5 fasi del ciclo di vita della gestione dei progetti
Nella gestione dei progetti il ciclo di vita è un processo in cinque fasi che descrive le attività generali di un progetto, a prescindere dal settore, dalle dimensioni dell'azienda o dai risultati prefissati. Queste fasi sono:
- Avvio
- Pianificazione
- Esecuzione
- Monitoraggio e controllo
- Chiusura progetto
Indicando una serie di passaggi standard e suddividendo il carico di lavoro in attività più piccole e gestibili, il ciclo di vita migliora il tasso di riuscita dei progetti. Seguire queste fasi ti aiuterà a costruire processi ripetibili e scalabili da usare nelle tue iniziative.
Di seguito, esamineremo in dettaglio ciascuna delle cinque fasi.
1. Avvio del progetto
L'avvio è la fase iniziale del ciclo di vita del progetto. L'obiettivo della fase iniziale è definire il progetto, definire la motivazione aziendale e ottenere l'approvazione dei principali stakeholder.
Per farlo, devi prima sviluppare una chiara definizione del valore aziendale previsto del progetto e come si integra negli obiettivi generali dell'azienda. Quindi, esponi gli obiettivi principali del progetto, individua i principali stakeholder e definisci le aspettative di base.
Per formalizzare il lavoro nella fase iniziale del progetto, procedi come segue:
- Definisci un report di fattibilità: nel report di fattibilità, vengono individuate tutte le risorse di cui hai bisogno per il progetto (inclusi tempi, costi e personale). Usa questo documento per determinare la redditività del progetto e decidere se procedere o meno.
- Crea un project charter: un project charter, chiamato anche documento di inizio progetto, o PID (Project Initiation Document), è un documento breve e formale che descrive il progetto, compresa la motivazione principale, gli obiettivi, gli stakeholder, i rischi e i vantaggi. Leggi il nostro articolo per scoprire di più e scaricare i modelli di project charter gratuiti.
Dopo aver ottenuto l'approvazione degli stakeholder, è tempo di approfondire le specifiche del progetto creando un piano.
2. Pianificazione del progetto
Nella fase di pianificazione, crea una descrizione dettagliata di come dovrà svolgersi il progetto. Sviluppa una descrizione approfondita dei requisiti del progetto e dei risultati da conseguire e documenta formalmente queste informazioni nel piano di progetto.
In generale, un piano di progetto deve includere:
- Ambito: definisci in dettaglio ciò che si intende realizzare durante il progetto, compresi gli obiettivi strategici e i risultati da conseguire. Definisci con precisione cosa includere e cosa escludere dall'ambito del progetto per evitare lo scope creep, di cui parleremo più avanti.
- Rischio: completa una valutazione dei rischi per individuare i rischi potenziali e sviluppare un piano per mitigarli.
- Risorse: individua le risorse necessarie per la riuscita del progetto. Crea un budget dettagliato, un piano per l'assegnazione delle risorse e un elenco dei fornitori con cui lavori, se applicabile.
- Metriche per il successo: definisci come misurare la riuscita del tuo progetto. Stabilisci indicatori di prestazioni chiave (KPI) concreti da usare per valutare il tuo lavoro.
- Programma: crea un piano di progetto con le scadenze delle varie attività e i responsabili per ciascun risultato da conseguire. Suddividi il piano in fasi più brevi per facilitare la gestione del progetto e individua le milestone critiche.
- Comunicazioni: definisci i metodi, la frequenza e gli strumenti che userai per le comunicazioni durante tutto il progetto. Configura un portale dei progetti per archiviare tutta la documentazione e assicurati che tutti gli stakeholder abbiano accesso agli strumenti e ai documenti pertinenti.
Risorse supplementari
3. Esecuzione del progetto
Durante la fase di esecuzione, il team lavora al completamento delle attività delineate nel piano di progetto. Si tratta solitamente della fase più intensa in termini di tempo e risorse ed è ciò che la maggior parte delle persone considera il "cuore" del progetto.
La fase di esecuzione inizia in genere con una riunione di avvio progetto, o kickoff meeting, in cui si discutono i ruoli, le responsabilità e le aspettative. Durante questa fase, esamina il piano di progetto e crea un elenco dei passaggi successivi in modo che siano tutti sincronizzati.
Parla inoltre spesso con i membri del team per discutere i progressi e i problemi eventuali che si incontrano. Apportare delle modifiche è inevitabile, ma è importante comunicare in anticipo e spesso per individuare le soluzioni e aggiornare i piani secondo necessità.
Pianifica gli incontri con gli stakeholder su base regolare per comunicare i progressi ottenuti e spiegare come si intendono gestire le sfide. Ciò aiuterà a costruire un rapporto di fiducia.
Per scoprire di più su come coniugare le aspettative del team con le aspettative degli stakeholder, leggi il capitolo 6.
4. Monitoraggio e controllo del progetto
La fase di monitoraggio e controllo si svolge durante la realizzazione del progetto, ma viene considerata una fase separata con attività specifiche. Queste attività includono:
- Gestione delle risorse e dei rischi
- Monitoraggio delle prestazioni
- Modifica del piano di progetto secondo necessità
Per tenere traccia di tutti i dettagli del progetto, hai bisogno di visibilità in tempo reale sullo stato delle attività. Ciò ti permetterà di riportare accuratamente l'avanzamento del progetto, gestire le scadenze e il budget e apportare eventuali aggiustamenti necessari lungo il percorso.
In generale, è necessario monitorare i seguenti fattori:
- Rischi: nessun progetto è immune da rischi, ma il monitoraggio dei rischi, relativi al budget, alla tempistica, agli incidenti o altro ancora, aiutano a garantire la riuscita del progetto. Sottolinea l'importanza della trasparenza e del rispetto della conformità nel tuo team, in modo che quando si presenteranno inevitabilmente dei problemi, sia possibile risolversi rapidamente.
- Indicatori di prestazioni chiave (KPI): valuta continuamente il progetto rispetto alle metriche delle prestazioni individuate durante la fase di pianificazione. In questo modo potrai misurare la riuscita del tuo progetto lungo tutto il ciclo di vita.
- Stato delle attività e del progetto: assicurati che i membri del team documentino i loro progressi e riferiscano eventuali problemi in una posizione centrale a cui tutti possono accedere. Ciò servirà come registrazione ufficiale del progetto.
- Ambito: monitora l'ambito del progetto per prevenire lo scope creep, ossia l'espansione incontrollata delle priorità o la loro modifica rispetto al piano inizialmente definito. Definisci le aspettative degli stakeholder rispetto alle richieste di modifica degli obiettivi e alla tempistica, in quanto nuove esigenze possono causare rischi imprevisti, ritardi nel completamento del progetto e sforamento del budget.
La fase di monitoraggio e controllo termina quando hai completato il progetto e sei pronto a consegnare i risultati.
5. Conclusione del progetto
La conclusione del progetto, o chiusura, rappresenta la fase terminale. Durante questa fase, il team presenta alle parti interessate i risultati finali conseguiti e conduce un'analisi retrospettiva.
In genere, il team partecipa a una riunione finale in cui discute il buon esito del progetto e individua i margini di miglioramento.
Inoltre, il team discute con gli stakeholder i risultati che non sono stati conseguiti e definisce un piano per risolvere tali criticità. Infine, crea un report sul budget riportando le spese effettive sostenute e archivia tutta la documentazione del progetto in un unico luogo per consultazioni future.
La fase conclusiva è molto importante, in quanto permette di individuare le lezioni apprese e mette in evidenza i dati strategici da integrare nei progetti futuri.
Risorse supplementari
Guida PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del PMI
Nel 1996, il Project Management Institute (PMI) ha creato la guida PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) dove sono riportate le linee guida standard e la terminologia utile per gestire i progetti. Questa guida è considerata la prima documentazione standardizzata della moderna gestione dei progetti e viene usata ancora oggi.
La Guida PMBOK®, ora alla settima edizione, è una guida completa per la gestione dei progetti e include informazioni su metodologie, risorse, pianificazione e standard, nonché suggerimenti e best practice per aiutarti a realizzare i progetti nei tempi e con il budget prefissati.
La Guida PMBOK® è nota soprattutto per la definizione di 10 aree di conoscenza cruciali, utili per sostenere l'esame di certificazione Project Management Professional (PMP®) sponsorizzato dal PMI.
Secondo il PMI, le 10 aree di conoscenza cruciali per la gestione dei progetti sono:
- Gestione dell'integrazione: le attività che identificano e riuniscono i vari processi, compiti e attività necessari per realizzare un progetto.
- Gestione dell'ambito: le attività eseguite dal project manager per realizzare gli obiettivi prefissati del progetto e prevenire lo scope creep.
- Gestione della tempistica: le attività che assicurano che il progetto venga completato nei tempi stabiliti.
- Gestione dei costi: le attività finalizzate a realizzare il progetto senza sforare il budget a disposizione e a gestire l'eventuale necessità di apportare modifiche al budget.
- Gestione della qualità: il project manager deve comprendere come assicurare che il progetto mantenga gli standard di qualità anche dopo aver realizzato tutti i risultati prefissati.
- Gestione delle risorse umane: questa categoria include tutto ciò che il project manager fa per unire, organizzare, gestire e supportare il team di progetto.
- Gestione delle comunicazioni: il project manager deve stabilire come comunicare al meglio con il team di progetto e le parti interessate e come trasmettere le aspettative.
- Gestione dei rischi: le attività che il project manager svolge per individuare e mitigare i rischi e assicurare la riuscita del progetto.
- Gestione dell'approvvigionamento: le attività per ottenere, collaborare con o procurarsi i servizi o i prodotti necessari per completare il progetto ricorrendo a terze parti.
- Gestione degli stakeholder: le attività necessarie per gestire le aspettative degli stakeholder e mediare tra gli stakeholder e i membri del team.