Che cos’è un diagramma di Gantt?
Un diagramma di Gantt è una visualizzazione della timeline di un progetto che tiene traccia delle singole attività, delle dipendenze, delle risorse e del lavoro rimanente per capire meglio come sta procedendo un progetto e se sta rispettando i tempi.
I diagrammi di Gantt sono composti da due assi separati: l’asse verticale indica la quantità di attività e l’asse orizzontale indica il tempo, in base alle date di inizio e fine del progetto.
Ogni attività all’interno del diagramma di Gantt è rappresentata da una barra che si estende sull’asse orizzontale. La barra, o attività, aiuta a identificare quali attività possono essere completate contemporaneamente, la data di completamento prevista e la percentuale di attività completata.
Se le barre del diagramma di Gantt si allineano, significa che le attività possono essere completate simultaneamente e non dipendono l’una dall’altra. Talvolta in questo caso si parla di attività parallele. Se le barre del grafico non sono allineate, significa che l’attività futura dipende dal completamento di un’attività precedente per poter iniziare. Queste attività sono definite attività dipendenti o dipendenze.
I diagrammi di Gantt consentono inoltre alle parti coinvolte di avere una visione della roadmap proposta, rendendo più facile vedere tutti gli elementi del progetto dall’inizio alla fine. I project manager che si occupano di una grande varietà di progetti, dalle campagne di marketing alle implementazioni di software, utilizzano spesso i diagrammi di Gantt per gestire le attività, le programmazioni e le risorse del progetto.
Considerati uno degli strumenti più popolari nella gestione dei progetti per la loro utilità, i diagrammi di Gantt aiutano anche a tenere traccia dei seguenti componenti:
Progressi complessivi del progetto
Completamento di attività e operazioni
Quantità di lavoro rimanente in un progetto, in base all’avanzamento delle singole attività
La fase di lavoro in cui rientra ogni attività del progetto
Membri del team responsabili di ogni attività
Durata dell’attività, in base alle date di inizio e di fine
Attività parallele e dipendenti
Inoltre, una varietà di colori, ombreggiature, simboli e altre notazioni indicano la percentuale di lavoro completato, le milestone, le dipendenze e le attività in ritardo, aiutando a rappresentare meglio un progetto in questo diagramma visivo. Ad esempio, a volte si usano asterischi o stelle per indicare un’importante milestone del progetto, in modo che tutte le risorse siano consapevoli dell’arrivo di una milestone e delle attività che la precedono.
Come funzionano i diagrammi di Gantt?
I diagrammi di Gantt sono utilizzati in molti settori e da diverse figure professionali per illustrare visivamente la programmazione di un progetto, riportando ogni singola attività rispetto a una timeline predefinita. I diagrammi di Gantt sono spesso utilizzati dai project manager per organizzare, assegnare le priorità e tenere traccia delle attività per garantire che i progetti vengano completati in tempo.
Per saperne di più sul perché un diagramma di Gantt è importante e sulla sua utilità, leggi il nostro articolo sui vantaggi e le limitazioni dei diagrammi di Gantt nella gestione dei progetti.
Componenti di un diagramma di Gantt
All’interno di un diagramma di Gantt ci sono molti componenti importanti da includere per assicurarsi che le attività del progetto siano tracciate in modo accurato ed efficace rispetto a una timeline specifica. Questi componenti includono:
Timeline: la durata di un progetto, comprese tutte le attività che lo compongono, dall’inizio alla fine.
Attività: il tipo di operazioni da completare, come gli sprint di sviluppo software o il lancio di campagne di marketing.
Predecessori: attività che devono essere completate prima di poterne iniziare altre.
Dipendenze: rappresenta la relazione tra le attività.
Stima del tempo o durata: la quantità di tempo che ogni attività dovrebbe richiedere, indicata dalla lunghezza della barra sulla timeline.
Milestone: punti chiave di un progetto in cui si compiono progressi significativi o si raggiungono scadenze importanti.
Tempo previsto: la quantità di tempo che un progetto dovrebbe richiedere per essere completato, idealmente.
Tempo effettivo: la quantità di tempo effettivamente necessaria per completare un progetto.
Attività e avanzamento delle attività: i componenti che costituiscono un progetto e il tempo che ciascuno di essi dovrebbe richiedere per essere completato.
Data di inizio: la data in cui inizia un progetto o un’attività.
Data di fine: la data in cui finisce un progetto o un’attività.
Assegnatario o Risorsa: la persona responsabile di un’attività o di un progetto.
Relazioni tra le attività: in che modo le attività sono correlate tra loro in termini di tempo e risorse.
Attività di riepilogo: un’attività generale che include molte attività secondarie.
Sforzo pianificato: il numero di risorse e la quantità di tempo necessari per completare un’attività o un progetto.
Percentuale di completamento: la quantità di progetto o attività che è stata completata in un determinato momento.
Tipi di diagrammi di Gantt e modelli di diagrammi di Gantt
I diagrammi di Gantt possono essere personalizzati in base alle esigenze specifiche del tuo progetto, come le dimensioni, il reparto e il settore. Puoi utilizzare modelli di diagrammi di Gantt preformattati per creare il diagramma di Gantt più efficace per il tuo progetto.
Ad esempio, gli sviluppatori software possono effettuare il lancio di un prodotto utilizzando un modello di timeline di Gantt che li aiuti a pianificare e seguire lo sviluppo di un nuovo prodotto o di un aggiornamento di un prodotto esistente. Allo stesso modo, i responsabili dei progetti di edilizia saranno più interessati a un modello di timeline con diagramma di Gantt per progetti di edilizia, dato che devono attenersi a una timeline rigorosa, sensibile ai tempi e con molte parti in movimento.
Per maggiori informazioni sui modelli di diagrammi di Gantt e per accedere a tutti i modelli necessari per diversi settori, visita la nostra pagina Modelli di diagrammi di Gantt in Excel e altri strumenti.
Come scegliere il giusto software per i diagrammi di Gantt
L’utilizzo di uno strumento software per creare il tuo diagramma di Gantt può farti risparmiare tempo e fatica mentre lavori per pianificare e programmare il tuo progetto e tutte le sue attività. Tuttavia, ci sono alcuni dettagli chiave da considerare quando si valuta un software per diagrammi di Gantt. Queste funzionalità includono:
Si integra con il flusso di lavoro quotidiano e si adatta facilmente agli strumenti o ai processi esistenti
Include una visualizzazione Gantt semplice e intuitiva che si abbina bene alle timeline dei progetti
Fornisce aggiornamenti in tempo reale sul completamento delle attività, sulle attività scadute e sulle risorse sovraccariche
È completamente personalizzabile in base alle esigenze del tuo progetto e ti dà la possibilità di creare e modificare milestone e attività prioritarie
Si adatta a tutti i computer, sia Mac che PC, e si sincronizza con tutti i servizi cloud
Può essere condiviso tra i membri del team e i principali stakeholder per aumentare la visibilità
È facile da imparare, usare e visualizzare
Permette di importare ed esportare file, allegare documentazione aggiuntiva e aggiungere commenti direttamente nel diagramma di Gantt
Consente l’accesso remoto e la collaborazione
Fornisce risorse utili, come video tutorial e corsi di formazione online
Per saperne di più su tutte le caratteristiche principali che dovresti considerare nella scelta del software per il diagramma di Gantt giusto, visita questa pagina.
Problemi con i diagrammi di Gantt non basato su software
I diagrammi di Gantt sono più utili se utilizzati con un software adattabile e facile da aggiornare che permette di modificare le timeline, aggiungere attività e collaborare con i membri del team. Se utilizzi un diagramma di Gantt non basato su software, potrebbero verificarsi diversi problemi, come ad esempio:
Il diagramma è difficile da leggere, comprendere e commentare perché non si adatta facilmente alle modifiche o agli aggiornamenti apportati dopo la creazione del diagramma di Gantt originale.
Il diagramma non viene ridimensionato o riformattato quando vengono aggiunte nuove attività o date.
È più difficile etichettare orari e date, o lasciare note e allegati direttamente nel diagramma di Gantt per non perdere i dettagli del contesto.
In questo modo è difficile sapere se stai lavorando con la versione più recente del diagramma, perché potrebbero esserci diagrammi isolati da qualche altra parte.
La collaborazione è ostacolata dalla mancanza di accesso in tempo reale per gli stakeholder interni ed esterni.
La storia dei diagrammi di Gantt
I diagrammi di Gantt sono stati creati per la prima volta a metà degli anni ‘90 dell’Ottocento da Karol Adamiecki, e successivamente definiti diagrammi di Gantt da Henry Gantt all’inizio del 1900. Oggi sono molto utilizzati come strumenti di gestione dei progetti che aiutano i team a tenere traccia e a gestire i loro progetti.
La prima iterazione di un diagramma di Gantt fu creata a metà degli anni ‘90 dell’Ottocento da Karol Adamiecki, un ingegnere polacco interessato alle idee e alle tecniche di gestione. Chiamò questo nuovo diagramma “armonogramma” e lo pubblicò solo in polacco, il che ne limitò l’adozione. Tuttavia, l’utilità del diagramma ha resistito nel tempo.
Nel 1912, Hermann Schurch, un ingegnere civile svizzero, si ispirò al diagramma di Gantt creato da Adamiecki alla fine del 1800 e lo applicò ai progetti edilizi di cui si occupava all’epoca. Anche se il diagramma di Gantt non aveva ancora un nome, questo diagramma tracciava le attività rispetto al tempo e si basava in gran parte sull’approccio strutturato delle routine tedesche per mantenere i progetti sotto controllo.
Tra il 1910 e il 1915, un ingegnere meccanico americano di nome Henry Gantt ideò la propria versione della programmazione di Adamiecki e di Schurch. Gantt pubblicò questo nuovo diagramma in inglese, rendendolo disponibile e facilmente utilizzabile da una popolazione molto più ampia.
Gantt ha cercato di rendere le attività quanto più semplici e intuitive possibile per i team e le risorse, in particolare nell’industria manifatturiera, dove i progetti dipendono fortemente da timeline rigide e da una varietà di risorse.
Chiamato diagramma di Gantt dal nome del suo creatore, questo tipo di diagramma visivo ha guadagnato slancio nei casi di alto profilo. Uno dei primi utilizzi più importanti del diagramma di Gantt fu durante la Prima Guerra Mondiale, quando il generale William Krozier, capo dell’esercito americano, assunse Henry Gantt per aumentare la produzione industriale di munizioni con l’uso di un processo efficiente come il diagramma di Gantt.
Il diagramma di Gantt è stato poi utilizzato per altri progetti altrettanto importanti e urgenti, come la costruzione della diga di Hoover nel 1931 e la creazione della rete autostradale interstatale degli Stati Uniti nel 1956. Wallace Clark ha scritto un libro intitolato The Gantt Chart, a Working Tool of Management (“Il diagramma di Gantt, uno strumento di lavoro per la gestione”) per descrivere il diagramma di Gantt e discutere della sua efficienza commerciale.
Tuttavia, Gantt grafici non venivano usati solo negli Stati Uniti. Walter Polakov, un convinto sostenitore del processo di Gantt, utilizzò i diagrammi di Gantt in Unione Sovietica nel 1929, quando lavorò con il Soviet Supremo dell’Economia Nazionale per elaborare il Primo Piano Quinquennale.
In origine, i diagrammi di Gantt dovevano essere preparati a mano su un foglio di carta o utilizzando blocchi magnetici per indicare ciascuna attività. Sebbene questo fosse utile per tracciare la timeline di un progetto, significava anche che ogni volta che un’attività del progetto veniva aggiornata o una timeline veniva modificata, l’intero diagramma doveva essere ridisegnato o riformattato completamente.
Poiché molti progetti sono fluidi e subiscono cambiamenti drastici durante il loro ciclo di vita, l’utilità dei diagrammi di Gantt era limitata. Solo negli anni ‘80, quando è stato inventato il PC, i diagrammi di Gantt sono stati utilizzati in modo più diffuso e semplice per creare diagrammi complessi ed elaborati.
Alla fine degli anni ‘90, internet ha favorito ulteriormente la collaborazione e i diagrammi di Gantt hanno potuto essere creati, modificati e condivisi tra team, reparti e risorse, diventando una caratteristica popolare di molte applicazioni e strumenti basati sul web.
A riprova di ciò, nel 1999 i diagrammi di Gantt sono stati identificati da Robert Klein come “uno degli strumenti di gestione più utilizzati per la programmazione e il controllo dei progetti”, consolidando il loro ruolo di strumento vitale per tutti i project manager. Inoltre, nel 2012 quasi tutti i diagrammi di Gantt venivano creati su software, il che significava che i project manager potevano facilmente adattare le modifiche alla programmazione e aumentare l’efficienza del lavoro senza dover riformattare o ricreare i diagrammi di Gantt da zero.
Chi usa i diagrammi di Gantt e perché sono efficaci?
Il più delle volte, i grafici di Gantt vengono utilizzati dai project manager per aumentare la produttività e l’efficienza dei progetti. I diagrammi di Gantt aiutano i project manager a pianificare il lancio di un prodotto, a pianificare le campagne di marketing, a delineare le consegne per un cliente e molto altro ancora.
I diagrammi di Gantt vengono utilizzati in progetti grandi, piccoli, semplici e complessi e non sono specifici per un settore o un’area geografica. Inoltre, i diagrammi di Gantt non hanno limitazioni su chi li può utilizzare. Anche se i principali utilizzatori sono i project manager, in un posto di lavoro i diagrammi di Gantt vengono utilizzati anche dalle seguenti persone:
Manager che si occupano di operazioni, programmazione, finanza e marketing
Sponsor del progetto
Dirigenti C-suite, come CEO, CTO, CIO, ecc.
Team IT e di sviluppo software
Team da remoto
Poiché i diagrammi di Gantt sono così versatili e si applicano a quasi tutti i progetti, la maggior parte degli utenti trova che i diagrammi di Gantt aiutino a pianificare e tenere traccia dei progetti e di tutte le attività che li compongono in modo più semplice e visibile. Inoltre, i progetti possono essere gestiti da chiunque nel team, non solo da un project manager designato, il che consente ai team di portare a termine il lavoro più rapidamente.
Per cosa si usano i diagrammi di Gantt?
I diagrammi di Gantt possono essere utilizzati in diversi modi in tutti i settori, ed è per questo che sono una risorsa così popolare per la gestione dei progetti. In particolare, i diagrammi di Gantt possono essere utilizzati nell’edilizia, nella pianificazione di eventi e nello sviluppo software. Ecco come ogni settore utilizza i diagrammi:
Edilizia: poiché la maggior parte dei progetti di edilizia sono rigidi e hanno tempi stretti, un diagramma di Gantt può aiutare i team di costruzione e i PM a creare una timeline strutturata, a determinare le attività dipendenti e a identificare eventuali rischi prima che si concretizzino, assicurando che il progetto venga completato nei tempi, nel budget e nei limiti del contratto.
Pianificazione degli eventi: con le numerose variabili e le scadenze strette che comporta la pianificazione di un evento, i diagrammi di Gantt aiutano a gestire tutte le programmazioni, a visualizzare le attività che precedono l’evento e quelle del giorno stesso e a tenere informati tutti i soggetti interessati, come fornitori, staff, clienti, ecc.
Sviluppo software: i team possono pianificare gli sprint, tenere traccia delle implementazioni e allineare ogni iterazione del progetto utilizzando un diagramma di Gantt che offre una panoramica visiva di tutte le attività e delle risorse necessarie per completarle.
Oltre ai casi d’uso sopra citati, i diagrammi di Gantt vengono utilizzati nei seguenti settori:
Sanità
Pubblica amministrazione
Opere pubbliche
Petrolio, gas ed energia
Finanza
Servizi professionali
Ingegneria
Architettura
Marketing
Settore manifatturiero
Telecomunicazioni
Infrastrutture
Settore militare
Elementi correlati ai diagrammi di Gantt
I diagrammi di Gantt sono un’importante funzione di gestione del progetto che aiuta sia i project manager che i membri del team a pianificare, gestire e tenere traccia di tutti gli elementi del progetto, come le attività dipendenti, le risorse e le programmazioni del team.Oltre ai diagrammi di Gantt, esistono molti altri strumenti che aiutano a gestire i progetti dall’inizio alla fine.Per un elenco di questi strumenti e per una breve descrizione di ciascuno di essi, leggi il nostro articolo sugli strumenti di gestione dei progetti.
Per maggiori informazioni su ogni singolo strumento, oltre a modelli e consigli sulle best practice, visita le seguenti pagine:
Bacheche Kanban: un metodo di gestione visiva del lavoro che aiuta i team a visualizzare, gestire e organizzare i flussi di lavoro dividendo le attività in diverse fasi, come quelle di backlog, lavori in corso e completamento.
Timeline di progetto: un modo per visualizzare attività specifiche su una timeline per tenere traccia degli eventi importanti e gestire le programmazioni, dai report aziendali ai programmi scolastici.
Strutture di ripartizione del lavoro o Work Breakdown Structures (WBS): una gerarchia di lavoro composta da attività di progetto che sono state suddivise in deliverable separati, in base all’obiettivo e allo scopo del progetto.
Diagrammi PERT: uno strumento per analizzare e tracciare le attività coinvolte in un progetto complesso al fine di stimare i tempi e le risorse disponibili per il progetto, che di solito viene utilizzato insieme al metodo del percorso critico (CPM).
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