Come scrivere lo schema di un progetto

La scrittura di un solido schema di progetto richiede pensiero, comunicazione e pianificazione. Mentre lo scrivi, la tua attività principale sarà raccogliere e assemblare le informazioni che definiscono il progetto. Prenditi tempo per raccogliere feedback e rivedere il documento prima di inviarlo. 

Prima di iniziare, crea una timeline e una checklist di completamento per tenerti aggiornato. Sebbene il tempo necessario per scrivere lo schema varia da progetto a progetto, pianifica abbastanza tempo per raccogliere le informazioni, popolare il documento e rivederlo prima della data di invio. 

Puoi utilizzare un modello di schema di progetto esistente per iniziare o creare il tuo da zero. Segui i passaggi nell'ordine che abbiamo elencato di seguito o nell'ordine che ha più senso per il tuo progetto. Per ogni fase, assicurati di ottenere feedback e contributi dai membri del team. 

Ecco una guida passo-passo per scrivere lo schema del tuo progetto:

1. Aggiungi informazioni di base: inizia compilando il titolo del progetto, le informazioni di base, l'autore e la data della versione nella parte superiore. 
2. Identifica gli stakeholder chiave e i membri del team: determina e recluta i migliori membri possibili per il team e registra i loro nomi, ruoli e responsabilità. Potrebbe essere necessario chiedere raccomandazioni a colleghi fidati. Elenca tutti i membri del team, gli sponsor, gli stakeholder e i clienti che a un certo punto saranno interessati dal progetto. Conferma che ogni membro del team abbia compreso il proprio ruolo.
   
   Per i membri del team e gli stakeholder, Verzuh afferma che è utile includere informazioni sul "tempo che i membri del team trascorreranno (ad esempio se partecipano al progetto part-time) e, oltre agli stakeholder principali, informazioni utili come chi paga e chi è lo sponsor esecutivo, i clienti specifici o i clienti interni". 
3. Riepiloga il progetto: scrivi una breve panoramica che aiuti il lettore a capire il progetto e come crea valore aziendale. Il riepilogo può essere breve, con due o tre frasi. 
   
   Verzuh ricorda che "i progetti sono pensati per fornire valore aziendale. Il compito del PM è tenere d'occhio il valore aziendale e mantenere tutti gli stakeholder verso il valore aziendale. Il riepilogo del progetto è importante perché crea il contesto." 
4. Articola gli obiettivi del progetto: prenditi del tempo per specificare gli obiettivi del progetto. Cosa deve fornire? Perché deve fornirlo? In che modo questo progetto raggiungerà questo obiettivo? Scrivi l'obiettivo in modo sintetico e includi qualsiasi motivazione di base per le decisioni del progetto. Mantieni l'obiettivo ad alto livello e assicurati che si colleghi agli obiettivi aziendali generali.
   
   Esempio: aumenta la nostra presenza sui social media per triplicare il traffico di siti Web in entrata entro il prossimo anno fiscale.
5. Determina gli obiettivi del progetto: in primo luogo, gli obiettivi di brainstorming in base all'obiettivo. Annota ciò che il progetto migliorerà, ridurrà, rimuoverà o ottimizzerà. Quindi scrivi come il tuo team realizzerà questi miglioramenti e come misurerà il loro successo. Sebbene gli obiettivi SMART siano un quadro comune, Verzuh consiglia di utilizzarlo come guida, piuttosto che aderire pedissequamente al framework. Ecco alcuni obiettivi di esempio, in base all'obiettivo precedente:
   • Esempio 1: lanceremo quattro campagne per trimestre per ogni canale di social media esistente, aumentando le impressioni e le visualizzazioni di un fattore di 10.
   • Esempio 2: il nostro coinvolgimento aumenterà in media dell'80% per trimestre, per canale, monitorato in base alla percentuale di clic e al numero di commenti dell'utente. 
   • Esempio 3: guideremo la messaggistica della campagna in base al feedback degli utenti raccolti dalla campagna del trimestre precedente, al fine di aumentare la fidelizzazione del sito del 25% ogni trimestre e ridurre la frequenza di rimbalzo del 20%.
     
     Suggerimento pro: Verzuh dice, "Pensa al riepilogo del progetto e agli obiettivi del progetto come alla stella polare a cui tornare e chiediti: 'Siamo ancora in linea?'"
6. Definisci l'ambito e i deliverable: secondo Verzuh, "l'ambito e i deliverable vanno di pari passo. L'ambito è scritto come un verbo. Il deliverable è il sostantivo risultante." Chiarisci quale ambito del lavoro si trova all'interno dei confini del progetto e cosa c'è all'esterno. È particolarmente importante descrivere in dettaglio ciò che è fuori ambito. 
7. Elenco delle risorse necessarie: fornisci un'ampia panoramica di tutte le risorse necessarie, comprese le persone, le strutture, i costi, le attrezzature, il tempo o le informazioni. Non è necessario essere troppo dettagliati durante questa fase. Una volta approvato il progetto, amplierai la tua stima iniziale. Cita come prova qualsiasi informazione di base di supporto, come dati storici o confronti con progetti precedenti. 
8. Traccia una bozza della timeline di un progetto: seleziona una data di inizio e una data di completamento stimata. Quindi aggiungi le milestone principali tra le due date. "Includi qualsiasi milestone che conosci e il tuo background per come hai elaborato quel periodo di tempo", afferma Verzuh. "Ad esempio, se la timeline afferma che la pianificazione e la strategia devono essere fatte entro la data X, includi come hai elaborato quel numero."
   
   Prendi in considerazione l'utilizzo delle domande di Verzuh come suggerimenti:
   • Cosa succede se non lo facciamo entro la data stabilita?
   • Sarà un problema se andiamo oltre la data? C'è una penalità per la sua mancanza?
   • C'è un motivo commerciale per farlo entro quel momento?
   • Come si sincronizza con la tua dichiarazione di scopo? 
9. Identifica i vincoli e le ipotesi del progetto: considera tutti i vincoli entro i quali il progetto deve essere completato. Usa i sei vincoli quando consideri quali fattori potrebbero influire sul progetto. 

1. Quindi, elenca le supposizioni o ciò che il tuo team ritiene vero. Ad esempio, su cosa ti aspetti di fare affidamento o cosa pensi essere vero su tempo, personale, risorse, costi o attrezzature?
   
   In questa sezione, prendi in considerazione e includi anche eventuali rischi significativi che incideranno o interferiranno con il successo del progetto.
2. Annota i costi: non è necessario un budget dettagliato, ma è utile includere i costi. Verzuh suggerisce di scrivere "qualcosa di base in modo che sia riconosciuto, ad esempio 'Prevediamo di spendere X importo per il personale'." 
3. Ottieni feedback: se non lo hai già fatto, chiedi ai membri del team e agli stakeholder di rivedere il documento o le sezioni pertinenti. Sii ricettivo alla loro prospettiva e sii aperto a apportare cambiamenti. 
4. Riesame e revisione: leggi il documento e modifica qualsiasi lingua non chiara. Effettua revisioni finali in base alla tua revisione e al feedback della fase precedente. Riporta le tue revisioni ai membri del team per ottenere input sulle modifiche. Ripeti finché non hai creato un documento di alta qualità. 
5. Presenta lo schema: se devi presentare lo schema, inserisci la riunione preparata con un deck di presentazione. Esercitati a discutere lo schema del progetto con i colleghi. Anticipa eventuali domande che potrebbero essere sollevate durante la presentazione.