Tutto quello che devi sapere su Lean Six Sigma

Solitamente si consiglia di iniziare con Lean per semplificare i flussi di lavoro e ridurre gli sprechi, per poi perfezionare il processo aggiungendo Six Sigma. 
 
Le 5 S

Fonte: Teian Consulting International, Singapore.
 
Puoi iniziare a promuovere la cultura Lean attraverso la pratica delle 5 S. In giapponese, le S stanno per Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. In inglese, le S si traducono approssimativamente in:

• Sort (Separare): elimina dal posto di lavoro gli elementi non necessari (quelli che occupano spazio, possono comportare pericoli o creano disordine).
• Set in Order (Sistemare): organizza l'area di lavoro in modo da riuscire a trovare, utilizzare e sostituire facilmente gli elementi. Questo concetto si applica sia alla tua scrivania che al reparto di produzione.
• Shine (Pulire): assicurati di non trascurare mai l'ordine e la pulizia.
• Standardize (Standardizzare): rendi ripetibili attività e procedure. Trova il modo più efficiente per svolgere le attività e continua a svolgerle sempre allo stesso modo.
• Sustain o Self Discipline (Sostenere o autodisciplinarsi): trasforma le buone pratiche in abitudini. 

  
Attenzione ai 7 sprechi 
I 7 muda (o 7 sprechi) sono stati articolati da Taiichi Ohno in Toyota. Gli sprechi sono tutti gli elementi che non aggiungono valore, compresi gli scarti e le inefficienze effettivi. La pratica Lean di Lean Six Sigma mira a evitare questi 7 sprechi. Esistono vari espedienti mnemonici che possono aiutarti a ricordare i sette sprechi. Qui ti proponiamo l'acronimo TIMWOOD:

• Transportation (Trasporto): lo spostamento di materiali o prodotti non aggiunge valore, ma il pagamento di questo servizio è a carico del cliente.
• Inventory (Inventario): fino a quando il prodotto non viene venduto, fa parte dell'inventario e quindi non genera valore diretto. Rientrano nell'inventario anche le materie prime e i pezzi non finiti. Può essere necessario trasportare o immagazzinare questi prodotti in un luogo riscaldato o refrigerato e protetto. Eventuali furti equivalgono a delle perdite, quindi è imperativo ridurre l'inventario in magazzino quando possibile.
• Motion (Movimento): se gli strumenti in una postazione da lavoro o in una cucina non sono organizzati bene, i movimenti inefficienti costituiscono uno spreco. Anche lo spostamento eccessivo o indiretto di forniture verso le postazioni di lavoro e di articoli finiti verso un magazzino rappresentano sprechi di movimento.
• Waiting (Attesa): l'attesa (di materiali da un fornitore, di risposte alle domande della dirigenza, ecc.) fa perdere tempo e quindi denaro.
• Over Processing (Sovraelaborazione): si verifica quando si utilizzano processi o macchine inadeguati per un determinato deliverable. Generalmente, la sovraelaborazione si riferisce all'utilizzo di attrezzature molto più elaborate di quanto richieda il lavoro. Esempi di sovraelaborazione includono il lancio di un CMS per correggere un errore HTML che potrebbe essere risolto in pochi secondi usando il formato testo o l'accensione di un forno elettrico per scaldare una monoporzione. 
• Overproduction (Sovrapproduzione): considerato il peggiore spreco di tutti, la sovrapproduzione si verifica quando si producono troppi pezzi o quando la produzione continua nonostante la presenza di articoli disponibili in magazzino. La sovrapproduzione richiede l'implementazione della metodologia Just in Time (JIT). È possibile prevenire alcuni problemi di tempistica attraverso il Takt time, una formula Lean che calcola la velocità con cui un prodotto deve essere finito per soddisfare la domanda dei clienti. 
• Defects (Difetti): se rilevati precocemente, i difetti possono essere risolti tramite la rilavorazione. Tuttavia, se un difetto viene rilevato in ritardo nel ciclo di produzione (nel peggiore dei casi, da un cliente), ciò può comportare resi e rimborsi. Uno degli strumenti Lean utilizzati per evitare difetti è il Poka yoke.

Strumenti di analisi Lean Six Sigma
Lean Six Sigma riprende molti strumenti della gestione Lean. Di seguito sono riportati alcuni dei fattori chiave per creare un'azienda felice ed efficiente. 
 

• Kaizen: la celebre pratica del Kaizen è ampiamente interpretata come la filosofia del miglioramento continuo. L'obiettivo finale può essere ad esempio la produzione di articoli di qualità superiore o l'aumento dei profitti, ma il raggiungimento di questo obiettivo si ottiene responsabilizzando tutti all'interno di un'organizzazione, dal CEO agli addetti alle pulizie. A ogni dipendente viene insegnato a riconoscere gli sprechi e a utilizzare metodi analitici per trovare soluzioni. Gli eventi incentrati sul Kaizen prevedono attività di perfezionamento svolte da un piccolo team, che dedica un breve periodo (di solito circa una settimana) al brainstorming di soluzioni e miglioramenti prima di presentarli al resto dell'azienda. Le soluzioni vengono riesaminate periodicamente per garantire che continuino a essere utili al team. Nell'ambito del miglioramento continuo, gli eventi Kaizen dovrebbero essere organizzati a cadenza regolare. 
• Mappatura del flusso di valore: come in un flusso di processo, la creazione di una mappa del flusso di valore aiuta a registrare e analizzare il flusso di materiali o informazioni utilizzati per creare un prodotto. A volte viene utilizzata una mappa del flusso di valore con domande sui 5 perché per ridurre il flusso ai suoi passaggi essenziali. 

• 5 perché: un processo iterativo di raccolta delle informazioni utilizzato dai gruppi per individuare le cause principali. In primo luogo, chiedi perché si sta verificando un problema, quindi verifica che la risposta sia basata sui fatti e non su una credenza, dopodiché continua a chiedere perché ad ogni risposta successiva.
• Diagramma di Ishikawa: sviluppato dal professor Kaoru Ishikawa, è anche chiamato diagramma a lisca di pesce o diagramma causa-effetto. Il diagramma di Ishikawa viene utilizzato nelle discussioni di gruppo per visualizzare tutti i diversi fattori che contribuiscono a un problema. Uno dei vantaggi del diagramma è la spersonalizzazione del problema. 

• Poka yoke: il concetto di correzione degli errori implica la progettazione di un processo che elimina i margini di errore. Questo termine deriva dal giapponese poka (errori) e yokeru (evitare). Chiunque all'interno di un'azienda può implementare il Poka yoke. Nella produzione, questo concetto potrebbe tradursi nella presentazione di tutti i pezzi contemporaneamente in modo che l'assemblatore possa verificare che non manchi nulla. In un ambiente transazionale, potrebbe significare presentare una checklist per verificare tutti i documenti necessari. 
• Posto di lavoro visivo: strettamente associato alle 5 S, il concetto di posto di lavoro visivo è stato sviluppato dal pensiero visivo, che sfrutta il potenziale della grafica e delle immagini per aumentare la sicurezza e l'efficienza. Un principio essenziale è che le informazioni importanti dovrebbero essere posizionate il più vicino possibile all'oggetto delle informazioni. L'utilizzo di un workspace visivo è uno strumento utile per fabbriche, strutture sanitarie, aeroporti e qualsiasi luogo in cui la sicurezza è fondamentale. 
  
  Gwendolyn Galsworth ha formalizzato la nozione di posto di lavoro visivo nel libro Visual Workplace, Visual Thinking. L'autrice ha scritto: 
  
  "Il posto di lavoro visivo è un ambiente di lavoro che si auto-ordina, si auto-spiega, si auto-regola e si auto-migliora, dove ciò che dovrebbe accadere accade in tempo, ogni volta, giorno e notte, grazie a strumenti visivi."  
   
• Heijunka: una parola giapponese usata nell'ambito del livellamento del carico di lavoro. Utilizza questo strumento dopo aver messo in pratica il Kaizen e la mappatura del flusso di valore per ottimizzare l'inventario e la pianificazione bilanciando il carico della produzione in base agli ordini. Ad esempio, un produttore di gioielli può ricevere 100 ordini per un anello di fidanzamento ogni mese, ma il numero di ordini può variare di settimana in settimana. Il gioielliere può quindi decidere di creare 25 anelli ogni settimana. In questo modo, gli artigiani non sono né oberati né lasciati senza lavoro. Una heijunka box è uno strumento utilizzato per organizzare e visualizzare il carico di lavoro. Spesso si tratta di una lavagna con degli alloggiamenti contenenti cartellini colorati, noti come cartellini Kanban.

 
Quando adottare Six Sigma
Se i difetti e i problemi persistono, è il momento di adottare Six Sigma. Six Sigma può comportare l'uso di sofisticati strumenti statistici, ma il metodo o le roadmap forniscono un percorso coerente per determinare problemi, cause e soluzioni. Per i processi e i prodotti esistenti, utilizza il metodo DMAIC: 
 

• Define: definire il problema. Esempi di problemi includono reclami dei clienti, problemi di fatturazione, problemi di reattività, presenza di troppi articoli nell'inventario, resi e prodotti difettosi. 
• Measure: misurare i dati quantificabili riguardanti il processo e il problema.
• Analyze: analizzare la causa attraverso i risultati.
• Improve: migliorare o implementare una soluzione.
• Control: controllare il processo per assicurare un successo continuo.

Per i nuovi processi e prodotti, alcuni metodi mirano a prevenire i difetti. Il vecchio nome di questo processo è DMADV, ossia Define, Measure, Analyze, Design (incorporating comments) e Verify (Definire, misurare, analizzare, progettare integrando commenti e verificare). Oggi il processo è spesso indicato come DFSS, che sta per Design for Six Sigma (Progettare per Six Sigma). Il DFSS comprende quattro fasi indicate con l'acronimo IDOV:
Identify: identificare il cliente e i requisiti.

• Design: progettare il prodotto, con particolare attenzione agli elementi critici per la qualità (CTQ).
• Optimize: ottimizzare la progettazione utilizzando metodi statistici per prevederne l'efficacia.
• Verify: verificare che il progetto implementato funzioni e soddisfi i requisiti.