Che cos'è il rischio di progetto?
Il rischio del progetto è la possibilità che si presenti una circostanza che altera il risultato di un progetto, nel bene e nel male. I rischi del progetto influenzano i deliverable, le timeline e i budget. Possono portare al fallimento di un progetto se non gestiti correttamente.
I rischi del progetto possono essere causati da fattori politici, ambientali, economici, sociali, tecnologici o legali al di fuori dell'ambito del progetto. Anche fattori più locali come la ristrutturazione interna o la malattia possono essere la base dei rischi. Alcuni esempi di base di rischi del progetto includono cattive pratiche di gestione dei progetti, ritardi nella catena di approvvigionamento, malattia inaspettata del personale, esigenze e spese di emergenza, scope creep ed eventi meteorologici importanti. Trova altri esempi dei diversi tipi di rischi del progetto leggendo la nostra guida.
La guida al PMBOK® descrive il rischio come "un evento o una condizione incerta che, se si verifica, ha un effetto positivo o negativo sull'obiettivo di un progetto. L'elemento chiave di questa definizione è che l'effetto dell'incertezza, se si verifica, può essere positivo o negativo sugli obiettivi dell'attività pianificata." I project manager utilizzano pratiche di mitigazione dei rischi per identificare i rischi potenziali il prima possibile, prendere misure per evitarli e mettere in atto un piano per controllare i rischi quando li incontrano.
"Quando si ha maggiore complessità si ha più rischio", afferma Robb Pieper, formatore certificato Scrum e CEO di Responsive Advisors. "Gestire nuove persone, prodotti o qualsiasi cosa su cui non hai alcun controllo aumenta il livello di rischio. Quando si riducono i progetti e si fornisce valore prima, si consente di mitigare i rischi più rapidamente e risolvere i problemi a una velocità più rapida senza lavori pesanti."
In che modo il rischio di progetto differisce da altri tipi di rischi?
I rischi di progetto sono una categoria di rischio specifica di eventi e circostanze che influenzano il risultato dei progetti. Molte categorie di rischio sono coinvolte nella conduzione di un'azienda e nella gestione di progetti, compresi i rischi individuali, i rischi aziendali, i rischi operativi e gli eventi di rischio.
| Tipo di rischio | Relazione con il rischio del progetto |
|---|---|
| Rischio individuale | Un singolo rischio che potrebbe influire su un progetto. |
| Rischio aziendale | Rischi che possono influenzare l'intera azienda, non solo un singolo progetto. |
| Rischio operativo | Rischi che fanno parte delle operazioni quotidiane di lavoro su un progetto. |
| Evento di rischio | Un evento che, se si verifica, altera il risultato di un progetto. |
Spieghiamo come il rischio di progetto si riferisce a ciascuna di queste altre categorie di rischio nelle sezioni seguenti.
Rischio individuale e Rischio complessivo del progetto
Il rischio individuale è un'unica possibile circostanza che potrebbe influire sul risultato di un progetto. Il rischio complessivo del progetto si riferisce alla possibilità che si verifichi qualche circostanza che potrebbe alterare il risultato di un progetto.
Il rischio individuale si riferisce a un singolo evento possibile; il rischio complessivo del progetto si riferisce a tutti gli eventi possibili. Ad esempio, un rischio individuale potrebbe essere un progetto che supera il budget. Il rischio del progetto è la possibilità per un progetto di superare il budget, di estendersi oltre la sua data di fine prevista o di richiedere risorse extra, così come ogni altra circostanza che potrebbe influire sul suo risultato.
Rischio di progetto e Rischio aziendale
I rischi del progetto influenzano i risultati dei singoli progetti. I rischi aziendali possono influenzare tutti gli aspetti di un'organizzazione, compresi le finanze di alto livello, i materiali, l'occupazione o anche gli edifici fisici che ospitano l'azienda.
I rischi aziendali sono, in poche parole, il costo di fare impresa. Un rischio di progetto è una circostanza che potrebbe far deragliare il progetto, ad esempio una pianificazione impropria. Esempi di rischi aziendali includono i nuovi prodotti che non sono ben accolti o controversie e scioperi molto diffusi. Anche le catastrofi naturali devono essere considerate, in quanto possono influire sul modo in cui un'azienda fa affari.
Rischio di progetto e Rischio operativo
I rischi del progetto si concentrano sull'incertezza dei risultati di un progetto. I rischi operativi comportano incertezze che fanno parte delle operazioni interne quotidiane di un'azienda. Questi possono includere la modifica dei requisiti di certificazione, le procedure non standard o la ripartizione delle attrezzature.
Un rischio del progetto potrebbe essere l'incapacità di ottenere materiali allo stesso prezzo dei progetti precedenti. Anche se è possibile procurarsi i materiali, un rischio operativo potrebbe essere la macchina utilizzata per fabbricare i deliverable che si rompe improvvisamente. La macchina ha bisogno di riparazioni, il che ritarda il progetto.
Evento di rischio e Rischio di progetto
Un evento di rischio, se si verifica, altera il risultato di un processo. Rischio di progetto è un termine più generale che descrive una raccolta di eventi di rischio che potrebbero influire sul risultato di un progetto.
Un evento di rischio potrebbe essere la possibilità che il tuo sviluppatore principale si ammali gravemente e debba prendere un congedo prolungato. Il rischio di progetto include questa possibilità e ogni altra possibilità che potrebbe influire sul risultato del progetto, come superamenti del budget, problemi della catena di approvvigionamento o scope creep.
Cosa si intende per gestione dei rischi di progetto?
Nella gestione dei progetti, il rischio si riferisce alla possibilità di eventi che possono influenzare il risultato di un progetto. I project manager devono anticipare i rischi e mettere in atto processi per mitigarli o gestirli quando si presentano.
Diagramma di flusso degli eventi di rischio del progetto
Questo diagramma di flusso dimostra come un project manager potrebbe affrontare la gestione dei rischi del progetto. Quando identifica un evento di rischio, il manager determina la probabilità che si verifichi. Se non è probabile e produrrà un impatto minimo sul risultato del progetto, monitorerà il rischio e lo mitigherà, se necessario. Se l'evento a rischio ha un'alta probabilità di produrre un risultato negativo, il project manager adotta misure per evitarlo completamente.
"La gestione dei rischi è il processo di identificazione, valutazione e gestione dei rischi", afferma Catherine vanVonno, Presidente e CEO di 20Four7VA. "Include sia l'identificazione proattiva dei rischi che potrebbero avere un impatto potenziale sull'azienda, sia la risposta reattiva ai rischi che sono già stati realizzati. La gestione dei rischi riduce le probabilità di fallimento drastico e consente un approccio proattivo alla risoluzione dei problemi."
La gestione implicita del rischio si occupa del rischio complessivo del progetto e generalmente è coperto dal piano di gestione dei rischi di un'azienda. I rischi impliciti sono generalmente legati a fattori e decisioni prese a livello di gestione dei progetti e riguardano questioni di definizione dell'ambito, corretta programmazione e definizione accurata del budget. La gestione esplicita dei rischi si concentra sui rischi per un progetto specifico e sui rischi unici che il team in quel progetto può incontrare. I rischi espliciti sono legati al funzionamento quotidiano dei processi su un progetto specifico o al modo in cui i fattori esterni li influenzano.
La gestione dei rischi è limitata dal fatto che è impossibile anticipare ogni rischio o prepararsi a ogni situazione che potrebbe verificarsi. È importante, tuttavia, organizzare le persone e i processi in modo da facilitare l'identificazione e la mitigazione dei rischi, ove possibile, minimizzando così gli effetti su un progetto.
Come identificare i rischi del progetto
Il modo migliore per identificare i rischi del progetto è implementare la gestione dei rischi nei processi quotidiani. Incoraggia i project manager e i loro team ad adottare pratiche per mitigare i fattori di rischio. Dovrebbero anche guardare avanti per riconoscere e anticipare nuove possibilità.
"Valuta e pianifica sempre in anticipo", suggerisce vanVonno. "Essendo proattivi e prendendo il tempo per pianificare e rivalutare i punti di forza, i punti di debolezza, le opportunità e le minacce (SWOT) di una particolare decisione o progetto, si può risparmiare molto tempo, denaro e stress a lungo termine."
Per aiutare a identificare i rischi del progetto, prima di iniziare un nuovo progetto, poniti le seguenti domande:
- Quali rischi abbiamo incontrato in progetti simili?
- Quali circostanze potrebbero verificarsi per questo specifico progetto?
- Quali sono le possibilità che si verifichi ciascuna circostanza?
- In che modo queste circostanze influenzerebbero il risultato del progetto?
- Cosa possiamo fare per ridurre l'impatto di queste circostanze?
Modello semplice di matrice SWOT
Scarica il modello di matrice SWOT semplice
Microsoft Word
Utilizza questo modello di matrice SWOT per eseguire un'analisi di base dei rischi delle condizioni e delle decisioni della tua azienda. Elenca i punti di forza, i punti di debolezza, le opportunità e le minacce relative alla decisione che stai prendendo per aiutarti a organizzare i pensieri e a determinare quali rischi potrebbero presentarsi andando avanti.
Trova altre matrici SWOT in questa raccolta di modelli.
Cosa sono i rischi positivi nella gestione dei progetti?
Non tutti i rischi sono negativi. I rischi positivi sono la possibilità che una circostanza alteri il risultato di un progetto in modo positivo. Questo tipo di rischio può includere modifiche alle politiche e alle tecnologie, condizioni ambientali favorevoli, risposta positiva dei clienti e altro ancora.
Pieper descrive un risultato positivo dai rischi legati all'adattamento al lavoro a distanza. "Abbiamo dovuto cambiare tutta la nostra struttura aziendale", spiega. "Abbiamo offerto solo formazione e lezioni in presenza e abbiamo dovuto virare letteralmente da un giorno all'altro. Abbiamo colto l'opportunità di organizzare corsi di formazione virtualmente, che a loro volta hanno eliminato molti dei rischi legati alle riunioni in presenza e hanno stimolato la nostra attività. Dimostra quanto sia importante per le organizzazioni essere disposte ad adattarsi."
"Uno dei maggiori rischi che abbiamo assunto è l'introduzione dell'idea di un assistente virtuale per la costruzione ai nostri clienti", spiega vanVonno. "Sapevamo che si trattava di un'idea nuova e innovativa, ma sapevamo anche che aveva il potenziale per cambiare per sempre il settore delle costruzioni. Ci siamo assunti il rischio, e questo ha ripagato. La posizione di assistente virtuale in edilizia dovrebbe essere uno dei servizi più popolari nel nostro elenco e aiuterà i nostri clienti a risparmiare tempo, denaro e stress. Grazie a questo risultato, siamo costantemente alla ricerca di modi per migliorare il nostro flusso di lavoro e corriamo rischi per innovare il settore edile."
Cos'è il rischio residuo nella gestione dei progetti?
Il rischio residuo è il livello rimanente di rischio ancora presente dopo aver adottato misure volte a ridurre le probabilità che si verifichino eventi di rischio. È praticamente impossibile eliminare tutti i rischi da un progetto. Rimane sempre un rischio residuo.
Un esempio di rischio residuo è continuare a utilizzare la tecnologia più vecchia oltre la durata del supporto piuttosto che spendere i soldi per l'aggiornamento. La tecnologia potrebbe essere stata implementata per semplificare i processi e ridurre i rischi ad essi correlati. Tuttavia, con il passare del tempo, aumenta il rischio residuo della tecnologia; i pezzi potrebbero non essere disponibili o più costosi se le macchine si rompono e il supporto non è più disponibile per la risoluzione dei problemi o la riparazione.
Pieper descrive come il rischio esiste in un'azienda, anche quando non è correlato direttamente a un progetto. "Lavoriamo con molti clienti che hanno un elevato fatturato", afferma. "Stiamo vedendo che le aziende non possono ricoprire le posizioni con la velocità necessaria per avere successo. Tutto ciò deriva dal non rendere felici le persone che lavorano per te. Un modo valido per predisporre la tua azienda al futuro è mettere in atto strategie che facciano felici i tuoi collaboratori. Perdere persone specializzate è il rischio più grande che un'azienda può affrontare."
Rischio di progetto per un project manager
L'obiettivo di un project manager è garantire che i progetti siano completati con successo. Gran parte di questa attività consiste nell'identificare i rischi, evitarli quando possibile e mitigarne gli effetti quando sono inevitabili.
I project manager utilizzano strategie di identificazione del rischio di progetto per individuare i potenziali fattori scatenanti del rischio e l'analisi dei rischi per determinarne l'impatto. Il modo più efficace per controllare il rischio del progetto è pianificarlo. I project manager devono implementare i processi all'inizio del ciclo di vita del progetto per anticipare i rischi potenziali e ridurre i loro effetti negativi quando si verificano.
Rischio di progetto per lo sponsor di un progetto
Lo sponsor del progetto in ultima analisi si assume la responsabilità del successo o del fallimento di un progetto. È necessario creare team competenti e responsabilizzare i leader nella gestione dei rischi del progetto.
Le pratiche di gestione dei rischi sono approcci sfaccettati, ma tutte iniziano con l'inserimento di persone competenti in posizioni di leadership. Devono identificare tempestivamente i rischi per garantire che i progetti rimangano entro le soglie di rischio accettabile e siano proficui per i loro sponsor.
Gli sponsor del progetto devono assicurarsi che i loro manager siano informati sui rischi coinvolti nella gestione del progetto. Dovrebbero essere disponibili per consigliare i loro manager e fornire feedback quando necessario. Gli sponsor dovrebbero fornire ai project manager uno spazio sicuro per esprimere le preoccupazioni su potenziali problemi e ascoltare e apportare modifiche secondo le necessità. Un project manager è valido solo quanto il supporto che riceve.
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