Comprendere il processo di gestione dei cambiamenti
Molte teorie, modelli e strutture di gestione dei cambiamenti sono state sviluppate in base alla ricerca e all'esperienza. Una di queste teorie è il processo di gestione dei cambiamenti in 8 fasi di Kotter. John Kotter, esperto di cambiamento di fama mondiale, ha delineato questo processo in 8 fasi: creare l'urgenza, formare una coalizione potente, creare una visione per il cambiamento, comunicare la visione, rimuovere gli ostacoli, creare vittorie a breve termine, costruire sul cambiamento e ancorare il cambiamento nella cultura aziendale.
Questi modelli o framework fungono da guida per gestire i cambiamenti sia personalmente che all'interno di un'organizzazione. La maggior parte di questi modelli include un processo di supporto o una sequenza di fasi per spostare un cambiamento dall'avvio al completamento. All'interno della sequenza di fasi, c'è in genere una fase di "pianificazione" in cui i team creano un piano di gestione dei cambiamenti per aiutare a gestire le attività e le attività del progetto.
Addam Marcotte, Vice President of Organization Development for FMG Leading says, “The one constant in life is change. This is especially true in the business environment with eternally changing conditions. As the world becomes more interconnected, interdependent, and complex, seemingly trivial variables can have profound impact on global markets. Studies have shown that agile organizations, those that can adapt to change rapidly, are more likely to succeed — therefore having competency in organizational change can no longer be a reactionary one-time solution, but is a vital element of organizational strategy. Organizational Change Management is a systematic approach to leading large scale change, from process and org structure to culture and human capital.”
Cos'è un piano di gestione dei cambiamenti e perché ne hai bisogno?
Un piano di gestione dei cambiamenti aiuta a gestire il processo di cambiamento e garantisce anche il controllo del budget, della pianificazione, dell'ambito, della comunicazione e delle risorse. Il piano di gestione dei cambiamenti ridurrà al minimo l'impatto che un cambiamento può avere sull'azienda, sui dipendenti, sui clienti e su altre importanti parti interessate.
Marcotte ritiene che "le organizzazioni efficaci sono in grado di gestire diversi gradi di cambiamenti complessi e di orientarsi rapidamente nel panorama in evoluzione. Un cambiamento profondo emergente può essere estremamente dirompente e spiazzante, mentre il cambiamento incrementale intenzionale può apparire come miglioramenti minori di efficienza e passare in gran parte inosservato. Tutte le forme e i gradi di cambiamento organizzativo hanno bisogno di qualcuno che guidi il percorso e comunichi continuamente con i dipendenti. È importante avere un piano di gestione del cambiamento completo e integrato per aiutare a articolare chiaramente la strategia organizzativa, aiutando le persone a capire "perché" il cambiamento è critico e come sarà lo stato futuro".
According to Amy Kauffman, Founder of Strategic Moxie, “You need a change management plan because strategy and processes are always perfect in their conception, but as time goes on these elements of business become living, breathing, and changing entities. Change management plans help you remain agile, adapt to challenges along the way, monitor success metrics, and track milestones.”
Come scrivere un piano di gestione dei cambiamenti
Ci sono diversi passaggi coinvolti nella stesura di un piano di gestione dei cambiamenti. Puoi iniziare utilizzando un modello di gestione dei cambiamenti. Li abbiamo delineati qui e abbiamo fornito alcune best practice consigliate dagli esperti del settore:
1. Dimostrare le ragioni del cambiamento.
Kevin Lonergan of PMIS Consulting Limited explains that, “One should never assume that people know why change is needed. Even the blindingly obvious is never obvious to all. Make sure that the reasons for the change effort are clearly defined.” When your stakeholders have a clear understanding of why the change is needed and how it will improve business or the way they work, they are more likely to support rather than resist the change.
2. Determinare l'ambito. Il passo successivo per scrivere il piano di gestione dei cambiamenti è determinare chi influenzerà il cambiamento. Determina anche l'impatto del cambiamento, comprese le politiche, i processi, i ruoli lavorativi e la struttura organizzativa.
3. Identifica le parti interessate e il team di gestione del cambiamento. Marcotte spiega che "le best practice nella gestione dei cambiamenti spesso includono una task force o un team che 'possiede' il cambiamento organizzativo e ha il potere di eseguirlo. La composizione di questa squadra è estremamente importante e deve essere guidata da un leader credibile". Il team di gestione del cambiamento interagisce con le parti interessate, affronta le preoccupazioni e supervisiona una transizione senza intoppi. I ruoli all'interno del team richiedono una definizione chiara, compresa la definizione delle responsabilità di ogni membro. Può anche essere istituito un Change Advisory Board (CAB) per supervisionare i cambiamenti, offrendo approvazioni e linee guida per i cambiamenti.
4. Chiarisci i benefici previsti. Questi vantaggi devono essere chiaramente delineati in modo che tutti i soggetti coinvolti comprendano i vantaggi di procedere con il cambiamento.
5. Anche le milestone e i costi devono essere chiaramente delineati. Marcotte spiega l'importanza di milestone chiare: "La ricerca mostra che il 70% dei cambiamenti non riesce perché le persone credono che i risultati relativi allo sforzo non valga la pena o non funzionano. Stabilire milestone ben comunicate e raggiungibili è fondamentale per il successo di qualsiasi piano di cambiamento. Queste milestone diventano simboli per i dipendenti che il piano sta funzionando, i progressi stanno avvenendo, la direzione è ancora corretta e ne vale la pena."
6. Creare un piano di comunicazione per la gestione dei cambiamenti.
Susanne Powelson, Vice President of Lovell Communications, Inc., explains the value and importance of clear, consistent communications as part of the change management plan. “The right strategic communications can help maintain employee focus and foster trust – even in the most uncertain times. Build trust among your employees by being visible and accessible. Strive to set a positive tone for the organization and resist the urge to let problems or shortfalls dominate all of your communications. Instead, focus on helping employees across the organization understand the benefits of the change. Create opportunities for employees to ask questions and let them know what information you can share, what information you can’t share and when they can expect further updates,” she says.
Scarica il piano per la comunicazione con le parti interessate - Microsoft Word
Ci sono tre elementi di base per la comunicazione nel contesto della gestione dei cambiamenti.
- Identifica le parti interessate e quelle influenzate dal cambiamento.
- Quindi, pianifica regolarmente le interazioni faccia a faccia e le comunicazioni via e-mail per mantenere le parti interessate aggiornate sui progressi fatti.
- Infine, le comunicazioni devono essere coerenti, approfondite e regolari. Le comunicazioni devono anche spiegare chiaramente il cambiamento, definirne i motivi, presentarne i vantaggi e includere sempre le informazioni di contatto del cambiamento del proprietario.
Below you will find a sample of how Bob Kermanshahi, Head of Strategy at Siemens Real Estate for the Americas, (part of Siemens, a conglomerate with $20 billion in annual revenues from the Americas,) manages business transformation utilizing a formal change management plan.
Sistemi e processi di gestione dei cambiamenti
I processi e i sistemi di gestione dei cambiamenti aprono la strada a una gestione dei cambiamenti di successo. È essenziale essere in grado di inviare una richiesta di cambiamento, monitorare, programmare e gestire tale richiesta attraverso la consegna. Lungo il percorso, devi anche monitorare ostacoli, milestone e resistenza. Un sistema di gestione dei cambiamenti consentirà un unico luogo di archiviazione per tutti i dati associati ai cambiamenti organizzativi, la standardizzazione delle procedure, l'analisi delle tendenze e delle attività e un facile accesso da qualsiasi luogo in qualsiasi momento.
Cerca un sistema che offra le seguenti funzionalità:
- Moduli di richiesta di cambiamento configurabili
- Approvazioni del cambiamento
- Monitoraggio dei cambiamenti
- Aggiornamento dei cambiamenti
- Modificare l'assegnazione a individui, team e/o Change Advisory o Change Control Board
- Possibilità di classificare come cambiamento e riclassificare come difetto, se necessario
- Calendario dei cambiamenti (Forward Schedule of Change)
- Processi di gestione dei cambiamenti configurabili
- Assegnazione del ruolo
- Registro dei cambiamenti per il monitoraggio storico
- Budgeting e controlli dei costi
- Capacità di suddividere il lavoro in attività
Piano di gestione della resistenza
Il modo in cui si gestisce la resistenza è un elemento critico nella gestione dei cambiamenti. Dopo aver identificato le parti interessate, un project manager deve esaminare come ciascuno di loro sarà influenzato dal cambiamento. Secondo Lonergan, "non è solo importante identificare le parti interessate, ma anche prevedere come risponderanno al cambiamento. Spesso le parti interessate rispondono resistendo al cambiamento, quindi la creazione di un piano di gestione della resistenza è importante."
Attualmente, c'è un settore estremamente affollato incentrato sulla creazione e sullo studio di modelli di gestione del cambiamento, framework, processi, piani e strumenti, per non parlare delle formazione e delle certificazioni professionali che si estendono nei settori verticali del settore. Poiché il cambiamento è un elemento necessario della crescita organizzativa, questo settore continuerà a prosperare.
Pianificazione di un cambiamento nelle organizzazioni sanitarie
La pianificazione del cambiamento in un'organizzazione è un aspetto necessario, ma spesso impegnativo della pianificazione aziendale. In particolare nelle aziende orientate alla sanità, la gestione del cambiamento è ancora più essenziale, poiché ci sono molte più variabili da tenere a mente, come la riservatezza dei pazienti, l'archiviazione sicura dei dati, i processi di credenziale e altro ancora.
I piani di gestione dei cambiamenti aiutano a determinare in che modo i cambiamenti influenzeranno un'organizzazione, l'ambito del cambiamento e il modo in cui saranno comunicati al resto dell'organizzazione. Nelle organizzazioni sanitarie, questo processo deve essere trasparente, rapido e aggiornato regolarmente per mantenere un'assistenza ottimale ai pazienti, mantenendo allo stesso tempo i fornitori e le compagnie assicurative. Per pianificare i cambiamenti nella tua azienda sanitaria e garantire che la tua organizzazione rimanga efficiente mantenendo tutte le informazioni e i dati protetti, hai bisogno di uno strumento potente, in tempo reale e sicuro.
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