Modulo di approvazione della richiesta di straordinari
Invia questo modulo standard di richiesta straordinari per l'approvazione prima di completare il lavoro straordinario. Il modello include sezioni per le informazioni di base sui dipendenti, la tariffa oraria, i dettagli del lavoro straordinario che è necessario completare e le righe di firma per il supervisore diretto, il capo dipartimento e il direttore del personale. Il modulo funge anche da modulo di pre-approvazione, in quanto include le istruzioni per l'invio di una richiesta prima di registrare eventuali ore di straordinario; ma puoi anche modificarlo per adattarlo alle politiche della tua azienda.
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Modulo di autorizzazione degli straordinari
È un modello semplice che i dipendenti possono utilizzare per ottenere l'autorizzazione per le ore di straordinario. Il modulo di autorizzazione, chiamato anche modulo di "allungamento", include lo spazio per le informazioni di base sui dipendenti, il numero di ore di straordinario lavorate, nonché i dettagli e la giustificazione degli straordinari. Questo modello sarà sufficiente per qualsiasi lavoro straordinario rapido dell'ultimo minuto che è necessario completare.
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Modulo di richiesta di compensazione straordinari
Utilizza questo modulo per richiedere un compenso per il lavoro straordinario o le ore di lavoro aggiuntive (ad esempio, quelle maturate tramite viaggi aziendali). Questo modello, progettato per essere elaborato dalle risorse umane e dalla contabilità, include informazioni su dipendenti e supervisori, stato esente/non esente FLSA, tempo e ore di straordinario/viaggio calcolati e righe per le firme di approvazione.
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Modulo di richiesta per straordinari universitari
Questo modulo di approvazione di richiesta straordinari è specifico per il lavoro che si completa in un'università. Il modello include tutte le tipiche informazioni sulla richiesta di straordinari, nonché i codici di lavoro specifici dell'università e lo spazio per l'approvazione del dipartimento e del direttore. È possibile utilizzare questo modulo per richiedere un compenso straordinario per un singolo dipendente o per un intero reparto.
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Modulo di richiesta per straordinari governativi/militari
Utilizza questo modello per richiedere l'approvazione per straordinari governativi o militari o il lavoro nei festivi. Includi tutte le informazioni di base sui dipendenti, il numero di ore di straordinario o festività lavorate, la giustificazione per le ore aggiuntive e se il dipendente ha scelto di svolgere il lavoro o l'amministrazione lo ha richiesto. Tieni presente che le politiche di richiesta di straordinari a fini governativi e militari possono cambiare o essere specifiche per un dipartimento, quindi ricontrolla che questo modulo sia sufficiente per la tua linea di lavoro.
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Modulo di richiesta straordinari per il personale di supporto
Questo modello è destinato al personale di supporto e include istruzioni su come l'organizzazione calcolerà la retribuzione degli straordinari e quando e come inviare il modulo per garantire il compenso. Includi i dettagli di base dei dipendenti, le date e gli orari del lavoro straordinario, una breve spiegazione del lavoro da completare e l'approvazione del supervisore. Se lo stai utilizzando come modulo aziendale standard, assicurati di rivederlo regolarmente per rimanere aggiornato con le politiche.
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Modulo di tracciamento degli straordinari
Utilizza questo modello per tenere facilmente traccia delle ore di straordinario. Il modulo può anche fungere da modulo di richiesta straordinari, ma ricontrolla con il tuo datore di lavoro se le ore di straordinario richiedono un'approvazione anticipata. Inoltre, il modello funge da registro accurato di tutte le ore di straordinario lavorate da un dipendente e di tutta la retribuzione guadagnata. Questo documento include istruzioni nella parte inferiore del modulo ed è possibile modificarle per riflettere le politiche aziendali.
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Modulo di liquidazione della richiesta di straordinari
Si tratta di un modulo di richiesta straordinari in tre parti che è possibile utilizzare per approvare e regolare formalmente tutto il lavoro straordinario e la retribuzione. La prima sezione richiede al dipendente di fornire le informazioni di base e il numero proposto di ore di straordinario volontario; la seconda sezione chiede l'approvazione del supervisore e delle risorse umane; la terza fornisce un semplice grafico di tracciamento delle ore per il dipendente, per registrare le ore di straordinario effettive. Per concludere ufficialmente l'accordo, inviare l'intero modulo al reparto contabilità come modulo di richiesta straordinari.
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Foglio di iscrizione agli straordinari
A volte, un manager o un capo reparto anticipa un carico di lavoro superiore alla media e ha bisogno che i dipendenti si propongano volontariamente per gli straordinari. Usa questo modello come foglio di iscrizione per il lavoro straordinario imminente: il manager inserirà semplicemente il progetto, le attività e il numero previsto di ore e i dipendenti possono registrarsi per completare il lavoro extra necessario.
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Modello di analisi e calcolo degli straordinari
Questo è un semplice modello di Excel che puoi utilizzare per calcolare la retribuzione totale per una combinazione di ore regolari e straordinarie. Basta aggiungere la normale retribuzione oraria e straordinaria, quindi inserire quante ore hai lavorato a ciascuna tariffa: i totali verranno calcolati automaticamente. Inoltre, è possibile utilizzare questo modello per registrare le ore per un periodo di tempo; in questo modo, tu e il tuo manager potete utilizzare il documento come strumento di analisi per pianificare i carichi di lavoro futuri.
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Modelli di richiesta straordinari correlati
In questa sezione troverai diversi modelli di amministrazione del posto di lavoro che potrebbero essere altrettanto utili.
Modulo di richiesta di congedo per dipendenti
Se hai bisogno di prendere un lungo periodo di pausa, per ragioni varie dalla maternità o altro congedo medico a doveri giuridici, potrebbe essere necessario richiedere formalmente quei giorni di riposo e il relativo compenso. Usa questo modello per richiedere il congedo: inserisci semplicemente le informazioni sui dipendenti, le date e le ore di congedo e i motivi per cui si sta prendendo un congedo e fallo firmare dal supervisore. Il modulo include anche una legenda per i codici di congedo che è possibile modificare in base alle politiche della propria azienda.
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Calendario settimanale di tracciamento delle ferie
Utilizza questo calendario settimanale per pianificare le prossime festività e le ferie e tenere traccia delle assenze (che si tratti di PTO, giorni di malattia oppure ore di ferie aggiuntive). Tenere un calendario settimanale può aiutarti a fornire registri accurati delle ore che hai lavorato e del tempo di assenza, che possono servire come punto di partenza nel caso in cui sia necessario richiedere le ferie.
Scarica il calendario settimanale di tracciamento delle ferie (2022) - Excel
Calendario mensile di tracciamento delle ferie
Questo semplice calendario, come modello in formato orizzontale, offre una visualizzazione mensile con molto spazio a disposizione per inserire le note sotto ogni data. Compila le ferie pianificate, le date importanti e altri impegni personali e utilizza il modulo come strumento visivo per pianificare le prossime assenze. Ti consente anche di anticipare i tempi, in modo da assicurarti di inviare richieste di ferie/vacanze in tempo utile per l'approvazione.
Scarica il calendario mensile di tracciamento delle ferie (2022)
Calendario annuale di tracciamento delle ferie
Utilizza questo modello di calendario annuale per vedere a colpo d'occhio i tuoi piani, inclusi viaggi di lavoro, PTO, vacanze aggiuntive e progetti personali a lungo termine. Il modulo include anche una colonna vuota per le note o l'elenco di cose da fare e puoi facilmente stampare il calendario per utilizzarlo con facilità quotidianamente.
Scarica il calendario annuale di tracciamento delle ferie (2022) - Excel
Modulo di rimborso spese aziendali
Questo modello di spesa consente ai dipendenti di richiedere facilmente il rimborso per i costi che hanno sostenuto a nome dell'azienda. Inserisci semplicemente i costi, gli importi e le date di ogni transazione e invia il modulo al tuo manager o al reparto contabilità per l'approvazione e il rimborso. È un semplice foglio di calcolo Excel che puoi facilmente modificare in base alle tue esigenze.
Modulo di richiesta fattura
Si tratta di un modello di fattura di base che include colonne per elencare i beni e i servizi che hai fornito, nonché i costi che hai sostenuto. Dopo aver registrato le ore di lavoro e il compenso richiesto, invia la fattura al cliente per l'elaborazione e archiviala per tenere traccia delle transazioni, della fatturazione e dei pagamenti. Per modelli di fattura più specifici, consulta questo articolo con oltre 50 moduli scaricabili gratuitamente.
Modulo di reclamo dei dipendenti
Un modulo di reclamo è la documentazione di un'ingiustizia subita o un'infrazione sul posto di lavoro e fornisce a un dipendente (la parte lesa) un modo per avviare un'indagine e una successiva risoluzione di eventuali problemi. Questo modulo di reclamo standard per i dipendenti comprende sezioni in cui inserire le informazioni di contatto della parte lesa, la data e l'ora dell'incidente, le parti coinvolte e i dettagli sul problema in questione. È possibile personalizzare il modello in modo che rifletta qualsiasi procedura specifica dell'azienda oppure è possibile semplicemente modificare il documento in base alle esigenze della situazione.
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Modulo di autorizzazione alla detrazione da parte del reparto contabilità
Se desideri che il tuo datore di lavoro trattenga automaticamente una certa somma di denaro dalla tua busta paga, utilizza questo modulo per effettuare la richiesta. Possono esserci diversi motivi per cui potresti voler far trattenere una parte della tua busta paga (ad esempio potresti voler destinare qualcosa a tasse, risparmi o prestiti) e questo modulo ti consente di designare il destinatario della detrazione. Basta inserire le informazioni di base e far firmare alle parti necessarie.
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Che cos'è una richiesta di straordinario?
Le disposizioni federali definiscono il lavoro straordinario come qualsiasi lavoro aggiuntivo superiore a 40 ore che un dipendente completa in un'unica settimana lavorativa standard. Una richiesta di straordinario è un documento che un dipendente scrive per richiedere l'approvazione per le ore di straordinario e ricevere la retribuzione degli straordinari per quelle ore aggiuntive. In genere, il dipendente invia il documento al proprio manager, che quindi approva o rifiuta la richiesta.
Sebbene il Fair Labor Standards Act (FLSA) richieda ai datori di lavoro di retribuire adeguatamente i lavoratori per il lavoro straordinario, è essenziale ottenere l'approvazione per le ore prima di fare gli straordinari. I datori di lavoro si riservano il diritto di rifiutare le richieste di straordinari, quindi invia la tua richiesta in anticipo per assicurarti di essere pagato per le ore extra.
Ci sono diversi motivi per cui un dipendente potrebbe aver bisogno di fare gli straordinari. I motivi più comuni includono un backlog di lavoro personale, un carico di lavoro aggiuntivo assegnato dall'azienda o una carenza di personale in un particolare progetto o in un particolare reparto.
Cosa includere in una richiesta di lavoro straordinario
Le informazioni specifiche che includi nel modulo di richiesta straordinari possono variare a seconda delle normative della tua organizzazione, della tua posizione e della natura della tua azienda (ad esempio di tipo governativo o proprietà privata). Tuttavia, la maggior parte dei moduli di richiesta straordinari includerà le seguenti informazioni generali:
- Informazioni di base sui dipendenti (nome, posizione, numero ID dipendente, informazioni di contatto, ecc.)
- Nome del gestore e informazioni di contatto
- Numero di ore di straordinario richieste
- Ora e data delle ore di straordinario richieste
- Costo totale calcolato delle ore di straordinario
- Giustificazione della richiesta di straordinari (ad esempio un arretrato di lavoro personale, un reparto a corto di personale, un progetto speciale o altri motivi per cui non è possibile completare questo lavoro durante il normale orario di lavoro)
- Istruzioni e/o politiche aziendali in materia di lavoro straordinario e richieste di straordinari
- Firme di approvazione (da parte del manager o di altra parte necessaria)
Suggerimenti per l'invio di richieste di straordinari
L'invio di una richiesta di straordinari è di solito un processo semplice, ma ci sono alcune cose da tenere a mente:
- Conoscere i tuoi diritti come dipendente: ai sensi del Fair Labor Standards Act, i datori di lavoro devono pagare i dipendenti non esenti coperti per il lavoro straordinario approvato (più di 40 ore settimanali) ad un tasso di almeno una volta e mezza la retribuzione oraria standard di un dipendente. Tieni presente che l'FLSA non richiede la retribuzione degli straordinari per qualsiasi lavoro svolto da un dipendente di notte, nei fine settimana o nei giorni festivi; in queste circostanze, il dipendente deve negoziare direttamente con il datore di lavoro.
- Conoscere i regolamenti e le politiche sugli straordinari della propria azienda: mentre le leggi federali richiedono ai datori di lavoro di retribuire i dipendenti per il lavoro straordinario approvato, le aziende possono avere regole specifiche in merito al processo di approvazione, come le scadenze per presentare richieste, il compenso per il lavoro nel fine settimana o nelle festività, ecc. Per ricevere il compenso per il lavoro extra, assicurati di conoscere e aderire a queste politiche. Tieni presente che i datori di lavoro hanno il diritto di rifiutare la tua richiesta (ad esempio se non soddisfa determinati criteri o la invii in ritardo) e di intervenire a livello disciplinare sui dipendenti che infrangono le regole aziendali o legali sugli straordinari.
- Conoscere l'azione legale a tua disposizione: se ritieni che la tua organizzazione non ti abbia adeguatamente retribuito (in base alle leggi federali o alla politica aziendale), fai le tue ricerche prima di agire. Presentare un reclamo senza avere una documentazione adeguata o prima di analizzare le soluzioni può comportare costi e tempi in eccesso, nonché un rapporto danneggiato tra te e il tuo datore di lavoro.
Inoltre, ecco cinque semplici consigli che facilitano i processi di presentazione di una richiesta di straordinario, coordinandosi con il capo e ottenendo l'approvazione del lavoro straordinario:
- Definire anticipatamente una pianificazione del progetto: prima di iniziare a lavorare su un determinato progetto, collabora con il manager (e il team, se opportuno) per creare una sequenza temporale del lavoro da eseguire. La pianificazione può cambiare, ovviamente, ma avere un piano approssimativo in atto può aiutare a limitare la necessità di lavoro straordinario improvviso lungo il percorso.
- Parlare con il manager prima di inviare la richiesta: anche se la tua azienda non ti chiede di avvisare il manager dell'invio di una richiesta di straordinari, è meglio parlarne di persona sia per preparare il manager alla richiesta sia per assicurarti di essere entrambi sulla stessa linea sulla quantità di lavoro da svolgere e sulle tue eventuali scadenze.
- Assicurati che siano necessarie ore extra: questo può sembrare ovvio, ma chiedi se il lavoro è necessario - e se qualcun altro può coprire le responsabilità - prima di inviare una richiesta di straordinario. Comunicare tempestivamente e di frequente con il manager e i membri del team aiuta a depennare le attività non necessarie dal backlog e garantire che l'azienda stia utilizzando in modo efficiente tutte le sue risorse.
- Includi i dettagli del lavoro che eseguirai: sii specifico sulle attività che prevedi di svolgere durante le ore di straordinario; ciò consentirà al tuo manager (o ad altre parti interessate) di firmare il lavoro se necessario e fornire un quadro completo di ciò che intendi fare con il tempo extra.
- Mantieni accurata la registrazione delle ore di straordinario: se il datore di lavoro approva la tua richiesta, sii onesto sul momento in cui finisci di lavorare. Piuttosto che prendere automaticamente tutte le ore che ti sono assegnate, costruisci fiducia e responsabilità lavorando nel modo più efficiente possibile per portare a termine il lavoro.
Come ottenere il massimo da una richiesta di straordinari
Sebbene fare straordinari possa essere una seccatura, ci sono vari modi per ottenere più di un semplice compenso aggiuntivo. In effetti, puoi usare il tuo lavoro straordinario a vantaggio della tua carriera: cita il lavoro straordinario da te svolto per dimostrare la dedizione all'azienda, al dipartimento o al progetto e per usarlo come leva se vuoi più responsabilità o punti a una promozione. Detto questo, non dovresti perseguire il lavoro straordinario principalmente come strumento per andare avanti. Prenditi cura di te e offri un lavoro efficiente e coerente, piuttosto che fare affidamento a ore extra per farti notare (soprattutto perché troppi straordinari possono portarti al burnout).
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