Cos'è un brief di progetto?
Un brief di progetto è un breve riepilogo degli elementi di base di un progetto. Un brief consente ai team di condividere gli obiettivi, le strategie e le timeline del progetto con gli stakeholder. Un brief dovrebbe essere una panoramica di alto livello e lasciare fuori dettagli non necessari.
Un brief di progetto non è dettagliato come un piano di progetto, ma include informazioni simili. Per questo motivo, i project manager devono creare un brief solo dopo aver finalizzato i dettagli del loro progetto. Il brief funge da sintesi semplice del piano di progetto ed è destinato a clienti e stakeholder. Pensa al brief come a un assaggio tratto da una presentazione più ampia.
I brief del progetto variano di lunghezza, ma generalmente sono compresi tra un paragrafo e una pagina. Un brief deve sempre essere il più aggiornato possibile ed essere rinnovato se e quando i dettagli del progetto cambiano.
Qual è lo scopo di un brief di progetto?
I project manager utilizzano i brief di progetto per condividere le informazioni più essenziali con clienti e stakeholder. Un brief risponde a domande generali sugli obiettivi, i tempi e la strategia del progetto. Non dovrebbe includere tutti i dettagli del piano di progetto.
Un brief di progetto è un'istantanea di documenti più complessi, come i piani di progetto. Spesso, gli stakeholder devono solo sapere cosa il team intende realizzare e quanto tempo ci vorrà. I brief possono essere utili quando si comunica con i clienti per lo stesso motivo: i clienti non hanno necessariamente bisogno di tutti i dettagli su come verrà eseguita la loro richiesta; hanno solo bisogno delle linee generali.
Un brief di progetto può anche essere adattato per l'uso in presentazioni o riunioni di kickoff. Utilizzali per riassumere rapidamente un progetto e condensare le informazioni in alcuni punti su una singola slide. Riscrivi il tuo brief al passato per creare una testimonianza o un rapido caso di studio di progetti completati e condividerlo con potenziali clienti o investitori.
Chi scrive un brief di progetto?
Il project manager scrive un brief dopo aver finalizzato alcuni dettagli del progetto. Dovrebbe lavorare con il team e gli stakeholder per determinare gli obiettivi, la tempistica e la strategia del progetto. Quindi può riassumerli in un brief di progetto.
Prima di scrivere un brief di progetto, è necessario conoscere alcuni dettagli sul progetto. Dovresti conoscere gli obiettivi del progetto, come il team prevede di raggiungere tali obiettivi, il valore che il progetto aggiungerà all'azienda e le date di inizio e fine previste.
Come scrivere un brief di progetto
Per scrivere un brief di progetto, riepiloga la panoramica del progetto, la timeline e la dichiarazione dell'ambito in un'unica pagina. Potresti anche includere parametri di successo e informazioni di base, oltre a identificare il tuo pubblico di riferimento.
Un brief di progetto è un documento breve e dovrebbe essere compreso tra un singolo paragrafo e una singola pagina di lunghezza. Separa le informazioni in sezioni etichettate e scrivi in modo semplice e chiaro in modo che chiunque possa capire. Se il brief è digitale, includi i link a documenti di progetto più dettagliati, come il piano di progetto e il programma del progetto. Potresti prendere in considerazione l'utilizzo di un modello di brief di progetto per iniziare e funzionare rapidamente.
Per creare il tuo brief di progetto, segui i passaggi seguenti:
- Completa il tuo piano di progetto: il brief di progetto richiede informazioni dal tuo piano di progetto, quindi devi completare prima il piano. Una volta finalizzato il piano, che include una panoramica del progetto, una pianificazione e una dichiarazione dell'ambito, puoi iniziare a riassumere queste informazioni nel brief del progetto.
- Inizia con le informazioni di identificazione: nella parte superiore del brief, scrivi il nome del progetto, il nome del project manager, i membri del team e i principali stakeholder e clienti. Se il brief è digitale, includi un link al tuo piano di comunicazione.
- Scrivi una breve panoramica del progetto: fornisci al lettore una panoramica del progetto e del valore che aggiungerà. Per progetti di grandi dimensioni, è possibile includere le informazioni di base e i parametri di successo necessari. Se il progetto è rivolto al cliente, identifica il tuo pubblico di riferimento.
- Identifica gli obiettivi del progetto: indica gli obiettivi, i deliverable e i risultati attesi del progetto.
- Riepiloga il tuo piano: dai al lettore un'idea del periodo di tempo del tuo progetto. Identifica le date di inizio e fine del progetto, nonché le scadenze previste per le fasi principali del progetto e i deliverable.
- Prendi in considerazione l'inclusione di elementi aggiuntivi: se i tuoi sponsor o gli stakeholder hanno chiesto di includere ulteriori informazioni nel tuo brief, assicurati di farlo. Gli elementi aggiuntivi possono includere informazioni sul budget, informazioni di base sull'azienda o sul progetto o qualsiasi altro dettaglio del progetto che può essere utile a un lettore occasionale.
- Condividi risorse aggiuntive: offri ai lettori la possibilità di saperne di più. Includi i link al piano del progetto, alle dashboard del team e alle pianificazioni, se pertinente. Ciò limiterà il tempo trascorso a mettere in campo le domande degli stakeholder che desiderano saperne di più.
Esempio di brief di progetto
Scarica un esempio di brief del progetto per
Microsoft Excel | Microsoft Word
Questo modello di esempio di brief di progetto è precompilato con testo campione per aiutare a contestualizzare le informazioni incluse in un brief. Questo modello a pagina singola è completamente modificabile e personalizzabile in modo da poter includere tutte le informazioni di cui hai bisogno nel brief di progetto. Include spazi per inserire una panoramica dello scopo e degli obiettivi del progetto, informazioni sul periodo di tempo e sul budget e ulteriori commenti e link.
Kit di base di brief del progetto
Scarica il kit di base di brief del progetto
Abbiamo assemblato questo kit di base per aiutarti a scrivere un brief di progetto breve ma completo. Abbiamo raccolto tutto ciò di cui hai bisogno per creare gli elementi più importanti di un brief. Questi modelli sono completamente personalizzabili per soddisfare i tuoi casi d'uso aziendali. Scarica ogni modello singolarmente o come set completo.
Incluso in questo kit, troverai:
- Un modello di panoramica e di ambito del progetto per Microsoft Word per identificare gli obiettivi, le attività principali e l'ambito del progetto.
- Un modello di timeline di progetto per Microsoft Excel per mappare e pianificare le attività, le fasi e le date di scadenza dei deliverable.
- Una copia in bianco del modello di brief di progetto per Microsoft Word per riunire tutte queste informazioni in un documento condivisibile di una sola pagina.
Per ulteriori informazioni sulla pianificazione del progetto e i brief per tutti i tipi di progetti, consulta queste raccolte di modelli di pianificazione e brief di progetto.
Best practice per scrivere un brief di progetto efficace
La scrittura di un buon brief di progetto inizia con la conoscenza di tutte le informazioni del progetto. Mantieni il brief conciso, usa un linguaggio chiaro e fornisci tutte le informazioni di cui il pubblico ha bisogno per comprendere il tuo progetto. Includi link a documenti più dettagliati.
Di seguito, abbiamo delineato alcune best practice per scrivere un brief di progetto efficace:
- Completa prima i dettagli del progetto: il brief del progetto include informazioni su come e perché un progetto funziona e dovrebbe essere completato solo dopo che i dettagli del progetto sono stati completati.
- Sii conciso: un brief di progetto non deve essere lungo più di una pagina. È possibile creare documenti con ulteriori dettagli disponibili su richiesta.
- Mantienilo di alto livello: il brief è un riepilogo degli elementi di più alto livello del tuo progetto. Dovrebbe coprire le informazioni di superficie senza entrare in dettagli non necessari.
- Fornisci contesto: un lettore occasionale dovrebbe essere in grado di comprendere il brief del progetto. Se un elemento ha bisogno di un contesto, spendi una o due frasi a spiegarlo.
- Usa una formattazione chiara: usa un modello o formatta il documento per facilitare la lettura. Ogni sezione deve essere chiaramente contrassegnata e le informazioni devono essere facilmente reperibili nella pagina.
- Conosci il tuo pubblico: un brief di progetto può cambiare in base al pubblico previsto. Un brief per scopi di marketing probabilmente metterebbe in evidenza i successi e le innovazioni di un progetto, mentre un brief per gli stakeholder interni potrebbe dare priorità alle informazioni sulla pianificazione e sul budget.
- Apporta aggiornamenti quando le informazioni cambiano: il brief deve sempre riflettere accuratamente il progetto. Se i dettagli del progetto cambiano, assicurati che il brief rispecchi tali modifiche.
- Link a informazioni più dettagliate: se il brief è digitale, includi i link a informazioni più dettagliate sul progetto. In questo modo, i tuoi lettori possono accedere a più informazioni senza disturbare il tuo lavoro.
Brief del progetto e Brief creativo
Un brief di progetto delinea i dettagli di alto livello di un progetto, mentre un brief creativo fornisce i dettagli dei requisiti a un team creativo. I brief creativi spesso includono l'input di un cliente, mentre un brief di progetto è un riepilogo di un piano di progetto.
I clienti di solito aiutano a creare un brief creativo, che il team o l'agenzia creativa approva. Con un brief di progetto, tuttavia, il project manager creerà il documento e lo invierà al cliente per dare loro un'idea di come il team realizzerà gli obiettivi del progetto.
Brief del progetto e Riepilogo esecutivo
Un brief di progetto è un riepilogo per un pubblico generale, mentre un riepilogo esecutivo si concentra su dettagli importanti per gli stakeholder a livello esecutivo. Questo documento include dettagli come le informazioni sul budget, l'utilizzo delle risorse e i vantaggi del progetto.
Un brief di progetto e un riepilogo esecutivo sono simili. La differenza principale è il pubblico previsto. Se stai lavorando a un progetto su larga scala o che è di particolare interesse per uno o più dirigenti, crea un riepilogo esecutivo. Tuttavia, un brief generale di progetto potrebbe essere più appropriato quando il progetto ha un ambito più piccolo e non è un progetto esecutivo.
Brief del progetto e Piano di progetto
Un brief di progetto è una sintesi concisa e di alto livello del piano di progetto che i team condividono con gli stakeholder. Un brief include solo le informazioni essenziali del progetto. Un piano di progetto, tuttavia, include informazioni dettagliate su tutti gli elementi del progetto.
Un piano di progetto è un documento a più pagine che delinea e definisce un progetto nella sua interezza. Include informazioni dettagliate sui budget, sulle risorse necessarie, sui calendari per scadenze e deliverable, sulle assegnazioni delle attività e altro ancora. Un brief di progetto delinea le informazioni più importanti e di alto livello di un piano di progetto e le raggruppa in un formato scansionabile.
Brief del progetto e Business case
Un business case delinea i motivi per cui si intraprende un progetto e come questo andrà a beneficio dell'azienda. Un brief di progetto può includere questi dettagli, oltre a informazioni sulla timeline, gli obiettivi e l'ambito del progetto.
Un business case è utile per presentare le informazioni sul progetto ai dirigenti che si preoccupano principalmente del suo impatto sull'azienda nel suo complesso. Un brief è più utile per gli stakeholder che potrebbero interagire con il progetto su base più familiare.
Brief del progetto e Charter del progetto
Un charter del progetto contiene informazioni dettagliate sul progetto che non sono ancora state approvate o sviluppate in un piano di progetto completo. Un brief di progetto riassume la panoramica, l'ambito e le informazioni sulla timeline presenti nel piano di progetto finalizzato.
Un charter del progetto dovrebbe delineare un progetto per la revisione formale da parte dello sponsor di un progetto durante la fase di avvio della pianificazione del progetto. Include informazioni sul progetto che non sono state ancora elaborate. Un brief di progetto dovrebbe includere solo informazioni oggettivamente vere e finalizzate su come procederà un progetto.
Brief del progetto e Roadmap del prodotto
Una roadmap di progetto si concentra sui deliverable e sulla timeline chiave di un progetto. Un brief di progetto include informazioni sulla timeline e una panoramica della strategia e degli obiettivi del progetto.
Una roadmap di progetto è uno strumento utile per visualizzare le scadenze e i deliverable di un progetto.
Per saperne di più, consulta questa guida alla creazione e all'utilizzo delle roadmap di progetto nella gestione dei progetti.
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