Che cos’è la gestione dei progetti edili (CPM)?
Con gestione dei progetti edili ci si riferisce ai processi necessari per completare con successo un progetto edile. I project manager edili assicurano che tutti gli elementi di un progetto di costruzione siano supportati ed eseguiti in modo efficiente durante l’intero ciclo di vita del progetto.
Al suo livello più fondamentale, la gestione dei progetti edili si occupa di coordinare, eseguire e pianificare un progetto edile, indipendentemente dal fatto che si tratti di un progetto agricolo, residenziale, commerciale, istituzionale, industriale, infrastrutturale o ambientale.
La gestione dei progetti edili include in genere attività complicate che possono cambiare velocemente, a seconda del lavoro da svolgere, e richiede forti capacità di comunicazione, profonda conoscenza del processo edile e capacità di risoluzione dei problemi. La gestione dei progetti edili è un campo complesso, che richiede conoscenze in molti settori diversi come finanza, mediazione, diritto, affari e altro ancora.
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Storia della gestione edile
I capicantiere svolgono un ruolo importante sin dall’avvento dei progetti edili complessi. Nei primi progetti edili, un architetto supervisionava le operazioni, ma nel tempo il ruolo del manager è diventato gradualmente più specialistico e complesso.
Nel Rinascimento, iniziarono a essere conosciuti per i loro progetti i singoli architetti, come Sir Christopher Wren d’Inghilterra. Alla fine del XVII e all’inizio del XVIII secolo, Wren progettò e costruì edifici che contribuiscono a conferire a Londra quel suo aspetto sontuoso, come il suo capolavoro, la Cattedrale di St. Paul. Wren aveva una vasta conoscenza, che prefigurava i tipi di competenze necessarie in un progetto edile complesso, con esperienza in matematica e fisica avanzate, nonché nella progettazione. Si recava presso i cantieri ogni giorno per supervisionare ogni fase dei lavori.
Le regole della gestione dei progetti iniziarono a prendere forma in tutte le aziende americane intorno al periodo della seconda guerra mondiale e, già dal 1950, guidavano i progetti di edilizia civile. Ciò significava che le fasi e i principi della gestione di un progetto di ingegneria edile venivano ora applicati a vari progetti aziendali.
Sempre più dettagli sulla gestione di un progetto edile possono essere curati digitalmente (vedi la sezione software di seguito) e si prevede che questa tendenza aumenterà. La tecnologia e i software ottimizzati per i dispositivi mobili sono destinati a svolgere un ruolo importante nel settore, poiché la forza lavoro più giovane è più a proprio agio con la tecnologia, e ciò consentirà di gestire e monitorare il lavoro da qualsiasi luogo.
Ruoli del capocantiere e dell’appaltatore
I capicantiere e gli appaltatori svolgono un ruolo chiave nell’esecuzione del progetto. I capicantiere coordinano e supervisionano i lavori edili e assicurano inoltre che i partecipanti rispettino budget e programmazioni. Gli appaltatori lavorano a stretto contatto con i capicantiere e sono responsabili dei lavori edili pratici.
Per saperne di più su questo ruolo, leggi la nostra guida completa alla gestione edilizia commerciale.
La prima cosa di ogni progetto edile è la fase di progettazione e, al termine di essa, il project manager edilizio apre il processo di offerta agli appaltatori interessati. Per essere presi in considerazione, gli appaltatori devono essere in grado di dimostrare di essere in grado di gestire la sicurezza pubblica; processo decisionale, ingegneria, progettazione, risorse umane e gestione di tempi, costi e qualità. Gli appaltatori che soddisfano queste linee guida vengono quindi scelti attraverso la selezione dell’offerta più bassa, del miglior valore, o basata sulle qualifiche, che sono tutte misure comuni.
Il processo di selezione dell’offerta per progetti edili
Nel processo di selezione dell’offerta del progetto, il proprietario del progetto condivide prima le informazioni con un ampio gruppo di appaltatori e quindi sollecita le loro offerte. Una volta che il proprietario del progetto seleziona un’offerta, entrambe le parti concordano un modello di pagamento.
Tipi di offerte per progetti edili
Un appaltatore può aspettarsi due tipi di offerte:
- Offerta a procedura aperta: le gare aperte si applicano ai progetti pubblici e di solito sono pubblicizzate. Inn una gara aperta, qualsiasi appaltatore può presentare un’offerta.
- Offerta a procedura ristretta: il processo per un progetto privato inizia con un’offerta ristretta, in cui il proprietario invita un gruppo selezionato di appaltatori a inviare le loro offerte.
Metodi di selezione dell’offerta per progetti edili
Indipendentemente dal fatto che il proprietario scelga una procedura di offerta aperta o ristretta per il progetto, una volta arrivate le offerte, l’appaltatore potrà iniziare la selezione in base a una serie di criteri:
- Selezione dell’offerta più bassa: il ricavo, e quindi il prezzo, è l’obiettivo principale per il proprietario del progetto. L’appaltatore vincitore è colui che presenta il prezzo più basso per il progetto.
- Selezione basata sulle qualifiche: in questo processo, il proprietario del progetto chiede agli appaltatori di presentare con la loro offerta una richiesta di qualifiche (request for clarification, RFQ), che riassume l’esperienza dell’appaltatore, i piani per la gestione, il flusso organizzativo e il successo nel rispettare il budget e i tempi previsti. Il proprietario del progetto sceglie quindi l’appaltatore con le migliori qualifiche.
- Selezione del miglior valore: in questo approccio, il proprietario del progetto considera sia il prezzo dell’offerta che le qualifiche dell’appaltatore per trovare la migliore combinazione di costi e competenze.
Tipi di modelli di pagamento per progetti edili
Il passo successivo e finale dopo che un proprietario sceglie un appaltatore è negoziare un accordo di pagamento. Entrambe le parti in genere scelgono tra quattro modelli di pagamento:
- Somma forfettaria: un contratto forfettario è la scelta più diffusa. Il proprietario del progetto e l’appaltatore concordano sul costo complessivo del lavoro e il proprietario deve corrispondere tale importo, indipendentemente dal successo del progetto o dall’eventuale superamento del prezzo preventivato iniziale nella fattura finale.
- Cost-Plus-Fee: come suggerisce il nome, cost-plus-fee include il costo totale del progetto e una percentuale di commissione fissa del costo complessivo per l’appaltatore, che il proprietario deve pagare. È l’accordo più favorevole agli appaltatori, poiché copre tutti i costi aggiuntivi.
- Prezzo massimo garantito (Guaranteed Maximum Price, GMP): con un contratto a prezzo massimo garantito, il proprietario e l’appaltatore concordano un prezzo fisso che il costo totale e la commissione non possono superare.
- Prezzo unitario: se le due parti non riescono a concordare il costo in anticipo, optano per un modello di prezzo unitario, in cui il proprietario paga un prezzo unitario specifico durante ogni fase del progetto.
Il metodo di consegna a rischio per la gestione edile
Construction Management at Risk (CMAR) è un metodo di consegna in cui il capocantiere completa un progetto a un prezzo massimo garantito (guaranteed maximum price, GMP). Il capocantiere aiuta a stabilire il GMP durante lo sviluppo e la progettazione, ed è quindi responsabile di eventuali costi aggiuntivi.
Oltre ad agire nell’interesse del proprietario, il capocantiere deve controllare i costi di costruzione per rimanere all’interno del GMP. Poiché l’accordo garantisce un pagamento massimo, le offerte basse in genere non vengono prese in considerazione. Invece, il capocantiere lavorerà per raggiungere l’obiettivo finanziario attraverso altre strade.
Il vantaggio di un accordo CMAR è la gestione del budget. Prima del completamento della definizione di un progetto (da sei a 18 mesi di coordinamento tra progettista e proprietario), il capocantiere viene coinvolto nella stima dei costi di costruzione di un progetto in base agli obiettivi del progettista e del proprietario (design concept, concetto di progettazione) e all’ambito del progetto, il tutto mirando a una qualità ottimale. Il capocantiere dovrà essere pronto a potenziali modifiche per bilanciare i costi, la programmazione, la qualità e l’ambito del progetto, pur soddisfacendo gli obiettivi finanziari.
Ad esempio, invece di una riprogettazione, il capocantiere può suggerire modifiche. Oppure, se il proprietario decide di espandere il progetto, il team dovrà apportare modifiche prima di determinare il prezzo. Per tenere sotto controllo il budget prima che la progettazione sia completata e vengano chiamate le squadre edili, il capocantiere effettua visite in loco e acquista gli articoli principali in anticipo rispetto alla domanda.
Vantaggi: in questo accordo, il capocantiere si assume il rischio, quindi è incentivato ad agire nell’interesse del proprietario e a gestire in modo efficiente i costi, considerando che gli sforamenti del GMP sarebbero responsabilità della sua azienda.
Svantaggi: uno sforamento dei costi potrebbe costare al capocantiere importi notevoli a suo carico. Nella consegna CMAR sono consentite alcune contingenze legate agli errori, pertanto sussiste la possibilità che esse vengano compensate riducendo l’ambito del lavoro in modo da adattarlo al GMP. Inoltre, poiché il GMP viene deciso prima dell’inizio della progettazione, è difficile per i proprietari sapere se hanno ricevuto la migliore offerta possibile.
Conclusione: un metodo di consegna a rischio è ideale per i progetti di grandi dimensioni, sia che si tratti di nuova costruzione che di ristrutturazione, che non sono facili da definire, in cui è possibile che l’ambito cambi o che devono rispettare rigide scadenze di programmazione. Può anche essere un metodo efficiente in progetti che contemplano complessità tecnica, coordinamento multicommerciale o più fasi.
Tecniche di costruzione accelerata: a partire dall’Accelerated Bridge Program alla fine degli anni 2000, il Dipartimento dei trasporti del Massachusetts ha iniziato a impiegare tecniche di costruzione accelerate, in cui firma contratti con incentivi per il completamento anticipato e penali per il completamento tardivo, oltre a intensificare la costruzione durante periodi prolungati di chiusura completa per abbreviare la durata complessiva del progetto e ridurre i costi. Anche il Dipartimento dei trasporti federale e quello della California hanno impiegato questa tecnica dopo il terremoto di Northridge nel 1994 per accelerare la riparazione delle autostrade nell’area di Los Angeles.
Modelli di contratto e progettazione per progetti edili
Il processo di offerta è generalmente coerente indipendentemente dal tipo di progetto edile, ma nel settore edilizio puoi aspettarti due modelli di business:
- Contratti di progettazione-offerta-costruzione: popolari e diffusi, i contratti di progettazione-offerta-costruzione consentono al proprietario di scegliere un appaltatore dopo che un architetto o un ingegnere ha completato la fase di progettazione.
- Contratti di progettazione-costruzione: al contrario del contratto di progettazione-offerta-costruzione, in questo tipo di contratto le fasi di progettazione e costruzione sono gestite dalla stessa parte (indicata come progettatore-costruttore o appaltatore di progettazione-costruzione). Questo approccio velocizza il completamento del progetto poiché le fasi di progettazione e costruzione possono avvenire contemporaneamente.
Come indicato nei due modelli precedenti, il processo di offerta inizia con la fase di progettazione. La fase di progettazione stessa può essere suddivisa in diversi approcci.
- Concettuale/di programmazione e fattibilità: questo modello utilizza la visione finale dell’edificio come punto di partenza per determinare esigenze, obiettivi e traguardi. Le considerazioni includono le dimensioni dell’edificio, il numero di stanze, come verrà utilizzato lo spazio e anche chi utilizzerà lo spazio. Queste informazioni vengono generalmente acquisite in un foglio di calcolo che elenca ogni stanza, le informazioni critiche su quegli spazi e la metratura approssimativa di ogni area.
- Progettazione schematica: i progetti schematici sono disegni o schizzi utilizzati per identificare spazi, forme e modelli. Non tutte le parti di un progetto edile possono essere illustrate con schizzi, ovviamente, ma quelle che possono esserlo rientrano in questo tipo di progettazione. Nei disegni vengono annotati materiali, colori e trame. Questi schizzi possono anche includere planimetrie, dove verranno posizionate strutture come ascensori, ecc.
Le 5 fasi della gestione dei progetti edili
Le cinque fasi del processo di gestione edilizia riflettono quelle della PM tradizionale: avvio del progetto, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e, una volta che il team ha raggiunto tutti gli obiettivi di completamento, chiusura del progetto.
1. Avvio
Prima dell’inizio del progetto, un project manager deve sviluppare e valutare il business case per determinare se il progetto è fattibile e se vale la pena intraprenderlo. Agli stakeholder può essere chiesto di eseguire le loro attività di due diligence e di condurre test di fattibilità, se necessario. Quando tutte le parti concordano di procedere con il progetto, il project manager scrive un project charter o un documento di avvio del progetto (project initiation document, PID), che includa sia le esigenze aziendali che il business case.
2. Pianificazione
Successivamente, il team del progetto sviluppa una roadmap per tutti i soggetti coinvolti. Ciò include il piano di gestione del progetto (project management plan, PMP), un documento formale e approvato creato dal project manager per guidare l’esecuzione e il controllo, nonché per impostare le linee di base per ambito, costi e programmazione. Puoi anche aspettarti di vedere questi documenti nella fase di pianificazione:
- Dichiarazione dell’ambito e documentazione dell’ambito: definisce le esigenze aziendali, i vantaggi, i traguardi, i risultati e le milestone chiave del progetto.
Struttura di ripartizione del lavoro: la struttura di ripartizione del lavoro suddivide l’ambito del progetto in parti visualizzabili e gestibili.
Piano di comunicazione: delinea tutti gli aspetti della comunicazione, dagli obiettivi e dai traguardi ai ruoli, agli strumenti e ai metodi. Il piano di comunicazione crea un quadro comune su cui tutti possono lavorare per evitare incomprensioni o conflitti.
Piano di gestione dei rischi: aiuta i project manager a identificare in anticipo i rischi, compresi stime di tempo e costi che potrebbero non essere soddisfatte, potenziali tagli al budget, cambiamenti nei requisiti e carenza di risorse impegnate.
3. Esecuzione
Ora inizia il lavoro. In genere, tutte le parti organizzano una riunione iniziale, quindi il team di progetto inizia il lavoro cruciale di assegnazione delle risorse, implementazione dei piani di gestione dei progetti, impostazione dei sistemi di tracciamento, completamento delle attività, aggiornamento della programmazione del progetto e, se necessario, modifica del piano di progetto.
4. Prestazioni e monitoraggio
La fase di monitoraggio avviene spesso in concomitanza con la fase di esecuzione. Questa fase è necessaria per misurare i progressi e le prestazioni e per garantire che gli elementi siano in linea con il piano generale di gestione del progetto.
5. Chiusura
Questa fase finale segna il completamento del progetto. Per segnare la conclusione, i project manager possono tenere una riunione post-chiusura per discutere quali parti del progetto hanno raggiunto e non hanno raggiunto i traguardi. Il team di progetto crea quindi una lista di controllo finale di tutte le eventuali attività residue, definisce un budget finale e pubblica un report di progetto.
Suggerimenti degli esperti per novelli project manager edili
La gestione dei progetti edili può sembrare scoraggiante per i nuovi manager. Dall’esperienza pratica e dalla promozione della comunicazione fino all’impegno nella formazione continua, abbiamo raccolto alcuni dei migliori consigli degli esperti del settore.
Ecco alcuni suggerimenti utili di sei esperti di gestione edile:
"Spend time on the job site observing the work being done and asking lots of questions. Get out in the field, get your boots muddy, and show respect to the trades who actually do the work of getting projects built. It's important that entry-level CMs understand the many field elements, such as weather, site conditions, limited lay down space, traffic congestion, etc., that can impact cost, schedule, quality, safety, and the other project variables that CMs are responsible for managing."
— Barbara Jackson, author of Construction Management Jumpstart and director of the Franklin L. Burns School of Real Estate & Construction Management
“Keep communication flowing. Bad news is just as important as good news. Making sure all stakeholders in the project are aware of what is happening on the job will minimize the phone calls, emails, and conference calls in the midst of trying to fix or recover from an issue onsite.”
— Dan Julien, principal of Julien Management, a construction and project management consultant to some of the largest brands and high-profile individuals
"The best piece of advice I can offer is that you commit yourself to on-going education. The construction industry is in the midst of change - cost, project delivery systems, technology, demographics, and, perhaps most important, sustainability ("green") expectations, are all impacting how projects are designed, built, managed, and financed. Successful CMs are nimble and informed and understand the implications of these many changes. The old way of doing things is disappearing; keeping up to date on everything from standards and codes, to construction practices, to collaborative project delivery and more will be required."
Alison Dykstra, AIA, founder of Kirshner Books and author of "Construction Project Management: A Complete Introduction" and soon-to-be-published "Green Construction: An Introduction to a Changing Industry."
"In construction management, the more we plan the luckier we get and the more successful our project becomes. Planning begins before starting the project, including selecting the best construction methodologies, preparing the construction schedule/program, and organizing resources. It also encompasses daily and weekly planning through the life of the project to ensure all tasks are completed.
“Construction is all about teamwork, and good communication is essential for every project manager. You have to communicate with your team, subcontractors, suppliers, your client, designers, local authorities and sometimes neighbors and members of the public."
— Paul Netscher, author of two construction project management books, including Successful Construction Project Management
"Never stop studying or analyzing everything you see in a project. Never take anything for granted. The construction management profession demands complete attention, great commitment and excellent learning and analytics skills. Live the project in its day to day and never forget to prepare for the unexpected."
Vicente Barrera, 18 years of professional experience in industrial construction and infrastructure. Currently a project manager for SENER, a private engineering and technology group.
“Il mio più grande consiglio: non smettere mai di imparare. Questo è stato in realtà uno dei motivi principali per cui abbiamo creato Construction Junkie. Il settore edilizio può ancora fare alcune delle cose che facciamo da decenni, ma c’è sempre spazio per miglioramenti, e le cose dovrebbero sempre migliorare. Basta guardare i progressi che si stanno realizzando per quanto riguarda il calcestruzzo in questo momento. Il calcestruzzo è usato da secoli, ma ora gli scienziati stanno cercando modi per eliminarne le crepe, mentre altri progettano modi per rendere il calcestruzzo permeabile abbastanza forte per il calcestruzzo pesante. Se smettiamo di imparare, si ferma anche il progresso.”
— Shane Hedmond, caporedattore di ConstructionJunkie.com
Le fasi della gestione dei progetti edili
La gestione edilizia inizia con la fase di progettazione, a cui seguono pre-costruzione e approvvigionamento. Da lì, il team completa la costruzione e la messa in opera. Una volta che il proprietario si appropria dell’edificio e verifica che soddisfi le specifiche, il progetto viene chiuso.
Ecco le fasi di un progetto di costruzione:
1. Progettazione
Questa è la prima fase di un progetto edile e, una volta completata, segna l’inizio del processo di offerta. Nei contratti a progettazione-offerta-costruzione, il proprietario sceglie un appaltatore in base alle progettazioni completate.
In questa fase, un architetto o un ingegnere valuta innanzitutto la fattibilità del progetto in base alle normative e ai codici dell’edificio, nonché il numero di stanze, le dimensioni dell’edificio e la quantità di spazio. Quindi crea disegni schematici o schizzi, ricercando il tipo di attrezzature e materiali necessari e il loro costo.
2. Precostruzione
La procedura di offerta è terminata e il proprietario ha scelto un appaltatore. L’appaltatore viene quindi affiancato al team di progetto, tra cui un amministratore del contratto, un project manager, un ingegnere sul campo e un sovrintendente. Quindi il team prepara il sito per la costruzione. Conducono un esame del sito, testano il terreno e identificano eventuali situazioni impreviste, come le sfide ambientali.
3. Approvvigionamento
Il team di progetto acquista le attrezzature, i materiali e la manodopera necessari. In altre parole, la fase di approvvigionamento è quando il team acquista tutto ciò di cui ha bisogno per completare il progetto. La complessità di questa fase dipende dalle dimensioni del progetto e dall’azienda. Le grandi imprese edili nazionali di solito hanno dipartimenti di approvvigionamento che assumono manodopera e acquistano materiali per centinaia di progetti contemporaneamente. D’altra parte, per progetti più piccoli, il sovrintendente può acquistare quantità limitate di materiali da fornitori di materiali da costruzione locali o assumere operai locali.
4. Costruzione
Per avviare la fase di costruzione, il sovrintendente organizzerà un incontro con i subappaltatori e i fornitori di materiali per stabilire le regole di base per lavorare insieme. A questo punto il team deve prepararsi per iniziare la costruzione, completando attività come la creazione di strutture di stoccaggio temporaneo, la messa in sicurezza del sito, lo sviluppo di un piano per i materiali e la movimentazione, la definizione di programmi di sicurezza e altro ancora. Successivamente, il team inizia la costruzione.
5. Messa in opera
Una volta completata la costruzione, inizia la fase di messa in opera. Il processo di messa in opera è diviso in due parti. In primo luogo, il team di progetto deve testare i sistemi e le attrezzature per assicurarsi che tutto funzioni correttamente prima di consegnare l’edificio al proprietario. Poi il team deve formare il personale del proprietario nel funzionamento e nella manutenzione dei sistemi nel nuovo edificio.
6. Presa di possesso da parte del proprietario
Quando il proprietario si trasferisce nel nuovo edificio, inizia il periodo di garanzia. Ciò garantisce che tutti i materiali, le attrezzature e la qualità dell’edificio soddisfino le aspettative delineate nel contratto. Esistono due tipi di garanzie: garanzie esplicite (scritte e incluse nel contratto) e garanzie implicite (stabilite o richieste dalla legge).
7. Chiusura del progetto
Questa fase finale risolve eventuali punti in sospeso. Il team completa formalmente tutti gli obblighi contrattuali rimanenti per completare il progetto. Può creare una lista di cose da fare del progetto di tutte le attività che non sono state portate a termine e possono condurre una revisione post-progetto, documentare le lezioni apprese, archiviare i documenti del progetto o preparare un report di completamento del progetto.
Come definire il budget per la gestione dei progetti edilizi
I project manager devono sempre pensare all’aspetto economico. Dalla stima dei budget, prima ancora che il progetto inizi, fino all’assunzione e al pagamento degli appaltatori, la gestione finanziaria è una delle parti più importanti di un progetto di successo.
Ecco cosa devi sapere sulle questioni economiche nell’edilizia:
1. Prezzi e contratti per l’edilizia
Ci sono una serie di opzioni quando si pagano gli appaltatori e si delinea il prezzo nei contratti. Nel processo di offerta competitiva, gli appaltatori presentano la loro offerta per lavorare al progetto. Queste offerte sono presentate su base forfettaria o unitaria, a seconda di quanto specificato dal proprietario. Un’offerta forfettaria si riferisce al prezzo totale del lavoro da parte dell’appaltatore. L’offerta a prezzo unitario viene utilizzata in progetti in cui la quantità di manodopera e materiali è incerta.
Invece di invitare a presentare offerte competitive, alcuni proprietari privati scelgono di assegnare contratti a uno o più appaltatori selezionati con contratti negoziati, il che offre una maggiore flessibilità nei prezzi. I contratti negoziati di solito richiedono il rimborso dei costi diretti del progetto più la commissione dell’appaltatore determinata con uno di questi metodi: costo più percentuale fissa, costo più tariffa fissa, costo più commissione variabile, stima target o prezzo o costo massimo garantito.
2. Stima dei costi e definizione del budget
Una stima dei costi viene preparata per presentare un’offerta per un progetto edile e viene utilizzata per stabilire un budget per il progetto una volta aggiudicato. Il processo include la determinazione delle stime dei costi dell’edificio, dei prezzi unitari e delle stime forfettarie, dei cantieri e delle spese generali, delle procedure di offerta e dei costi della manodopera. Le stime dei costi sono talvolta preparate da un professionista, come un estimatore edile o un capo estimatore. Anche se il project manager potrebbe non essere l’unica persona responsabile della stima dei costi, è comunque necessario che acquisisca familiarità con il processo per comprendere l’ambito del progetto.
3. Monitoraggio del controllo dei costi
All’inizio del progetto, i project manager devono creare rapidamente un processo per monitorare i relativi costi. Quanto prima inizia la fase di monitoraggio dei costi, tanto più velocemente i project manager saranno in grado di identificare i punti critici. Ad esempio, se una voce è significativamente più costosa rispetto alla stima, il project manager dovrebbe identificare il motivo della differenza e vedere se l’aumento dei costi influisce su qualcos’altro nel budget.
4. Piano di miglioramento del capitale
Un piano (o programma) di miglioramento del capitale (CIP, Capital Improvement Plan) è un piano da quattro a 10 anni che identifica i progetti di capitale e gli acquisti di attrezzature, fornisce la programmazione, e identifica le opzioni per il finanziamento del piano. Il piano collega un’entità governativa, un piano strategico e il budget annuale dell’entità. Un CIP include un elenco di tutti i progetti o le attrezzature da acquistare, i progetti classificati in ordine di preferenza, il piano per il finanziamento dei progetti, le programmazioni per la fase di costruzione del progetto, la giustificazione del progetto e la spiegazione delle spese.
5. Contabilità di progetto
Il project manager e/o il reparto contabilità dell’agenzia dovranno sviluppare il budget del progetto per l’anno fiscale, registrare e rendicontare le spese, rivedere e pagare le fatture degli appaltatori e gestire il flusso di cassa. Dai materiali alla manodopera, ci sono molti costi nei progetti di costruzione. I costi sono diretti (manodopera, materiale, subappalto e terra) o indiretti (manodopera indiretta, supervisione, strumenti, attrezzature, forniture, assicurazioni e costi di supporto).
Il team di progetto e il reparto contabilità potrebbero dover lavorare a stretto contatto per gestire le fatture degli appaltatori. Il team di progetto esamina le fatture per assicurarsi che il lavoro sia stato completato correttamente, quindi il reparto contabilità si assicura che le fatture siano contrattualmente idonee e che i prezzi siano coerenti con il contratto.
Organizzazione e programmazione di un progetto edilizio
Può essere difficile tenere traccia dei documenti necessari in un progetto edilizio, come le richieste di proposte (requests for proposals, RFP), i contratti, le fatture e i progetti. Poiché i progetti edili sono molto grandi e complessi, un’organizzazione e una programmazione efficienti sono fondamentali.
Strategie organizzative per la gestione dei progetti edili
Esistono diversi flussi di informazioni che devono essere organizzati e gestiti in qualsiasi progetto edilizio, dalla gestione dei registri e dei contratti alla pianificazione degli appalti e all’organizzazione quotidiana.
Di seguito abbiamo delineato alcune strategie organizzative comuni:
Gestione dei record: la gestione dei record controlla la distribuzione, l’archiviazione e il recupero dei record del progetto, sia cartacei che elettronici, in modo sicuro e protetto. I project manager devono assicurarsi che tutti i documenti in entrata e in uscita siano trasmessi attraverso lo specialista della gestione dei record, che utilizza un software per tenere traccia dei record (questo metodo creerà anche una libreria centrale di tutti i documenti e le informazioni del progetto).
Gestione dei contratti: è importante definire chiaramente i ruoli e le responsabilità dei membri del team di progetto che gestiscono il progetto stesso, e quelli del personale di progetto responsabile della gestione di contratti e documenti. Il piano di gestione dei contratti è progettato per definire le aspettative e le procedure in merito, indicando chi ha l’autorità di dirigere e approvare i contraenti perché possano lavorare, come viene monitorato e riportato il lavoro dell’appaltatore, come viene pagato e approvato, come vengono modificati i contratti, quali audit finanziari sono necessari, ecc.
Pianificazione dell’approvvigionamento dei contratti: i project manager devono anche garantire che le attività di approvvigionamento si adattino al piano edilizio. Alcune delle attività che devono gestire includono:
- Impostazione del prezzo previsto del contratto
- Creazione dell’ambito di lavoro (scope of work, SOW) per ogni contratto
- Standardizzazione dei documenti di gara e di qualsiasi altro documento necessario
- Aggiunta di date di completamento ai contratti in linea con la programmazione del progetto
Piano ed elenco di messa in servizio: il piano e l’elenco di messa in servizio devono essere avviati all’inizio della fase di progettazione e venire continuamente aggiornati man mano che il progetto procede. Il piano di messa in servizio è progettato per fornire indicazioni per il processo di messa in servizio durante la costruzione; per risolvere problemi relativi alla programmazione, ai ruoli e alle responsabilità; e per aiutare nella segnalazione, nelle approvazioni e nel coordinamento. È un processo sistematico per garantire che gli edifici funzionino secondo la progettazione e le esigenze operative del proprietario.
Processo di controllo del progetto: il processo di controllo del progetto monitora e gestisce l’ambito, i costi e la programmazione di un progetto edilizio. Gli obiettivi di questo processo sono stabilire una baseline, tenere traccia delle prestazioni rispetto alla baseline, prevedere le prestazioni al completamento e confrontarle con la baseline, identificare le modifiche e monitorare gli effetti sulla baseline.
Definizione dei requisiti del progetto: nota anche come dichiarazione di lavoro, questo documento descrive in dettaglio i deliverable del progetto. Nella definizione dei requisiti di progetto (project requirement definition, PRD), il project manager spiega l’ambito del lavoro e ciò che il progetto realizzerà. Aiuta gli stakeholder, i membri del team e le parti esterne a comprendere l’obiettivo del progetto e funge da registrazione delle aspettative iniziali.
Disegni as-built: conosciuti anche come disegni d’archiviazione, sono disegni modificati inviati da un appaltatore alla fine di un progetto. Riflettono tutte le modifiche apportate ai disegni di lavoro durante il processo edilizio e mostrano le dimensioni, la geometria e la posizione di tutti gli elementi inclusi nel contratto. I disegni as-built forniscono una rapida visione del progetto esistente e documentano le deviazioni rispetto ai documenti originali.
Documentazione giornaliera: tenere diari, registri e report giornalieri delle attività del progetto funge da guida di riferimento dopo che il lavoro è stato completato e può mitigare eventuali danni. Questo tipo di documentazione può mostrare come sono state fornite le risposte alle domande, come sono stati risolti i problemi, e tiene traccia di eventuali condizioni insolite in un determinato giorno. Mantenendo questi registri giornalieri, si lascia una traccia cartacea durante l’intero progetto nel caso qualcosa vada storto in seguito.
E infine, vengono creati i disegni di lavoro. Queste sono le specifiche finali del progetto e le illustrazioni che i costruttori utilizzano per la costruzione e che gli appaltatori aggiungono alla loro offerta.
Strategie di programmazione per la gestione dei progetti edili
Organizza i tuoi documenti in modo da dare priorità alle informazioni necessarie per costruire il tuo programma di progetto. Una programmazione ben definita aiuta a pianificare, identificare i rischi potenziali, prevedere i flussi di cassa e valutare i requisiti delle risorse.
Di seguito abbiamo delineato alcune tecniche di programmazione di base e avanzate:
- Diagrammi di Gantt: un diagramma di Gantt è il modo più semplice per creare un piano edilizio. Consente di visualizzare la timeline del progetto trasformando i nomi delle attività, le date, le durate e le date di fine in diagrammi a barre orizzontali a cascata. Scopri di più sulla creazione e l’utilizzo dei diagrammi di Gantt in Smartsheet.
- Programmazione del percorso critico: la tecnica di programmazione più utilizzata è il metodo del percorso critico. Questo metodo calcola il tempo minimo di completamento del progetto e le date di inizio e fine per tutte le attività del progetto. Identifica le attività critiche che, se ritardate, ritarderanno l’intero progetto. Il metodo del percorso critico aiuta a ridurre le timeline, a gestire le risorse, e a confrontare quelle pianificate con quelle effettive. Per saperne di più, leggi la nostra guida più aggiornata sul metodo del percorso critico.
- Linea di equilibrio: questa tecnica di programmazione è più adatta per lavori ripetitivi ed è spesso impiegata nella costruzione di strade. È un processo di controllo di gestione per raccogliere, misurare e presentare fatti relativi al tempo, il tutto misurato rispetto a un piano specifico. Con una programmazione del tipo Linea di equilibrio, è necessario allocare le risorse per ogni fase, in modo da poter assicurarsi che la fase successiva non venga ritardata.
- Programmazione Q: questa forma di pianificazione edilizia riguarda la sequenza delle attività, le relazioni tra le attività e il costo totale del progetto. Include l’intero cantiere e impedisce che due attività concorrenti si svolgano contemporaneamente nello stesso luogo. Sebbene questa tecnica sia la più vicina alla realtà, richiede un software speciale e può richiedere maggiori sforzi da parte del project manager per valutare le analisi dei costi per le diverse alternative di programmazione generate.
Quali sono i rischi connessi a un progetto edilizio?
I progetti edili sono in continua evoluzione e l’incertezza può portare a conflitti nei team di progetto. I project manager edili sono responsabili della risoluzione delle controversie, dell’identificazione e della mitigazione dei rischi e della comprensione delle conseguenze legali.
Ecco cosa dovrebbero sapere i project manager nel settore edile:
Come risolvere le controversie
I conflitti sorgeranno inevitabilmente in qualsiasi progetto. È compito del project manager risolvere le controversie, in modo che il team possa rimanere produttivo e lavorare bene insieme. I possibili conflitti in un progetto possono includere scarsa comunicazione, mancanza di chiarezza, conflitti di interesse, risorse limitate o lotte di potere. Sebbene ogni conflitto sia diverso, ci sono diverse strategie di risoluzione che puoi utilizzare:
- Mediazione: sarà assunto un mediatore terzo per risolvere le controversie tra le due parti. Questa strategia è la più economica e meno dispendiosa in termini di tempo.
- Mini-prova: una mini-prova si svolge in un ambiente informale con un consulente o un avvocato che deve essere pagato. L’accordo non è vincolante e può essere violato. Una mini-prova richiede più tempo e più denaro rispetto alla mediazione.
- Arbitrato: l’arbitrato è il modo più costoso e dispendioso in termini di tempo per risolvere un conflitto. Ogni parte è rappresentata da un avvocato mentre vengono presentati testimoni e prove. Quindi, l’arbitro prende una decisione e la sua decisione finale è un contratto vincolante.
Come creare un piano di gestione dei rischi
Concentrandosi sulla prevenzione, i project manager possono dedicare meno tempo a risolvere problemi spontanei e più tempo a ridurne l’impatto. Un piano di gestione dei rischi viene utilizzato per gestire tutti i rischi del progetto, definisce i ruoli del personale di progetto nella gestione dei rischi, identifica i rischi potenziali e li classifica in termini di probabilità e impatto.
Comprendere i principi legali
Quando i project manager devono negoziare i contratti, gestire i requisiti di licenza delle giurisdizioni, acquistare un’assicurazione, e gestire la sicurezza sul cantiere, la comprensione dei principi legali può far risparmiare tempo e denaro. Esistono diverse aree di responsabilità nella gestione edilizia. Potrebbe esserci un reclamo per mancata individuazione di un lavoro difettoso se un’offerta supera le stime, se ci sono costi generali estesi, o se il progetto è in ritardo. La maggior parte delle polizze di responsabilità professionale non copre alcun aspetto della lavorazione difettosa (come la fabbricazione o l’installazione) o i rischi economici, quindi i project manager devono assicurarsi di avere la copertura appropriata e di stare facendo tutto il possibile per evitare responsabilità e reclami.
Come preparare un piano di controllo qualità
Un piano di controllo della qualità garantisce che l’edificio abbia raggiunto uno standard specifico. Il controllo qualità è l’ultima fase che un progetto attraversa prima di essere consegnato al proprietario e consiste in una serie di sistemi e procedure per assicurarsi che soddisfi gli standard più elevati. I project manager dovranno valutare come misurare la qualità del progetto, creare un processo passo-passo per l’audit del progetto e rivedere ed esaminare il piano per trovare nuove aree problematiche. Dovranno anche essere informati sulla gestione della sicurezza e sui codici, sui codici di costruzione e sui codici di conformità, quindi includere questi aspetti nel piano.
Come anticipare e affrontare gli impatti ambientali e di vicinato dell’edilizia
I project manager edilizi possono pianificare licenze, permessi e normative locali, ma alcuni ostacoli imprevisti sono inevitabili. Di seguito, abbiamo delineato come affrontare problemi come fango eccessivo, vegetazione, specie in via di estinzione, e artefatti culturali.
Polvere e fango: condizioni eccessivamente polverose possono derivare dalla semplice guida di veicoli da cantiere su un sito, molto meno dallo spostamento della terra da un punto all’altro. Poiché l’aumento del particolato può disturbare le aziende e le case vicine, i proprietari di progetti edilizi farebbero bene a controllare il conteggio delle polveri. Un modo semplice per farlo è passare con un’autocisterna nel sito e spruzzare l’area. Tuttavia, questa operazione crea fango, che può diffondersi nelle aree circostanti attraverso i veicoli da costruzione. Per contrastare questo sviluppo, i proprietari del progetto dovrebbero procurarsi una spazzatrice stradale per pulire le strade.
Inquinamento delle acque piovane: i progetti edilizi possono introdurre elementi estranei nel terreno. In caso di temporali, il deflusso può trasportare quei potenziali inquinanti in corsi d’acqua, fiumi, laghi, falde acquifere, zone umide o acque costiere vicine.
Specie in via di estinzione: se nel cantiere viene trovata una specie in via di estinzione, il sito deve cessare le operazioni per tutto il tempo necessario alle autorità per valutare la situazione. Una volta presa una decisione, l’appaltatore attua la corretta linea d’azione per non disturbare la specie.
Vegetazione: gli animali non sono le uniche entità protette; anche gli alberi e la vegetazione in un cantiere potrebbero essere soggetti a salvaguardie ambientali. Il project manager edilizio potrebbe trovarsi di fronte al designare una zona sicura per la crescita, magari con una recinzione o un nastro di sicurezza.
Zone umide: le zone umide sono alcune delle aree più fortemente protette negli Stati Uniti. Gli appaltatori e i costruttori devono essere particolarmente vigili nel prevenire l’ingresso di contaminanti o materiali non regolamentati in queste zone soggette a restrizioni.
Manufatti storici o culturali: questa classificazione può riguardare punte di freccia, frammenti di ceramica, strumenti primordiali, ossa e altro ancora. Se nel cantiere vengono trovati manufatti, tutti i lavori devono fermarsi fino a quando i pezzi non possono essere studiati e rimossi.
Opportunità di formazione per la gestione dei progetti di costruzione
Per saperne di più sui programmi di formazione nella gestione delle costruzioni commerciali e sulle opportunità di carriera nel campo della gestione edilizia, leggi “Everything You Need to Know About Commercial Construction Management and Managers” (Tutto quello che devi sapere sulla gestione delle costruzioni commerciali e sui relativi manager).
Come gestire i progetti di edilizia sostenibile
I project manager che supervisionano i progetti di edilizia sostenibile devono capire come influiscono sull’ambiente, assicurarsi di smaltire correttamente i rifiuti e utilizzare materiali sostenibili e metodi di costruzione efficienti. Devono anche comprendere eventuali problemi ambientali specifici dell’area e gli standard di conformità.
L’edilizia verde si concentra sul rendere le strutture più efficienti dal punto di vista energetico ed eco-compatibili ed è un’enorme area di crescita nel settore delle costruzioni. Il termine bioedilizia si riferisce allo sforzo di garantire che sia la struttura effettiva che il processo di costruzione siano responsabili dal punto di vista ambientale. Molti project manager green devono avere una conoscenza operativa dei requisiti di documentazione per la Leadership in Energy and Environmental Design (LEED).
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