Che cos'è la priorità nella gestione dei progetti?
Nella gestione dei progetti, con priorità si intende l'urgenza e l'importanza di un'attività o di un progetto. I project manager utilizzano la priorità per determinare chi assumerà la proprietà di ogni attività e quando aspettarsi risultati.
Esistono molti fattori che determinano la priorità, tra cui tempo e denaro speso, risorse disponibili e necessarie ed esigenze specifiche dell'azienda. I project e i program manager devono ponderare questi fattori tra loro per determinare quale progetto abbia la massima priorità.
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Che cos'è la priorizzazione dei progetti?
La priorizzazione dei progetti è il processo con cui si determinano quali progetti, potenziali ed esistenti, i più urgenti e importanti. Questo processo comporta la valutazione dei criteri più rilevanti per la tua azienda e la sua applicazione a tutti i tuoi progetti.
Si può classificare la priorità del progetto in base al potenziale ritorno sugli investimenti (ROI) o al modo in cui ogni progetto sia critico per un reparto. Ad esempio, i progetti relativi all'infrastruttura di produzione o alla sicurezza basata sul Web potrebbero essere classificati come molto importanti. Tutte le aziende hanno esigenze diverse che richiedono strategie di priorizzazione uniche.
Molte organizzazioni si trovano in difficoltà con la priorizzazione perché tutti i progetti hanno un certo grado di urgenza e importanza. L'approccio migliore è stabilire un framework di pianificazione strategica in modo da poter facilmente integrare gli obiettivi e le priorità dell'azienda nel processo di priorizzazione.
Perché la priorizzazione dei progetti è importante?
La priorizzazione dei progetti assicura di allocare correttamente le risorse aziendali in base alle tue esclusive esigenze. Assegnando priorità alle attività, un'azienda può ridurre al minimo il tempo e il denaro che spende su progetti meno urgenti e importanti.
Un sondaggio del 2016 del Project Management Institute ha rilevato che solo il 52% dei progetti ha raggiunto gli obiettivi originali e l'intento aziendale quando la cultura della gestione dei progetti non era prioritaria. Tuttavia, il numero è aumentato di quasi il 20% quando le aziende le hanno dato una maggiore priorità. La gestione dei progetti e la priorizzazione dei progetti sono cruciali per il successo di un progetto.
Come assegnare la giusta priorità ai progetti
Un processo di priorizzazione dei progetti è essenziale per mantenere criteri coerenti in un portafoglio e affrontare le esigenze specifiche e gli obiettivi di un'organizzazione. Ecco le fasi fondamentali della priorizzazione di un elenco di progetti:
- Crea un elenco di progetti: crea un elenco di progetti potenziali ed esistenti. Consulta dirigenti, responsabili dei reparti e leader dei progetti per assicurarti di valutare accuratamente le esigenze dell'azienda in merito ai progetti.
- Organizza i progetti secondo livelli di priorità ovvi:
In alcuni casi, la priorità del progetto sarà lampante. "Dare priorità ai tuoi progetti comporta la creazione di un elenco dei singoli progetti per poi separare quelli urgenti e importanti, in modo da sapere su cosa devi concentrarti immediatamente", suggerisce Trevor Larson, co-fondatore e CEO di Nectar. - Determina i criteri di priorizzazione: quando i livelli di priorità dei progetti non sono immediatamente ovvi, determina i criteri di priorizzazione in base alle esigenze e agli obiettivi specifici della tua azienda.
- Analizza e classifica le attività: applica questi criteri di priorizzazione ai tuoi progetti per determinare l'urgenza e l'importanza di ciascuno e per classificarli di conseguenza.
Potresti considerare l'utilizzo di una matrice o di un modello per aiutarti a priorizzare gli sforzi. I modelli di priorizzazione sono strumenti utili per agevolare il processo decisionale e aiutare a tracciare il processo di priorizzazione. Ci sono anche dettagli specifici relativi alla priorizzazione dei progetti IT, che possono essere utili se stai cercando di priorizzare i progetti per i team dedicati all'IT.
Modello di priorizzazione dei progetti
Scarica il modello di priorizzazione dei progetti
Usa questo modello di priorizzazione dei progetti per classificare i progetti in base a criteri precompilati o a criteri specifici immessi dalla tua organizzazione. Inserisci un valore da uno a cinque in ogni cella, a indicare l'importanza di ogni variabile: il modello calcolerà automaticamente un punteggio per ogni progetto.
Livelli di priorità per i progetti
È possibile classificare i progetti come di importanza elevata, media, bassa o nulla. Tali livelli possono essere pensati associati alle azioni "fare, delegare, programmare ed eliminare." I criteri e il framework di priorizzazione scelti determinano il livello di priorità di ciascun progetto.
Per comprendere meglio come determinare i livelli di priorità, leggi la nostra guida all'utilizzo delle matrici per la determinazione delle priorità.
Processo di priorizzazione dei progetti
I processi di priorizzazione dei progetti aiutano a creare dei framework per classificare i progetti in base a un insieme coerente di variabili. Ecco un elenco di tecniche e processi specifici per determinare la priorizzazione del progetto:
- Kano: il modello Kano suggerisce che le funzionalità disponibili in un prodotto finale determinino la soddisfazione di un cliente con quel progetto. Identifica le funzionalità che forniscono un alto livello di soddisfazione dell'utente finale e priorizza questi progetti.
- Periodo di ammortamento: il periodo di ammortamento è il tempo necessario per recuperare il costo di un investimento. Quando si calcola il periodo di ammortamento, annota sia i costi in corso che il potenziale reddito. Sebbene possa essere preferibile un progetto con un periodo di ammortamento più breve, dovresti anche considerare la durata del progetto e il suo potenziale di ritorni in corso. Si tratta di un metodo semplice che si concentra sul flusso di cassa e non tiene conto di potenziali rischi od ostacoli.
- Valore attuale netto: il valore attuale netto confronta il costo attuale di un progetto al ROI. Il valore attuale netto tiene in considerazione il potenziale di flusso di cassa attualizzato, ma esclude molte variabili non finanziarie.
- Modello con punteggio: i modelli con punteggio assegnano un valore numerico ai progetti in base a criteri predeterminati dai responsabili delle decisioni. I punteggi più alti corrispondono a progetti di priorità superiore.
- Story mapping: la story mapping è il processo di creazione di una mappa ipotetica dell'esperienza dell'utente con un prodotto. La mappa aiuta a evidenziare le caratteristiche di un prodotto con cui è più probabile che un utente interagisca e che sono quindi più importanti. Per saperne di più, consulta il nostro elenco di modelli di user story scaricabili.
- Metodo MoSCoW: MoSCoW è l'acronimo di “Must have, Should have, Could have, Won’t have.” Il metodo MoSCoW è una matrice delle priorità che consente di ordinare rapidamente le opzioni in quattro categorie di priorizzazione. Si tratta di una variante della matrice delle priorità tradizionale a quattro quadrati, che ordina i progetti in base a urgenza e importanza.
"MoSCoW è un acronimo comunemente usato in ambito gestionale in settori quali gestione dei progetti e sviluppo software, ma che può anche essere applicato alle priorità quotidiane. Delineiamo l'approccio MoSCoW come parte di ogni progetto", afferma Ansh Gupta, fondatore di Empire Crafter. - Analytic Hierarchy Process: l'Analytic Hierarchy Process determina la priorità del progetto mediante una serie di confronti a coppie tra i progetti. Crea un punteggio numerico per ogni progetto utilizzando i criteri più rilevanti per le esigenze della tua azienda. I punteggi più alti sono correlati a progetti di priorità superiore.
- Data Envelopment Analysis :la Data Envelopment Analysis misura l'efficienza relativa di unità organizzative simili. I project manager possono utilizzare questo metodo per identificare le unità che sono più produttive, in modo che possano priorizzare i progetti di conseguenza.
- Matrice delle priorità: una matrice delle priorità è uno strumento semplice che aiuta a determinare i progetti più cruciali di un elenco. Una matrice delle priorità può essere semplice come un quadrato 2x2 che misura urgenza e importanza. Può anche essere una griglia più grande che confronta molte variabili.
- Matrice adattata per la valutazione dei rischi: Alex Claro, VPN Analyst presso CreditDonkey, condivide il suo metodo di utilizzo di una matrice delle priorità modificata per priorizzare i livelli di rischio: "Per iniziare, sviluppa un elenco dei rischi, compresi gli scenari peggiori. Dopo aver compilato l'elenco, dovrai capire quali sono le cose che possono causare problemi con maggiore probabilità. In questa fase, dovresti considerare come evitare che tali circostanze di rischio ad alto impatto si verifichino. Queste saranno le tue preoccupazioni principali. In questo modo potrai identificare quali rischi avranno probabilmente gli effetti più gravi, e quindi prendere misure adeguate per mitigare tali rischi."
Vantaggi della priorizzazione dei progetti
La priorizzazione dei progetti offre molti vantaggi. Il team impiegherà il tempo in modo più efficiente, sarà più organizzato e aumenterà il tasso di successo dei progetti. Ecco un elenco dei vantaggi riscontrati dagli esperti offerti dall'implementazione delle strategie di priorizzazione dei progetti:
- Maggiore efficienza:
Lester Mclaughlin, VP del reparto operativo presso Blue National, condivide l'esperienza della sua azienda in merito alla migliore priorizzazione: “Abbiamo sicuramente riscontrato un miglioramento nel nostro flusso di lavoro. Data l'enorme domanda per i nostri servizi, non abbiamo tempo da perdere in inefficienze evitabili", afferma. - Miglioramento dell'organizzazione: i processi di priorizzazione consentono di organizzare progetti e attività in una gerarchia più facile da gestire. "Mi piace utilizzare una matrice di Eisenhower che classifica i progetti come importanti o non importanti o non urgenti. In base al quadrato della matrice nel quale rientra un progetto, vedo subito se l'attività è qualcosa che devo fare immediatamente, qualcosa che devo decidere quando affrontare, qualcosa che posso delegare a un sottoposto diretto o qualcosa che posso eliminare completamente dall'elenco", afferma Larson.
- Aumento del tasso di successo: pratiche di priorizzazione standardizzate assicurano che i progetti rispettino gli obiettivi e le esigenze aziendali.
- Maggiore coesione del team:
La priorizzazione dei progetti riduce lo stress aumentando la visibilità dei progetti e migliorando la comunicazione all'interno del team. "Priorizzare i progetti nella nostra organizzazione è essenziale per gestire lo stress e la produttività. I dipendenti sono più felici e soddisfatti quando possono procedere con il lavoro senza lo stress legato a ciò che viene dopo", afferma Michael Steele, CEO e proprietario di Flywheel Digital. - Maggiore accettazione: una priorizzazione efficace dei progetti crea fiducia nei project manager nel tempo. I dirigenti supporteranno più probabilmente i progetti guidati da dipendenti con successi tracciabili.
Priorità concorrenti nella gestione dei progetti
Le priorità concorrenti possono essere un ostacolo al successo. Identificare i criteri di priorizzazione più importanti per un'azienda può essere difficile, ma mantenere visibilità e comunicazione è fondamentale per evitare spiacevoli sorprese.
Assicurati di coinvolgere tutte le parti interessate quando selezioni i criteri di priorizzazione. Ciò aiuterà a mitigare i conflitti consentendo ai membri del team con priorità concorrenti di essere ascoltati. Una volta selezionati i criteri di priorizzazione, assicurati di applicarli coerentemente in tutta l'azienda.
"In caso di priorità concorrenti, ha senso farsi dare prima un secondo parere da un collega o un collaboratore di fiducia per assicurarsi di interpretare correttamente la natura delle priorità e che siano effettivamente concorrenti. Se concorrono per importanza, priorizza a quello con un rischio crescente di fallimento nel tempo, a causa di condizioni di mercato mutevoli o complicazioni legate alla manodopera per via della carenza di personale nei festivi o nei periodi di ferie", suggerisce Larson.
Inoltre, Steele suggerisce alle aziende di utilizzare un software di gestione dei progetti per tracciare le attività e a rimanere organizzate. "[Software PM] aiuta tutti a percepire come molto più gestibile il lavoro in fase di svolgimento, anche con priorità concorrenti", afferma. "Può essere difficile priorizzare le attività interne rispetto a quelle che contribuiscono direttamente al ROI. Le priorizziamo comunque in base al valore stimato al nostro team, che ha un grande valore per noi come azienda, anche se non si riflette direttamente nel risultato finale."
Quando priorizzare i progetti
La priorizzazione dei progetti dovrebbe essere una parte regolare del programma di un project manager. Le esigenze cambiano nel corso di un'impresa, quindi è importante valutare come i progetti attuali e potenziali si classificano nel portafoglio, in qualsiasi momento.
Se un project manager nota una mancanza di visibilità di un progetto, incoerenze dei processi o un'interruzione nella collaborazione, probabilmente è il momento di rivalutare le priorità. Questi situazioni possono avere varie cause, ma manifestano un problema di criteri di priorità non chiari od obsoleti.
Modello di priorizzazione dei progetti per coppie
Scarica il modello di priorizzazione dei progetti per coppie
Utilizza questo modello per organizzare rapidamente i progetti in base all'importanza relativa. Inserisci i progetti nella griglia e determina quale è più importante in ogni confronto per coppie. Il punteggio numerico risultante per ogni progetto creerà una gerarchia senza il bisogno di identificare i criteri di priorizzazione.
Modello di priorizzazione dei criteri di assegnazione del punteggio ai progetti
Scarica il modello di priorizzazione dei criteri di assegnazione del punteggio ai progetti
Utilizza questo modello di criteri di assegnazione del punteggio ai progetti per determinare i criteri più importanti per le matrici di priorizzazione nella tua azienda. Consulta i principali responsabili delle decisioni e confronta le loro risposte per identificare i criteri più importanti tra i reparti. Inserisci i risultati nel modello di priorizzazione sopra riportato per creare un framework standardizzato da usare a livello aziendale.
Modello di assegnazione del punteggio ponderato per la priorizzazione dei progetti
Scarica il modello di assegnazione del punteggio ponderato per la priorizzazione dei progetti
Per confronti più complicati, utilizza questo modello di assegnazione del punteggio ponderato per la priorizzazione dei progetti. Inserisci nel modello i criteri di priorizzazione raccolti dai responsabili delle decisioni chiave, pondera i criteri e assegna loro un punteggio per ogni progetto. Puoi quindi classificare l'importanza di vari criteri in base al loro punteggio numerico risultante.
Kit di ausilio alla priorizzazione dei progetti
Scarica il kit di ausilio alla priorizzazione dei progetti
Trova modelli utili nel nostro kit di ausilio alla priorizzazione dei progetti. Il kit include il modello di priorizzazione dei progetti, il modello di assegnazione del punteggio ponderato per la priorizzazione dei progetti, il modello di priorizzazione dei criteri di assegnazione del punteggio ai progetti e il modello di priorizzazione per coppie elencati in precedenza. Un portafoglio di progetti correttamente priorizzati ti aiuterà nella gestione del portafoglio di progetti o nella selezione dei progetti.
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