Che cos'è un OKR?
L'acronimo OKR significa Objectives and Key Results. Un OKR è un quadro che si utilizza per definire gli obiettivi e i risultati chiave. Un'organizzazione, un reparto o un individuo di solito imposta da tre a cinque obiettivi, che funzionano da finalità. Puoi trovare ulteriori informazioni nella nostra guida essenziale agli OKR.
Gli obiettivi sono ambiziosi e qualitativi, mentre i cosiddetti "risultati chiave" sono quantitativi e indicano il punto in cui hai raggiunto un obiettivo. Gli OKR ti obbligano a rivedere attività ridondanti e sprechi e aiutare i team a concentrarsi sulle priorità centrali per il mese o il trimestre. Le aziende utilizzano frequentemente gli OKR come strumenti per cambiare la cultura aziendale o rispondere alle crisi nel panorama competitivo.
Per una discussione più dettagliata sugli OKR, leggi questo articolo introduttivo; puoi trovare esempi di OKR qui. Consulta i nostri articoli per saperne di più su come scrivere e valutare gli OKR, nonché la differenza tra gli OKR e gli obiettivi SMART. Troverai modelli più utili e scaricabili gratuitamente per aiutarti a pianificare gli OKR e raggiungere obiettivi a lungo termine, nel nostro articolo sul modello OKR.
Che cos'è un KPI?
Un indicatore chiave di prestazione o KPI misura i cambiamenti nelle prestazioni nel tempo o rispetto a un obiettivo. I KPI monitorano attività e programmi esistenti e tracciano lo stato dei processi aziendali quotidiani che mantengono la tua organizzazione in attività.
I KPI semplificano anche il processo di misurazione delle prestazioni concentrandosi su pochi criteri essenziali.
Alcuni esperti affermano che, idealmente, i KPI riflettono le conversioni o i cambiamenti nel flusso di cassa, che influenzano il risultato finale. Per misurare in modo strategico progressi e prestazioni, è possibile applicare i KPI a programmi, progetti, attività, individui, team o intere organizzazioni.
"Definisco i KPI come cose a cui devi sempre prestare attenzione", afferma Dan Montgomery, Managing Director of Agile Strategies. "Sono come le luci sul cruscotto dell'auto. Si sa che se non sono rosse, non c'è alcun problema. Si misurano le cose che sono cruciali per mantenere tutto in linea, cioè per mantenere le attività nella norma."
Qual è la differenza tra OKR e KPI?
I KPI tracciano il risultato di un'attività esistente, mentre gli OKR forniscono un quadro di riferimento per migliorare i KPI. Gli OKR (detti anche indicatori leading) sfidano i limiti e definiscono come conseguire il successo. Al contrario, i KPI (conosciuti anche indicatori lagging) descrivono i risultati.
Ad esempio, se uno dei tuoi OKR è avere il programma di formazione migliore del settore, il parametro lagging potrebbe consistere nel ridurre i ticket di supporto del 7%.
Come per gli OKR, i KPI sono raramente scolpiti nella roccia. I KPI possono diventare irrilevanti man mano che il contesto aziendale cambia. Inoltre, un KPI che ha bisogno di un miglioramento potrebbe diventare un risultato chiave in un OKR.
OKR vs. KPI: quando utilizzarli
Un altro modo per esaminare gli OKR e i KPI è pensare a un OKR come metodologia e a un KPI come misurazione per valutare il successo continuo di quella metodologia. Ogni strumento ha uno scopo diverso. Come mostra il diagramma di seguito, ogni strumento può aiutarti a raggiungere un fine diverso.
| Risultato desiderato | KPI | OKR |
|---|---|---|
| Per avere obiettivi chiaramente definiti e misurabili | x | |
| Per ottenere una crescita espansiva | x | |
| Per ottenere un cambiamento culturale, strategico, di processo o una crescita della leadership | x | |
| Per rimanere la rotta e consolidare i guadagni | x | |
| Per migliorare o scalare un piano o un progetto esistente o in corso | x | |
| Per definire gli indicatori lagging, che sono il risultato delle attività, indicanti il successo o il fallimento | x | |
| Per definire gli indicatori leading che guidano verso indicatori lagging o prevedono i risultati di attività o processi | x | |
| Per misurare le prestazioni passate di processi, attività o entità esistenti | x | |
| Per verificare continuamente la sostenibilità aziendale | x | |
| Per superare prestazioni KPI deboli o dare energia a team soddisfatti | x |
In che modo OKR e KPI lavorano insieme
GLi OKR e i KPI sono entrambi strumenti di gestione. Gli OKR ti aiutano a raggiungere gli obiettivi, i KPI ti aiutano a misurarne il raggiungimento.
Come spiega Dan Montgomery "Se i KPI escono dalla linea, potrebbe essere necessario creare un OKR. I KPI sono misure realmente operative, mentre gli OKR sono misure più trasformative e strategiche." Gli OKR trasformativi possono quindi diventare KPI.
Ad esempio, se hai realizzato un software client-based all'inizio degli anni 2000, allora hai sicuramente visto la crescita esponenziale dei programmi SaaS poco dopo e la presenza quasi totale di questi servizi entro il 2010. Quando utilizzi il giusto OKR, puoi aiutare il tuo prodotto a raggiungere una posizione concorrenziale. Se l'obiettivo è creare un'offerta best-in-show, i tuoi KR (risultati chiave) potrebbero essere più o meno questi:
- KR: prototipazione di cinque opzioni UI entro la fine di febbraio.
- KR: uso dei ticket di livello 3 per condurre 40 sondaggi con i clienti.
- KR: uso di due opzioni UI per condurre il test A/B finale con 15 utenti principianti.
Al lancio del prodotto, i KPI per il successo potrebbero consistere nell'ottenere un Net Promoter Score® di 7 o superiore.
Come scrivere i KPI
Pensa ai KPI come un modo per comunicare ciò che la tua organizzazione dovrebbe portare a termine. Crea i KPI che sono rilevanti per il tuo team od organizzazione, non basarli su ciò che altre aziende e concorrenti hanno scelto. Gli OKR e i KPI standard non vanno bene per te.
Prendi in considerazione queste caratteristiche durante la scrittura dei KPI:
- KPI correlati a obiettivi strategici: i KPI monitorano qualcosa che è essenziale per la salute della tua azienda. Per utilizzare questo strumento, devi prima definire il tuo obiettivo strategico. (Dopo tutto, se non sai dove stai andando, è difficile sapere quando ci arriverai.) Per iniziare, articola la tua strategia. Ricorda, i KPI possono anche indicare quanto è probabile che tu raggiunga il tuo obiettivo. Ad esempio, se l'obiettivo è aumentare le vendite quest'anno del 10%, avrai una buona idea su quanto è probabile che raggiungerai questo obiettivo.
- I KPI misurano il movimento rispetto ai target: è necessario contestualizzare i KPI in termini di target. Un target mostra come misuri il successo o il modo in cui devono muoversi i parametri. È possibile utilizzare parametri basati su numeri o KPI. Ad esempio, potresti aumentare del 4% i lead qualificati questo trimestre.
- I KPI raccolgono dati: quando selezioni un KPI, accertati di poterlo effettivamente monitorare. Per determinare questa funzionalità, è necessario capire quali processi aziendali mostrano i dati KPI. Se i risultati derivano da più parametri, potrebbe essere necessario utilizzare una formula KPI. Le formule per interpretare i KPI spesso esistono già. Il tempo del ciclo di completamento dell'ordine, ad esempio, è una formula.
- I KPI mostrano dove concentrarsi sulle risorse: un'azienda o un team hanno bisogno solo di una serie di misurazioni importanti. Quando si utilizzano correttamente i KPI, è possibile determinare quali attività aziendali creano flusso di cassa e profitti o visualizzare le informazioni che la dirigenza desidera vedere. In questo modo, è possibile evitare di monitorare una grande massa di dati, cosa complicata. Ad esempio, se hai più di tre KPI per ogni reparto, potresti finire con centinaia di KPI nella tua organizzazione. È possibile decidere se un parametro è adatto determinando se questo KPI sta monitorando attività specifiche in un reparto. In tal caso, potrebbe essere un buon PI (indicatore di prestazione), ma potrebbe mancare nella risoluzione per mostrare progressi più completi. Il desiderio di ottenere una buona presenza sui social media è un esempio di un cattivo KPR.
- I KPI hanno bisogno di una dashboard: puoi generare report sui KPI alle riunioni annuali e trimestrali. Tuttavia, la leadership potrebbe richiedere aggiornamenti settimanali e anche giornalieri. Ogni dipendente può trarre vantaggio dalla visione in tempo reale di come le azioni influiscono sui risultati. Le dashboard forniscono un mezzo efficace per condividere risultati aggiornati al minuto e tendenze più ampie.
Esempi di KPI
A volte i KPI sono detti parametri di salute o parametri sulle prestazioni. Un esempio di parametro di salute è un Net Promoter Score®. Ecco altri esempi di KPI utilizzati in diversi settori:
- Sanità: ricambio di pazienti ricoverati, rapporto paziente-personale, valutazione della soddisfazione dei pazienti
- Risorse umane: rapporto di competitività dello stipendio (SCR), tasso di interruzione volontaria, tasso di assunzioni interne
- Commercio al dettaglio: tasso di conversione (acquirenti che acquistano beni), ritorno del margine lordo sugli investimenti (GMROI), crescita anno dopo anno (YOY)
- Vendite: meeting effettuati, Lifetime Value dei clienti, lead qualificato per le vendite (SQL)
- Tecnologia: tasso di soddisfazione clienti, realizzazione del valore aziendale, gestione del valore realizzato (EVM) per la variazione dei costi e della pianificazione
Pannelli di controllo per KPI
Le dashboard offrono una tecnica per tracciare le modifiche e confrontare i risultati relativi alle metriche critiche. Le dashboard ti aiutano a capire a colpo d'occhio quando la tua azienda sta prosperando o quando si verificano problemi.
Poiché i KPI monitorano i progressi fatti, devono diventare parte della dashboard analitica della tua organizzazione. La condivisione delle informazioni sui KPI in tutta l'azienda è fondamentale per evidenziare i successi e fare luce sulle aree che richiedono miglioramenti.
Per creare la dashboard migliore, prendi in considerazione il tuo pubblico e il tipo di dati che questo richiede. Segui le best practice per la progettazione Web e utilizza modelli comprovati per creare dashboard facili da leggere. Clicca qui per trovare ulteriori informazioni sulla creazione di un'ottima dashboard per KPI e consulta questa galleria di dashboard per vedere esempi di dashboard altamente efficaci.
Darrel Whiteley, Master Black Belt, Lean Master e Kaizen Expert di Firefly Consulting, raccomanda un certo numero di modi per ottimizzare l'uso dei KPI in una dashboard.
"Amo utilizzare strumenti di misurazione per visualizzare i KPI", afferma Whiteley. "Amo utilizzare immagini comprensibili come un contachilometri o un termometro (cose che le persone vedono e utilizzano nella vita quotidiana) per le dashboard, che di solito sono composte solo dai numeri aziendali."
Quando utilizzi i KPI in una dashboard, assicurati di progettarla per calcolare eventuali cambiamenti dei KPI in tempo reale o quasi. Usare parametri composti e a lungo termine la cui raccolta richiede mesi non ti sarà di aiuto. "I parametri migliori sono quelli che si ottengono subito dal sistema informatico", afferma Whiteley. "Ad esempio, SAP chiude le vendite giornaliere a mezzanotte, tutte le sere. La sua analisi in tempo reale tira fuori i totali delle vendite, in modo da non dover calcolare i risultati."
Inoltre, assicurati di utilizzare i KPI in modo chiaro e comprensibile a tutte le parti interessate.
"Le persone comprendono le vendite al giorno", afferma Whiteley. "Non comprendono la percentuale di vendita per la pianificazione. Se il tuo obiettivo di miglioramento strategico è una crescita aziendale da 5 miliardi di dollari a 5,5 miliardi di dollari, allora vorrai mostrare le vendite al giorno. Quindi, puoi allineare facilmente le vendite al giorno con gli obiettivi generali, dando ai membri del tuo team i risultati a cui sono interessati. Ricorda: hai bisogno di risultati che le persone trovino interessanti e importanti. Altrimenti, perderanno di vista l'importanza degli obiettivi aziendali e, di conseguenza, dei propri obiettivi."
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