La storia della gestione del cambiamento
Le filosofie alla base delle pratiche odierne di gestione del cambiamento sono strutturate per anticipare le sfide del cambiamento organizzativo. Questo framework è stato sviluppato negli anni Quaranta, è stato adottato dalle aziende più tardi nel corso del secolo e ha continuato a evolversi nel tempo.
Il concetto di gestione del cambiamento risale alla prima metà del XX secolo. L'articolazione del modello in 3 fasi di Kurt Lewin per il cambiamento risale agli anni Quaranta, la pubblicazione del libro Diffusion of Innovations di Everett Rogers al 1962 e lo sviluppo del modello di transizione di Bridges al 1979. Tuttavia, la gestione del cambiamento è diventata ben nota nell'ambiente aziendale solo negli anni Novanta, mentre l'adozione di processi organizzativi formali è avvenuta solo a partire dagli anni Duemila.
Esistono ragioni concrete per accelerare la crescita nel settore della gestione del cambiamento. Se in passato prodotti, tecnologie e idee richiedevano anni per essere progettati, sviluppati, testati e distribuiti, ora queste fasi vengono completate nel giro di mesi o addirittura settimane. L'evoluzione delle aspettative dei consumatori per prodotti migliori, più veloci e più economici determina anche la necessità di riorganizzare la cultura del lavoro per soddisfare la domanda. I libri che promuovono questi concetti vanno da opere più classiche, come Change the Culture, Change the Game di Roger Connors e Tom Smith, al drammatico appello all'azione di Alan Deutschman in Change or Die, oltre a titoli come Beyond Change Management di Linda Ackerman Anderson e Managing at the Speed of Change di Daryl Conner. Inoltre, i modelli e le certificazioni dell'Association of Change Management Professionals sono nati a sostegno di questo settore in crescita.
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Comprendere la terminologia della gestione del cambiamento
Come disciplina, la gestione del cambiamento si è evoluta fino a includere modelli, processi e piani che aiutano a ridurre l'impatto negativo del cambiamento sulle organizzazioni. Di seguito abbiamo analizzato le differenze tra questi elementi:
- I modelli di gestione del cambiamento sono stati sviluppati sulla base della ricerche svolte e delle esperienze maturate attorno alle modalità migliori di gestione all'interno di un'organizzazione o nella propria vita personale. La maggior parte dei modelli di gestione del cambiamento fornisce un processo di supporto che può essere applicato alle organizzazioni o nell'ambito della crescita personale.
- I processi di gestione del cambiamento includono una sequenza di fasi o attività che i cambiamenti attraversano dalla loro nascita fino all'implementazione.
- I piani di gestione del cambiamento vengono sviluppati a supporto dell'implementazione di un cambiamento in un determinato progetto. Solitamente vengono creati durante la fase di pianificazione di un processo di gestione del cambiamento.
Qui troverai una panoramica completa di modelli, metodologie e framework di cambiamento efficaci, tra cui teorie come il framework di gestione del cambiamento di McKinsey, il modello di gestione del cambiamento di John Kotter, il processo ADKAR di Prosci e il ciclo di Deming.
Modello di gestione del cambiamento di Kotter
8 passaggi essenziali per un processo di gestione del cambiamento efficace
I processi di gestione del cambiamento dovrebbero includere fasi ben precise: in primo luogo, identifica le opportunità di miglioramento e assicurati di ottenere l'approvazione degli stakeholder. Quindi, elabora un piano e valuta i tuoi processi. Comunica i cambiamenti, monitora i progressi ed esegui una valutazione continua di eventuali rischi.
Tutte le organizzazioni vanno costantemente incontro a cambiamenti, causati ad esempio dall'implementazione di nuove tecnologie, aggiornamenti dei processi, iniziative di conformità e riorganizzazioni o miglioramenti del servizio clienti. Il cambiamento, tuttavia, non è necessariamente negativo, anzi, è spesso necessario per garantire la crescita e la redditività. Il nostro rapporto sulle priorità di gestione dei progetti e dei portafogli per il 2025, che ha intervistato oltre 1.450 professionisti della gestione dei progetti e dei portafogli (PPM), ha rilevato che il 99 percento dei professionisti PPM credeva che la propria organizzazione avrebbe beneficiato di una migliore tecnologia e strumenti che li aiutano ad adattarsi al cambiamento. Un processo coerente di gestione del cambiamento aiuterà a ridurre al minimo l'impatto negativo che il cambiamento può avere sulla tua organizzazione e sul personale.
Di seguito abbiamo delineato gli otto passaggi essenziali per un processo efficace di gestione del cambiamento.
1. Identificare gli aspetti che verranno migliorati
Poiché la maggior parte dei cambiamenti avviene per migliorare un processo, un prodotto o un risultato, è fondamentale identificare l'oggetto del cambiamento e chiarirne gli obiettivi. Ciò comporta anche l'identificazione delle risorse e delle persone che faciliteranno il processo e guideranno l'iniziativa. La maggior parte dei sistemi di cambiamento riconosce che sapere cosa migliorare crea una solida base per chiarezza, facilità e implementazione di successo.
2. Presentare un solido business case agli stakeholder
Esistono stakeholder di diversi livelli, inclusi i vertici aziendali che dirigono e finanziano l'iniziativa, i promotori del processo e le persone direttamente incaricate di istituire i nuovi standard. Tutti questi attori hanno aspettative ed esperienze diverse ed è necessario assicurarsi il consenso di ognuno di loro. Il processo di onboarding dei diversi soggetti varia con ogni framework di cambiamento, ma tutti forniscono piani che richiedono tempo, pazienza e comunicazione.
3. Pianificare il cambiamento
Questa è la "roadmap" che identifica l'inizio, il percorso da seguire e la destinazione. Nel piano dovrai integrare anche le risorse da sfruttare, l'ambito o l'obiettivo e i costi. Un elemento critico della pianificazione è fornire un processo a più fasi piuttosto che cambiamenti radicali, improvvisi e non pianificati. Ciò comporta la definizione del progetto con passaggi chiari e obiettivi quantificabili, incentivi, misurazioni e analisi. Ad esempio, un processo ben pianificato e controllato di gestione del cambiamento per i servizi IT ridurrà drasticamente l'impatto sull'azienda dei cambiamenti apportati all'infrastruttura IT. Inoltre, bisogna sempre avere pazienza durante questo processo ed evitare scorciatoie.
4. Fornire risorse e utilizzare dati per la valutazione
Come parte del processo di pianificazione, l'identificazione e il finanziamento delle risorse sono elementi cruciali. Queste possono includere infrastrutture, attrezzature e sistemi software. Considera anche gli strumenti necessari per la rieducazione, l'erogazione di nuovi corsi di formazione e la riorganizzazione di priorità e pratiche. Molti modelli identificano la raccolta e l'analisi dei dati come un elemento che viene utilizzato troppo poco spesso. La chiarezza di una rendicontazione trasparente dei progressi consente una migliore comunicazione, una distribuzione adeguata e tempestiva degli incentivi e una misurazione dei successi e delle milestone.
5. Comunicare
Questa fase è il filo rosso che attraversa l'intera pratica della gestione del cambiamento. L'identificazione, la pianificazione, l'onboarding e l'esecuzione di un piano efficace di gestione del cambiamento dipendono da una buona comunicazione. Sfortunatamente, il 45 percento dei professionisti PPM intervistati ha citato ‘mancanza di comunicazione e collaborazione efficace’ come una delle principali barriere all'adattamento al cambiamento. Bisogna tenere conto dell'esistenza delle diverse realtà psicologiche e sociologiche inerenti alle culture di gruppo. Quelle già consolidate hanno competenze, conoscenze ed esperienze stabilite, ma anche usi ben precisi legati a gerarchie, al territorio e all'azienda che devono essere presi in considerazione. Ecco perché è necessario un approccio su misura per ottenere il consenso dai diversi livelli dell'organizzazione (ad esempio, l'indagine ha anche rilevato che i dirigenti sono due volte più propensi rispetto al personale di livello direttivo a segnalare un ‘aumento significativo’ del cambiamento al lavoro). Fornire linee di comunicazione chiare e aperte durante tutto il processo è un elemento critico in ogni modalità di cambiamento. I metodi promuovono la trasparenza e strutture di comunicazione bidirezionale che forniscono un contesto adeguato per sfogare le frustrazioni, riconoscere ciò che funziona e cambiare facilmente ciò che non funziona.
6. Monitorare e gestire la resistenza, le dipendenze e i rischi legati al budget
La resistenza è una parte molto normale della gestione del cambiamento, ma può mettere a repentaglio il successo di un progetto. Solitamente la resistenza si verifica a causa della paura dell'ignoto, ma può anche essere provocata dall'esistenza di una quantità di rischi non indifferente associati al cambiamento: il rischio di influire negativamente sulle dipendenze, i rischi legati al ritorno sull'investimento e quelli associati all'allocazione del budget per qualcosa di nuovo. Anticipare e prepararsi alla resistenza dotando la leadership di strumenti per gestirla contribuirà a garantire un ciclo di vita del cambiamento senza intoppi.
7. Festeggiare il successo
Riconoscere le milestone raggiunte è una parte essenziale di qualsiasi progetto. Quando si gestisce un cambiamento durante tutto il suo ciclo di vita, è importante riconoscere il successo dei team e dei singoli individui coinvolti. Ciò aiuterà sia nell'adozione del processo di gestione del cambiamento che nell'implementazione del cambiamento stesso.
8. Rivedere, revisionare e migliorare continuamente
Per quanto il cambiamento sia difficile e in alcuni casi persino doloroso, è un processo continuo. Anche le strategie di gestione del cambiamento vengono di solito adattate durante tutto il progetto. Come per la comunicazione, questo elemento dovrebbe essere comune a tutte le fasi per identificare e rimuovere eventuali ostacoli. E, come per la necessità di risorse e dati, la buona riuscita di questo processo dipende dall'impegno rivolto alla misurazione e all'analisi.
Difficoltà comuni nella gestione del cambiamento
La gestione del cambiamento, come qualsiasi altro processo aziendale, comporta alcune sfide specifiche. A causa di caratteristiche quali approcci in evoluzione e necessità di aggiustamenti e miglioramenti continui, la gestione del cambiamento è un'attività a volte difficile, ma sempre utile.
Per via delle sempre mutevoli aspettative dei consumatori e della concorrenza nell'economia globale, la scienza del cambiamento all'interno delle organizzazioni è in costante trasformazione. L'elemento umano nella gestione del cambiamento è probabilmente uno dei più difficili da controllare perché le persone sono intrinsecamente restie ai cambiamenti oppure non riescono ad adattarvisi.
La maggior parte dei metodi di cambiamento partono dal presupposto che il cambiamento sia un processo difficile e macchinoso. Pertanto, è fondamentale coinvolgere le persone fin dall'inizio, implementare processi e adattarsi continuamente ai miglioramenti. Si rivelano quindi necessari una pianificazione approfondita, l'acquisizione di consenso e risorse, lo sviluppo di norme di comunicazione efficaci e la valutazione continua dei processi.
Strumenti e componenti di supporto per l'implementazione dei processi di gestione del cambiamento
Un processo efficace di gestione del cambiamento si basa su attività e strumenti di supporto, che sono spesso sviluppati e organizzati da team dedicati o da altri stakeholder. Di seguito abbiamo incluso alcuni esempi di strumenti per implementare la gestione del cambiamento:
- roadmap di prodotto o aziendali;
- valutazioni della preparazione;
- tutorial e sessioni di formazione;
- forum di feedback degli stakeholder;
- riesame finale;
- misurazioni e analisi;
- gestione della resistenza;
- piano di miglioramento continuo;
- business case.
Oggi esistono numerose metodologie collaudate. Alcuni modelli si concentrano sul cambiamento dell'individuo come metodo di cambiamento culturale, mentre altri dispongono di strutture e framework per spostare un'intera organizzazione verso un cambiamento e un miglioramento mirati. Non esiste una singola soluzione giusta, ma con la ricerca, l'esplorazione e la pianificazione delle risorse, è possibile adottare una strategia di gestione del cambiamento indipendentemente dalle dimensioni e dalle esigenze di un'organizzazione. La crescita esplosiva nell'ambito della gestione del cambiamento dimostra che questo settore non scomparirà facilmente.
Gestire il cambiamento nelle organizzazioni sanitarie
Il settore sanitario utilizza strumenti digitali per ottimizzare processi e procedure. Test e sperimentazioni cliniche, accreditamento del personale sanitario, onboarding dei team e apertura di cliniche sono tutti esempi di processi che possono trarre benefici da approcci più snelli e automatizzati.
Tuttavia, l'implementazione del cambiamento in un'organizzazione sanitaria richiede una visibilità di alto livello sugli aggiornamenti, un'organizzazione efficiente dei contratti e delle tempistiche, nonché la sicurezza della documentazione e dell'archiviazione delle informazioni riservate. Con l'aumento della richiesta di processi migliori e più standardizzati, la necessità di uno strumento collaborativo, visibile e in tempo reale è più evidente che mai.
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