Modelli per la presentazione e il monitoraggio del progetto
I modelli seguenti includono fogli, widget e schemi che possono aiutarti a presentare una panoramica del progetto agli stakeholder. Questi modelli consentono inoltre di monitorare i progressi durante l'esecuzione del progetto.
Modello di schema del piano di project management
Un piano di project management completo include molti piani e documenti necessari per la buona riuscita di un progetto. I sottodocumenti del piano di progetto possono essere costituiti dall'ambito del progetto, dalla struttura di ripartizione del lavoro, dall'elenco delle milestone e altro ancora. Questo modello di piano di project management fornisce anche uno schema, in modo da poter includere tutti i dettagli del piano in un unico documento oppure allegare o collegare documenti di pianificazione separati.
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Scarica il grafico del calendario con requisiti delle risorse
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Modello di dashboard del piano di gestione del progetto
Un pannello di controllo fornisce ai project manager, alle parti interessate e ai membri del team un mezzo pratico per visualizzare i riepiloghi di metriche importanti. Questo modello di piano di progetto integrato include un elenco di attività che aggiorna un diagramma di Gantt corrispondente all'inizio e al completamento delle attività. Il modello offre anche un widget per riepilogare lo stato delle attività, le spese del progetto e le voci in sospeso.
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Modello di piano di progetto integrato
Potrebbe essere necessaria una descrizione a parole delle parti o di tutto il piano di progetto. Tuttavia, una rappresentazione visiva può far capire come gli aspetti del progetto si relazionano tra loro e con la programmazione. Con questo modello di piano di progetto integrato, scegli un grafico di Gantt o una timeline statica. Quindi, completa l'elenco delle attività, elenca le parti responsabili e aggiungi le date di scadenza. Il modello include anche un foglio relativo alla baseline dei costi e un foglio relativo al piano di comunicazione.
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Modello di piano di project management
Questo modello personalizzabile suggerisce gli elementi da preparare per implementare il tuo progetto e fornisce uno spazio per la data di scadenza di ogni elemento. Inoltre, puoi trovare sezioni per la fase di approvazione del progetto, la pianificazione e l'esecuzione del progetto e la chiusura del progetto.
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Modelli per la ricerca e la preparazione di un piano di progetto
I seguenti modelli di pianificazione per il project management possono aiutarti a individuare e documentare le attività e le risorse necessarie per completare un progetto.
Modello di descrizione dell'ambito del progetto
L'ambito del progetto definisce i deliverable e le risorse necessarie per completarli. Identificando questi elementi prima dell'inizio del progetto, si riducono le probabilità di alterazione dell'ambito, in cui le aspettative e i budget si espandono senza limiti. Quando descrivi l'ambito di un progetto, fai riferimento agli obiettivi del progetto, alle dichiarazioni degli obiettivi e al project charter. Se sei un fornitore che prepara un piano di progetto, puoi invece fare riferimento alla descrizione del lavoro che hai ricevuto con la richiesta di proposta.
Il modello di ambito del progetto riportato di seguito descrive nel dettaglio quanto segue: i deliverable del progetto; le ipotesi di progetto; ciò che non rientra nell'ambito del progetto; i vincoli normativi, di tempo, budget, qualità e risorse; le attività da svolgere per creare i deliverable. In questo modello, puoi descrivere le attività senza un documento separato relativo alla struttura di ripartizione del lavoro oppure utilizzare modello di struttura di ripartizione del lavoro riportato di seguito.
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Modello di diagramma per la struttura di ripartizione del lavoro
La struttura di ripartizione del lavoro fornisce uno strumento visivo per comprendere come è possibile realizzare un progetto. Inizia inserendo l'obiettivo o il deliverable in alto e poi suddividi lo sforzo necessario in attività sempre più piccole. Una struttura di ripartizione del lavoro si concentra sulle attività e sui deliverable, ma integra la pianificazione del progetto, che offre una visione generale del lavoro richiesto nel tempo. Alcuni esperti di project management sostengono che la leadership tragga i maggiori benefici dalle programmazioni, mentre la struttura di ripartizione del lavoro aiuta i team e i singoli individui. Questo modello offre un diagramma da compilare e un modello di elenco delle attività. Utilizza entrambi i formati con il modello di ambito di lavoro.
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Modello di piano per la gestione degli stakeholder
L'analisi degli stakeholder identifica persone e gruppi con un potenziale interesse per il progetto, determina la portata del loro interesse e il loro grado di possibile influenza e cerca di comprendere i mezzi migliori per comunicare con tali persone e gruppi in merito al progetto. L'analisi degli stakeholder rappresenta una base significativa per il piano di comunicazione del progetto.
Questo modello di gestione degli stakeholder offre spazio per elencare gli stakeholder, descrivere il loro ruolo nell'organizzazione e nel progetto, identificare i tipi di attività del progetto che potrebbero riguardarli, definire il loro livello di impegno e indicare le ragioni del loro interesse per il progetto. Un foglio di questo modello include una matrice di analisi degli stakeholder, in modo da poter creare una valutazione visiva del livello di impegno e di influenza di ogni stakeholder.
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Modello di stima dei costi e definizione del budget previsto
Utilizza questo modello di stima dei costi e definizione del budget per documentare il processo di definizione e, se necessario, di adeguamento del budget. Il modello fornisce una tabella per identificare chi può approvare le deroghe ai limiti di spesa e uno spazio per descrivere la procedura di budgeting, la procedura di baseline dei costi, la procedura di modifica e il budget proposto.
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Modelli di valutazione dei rischi
Le organizzazioni sono esposte a rischi, e anche i progetti sono soggetti a problemi, come gli incidenti, l'alterazione dell'ambito o i problemi di fornitura o di qualità dei fornitori. Questo modello di valutazione dei rischi si concentra sui rischi relativi alle scadenze di attività e progetti, ma per affrontare anche altri rischi puoi personalizzare il modello scaricabile al link riportato di seguito. Nella tabella delle attività, il modello riporta in dettaglio la descrizione, la scadenza, il livello di rischio e lo stato dell'attività, mentre le statistiche del progetto sono nella tabella dello stato e delle priorità.
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Modello di piano delle risorse del progetto
Un piano delle risorse elenca le attrezzature, le forniture e il personale necessari per un progetto. I piani delle risorse aiutano a pianificare le risorse condivise, comprese quelle relative a hardware, software e uffici o spazi di lavoro. Questo modello delinea le fasi del progetto e poi elenca le risorse per fase del progetto, ruolo, reparto, retribuzione e altro ancora.
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Modello di executive summary dei progetti
Il documento o la presentazione del piano di progetto iniziano con un executive summary, che riassume il progetto ad alto livello. Tuttavia, l'executive summary dovrebbe essere l'ultima parte che scrivi durante la creazione di un piano. Per scrivere questo riepilogo, consulta il project charter per i dettagli del piano oppure, se sei un fornitore o un appaltatore che realizza parte di un progetto più ampio, consulta la descrizione del lavoro per quel progetto. Questo modello personalizzabile ti guida attraverso gli elementi di un executive summary, compresi i problemi da risolvere e le principali milestone. Aggiungi i tuoi componenti di riepilogo come richiesto.
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Modelli per l'implementazione e la gestione di un piano di progetto
Gli esempi di piani di gestione del progetto che seguono ti aiuteranno a risolvere i problemi, a comunicare con il tuo team e con gli stakeholder e a garantire la qualità dei deliverable durante l'implementazione del progetto.
Modello di governance del progetto
La governance del progetto descrive come condurrai il progetto e chi ha la responsabilità per un'esecuzione efficace ed efficiente del progetto. Questo modello di governance del progetto delinea l'ambito del progetto ed elenca chi è responsabile di ciascun requisito e ciascuna attività. Offre inoltre una matrice RACI e uno spazio per inserire i link ai curriculum del personale chiave. Inoltre, il modello descrive in dettaglio il processo di gestione ed escalation dei problemi, il processo decisionale e il processo di garanzia della qualità.
Modello di piano di comunicazione
Per condurre un progetto di successo, gli stakeholder interni ed esterni devono avere chiari gli obiettivi e i cambiamenti. Un modello di piano di comunicazione aiuta a registrare gli stakeholder, le informazioni di contatto, le aree di interesse, le informazioni richieste e il formato e la frequenza dei messaggi.
Modello di timeline cronologica o semplice
Una timeline è uno strumento essenziale nella gestione dei progetti. Le timeline riportano le attività richieste in un progetto sotto forma di milestone di alto livello o di attività principali e secondarie dettagliate e mostrano come queste attività si relazionano tra loro. Questa timeline cronologica è adatta per progetti semplici. Con questo modello, puoi aggiungere attività all'elenco, le quali verranno visualizzate nella timeline.
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Modello di timeline con diagramma di Gantt
Un grafico di Gantt dinamico può essere usato come timeline per progetti più complessi. Aggiungi le milestone alla timeline per focalizzare tutta l'attenzione sugli obiettivi ed evidenziare le dipendenze tra le attività.
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Modello per il processo di gestione dei cambiamenti
Il cambiamento è inevitabile nei progetti, ma è molto meglio pianificarlo e fornire un processo coerente per la revisione, l'implementazione e il monitoraggio delle modifiche e degli aggiornamenti. Questo modello per il processo di gestione dei cambiamenti offre uno strumento visivo per comprendere come suggerire modifiche, rivedere le modifiche proposte, pianificarne l'implementazione e valutare i risultati.
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Modello per la pianificazione dei test
Per garantire deliverable efficaci e utilizzabili, crea un piano di garanzia di qualità o di controllo della qualità. Questo modello di pianificazione dei test è particolarmente adatto allo sviluppo di prodotti Agile, ma può essere personalizzato per adattarsi al tuo approccio alla gestione e al prodotto. È sufficiente elencare l'ID del test, il numero del test, la descrizione del test, il risultato atteso e quello effettivo, se il prodotto ha superato il test o meno e i commenti pertinenti.
Cosa includere in un piano di project management
Un progetto di successo inizia con un piano di project management dettagliato. I modelli di piano di project management ti guidano attraverso il processo di pianificazione, in modo da poterti concentrare sui dettagli piuttosto che cercare di ricordare cosa bisogna includere. Per semplificare il tuo lavoro e garantire una pianificazione di successo, scarica i modelli inclusi in questo articolo.
Un piano di project management può essere costituito da un unico documento o da una raccolta di documenti che forniscono ulteriori dettagli per specifiche aree di pianificazione, come la programmazione, la struttura di ripartizione del lavoro o l'analisi degli stakeholder. Che siano combinati o separati, la maggior parte dei modelli di piano di project management contiene le seguenti sezioni:
Introduzione
Descrivi brevemente lo scopo, gli obiettivi e i deliverable del progetto. Fai riferimento al project charter quando scrivi questa sezione.
Approccio al progetto o executive summary
Delinea l'approccio gestionale per il progetto. Elenca il personale chiave e chiunque abbia responsabilità specifiche e autorità decisionale. Descrivi eventuali ipotesi e vincoli. In questa sezione puoi anche includere i rischi.
Ambito del progetto
Per evitare l'alterazione dell'ambito, devi definire chiaramente i risultati attesi e gli aspetti che non rientrano nell'ambito del progetto. Il project charter fornisce un punto di partenza per definire l'ambito, ma dovresti includere anche le seguenti sezioni nella descrizione dell'ambito del progetto o inserire un link a documenti separati che le includano:
- Struttura di ripartizione del lavoro: la struttura di ripartizione del lavoro offre una descrizione visiva di tutte le attività di alto e basso livello necessarie per creare i deliverable. Nel diagramma della struttura di ripartizione del lavoro, elenca le attività principali in alto, quindi suddividi le voci in attività sempre più piccole fino a definire le attività o i pacchetti di lavoro più piccoli. La struttura di ripartizione del lavoro funziona con il dizionario della struttura di ripartizione del lavoro, che è un elenco dettagliato di attività, proprietari, date di scadenza e altro.
- Baseline della programmazione: per capire se le tue attività, le milestone e il progetto sono in linea con il piano, crea una baseline di programmazione.
- Milestone: le milestone indicano le fasi importanti verso il completamento del progetto. Crea un elenco di milestone di alto livello e presentale brevemente introducendone il contesto nella programmazione complessiva del progetto.
Piano di gestione dei cambiamenti
Un piano di gestione dei cambiamenti offre un modello coerente per documentare, inviare, approvare e tenere traccia delle modifiche in un progetto. Queste importanti istruzioni vengono spesso create in un documento separato.
Piano di gestione dei rischi
Per il piano di progetto, riepiloga l'approccio alla gestione dei rischi, compreso il processo di identificazione dei rischi e la strategia di mitigazione. Alla fine del progetto, durante l'analisi a posteriori, il project manager valuterà i rischi identificati rispetto all'approccio gestionale e proporrà eventuali miglioramenti per i progetti futuri.
Un registro dei rischi comprende tutti i rischi e le azioni di mitigazione. È essenziale per il miglioramento della qualità e può essere necessario per la conformità alle normative. Registra un ID univoco per ogni rischio, i dettagli del rischio, la persona che ha identificato il rischio, la data in cui lo ha identificato, la probabilità del rischio, la gravità del suo impatto e così via. In PRINCE2, un registro dei rischi è noto come log dei rischi.
Piano di gestione dell'ambito del progetto
La sezione sulla gestione dell'ambito del progetto descrive chi ha l'autorità di limitare gli sforzi. Descrive in dettaglio gli strumenti e i metodi per stabilire l'ambito del progetto, includendo i documenti di supporto. Tali documenti di supporto possono includere la struttura di ripartizione del lavoro e il project charter o la descrizione del lavoro. Il piano di gestione dell'ambito dovrebbe anche spiegare come si misura e come si monitora l'ambito. Inoltre, il documento deve articolare chiaramente il modo in cui il project manager comunica l'ambito al team.
Piano di comunicazione
Il piano di comunicazione descrive le informazioni sul progetto da condividere con il team e gli stakeholder, l'identità dei destinatari, le loro informazioni di contatto e i mezzi e la frequenza di comunicazione. Il piano di comunicazione è fondamentale per il funzionamento efficiente del progetto. Considera la possibilità di condurre un'analisi degli stakeholder nelle prime fasi della pianificazione del progetto, in modo da poterla utilizzare per informare il piano di comunicazione.
Piano di gestione dei costi
In un piano di gestione dei costi, descrivi come misurerai, gestirai e documenterai i costi per la durata del progetto. Identificare chi ha la responsabilità del controllo dei costi, come approva e tiene traccia delle modifiche al budget e le modalità e la frequenza con cui crea report sul budget.
Una baseline dei costi descrive la spesa approvata e scaglionata nel tempo per un progetto e rappresenta il totale combinato dei costi stimati del progetto e delle riserve per gli imprevisti.
Piano delle risorse o di approvvigionamento
Il piano delle risorse, o piano di approvvigionamento, definisce i limiti di spesa e identifica chi ha l'autorità di approvare gli importi che superano tali limiti. Indica anche i tipi di risorse da utilizzare, come le attrezzature, le utenze, le infrastrutture e i costi, e indica se questi elementi saranno noleggiati, affittati o acquistati.
Calendario delle risorse
Un calendario delle risorse fornisce un riferimento visivo per capire quando e per quanto tempo servono le risorse importanti. Chiunque abbia la responsabilità funzionale delle risorse incluse deve approvare il calendario delle risorse.
Piano di gestione delle risorse umane
Il piano delle risorse umane delinea le competenze richieste per il progetto, le tariffe salariali per il progetto e se il personale del progetto sarà composto da nuovi assunti o da collaboratori.
Piano di gestione della qualità
Per garantire che il progetto completato soddisfi le aspettative di qualità, crea un piano di gestione della qualità. Questo piano definisce gli standard in base ai quali giudicherai il risultato finale. Il piano identifica anche i processi che misureranno il lavoro. Nel piano di qualità, indica chi è responsabile della qualità e descrivi eventuali regolamenti, standard, processi e strumenti applicabili in materia di garanzia di qualità o controllo della qualità.
Una baseline della qualità definisce le metriche specifiche con cui valutare la qualità nel corso del progetto. Per trovare le metriche appropriate, bisogna esaminare il processo o gli standard di gestione della qualità attuali, eventuali progetti recenti o simili e tutti gli standard di settore o normativi pertinenti.
Altri modelli utili per il project management
Ci sono altri documenti e piani che possono aiutarti a descrivere gli aspetti unici del tuo piano di progetto. Ecco una selezione di link a esempi e modelli che possono essere d'aiuto:
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