chiusura del progetto è quello di tenere un meeting sulle lezioni apprese dopo la fine di ogni progetto e di documentare tali lezioni in modo che possano essere consultate da futuri team su progetti simili.
- Specifico: l’obiettivo è tenere un meeting sulle lezioni apprese dopo ogni progetto e garantire che tali lezioni siano documentate e archiviate, per un facile recupero.
- Misurabile: l’obiettivo è misurabile perché viene raggiunto quando il meeting è concluso e le note del meeting sono documentate e archiviate.
- Fattibile: questo obiettivo è fattibile perché il project manager può trovare il tempo per imparare come tenere un meeting sulle lezioni apprese e come documentarle per i progetti futuri.
- Rilevante: questo obiettivo è rilevante perché garantisce che le conoscenze acquisite attraverso i progetti possano essere passate ai team su progetti futuri, aumentando le loro possibilità di successo.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo è limitato nel tempo perché un meeting sulle lezioni apprese dovrebbe tenersi entro due settimane dalla fine ufficiale di un progetto.
Foglio riassuntivo sugli obiettivi SMART per la gestione dei progetti
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Utilizza questo foglio riassuntivo sugli obiettivi SMART per la gestione dei progetti per consultare esempi di obiettivi SMART per ogni fase del ciclo di vita della gestione dei progetti. Copia e incolla per utilizzare questi esempi così come sono o modificali direttamente nel modello per personalizzarli in base alle tue esigenze. Questo foglio riassuntivo include anche un promemoria dei fattori da considerare quando si creano i propri obiettivi SMART per ogni fase del ciclo di vita della gestione dei progetti.
Modello di obiettivi SMART per la gestione dei progetti
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Usa questo modello di obiettivi SMART per delineare i tuoi obiettivi e assicurarti che siano specifici, misurabili, fattibili, rilevanti e limitati nel tempo. Questo modello colorato offre molto spazio per scrivere note e include utili istruzioni per ogni elemento SMART per iniziare a pensare agli obiettivi del progetto. Questo modello è completamente personalizzabile e può essere utilizzato per gli obiettivi di progetto in tutti i settori.
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Usa questo modello di slide sugli obiettivi SMART per la gestione dei progetti per presentare facilmente i tuoi obiettivi SMART al team. Questo modello colorato include uno spazio per descrivere tutti gli elementi del tuo obiettivo SMART in un unico posto, con un aspetto professionale. Questo modello è completamente modificabile e personalizzabile e può essere utilizzato dai project manager di qualsiasi azienda.
Come definire gli obiettivi SMART come project manager
Per definire gli obiettivi SMART come project manager, identifica innanzitutto il risultato specifico del tuo obiettivo. Assicurati che i tuoi obiettivi siano misurabili, fattibili e pertinenti ai traguardi generali. Infine, stabilisci una scadenza per raggiungerli.
Questi sono i passaggi che i project manager possono seguire per definire gli obiettivi SMART per il loro team:
- Identifica l’obiettivo: indica chiaramente cosa vorresti raggiungere con il tuo obiettivo. Qual è il risultato desiderato?
- Definisci criteri misurabili: determina i parametri che utilizzerai per misurare il successo o il fallimento del tuo obiettivo e tenere traccia dei progressi.
- Assicurati che l’obiettivo sia fattibile: esamina le risorse che hai a disposizione e stabilisci se l’obiettivo è fattibile. Se le risorse non sono disponibili, vedi se ci sono altri modi per raggiungere l’obiettivo in modo soddisfacente.
- Assicurati che l’obiettivo sia rilevante per la missione complessiva del progetto: gli obiettivi devono essere correlati ai progetti attuali o completati oppure devono essere allineati con gli obiettivi generali dell’organizzazione.
- Imposta una scadenza per raggiungere l’obiettivo: scegli quando determinare se hai raggiunto o meno l’obiettivo e misurane il successo.
- Adatta in base alle necessità: spesso i project manager possono migliorare gli obiettivi SMART e utilizzarli per progetti simili in futuro. "Non aver paura di chiedere feedback agli altri", suggerisce Usanmaz. "Gli stakeholder potrebbero avere informazioni preziose che possono aiutarti a scegliere obiettivi SMART più efficaci."
Per saperne di più, leggi questa guida completa alla stesura degli obiettivi SMART.
Esempi di obiettivi SMART per project manager
Gli obiettivi SMART per i project manager dovrebbero concentrarsi sul miglioramento dei processi, sul team building e la gestione e sulla garanzia di completamento del progetto. Di seguito analizzeremo 16 diversi obiettivi SMART per project manager.
1. Aumenta la produzione: il nostro team di redazione quest’anno aumenterà la produzione degli articoli pubblicati del 10%, riducendo il tempo trascorso in meeting e semplificando i processi esistenti.
- Specifico: l’obiettivo è aumentare il numero di articoli pubblicati del 10% rispetto all’anno precedente, riducendo il tempo trascorso in meeting e rendendo i processi più efficienti.
- Misurabile: l’obiettivo è misurabile perché la produzione totale di ogni anno è misurabile.
- Fattibile: questo obiettivo è fattibile fintanto che possiamo reindirizzare il tempo del team dal meeting e dai processi inefficienti.
- Rilevante: questo obiettivo è rilevante in quanto un aumento del 10% della produzione si traduce direttamente in un aumento dei profitti per l’azienda
- Limitato nel tempo: questo obiettivo verrà misurato alla fine dell’anno.
2. Migliora il processo di reporting: il project manager migliorerà il processo di reporting sullo stato del progetto creando dashboard in tempo reale accessibili agli stakeholder. Questo nuovo processo sarà implementato durante la fase di pianificazione del prossimo progetto.
- Specifico: l’obiettivo è migliorare il processo di reporting sullo stato creando dashboard per ogni nuovo progetto.
- Misurabile: i progressi di questo obiettivo possono essere misurati in base al tempo risparmiato nel rispondere alle richieste di aggiornamento e nella stesura di report sullo stato.
- Fattibile: questo obiettivo è fattibile utilizzando un software di gestione dei progetti o modelli di dashboard.
- Rilevante: questo obiettivo è rilevante perché farà risparmiare tempo al project manager e agli stakeholder, che altrimenti verrebbe speso per chiedere e redigere aggiornamenti sullo stato.
- Limitato nel tempo: questo obiettivo sarà completato durante la fase di pianificazione di ogni progetto successivo.
3. Sviluppa le competenze dei membri del team: il project manager dedicherà tempo allo sviluppo delle competenze delle persone del team. I dipendenti senior faranno da mentore a un membro del team meno esperto in un progetto almeno una volta all’anno per migliorare le competenze dei nuovi dipendenti.
- Specifico: l’obiettivo è che i dipendenti senior facciano da mentore ai nuovi membri del team per sviluppare le loro competenze e tramandare le informazioni passate.
- Misurabile: questo obiettivo è misurabile perché è possibile monitorare e confrontare l’output dei nuovi dipendenti che eseguono processi specifici.
- Fattibile: questo obiettivo è fattibile limitando le relazioni con il mentore a una all’anno, in modo da non sopraffare i membri del team più esperti.
- Rilevante: questo obiettivo è rilevante perché le conoscenze istituzionali andranno perse se non si incoraggiano i nuovi dipendenti a imparare da quelli esistenti.
- Limitato nel tempo: questo obiettivo è limitato nel tempo perché ogni dipendente senior farà da mentore a un nuovo dipendente ogni anno.
4. Prova nuovi strumenti di gestione dei progetti: una volta a trimestre, il project manager prova un nuovo strumento o modello di tecnologia che consente di risparmiare tempo. Se lo strumento riesce a far risparmiare tempo in modo significativo, lo implementerà nei processi futuri.
- Specifico: l’obiettivo è provare nuove tecnologie o modelli e vedere se vale la pena implementarli su larga scala.
- Misurabile: questo obiettivo è misurabile provando un nuovo strumento o modello per trimestre.
- Fattibile: questo obiettivo è fattibile utilizzando prove gratuite di nuovi software e modelli gratuiti di gestione dei progetti da tutto il web.
- Rilevante: questo obiettivo è rilevante perché aiuta il project manager a rimanere aggiornato sulle ultime tecnologie e pratiche, che possono migliorare l’efficienza complessiva e la produttività nella gestione dei progetti.
- Limitato nel tempo: questo obiettivo è limitato nel tempo perché il project manager ha a disposizione un trimestre per provare ogni nuovo modello o tecnologia.
5. Esegui un audit di processo: il project manager eseguirà un audit di tutti i flussi di lavoro del processo del progetto una volta all’anno per garantire che siano efficienti e rimangano necessari.
- Specifico: l’obiettivo è eseguire un audit di processo una volta all’anno.
- Misurabile: l’obiettivo è misurabile perché il numero di processi documentati è noto e può essere spuntato da un elenco man mano che i processi vengono completati.
- Fattibile: questo obiettivo è fattibile con l’aiuto di un piccolo team.
- Rilevante: l’obiettivo è quello di garantire che i team di progetto operino nel modo più efficiente possibile.
- Limitato nel tempo: l’audit viene eseguito una volta all’anno.
6. Pianifica regolarmente eventi di team building: il project manager programmerà eventi trimestrali per favorire il team building e la coesione.
- Specifico: l’obiettivo è pianificare ed eseguire un evento di team building una volta a trimestre.
- Misurabile: l’obiettivo viene raggiunto man mano che si verifica ogni evento.
- Fattibile: questo obiettivo è fattibile con il tempo e il budget allocati per l’organizzatore dell’evento.
- Rilevante: l’obiettivo è rilevante perché i team più coesi ottengono risultati migliori nei progetti.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo deve essere raggiunto una volta a trimestre.
7. Trova nuovi fornitori o partner commerciali: il project manager identificherà e valuterà un nuovo fornitore o agenzia di terze parti per supportare le operazioni del proprio team entro la fine del trimestre successivo.
- Specifico: l’obiettivo è identificare e valutare un nuovo fornitore o agenzia per supportare il team nelle sue operazioni.
- Misurabile: è misurabile perché il project manager monitorerà il periodo di valutazione rispetto ai propri requisiti.
- Fattibile: l’obiettivo è fattibile perché probabilmente ci saranno molti fornitori tra cui scegliere e valutarli è ragionevole nel periodo di tempo stabilito.
- Rilevante: è rilevante perché il team è attualmente sovraccarico e può rivolgersi a un’agenzia per liberare tempo da dedicare ad attività più importanti.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo deve essere raggiunto alla fine del trimestre successivo.
8. Aumenta la soddisfazione dei clienti riducendo i tempi di risposta aziendali: entro il prossimo trimestre, il project manager guiderà il team del servizio clienti nella riduzione del tempo di risposta alle richieste dei clienti del 20% rispetto all’attuale tempo di risposta medio.
- Specifico: l’obiettivo è ridurre il tempo tra la richiesta del cliente e la risposta dei dipendenti di almeno il 20%.
- Misurabile: l’obiettivo è misurabile confrontando i vecchi e i nuovi tempi medi di risposta dopo l’implementazione delle modifiche.
- Fattibile: l’obiettivo è fattibile utilizzando risposte automatiche e inoltrando le richieste direttamente alle caselle di posta in arrivo.
- Rilevante: l’obiettivo è rilevante perché l’attuale feedback negativo dei clienti riguarda comunemente il tempo trascorso in attesa di una risposta.
- Limitato nel tempo: questi nuovi approcci saranno implementati entro il trimestre successivo.
9. Riduci il tempo che il team trascorre in meeting: il project manager ridurrà il tempo che ogni membro del team trascorre in meeting di 10 ore al mese entro la fine del mese.
- Specifico: l’obiettivo è ridurre di 10 ore al mese il tempo che il team trascorre in meeting.
- Misurabile: l’obiettivo è facilmente misurabile confrontando il tempo trascorso in meeting all’inizio del mese con il tempo trascorso in meeting dopo che le modifiche sono state implementate.
- Fattibile: questo obiettivo è fattibile facendo un uso più efficiente del tempo attualmente dedicato ai meeting per ridurre il numero di meeting necessari.
- Rilevante: è rilevante perché il team è attualmente interessato alla quantità di tempo che trascorre ogni settimana in meeting piuttosto che a eseguire attività.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo deve essere raggiunto alla fine del mese.
10. Migliora l’efficienza dei meeting del team: il project manager renderà i meeting settimanali del team più efficienti utilizzando un ordine del giorno popolato dal team con gli argomenti più importanti. Questa modifica entrerà in vigore a partire dal prossimo meeting del team.
- Specifico: l’obiettivo è rendere più produttivo il tempo trascorso in meeting settimanali del team utilizzando un ordine del giorno creato dal team per ogni meeting.
- Misurabile: l’obiettivo è misurabile perché i team possono confrontare il tempo impiegato per decidere cosa trattare in ogni meeting prima e dopo l’implementazione dell’ordine del giorno.
- Fattibile: questo obiettivo è facilmente fattibile creando un documento condiviso a cui i membri del team possano aggiungere elementi all’ordine del giorno prima di ogni meeting programmato.
- Rilevante: l’obiettivo è rilevante perché il team trascorre attualmente i primi 10 minuti di ogni meeting a mettere in campo suggerimenti su cosa trattare nel meeting.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo è limitato nel tempo perché inizierà al prossimo meeting del team programmato.
11. Migliora la comunicazione e la collaborazione del team: il project manager aumenterà l’efficacia della comunicazione del team incoraggiando l’uso di uno strumento di comunicazione asincrona e impostando regolari check-in individuali entro la fine del mese.
- Specifico: l’obiettivo è aumentare l’efficacia della comunicazione del team.
- Misurabile: questo obiettivo è misurabile monitorando il numero di membri del team che utilizzano attivamente il nuovo strumento e che partecipano ai check-in.
- Fattibile: l’obiettivo è fattibile perché ci sono molti strumenti asincroni collaudati tra cui scegliere ed è facile impostare una cadenza di check-in regolare in base alle programmazioni del team.
- Rilevante: questo obiettivo è rilevante perché migliorerà la collaborazione tra i membri del team e ridurrà i messaggi duplicati su più piattaforme.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo è limitato nel tempo perché deve essere completato entro la fine del mese.
12. Migliora la produttività e le prestazioni del team: il project manager utilizzerà il nuovo software di gestione dei progetti dell’azienda per creare un nuovo sistema di gestione delle attività e migliorare la produttività e le prestazioni del team sul progetto successivo.
- Specifico: l’obiettivo è aumentare la produttività e le prestazioni del team sul progetto successivo utilizzando un nuovo strumento di gestione dei progetti.
- Misurabile: l’obiettivo è misurabile confrontando la quantità di tempo trascorso su fasi e attività del progetto simili prima e dopo l’implementazione del nuovo strumento.
- Fattibile: questo obiettivo è fattibile utilizzando il nuovo software già approvato dall’azienda per creare assegnazioni e promemoria automatici delle attività.
- Rilevante: l’obiettivo è rilevante perché l’azienda ha acquistato questo software perché venga utilizzato dai team di progetto per aumentare la loro efficienza.
- Limitato nel tempo: il nuovo sistema di gestione delle attività deve essere configurato prima dell’inizio del progetto successivo.
13. Raggiungi gli obiettivi del progetto entro i vincoli presenti: entro il mese successivo, il project manager creerà un modello di piano di gestione dei rischi che può essere utilizzato per raggiungere gli obiettivi del progetto entro i vincoli presenti.
- Specifico: l’obiettivo è creare un modello di piano di gestione dei rischi che possa aiutare il team a raggiungere gli obiettivi del progetto entro determinati vincoli.
- Misurabile: questo obiettivo è misurabile confrontando le effettive esigenze del progetto con i vincoli entro i quali sono destinate a rimanere.
- Fattibile: l’obiettivo è fattibile utilizzando modelli di piani di gestione dei rischi e personalizzandoli per soddisfare le esigenze del progetto.
- Rilevante: questo obiettivo è rilevante perché rimanere entro i vincoli consente all’azienda di prevedere in modo più accurato le esigenze di budget e programmazione.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo sarà completato entro il mese successivo.
14. Rimani proattivo per mitigare i rischi: il project manager utilizzerà un piano di gestione dei rischi ed eseguirà valutazioni periodiche dei rischi durante ogni fase del progetto per anticipare e mitigare i rischi.
- Specifico: l’obiettivo è utilizzare le valutazioni dei rischi e un piano di gestione dei rischi per rispondere in modo proattivo ai rischi del progetto.
- Misurabile: l’obiettivo è misurabile perché il team può monitorare il numero di rischi identificati, la gravità di ciascun rischio e l’efficacia delle strategie di mitigazione del rischio implementate.
- Fattibile: l’obiettivo è fattibile perché le valutazioni dei rischi e i piani di gestione del rischio si sono dimostrati in grado di aiutare ad affrontare i rischi in anticipo.
- Rilevante: questo obiettivo è rilevante perché mitigare i rischi fa risparmiare tempo e denaro all’azienda sul lungo termine.
- Limitato nel tempo: il piano di gestione dei rischi deve essere completato all’inizio di ogni progetto e le valutazioni dei rischi devono essere effettuate in occasione di ogni nuova fase del progetto.
15. Allinea gli obiettivi del progetto con gli obiettivi aziendali: il project manager si assicurerà che gli obiettivi del progetto siano in linea con gli obiettivi della leadership per l’azienda, delineando chiaramente gli obiettivi del progetto con un piano all’inizio di ogni progetto.
- Specifico: l’obiettivo è creare un piano di progetto che delinei gli obiettivi del progetto e li confronti con gli obiettivi generali dell’azienda per garantire l’allineamento.
- Misurabile: l’obiettivo è misurabile perché il project manager creerà uno schema per ciascuno degli obiettivi dichiarati dell’organizzazione.
- Fattibile: l’obiettivo è fattibile se c’è una solida comprensione degli obiettivi organizzativi e un piano di progetto che include una chiara dichiarazione degli obiettivi.
- Rilevante: l’obiettivo è rilevante perché i progetti che si allineano agli obiettivi aziendali hanno maggiori probabilità di avere il sostegno della leadership e hanno quindi maggiori probabilità di successo.
- Limitato nel tempo: il project manager creerà una dichiarazione degli obiettivi e la allineerà agli obiettivi aziendali all’inizio di ogni progetto.
16. Gestisci le aspettative degli stakeholder: il project manager creerà un piano di comunicazione del progetto durante la fase di pianificazione di ogni progetto per stabilire la frequenza e il dettaglio della comunicazione con ogni stakeholder del progetto.
- Specifico: l’obiettivo è creare un piano di comunicazione del progetto per aiutare a gestire le aspettative degli stakeholder durante ogni fase del progetto.
- Misurabile: l’obiettivo viene misurato confrontando il feedback degli stakeholder sui progetti precedenti con il loro feedback una volta implementato il cambiamento.
- Fattibile: l’obiettivo è fattibile utilizzando un modello di piano di comunicazione e personalizzandolo per soddisfare le esigenze del progetto.
- Rilevante: l’obiettivo è rilevante perché gestire le aspettative degli stakeholder fin dall’inizio aiuta a risparmiare il tempo dedicato a porre e rispondere a domande relative allo stato di un progetto.
- Limitato nel tempo: il team di progetto crea il piano di comunicazione durante la fase di pianificazione di ogni progetto.
Foglio riassuntivo sugli obiettivi SMART per project manager
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Questo foglio riassuntivo include ciascuno dei 16 esempi di obiettivi SMART per project manager delineati in questo articolo. Copia e incolla facilmente questi obiettivi nei tuoi documenti da utilizzare nel tuo lavoro e personalizzali per adattarli alle esigenze del tuo progetto. Questo foglio riassuntivo è completamente modificabile, quindi puoi utilizzare gli esempi così come sono scritti o modificarli in modo che riflettano la tua situazione individuale.
Esempi di obiettivi professionali per la gestione dei progetti
Molti tipi diversi di obiettivi professionali possono avvantaggiare coloro che sono interessati a fare carriera nella gestione dei progetti. Includono l’aggiornamento delle competenze, l’esecuzione di progetti ad alto impatto, la partecipazione a workshop e altro ancora.
Di seguito analizzeremo sette obiettivi SMART per favorire l’avanzamento professionale nel campo della gestione dei progetti:
1. Certifica le tue competenze di gestione dei progetti: il project manager completerà un corso di formazione e otterrà la certificazione in un nuovo software o competenza di gestione dei progetti entro la fine dell’anno.
- Specifico: l’obiettivo è completare un corso di gestione dei progetti e ricevere una certificazione.
- Misurabile: l’obiettivo è misurato dal completamento del corso sulle competenze e dal superamento dell’esame finale di certificazione.
- Fattibile: questo obiettivo è fattibile perché numerose organizzazioni offrono formazione e certificazioni sulla gestione dei progetti rilevanti per l’organizzazione.
- Rilevante: l’obiettivo è rilevante perché le certificazioni servono come prova di competenza, il che aumenta la fiducia dei team di progetto e la probabilità di successo del progetto.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo deve essere raggiunto entro la fine dell’anno solare.
2. Lavora sulle competenze trasversali e migliora il feedback del team: il project manager aumenterà il punteggio medio di feedback dei dipendenti del 20% nel prossimo sondaggio annuale sui dipendenti, migliorando le loro competenze trasversali.
- Specifico: l’obiettivo è aumentare del 20% il punteggio di feedback del project manager da parte dei membri del team rispetto al sondaggio annuale successivo dei dipendenti.
- Misurabile: l’obiettivo è misurabile confrontando il punteggio dell’anno scorso con quello di quest’anno e monitorando la differenza.
- Fattibile: questo obiettivo è fattibile praticando competenze trasversali come l’ascolto proattivo e la costruzione di relazioni positive con il team.
- Rilevante: l’obiettivo è rilevante perché i team che si sentono a loro agio con il proprio project manager sono più coesi e comunicano in modo più efficace.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo deve essere raggiunto entro il prossimo sondaggio annuale di feedback dei dipendenti.
3. Bilancia le esigenze dei dipendenti con le esigenze aziendali: durante la fase di pianificazione, il project manager creerà un calendario condiviso per il team che sovrappone il tempo di assenza di ciascun dipendente sulla programmazione del progetto per aiutare a identificare le lacune e bilanciare le esigenze del team con le esigenze del progetto.
- Specifico: l’obiettivo è creare un calendario condiviso che sovrapponga le assenze dei dipendenti sulla programmazione del progetto per identificare quando potrebbe essere necessario un aiuto per coprire i periodi scoperti.
- Misurabile: l’obiettivo viene misurato mediante la creazione di un calendario e una programmazione del progetto condivisi.
- Fattibile: questo obiettivo è fattibile utilizzando calendari online condivisi e strumenti di programmazione dei progetti.
- Rilevante: l’obiettivo è rilevante perché la creazione di questo sistema di calendario aiuterà a evitare situazioni in cui sono richieste attività critiche del progetto durante il tempo di assenza programmato di un dipendente.
- Limitato nel tempo: la programmazione verrà creata durante la fase di pianificazione del progetto.
4. Esegui progetti ad alto impatto: prima del lancio del progetto successivo, il project manager identificherà e priorizzerà i progetti ad alto impatto che si allineano agli obiettivi strategici dell’organizzazione e hanno l’impatto più significativo sull’azienda nel suo complesso.
- Specifico: il project manager identificherà e stabilirà le priorità dei progetti con il maggiore impatto sull’azienda.
- Misurabile: questo obiettivo è misurabile utilizzando matrici di priorizzazione per confrontare la priorità dei progetti e il loro potenziale impatto sul business.
- Fattibile: questo obiettivo è fattibile perché la priorizzazione dei progetti ti aiuta a classificare i potenziali progetti in base a qualsiasi criterio tu scelga, incluso l’impatto aziendale.
- Rilevante: l’obiettivo è rilevante perché il project manager può garantire che le risorse siano allocate ai progetti che avranno l’impatto più significativo sull’azienda nel suo complesso.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo è limitato nel tempo perché deve essere eseguito prima del lancio del progetto successivo.
5. Offri il maggior valore possibile all’azienda all’interno del tuo ruolo: prima della successiva revisione annuale dei dipendenti, il project manager identificherà le aree di miglioramento, stabilirà traguardi chiari e implementerà le best practice nel proprio lavoro per offrire il maggior valore possibile all’azienda.
- Specifico: l’obiettivo è che il project manager identifichi le opportunità di miglioramento nel proprio lavoro e implementi le best practice per migliorare.
- Misurabile: l’obiettivo è misurabile confrontando parametri come il rispetto del budget e della programmazione, il feedback del team e la soddisfazione degli stakeholder nel tempo.
- Fattibile: l’obiettivo è fattibile utilizzando un’analisi SWOT per analizzare i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce attuali nel loro ruolo di project manager e lavorando con i leader per migliorare nelle aree identificate.
- Rilevante: questa finalità è rilevante perché identificare in modo proattivo le aree di debolezza e lavorare per migliorarle dimostra alla leadership che sei un dipendente prezioso che vale la pena considerare per le opportunità di avanzamento.
- Limitato nel tempo: il project manager completerà questa iniziativa prima della revisione annuale successiva.
6. Rimani aggiornato sulle novità del settore: il project manager leggerà cinque newsletter o articoli ogni settimana sulle novità del settore per rimanere aggiornato sulle tendenze e le best practice.
- Specifico: l’obiettivo è leggere le newsletter e gli articoli relativi alle novità e alle best practice del settore.
- Misurabile: l’obiettivo è misurabile tenendo traccia del numero di articoli e newsletter letti a settimana.
- Fattibile: questo obiettivo è facilmente fattibile riservando 15 minuti al giorno per trovare e leggere articoli e newsletter sul web.
- Rilevante: l’obiettivo è rilevante perché tenersi aggiornati sulle attuali novità e best practice del settore aiuta i project manager a rimanere informati e ad operare in modo efficiente.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo è limitato nel tempo a cinque articoli a settimana, da ripetere ogni settimana.
7. Partecipa a workshop e fiere di settore: per garantire che il project manager conosca i software i più recenti, le competenze e le best practice del settore, parteciperà a una fiera ogni anno e prenderà parte a due workshop mentre è lì.
- Specifico: l’obiettivo è partecipare a una fiera del settore e a corsi su competenze o workshop informativi.
- Misurabile: l’obiettivo viene misurato tenendo traccia delle fiere e dei workshop frequentati ogni anno.
- Fattibile: questo obiettivo è fattibile perché ci sono numerose fiere e workshop tra cui scegliere, molti dei quali offrono anche la partecipazione virtuale.
- Rilevante: l’obiettivo è rilevante perché le fiere e i workshop sono alcuni dei luoghi migliori per scoprire tecnologie all’avanguardia e nuovi processi relativi al tuo settore.
- Limitato nel tempo: l’obiettivo sarà raggiunto ogni anno prima della fine dell’anno solare.
Obiettivi SMART e traguardi SMART nella gestione dei progetti
I termini "obiettivi SMART" e "traguardi SMART" sono spesso utilizzati in modo intercambiabile, ma i traguardi sono più specifici e correlati a determinati deliverable del progetto, mentre gli obiettivi sono più ampi e si riferiscono al successo complessivo del progetto.
Un esempio di obiettivo SMART potrebbe essere quello di ridurre di una settimana il tempo necessario per la pianificazione complessiva della prossima campagna di marketing. Un esempio di traguardo SMART potrebbe essere quello di ridurre il tempo necessario per scrivere un piano di progetto di campagna marketing a cinque giorni.
Suggerimenti e best practice sugli obiettivi SMART per la gestione dei progetti
Esistono diverse best practice per la creazione di obiettivi SMART nella gestione dei progetti che si sono dimostrate efficaci. Ad esempio, mantenere gli obiettivi centrati, comunicarli al team e rivedere gli obiettivi continuativi.
Ecco alcune best practice e suggerimenti comprovati sulla definizione di obiettivi SMART per i project manager, scritti da esperti:
- Gli obiettivi devono essere chiari: utilizza il framework SMART come guida per scrivere i tuoi obiettivi. Mantienili specifici, misurabili, fattibili, rilevanti e limitati nel tempo per garantire che siano il più mirati possibile. "Concentrati su una parte dell’acronimo SMART alla volta. A me piace concentrarmi prima sul "tempo". Una volta che il progetto diventa limitato nel tempo, possiamo diventare più specifici con i requisiti e renderli misurabili. Non essere troppo rigido nel tuo approccio", consiglia OBrien.
- Comunica i tuoi obiettivi: parte della creazione degli obiettivi è la loro condivisione con il team. La condivisione degli obiettivi con gli altri aiuterà a responsabilizzare te e il tuo team.
- Rivedi gli obiettivi continuativi: alcuni obiettivi SMART sono continuativi, il che significa che dovrebbero essere raggiunti regolarmente, mese dopo mese o anno dopo anno. Andrew Lokenauth, fondatore di Fluent in Finance, incoraggia i project manager a rivedere i loro obiettivi continuativi e ad assicurarsi che siano comunque in linea con gli obiettivi generali dell’azienda. "Assicurati che ogni obiettivo sia allineato con la visione complessiva del progetto e sia rilevante per le esigenze dell’organizzazione. Usa i dati e le esperienze precedenti per informare il processo decisionale e valuta e adatta costantemente gli obiettivi secondo le necessità", afferma.
- Adattali in base alle necessità: a volte, potresti scoprire che un obiettivo non è realistico o che il tuo arco di tempo è troppo lungo o troppo breve. Non aver paura di rivedere i tuoi obiettivi secondo necessità in modo che siano fattibili entro i parametri impostati. "Ad esempio se l’arco temporale non consente l’ambito, non aver paura di chiedere quali siano le priorità degli stakeholder: se il tempo o l’ambito. Uno potrebbe doversi adattare all’altro. Alla fine, il progetto deve essere realistico per essere realizzabile", spiega OBrien.
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