Definizioni: cosa sono l'analisi e la mappatura delle parti interessate?
Per rendere felici le parti interessate del progetto, devi prima identificarle e capire chi deve sapere cosa e quando. Prima di iniziare il progetto, è importante identificare e analizzare, e quindi mappare, le parti interessate in base al loro coinvolgimento, agli investimenti emotivi e finanziari e ad altri criteri relativi al tuo progetto.
In genere, un'analisi delle parti interessate dovrebbe iniziare con una sessione di brainstorming con il gruppo del progetto, inclusa la leadership senior della tua azienda, se lo desideri. In questo modo, è possibile includere tutte le persone che possono essere interessate dal progetto mentre si sta lavorando e dopo il lancio. Dopo aver identificato il gruppo più ampio di parti interessate, puoi iniziare ad allinearle al loro livello di interesse e coinvolgimento, magari su un semplice diagramma a griglia.
La
mappatura delle parti interessate è la rappresentazione visiva di un'analisi delle parti interessate, organizzando tali persone in base ai criteri chiave con cui le gestirai durante il progetto. Alcuni di questi criteri possono includere interesse, influenza, coinvolgimento emotivo e finanziario, le parti periferiche che è comunque importante includere nel gruppo, ecc. Puoi eseguire questa azione su una griglia o in un foglio di calcolo.
Chi è una parte interessata? Chiunque abbia interesse al progetto
Diciamo che lavori in un'agenzia di marketing e la tua agenzia è stata scelta per lavorare a un progetto per un'azienda tecnologica. Questo progetto prevede l'aggiornamento di un popolare programma software dall'azienda e includerà diverse fasi di lavoro su un periodo di sei mesi. Ecco alcune categorie di parti interessate che potresti avere in questo caso:
- Esterne: il cliente, incluso il team principale del cliente, i manager e il direttore della divisione. Generalmente esistono una o due parti interessate identificate come contatto dal team di progetto del cliente.
- Interne: la leadership della tua agenzia, nonché un traffic manager, il reparto contabilità e i membri del team esecutivo, che vogliono vedere il progetto progredire in modo efficiente e proficuo.
- Team interno/di progetto: è il team della tua agenzia dedicato al progetto, e comprende l'account director, il program manager (se necessario), il project manager e altre risorse come progettisti, progettisti UX, sviluppatori, copywriter e altri con le competenze necessarie per contribuire al successo del progetto.
- Altri: possono includere la comunità di sviluppatori, esperti tecnologici, influencer tecnologici e magari anche gli utenti finali che stanno aspettando questo aggiornamento software e probabilmente lo utilizzeranno.
Ruoli delle parti interessate: quali sono le persone tipiche delle parti interessate e come tracciarle?
Una volta compilata la lista di possibili parti interessate, è importante esaminarne i ruoli in modo da poterle tracciare in modo appropriato. Esistono alcuni tipi di parti interessate che possono essere coinvolte in qualsiasi progetto e che vengono identificate per svolgere determinati ruoli. Ad esempio:
Un Executive Sponsor: secondo la Cornell University, si tratta di un manager responsabile sostanzialmente di garantire poteri di spesa e risorse per il progetto. In genere è "un grande sostenitore,a parole e nei fatti, che legittima gli obiettivi e le finalità del progetto, mantiene al corrente delle principali attività del progetto ed è il responsabile decisionale finale per il progetto", secondo la Cornell School of Business. Nello scenario proposto, potrebbe essere un vice-presidente del marketing e/o dello sviluppo presso l'azienda del cliente. La tua agenzia potrebbe non interagire spesso con questa figura, ma da questa dipende l'approvazione finale di tutte le modifiche all'ambito e la firma delle approvazioni in ogni fase del progetto.
Un Project Sponsor: questa parte interessata è coinvolta a livello più granulare e supervisiona il project manager. Segue solitamente l'avanzamento delle attività ad alto livello fino al loro completamento e spesso supervisiona il project manager.
Parti esterne: alcune di queste parti interessate non sono assolutamente coinvolte nel progetto effettivo; possono essere investitori, appaltatori, gruppi di supervisione e altre ancora. In genere hanno bisogno di informazioni minime, ma devono sentirsi ascoltate.
Parti interne: sono quelle coinvolte nella gestione, sia da parte della tua agenzia che del cliente, le risorse umane in entrambi i lati (a cui può essere chiesto di più personale durante il progetto), i reparti IT e gli sviluppatori necessari per creare il progetto.
Inizio dell'analisi delle parti interessate
Una volta identificati tutti i tipi di parti interessate correlate al progetto, è possibile iniziare ad analizzarle e a mapparle secondo i tuoi criteri. Ed è a questo punto che è importante porre domande chiave ed essere il più onesti possibile nel valutare le parti interessate e le loro necessità.
Fattori importanti da considerare
- Chi sono le parti interessate che hanno più influenza sul tuo progetto? Queste includeranno per lo più persone lato cliente, in genere il loro team di progetto, il project sponsor e l'executive sponsor.
- Quali parti saranno le più interessate dal progetto? Possono includere persone del primo gruppo, ma anche persone esterne. In un progetto di edilizia, ad esempio, potrebbero rientrare in questo gruppo le persone del quartiere, gli attivisti ambientali e i potenziali residenti dell'edificio finale.
- Come dovresti gestire le persone importanti che non sono considerate parti interessate? Ad esempio, nel tuo progetto software, potrebbero esserci dirigenti altrove nel team software che ricoprono il ruolo di leader di reparto e che potrebbero dover essere mantenute aggiornate su determinate questioni. Lascia che queste persone rimangano un minimo coinvolte poiché potrebbero avere il potere di sollevare problemi o creare ostacoli.
- Chi controlla le risorse? Saranno parti interessate del cliente e dell'agenzia, nel caso in cui sia necessario richiedere una modifica dell'ambito o del budget oppure più risorse assegnate da una determinata disciplina.
- Quali sono le motivazioni e gli interessi principali delle tue parti interessate? Nel decidere la forza trainante delle parti interessate, devi considerare:
- Chi ha una partecipazione/interesse di tipo finanziario.
- Chi ha un interesse emotivo (non sottovalutarlo: se questo progetto è stato "concepito" da qualcuno, è fondamentale mantenerlo soddisfatto e coinvolto).
- Quali sono le principali motivazioni di ogni parti interessata.
- Chi sono i maggiori sostenitori.
- Chi sono i maggiori avversari od oppositori.
Iniziare con l'analisi e la mappatura delle parti interessate
Dopo aver completato i passaggi sopra riportati, dovresti avere abbastanza informazioni per iniziare ad analizzare le tue principali parti interessate, e su dove dovrebbero collocarsi nella tua mappa o matrice.
Dice
Vivian Kloosterman, Managing Director presso VK Consulting Environmental Engineers Ltd. in Nuova Zelanda e fondatrice della scuola online di business Continuing Professional Development, che offre diversi corsi sulla gestione e analisi delle parti interessate:
"L'utilizzo di una matrice che mappa le parti interessate in base alla loro influenza e al loro interesse consente di tracciare un quadro del livello di coinvolgimento delle parti interessate, che mostrerà quindi il tipo di coinvolgimento da dedicargli. Si ottiene una comprensione di ciò che motiva le parti interessate e come avere successo con loro."
Kloosterman suggerisce di utilizzare una semplice matrice su cui puoi mappare i clienti:
Ora puoi iniziare ad acquisire visivamente l'importanza relativa di ogni parte interessata e le esigenze. Inizia aggiungendo i nomi delle tue parti interessate nella matrice, ovunque pensi si adattino meglio. La persona lato cliente menzionata in precedenza, ad esempio, che è importante nel reparto e il cui parere ha molto peso, potrebbe rientrare nel quadrante "Informato su tutto", perché altrimenti ci sarebbe il rischio di interruzioni ad opera di quella persona, anche se non fa parte tecnicamente del team di progetto.
Quando compili la matrice, puoi utilizzare diversi colori per scrivere i nomi. Se sai che un membro del team di progetto del cliente non è completamente d'accordo su una componente del progetto, puoi contrassegnare il nome in rosso, oltre a posizionarlo nel quadrante appropriato. Codificando a colori i nomi delle parti interessate, tutti nella tua agenzia sapranno che le comunicazioni con questa persona possono necessitare di maggiori spiegazioni o verificarsi più frequentemente. Se gestisci correttamente le comunicazioni con questa persona, potresti vederla diventare una grande sostenitrice e scrivere il suo nome in verde.
Vantaggi dell'analisi e della mappatura delle parti interessate
Quando utilizzi le opinioni e l'influenza delle parti interessate più influenti per modellare il progetto, sia tu e che il progetto sarete meglio attrezzati per il successo. Soprattutto, non perdere tempo e risorse preziose per una comunicazione eccessiva con coloro che semplicemente non lo richiedono.
Inoltre, le tue principali parti interessate, di maggior peso e influenza, possono aiutarti a ottenere risorse, dare priorità alle richieste concorrenti di risorse o tempistiche, ed eliminare gli ostacoli potenziali.
Pertanto, queste parti interessate di livello più alto sono importanti da identificare e gestire bene. L'analisi e la matrice delle parti interessate che hai iniziato a creare possono aiutare te e il tuo team a vedere chi deve essere gestito in modo che il progetto abbia i migliori risultati.
"Assicurati di essere a conoscenza dell'influenza esercitata da tutte le parti interessate, nonché di come questa cambia durante il corso di un progetto", afferma Kloosterman. Qualsiasi cosa mappi all'inizio del progetto cattura un'istantanea, ma assicurati che la matrice delle parti interessate sia un documento organico. "Sii consapevole del cambiamento continuo e consenti di modificarla intervenendo sui livelli di comunicazione e coinvolgimento", afferma.
Comunicazioni con le parti interessate: chi ha bisogno di sapere cosa e quando?
Una volta identificate le parti interessate e il loro livello di influenza, interesse e consenso, puoi iniziare a creare un piano per la comunicazione con le parti interessate. Inizia con una semplice griglia con le parti interessate classificate e annota quali tipi di comunicazione si aspetterebbero e di cui avrebbero bisogno. Ecco un piano di esempio:
Modello di piano per la comunicazione con le parti interessate
Scarica il modello di piano per la comunicazione con le parti interessate - WORD
La griglia potrebbe includere cicli di revisione di copia e progettazione, nonché aggiornamenti giornalieri, settimanali o mensili su avanzamento, budget e attività imminenti.
Puoi condividerlo con i clienti salvando la griglia su un'unità condivisa e utilizzare uno strumento automatizzato per inviare via e-mail gli aggiornamenti alle persone interessate con la frequenza corretta. Potresti generare un report settimanale di alto livello per i clienti da inviare tramite un'e-mail personale dal project manager. Le parti interessate interne vorranno visionare un report di burn, ossia le ore previste rispetto alle ore trascorse e quelle che probabilmente verranno impiegate nel prossimo futuro.
Alcune parti interessate (come i responsabili esecutivi) potrebbero aver bisogno di un tipo di comunicazione più formale, ma meno frequente. Forse queste parti interessate preferirebbero una presentazione in PowerPoint a cadenza mensile che riporti lo stato, le funzionalità e gli aggiornamenti pubblicati, i riscontri e i feedback ricevuti fino ad oggi e così via.
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