Cosa sono le ipotesi nella gestione dei progetti?
Nella gestione dei progetti, le ipotesi sono fattori che si ritiene siano veri o certi, anche se la loro certezza non può essere completamente confermata. Sebbene le ipotesi comportino dei rischi, servono come base per il progresso di fronte all’incertezza.
Nessuno avvierebbe mai un progetto se aspettasse di eliminare ogni incertezza, ma un'ipotesi errata può far deragliare la strategia del progetto. "Pertanto", afferma Alan Zucker, fondatore di Project Management Essentials, "è necessario documentare le ipotesi e convalidarle o confermarle non appena possibile. Le ipotesi non convalidate ti mettono nei guai perché prendi decisioni su informazioni errate o parziali."
Tutti fanno ipotesi su base regolare. Ecco alcune ipotesi che facciamo nella vita di tutti i giorni:
- Il rubinetto erogherà acqua una volta aperto.
- Il negozio di alimentari avrà a disposizione gli articoli che hai nella lista della spesa.
- La connessione internet presso il tuo ufficio sarà disponibile e affidabile.
- La sveglia suonerà all’ora impostata.
- Ci saranno bustine di tè nella dispensa per il tè del mattino.
Se bevi tè per affrontare la mattinata, dovresti controllare regolarmente la tua fornitura di tè prima di fare la spesa settimanale. Allo stesso modo, se hai un meeting importante la mattina presto, puoi ricontrollare la sveglia o impostare una sveglia aggiuntiva prima di andare a dormire.
Nella gestione dei progetti, le ipotesi chiave comprendono fattori quali il presupposto che non ci saranno interruzioni della corrente elettrica in ufficio ogni giorno lavorativo o che si disporrà di una scorta adeguata di carta per la stampante. L’analisi delle ipotesi, una componente della gestione dei rischi nella pianificazione del progetto, comporta l’identificazione di queste ipotesi. Ipotesi imprecise possono influire sui tripli vincoli di tempo, denaro e ambito.
Nell’articolo dell’International Journal of Project Risk Management, "Assumption Surfacing and Monitoring as a Tool in Project Risk Management", Nils O. E. Olsson e Ingrid Spjelkavik utilizzano casi di studio per sottolineare l’importanza delle ipotesi del progetto come fattori fondamentali che influenzano la decisione di avviare un progetto. Suggeriscono di identificare le ipotesi chiave su cui si basa un progetto e di presentarle in un formato che consenta il confronto con la situazione attuale.
I project manager ricavano le ipotesi del progetto da ipotesi plausibili, esperienze passate e informazioni disponibili. Sebbene questi fattori siano in genere al di fuori del controllo di un manager, è essenziale monitorarli attentamente per apportare modifiche rapide e accurate secondo necessità.
Idealmente, le ipotesi di progetto vengono raccolte durante la fase di avvio del progetto. Il project manager elenca le ipotesi in vari documenti di progetto, come il business case, il project charter, i contratti, le proposte, gli ambiti di lavoro e i piani di progetto. Nei contratti, l’inclusione di un elenco di ipotesi stabilisce una comprensione reciproca tra cliente e fornitore. Documentare le ipotesi garantisce che tutti gli stakeholder siano sulla stessa lunghezza d’onda e possano tenere traccia di questi fattori durante il ciclo di vita del progetto.
Rischi, problemi, vincoli e dipendenze
I rischi sono possibili eventi che potrebbero avere effetti negativi, mentre i problemi sono complicazioni o sfide che si sono già verificati. I vincoli sono limitazioni o restrizioni che influiscono sull’esecuzione del progetto e le dipendenze sono le connessioni tra attività o deliverable in un progetto.
Le ipotesi forniscono una base per la pianificazione e il processo decisionale del progetto, mentre rischi, problemi, vincoli e dipendenze sono fattori che possono influire sull’avanzamento, sull’esecuzione e sui risultati del progetto. Ecco ulteriori informazioni su ciascun elemento:
- Rischio: un rischio si riferisce a un potenziale evento o circostanza che potrebbe verificarsi in futuro e potrebbe influire sui traguardi, sulla programmazione, sul budget o sul successo complessivo di un progetto. Un rischio che potrebbe avere un impatto positivo su un progetto è chiamato opportunità.
- Problema: un problema si riferisce a una complicazione, una sfida o una preoccupazione che è già emersa e richiede attenzione e risoluzione.
- Vincolo: ogni progetto ha dei vincoli, che sono limitazioni o condizioni intrinseche che influenzano l’ambito, i tempi, il budget o le risorse del progetto. I project manager potrebbero non avere il controllo diretto su un vincolo e devono lavorare all’interno di esso.
- Dipendenza: alcuni vincoli possono dare origine a dipendenze. Un’attività dipende da un’altra quando il suo inizio o completamento dipende dall’inizio o dal completamento di un’altra attività.
Le ipotesi possono introdurre rischi perché comportano incertezza e la possibilità di essere errate. Se un’ipotesi si rivela imprecisa o non valida, può comportare rischi per il successo del progetto. Pertanto, è fondamentale identificare, monitorare e gestire le ipotesi di progetto come parte del processo complessivo di gestione dei rischi.
Perché abbiamo bisogno di ipotesi del progetto?
I team utilizzano le ipotesi del progetto per garantire che tutti comprendano i fattori chiave del progetto. Documentando le ipotesi, i team possono stabilire un punto di partenza per future modifiche alle risorse e alla programmazione. Questa pratica consente loro di gestire efficacemente le incertezze.
Nel loro articolo sull’International Journal of Project Risk Management, Olssen e Spjelkavik spiegano che quando le ipotesi su cui si basa un progetto cessano di essere valide, il progetto potrebbe incontrare difficoltà. I cambiamenti associati a queste ipotesi dovrebbero essere considerati segnali premonitori significativi che richiedono un’azione rapida.
Evidenziando la prospettiva di investimento dei progetti, gli autori sottolineano l’importanza di garantire che i risultati di un progetto giustifichino i costi associati e avvertono che qualsiasi modifica alle ipotesi alla base del business case potrebbe ostacolare la capacità del progetto di fornire i benefici attesi.
"I progetti possono essere percepiti come investimenti", scrivono. "Come investimenti, gli effetti del progetto dovrebbero giustificare i costi coinvolti." Concludono inoltre che la gestione dei rischi del progetto dovrebbe comprendere il chiarire e il monitorare le ipotesi su cui si basa il business case.
"Com’è riduttivo dire ’ipotesi del progetto’! È un termine così neutro per indicare ciò che determina realmente il conseguimento di risultati di successo", afferma René Ffrench. In qualità di Master Black Belt, Operations Lean Master e Principal presso Firefly Consulting, Ffrench ha una visione unica della gestione delle ipotesi. "La maggior parte delle volte, cerchiamo di fare cose più proattive per andare avanti. Ma purtroppo, questo non si rivela altrettanto efficace nel generare progressi come comprendere e gestire i limiti e i vincoli. Se rimuoviamo le barriere, le truppe possono avanzare in prima linea. Non aiuta molto spingere le truppe più velocemente e più lontano se ci sono ancora barriere. La leadership deve gestire queste barriere."
Inoltre, generare, condividere e documentare le ipotesi come team aiuta a promuovere una comprensione comune delle basi del progetto, che può rivelare rischi sconosciuti, vincoli e nuove premesse.
"È divertente osservare come tutti diciamo la stessa parola, sentiamo la stessa parola, la scriviamo allo stesso modo, ma la associamo a cose diverse", afferma Michele Barry, che ha lavorato come consulente principale presso Frontis per più di 13 anni. "Magari partecipi a un meeting su budget, ambito e temperatura. Le persone presumono che stiano parlando delle stesse cose. Ci sono persone con background simili o persone che si uniscono per uno scopo comune. Presumiamo che abbiano lo stesso obiettivo o la stessa interpretazione dell’obiettivo, ma spesso non è così".
Garantire definizioni comuni è particolarmente importante nei team interfunzionali, perché reparti o discipline diversi possono avere interpretazioni o terminologie diverse per i concetti chiave.
Il seguente esempio, tratto dall’esperienza di Zucker come project manager, evidenzia il valore del rilevamento e della documentazione delle ipotesi. A novembre, appena un mese prima della consegna del suo progetto, è stato annunciato che la consegna sarebbe stata ritardata perché l’organizzazione aveva bisogno di un nuovo server di produzione. Confuso, Zucker ha chiesto perché questo requisito fosse emerso in una fase così avanzata, dal momento che le discussioni sulla capacità dei server erano in corso da maggio. "Ne parlavano, ma non è mai stato formalizzato", dice. "La questione è caduta nel dimenticatoio fino all’ultimo minuto, anche se ci sarebbe stato tutto il tempo per sviluppare approcci alternativi."
Come si identificano le ipotesi del progetto?
Identifica le ipotesi facendo brainstorming con il tuo team e gli stakeholder in meeting o incontri individuali. Inoltre, è possibile scoprire le ipotesi ricercando documenti di progetto, regolamenti e pubblicazioni di settore. Valuta il livello di rischio di ogni ipotesi per assegnarne la priorità nel progetto.
"Fare ipotesi all’inizio del progetto è fantastico. Penso anche che, in qualità di project manager, sia necessario ascoltare quando ci si incontra con il proprio team o altri team. Le persone diranno cose e penserai "OK, hai appena identificato un rischio o un’ipotesi", afferma Zucker.
Segui questi passaggi per identificare il maggior numero possibile di ipotesi:
- Fai brainstorming e ricerca contributi da parte degli stakeholder: durante la fase di avvio del progetto, il leader del progetto dovrebbe tenere sessioni di brainstorming per raccogliere ipotesi. Prendi in considerazione l’utilizzo di tecniche di brainstorming per facilitare il processo. Coinvolgi attivamente dipendenti esperti che hanno partecipato a progetti simili o hanno un’ampia conoscenza del dominio. Cercando il loro contributo su ciò che può e non può essere ipotizzato, puoi attingere a preziose competenze e scoprire ipotesi che altrimenti potrebbero essere tralasciate.
- Consulta la documentazione: amplia l’elenco di ipotesi esistente consultando una serie di documenti. Ciò include la revisione delle valutazioni dei rischi, dei registri dei rischi, dei problemi del progetto, dei vincoli, dei database delle lezioni apprese e delle ipotesi esistenti elencate in charter, contratti e altra documentazione. Guarda oltre le risorse interne ed esplora le pratiche del settore, le specifiche di progettazione, la storia dell’azienda e della business unit, i requisiti del sito e le normative. Inoltre, prendi in considerazione la possibilità di rivedere bollettini tecnici e altri documenti esterni che potrebbero contenere fattori dinamici che influenzano il progetto.
- Conduci interviste con gli stakeholder: coinvolgere i principali stakeholder attraverso interviste è un passo prezioso per identificare le ipotesi. Intervista i principali stakeholder per avere un’idea del tuo elenco di ipotesi preliminari. Le informazioni degli stakeholder forniscono una comprensione più ampia del contesto del progetto e possono rivelare ipotesi specifiche per i loro ruoli o aree di competenza.
- Coinvolgi vendor e altre terze parti: oltre agli stakeholder interni, il coinvolgimento di vendor e terze parti rilevanti è fondamentale per acquisire ipotesi complete. Invita i fornitori e le terze parti a documentare le loro ipotesi. La loro prospettiva e le loro competenze uniche possono contribuire a identificare le ipotesi che potrebbero influire sul successo del progetto.
- Crea un registro delle ipotesi: utilizza un modello di registro delle ipotesi per organizzare e compilare le ipotesi o aggiungile a un modello RAID per tenerne traccia insieme a rischi, problemi e dipendenze. Assicurati che ogni ipotesi sia chiaramente documentata, compresi i dettagli rilevanti come la dichiarazione dell’ipotesi, la motivazione e il potenziale impatto.
- Stabilisci le priorità e tieni traccia delle ipotesi: dopo aver compilato le ipotesi, è fondamentale priorizzarle in base al loro potenziale impatto e al livello di rischio. Prendi in considerazione l’assegnazione di livelli di affidabilità per valutare la probabilità che le ipotesi siano vere. Identifica le ipotesi che hanno un impatto elevato o comportano rischi significativi per il successo del progetto. Rivedi e aggiorna regolarmente il registro delle ipotesi man mano che il progetto avanza.
Durante l’identificazione delle ipotesi, è importante creare un ambiente in cui gli individui si sentano a proprio agio nell’esprimere e sfidare le ipotesi senza timore di essere giudicati o smentiti. "Non ci pentiremo mai per l’apprendimento in Lean Six Sigma", afferma Ffrench. "La maggior parte dell’apprendimento in Lean Six Sigma e in altri progetti è dovuto a pasticci e difficoltà. Metteremo quello che abbiamo appreso nella nostra cassetta degli attrezzi. Dobbiamo celebrare l’apprendimento e andare avanti."
Un’altra considerazione importante è la necessità di avere una visione ampia e rimanere attenti a potenziali incognite. Ad esempio, prendiamo i recenti problemi della catena di approvvigionamento che influiscono sui progetti di oggi. "Non puoi fare le stesse ipotesi che hai fatto qualche anno fa", dice Barry. "Chi avrebbe previsto un’effettiva interruzione della catena di approvvigionamento? Chi avrebbe mai immaginato una pandemia globale? Le cose a cui prima non pensavamo neanche sono cambiate. Ora dobbiamo chiederci: le forniture sono ancora lì? Quali sono le alternative? Quali sono i costi? Quali sono le timeline?"
Barry fa un esempio di un progetto in cui un nuovo fornitore ha iniziato a confezionare le merci in modo diverso, con la conseguente necessità di un camion per le consegne e di un impianto di stoccaggio diversi. "Questa è l'ipotesi che nessuno avrebbe preso in considerazione perché era un oggetto standard, non qualcosa di unico", spiega. "Si tratta di buone misurazioni di controllo di qualità che dovrebbero comunque essere incluse nel tuo progetto."
Modello di registro delle ipotesi del progetto
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Utilizza questo registro delle ipotesi del progetto dedicato per gestire efficacemente le tue ipotesi. Registra la data di immissione, la descrizione, la responsabilità della verifica e la scadenza della verifica per ogni ipotesi. Infine, annota eventuali circostanze speciali o soluzioni alternative per problemi nella sezione dei commenti.
I registri delle ipotesi non devono essere complicati. "Non devono avere più di cinque o sei colonne", afferma Zucker. "Quando l’abbiamo chiusa? A chi l’abbiamo assegnata? Quanto è vicina a essere risolta? Quindi puoi riutilizzare quel campo di stato per la risoluzione o avere un campo separato."
Per ulteriori risorse, consulta questa raccolta estesa di modelli di ipotesi del progetto gratuiti e stampabili.
Come utilizzare una matrice di ipotesi per priorizzare le ipotesi
Raccogli e priorizza le ipotesi utilizzando una matrice di ipotesi. Una matrice tipica è costituita da una griglia 2x2 con assi per classificare le ipotesi come importanti o non importanti e probabili o improbabili. Questa matrice aiuta a priorizzare le ipotesi in base al loro impatto e alla loro probabilità.
Conduci una valutazione delle ipotesi invitando gli stakeholder a un meeting collaborativo, in loco o virtualmente. Lavora rapidamente sfruttando i seguenti passaggi:
- Disegna una matrice su una lavagna fisica o digitale.
- Fornisci post-it reali o virtuali e chiedi ai partecipanti di scrivere rapidamente le loro ipotesi sul progetto.
- Raccogli i post-it e, con il contributo dei partecipanti, posiziona ogni nota in uno dei quattro quadranti della matrice.
- Parlate brevemente di eventuali voci contestate fino a quando non viene raggiunto il consenso sulla loro priorità.
Suggerimento: per mantenere una conversazione focalizzata ed evitare discussioni prolungate o dibattiti non necessari, limita la durata dell’esercizio a un massimo di due ore.
Il quadrante con ipotesi ritenute importanti ma incerte merita particolare attenzione. È fondamentale valutare la probabilità di queste ipotesi. Tuttavia, come suggerisce Zucker, non dovresti ignorare completamente le ipotesi assegnate ad altri quadranti, a meno che non abbiano un basso impatto e siano poco probabili.
Modello di matrice per il rilevamento delle ipotesi del progetto
Scarica un modello di matrice per il rilevamento delle ipotesi del progetto per
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I modelli eliminano la preoccupazione della formattazione, in modo che tu e il tuo team possiate mettervi al lavoro. Questa matrice delle ipotesi del progetto aiuta il tuo team a raccogliere e priorizzare le ipotesi in base alla probabilità e all’impatto. È sufficiente tracciare ogni ipotesi sulla matrice posizionandola nel quadrante corrispondente in base alla valutazione di importanza e certezza. Puoi personalizzare gli assi di questo modello con i termini che preferisci.
Come scrivere ipotesi per un progetto
Quando scrivi le ipotesi per un progetto, includile quando crei il business case e il piano del progetto. Inoltre, documenta e tieni traccia di tutte le ipotesi in un registro delle ipotesi per scopi di consultazione e monitoraggio.
Un registro delle ipotesi è uno strumento essenziale per scrivere le ipotesi e rappresenta un documento centralizzato per monitorare le ipotesi durante lo sviluppo del progetto. Con un registro delle ipotesi, è possibile immettere eventuali modifiche a tali ipotesi, decisioni e giustificazioni. Tutti i membri del team dovrebbero utilizzare il registro delle ipotesi, spiega Ffrench: "Ci consente di comunicare e convalidare le ipotesi con gli stakeholder e il team di progetto."
Un registro delle ipotesi può anche essere uno strumento di gestione critico, soprattutto quando ci sono cambiamenti di personale durante un progetto. Un registro ben mantenuto consentirà a chiunque di leggere le ipotesi in qualsiasi momento durante il progetto. (Nota: un registro delle ipotesi non sostituisce un registro dei rischi.)
Ecco i passaggi per scrivere le ipotesi per un progetto:
- Identifica i fattori chiave: determina i fattori critici o le variabili essenziali per il successo del tuo progetto.
- Inquadra le ipotesi: formula le ipotesi come affermazioni che riflettono le tue convinzioni o aspettative sui fattori identificati.
- Sii specifico e conciso: assicurati che ogni ipotesi sia chiara, specifica e direttamente correlata al progetto. Evita ambiguità o un linguaggio generico.
- Prendi in considerazione diverse prospettive: prendi in considerazione i punti di vista degli stakeholder del progetto e dei membri del team per acquisire una gamma completa di ipotesi.
- Documenta le ipotesi: registra le ipotesi identificate in un formato strutturato, come un registro delle ipotesi o un documento.
- Rivedi e convalida: esamina le ipotesi con gli stakeholder pertinenti per garantire l’accuratezza e l’allineamento con gli obiettivi e i traguardi del progetto.
- Aggiorna secondo necessità: man mano che il progetto avanza, rivedi e aggiorna le ipotesi quando emergono nuove informazioni o approfondimenti o quando le circostanze cambiano.
Quando documenti le ipotesi nel registro, assicurati di includere le seguenti informazioni per ogni ipotesi:
- Numero identificativo: assegna un ID univoco a ciascuna ipotesi per una facile identificazione.
- Data di registrazione: inserisci la data in cui l’ipotesi è stata registrata per la prima volta.
- Categoria: annota in quale categoria rientra ogni ipotesi, come budget, programmazione o prodotto.
- Nome e descrizione: includi un nome e una breve descrizione dell’ipotesi.
- Valutazione di possibilità: determina una valutazione sulla certezza che l’ipotesi si verifichi, sia essa alta, media o bassa.
- Valutazione dell’impatto: determina una valutazione sull’impatto per l’ipotesi, se ad alto rischio, a basso rischio o a rischio assente.
- Proprietario: assegna un proprietario all’ipotesi. Il proprietario è chiunque convalidi l’ipotesi.
- Piano d’azione: includi un riferimento a un piano d’azione per mitigare l’impatto dell’ipotesi qualora si rivelasse falsa.
- Data di convalida: inserisci la data in cui il proprietario ha convalidato l’ipotesi.
- Stato: indica se l’ipotesi è aperta o chiusa.
Qual è il modo migliore per garantire che le persone ricordino e gestiscano le ipotesi? "Il modo giusto per farlo è quello pratico", afferma Ffrench. Sia Barry che Ffrench sottolineano che qualsiasi leader o consulente deve "cercare di capire" prima di imporre definizioni, modelli, strumenti o qualsiasi altra cosa.
"Qualunque modello, con cui il personale abbia familiarità, si utilizzi è probabilmente il migliore", spiega Barry. "Il mio messaggio è chiaro: considerare la user experience e non sovraingegnerizzarla."
Modello di registro RAID
Scarica il modello RAID con dati di esempio per Excel
Scarica il modello di registro RAID di progetto vuoto per Excel
Un registro RAID è uno strumento potente per la gestione di rischi, ipotesi, problemi e dipendenze. Con il nostro modello di registro RAID scaricabile, puoi personalizzare il modello in base alle esigenze della tua organizzazione o utilizzare il modello di esempio per guidare i tuoi sforzi. Categorizza ogni elemento, priorizzane l’urgenza, specifica il proprietario dell’elemento e includi le date di identificazione e verifica.
Come gestire le ipotesi
Per gestire le ipotesi del progetto, inizia identificandole e documentandole con il tuo team di progetto. Durante il ciclo di vita del progetto, rivedi e verifica regolarmente le ipotesi nel registro, adattando di conseguenza i piani e le azioni.
Una parte importante del processo di verifica consiste nel coinvolgere attivamente e interagire con gli stakeholder e i membri del team, durante la revisione e la valutazione delle ipotesi del progetto. Questo processo è comunemente chiamato coinvolgimento.
Il coinvolgimento può essere semplice come fare una telefonata a uno stakeholder e chiedere loro di convalidare o sfidare un’ipotesi. Potrebbe anche significare inviare e-mail alle risorse interne o contattare le persone a casa loro. "Includi il coinvolgimento e la mappatura degli stakeholder nel tuo strumento di monitoraggio", suggerisce Barry.
Inoltre, disporre di uno spazio fisico o virtuale dedicato al team consente di tenere traccia delle ipotesi e contestualizzare le informazioni sul progetto. "Il team ha bisogno di una base o di un nido", afferma Ffrench. "Le ipotesi devono essere in primo piano. Abbiamo anche un piano di progetto in cui monitoriamo il progetto man mano che procede. Abbiamo anche bisogno di sapere dove queste ipotesi si intrecciano con l’attività nel suo complesso. Probabilmente il singolo strumento più potente nell’attività del progetto che sia mai stato inventato si chiama RACI." Per saperne di più su questo strumento essenziale per la gestione dei progetti, consulta questa guida completa alle matrici RACI.
Il monitoraggio e la gestione delle ipotesi consente di considerare come mitigare i rischi prima che diventino problemi. Se non è possibile verificare ogni parte del piano ora, crea piani di riserva per le ipotesi critiche e registra queste contingenze. "Non è magia o scienza missilistica. Si tratta solo di essere strutturati o rigorosi nel follow-up", afferma Zucker. Man mano che le ipotesi diventano meno importanti per gli obiettivi, puoi rimuoverle o depriorizzarle.
In sintesi, questi sono i due componenti chiave della gestione delle ipotesi:
- Traccia le ipotesi: presta particolare attenzione alle ipotesi ad alto rischio e ad alto impatto e convalidane l’accuratezza. Ad esempio, se l’ipotesi è che la fornitura di caffè sarà disponibile prima di un workshop, verificane l’arrivo e contrassegna l’ipotesi come chiusa.
- Regolati secondo necessità: le ipotesi possono cambiare. Prendi nota delle modifiche e comunicale al resto del team per assicurarti che i piani vengano aggiornati di conseguenza.
Consulta questa raccolta completa di modelli di piano di gestione dei progetti per trovare il modello di pianificazione del progetto più adatto al tuo progetto o alla tua azienda.
Esempi di ipotesi del progetto
Le ipotesi del progetto possono essere applicate a tutti gli aspetti dello sviluppo aziendale. Abbiamo creato un elenco di esempi di ipotesi di progetto per un incarico di progettazione di un sito web. Esamina l’elenco per comprendere meglio l’aspetto delle varie ipotesi.
Ecco alcune ipotesi di esempio per un team che è stato incaricato di creare un sito web per una nuova attività:
- Budget: il cliente avrà entrate sufficienti per pagare la progettazione e lo sviluppo del sito web.
- Domanda del mercato: ci sarà una domanda sufficiente per i prodotti o servizi offerti sul sito web per giustificare la spesa di sviluppo.
- Ambito del progetto: il progetto si concentrerà solo sulla creazione di un design accattivante e dell’infrastruttura tecnica necessaria per la presenza online.
- Lancio tempestivo: il sito sarà pronto in tempo per promuovere e supportare l’apertura di una sede fisica.
- Coinvolgimento degli stakeholder: i principali stakeholder parteciperanno attivamente e forniranno feedback tempestivi durante tutto il progetto di creazione del sito web.
- Disponibilità dei contenuti: i contenuti necessari, come testo, immagini e video, saranno prontamente disponibili e forniti dagli stakeholder in modo tempestivo.
- Prestazioni dell’hosting e del server: il provider di hosting o il server selezionato avrà capacità e affidabilità sufficienti per supportare i requisiti di traffico e prestazioni del sito web.
Tipi di ipotesi del progetto
I tipi comuni di ipotesi del progetto comprendono costi, ambito, risorse, tempo, qualità, ambiente e stakeholder. Tra queste, le ipotesi di base ruotano attorno al triangolo di ferro che ha ai vertici ambito, costo e tempo.
Ecco alcuni esempi di ipotesi comuni, suddivise per tipo, nonché suggerimenti su come mitigarle:
| Esempi | Strategie di mitigazione |
| Le risorse umane qualificate saranno disponibili per adempiere ai ruoli e alle responsabilità del progetto. | Mantieni un pool di risorse con un mix di talenti interni ed esterni, consentendo flessibilità nel personale. |
| L’infrastruttura tecnologica necessaria, compresi hardware e software, sarà accessibile e compatibile con i requisiti del progetto. | Conduci una valutazione approfondita della tecnologia all’inizio del progetto per identificare potenziali problemi di compatibilità. |
| Le materie prime e le forniture necessarie saranno prontamente disponibili presso fornitori approvati. | Mantieni solide relazioni con più fornitori per garantire una catena di approvvigionamento diversificata. |
| Saranno fornite strutture e spazi di lavoro appropriati per ospitare le attività del progetto e i membri del team. | Conduci una valutazione approfondita dei requisiti della struttura e garantisci un coordinamento tempestivo con i dipartimenti o le persone responsabili della gestione delle strutture. |
| I servizi di supporto esterni, come il supporto IT o le competenze specialistiche, saranno accessibili in base alle necessità durante l’intero ciclo di vita del progetto. | Definisci chiaramente gli accordi sul livello di servizio (SLA) con i fornitori di servizi esterni per stabilire le aspettative relative ai tempi di risposta e alla disponibilità. |
| I macchinari e le attrezzature richiesti saranno in buone condizioni di lavoro e disponibili per l’uso durante tutto il progetto. | Implementa un programma di manutenzione proattivo per macchinari e attrezzature per ridurre al minimo i guasti e garantire prestazioni ottimali. |
| Esempi | Strategie di mitigazione |
| Il costo del lavoro rimarrà all’interno del budget assegnato per il progetto. | Monitora regolarmente i costi di manodopera durante tutto il progetto. |
| I costi dei materiali non supereranno gli importi stimati e rimarranno stabili per tutto il progetto. | Stabilisci relazioni con fornitori affidabili e rivedi regolarmente gli accordi sui prezzi. |
| I costi dei servizi esterni o dei subappaltatori si allineeranno agli importi preventivati stimati. | Definisci chiaramente le aspettative e i deliverable nei contratti o negli accordi con fornitori di servizi esterni o subappaltatori. |
| I costi generali, come le utenze e le spese amministrative, rimarranno coerenti ed entro le proiezioni preventivate. | Monitora e tieni traccia continuamente dei costi generali. |
| Le spese di viaggio e alloggio per le attività correlate al progetto rimarranno entro il budget previsto. | Implementa politiche e linee guida di viaggio per garantire decisioni attente ai costi quando pianifichi viaggi correlati al progetto. |
| L’inflazione o le fluttuazioni valutarie non avranno un impatto significativo sui costi complessivi del progetto. | Conduci ricerche di mercato approfondite e analisi economiche per anticipare e prevedere potenziali fluttuazioni dell’inflazione o della valuta. |
| Esempi | Strategie di mitigazione |
| L’ambito del progetto rimarrà invariato per tutto il ciclo di vita del progetto. | Implementa un processo formale di gestione delle modifiche all’ambito che richieda una valutazione approfondita e la documentazione delle modifiche all’ambito proposte. |
| I deliverable identificati sono completi e si allineano ai traguardi del progetto. | Conduci un processo dettagliato di raccolta dei requisiti all’inizio del progetto per garantire una comprensione completa delle esigenze e delle aspettative degli stakeholder. |
| Il progetto non richiederà ulteriori caratteristiche, funzionalità o espansioni dell’ambito oltre alla definizione dell’ambito iniziale. | Sviluppa un solido processo di controllo delle modifiche per valutare e gestire le richieste di modifica dell’ambito. |
| Il team di progetto ha una chiara comprensione dell’ambito e dei requisiti e non avranno luogo grandi malintesi o interpretazioni. | Conduci sessioni complete di lancio del progetto e di chiarimento dei requisiti con il team di progetto per garantire una comprensione condivisa dell’ambito e dei requisiti. |
| L’ambito del lavoro non sarà influenzato da fattori esterni, come cambiamenti nelle normative o condizioni di mercato. | Conduci valutazioni ambientali e di rischio approfondite per identificare potenziali fattori esterni che possono influire sull’ambito del progetto. |
| Tutti i principali stakeholder hanno fornito i loro contributi e requisiti e non ci saranno modifiche o aggiunte significative alle aspettative degli stakeholder durante il progetto. | Stabilisci un piano valido di coinvolgimento e comunicazione con gli stakeholder. |
| Esempi | Strategie di mitigazione |
| L’ambiente normativo rimarrà coerente e non subirà modifiche significative che potrebbero influire sui requisiti di conformità del progetto. | Stabilisci canali di comunicazione regolari con le autorità di regolamentazione o le associazioni di settore per rimanere aggiornato su potenziali modifiche normative. |
| La stabilità politica sarà mantenuta e non ci saranno grandi cambiamenti nelle politiche governative o nella leadership che potrebbero interrompere le operazioni del progetto o introdurre nuovi rischi. | Monitora il panorama politico e tieniti informato su eventuali rischi o cambiamenti politici. |
| I fattori sociali, come l’opinione pubblica o le norme culturali, rimarranno relativamente stabili e non avranno un impatto significativo sull’accettazione o sul sostegno del progetto all’interno della comunità o dei gruppi di stakeholder. | Conduci un’analisi completa degli stakeholder e interagisci con gli stakeholder durante tutto il progetto. |
| I requisiti di sostenibilità ambientale saranno rispettati e il progetto sarà conforme alle normative e agli standard ambientali pertinenti. | Sviluppa e attua un piano di gestione ambientale che includa misure per il monitoraggio e la mitigazione degli impatti ambientali. |
| Disastri naturali, eventi meteorologici estremi o condizioni climatiche non si verificheranno né avranno un impatto significativo sulle operazioni del progetto, sulle timeline o sulla disponibilità delle risorse. | Conduci una valutazione approfondita del rischio per identificare potenziali rischi di catastrofi naturali e modelli meteorologici estremi nel luogo del progetto. |
| I progressi tecnologici e le innovazioni rilevanti per il settore o il dominio del progetto non interromperanno o renderanno obsolete in modo significativo le soluzioni o le metodologie proposte dal progetto. | Tieniti aggiornato sulle tendenze del settore e sulle tecnologie emergenti attraverso regolari ricerche di mercato e la partecipazione a conferenze o forum pertinenti. |
| Esempi | Strategie di mitigazione |
| La programmazione del progetto e le milestone saranno conseguibili entro i tempi assegnati. | Conduci una fase di pianificazione approfondita del progetto, compresa la stima accurata delle attività e l’allocazione delle risorse appropriate. |
| Le dipendenze tra le attività saranno identificate accuratamente e non ci saranno ritardi significativi nelle attività predecessori. | Conduci un’analisi completa delle dipendenze durante la pianificazione del progetto per identificare e documentare accuratamente le dipendenze tra le attività. |
| Il team di progetto avrà tempo sufficiente per completare tutte le attività e i deliverable del progetto come previsto. | Valuta regolarmente il carico di lavoro e i progressi del team di progetto. |
| Il tempo necessario per i processi di revisione e approvazione sarà ragionevole e non causerà ritardi sostanziali. | Definisci processi di revisione e approvazione chiari e stabilisci timeline realistiche per ogni fase di revisione. |
| La disponibilità di risorse, come risorse umane o attrezzature, si allineerà alla programmazione del progetto e non causerà vincoli di tempo significativi. | Conduci la pianificazione delle risorse all’inizio del progetto per identificare e allocare le risorse in base ai requisiti e alle timeline del progetto. |
| La sequenza delle attività pianificate e le dipendenze saranno identificate accuratamente e non ci saranno cambiamenti significativi o ritardi nella sequenza delle attività. | Rivedi e convalida regolarmente la sequenza delle attività pianificata rispetto ai progressi effettivi e ai requisiti del progetto in evoluzione. |
| Esempi | Strategie di mitigazione |
| I deliverable del progetto soddisfaranno o supereranno gli standard di qualità specificati. | Sviluppa un piano completo di gestione della qualità che delinei chiaramente gli standard e i criteri di qualità per i deliverable del progetto. |
| Il team di progetto seguirà i processi e le procedure di garanzia della qualità stabiliti per tutto il ciclo di vita del progetto. | Fornisci formazione e risorse adeguate al team di progetto sui processi e le procedure di garanzia della qualità. |
| Le attività di test e convalida richieste saranno condotte accuratamente per garantire la qualità dei deliverable del progetto. | Sviluppa un piano completo di test e convalida che includa obiettivi dei test, casi di test e criteri di accettazione chiari. |
| I risultati del progetto saranno accettati e approvati dagli stakeholder senza significative rielaborazioni o revisioni. | Esegui revisioni frequenti del coinvolgimento degli stakeholder e dei progressi per garantire un allineamento continuo tra i risultati del progetto e le aspettative degli stakeholder. |
| Il progetto aderirà alle best practice del settore e ai framework di qualità riconosciuti. | Conduci ricerche complete e rimani aggiornato sulle best practice del settore e sui framework di qualità rilevanti per il progetto. |
| Il team di progetto stabilirà le priorità e affronterà attivamente eventuali problemi o difetti di qualità identificati durante l’esecuzione del progetto. | Implementa un solido processo di tracciamento e risoluzione dei problemi per acquisire e risolvere tempestivamente problemi o difetti di qualità. |
| Esempi | Strategie di mitigazione |
| I principali stakeholder parteciperanno attivamente e forniranno feedback e contributi tempestivi durante tutto il progetto. | Sviluppa un piano di coinvolgimento degli stakeholder che delinei canali di comunicazione chiari e le aspettative per il coinvolgimento degli stakeholder. |
| Le aspettative e i requisiti degli stakeholder vengono accuratamente acquisiti e ben definiti all’inizio del progetto. | Conduci un’analisi completa degli stakeholder ed esercizi di raccolta dei requisiti all’inizio del progetto. |
| Gli stakeholder sosterranno i traguardi del progetto e contribuiranno attivamente al suo successo. | Stabilisci canali di comunicazione aperti e trasparenti per favorire il consenso e il supporto degli stakeholder. |
| La disponibilità degli stakeholder per meeting, revisioni e approvazioni sarà in linea con la programmazione del progetto. | Pianifica e programma il coinvolgimento degli stakeholder con largo anticipo, considerando la loro disponibilità e i vincoli. |
| Le priorità e le preferenze degli stakeholder rimarranno relativamente stabili per tutto il progetto. | Mantieni una comunicazione continua con gli stakeholder e conduci check-in regolari per rimanere informato su eventuali cambiamenti nelle priorità o nelle preferenze. |
| Gli stakeholder avranno una comprensione condivisa e si allineeranno all’ambito, agli obiettivi e ai risultati del progetto. | Sviluppa e comunica un project charter completo o una dichiarazione di visione che delinei chiaramente l’ambito, gli obiettivi e i risultati desiderati del progetto. |
Le ipotesi del progetto più comuni
Le ipotesi del progetto più comuni coinvolgono in genere fattori quali la produttività dei dipendenti, i livelli di competenza dei membri del team, il rispetto delle timeline, la disponibilità delle risorse e i costi previsti. Sebbene spesso considerate di base, queste ipotesi possono avere un impatto significativo su un progetto.
Ecco alcune delle ipotesi del progetto più comuni:
- I membri del team di progetto hanno le competenze e l’esperienza necessarie per svolgere efficacemente i ruoli loro assegnati.
- Gli stakeholder del progetto hanno una comprensione chiara e coerente degli obiettivi e dei traguardi del progetto.
- Il progetto sarà completato entro il budget allocato.
- Il progetto sarà consegnato entro la timeline o la scadenza specificate.
- I requisiti e l’ambito del progetto sono ben definiti e non cambieranno in modo significativo durante il progetto.
- Il team del progetto avrà accesso alle risorse necessarie, come attrezzature, tecnologia e materiali, per tutta la durata del progetto.
- I membri del team di progetto collaboreranno e comunicheranno in modo efficace durante tutto il progetto.
- I rischi e le incertezze associati al progetto sono stati adeguatamente identificati e affrontati.
- Le ipotesi e i vincoli del progetto vengono accuratamente identificati e considerati durante la pianificazione del progetto.
- I requisiti normativi e di conformità relativi al progetto rimarranno stabili e coerenti.
Ipotesi del progetto di alto livello
Le ipotesi del progetto generali sono ipotesi ampie e generali che modellano le fondamenta di un progetto. In genere comprendono fattori strategici, organizzativi o a livello di settore che influenzano significativamente il successo del progetto. I team devono includere queste ipotesi nel project charter.
Oltre a elencare le ipotesi generali nel charter, prendi in considerazione la possibilità di aggiungerle al documento sull’ambito del progetto, insieme ai vincoli e ai deliverable.
Di seguito sono riportate alcune ipotesi iniziali chiave che possono comportare il fallimento del progetto se non si rivelano vere:
| Ipotesi generali | Strategia di gestione |
| Il progetto è in linea con gli obiettivi e i traguardi strategici dell’organizzazione. |
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| Saranno stanziate risorse finanziarie adeguate per sostenere il progetto. |
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| Gli stakeholder si impegnano e sostengono il progetto. |
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| Il progetto si basa su ricerche di mercato accurate e affidabili o su approfondimenti dei clienti. |
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| Il progetto opera all’interno del quadro giuridico e normativo. |
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| Per supportare il progetto sono disponibili le infrastrutture e i sistemi tecnologici necessari. |
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| È in atto una leadership di progetto competente e capace. |
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"Spesso nei progetti, il team si concentra sulle tattiche, ma deve intrecciarle con la strategia", spiega Ffrench.
Ipotesi in un project charter
Quando si crea un project charter, è comune includere alcune ipotesi che costituiscono la base della pianificazione e dell’esecuzione del progetto. Limita l’elenco alle ipotesi che rappresentano la minaccia maggiore per il successo del progetto.
Ecco un esempio di riepilogo di un progetto di sviluppo software con cinque esempi di ipotesi generali da includere nel project charter:
| Riepilogo del progetto: il progetto mira a sviluppare e implementare una nuova soluzione software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per un’azienda. Il sistema CRM semplificherà la gestione dei dati dei clienti, migliorerà le attività di vendita e marketing e migliorerà il servizio clienti. Il team di progetto sarà responsabile della progettazione, dello sviluppo e dell’implementazione del sistema CRM in tutti i reparti pertinenti entro un periodo di sei mesi. | |
| Ipotesi | Strategia di gestione |
| La piattaforma tecnologica scelta per il sistema CRM è compatibile con l’infrastruttura IT esistente e può essere perfettamente integrata nell’ambiente aziendale. |
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| Gli utenti finali all’interno dell’organizzazione adotteranno il nuovo sistema CRM e parteciperanno attivamente ai test di accettazione degli utenti e alle attività di formazione. |
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| Il budget allocato per il progetto è sufficiente a coprire i costi di sviluppo, i diritti di licenza e qualsiasi aggiornamento dell’infrastruttura richiesto. |
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| I dati esistenti dei clienti possono essere migrati accuratamente dal sistema corrente alla nuova soluzione CRM senza perdite significative di dati o problemi di integrità. |
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| I fornitori di terze parti o i fornitori di servizi esterni necessari per il progetto, come i servizi di hosting o i partner di integrazione, forniranno i loro servizi e rispetteranno le timeline concordate. |
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Ipotesi nei piani di progetto
Le ipotesi del piano del progetto coprono elementi più dettagliati del progetto rispetto a quelli presenti nel charter, comprese le ipotesi di impatto minore. Queste ipotesi comprendono risorse, milestone, timeline, budget e attività, comprese le singole attività e le varie sfumature della comunicazione del team.
Ecco alcuni esempi di ipotesi del progetto che un team potrebbe includere in un piano di progetto, ma non nel project charter, per un progetto di risorse umane:
| Riepilogo del progetto: Il progetto di riprogettazione del sito web "Modern Market" mira a rinnovare il nostro sito web di e-commerce per migliorare la user experience, la navigazione e l’estetica, nonché integrare strumenti di analisi avanzati per monitoraggio dei clienti e personalizzazione migliori. Il progetto sarà realizzato nell’arco di sei mesi dal nostro team di web design interno, in collaborazione con i dipartimenti marketing e IT. | |
| Ipotesi del progetto | Strategia di gestione |
| Le finestre di manutenzione regolarmente programmate rimarranno costanti, consentendo tempi di inattività pianificati per gli aggiornamenti del sito. |
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| I principali browser Internet (ad esempio Chrome, Safari, Firefox) durante la timeline del progetto non rilasceranno aggiornamenti significativi che potrebbero influire sulla visualizzazione o sulla funzionalità del sito web. |
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| I plug-in di terze parti previsti per l’integrazione nel sito web per scopi di analisi rimarranno stabili e supportati per tutta la durata del progetto. |
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Errori da evitare quando si fanno ipotesi sul progetto
Evita di fare supposizioni senza documentarle e comunicarle chiaramente come parte della pianificazione del progetto. Un altro errore comune è non rivedere e aggiornare regolarmente le ipotesi. Con l’evolversi dei progetti, alcune ipotesi potrebbero non essere più valide e potrebbero emergerne di nuove.
Ecco alcune best practice da seguire che ti aiuteranno a evitare errori comuni quando documenti le ipotesi del progetto:
- Documenta e rivedi regolarmente le ipotesi: crea un elenco di ipotesi e verificalo due o più volte. Non lasciarlo nel dimenticatoio, mantienilo dinamico e aggiornato.
- Identifica le dipendenze: le dipendenze possono rivelare ipotesi nascoste. È essenziale tracciare e comprendere queste relazioni.
- Verifica le ipotesi: evita di accettare le ipotesi come realtà senza verificarle. "Devi definire le tue ipotesi, ampliare un po’ la tua visione rispetto a quanto faresti normalmente, e poi riportarla con alcune aggiunte", spiega Barry. "Aggiungile al piano del progetto e alle revisioni del programma. Non è entusiasmante come alcune altre attività nella gestione dei progetti, ma è davvero importante controllarle."
- Assumiti la responsabilità dei gap: se vedi qualcosa, intervieni. Se identifichi gap o potenziali problemi nel piano, assumiti la responsabilità di affrontarli piuttosto che lasciarne la gestione ad altri.
- Cerca contributi collaborativi: la collaborazione è fondamentale nella pianificazione del progetto. "Hai bisogno di qualcuno che faccia rimbalzare le idee", afferma Ffrench. Parla con altri leader e colleghi esperti e coinvolgi coloro che stanno svolgendo il lavoro nel processo di pianificazione.
- Evita di fare eccessivo affidamento sulle opinioni delle persone pagate di più: sii consapevole dell’effetto HIPPO, in cui l’opinione della persona con la paga più alta potrebbe avere un peso eccessivo. Ciò può portare a opportunità mancate se gli altri esitano a esprimere idee diverse.
- Aggiorna il tuo approccio: non aggrapparti a pratiche o metodi che non sono più pertinenti o efficaci. Coltiva una cultura del team aperta al cambiamento e all’adattamento. "Abbiamo messo tanta passione nella costruzione dell’aereo mentre lo pilotavamo", dice Barry. "Anche se è irrilevante, ce la teniamo. Hai bisogno di una cultura in cui i team possano accettare sfide e cambiamenti."
- Verifica continuamente le ipotesi: non limitare la verifica delle ipotesi al business case o alla fase di pianificazione strategica. Continua a identificare e monitorare le ipotesi rilevanti per tutta la durata del progetto.
- Tratta le ipotesi come rischi potenziali: le ipotesi rappresentano il rischio. Assicurati che ognuna di esse venga compresa in termini di potenziale impatto sul successo del tuo progetto.
- Documenta chiaramente le ipotesi: è fondamentale documentarle in modo chiaro e specifico. L’ambiguità può portare a incomprensioni e interpretazioni errate, compromettendo potenzialmente il progetto.
- Prendi in considerazione fattori esterni: non limitare le tue ipotesi alle questioni interne del progetto. Fattori esterni come le condizioni di mercato, le normative o i progressi tecnologici possono avere un impatto significativo sul progetto.
Starter kit sulle ipotesi del progetto
Scarica lo starter kit sulle ipotesi del progetto
Usa questo starter kit per elaborare e registrare rapidamente le ipotesi del tuo progetto. Il kit contiene tutti i documenti necessari, tra cui una matrice delle ipotesi 2x2 e un modello di registro delle ipotesi stampabile. Tutti questi modelli sono gratuiti e completamente modificabili per soddisfare le esigenze della tua organizzazione. Scaricali singolarmente o come starter kit completo.
In questo kit troverai quanto segue:
- Una matrice di ipotesi 2x2 per Excel per aiutarti a raccogliere e priorizzare le ipotesi in base al potenziale impatto e alla probabilità.
- Un modello RAID per Excel per registrare e valutare le ipotesi del progetto insieme a rischi, problemi e dipendenze del progetto.
- Un modello di registro delle ipotesi di progetto per Excel per registrare e tracciare le ipotesi durante il ciclo di vita del progetto.
- Un modello di e-mail di annuncio per la raccolta delle ipotesi del progetto per Microsoft Word per notificare ai membri del team un meeting di brainstorming e discussione sulle ipotesi.
- Un modello di e-mail di annuncio bash di ipotesi del progetto per Microsoft Word con spazio per includere un collegamento al meeting virtuale.
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