Gestione dei progetti Waterfall o tradizionale
La gestione dei progetti Waterfall o tradizionale si basa su un gruppo di attività definite che vengono completate in sequenza per produrre un risultato finale. Questo metodo di gestione dei progetti è semplice e prevedibile, ma non molto flessibile.
La gestione dei progetti Waterfall è ideale per i progetti che si prefiggono un unico risultato, ad esempio la costruzione di un edificio. È invece meno utile per i progetti che richiedono molta flessibilità, sono soggetti a modifiche o richiedono più attività dipendenti che devono essere completate in sequenza, ad esempio lo sviluppo di software.
I principali vantaggi del metodo Waterfall sono una stretta pianificazione e organizzazione e un elevato livello di controllo su ogni attività del progetto e sulle relative scadenze programmate. Al contrario, in caso di eventi o modifiche impreviste all'ambito del progetto, può essere difficile adattare il metodo Waterfall con conseguente aumento dei tempi, delle risorse e dei costi.
Nei progetti basati sul metodo Waterfall si usa spesso il diagramma di Gantt come strumento visivo delle scadenze per mappare le attività del progetto in successione. Scopri di più sui diagrammi di Gantt nel capitolo 9.
Per saperne di più sulle fasi e sui vantaggi e svantaggi del metodo Waterfall, consultare la nostra guida approfondita alla creazione e all'uso di un diagramma a cascata.
Famiglia di metodologie Agile
La famiglia Agile è una categoria di metodologie per la gestione dei progetti i cui obiettivi prioritari sono la flessibilità e il miglioramento continuo anziché l'uso di procedure rigide e sequenziali. La famiglia Agile include diverse metodologie molto diffuse e utilizzate. Le abbiamo esaminate di seguito in dettaglio.
Gestione dei progetti Agile
Nella gestione dei progetti Agile, i team completano attività più piccole e incrementali e le rivedono, perfezionano e ripetono in base ai feedback e alle richieste degli utenti finali.
La gestione dei progetti Agile è stata standardizzata nel 2001 da un gruppo di sviluppatori di software che erano alla ricerca di un metodo più collaborativo e flessibile per completare i progetti. Il gruppo documentò le proprie idee nel Manifesto for Agile Development, che definisce i seguenti quattro principi:
- Individui e interazioni anziché processi e strumenti
- Software funzionante anziché documentazione completa
- Collaborazione col cliente anziché negoziazione di contratti
- Capacità di rispondere al cambiamento anziché conformità a un piano
Nella gestione dei progetti Agile, è molto importante il rapporto di collaborazione che si instaura tra l'utente finale e il team di progetto. Il cliente definisce gli obiettivi del progetto, ma i risultati finali sono sottoposti a modifiche incrementali man mano che le attività previste vengono svolte dal team. Nel metodo Agile, ogni funzionalità da sviluppare è chiamata storia dell'utente e viene descritta a partire dalla prospettiva dell'utente finale.
La gestione dei progetti Agile è stata inizialmente pensata per lo sviluppo di software, ma è ora comunemente utilizzata in diversi settori e tipi di progetti. Per saperne di più sul processo Agile e su come implementarlo, leggi la nostra guida completa alla gestione dei progetti Agile.
Vantaggi e svantaggi della gestione dei progetti Agile
Il metodo Agile è adatto a progetti che richiedono un elevato grado di flessibilità e che probabilmente saranno oggetto di modifiche nel corso della realizzazione. I principali vantaggi del metodo Agile includono:
- Minore pianificazione iniziale
- Maggiore comunicazione aperta
- Feedback continuo
- Obiettivi flessibili
Quando utilizzato correttamente, il metodo Agile spesso accelera il conseguimento dei risultati.
Questo metodo flessibile comporta anche alcuni svantaggi:
- Mancanza di una data di consegna concreta, con conseguente scope creep
- Elevato livello di dedizione e flessibilità da parte del team di progetto
Il metodo Agile è adatto alle tue esigenze?
Ricorda, il metodo Agile non è sempre la scelta più appropriata. La metodologia potrebbe non essere adatta al tuo team nei seguenti casi:
- Il progetto non è molto urgente.
- Le aspettative del cliente non sono compatibili con il metodo Agile (ad esempio, il cliente vuole approvare ciascuna fase del progetto oppure i risultati incrementali non sono appropriati alle specifiche di progetto).
- L'organizzazione del cliente richiede una documentazione dettagliata in ogni fase.
- I processi attuali non sono impostati per un approccio più flessibile.
- Il tuo team o organizzazione attualmente non utilizza il metodo Agile e l'implementazione sarebbe troppo costosa o richiederebbe troppo tempo.
Nelle sezioni seguenti, esamineremo altre metodologie che rientrano nella famiglia Agile.
Risorse supplementari
Scrum
Scrum, la metodologia Agile più diffusa, prevede team piccoli che completano le attività in cicli brevi e prefissati, chiamati sprint, al fine di lavorare in modo incrementale a un progetto o a una release più grande.
I vantaggi di Scrum sono una maggiore reattività nelle relazioni con il cliente, costi di sviluppo inferiori, una maggiore soddisfazione dei membri del team e risultati più immediati. Scrum è una pratica fluida composta da molte parti, team e obiettivi mutevoli che vengono presi in considerazione durante la realizzazione del progetto.
I team Scrum sono impegnati in quattro incontri periodici, chiamati anche cerimonie, in cui viene definita una struttura per ogni sprint:
- Pianificazione degli sprint: in questo incontro, viene presentato il prodotto e tutti i membri del team Scrum espongono le loro preoccupazioni e i loro commenti. Il team definisce le priorità e valuta la cronologia del progetto.
- Brevi incontri quotidiani: il team Scrum si incontra ogni giorno durante il ciclo sprint per esporre i progressi, stabilire un piano giornaliero ed esprimere eventuali preoccupazioni in modo da poterle affrontare insieme.
- Revisione dello sprint: incontro che si tiene al termine di uno sprint per rivedere i risultati del lavoro e offrire agli stakeholder una visione trasparente dei risultati conseguiti fino a quel momento.
- Analisi retrospettiva dello sprint: l'analisi retrospettiva si svolge al termine di ogni ciclo sprint per discutere le prestazioni del team e stabilire strategie che migliorino gli sforzi futuri.
Ogni team Scrum ha membri designati che sono responsabili di fasi specifiche del processo. Questi ruoli includono:
- Proprietario del prodotto: conosce in modo approfondito il business value del prodotto, scrive le storie dell'utente e assegna le priorità mediando tra le esigenze degli stakeholder e il team di sviluppo.
- Team di sviluppo: esegue lo sviluppo tecnico del prodotto ed è responsabile dell'analisi, progettazione, scrittura del codice, test e comunicazioni tecniche in base alle storie dell'utente fornite dal proprietario del prodotto.
- Scrum master: aiuta il team Scrum a progredire nella realizzazione del progetto collaborando strettamente con il proprietario del prodotto e il team di sviluppo per snellire il lavoro ed eliminare le distrazioni.
Come per il metodo Agile, anche il metodo Scrum è molto utilizzato per lo sviluppo di software, ma può essere implementato con successo anche per progetti di marketing, progettazione o altri progetti creativi. Scopri di più leggendo la nostra guida all'implementazione del metodo Scrum con gli strumenti giusti.
Kanban
Kanban è un metodo di gestione dei progetti Agile che si pone come obiettivo prioritario il miglioramento continuo, ossia lo sforzo continuo per migliorare un prodotto o un servizio man mano che viene realizzato. I team Kanban completano le attività in base alla propria capacità e gestiscono le risorse usando una bacheca kanban su cui visualizzano lo stato delle singole attività.
Il metodo Kanban è nato in Giappone negli anni '40. Basandosi su ciò che aveva osservato nei supermarket, l'ingegnere Taiichi Ohno della Toyota implementò un metodo di produzione basato sull'andamento della domanda che migliorò notevolmente la gestione delle scorte dell'azienda.
I team Toyota crearono un ausilio visivo, un kanban, traducibile letteralmente con "insegna", per comunicare quando erano pronti ad assumersi altri compiti o prendere altri materiali per completare il lavoro. Questo approccio consentiva ai lavoratori di assumersi nuovi compiti solo quando ne avevano effettivamente la capacità, riducendo i lavori in corso (WIP, Work In Progress) in eccesso. Questo metodo di lavoro è ora noto come approccio Just In Time (JIT).
Come utilizzare una bacheca Kanban
La metodologia Kanban è incentrata sulla bacheca kanban, una bacheca fisica o digitale con tre colonne: attività da svolgere, attività in corso, attività svolte. I membri del team spostano le schede, che rappresentano le singole attività, tra le diverse colonne per tenere traccia dello stato delle attività. Ciò fornisce una rapida visione dei progressi in ciascuna attività e assicura che i team si assumano nuovi compiti solo quando ne hanno la capacità effettiva.
Negli ultimi anni, le bacheche kanban sono diventate sempre più digitali e online e ciò aiuta i team distribuiti a collaborare sui progetti e ottenere la visibilità in tempo reale dello svolgimento dei lavori. Per saperne di più su come configurare una Kanban board, consulta la nostra guida.
Vantaggi e svantaggi del metodo Kanban
In generale, il metodo Kanban funziona bene per i team che devono gestire continuamente nuove richieste, hanno cicli di lavoro brevi e possono contare su risorse e scadenze flessibili. Al contrario, il metodo Kanban può essere svantaggioso per i team che lavorano su molte attività interconnesse e dipendenti o devono rispettare scadenze strette.
Per saperne di più su come implementare il metodo Kanban partendo da zero, leggi la nostra guida completa per principianti.
Metodo del percorso critico
Il metodo del percorso critico, o CPM (Critical Path Method), è una tecnica che permette di stimare la durata complessiva di un progetto individuando l'ordine in cui tutte le attività devono essere completate e definendo le attività da svolgere in sequenza, chiamate dipendenze.
Il metodo del percorso critico si basa sui seguenti passaggi:
- Identificare tutte le attività del progetto.
- Identificare le dipendenze tra le attività.
- Definire le attività e le loro dipendenze su un diagramma di rete che mostra in che rapporto sono le attività tra loro.
- Stimare la durata di ciascuna attività.
- Sommare la durata delle singole attività per calcolare la durata complessiva del progetto.
- Individuare il percorso critico, ossia il percorso composto dalle attività essenziali per la realizzazione del progetto.
- Aggiornare il percorso critico man mano che il progetto avanza per confrontare le scadenze previste con le scadenze effettive.
Il metodo del percorso critico aiuta i team a ridurre le scadenze individuando e programmando prima le attività più importanti, quindi le altre attività che possono essere svolte in parallelo. Il metodo del percorso critico aiuta anche a pianificare il progetto, perché permette di verificare facilmente le scadenze stimate rispetto alle scadenze effettive e di valutare quindi con maggiore precisione quanto tempo richiederà lo svolgimento di ciascuna attività nei progetti futuri.
Scopri di più sulle fasi e i vantaggi del metodo nella nostra guida al metodo del percorso critico per principianti.
Metodologie di gestione delle modifiche
La gestione delle modifiche è un termine generico per indicare tutte quelle tecniche che aiutano le persone, i team e le aziende a implementare nuovi processi o attuare una modifica strutturale. In questa sezione, parleremo della gestione a catena di eventi e della gestione estrema.
Per saperne di più, consulta la nostra guida essenziale alla gestione delle modifiche o scarica i modelli gratuiti.
Metodologia della catena di eventi
Nella metodologia a catena di eventi, le attività (eventi) e le loro relazioni (catene di eventi) vengono identificate per distribuire correttamente le risorse e valutare e ridurre i rischi del progetto.
L'obiettivo della catena di eventi è stimare la quantità di tempo e di risorse necessarie per completare un progetto. Questo metodo condivide alcune fasi con il metodo del percorso critico; le attività vengono suddivise in compiti più circostanziati e se ne definiscono le dipendenze e la durata. Tuttavia, nel metodo a catena di eventi, l'obiettivo è definire una tempistica e un budget realistici e non solo gestire meglio le attività e l'ordine in cui svolgerle.
La catena di eventi può anche servire come tecnica di modellazione per creare stime di programmazione più prudenti che permettano di affrontare per tempo i rischi imprevisti.
Questa metodologia viene spesso utilizzata nella gestione delle modifiche per eliminare le fasi di revisione dei progetti che possono richiedere tempi lunghi e molte risorse.
Gestione dei progetti estrema
La gestione dei progetti estrema, o XP/XPM (Extreme Project Management), viene utilizzata per gestire una notevole quantità di modifiche in un breve lasso di tempo. La gestione estrema è ideale per progetti complessi e rapidi, gestibili con un approccio trial-and-error per essere portati a compimento senza sforzo.
La gestione estrema può essere considerata come l'opposto della gestione Waterfall. Anziché valutare un processo di sviluppo del progetto lineare e pianificato, la gestione estrema permette di modificare il piano di progetto, il budget e i risultati finali per adattarsi a un cambio di requisiti. Nella gestione estrema, è il team di progetto che ha la responsabilità di autocorreggersi e di cambiare secondo le necessità.
La gestione estrema funziona bene per i progetti con un elevato grado di incertezza, ma è meno utile per i progetti che presentano tempistiche, budget e ambito molto chiari.
Metodologie basate sui processi
Le metodologie basate sui processi funzionano come un insieme di processi di lavoro e si contrappongono all'adozione di un'unica metodologia per singolo progetto. Questi approcci sono a volte usati come parte di una più ampia strategia di gestione dei processi aziendali, o BPM (Business Process Management).
Lean
Il metodo Lean si basa sul cercare il massimo valore con il minimo spreco. Quando implementato correttamente, il metodo Lean aiuta a identificare ed eliminare i colli di bottiglia, i ritardi e altre inefficienze per offrire il valore in tempi brevi.
Il metodo Lean è stato ideato originariamente negli anni '50 per il settore manifatturiero, ma si è trasformato nel corso del tempo e oggi è adottato in molti settori. Come descritto nel libro Lean Thinking, il metodo Lean implica cinque principi e attività principali:
- Definire il valore: identificare il valore di ciascun prodotto o servizio secondo la prospettiva del cliente.
- Mappare il flusso del valore: definire il processo, ossia il flusso del valore, e individuare le aree in cui avviene lo spreco in termini di risorse, tempi o ridondanza.
- Creare il flusso: creare un piano che elimina gli sprechi individuati.
- Adottare un sistema Pull: progredire nel piano solo quando il cliente esprime nuove esigenze. In questo modo si evita di caricarsi di troppi compiti contemporaneamente o di creare un collo di bottiglia in qualsiasi fase del processo.
- Perseguire la perfezione: adottando il principio del miglioramento continuo, l'obiettivo è eliminare il più possibile gli sprechi dal processo.
Consulta la nostra guida completa alla gestione dei progetti Lean per scoprire di più sui diversi tipi di metodologie Lean e sugli strumenti migliori per implementarle.
Six Sigma
Six Sigma è una metodologia di gestione dei processi che mira a migliorarne la qualità. Six Sigma adotta un approccio statistico per misurare ed eliminare i bug o difetti nei risultati finali del progetto e aumentare gli standard di qualità.
I passaggi base del metodo Six Sigma includono il rilevamento dei difetti, l'identificazione ed eliminazione delle cause e l'ottimizzazione dei processi per aumentare l'affidabilità e la precisione man mano che si avanza nella realizzazione del progetto.
Basandosi sul principio Lean del perseguimento della perfezione, Six Sigma mira a eliminare tutte le occasioni di errore usando cicli di miglioramento basati sui dati per conseguire gli obiettivi.
Esistono due metodologie Six Sigma principali:
- DMAIC: acronimo che sta per define, measure, analyze, improve, control, ossia definire, misurare, analizzare, migliorare e controllare. Obiettivo del DMAIC è aiutare a migliorare i processi esistenti.
- DMADV: un acronimo che sta per define, measure, analyze, improve, verify, ossia definire, misurare, analizzare, migliorare e verificare; ideale per creare nuovi processi o prodotti.
Non esiste un unico ente certificatore per il metodo Six Sigma, ma molte organizzazioni offrono formazione in questo settore in modo che i team possano imparare come implementare questa pratica nella propria azienda. Per saperne di più, leggere il nostro articolo Cinture e certificazioni Six Sigma.
Il metodo Six Sigma funziona bene per i team interessati a implementare modalità di lavoro basate sui dati, a ridurre i difetti e ottimizzare i processi aziendali. Risulta invece meno vantaggiosa per coloro che cercano una serie rigorosa di passaggi da seguire.
Per saperne di più, leggi la nostra guida approfondita al metodo Six Sigma.
Lean Six Sigma
Il Lean Six Sigma è un approccio ibrido al miglioramento dei processi che combina il principio Lean di assenza di sprechi con il principio Six Sigma di assenza di difetti per migliorare la qualità dei processi, dei progetti e dei prodotti.
Il metodo Lean Six Sigma offre i seguenti vantaggi:
- Maggiore riduzione dei costi grazie a un numero inferiore di bug o difetti
- Qualità migliorata
- Tempi ridotti grazie a un numero inferiore di problemi di processo
- Miglioramento del processo decisionale basato sui dati
- Miglioramento continuo dei processi in tutta l'organizzazione
Sebbene Il Lean Six Sigma sia nato nel settore manifatturiero, è oggi adottato con successo in molti settori. Gli scenari d'uso più comuni includono la sanità, l'edilizia, la progettazione e la pubblica amministrazione.
Risorse supplementari
Perché dovresti scegliere una metodologia di gestione dei progetti per la tua azienda
La scelta di un metodo per la gestione dei progetti valido per tutta l'azienda assicura che i team abbiano una linea guida coerente per gestire ogni aspetto dei progetti, dalle risorse, al budget, alle comunicazioni, alla tempistica e molto altro.
Naturalmente, i team e i progetti richiedono diversi livelli di pianificazione, flessibilità e documentazione. Inoltre, può essere impegnativo scegliere un unico approccio "perfetto" quando sono disponibili tante opzioni.
Ma valutando i tipi di progetti abitualmente gestiti, e i processi attualmente in essere, puoi individuare la metodologia più efficace per le tue esigenze.
In alcuni casi, le organizzazioni possono scegliere più tipi di metodi di gestione per soddisfare i requisiti dei vari progetti e team.
Come scegliere la migliore metodologia di gestione dei progetti
Per scegliere la metodologia di gestione dei progetti più adatta alle tue esigenze, considera anzitutto i requisiti del tuo progetto. Valuta quindi i sistemi e i processi esistenti. Per scegliere il metodo migliore, considera ciò di cui hai bisogno e ciò che hai già.
Poniti le seguenti domande per valutare di cosa ha bisogno il tuo progetto:
Informazioni base sul progetto
- Quale obiettivo si prefigge il progetto?
- Qual è il settore in cui opero?
- Qual è il livello di complessità del progetto?
- Il progetto è scalabile?
Flessibilità
- Quanto sono flessibili le scadenze, il budget e i risultati finali?
- Quanta pianificazione occorre fare prima?
Budget
- Qual è il budget riservato e quanto è flessibile?
- Quali risorse hai e di quali risorse aggiuntive avrai bisogno?
Cronologia del progetto
- La tua cronologia del progetto è flessibile?
- Ci sono date di inizio e di fine prefissate?
- Il tuo progetto ha milestone principali o un percorso critico?
Ruoli e responsabilità
- Quante persone o quanti team lavorano insieme sul progetto?
- Quanto è specializzato il lavoro?
- Qual è il livello di coinvolgimento dei clienti e degli stakeholder?
Dopo aver esaminato le domande sul progetto, segui questa procedura per scegliere la metodologia migliore per le tue esigenze:
- Definisci le variabili principali, come le scadenze, le risorse e il budget, che saranno alla base del progetto.
- Considera come la metodologia scelta avrà un impatto su queste variabili, ad esempio come un approccio più flessibile potrebbe influire su una scadenza ferrea.
- Valuta i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna metodologia rispetto alle esigenze del tuo progetto. Pensa a ciò che potrebbe andare bene e a ciò che potrebbe essere dannoso per i processi attuali.
- Collabora con altri membri del team per raccogliere suggerimenti e commenti.
- Illustra la metodologia al team. Ciò include la formazione di tutti i membri del team sui nuovi processi e la configurazione degli strumenti e dei sistemi di documentazione necessari.
- Applica la metodologia al progetto e monitorane i risultati.
Ecco un breve riepilogo da usare per capire quale metodologia scegliere per il prossimo progetto: