Come scrivere OKR professionali e personali efficaci

Sebbene ogni OKR specifico sia unico per la tua organizzazione, puoi utilizzare un processo comune per la loro scrittura che ti porterà al successo. Queste fasi ti aiuteranno a comprendere il contesto degli OKR e i tipi di OKR che si adattano alla tua situazione. 

Quando scrivi OKR, tieni a mente che è meglio non crearne uno piuttosto che affrettarsi e creare un principio poco chiaro e non funzionante. 

1. Orientati: sii consapevole degli obiettivi aziendali e comprendi i problemi che il team affronterà. "Dovrebbe essere facile scrivere OKR, ma spesso gli obiettivi aziendali e dei team non si allineano", afferma Darrel Whiteley, un Master Black Belt, Lean Master e esperto Kaizen per Firefly Consulting. 

1. “Ottieni un obiettivo aziendale come "Aumentare il fatturato di 20 milioni di dollari" e quindi, sulla linea di prodotto, ottieni un obiettivo come 'Creare più prodotti'. Questo è l'errore che vedo più frequentemente: gli obiettivi aziendali non vengono implementati in un modo comprensibile a livello di base. Tuttavia, a volte è vero il contrario. Sulla linea, la sicurezza può essere importante, ma questo obiettivo non si applica alle aziende."
2. Seleziona uno strumento OKR: scegli uno strumento per la registrazione, l'archiviazione e la condivisione degli OKR. Sono disponibili piattaforme appositamente costruite, ma una piattaforma di collaborazione o anche un semplice foglio di calcolo possono funzionare. È possibile utilizzare una lavagna a fogli mobili o una lavagna bianca per un gruppo più piccolo, ma gli strumenti digitali consentono di monitorare e tenere traccia degli OKR, nonché di aggiornare i progressi. Inoltre, gli strumenti digitali possono archiviare gli OKR passati per riferimento futuro.
3. Scrivi gli OKR: mantieni le cose semplici, chiare e concise. Considera cosa farà la differenza per il tuo team nei prossimi 90 giorni. Sii realistico e considera il contesto culturale e di mercato quando crei uno scopo. Inoltre, pensa agli OKR come a un modo per raggruppare delle risorse e l'attenzione quando il personale potrebbe sentirsi trascinato in più direzioni.
   
   I team e le aziende di solito impostano da tre a cinque OKR per ciclo di cadenza (annuale, trimestrale, mensile o altro). Christina Wodtke, relatrice e autrice del libro Radical Focus basato sull'OKR e di un recente libro, The Team that Managed Itself suggerisce di scegliere un obiettivo per trimestre, il periodo migliore su cui far concentrare le persone con priorità alle attività quotidiane. 

1. "Scegli qualcosa per il trimestre che non fai da molto tempo", suggerisce. "Spesso le cose importanti ma non urgenti vengono rimandate. Chiedi: "Cosa possiamo fare che farà veramente la differenza?' A quel punto diventerà importante e urgente." Leggi la nostra guida completa alla gestione dei carichi di lavoro per saperne di più sulla priorità delle risorse.
2. Allinea l'OKR: il termine allineamento si riferisce al modo in cui gli OKR funzionano insieme in tutta l'organizzazione. Gli OKR generali forniscono una guida per la direzione generica dell'azienda. Quindi, i team e i singoli individui creano OKR che contribuiscono a questi obiettivi. Individui e team potrebbero anche suggerire OKR che sono validi fino a livelli più alti della dirigenza.
   
   In alcune organizzazioni, gli OKR si applicano a cascata in tutta l'azienda. Un livello all'interno dell'azienda stabilisce un OKR e i livelli inferiori assumono i suoi risultati chiave come obiettivi propri. Ma farlo pone alcune difficoltà; se hai bisogno di modificare i risultati chiave, avrai un impatto diretto sugli obiettivi dei livelli inferiori e potresti dover cambiare rotta. Con gli obiettivi a cascata, possono anche volerci mesi per fissare gli obiettivi, mentre i team aspettano che i livelli superiori sviluppino i loro OKR.
   
   Una cascata dall'alto verso il basso è chiamata allineamento rigoroso, che potrebbe essere necessario imporre in determinate situazioni. Al contrario, molti esperti sostengono un approccio più libero chiamato allineamento direzionale, in cui i team e i singoli individui sfruttano la trasparenza del processo per adottare gli OKR da qualsiasi parte nell'organizzazione.
3. Imposta una cadenza: il termine cadenza descrive la frequenza di revisione e punteggio di un OKR. Gli OKR aziendali possono avere una cadenza annuale, mentre gli OKR del team seguono solitamente un ciclo trimestrale o mensile. Anche i grandi reparti e divisioni potrebbero impostare OKR annuali.
   
   A volte, un'organizzazione applica una cadenza nidificata o una varietà di cadenze. Alcuni professionisti scoraggiano questa pratica perché può limitare le opportunità di sincronizzazione, ma cadenze diverse possono corrispondere alle esigenze di organizzazioni diverse:
   • se sei una startup che deve adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato, una cadenza di sei mesi non funzionerà. Se effetti spesso revisioni, puoi adattarti rapidamente e facilmente. 
   • Le frequenti revisioni dei progressi compiuti eliminano anche la necessità di una tabella di marcia completa.
   • Le cadenze più brevi possono aiutarti a raggiungere obiettivi specifici. Per i cambiamenti comportamentali e culturali, le cadenze mensili o trimestrali sono ideali.
   • Le cadenze più lunghe si adattano alle aziende che non hanno bisogno di adattarsi immediatamente ai cambiamenti. Le cadenze lunghe potrebbero anche funzionare meglio quando la tua organizzazione è meno abile nei processi OKR.
   • Le cadenza più lunghe si adattano a problemi meno urgenti.
     
     Se la tua azienda è nuova agli OKR, inizia con una singola cadenza per reparto. Potresti anche continuare con una singola cadenza per l'organizzazione.
4. Stabilisci revisioni: per ogni cadenza, stabilisci revisioni a medio e a fine termine. Inoltre, imposta check-in settimanali all'interno di ogni team e modifica i risultati chiave in base alle necessità, tenendo conto dei vincoli esterni. E ricorda di festeggiare e riconoscere le milestone.
5. Comunica in merito agli OKR: condividi ampiamente gli OKR del team e dell'azienda, in modo che le persone sappiano a cosa stanno lavorando e come possano aiutare i colleghi e gli altri team a raggiungere i loro obiettivi.
6. Rivedi i tuoi OKR: alla fine di ogni termine, riporta gli elementi non finiti (se sono ancora rilevanti). Puoi continuare con gli stessi obiettivi da trimestre a trimestre, ma o ottieni risultati chiave o dovrai adattarli per soddisfare nuove circostanze. Se si ottengono risultati chiave, è possibile convertirli in indicatori chiave di prestazione (KPI), che monitorano i processi aziendali quotidiani. Per ulteriori informazioni sulla differenza tra le due metriche, consulta la nostra Guida di confronto di OKR e KPI.