Cosa sono le dipendenze del progetto?
Le dipendenze del progetto, chiamate anche dipendenze delle attività, sono relazioni tra le attività in base alla loro sequenza. Le attività dipendenti richiedono che una o più altre attività siano completate o avviate prima che il team possa iniziare a lavorarvi.
Pensa alle dipendenze del progetto come a una serie di ingranaggi che non possono iniziare a girare senza che prima lo facciano tutti gli altri che precedono. La creazione e l'utilizzo delle dipendenze garantisce la possibilità di completare i flussi di lavoro con precisione ogni volta.
L'importanza delle dipendenze del progetto
Le dipendenze del progetto sono una parte fondamentale della pianificazione del progetto. Avere una chiara sequenza di attività aiuta a garantire che i team completino il lavoro in modo corretto ed efficiente. Rimani organizzato, evita ritardi e gestisci progetti complessi identificando le dipendenze.
Trevor Larson, CEO e co-fondatore di Nectar, spiega perché dovresti gestire e tenere conto delle dipendenze del progetto: "Le dipendenze possono influire sulla timeline o sul budget del tuo progetto. Se dipendi da uno strumento o da un servizio esterno, eventuali modifiche o ritardi causati da una versione obsoleta possono aumentare il tempo e i costi. In alcuni casi, la non gestione delle dipendenze può anche creare rischi per la sicurezza. Se si utilizza una vecchia versione software di una libreria con vulnerabilità note e non si segue un programma di aggiornamento regolare prima di iniziare nuovi progetti, il progetto potrebbe essere a rischio."
Tipi di dipendenze del progetto
Esistono quattro tipi principali di dipendenze di progetto o attività. Ogni schema delinea quando un'attività può iniziare o terminare in base allo stato di un'altra attività. Alcune attività potrebbero dipendere da più di un'attività precedente.
"È molto importante conoscere le tue dipendenze in modo da poter pianificare il tuo progetto nel modo più logico ed efficiente. Ad esempio, se stai costruendo una casa, getterai le fondamenta prima di installare l'impianto idraulico e terminerai l'impianto idraulico prima di finire le mura. Se esegui queste attività in sequenza errata, non riuscirai a costruire la casa. Lo stesso vale per ogni progetto. Ci sono sempre cose che devono essere fatte prima che altre possano essere completate con successo, e la loro gestione è una parte fondamentale per portare il tuo progetto a completamento con successo", spiega Molly Beran, Presidente e fondatore di Projects By Molly.
È inoltre importante ricordare che più attività potrebbero condividere una o più dipendenze. Come nell'esempio di Beran, sia il cablaggio che l'isolamento vengono installati prima di chiudere le pareti, azioni che avvengono nello stesso momento in cui viene allestito l'impianto idraulico.
Tenendo presente questo potenziale per sistemi più complessi, abbiamo delineato le basi dei quattro tipi di dipendenze del progetto di seguito:
- Da fine a inizio: in questo scenario, l'attività A deve terminare prima che l'attività B possa iniziare. Questo è l'esempio più comune di dipendenza del progetto ed è generalmente il più semplice. Ad esempio, un team di fabbricazione non può iniziare a costruire fino a quando il progetto finale non è stato approvato.
- Da inizio a fine: in una dipendenza di questo tipo, l'attività A non può terminare fino all'avvio dell'attività B. Sono meno comuni ma sono prevalenti negli ambienti di lavoro al dettaglio e a turni. Ad esempio, il turno mattutino nella cucina di un ristorante non può terminare la giornata fino a quando il turno della sera non è arrivato e ha iniziato.
- Da inizio a inizio: le dipendenze da inizio a inizio richiedono che l'attività A inizi prima che l'attività B possa iniziare. Ad esempio, uno scrittore non può iniziare a rivedere una bozza di articolo fino a quando l'editor non ha iniziato a modificarlo.
- Da dine a fine: in uno scenario da fine a fine, l'attività B non può terminare finché l'attività A non è stata completata. Le dipendenze da inizio a inizio e da fine a fine sono spesso correlate l'una all'altra. Ad esempio, un cameriere non può finire di servire tutti a un tavolo fino a quando la cucina non ha finito di cucinare e impiattare ogni piatto che è stato ordinato.
Dipendenze chiave nella gestione dei progetti
Esistono cinque dipendenze chiave nella gestione dei progetti. Le quattro dipendenze interne si basano su logica, risorse, preferenze e best practice e dipendenze tra team. Inoltre, alcune dipendenze provengono da fonti esterne.
Queste sono le dipendenze chiave nella gestione dei progetti:
- Logica: le dipendenze logiche seguono un binario basato sulla logica, come un'istruzione se-allora. Alcune attività devono essere completate prima che sia possibile completare altre attività. Le dipendenze logiche seguono un percorso prevedibile dall'inizio alla fine.
- Basate sulle risorse: le dipendenze basate sulle risorse si occupano delle risorse disponibili piuttosto che del completamento delle attività. Le dipendenze dalle risorse possono essere concentrate sulla disponibilità di manodopera, finanziamenti, materiali o software e aggiornamenti.
- Preferenziale: le dipendenze preferenziali si riferiscono alle best practice per il completamento di un'attività. Queste dipendenze suggeriscono che è meglio lasciare asciugare la colla o i dati maturare prima di passare all'attività successiva nella sequenza.
- Tra team: le dipendenze tra team si riferiscono ai deliverable e alle attività completate da altri team. Ad esempio, il team di vendita deve attendere che il team di ingegneria completi un nuovo prodotto software prima di poter iniziare a offrirlo ai clienti.
- Esterno: dipendenze esterne si riferiscono a qualsiasi circostanza al di fuori del controllo dell'azienda, come gli eventi meteorologici, la burocrazia o la legislatura.
Oltre a queste dipendenze chiave del progetto, è importante comprendere l'idea dei fattori bloccanti. Un fattore bloccante è qualsiasi evento o circostanza che può ostacolare il completamento di un'attività di progetto, come le assenze dei membri del team o i ritardi nella spedizione. Tieni presente che la maggior parte delle attività ha una combinazione di dipendenze interne ed esterne di impatto variabile.
Dipendenze interne nella gestione dei progetti
Le dipendenze interne nella gestione dei progetti includono dipendenze logiche, basate sulle risorse, preferenziali e tra team. Abbiamo elencato di seguito altre sottocategorie e fornito esempi di ciascuna.
Queste sono alcune dipendenze interne comuni:
- Basate sulle attività: le dipendenze di base basate sulle attività seguono un percorso logico per il completamento. Ad esempio, è necessario stampare le etichette di spedizione prima di poter inviare gli ordini dei clienti.
- Basate su team: le dipendenze basate su team richiedono la collaborazione tra i team. Ad esempio, non è possibile scattare foto di prodotto per brochure di vendita fino a quando il team di produzione non produce un prototipo da fotografare.
- Basate sull'approvazione: alcune dipendenze si basano sui requisiti di approvazione. Ad esempio, non è possibile acquistare nuove attrezzature di produzione su larga scala fino a quando non si ottiene l'approvazione del CFO.
- Basate sulle best practice: molte dipendenze si basano sulle best practice necessarie per completare un'attività. Ad esempio, è meglio lasciare che l'attrezzatura da cucina si raffreddi completamente prima di pulirla.
- Basate sulle risorse: le dipendenze basate sulle risorse richiedono che alcuni elementi siano disponibili per l'uso prima che un'attività possa iniziare. Ad esempio, non è possibile stampare brochure di vendita senza i giusti tipi di cartoncini e inchiostri.
- Basate su software: alcune dipendenze richiedono input o aggiornamenti del software prima che le attività possano progredire. Ad esempio, è necessario aggiornare regolarmente il software di archiviazione per un accesso sicuro ai dati.
Dipendenze esterne nella gestione dei progetti
Le dipendenze esterne sono al di fuori del controllo di un'azienda. Possono essere i più difficili da prevedere e gestire. Includono fattori come le consegne, gli eventi meteorologici, le finanze e cambiamenti nel traffico.
Queste sono alcune dipendenze esterne comuni:
- Consegne: i problemi della catena di approvvigionamento possono influire sulle timeline del progetto. Non è possibile iniziare il lavoro per costruire un prodotto se i materiali non sono arrivati.
- Meteo: il bel tempo è un requisito per molte attività relative all'edilizia. Non puoi iniziare la costruzione di una casa mentre c'è un uragano.
- Burocrazia: la maggior parte dei settori richiede varie certificazioni e permessi, che dipendono dalla burocrazia locale. Spesso il lavoro non può iniziare prima che il team si assicuri questi permessi e certificazioni.
- Traffico: la congestione del traffico può ritardare alcuni lavori. Ad esempio, non puoi allestire il tuo stand a una fiera quando tutte le tue attrezzature sono bloccate in un ingorgo.
- Finanze: le finanze di un'azienda, soprattutto per quanto riguarda i prestiti, possono causare ritardi a causa di dipendenze. Non puoi iniziare ad acquistare attrezzature costose quando il finanziamento del prestito non è arrivato.
- Legislatura: alcune dipendenze si basano su cambiamenti legali anticipati. Ad esempio, un ristorante in una contea arida potrebbe avere in programma di iniziare a offrire vino se l'ordinanza cambia.
Dipendenze nei piani di progetto
Molti project manager evidenziano le dipendenze durante la pianificazione del progetto. Le dipendenze possono influire sui budget, le tempistiche, le risorse e i rischi del progetto. È importante tenerne conto all'inizio del processo di pianificazione.
Parte della pianificazione del progetto consiste nel creare un diagramma a rete e identificare il percorso critico per il completamento del progetto. Suddividendo il progetto nei suoi componenti principali e identificando i modi in cui si relazionano tra loro, è più facile vedere quali attività dipendono da informazioni o deliverable da fasi o progetti precedenti. Evidenziare queste dipendenze di attività aiuta a garantire che le pianificazioni del progetto, i budget e i requisiti delle risorse siano il più accurati possibile.
Anche importanti per la pianificazione del progetto sono i vincoli del progetto, o i limiti entro i quali il progetto deve operare. Le dipendenze del progetto possono dipendere da alcuni vincoli, in particolare sulla disponibilità delle risorse. Se un progetto è vincolato a un singolo ingegnere software, ci vorrà più tempo rispetto a un intero team di ingegneria disponibile.
Esempi di dipendenza del progetto
Le dipendenze del progetto sono disponibili in molte forme. Esistono diversi tipi di dipendenze per diversi settori e dimensioni del progetto. Abbiamo raccolto alcuni esempi comuni che i project manager potrebbero incontrare nel proprio lavoro.
Ecco alcuni esempi visivi di dipendenze del progetto:
- Campagna di annunci del marchio: la creazione e il lancio di una campagna di annunci del marchio richiede la creazione di una guida di stile del marchio. Prima di poter creare la tua guida di stile, devi mettere insieme un team creativo. Una volta terminata la creazione della guida di stile, questo team può lavorare alla progettazione dei materiali che saranno presenti nella tua campagna pubblicitaria. Mentre il team creativo lavora sul branding e sul design, il team di marketing deve trovare e acquistare spazio pubblicitario. Non appena soddisfi tali dipendenze, puoi lanciare la tua campagna.
- Campagna di marketing via e-mail: una campagna di marketing via e-mail richiede innanzitutto ricerche di mercato. Mentre la ricerca e l'analisi sono in corso, il tuo team creativo può iniziare a usare i materiali visivi nel tuo modello di e-mail. Quando il team di ricerca completa l'analisi di mercato e determina una strategia di marketing, i tuoi writer possono creare la copia dell'e-mail. Non appena il team soddisfa tutte queste dipendenze, le tue e-mail possono essere inviate agli abbonati.
- Apertura di un nuovo negozio: l'apertura di un nuovo negozio o sede richiede l'acquisto o la locazione dell'edificio, quindi può iniziare la progettazione dello spazio e l'assunzione per la nuova sede. Una volta che hai il tuo nuovo personale, puoi iniziare a formarlo. Questo può accadere durante l'acquisto, la fabbricazione e l'installazione di arredi interni. Durante questo periodo, devi anche assicurarti tutti i permessi e le certificazioni necessari per aprire la tua nuova attività. Una volta incontrate queste dipendenze, il tuo nuovo negozio può festeggiare la sua grande apertura.
Esempi di dipendenza del progetto per tipo e settore
Insieme alle mappe visive, abbiamo creato una tabella di esempi di base per ogni tipo di dipendenza che potresti trovare in un progetto di costruzione, IT o marketing. Il diagramma consente di vedere facilmente come le dipendenze delle attività tra i settori possono variare, ma anche come possono sembrare simili l'una all'altra.
| Edilizia | IT | Marketing | |
|---|---|---|---|
| Logica | Il team deve costruire strutture in un ordine particolare in modo che mantengano stabilità e funzionalità. | Le app seguono un processo logico di sviluppo di concezione, progettazione, programmazione, test e lancio. | Una campagna di marketing deve seguire una progressione logica dei passaggi dal concepimento alla ricerca fino alla progettazione e al lancio della campagna. |
| Risorsa | La costruzione non può iniziare fino a quando non sono presenti i materiali da costruzione necessari. | Lo sviluppo di app richiede la disponibilità di ingegneri software esperti, nonché hardware di alta gamma e connessioni Internet affidabili. | L'accesso alle macchine da stampa su larga scala, la disponibilità di cartelloni pubblicitari o l'accesso a determinati tipi di cartoncini o inchiostro possono influire su una campagna di marketing per posta diretta. |
| Preferenziale | La best practice prevede che le fondamenta di cemento si solidifichino e si asciughino prima di continuare a costruire sopra. | La best practice è testare un nuovo programma per individuare bug ed errori prima di inviarlo per l'uso da parte del pubblico generale. | La best practice è eseguire ricerche di mercato mirate prima di progettare una campagna pubblicitaria. Questo aiuta a garantire che il tuo messaggio arrivi alle persone giuste. |
| Tra team | I team idraulici ed elettrici devono completare le loro installazioni prima che il team addetto alla posa del cartongesso possa chiudere le pareti. | I team di vendita devono attendere che gli ingegneri del software inviino loro demo o prodotti finali utilizzabili prima di poterli condividere e venderli ai clienti. | I team di marketing si affidano ai team di produzione per produrre i prodotti e i servizi che vendono ai clienti. |
| Esterne | Condizioni meteorologiche avverse, come la pioggia o la neve, potrebbero ritardare il programma di costruzione. | Le vulnerabilità della sicurezza o le interruzioni di corrente su larga scala possono influire sui programmi e i budget IT. | Il programma di una campagna di marketing potrebbe dover cambiare se un concorrente rilascia una campagna identica due settimane prima del lancio previsto. |
Come identificare le dipendenze del progetto
Per identificare le dipendenze del progetto, è necessario innanzitutto creare una mappa delle attività del progetto. Quindi, cerca le attività che il team non può eseguire fino a quando non riceve informazioni o deliverable da un'attività precedente. Queste attività presentano delle dipendenze.
Pensa all'intero progetto come a una serie di flussi di lavoro o a un diagramma di flusso. Traccia i passaggi principali necessari per completare il progetto. Quindi, traccia ogni fase necessaria per passare da una fase all'altra. Annota gli eventi che devono verificarsi prima di poter passare all'attività successiva. Queste sono le tue dipendenze.
Generalmente, le dipendenze diventano evidenti quando si considera il progetto nel suo insieme. A volte non è così. Cornelius Fichtner, Presidente di OSP International LLC, suggerisce di visualizzare le dipendenze per comprenderle meglio. "Uso principalmente bacheche Kanban o diagrammi di Gantt per mostrare ai membri del team in quale fase si trova il progetto e quali attività presentano dipendenze", afferma.
Lee Dobson, responsabile dei servizi clienti di Bulldog Digital Media, suggerisce un altro approccio. "Esistono diversi modi per identificare le dipendenze del progetto. Un modo è utilizzare il piano del progetto e identificare quali attività dipendono da altre attività che vengono completate per prime. Un altro metodo è quello di esaminare le risorse del progetto e identificare quali risorse sono limitate e come ciò influisce sulle fasi successive. Inoltre, è possibile esaminare i rischi del progetto e identificare dove potrebbero avere un impatto sulla pianificazione del progetto o sulle dipendenze delle risorse", spiega.
Come gestire le dipendenze del progetto
Il modo migliore per gestire le dipendenze del progetto è imparare a identificarle. Anche rimanere organizzati e avere una forte comunicazione con il tuo team ti sarà utile. Di seguito abbiamo illustrato queste e altre best practice per la gestione delle dipendenze del progetto.
Ecco alcune best practice per la gestione delle dipendenze del progetto:
- Impara a identificare le dipendenze: il primo passo per gestire con successo le dipendenze del progetto è imparare a identificarle. "Presta attenzione a tutto ciò che potrebbe avere un impatto sulla timeline o sui costi del tuo progetto. Questo include sia le dipendenze che i vincoli interni come le dimensioni o il budget del team. Quindi, crea un elenco di tutte le potenziali dipendenze in modo da poterle tracciare durante il progetto", suggerisce Larson.
- Rimani organizzato e aggiornato: mantenere aggiornate le informazioni sul progetto ti aiuterà a individuare tempestivamente le dipendenze. Può anche aiutarti a identificare quelle che potrebbero esserti sfuggite. "In generale, è meglio identificare le dipendenze e i vincoli il prima possibile. Il trucco è assicurarsi di tenere d'occhio regolarmente le dipendenze nuove e mancate. Questo può essere fatto più facilmente tramite riunioni settimanali sullo stato di avanzamento con il tuo team o chiedendo costantemente informazioni su di loro durante il progetto", afferma Beran.
- Identifica e tieni traccia dei rischi: crea un registro dei rischi e utilizzalo per tenere traccia dei rischi man mano che il tuo progetto avanza. I rischi sono spesso legati a vincoli e dipendenze, quindi può essere prezioso tenerli d'occhio nell'ambito della strategia generale di gestione dei rischi.
- Crea piani d'emergenza: assegna tempo extra al tuo programma e denaro al tuo budget. Alcune dipendenze sono completamente fuori dal tuo controllo e qualcosa di semplice come una finestra di mancata consegna potrebbe far deragliare il tuo programma. È sempre una buona idea avere un piano di riserva.
- Comunica con il tuo team: comunicare lo stato delle scadenze e dei deliverable è fondamentale per gestire le aspettative relative alle dipendenze. "Le dipendenze del progetto sono gestite male quando c'è una mancanza di comunicazione tra i team e i reparti in un'azienda. Quando gli obiettivi e i tempi chiari non sono impostati per ogni progetto e non è chiaro come ogni attività dipenda dall'altra, i processi non vengono gestiti in modo efficace", spiega Fichtner.
- Utilizza software: molti programmi software per la gestione dei progetti includono strumenti per monitorare e gestire le dipendenze del progetto.
Strumenti di gestione delle dipendenze del progetto
I project manager utilizzano vari strumenti per monitorare e gestire le dipendenze del progetto. Scegli lo strumento che si adatta al tuo stile organizzativo e alle esigenze del tuo team. Bacheche Kanban, diagrammi di Gantt, calendari e software di gestione dei progetti sono tutti utili.
- Bacheche Kanban: le bacheche Kanban sono strumenti che aiutano a creare flussi di lavoro visivi per le attività e le fasi del progetto. Possono essere realizzate digitalmente utilizzando software o fisicamente su una parete o una lavagna. Utilizza una bacheca Kanban per suddividere un progetto nelle sue parti componenti e identificare più facilmente le attività dipendenti.
- Diagrammi di Gantt: un diagramma di Gantt è un diagramma a barre orizzontali che funge da strumento di pianificazione visiva. Ogni barra rappresenta il tempo necessario per completare un'attività o una fase del progetto. La struttura verticale di queste barre indica quando un'attività termina e ne inizia un'altra. I diagrammi di Gantt possono aiutare un team a identificare e visualizzare le dipendenze delle attività.
- Calendari condivisi: una soluzione meno tecnologica per il monitoraggio delle dipendenze è l'uso di calendari condivisi. I project manager possono utilizzare calendari condivisi per indicare le date di inizio e fine delle attività del progetto. Questa è un'ottima opzione per monitorare le dipendenze della pianificazione, ma è molto più difficile utilizzare i calendari per tenere traccia delle dipendenze esterne o basate sulle risorse.
- Software di gestione dei progetti: il software di gestione dei progetti può combinare questi strumenti in un'unica soluzione, utilizzando i loro elementi migliori per creare un potente strumento di pianificazione e monitoraggio delle dipendenze del progetto. Molti consentono di visualizzare le dipendenze in diversi modi, il che può essere utile per identificare quelle che potrebbero non essere immediatamente ovvie.
Per ulteriori strumenti e modelli di gestione dei progetti per aiutarti a pianificare i progetti e gestire le dipendenze, consulta questa raccolta di modelli gratuiti di gestione dei progetti in Excel.
Kit di base con modelli per le dipendenze del progetto
Scarica il kit di base per le dipendenze del progetto
Abbiamo creato questo kit di base per aiutarti a lavorare con le dipendenze del progetto. Abbiamo incluso tutto ciò di cui hai bisogno per identificare e gestire le dipendenze nel tuo prossimo progetto, incluso un modello di diagramma di Gantt creato appositamente per monitorare le dipendenze del progetto. Tutti questi modelli sono completamente personalizzabili per soddisfare le tue esigenze aziendali. Scarica ogni modello singolarmente o come set nel kit completo.
Incluso in questo kit, troverai:
- Un modello di diagramma della struttura di ripartizione del lavoro per Microsoft Excel per suddividere il progetto in fasi e passaggi più piccoli.
- Un modello di diagramma di Gantt con dipendenze per Microsoft Excel per aiutarti a visualizzare e tenere traccia di tutte le attività necessarie per completare il progetto.
- Un modello di registro dei rischi del progetto per Microsoft Excel per aiutarti a identificare e gestire i rischi potenziali che il tuo progetto potrebbe incontrare
Per ulteriori informazioni su come identificare e gestire le dipendenze del progetto, consulta le nostre raccolte di modelli di struttura di ripartizione del lavoro e modelli di diagrammi di Gantt con dipendenze.
Domande sulla dipendenza del progetto
Potresti chiederti come iniziare a gestire le dipendenze del progetto. Ci sono alcune domande che puoi porti per identificare le dipendenze e fare un piano per gestirle.
Poniti le seguenti domande per aiutarti a creare un piano di gestione delle dipendenze del progetto:
- Qual è il modo migliore per iniziare a gestire le dipendenze del progetto? Il modo migliore per iniziare a gestire le dipendenze del progetto è imparare prima a identificarle nel lavoro. Inizia suddividendo il progetto in singole fasi e attività e annota quelle che dipendono dall'inizio o dal completamento di altre attività.
- Come faccio a sapere se un'attività dipende da un'altra attività? Un'attività dipende da una o più altre attività se richiede informazioni, deliverable o il completamento di un'altra attività per iniziare o terminare. Può trattarsi di qualsiasi cosa: dalla progressione logica delle attività del progetto alle risorse o alle esigenze di approvazione.
- Quali dipendenze esterne devo monitorare e gestire per il mio progetto? La gestione delle dipendenze esterne è una forma di gestione dei rischi del progetto. Non puoi controllare tutto, ma stando al corrente dei modelli meteorologici, delle date di consegna e del potere legislativo locale, potresti essere in grado di anticipare alcune dipendenze esterne.
- Quali dipendenze ricorrenti ho visto in progetti simili? Molte volte, progetti simili avranno dipendenze simili. Se non è la prima volta che ti approcci a un progetto di questo tipo, utilizza le tue conoscenze provenienti da progetti precedenti per identificare e anticipare potenziali dipendenze.
Vantaggi della dipendenza del progetto
L'identificazione e il monitoraggio delle dipendenze del progetto comportano numerosi vantaggi. Questi includono una migliore aderenza ai piani di progetto, una migliore gestione dei rischi e una migliore gestione dei lead e dei tempi di ritardo. Scopri come le dipendenze del progetto possono trarre vantaggio da te e dal tuo team.
Questi sono alcuni dei maggiori vantaggi della dipendenza del progetto:
- Migliore gestione dei tempi di lead e ritardo: riconoscere le attività dipendenti aiuta un project manager a gestire meglio i lead e i tempi di ritardo. I tempi di lead e di ritardo si riferiscono all'ammontare di tempo in cui un'attività può essere spostata in avanti o rimandata in base al suo posto nel percorso critico.
- Migliore visualizzazione del progetto: delineando ogni fase del progetto passo dopo passo, si crea una mappa visiva del progetto utile per pianificare il progetto e condividere le informazioni chiave con gli stakeholder.
- Pianificazione del progetto più approfondita: suddividendo le fasi del progetto in attività e identificando le dipendenze, i project manager possono comprendere le sfumature di un progetto imminente. Quando si pensa ai progetti in questo modo, è possibile creare piani di progetto più dettagliati.
- Migliore aderenza ai piani di progetto: il monitoraggio e la gestione delle dipendenze ti consente di creare proiezioni di progetto più accurate, il che rende i tuoi piani più facili da rispettare. "È necessario capire che ogni attività di progetto dipende dalle altre per creare piani di progetto realistici. Le dipendenze aiutano a tenere traccia del corretto flusso delle attività", spiega Fichtner.
- Migliore gestione dei rischi: molti rischi del progetto si basano sui tempi e sulle dipendenze del progetto, quindi la gestione preventiva delle dipendenze del progetto è anche una forma di gestione dei rischi.
Sfide poste dalle dipendenze del progetto
Il monitoraggio e la gestione delle dipendenze del progetto possono essere difficili. Le sfide comuni includono l'identificazione accurata o la ricerca di dipendenze complicate o contrastanti. Abbiamo chiesto agli esperti di condividere alcune delle più grandi sfide poste dalle dipendenze del progetto.
Queste sono alcune sfide del monitoraggio delle dipendenze del progetto:
- Può richiedere tempo: il tempo necessario per suddividere ogni fase del progetto è significativo. I project manager devono accantonare il tempo di pianificazione per identificare le dipendenze.
- Richiede aggiornamenti frequenti: la gestione delle dipendenze del progetto richiede che i team abbiano sempre budget, stato delle attività e pianificazioni aggiornati. Questo può essere difficile per i team con un atteggiamento più rilassato nei confronti della gestione dei progetti.
- Richiede molta attenzione agli effetti domino: la modifica di un elemento del budget o del piano di un progetto può avere effetti non previsti lungo la linea. Tieni presente che una dipendenza apparentemente minore può avere implicazioni più grandi nelle fasi successive del progetto. "Può essere difficile coordinare i cambiamenti tra più dipendenze. Se modifichi una dipendenza, è possibile che causi un effetto domino delle modifiche che devono essere apportate, il che può richiedere tempo e denaro", avverte Larson.
- La progressione non è sempre lineare: non sempre l'attività C dipende dall'attività B, che dipende dall'attività A. A volte, un'attività dipende dal completamento di due o più attività, oppure richiede informazioni da una fase successiva del progetto e deve essere sospesa fino ad allora.
- Si possono creare dipendenze circolari: è possibile che, senza una pianificazione approfondita, ci si trovi con dipendenze circolari. Si tratta di situazioni in cui l'attività A richiede l'input dell'attività B, ma l'attività B richiede che l'attività A sia completata prima di poter fornire quell'input. In queste situazioni più complicate, è importante suddividere le attività nel modo più dettagliato possibile e identificare le dipendenze che possono nascondersi all'interno delle attività stesse.
- Richiede strumenti aggiornati: mantenere un piano di aggiornamento software regolare è fondamentale per garantire che gli strumenti di monitoraggio delle dipendenze funzionino come previsto. "Spesso vediamo dipendenze ricorrenti nei nostri progetti, come affidarci a una versione aggiornata di un sistema operativo, utilizzare determinati strumenti o librerie che sono necessari per la compatibilità e lavorare con team che si trovano in diversi fusi orari", afferma Larson.
- Non è sempre tutto ovvio: sebbene alcune dipendenze siano immediatamente evidenti in superficie, molte non lo sono. Ci vuole un project manager esperto per identificare e gestire le dipendenze che altri non vedono in arrivo. "Ho trascorso gran parte della mia carriera a fare implementazioni software in ambienti sanitari, e ogni volta che si sta installando un nuovo sistema, per alcune dipendenze le persone non sempre pensano di assicurarsi che ci sia una rete forte in atto e che le persone che utilizzeranno il nuovo sistema abbiano le competenze tecniche necessarie. Successivamente, ogni sistema ha il proprio insieme di dipendenze, sia in termini di decisioni che devono essere prese in sequenza sia di set di funzioni che devono essere configurate prima di altre", spiega Beran.
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