Che cos'è uno schema di progetto?
Uno schema di progetto è un documento fondamentale nella gestione del progetto. I project manager creano lo schema per definire formalmente il progetto. Uno schema di progetto include gli obiettivi del progetto, gli scopi, le risorse necessarie e la timeline. Una volta approvato, diventa il blueprint per i documenti futuri.
Come una panoramica del progetto, lo schema del progetto è una parte centrale della pianificazione del progetto. Collega gli obiettivi e gli scopi del progetto a obiettivi aziendali più grandi. Il leader del progetto designato scrive questo documento di circa due pagine come una panoramica di alto livello della visione del progetto e del lavoro necessario per realizzarlo. La panoramica del progetto è anche chiamata charter del progetto o documento di definizione del progetto (PDD).
Eric Verzuh, presidente e fondatore di The Versatile Company, sottolinea l'importanza di uno schema di progetto: "La scrittura dello schema è probabilmente la cosa più importante che si fa su un progetto. Probabilmente è la prima volta che qualcuno mette per iscritto il progetto. Toglie tutte le cose non chiare o almeno delinea cos'è effettivamente il progetto."
"È il punto di partenza di uno dei cinque principali fattori di successo del progetto: l'accordo sull'obiettivo", continua Verzuh. "Risponde: 'Perché lo facciamo, cosa intendiamo quando lo facciamo e cosa ci aspettiamo quando abbiamo finito?' Questo è il momento chiave per risolvere eventuali disaccordi piuttosto che spendere soldi e fare errori."
Oltre a concordare un obiettivo, lo schema del progetto dovrebbe affrontare ciascuno dei cinque principali fattori di successo del progetto annotati nel libro di Verzuh, The Fast Forward MBA in Project Management.
Ecco i fattori di successo descritti da Verzuh e come lo schema realizza ciascuno di essi:
| Fattore di successo | Contributo allo schema |
|---|---|
| 1. Accordo sull'obiettivo | Lo schema risponde alle seguenti domande per allineare il team:
|
| 2. Avere un piano | Lo schema è la base per delegare le responsabilità. |
| 3. Comunicazione chiara tra tutti gli stakeholder | Lo schema è la prima comunicazione formale. |
| 4. Gestione dell'ambito | Lo schema è il primo tentativo di stabilire l'ambito. |
| 5. Supporto della dirigenza | Lo schema è il primo passo per garantire il supporto della dirigenza. |
Un proprietario del progetto assegnato (in genere il project manager o lo sponsor del progetto) definisce formalmente il progetto durante la fase di avvio del progetto. Questa fase è la prima di cinque del ciclo di vita della gestione del progetto, in cui il proprietario del progetto completa lo schema e lo presenta alla dirigenza per l'approvazione.
Una volta approvato, lo schema diventa la base per i documenti di pianificazione del progetto della fase successiva. Durante il progetto, il team fa spesso riferimento allo schema per garantire che le proprie azioni siano in linea con gli obiettivi iniziali.
È importante notare che lo schema del progetto non deve essere confuso con una proposta di progetto, che è un business case circa il motivo per cui il progetto è necessario. Uno schema comunica come verrà svolto il lavoro, mentre una proposta comunica il perché.
Chi dovrebbe creare uno schema di progetto?
Uno sponsor del progetto o un project manager deve creare lo schema del progetto. La persona responsabile della guida del progetto è anche responsabile dello schema, indipendentemente dal suo titolo. Questo proprietario del progetto coinvolge gli stakeholder e i membri del team per assemblare il documento.
Joe Heagney, presidente di QMA International, LLC e autore di Fundamentals of Project Management, sottolinea che "le informazioni che popolano lo schema/il charter del progetto sono spesso fornite dallo sponsor del progetto o da un'altra persona senior all'interno dell'organizzazione, ma il project manager dovrebbe cercare di mettersi in gioco il prima possibile. Ricorda: è il tuo progetto."
Se sei assegnato come proprietario del progetto, è fondamentale per te scrivere uno schema, anche se non è necessario. Verzuh dice: "Non sempre ti viene chiesto di scriverne uno, ma dovresti sempre farlo se stai conducendo un progetto. Dimostra che capisci cosa ti viene chiesto di fare ed è la migliore pratica per chiarire l'incarico."
Quando lo sponsor o il manager assembla il documento, coinvolgerà i membri del progetto secondo le necessità. Questi possono includere membri del team, clienti o stakeholder. Lo schema aiuta quindi a creare una comprensione condivisa tra tutti i collaboratori del progetto e riduce la comunicazione errata durante le attività di gestione degli stakeholder.
Componenti dello schema del progetto
I componenti di uno schema di progetto informano il lettore delle informazioni chiave del progetto. Queste informazioni includono l'ambito del progetto, lo sfondo, la timeline, i membri del team, i requisiti delle risorse e altro ancora. Questi elementi forniscono un contesto e chiariscono eventuali ambiguità prima dell'esecuzione del progetto.
Ecco i componenti di uno schema di progetto:
- Informazioni generali: questa sezione include informazioni di base, come il nome del progetto, lo sponsor del progetto, il project manager e la data di creazione.
- Riepilogo del progetto: il riepilogo del progetto è una panoramica concisa del progetto che illustra al lettore il contesto del progetto.
- Background: include tutte le informazioni pertinenti a supporto di ogni attività del progetto. Le informazioni di base possono essere una sezione separata o essere utilizzate in tutto il documento per aiutare il lettore a capire perché hai incluso alcuni fattori nello schema.
- Ambito del progetto: un ambito di progetto è un elenco dettagliato di ciò che il progetto comporta e dei metodi necessari per consegnare il lavoro. L'ambito delinea anche i limiti del progetto o ciò che non include.
- Obiettivi: gli obiettivi sono dichiarazioni misurabili che specificano come il progetto raggiungerà i suoi scopi e come il team saprà che sono stati raggiunti.
- Vincoli e presupposti: i vincoli sono limitazioni note del progetto. Questi possono riguardare il budget, la qualità o altri fattori. Le ipotesi, d'altra parte, sono fattori ritenuti veri dal team.
- Stakeholder chiave: includi un elenco dettagliato degli stakeholder interni ed esterni coinvolti nel progetto, nonché dei loro ruoli e responsabilità.
- Membri chiave del team: includi un elenco di membri del team, ciascuno dei loro ruoli e le loro responsabilità.
- Deliverable: includi i deliverable o una breve descrizione degli input, degli output e dei risultati accessori del progetto, come i report.
- Timeline del progetto: la timeline del progetto deve includere la data di inizio, la data di fine e le milestone significative.
- Requisiti delle risorse: includi eventuali requisiti di risorse o un elenco delle attività e dei componenti necessari per completare i deliverable.
- Commenti: questa sezione include eventuali note di progetto o elementi di azione che aiuteranno il team a comprendere il documento o a chiarire i dettagli del progetto.
- Budget: questa sezione finale è facoltativa. Includi le informazioni iniziali sul budget, se sono disponibili.
Verzuh raccomanda inoltre di includere i rischi potenziali, anche a livello di base: "Vale sempre la pena sottolineare il rischio. I rischi significativi sono sempre utili perché tendono a influenzare molte cose individuali e il progetto complessivo."
Come scrivere lo schema di un progetto
La scrittura di un solido schema di progetto richiede pensiero, comunicazione e pianificazione. Mentre lo scrivi, la tua attività principale sarà raccogliere e assemblare le informazioni che definiscono il progetto. Prenditi tempo per raccogliere feedback e rivedere il documento prima di inviarlo.
Prima di iniziare, crea una timeline e una checklist di completamento per tenerti aggiornato. Sebbene il tempo necessario per scrivere lo schema varia da progetto a progetto, pianifica abbastanza tempo per raccogliere le informazioni, popolare il documento e rivederlo prima della data di invio.
Puoi utilizzare un modello di schema di progetto esistente per iniziare o creare il tuo da zero. Segui i passaggi nell'ordine che abbiamo elencato di seguito o nell'ordine che ha più senso per il tuo progetto. Per ogni fase, assicurati di ottenere feedback e contributi dai membri del team.
Ecco una guida passo-passo per scrivere lo schema del tuo progetto:
- Aggiungi informazioni di base: inizia compilando il titolo del progetto, le informazioni di base, l'autore e la data della versione nella parte superiore.
- Identifica gli stakeholder chiave e i membri del team: determina e recluta i migliori membri possibili per il team e registra i loro nomi, ruoli e responsabilità. Potrebbe essere necessario chiedere raccomandazioni a colleghi fidati. Elenca tutti i membri del team, gli sponsor, gli stakeholder e i clienti che a un certo punto saranno interessati dal progetto. Conferma che ogni membro del team abbia compreso il proprio ruolo.
Per i membri del team e gli stakeholder, Verzuh afferma che è utile includere informazioni sul "tempo che i membri del team trascorreranno (ad esempio se partecipano al progetto part-time) e, oltre agli stakeholder principali, informazioni utili come chi paga e chi è lo sponsor esecutivo, i clienti specifici o i clienti interni". - Riepiloga il progetto: scrivi una breve panoramica che aiuti il lettore a capire il progetto e come crea valore aziendale. Il riepilogo può essere breve, con due o tre frasi.
Verzuh ricorda che "i progetti sono pensati per fornire valore aziendale. Il compito del PM è tenere d'occhio il valore aziendale e mantenere tutti gli stakeholder verso il valore aziendale. Il riepilogo del progetto è importante perché crea il contesto." - Articola gli obiettivi del progetto: prenditi del tempo per specificare gli obiettivi del progetto. Cosa deve fornire? Perché deve fornirlo? In che modo questo progetto raggiungerà questo obiettivo? Scrivi l'obiettivo in modo sintetico e includi qualsiasi motivazione di base per le decisioni del progetto. Mantieni l'obiettivo ad alto livello e assicurati che si colleghi agli obiettivi aziendali generali.
Esempio: aumenta la nostra presenza sui social media per triplicare il traffico di siti Web in entrata entro il prossimo anno fiscale. - Determina gli obiettivi del progetto: in primo luogo, gli obiettivi di brainstorming in base all'obiettivo. Annota ciò che il progetto migliorerà, ridurrà, rimuoverà o ottimizzerà. Quindi scrivi come il tuo team realizzerà questi miglioramenti e come misurerà il loro successo. Sebbene gli obiettivi SMART siano un quadro comune, Verzuh consiglia di utilizzarlo come guida, piuttosto che aderire pedissequamente al framework. Ecco alcuni obiettivi di esempio, in base all'obiettivo precedente:
- Esempio 1: lanceremo quattro campagne per trimestre per ogni canale di social media esistente, aumentando le impressioni e le visualizzazioni di un fattore di 10.
- Esempio 2: il nostro coinvolgimento aumenterà in media dell'80% per trimestre, per canale, monitorato in base alla percentuale di clic e al numero di commenti dell'utente.
- Esempio 3: guideremo la messaggistica della campagna in base al feedback degli utenti raccolti dalla campagna del trimestre precedente, al fine di aumentare la fidelizzazione del sito del 25% ogni trimestre e ridurre la frequenza di rimbalzo del 20%.
Suggerimento pro: Verzuh dice, "Pensa al riepilogo del progetto e agli obiettivi del progetto come alla stella polare a cui tornare e chiediti: 'Siamo ancora in linea?'"
- Definisci l'ambito e i deliverable: secondo Verzuh, "l'ambito e i deliverable vanno di pari passo. L'ambito è scritto come un verbo. Il deliverable è il sostantivo risultante." Chiarisci quale ambito del lavoro si trova all'interno dei confini del progetto e cosa c'è all'esterno. È particolarmente importante descrivere in dettaglio ciò che è fuori ambito.
- Elenco delle risorse necessarie: fornisci un'ampia panoramica di tutte le risorse necessarie, comprese le persone, le strutture, i costi, le attrezzature, il tempo o le informazioni. Non è necessario essere troppo dettagliati durante questa fase. Una volta approvato il progetto, amplierai la tua stima iniziale. Cita come prova qualsiasi informazione di base di supporto, come dati storici o confronti con progetti precedenti.
- Traccia una bozza della timeline di un progetto: seleziona una data di inizio e una data di completamento stimata. Quindi aggiungi le milestone principali tra le due date. "Includi qualsiasi milestone che conosci e il tuo background per come hai elaborato quel periodo di tempo", afferma Verzuh. "Ad esempio, se la timeline afferma che la pianificazione e la strategia devono essere fatte entro la data X, includi come hai elaborato quel numero."
Prendi in considerazione l'utilizzo delle domande di Verzuh come suggerimenti:- Cosa succede se non lo facciamo entro la data stabilita?
- Sarà un problema se andiamo oltre la data? C'è una penalità per la sua mancanza?
- C'è un motivo commerciale per farlo entro quel momento?
- Come si sincronizza con la tua dichiarazione di scopo?
- Identifica i vincoli e le ipotesi del progetto: considera tutti i vincoli entro i quali il progetto deve essere completato. Usa i sei vincoli quando consideri quali fattori potrebbero influire sul progetto.
- Quindi, elenca le supposizioni o ciò che il tuo team ritiene vero. Ad esempio, su cosa ti aspetti di fare affidamento o cosa pensi essere vero su tempo, personale, risorse, costi o attrezzature?
In questa sezione, prendi in considerazione e includi anche eventuali rischi significativi che incideranno o interferiranno con il successo del progetto. - Annota i costi: non è necessario un budget dettagliato, ma è utile includere i costi. Verzuh suggerisce di scrivere "qualcosa di base in modo che sia riconosciuto, ad esempio 'Prevediamo di spendere X importo per il personale'."
- Ottieni feedback: se non lo hai già fatto, chiedi ai membri del team e agli stakeholder di rivedere il documento o le sezioni pertinenti. Sii ricettivo alla loro prospettiva e sii aperto a apportare cambiamenti.
- Riesame e revisione: leggi il documento e modifica qualsiasi lingua non chiara. Effettua revisioni finali in base alla tua revisione e al feedback della fase precedente. Riporta le tue revisioni ai membri del team per ottenere input sulle modifiche. Ripeti finché non hai creato un documento di alta qualità.
- Presenta lo schema: se devi presentare lo schema, inserisci la riunione preparata con un deck di presentazione. Esercitati a discutere lo schema del progetto con i colleghi. Anticipa eventuali domande che potrebbero essere sollevate durante la presentazione.
Modello di schema di progetto campione
Scarica il modello di schema del progetto di campione per
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Scarica il modello in bianco di schema del progetto per
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Usa questo modello di esempio di schema di progetto per aiutarti ad articolare gli obiettivi del progetto e ad allineare il tuo team a loro. Scarica il modello di esempio di una pagina per vedere come scrivere una panoramica di alto livello del progetto, un riepilogo del progetto, obiettivi, ambito e deliverable chiave. Quindi utilizza il modello vuoto per creare il tuo schema di progetto.
Suggerimenti per scrivere uno schema di progetto
Abbiamo raccolto i suggerimenti degli esperti per aiutarti a scrivere un ottimo schema di progetto. Utilizza questi suggerimenti per mantenere il tuo documento concentrato ed efficace. Uno schema di successo aiuterà ad allineare gli stakeholder e i membri del team agli obiettivi del progetto.
Ecco i nostri suggerimenti principali per scrivere uno schema di progetto:
- Usa un modello: inizia con un modello. Puoi crearne uno tuo o usare un modello di schema di progetto esistente.
- Rimani organizzato: mantieni il documento ben strutturato.
- Non affrettarti: dedica abbastanza tempo per creare uno schema di qualità.
- Identifica i conflitti: agisci come un detective che sta scoprendo dove gli stakeholder non sono d'accordo. Verzuh dice: "Sappiamo sempre che c'è un disaccordo; non sappiamo di cosa si tratta finché non lo scopriamo. Questo è un ottimo momento per scoprire questi problemi."
- Ottieni feedback: sii aperto al feedback e sii pronto per le revisioni.
- Sii persuasivo: scrivi per il lettore con l'obiettivo di far salire tutti a bordo. Tieni presente che lo schema potrebbe essere il primo punto critico del progetto, in quanto l'approvazione del progetto molto probabilmente si basa sul documento. Verzuh afferma: "Elabora lo schema del tuo progetto per affrontare gli aspetti chiave che devono essere trattati sul progetto. In particolare per il lavoro interno, questa potrebbe essere la base per decidere se andare avanti su un progetto."
- Ricorda il tuo pubblico: leggi tutte le sezioni completate con il tuo pubblico in mente. Assicurati che il contenuto risponda chiaramente a ciò che ogni gruppo o persona deve sapere. Visualizza il processo come un mezzo per far luce sul progetto. Heagney afferma: "Il processo di creazione dello schema è di chiarimento. Il project manager deve impegnarsi con gli stakeholder, identificare i loro desideri e le loro esigenze, quindi iniziare a costruire i requisiti."
- Modifica e revisione: esegui una verifica incrociata del tuo lavoro facendo in modo che i membri del team di più aree lo rivedano. In questo modo, potrebbero scoprire gap di informazioni o sezioni che non sono chiare.
- Mantieni semplice il documento: la semplicità è la cosa migliore. Dopo aver letto il tuo schema, segnala le sezioni che non hanno senso e riscrivile. Se non lo capisci facilmente, nemmeno il tuo lettore lo farà. Utilizza la formattazione, come gli elenchi puntati, a tuo vantaggio.
- Usa dati quantificabili: quando scrivi i requisiti, Heagney consiglia di assicurarsi che "siano misurabili e verificabili".
- Riconosci vincoli: sii realistico nel determinare il triplice vincolo (ambito, calendario e costi). Verzuh consiglia di chiedersi: "Ci sono minacce all'interno dell'ambiente di progetto che ti impedirebbero di raggiungere il programma, gli obiettivi o gli scopi del progetto, o che lo renderebbero molto più costoso del previsto?"
- Riconosci i rischi: non prendere decisioni in base all'esecuzione perfetta del progetto. Supponi che almeno il 20% del progetto incontrerà delle sfide.
Vantaggi del redigere uno schema di progetto
I vantaggi offerti dalla stesura di uno schema di progetto valgono la pena di prendersi il tempo necessario per crearne uno. In questo modo si sostiene il successo del progetto, si evitano costosi errori di comunicazione e si responsabilizza il team. In definitiva, semplifica il tuo lavoro di project manager.
Ecco i vantaggi del redigere uno schema di progetto:
- Migliore allineamento del team: indicando chiaramente gli obiettivi e gli scopi, lo schema allinea tutti i membri del team agli obiettivi del progetto.
- Comunicazione più chiara: stabilisci fin dall'inizio una comunicazione univoca con uno schema di progetto.
- Ruoli più chiari: lo schema del progetto chiarisce i ruoli e le responsabilità fin dall'inizio.
- Meno disaccordi: allineando i membri del team fin dall'inizio, le linee di progetto aiutano a risolvere i disaccordi prima che diventino costosi.
- Miglioramento delle relazioni con gli stakeholder: mantenere gli stakeholder aggiornati sugli obiettivi del progetto significa essere in grado di gestire meglio le aspettative e le relazioni degli stakeholder.
- Gestione dei tempi migliorata: aiuta il team a gestire il tempo includendo una timeline e un piano nel tuo schema.
- Milestone più utili: crea punti di successo all'interno del progetto con le milestone.
- Flusso di lavoro ottimizzato: chiarendo i ruoli e le responsabilità del team nello schema del progetto, contribuisci a promuovere flussi di lavoro efficienti.
- Riduzione dello scope creep: definire l'ambito del progetto nello schema aiuta a evitare o mitigare lo scope creep.
Inoltre, Verzuh osserva che la creazione di uno schema di progetto "costruisce la tua autorità di esperti, dimostra che sei la persona competente e organizzata per guidare il progetto, stabilisce il documento come autorità sugli stakeholder come punto di contatto per ricordare loro l'accordo e funge da primo fattore di successo del progetto."
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