Che cos’è la Gestione dei Progetti IT (ITPM)?
La gestione dei progetti IT è il processo di gestione del piano, dell'organizzazione e della responsabilità per raggiungere gli obiettivi informatici. La gestione dei progetti IT (ITPM) non è solo l'applicazione delle conoscenze, l'allineamento delle competenze e l'utilizzo di strumenti e tecniche per portare a termine un ciclo vitale del progetto. Poiché la portata dell'IT si estende alla maggior parte di un’azienda o un’impresa, l'ambito di questi progetti è più vasto, più complesso e, pertanto, più incline al fallimento. Gli incaricati della gestione dei progetti informatici devono affrontare le sfide delle integrazioni interdipendenti, degli aggiornamenti rapidi della tecnologia e delle modifiche alle versioni che possono verificarsi nell’intero ciclo di vita del progetto. Ci sono ipotesi di processo che riguardano lo sviluppo di nuovi sistemi gravati da attrezzature obsolete o sfide associate alla scelta di più fornitori. Tutte queste aspettative e sfide rientrano nell'ambito dell'ITPM.
La gestione dei progetti può essere un argomento complesso, con terminologie e pratiche uniche. Un glossario completo dei termini associati alla gestione dei progetti è disponibile qui.
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Storia della Gestione dei progetti IT
La gestione dei progetti è un processo praticato da tempo, che storicamente ha avuto una scarsa pianificazione o realizzazione ad hoc. Negli anni '50, tuttavia, gli elementi sono stati maggiormente formalizzati nelle discipline dell’ingegneria, dell’edilizia e della difesa militare, e sono stati sviluppati strumenti e best practice con una struttura simile. Il formato di pianificazione utilizzava principi che conducono un progetto dall'inizio alla fine in un ordine logico. Oggi, queste fasi sono l’avvio, la pianificazione e progettazione, la costruzione, il monitoraggio e controllo e la chiusura del progetto. La gestione formale dei progetti informatici è diventata popolare in conseguenza dei continui progressi nelle tecnologie e della sempre maggiore dipendenza delle aziende da essa.
Il ciclo vitale della gestione dei progetti IT
Il ciclo vitale di un progetto IT comprende i cinque processi di base di tutti i progetti gestiti: avvio, pianificazione, esecuzione, controllo e monitoraggio e completamento del progetto (o chiusura del progetto). La differenza principale per i progetti IT sta nella gestione del ciclo vitale.
- All'avvio, viene utilizzato una carta del progetto per definire gli obiettivi, il budget e l'ambito del progetto e viene nominato un project manager.
- I risultati sono quindi pianificati e il project manager definisce gli obiettivi intermedi o le consegne.
- Durante la fase di esecuzione , il team completa le attività assegnate secondo una metodologia scelta o integrata.
- I costi, i rischi e lo stato del progetto sono monitorati e controllati attraverso comunicazioni, riunioni e altri meccanismi di supporto.
- Il completamento del progetto avviene con l'approvazione di una fase o dell'intero progetto e l’assunzione di proprietà da parte degli utenti finali.
Per un approfondimento delle cinque fasi della gestione dei progetti, leggere Demistificare le 5 fasi della gestionedei progetti.
Il metodo ITPM più comune è il metodoa cascata, che comporta un processo lineare predittivo. In questo metodo si definisce l'intero progetto - dall'ambito al costo al termine temporale - prima di iniziare. Ogni fase viene quindi avviata e un rigoroso "hand-off" indica il completamento della fase. Un altro metodo del ciclo di vita, il metodo Iterativo, utilizza un approccio più incrementale. Questo approccio iterativo o incrementale ripete le fasi e ogni iterazione completa la pianificazione, l'analisi e le fasi di progettazione con la possibilità di raggiungere un obiettivo specifico alla fine dell'iterazione. Ogni iterazione contribuisce alla piena funzionalità del progetto finale. La gestione dei progetti IT può anche utilizzare un ciclo di vita adattivo, come quello che si trova nelle metodologieAgile. Questo stile fornisce una versione ancora più flessibile del processo iterativo condensando le scadenze in attività più brevi. Un ciclo di vita adattivo è particolarmente utile nello sviluppo dei software e può supportare i cambiamenti in tutto il progetto.
Quali sono i motivi dei fallimenti dei progetti IT?
I progetti IT tendono a non riuscire per motivi che vanno dalla mancanza di attenzione all'evoluzione rapida della tecnologia. Per ulteriori informazioni sulle best practice per la gestione dei progetti IT e per evitare il fallimento dei progetti, visita Expert Roundup of IT Project Management Best Practice.
Responsabilità principali di un Project Manager IT
Un project manager informatico deve svolgere diversi ruoli nell’affrontare i complicati compiti e risultati di un'iniziativa IT. I Project Manager informatici di oggi gestiscono le integrazioni di firmware e software, la costruzione di siti Web, l'archiviazione e la gestione dei database oltre che la realizzazione di infrastrutture e reti complesse e geograficamente diverse, il tutto pianificando una sicurezza e un ripristino sufficienti e appropriati in caso di disastro. Per l’intera durata di questi progetti, un project manager ha la responsabilità di definire gli obiettivi, comunicare e motivare i membri del team e gli stakeholder, identificare le persone giuste per ogni attività, eseguire ricerche, gestire le modifiche, valutare le esigenze e assegnare correttamente le attività. In conclusione, un project manager IT migliora i risultati di un progetto. La creazione di una carta di progetto è la prima fase della pianificazione iniziale, che include la creazione di report sullo stato dei progetti, linee di base dei progetti, budget e piani di comunicazione, scegliendo i team e utilizzando la gestione dei valori stimati (EVM) per misurare le prestazioni dei progetti.
Le principali responsabilità del project manager IT includono inoltre quanto segue:
- Pianificare i progetti e la gestione complessiva
- Promuovere e ottenere il supporto al progetto
- Garantire la compatibilità complessiva con la tecnologia esistente
- Minimizzare il lavoro duplicato
- Utilizzare le competenze dei membri del team
- Controllare i costi e rispettare il budget
I vantaggi della gestione dei progetti IT
I tassi di fallimento ben documentati del progetto IT medio offuscano i numerosi vantaggi di un progetto ben gestito e di successo. I vantaggi della corretta gestione dei progetti IT sono simili a quelli della corretta costruzione di un grattacielo o del lancio di un sistema di guida per missili. Tuttavia, a volte, il prodotto finale non è qualcosa di altrettanto tangibile. Il processo di gestione dei progetti IT è essenzialmente una roadmap che fornisce punti di riferimento, indicazioni, comunicazione e budget per condurre un progetto dall'inizio alla fine. L’insieme di strumenti, tempistiche, budget, obiettivi e punti di riferimento guidano un team lungo l’intero ciclo vitale del progetto. Ma è anche vero che una guida intuitiva per elementi quali la gestionedei cambiamenti, la risoluzione rapida e creativa dei problemi e la gestione di team con competenze diverse o geograficamente lontani fanno parte dell’ambito complessivo. Uno stile di gestione proattivo che utilizza le competenze organizzative di base consente di completare prevedibilmente i progetti in tempi più brevi ed entro il budget, offrendo in definitiva alle organizzazioni maggiori opportunità di vantaggio competitivo. Tuttavia, se mal gestito, le difficoltà e le complessità dei progetti stessi possono avere l'effetto opposto.
Le sfide affrontate dai Responsabili di progetto IT
Le complessità e le interdipendenze insite in questi incarichi diversificati su larga scala e a lungo termine, sono tra le problematiche più impegnative dei Project Manager IT. Un'iniziativa IT può affrontare molti tipi di progetti che comportano l'integrazione delle reti, la costruzione di infrastrutture fisiche o virtuali, la creazione o il miglioramento di siti web e lo sviluppo di software. La formulazione di ipotesi per l'integrazione di diversi hardware, reti e software a sistemi esistenti, così come le problematiche di interoperabilità sconosciute, possono complicare l’avanzamento del progetto. Anche le aspettative delle aziende, degli utenti finali e degli stakeholder possono rappresentare ostacoli o sfide.
Quando si gestisce il cambiamento, elementi specifici possono creare un livello di resistenza al progresso e richiedere un'attenta considerazione. Con la rapida evoluzione delle tecnologie, i progetti sono soggetti anche ad aggiornamenti in corso d’opera che possono influenzare le tempistiche o le operazioni come le funzionalità di rete o cloud, l'archiviazione dei dati e la sicurezza. Anche l’esistenza di uffici geograficamente lontani e che lavorano in remoto possono complicare il successo di un progetto IT.
Per superare questi ostacoli, il project manager deve disporre di un solido processo di esecuzione misurabile in atto, delle persone giuste a cui affidare il lavoro e di una struttura di comunicazione che informa i team e gli stakeholder dei progressi e degli obiettivi.
Best practice dalla trincea della gestione dei progetti IT
Il fallimento del progetto di conformità del software di Elizabeth Harrin ha offerto una lezione importante. “Avremmo potuto trovare un modo per vendere meglio la visione alla leadership, perché i progetti IT hanno bisogno di sponsorizzazione esecutiva per ottenere il successo", afferma.
Amy Black, Director of Project Management with SecureState, provides several tips for IT project planning. “Always plan for buffer time and resource buffers to ensure on-time delivery, be realistic about your time and cost estimates, minimize scope creep by focusing only on the work required to meet the end goal, over communicate with the team and stakeholders, vet timeline concerns up front, provide status updates weekly to ensure visibility and accountability,” she says.
Esempi di progetti di gestione dei progetti IT
L'esperienza degli odierni reparti IT è in costante crescita. Esempi di progetti IT includono le complesse integrazioni che supportano i servizi IT per un'intera azienda e i suoi clienti. Se un tempo l'IT svolgeva solo un ruolo di supporto per le attività quotidiane di un'azienda, oggi i progetti avviati, eseguiti e implementati dall'IT possono essere la fortuna o il fallimento di un'intera organizzazione. Sebbene i progetti possano variare, possono includere aspetti tecnici e creativi dello sviluppo web e del supporto per l’e-commerce.
I progetti IT possono includere quanto segue:
- Lancio del prodotto
- Aggiornamenti hardware
- Aggiornamenti software (migrazione a un nuovo sistema operativo, inclusa la creazione di immagini desktop, ad esempio)
- Aggiornamenti di rete
- Unione di database
- Transizione all'archiviazione cloud
- Implementazione di reti virtuali
- Sviluppo e lancio di siti Web
- Modifiche e aggiornamenti all'infrastruttura (rimozione di server obsoleti, ad esempio)
- Progetti di sviluppo del sistema (business intelligence e analisi dei progetti, ad esempio)
Best PMBOK Practice dal PMI
Organizzazioni come l'Istituto di Project Management (PMI) forma e promuove le best practice nel settore in crescita del project management. L'organizzazione stima che entro il 2027 ci saranno 2,2 milioni di nuove posizioni nel PM. I salari dei project manager sono altamente concorrenziali (in alcuni casi raggiungendo le sei cifre per il personale altamente esperto). La community globale interattiva di PMI, le certificazione, i modelli e i webinar forniscono un corpo completo di conoscenze (BoK) per i Project Manager di oggi.
Queste pratiche, scritte per il PMI da esperti in materia, definiscono dieci aree principali per la gestione dei progetti. Queste aree di gestione individuali sono:
- Ambito del progetto: Un documento definito e approvato che delinea l'intero progetto.
- Programma del progetto: Consiste di obiettivi intermedi e roadmap pianificati su una linea temporale approvata.
- Costi di progetto: Determina le stime e le proiezioni per i costi in modo da includere capitale, materiali, strutture e software.
- Qualità del progetto: Politiche e procedure che riguardano la garanzia di qualità del progetto.
- Approvvigionamento del progetto: Si concentra sull'acquisizione di prodotti o servizi da fornitori esterni per supportare un progetto.
- Risorse umane del progetto: Considera i parametri delle prestazioni, i tassi di completamento delle attività e le dinamiche del team.
- Comunicazioni del progetto: Il processo di informazione nell’intero progetto.
- Rischio del progetto: Calcola un punteggio di rischio per gestire meglio i rischi e i loro costi.
- Stakeholder del progetto: Identifica e include le parti interessate per mitigare l'ansia, le domande o gli ostacoli.
- Integrazione dei progetti: Considera e integra tutte le aree di conoscenza che influenzano la performance del team di progetto.
Chi è coinvolto nella Gestione dei progetti IT?
Mentre il Project Manager assegnato ha il controllo dell’intero ambito del progetto, all'interno del team o dei team che portano a termine gli elementi unici di un progetto IT ci sono numerosi membri con competenze diverse. A seconda del progetto stesso, gli ingegneri di rete e dei software, i programmatori, gli altri professionisti dell'IT e gli analisti gestiscono la maggior parte del lavoro. Tuttavia, il completamento di un progetto può coinvolgere anche i creativi (ad esempio i designer web e gli artisti grafici) che forniscono elementidi usabilità. Anche se non sono coinvolti nel lavoro quotidiano, l'utente finale, i team leader, la direzione e le parti interessate sono necessari per il supporto e devono essere tenuti al corrente dei progressi attraverso la comunicazione degli obiettivi intermedi.
Qual è il miglior sistema di gestione dei progetti IT per la mia organizzazione?
Spesso si dice che il metodo o il sistema migliore per qualsiasi processo aziendale è quello che il team utilizzerà in maniera efficace. Esistono numerosi strumenti e metodi per fornire indicazioni al progetto, anche per le iniziative IT più complesse. Un progetto necessita di obiettivi chiari, di una comprensione dei risultati finali e di report in grado di valutare il successo (come gli obiettivi intermedi). Si aggiunga a tutto questo solidi strumenti e processi di comunicazione per informare gli stakeholder sulle tempistiche, i successi e i progressi fatti. Gli elementi collaborativi in tempo reale aiutano i membri del team decentralizzati. Concentrarsi su aree quali la definizione delle priorità, la collaborazione, le valutazioni e la pianificazione, così come le tempistiche e l'esecuzione, può essere utile e può fornire opportunità di completamento di un progetto di successo (e favorire quindi l’esperienza dell'utente finale). Oltre a questi elementi funzionali, possono essere utili la gestione delle richieste e il supporto di una varietà di metodologie di gestione dei progetti.
Metodologie di sviluppo dei progetti
I metodi Agile come Scrum, Kanbane EXpreme Programing (XP) nella gestione dei progetti IT stanno diventando sempre più popolari grazie all'attenzione al raggiungimento di rapidi progressi attraverso brevi periodi di attività (iterazioni). Agile è particolarmente adatto a progetti che possano cambiare o rielaborare l'attenzione in qualsiasi fase del ciclo di vita del progetto. I requisiti del progetto sono meno certi nel processo di avvio e il team stesso può essere assegnato a più ruoli nello sviluppo.
Il metodo di gestione dei progetti a Cascata è incentrato sulla progettazione. Il tempo necessario per lo sviluppo di progetti è spesso indicato come un impedimento e rende questo metodo più vulnerabile ai cambiamenti nella tecnologia. Tuttavia, il metodo a Cascata è logico nell'edilizia e fornisce una pianificazione più semplice per la distribuzione delle risorse e il budget. Alcuni project manager possono preferire l'utilizzo della Cascata in caso di complesse interdipendenze, perché questo metodo segue una rigida sequenza di eventi e completamenti di progetti. Tuttavia, è difficile assorbire il cambiamento all'interno dei processi a cascata.
Per ulteriori informazioni sui metodi Agile e a Cascata, leggere Quando preferire la gestione dei progetti a Cascata rispetto a quella Agile.
Suggerimenti per la gestione di progetti IT di successo
La gestione dei progetti è sia un'arte che una scienza. La scienza sta nello sviluppo di piani, budget, report e processi. L'arte nella gestione di conflitti, cambiamenti, aspettative e ostacoli. La prima scelta fondamentale di un metodo di gestione dei progetti efficace definisce il tono per l'intero team e deve tenere conto delle competenze del team, delle aspettative aziendali e della disponibilità delle risorse. Fondamentale per il successo è inoltre l’attenzione al risultato, piuttosto che al processo e il budget. Un'altra buona regola è quella di pianificare gli imprevisti e utilizzare le risorse nel modo più efficiente, sia che si tratti dell'abilità di un membro del team che di un elemento di hardware.
Diversi esperti di gestione dei progetti IT hanno condiviso i loro suggerimenti per ottenere il successo in ciascuna fase.
Joshua Peskay, VP of Technology Strategy with RoundTable Technology, has shared the following tips and considerations for each project management phase:
Fase di avvio
“Durante la fase di avvio assicurati in primo luogo che il progetto sia una buona cosa su cui lavorare. Chiediti: Quali problemi risolve il progetto? Risolvere il problema aiuta l'azienda? Quali sono i criteri di successo? Sono misurabili?”
Fase di pianificazione
“Presta particolare attenzione al completamento di una carta del progetto, comprendi le interdipendenze e come il mancato raggiungimento degli obiettivi intermedi avrà un impatto sul progetto complessivo e assicurati di avere risorse adeguate per risultati di alta qualità.”
Fase di monitoraggio e controllo
- Che cosa è andato bene?
- Che cosa poteva andare meglio?
- Che cosa cambieremmo la prossima volta?
- Abbiamo raggiunto i nostri obiettivi?
- C'è una fase successiva per questo progetto? In tal caso, quale?
- Qual è la tempistica per rivedere i parametri di successo?”
Alan Zucker, Founder of Project Management Essentials, LLC has the following advice for each phase:
“Ci sono diversi indicatori chiave delle prestazioni che il PM dovrebbe monitorare:
- Programma: A che punto è l'avanzamento rispetto al piano?
- Costo: Come sono i costi di progetto rispetto al piano? A che punto è la fase in corso rispetto al programma?
- Portata: Siamo ancora in linea con gli impegni presi?
- Qualità: Stiamo producendo un prodotto di alta qualità che soddisfi le aspettative dichiarate dal nostro cliente?
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