Modelli esemplificativi di politiche e procedure
Le associazioni professionali e gli uffici governativi pubblicano spesso politiche e procedure, nonché modelli esemplificativi (ad esempio, considera questi suggerimenti per organizzazioni no-profit e piccole imprese). Cerca campioni online che possono essere pertinenti al tuo settore.
Puoi anche utilizzare un modello per risparmiare tempo e sforzi. Per iniziare, di seguito troverai nove modelli gratuiti, scaricabili, specifici al caso di utilizzo.
Modello Politica e procedura IT
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Politiche e procedure IT definite con chiarezza possono prevenire violazioni della privacy e dei dati. Dopo un evento riguardante la sicurezza IT, le politiche possono aiutare nel recupero in caso di catastrofi. A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, potresti avere un solo documento o diversi documenti. Considera di aggiungere una guida e dei passaggi a questo modello Word per gli acquisti di software e hardware e i modelli e le versioni approvati. Aggiungi il tuo dispositivo, la politica dei visitatori, la politica sulle password, gli eventi riguardanti la sicurezza e qualsiasi considerazione pertinente alla tua azienda o organizzazione.
Modello Politica e procedura per l'amministrazione dell'istruzione
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Le politiche e le procedure di istruzione superiore possono essere applicate a diversi gruppi, tra cui personale, studenti e visitatori. Le politiche possono definire le aspettative per alcuni aspetti del lavoro (come il comportamento e la qualità del corso) o per cose materiali (quali attrezzature acquistare, da quali i venditori e con che processo). La tua organizzazione può pubblicare propri modelli e guide in stile sul suo sito web. Usa questo modello Word per determinare le tue esigenze.
Modello Politica e procedura di base
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Si tratta di un modello di politica e procedura di base personalizzabile, per includere le sezioni e i contenuti più adatti alla tua organizzazione. Il sommario si aggiorna man mano che aggiungi del contenuto al resto del documento: clicca semplicemente su Aggiorna tabella nel gruppo Sommario della scheda Riferimenti.
Modello di politica di gestione delle modifiche
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La gestione dei cambiamenti può essere fondamentale per l'efficienza e il successo dell'azienda. Con questo modello Word di politica di gestione dei cambiamenti, è possibile descrivere il cambiamento, l'ambito e i ruoli coinvolti dal cambiamento. Il modello illustra in dettaglio rischi, politiche e procedure per la gestione dei cambiamenti.
Modello Politica di governance dei dati
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Questo modello di politica di governance dei dati può essere una parte cruciale della politica di costruzione per la tua organizzazione. La governance dei dati ti aiuta a definire chi ha accesso ai tuoi dati, i dettagli sul loro utilizzo, le modalità per integrarli e la loro protezione.
Modello Elementi chiave della politica di accesso remoto
Modello Elementi chiave della politica di accesso remoto
Dipendenti e altri collaboratori desiderano sempre di più lavorare da remoto o fuori sede. Sebbene questa pratica possa migliorare la produttività dei dipendenti, necessita di considerazioni aggiuntive per la sicurezza delle reti e dei dati. Utilizza questa lista di controllo in Word per redigere una politica di accesso remoto. Le considerazioni coinvolgono i dispositivi utilizzati da remoto, i luoghi d'uso (come le aree di lavoro domestiche o pubbliche, le aree di lavoro sicure) e altro ancora.
Modello di processo di onboarding
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Il processo di inserimento di un nuovo dipendente in un'organizzazione può iniziare con il reclutamento e proseguire ben oltre l'assunzione iniziale, ad esempio con l'inclusione della notifica al reparto IT dei requisiti di accesso e la spiegazione della cultura aziendale. Questo modello del processo di inserimento descrive cosa considerare prima della presa in servizio di un dipendente e cosa pensare durante il primo giorno, settimana, mese e la revisione trimestrale.
Modello Politica e procedura per piccole imprese
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Anche i lavoratori impiegati sono pochi, sei comunque responsabile della loro sicurezza e del loro benessere, nonché della sicurezza e della manutenzione dei beni materiali. Personalizza questo modello Word di politica e procedura per piccole imprese per adattarlo alla tua azienda. Assicurati che le politiche e le procedure coprano questioni come molestie, discriminazioni, sicurezza sul posto di lavoro, tabagismo e consumo di alcol o sostanze stupefacenti, nonché best practice e sicurezza IT.
Modello Politica e procedura per l'edilizia
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Uno degli obiettivi chiave delle politiche e delle procedure per l'edilizia è garantire la sicurezza del cantiere. La documentazione per l'edilizia offre elementi quali formazione dei dipendenti sulla loro sicurezza, ispezioni per il rilevamento di eventuali pericoli e gestione delle emergenze. Completa questo modello e forma tutti i dipendenti secondo le disposizioni in esso contenute, in modo che tutti i dipendenti siano preparati prima che si verifichi un incidente.
Che cos'è una politica?
Una politica è uno strumento che fornisce linee guida e istruzioni generali per un'organizzazione. Le politiche offrono struttura che garantisce coerenza e conformità ai valori e agli obiettivi organizzativi, nonché alle normative e agli standard. Le politiche sono generalmente definite dai vertici aziendali. Il documento contenente una politica dovrebbe descrivere lo scopo della politica e perché è necessaria. Inoltre, dovrebbe spiegare quali individui, ruoli o reparti sono responsabili della sua stesura, revisione, implementazione e gestione.
Che cos'è una procedura?
Una procedura è uno strumento che descrive come devono essere implementate le politiche. Le procedure vengono solitamente eseguite dai dipendenti e indicano chi deve eseguire attività specifiche e come completare un'attività.
Che cos'è un processo?
Una politica definisce il carattere generale dell'azienda, mentre una procedura descrive le azioni che i dipendenti devono intraprendere per attuare una specifica politica. D'altro canto, un processo descrive il modo in cui le procedure dell'intera azienda si allineano tra loro per dare vita a un prodotto o a un servizio. Inoltre, i processi devono anche indicare in dettaglio la persona responsabile e garantire che le attività necessarie vengano completate correttamente e in tempo.
Cosa sono le politiche e le procedure separate?
Rendere politiche e procedure distinte tra loro è importante, ma combinare una politica con una procedura a essa correlata all'interno della stessa documentazione può semplificare la consultazione. Le politiche costituiscono la struttura che può definire la cultura della tua azienda e, se ben dettagliate, possono fornire un percorso per raggiungere obiettivi a lungo termine e anche perseguire un miglioramento continuo. Le politiche possono anche aiutare l'organizzazione a ridurre o evitare i rischi. Inoltre, indicano la strada per garantire la conformità normativa. Le procedure mostrano i passaggi che i dipendenti devono intraprendere per implementare tali politiche. Possono costituire una guida chiara su cosa fare in determinate circostanze particolari per evitare soluzioni improvvisate.
Come scrivere politiche e procedure efficaci
Lo sviluppo e il perfezionamento di politiche e procedure possono richiedere molto tempo, ma è possibile accelerarli seguendo alcuni passaggi di sviluppo e strutturali. I modelli di politiche e procedure possono essere d'aiuto. All'interno del tuo campo o settore possono essere pubblicare modelli, e i modelli speciali per manuali vengono venduti online a volte anche a 550 dollari, a seconda della complessità del modello. I modelli inclusi in pacchetti software possono costare anche 3000 dollari.
Ecco i principali passaggi per redigere politiche e procedure efficaci:
- Prepararsi a scrivere: è possibile rendere più efficiente il processo di scrittura della politica e della procedura trattando l'attività come progetto e assicurandosi di ottenere il supporto della dirigenza. In questo modo, avrai a disposizione tempi e risorse. Poiché le politiche e le procedure spesso comportano conseguenze legali e normative, considera di far revisionare i documenti da un consulente legale.
Avere una chiara comprensione del motivo per cui una politica è necessaria è anche fondamentale per mantenere l'attenzione sul progetto. La scelta di un modello appropriato per il tuo campo o settore ti aiuterà a comprendere meglio i contenuti che devi aggiungere e possono aiutarti inoltre a progettare un modello. Inoltre, se la tua organizzazione dispone dei mezzi necessari, un sistema di gestione e monitoraggio dei documenti può aiutarti a monitorare le revisioni e a pubblicare il documento in un luogo accessibile a coloro che ne hanno bisogno.
- Scrivere i documenti: per scrivere i documenti, inizia leggendo le politiche e le procedure correnti, se esistenti. Esamina inoltre tutte le linee guida di conformità o le normative applicabili. Soprattutto nel momento in cui si creano le procedure, è fondamentale consultare le persone che le utilizzeranno ed eseguire il lavoro, in modo che comprendano le fasi comprese all'interno di un flusso di lavoro. Consultare i dipendenti sulla creazione della documentazione è uno dei metodi migliori per garantire interesse verso le procedure e il loro utilizzo.
Dopo aver redatto il documento, verificane l'accuratezza tra le varie fasi. Fai in modo che il documento venga valutato dalle persone interessate. Infine, fai approvare e firmare il documento dal dirigente più alto in carica, come un CTO o un CEO.
- Implementazione di politiche e procedure: per favorire il successo di un documento, pianificane l'implementazione. Pubblica il documento in un'unica posizione centrale, ad esempio un sito web aziendale. I dipendenti devono firmare il documento dopo averlo letto. Crea un piano di formazione per supportare le nuove politiche e procedure. Stabilisci quindi un ciclo di revisione, in modo che nuovi regolamenti e pratiche possano essere integrati nei documenti per mantenerli pertinenti.
Linguaggio e tono
Utilizza un linguaggio e un tono appropriati al tuo pubblico. Se la tua organizzazione dispone una guida in stile e un glossario interno, utilizzali. Tieni a mente questi suggerimenti:
- Utilizza i termini e le definizioni in modo coerente.
- Spiega gli acronimi.
- Utilizza un linguaggio semplice, ma non gergale. Se devi utilizzare espressioni gergali, spiegale.
- Utilizza un linguaggio inclusivo e neutrale.
- Fornisci informazioni generali, se possibile. Ad esempio, indica un numero di telefono generale del reparto, piuttosto che il numero di cellulare o il numero di ufficio di una persona che può cambiare lavoro.
- Distingui chiaramente le azioni richieste da quelle facoltative scegliendo le parole giuste. Il verbo "dovere" e i verbi al futuro indicano azioni obbligatorie. Il verbo "potere" indicano un'azione facoltativa.
- Scrivi frasi brevi con parole semplici.
- Preferisci la forma attiva a quella voce passiva quando possibile.
Suggerimenti per modelli di politiche e procedure comprensibili
Se i tuoi documenti sono facili da trovare e leggere, gli utenti saranno più inclini a leggerli e consultarli. Tieni presenti i seguenti suggerimenti sulla struttura delle tue politiche e procedure:
- Collegamenti: con i collegamenti ipertestuali a documenti esterni e a sezioni interne rendono gli utenti trovano più facilmente documenti.
- Denominazione dei documenti: utilizza nomi chiari e coerenti per i documenti.
- Intestazioni, numeri ed elenchi puntati: soprattutto in caso di documenti lunghi, considera l'utilizzo di sottotitoli chiari e brevi per descrivere l'argomento, numerando sezioni e paragrafi e utilizzando elenchi puntati. In generale, limita di suddividere in tre livelli.
Risorse per aiutarti a creare politiche e procedure
La tua azienda può pubblicare sul sito web aziendale modelli di politiche e procedure utili a ridurre la necessità di ideare progettazioni e formattazione e che forniscono suggerimenti sui contenuti da includere. Pubblicano modelli online anche alcuni standard e campi. A seconda della tua esperienza con la piattaforma di gestione dei documenti dell'azienda, potresti redigere il documento in un programma di elaborazione testuale per poi inviarlo per il caricamento online. La tua organizzazione può anche indicare riferimenti per mantenere tono e linguaggio accessibili e completi, nonché chiari, corretti e concisi. Per gli aspetti legali legati al contenuto da includere nel documento, rivolgiti ai consulenti legali della tua azienda. In caso di domande di ambito legale, nei modelli di politiche e procedure che pubblichi online puoi includere un'e-mail di contatto.
Tipi di contenuti nei modelli di politiche e procedure
A seconda del settore, politiche e procedure potrebbero dover contenere obbligatoriamente alcuni contenuti. Tuttavia, in generale, lo scopo del documento dovrebbe essere funzionale alla tua organizzazione e a nient'altro. Personalizza i contenuti adatti a supportare la tua situazione. Puoi scegliere di creare documenti di politica e procedura separati o un unico documento di grandi dimensioni. Di seguito sono riportati alcuni degli argomenti possibili per le politiche:
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Sezioni di base
- Intestazione di documento: informazioni di intestazione, dette meta-informazioni. Includono titolo e numero della politica, date di revisione e pubblicazione, firma e reparto di approvazione.
- Scopo: illustra di cosa parla la politica e il motivo per cui è stata redatta, come ad esempio come promuovere la conformità agli standard o alle normative.
- Dichiarazioni sulla politica: descrive il quadro generale della politica e il suo intento.
- Definizioni: definiscono i termini della politica, soprattutto parole e frasi con più significati. Le definizioni rendono le politiche più chiare e possono essere importanti se l'organizzazione dovesse affrontare qualche controversia.
- Sommario: che il documento sia pubblicato online, realizzato in formato PDF o stampato, il sommario aiuta gli utenti a trovare rapidamente informazioni. I sommari con collegamenti ipertestuali sono molto utili nei documenti in formato elettronico.
- Procedure e politiche: in un documento possono essere inclusi i dettagli della politica e delle procedure.
- Ambito: descrive gli individui, i reparti o i gruppi per i quali si applica la politica. Per maggiore chiarezza, indica anche tutti i dipendenti o altri soggetti esclusi dalla sua applicazione.
- Responsabilità: per garantire la conformità, specifica quali ruoli sono responsabili della creazione di documenti e della revisione della documentazione e delle attività.
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Sezioni aggiuntive
- Organigramma: un organigramma serve a mostrare la correlazione tra reparti e singoli individui.
- Codice di abbigliamento: specifica gli elementi di un abbigliamento consono alla tua organizzazione.
- Rendicontazione: una politica di rendicontazione indica come archiviare tutti i documenti richiesti da politiche e procedure.
- Descrizioni del lavoro: definisce le responsabilità di ogni posizione.
- Fumo, uso di sostanze stupefacenti, alcol e armi: le organizzazioni possono proibire il consumo di sigarette e di bevande alcoliche nei loro locali. Possono anche proibire l'uso di droghe all'esterno dell'azienda attraverso i test antidroga. Inoltre, possono proibire il possesso di armi presso le proprietà dell'organizzazione.
- Telefono cellulare: le politiche sui cellulari limitano l'uso dei telefoni di proprietà dei dipendenti per le attività aziendali.
- Computer e Internet: le politiche sull'utilizzo del computer e Internet descrivono quali attività sono consentite con i beni di proprietà dell'organizzazione.
- Social Media: una politica aziendale sui social media indica se i dipendenti esterni a determinati reparti possono citare l'organizzazione nelle loro attività sui social media.
- Presenza: descrive le aspettative di presenza dei dipendenti, le ore di lavoro e le assenza impreviste o i ritardi.
- Anti-molestie: le politiche anti-molestie aiutano un'azienda nella comunicazione di comportamenti ritenuti inaccettabili. Tali politiche delineano anche le conseguenze nel caso in cui tali comportamenti possano essere dimostrati. Una parte importante della politica anti-molestie è la procedura di reclamo predefinita.
- Sicurezza: le politiche e le procedure per la sicurezza incoraggiano comportamenti che impediscono o riducono la possibilità di incidenti e infortuni.
- Valutazione dei dipendenti: è fondamentale delineare il processo per le valutazioni dei dipendenti e le procedure disciplinari prima che tali azioni si rendano necessarie.
- Diagrammi e disegni: le procedure possono essere spiegate meglio attraverso questi strumenti.
- Gestione dei registri: descrive come e dove verranno archiviati i registri relativi alla manutenzione della politica.
- Dichiarazione pubblica anti-discriminazioni: una politica anti-discriminazioni dichiara che un'organizzazione non tollererà trattamenti discriminatori basati su razza, etnia, sesso, identità di genere, religione, paese di provenienza o orientamento sessuale.
- Politiche e procedure dirigenziali: vengono create dal consiglio di amministrazione di un'organizzazione come quadro generale per agevolare la dirigenza a prendere decisioni.
- Politica finanziaria: le politiche finanziarie descrivono l'approvvigionamento degli elementi e il percorso di approvazione per garantirne la sicurezza.
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