Cosa può fare un'analisi del gap per te?
Un'analisi del gap misura i risultati effettivi rispetto ai risultati attesi per identificare strategie, processi, tecnologie o competenze non ottimali o mancanti. Utilizza i risultati di un'analisi del gap per raccomandare le azioni che la tua azienda dovrebbe intraprendere per raggiungere i suoi obiettivi.
Confrontando lo stato attuale con lo stato target, le aziende, le business unit o i team possono determinare su cosa devono lavorare per migliorare le loro prestazioni o risultati e intraprendere più rapidamente la strada giusta. Le aziende possono anche utilizzare il processo di analisi del gap per migliorare le prestazioni individuali o di team ed esaminare attributi come la competenza delle attività, il livello di prestazione e la produttività. Altri nomi per il processo includono l'analisi delle esigenze, l'analisi delle esigenze e la valutazione delle esigenze.
Invece di una valutazione del rischio, che tende ad essere lungimirante, un'analisi del gap esamina lo stato attuale. Gli standard ANSI (American National Standards Institute), ASIS (American Society for Industrial Security) e RIMS (Risk and Insurance Management Society) affermano che la valutazione del rischio include l'identificazione, l'analisi e la valutazione delle incertezze sugli obiettivi e i risultati di un'organizzazione.
L'analisi del gap può anche essere considerata come un mezzo per confrontare le prestazioni con le potenzialità. In altre parole, fino a che punto una persona, un gruppo o un prodotto operano al di sotto dalle loro capacità? Le risorse non coprono le esigenze?
L'analisi del gap è un processo che, se applicato ad altri processi aziendali, diventa un processo di reporting utilizzato per il miglioramento. Se applicata alla produzione o alla produzione, un'analisi del gap può aiutare a bilanciare l'assegnazione e l'integrazione delle risorse dal loro attuale livello di allocazione verso un livello ottimale. Queste risorse possono essere tempo, denaro, risorse materiali o umane.
Concretezza vs. Concettualità
È possibile eseguire un'analisi concreta del gap che guardi al mondo reale, o una concettuale che esamina scenari ipotetici. Sebbene sia possibile utilizzare lo stesso modello in entrambi gli esercizi, quando si esegue un'analisi del gap concettuale, è necessario fare ipotesi su quali parametri utilizzare. Al contrario, si utilizzano fatti e dati reali per un'analisi concreta.
Strategica vs. Operativa
Un'analisi del gap può essere strategica e concentrarsi sull'organizzazione complessiva e sulla pianificazione e l'esecuzione a quel livello, oppure può essere operativa e concentrarsi sul lavoro quotidiano di un team o di un reparto. Poiché entrambi i metodi si basano su situazioni del mondo reale, non è necessario fare ipotesi.
Scopri come Smartsheet può aiutarti ad essere più efficace
Guarda la demo per vedere come puoi essere più efficace nella gestione del tuo team, dei progetti, e dei processi, con la gestione del lavoro in tempo reale in Smartsheet.
Esempi di analisi del gap
Molti reparti aziendali utilizzano il processo di analisi delle lacune, tra cui contabilità, vendite, servizio clienti e risorse umane. Di seguito troverai alcuni esempi specifici di scenari in cui un'azienda può utilizzare un'analisi del gap:
-
Lancio di un nuovo prodotto: dopo che un'azienda ha lanciato un nuovo prodotto, potrebbe fare un'analisi del gap per determinare il motivo per cui le vendite non soddisfano le previsioni.
-
Produttività: quando la produttività di una fabbrica non soddisfa le aspettative, le esigenze mirate dei clienti o l'insieme di requisiti aziendali che sono stati stabiliti, un'analisi del gap può aiutare a determinare quale processo risolvere.
-
Gestione delle forniture: se un ospedale si trova a corto di forniture su base regolare, potrebbe eseguire un'analisi del gap per identificare il motivo.
-
Prestazioni di vendita: un produttore può esaminare le prestazioni di vendita del proprio catalogo di prodotti per assicurarsi di produrre il giusto mix e utilizzare il risultato per massimizzare la propria frontiera della possibilità di produzione.
-
Valutazione individuale: un leader del team presso un'azienda di contabilità può far eseguire a ciascun membro un'analisi del gap su se stesso e utilizzare questi risultati non solo per trovare obiettivi per migliorare le prestazioni di ogni persona, ma anche per tracciare le best practice che tutti possono adottare.
-
Valutazione del prodotto: un'azienda di software potrebbe eseguire un'analisi del gap del proprio prodotto per garantire che tutte le caratteristiche e le funzioni descritte nei requisiti aziendali siano presenti e funzionino come previsto.
Perché le aziende eseguono un'analisi del gap?
Le aziende eseguono analisi del gap per identificare la differenza tra dove si trovano e dove vogliono essere. È possibile utilizzare un'analisi del gap per valutare queste differenze, identificare le cause e informare le fasi necessarie per colmare il gap.
Nella gestione dei progetti, la differenza tra il modo in cui un'azienda esegue un compito o un'attività e il modo ideale in cui potrebbe essere eseguita è chiamata CΔV (pronunciato "C delta-V") o visone attuale del gap. La differenza tra un obiettivo per una metrica e le prestazioni metriche effettive è chiamata AΔT (pronunciato "A delta-T") o obiettivo di gap effettivo.
Di seguito sono riportati alcuni motivi per cui un'azienda potrebbe eseguire un'analisi del gap:
-
Benchmarking: confronto dei risultati con criteri esterni. Un'azienda informatica potrebbe voler vedere dove si trova in contrasto con i criteri di prestazione del settore, oppure un'azienda potrebbe voler confrontare la propria reputazione con la concorrenza.
-
Analisi del portafoglio: esaminando il proprio portafoglio di prodotti per cercare nuove opportunità di vendita, un'azienda può utilizzare un'analisi del gap per identificare nuovi prodotti da vendere. Al contrario, può anche cercare prodotti esistenti che non si vendono bene, utilizzare un'analisi del gap per scoprire il perché, quindi promuoverli (ad esempio portarli più in primo piano nel marketing o metterli in vendita), modificarli per soddisfare meglio le esigenze dei clienti o rimuoverli dal portafoglio.
-
Profitti: se una percentuale di profitto prevista non viene raggiunta, un'azienda può utilizzare un'analisi del gap per determinare cosa è andato storto e se si è trattato di pianificazione o esecuzione. L'organizzazione ha pagato spese superiori al previsto per i materiali o ha dovuto abbassare i prezzi a causa di una concorrenza inaspettata?
-
Processi: un'analisi del gap può aiutare a rivelare le carenze dei processi, in modo che i risultati reali corrispondano ai risultati attesi. Una società di spedizioni potrebbe esaminare il proprio processo AP per vedere perché così tanti dei loro fornitori non vengono pagati in tempo, oppure esaminare i propri processi di fatturazione per capire perché molti dei loro fornitori non ottengono le fatture prima della scadenza.
-
Indicatori di prestazione: un'analisi del gap può anche essere applicata agli indicatori chiave di prestazione come l'acquisizione di nuovi clienti, l'importo medio degli ordini o il ritorno sull'investimento (ROI). Un operatore di telefonia mobile potrebbe cercare i motivi che gli hanno fatto perdere l'obiettivo di acquisizione dei clienti, oppure un'azienda ittica potrebbe cercare i motivi per cui non ha lavorato tanto salmone quanto previsto.
-
Gap di utilizzo: un gap di utilizzo è la differenza tra le dimensioni attuali del mercato per un prodotto o un servizio e le dimensioni potenziali del mercato. Un'analisi del gap in questo settore può aiutare un'organizzazione a capire perché non sta raggiungendo il suo pieno potenziale. La reputazione di un'azienda sta facendo abbassare le vendite? O il management ha letto male la domanda di un prodotto?
Cos'è un'analisi del gap di mercato?
Un'analisi del gap di mercato è un metodo di ricerca delle opportunità di vendita in cui la domanda supera l'offerta. Un'organizzazione può utilizzare queste analisi, che possono essere eseguite internamente o esternamente, per prendere decisioni basate su fatti di mercato, piuttosto che su opinioni.
Un'analisi del gap di mercato differisce dalle ricerche di mercato in quanto è proattiva piuttosto che reattiva. Le aziende business to consumer (B2C) sfruttano spesso questo processo. Il mercato su cui potrebbero indagare può essere geografico (non c'è nessuno che vende nulla di simile al nostro prodotto sulla costa occidentale), basato sul prodotto (c'era un tempo in cui nessuno vendeva custodie per telefoni cellulari che fungevano anche da portafogli), basato sul servizio (ci possono essere molti cani in una città, ma non molti dog walker o altre aziende di cura di animali domestici), oppure cercare un modo per utilizzare meglio le risorse esistenti (si pensi al lancio di Uber Eats).
Cos'è un'analisi del gap strategica?
Un'analisi del gap strategica confronta la strategia di un'azienda con quella dei suoi concorrenti. Un'azienda può quindi adottare gli aspetti più performanti degli approcci dei propri concorrenti e integrare questi aspetti all'interno delle parti di maggior successo della propria strategia esistente.
Quando eseguire un'analisi del gap
Un'azienda può eseguire un'analisi del gap in qualsiasi momento, ma deve riflettere sui tempi per massimizzarne l'efficacia. Esegui analisi del gap su base regolare, prima di un periodo di pianificazione strategica o ogni volta che un reparto o un'impresa sta sottoperformando.
L'analisi del gap è spesso una parte chiave della pianificazione strategica, che è un processo che aiuta un'organizzazione a definire una strategia per raggiungere i suoi obiettivi. Cercando i problemi attraverso un'analisi del gap, l'azienda può adattare la propria strategia per adattarsi meglio alla situazione o aggiornare i processi aziendali per allinearsi alla strategia.
Quando un'organizzazione è alla ricerca dei problemi nelle proprie prestazioni, un'analisi del gap può essere uno strumento chiave per identificare dove le cose non stanno andando bene. Ad esempio, se un'azienda vuole avviare una campagna di marketing per migliorare la propria reputazione o richiedere un prestito, può eseguire un'analisi del gap di mercato per determinare il suo impatto sull'economia locale e utilizzare tali dati come parte della sua campagna o della richiesta di prestito. Allo stesso modo, quando un'azienda si prepara a un audit o ad altre attività di supervisione, un'analisi delle lacune è un modo proattivo per mostrare ai revisori i regolamenti che l'azienda sta rispettando e che ha un piano per soddisfare il resto.
Vantaggi e sfide di un'analisi del gap
Le analisi del gap avvantaggiano le organizzazioni in molti modi, come l'identificazione delle opportunità di crescita e la priorità delle risorse. Possono anche essere difficili e richiedere tempo e richiedere una conoscenza approfondita del reparto a cui si stanno rivolgendo. Di seguito abbiamo illustrato i principali vantaggi e sfide:
-
Approfondimento delle aree che devono essere migliorate, come l'efficienza, i prodotti, la redditività, i processi, la soddisfazione del cliente, le prestazioni, la partecipazione e il vantaggio competitivo
-
Garantire che i requisiti del progetto siano stati soddisfatti
-
Individuare le aree di debolezza e di debolezza da affrontare
-
Scoprire le differenze nella percezione rispetto alla realtà
-
Fornire informazioni per guidare i responsabili delle decisioni, che possono portare a decisioni migliori
-
Trovare i luoghi migliori per distribuire le risorse e concentrare l'energia
-
Definizione delle priorità delle esigenze
-
Se eseguita bene, i risultati di un'analisi del gap sono chiari e facili da comprendere
Sebbene preziose, le analisi del gap non sono perfette. Alcune sfide relative al processo di analisi del gap includono le seguenti:
-
Il completamento di successo dipende dalla conoscenza e dalla persistenza delle persone coinvolte nel processo.
-
Sebbene il processo possa esporre alcune cause, se non va abbastanza in profondità, le risoluzioni proposte non affronteranno la vera causa principale o le complessità alla base. Ad esempio, quando si valutano le prestazioni di vendita, un'analisi potrebbe concludere che i rappresentanti di vendita non offrono un nuovo prodotto a sufficienza, ma potrebbero non scoprire perché. Non hanno abbastanza familiarità con il prodotto? I clienti non sono disposti a passare da un prodotto esistente? Oppure il nuovo prodotto non funziona come pubblicizzato?
-
L'analisi può essere imprecisa, poiché il terreno è in costante cambiamento (soprattutto nelle grandi organizzazioni o nei settori in rapida evoluzione)
Come eseguire un'analisi del gap
L'esecuzione di un'analisi del gap è semplice. In primo luogo, identifica l'area in cui valutare e dichiarare il suo risultato ideale. Quindi, analizza il suo stato attuale. Confrontalo con i risultati ideali e quantifica la differenza. Infine, fai un piano per colmare il gap.
Nelle organizzazioni più grandi, il processo di analisi del gap è generalmente responsabilità degli analisti aziendali, dei project manager, dei team di miglioramento dei processi o del management. Ma con un po' di formazione e un modello di analisi del gap ben progettato, chiunque può lavorare attraverso il processo.
Alcune organizzazioni potrebbero già avere un processo delineato che è possibile seguire. Tuttavia, i passaggi di base per l'analisi del gap sono spiegati di seguito.
-
Identifica l'area da analizzare e identifica gli obiettivi da raggiungere.
Ad esempio, potresti voler capire perché la tua fabbrica non sta raggiungendo il suo obiettivo di output. L'obiettivo sarà scoprire le cause che hanno contribuito a non raggiungere gli obiettivi e raccomandare come rimuovere le cause. -
Stabilisci lo stato futuro ideale. Se tutto funzionasse secondo i piani, dove saresti?
-
Analizza lo stato attuale. Quali sono le cause che hanno contribuito al mancato obiettivo? Ad esempio, i lavoratori non sono stati formati abbastanza bene? Il piano di produzione è stato a corto di personale? I materiali richiesti erano disponibili? Il layout del piano di produzione ha rallentato le cose?
-
Confronta lo stato attuale con lo stato ideale. Quanto era lontano dall'obiettivo la produzione reale? Ad esempio, ti aspettavi di produrre 1000 unità all'ora, ma sei riuscito a produrre solo 800 unità all'ora?
-
Descrivi il gap e quantifica la differenza. Nell'esempio di produzione di unità (descritto nella fase 4), ci sarebbe una carenza del 20%. Dopo aver studiato le potenziali cause, delineare il contributo di ciascuno di essi al gap. In questo esempio, possiamo scoprire che la formazione insufficiente ha causato il 5% del gap, i problemi di personale hanno causato il 7%, la carenza di materiali ha causato il 2% e il layout inefficiente della fabbrica ha causato il 14%. Le aziende possono utilizzare altri sistemi di valutazione per quantificare la differenza che può essere fondamentale, ad esempio una terminologia semplice come buona, equa e scarsa, fino a qualcosa di più dettagliato come una scala 1-50.
-
Riepiloga le raccomandazioni e crea un piano per colmare il gap. Decidi cosa deve essere modificato e stabilisci quali passaggi devono essere intrapresi per risolvere le cose. In questo esempio, il team che esegue l'analisi può decidere che il problema del layout è il più facile da affrontare e avrà l'impatto maggiore, quindi potrebbe consigliare i modi per affrontarlo. Quindi potrebbero lavorare con i team della catena di approvvigionamento e del personale per creare raccomandazioni anche per questi problemi. Riassumerebbero le loro idee e le presenterebbero alla direzione per iniziare a pianificare i miglioramenti.
Best practice per l'analisi delle lacune
Quando si esegue un'analisi del gap, stai attento a quali aree, elementi e processi analizzare e quali raccomandazioni adottare. Comprendi che le modifiche apportate possono influire su altre aree. Assicurati che i tuoi obiettivi siano specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e legati al tempo (SMART).
Fai un backup delle raccomandazioni con dati di supporto dall'analisi per aumentare la probabilità che la tua azienda le adotti. Utilizza i grafici per illustrare i tuoi dati e renderli più facili da comprendere. È inoltre indispensabile considerare i costi, le risorse e le conseguenze quando si raccomandano i problemi da affrontare e le soluzioni. Ricorda, se una soluzione è fuori portata, è improbabile che l'azienda la adotti.
Assegna un proprietario a ogni parte del processo per assicurarti di completare ogni fase. Scavando a fondo nella soluzione proposta, scoprirai che potrebbe non essere facile da raggiungere. Guarda oltre l'ovvio per vedere se ci sono altre soluzioni possibili.
Scopri come la creazione di obiettivi SMART può garantire che l'analisi delle lacune sia il più efficace possibile.
Framework per l'analisi del gap
Per semplificare il processo, è possibile utilizzare un framework per l'analisi del gap, come il modello di Nadler-Tushman e il framework PESTEL. Utilizza ogni quadro elencato di seguito come principio di organizzazione sia per le cause scoperte che per le soluzioni proposte.
Framework McKinsey 7Ss
Il quadro McKinsey ha sette categorie: strategia, struttura, sistemi, valori condivisi, competenze, stile e personale. I primi tre sono considerati "difficili" e il resto sono considerati "morbidi".
Un esempio di disallineamento potrebbe essere se una linea di produzione richiede 20 persone per operare a pieno regime, ma il turno di notte ha solo 15 persone disponibili. In questo caso, si verifica un disallineamento tra i sistemi e il personale.
Framework di congruenza di Nadler-Tushman
Questo modello suddivide le prestazioni di un'azienda in quattro aree: lavoro, persone, struttura e cultura. Annota i punti di forza e di debolezza di ciascuna area, quindi confrontali con le altre aree. L'obiettivo è scoprire se il lavoro svolto in ogni area supporta le altre. Ad esempio, se un gruppo di conformità svolge le proprie attività ad alto livello e trova aree in cui l'azienda non segue determinate leggi e regolamenti, ma l'organizzazione aziendale non ha modo di implementare questi cambiamenti, le persone e la struttura non sono congruenti.
Framework SWOT
SWOT è un acronimo che, tradotto, significa punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Mentre alcuni esperti considerano l'analisi delle lacune e l'analisi SWOT come strumenti separati, lo SWOT è uno strumento utile per organizzare sia le cause che le raccomandazioni. Tuttavia, la parte delle minacce compete alla valutazione del rischio e, come già detto in precedenza, l'analisi del gap non è una valutazione del rischio.
Scarica un modello di analisi SWOT gratuito per iniziare con questo framework.
Framework PESTEL
PESTEL è un altro acronimo e sta per politico, economico, sociale, tecnologico, ambientale e legale. Sebbene possa essere un'analisi a sé stante, un'azienda può anche utilizzarla come quadro di analisi del gap.
Framework a spina di pesce
Il diagramma a spina di pesce è uno strumento creato da Kaoru Ishikawa, un esperto giapponese di controllo della qualità. Il metodo è progettato per identificare le cause dei problemi e dividerle in categorie, in modo simile agli altri framework di cui sopra.
Mentre l'immagine sopra illustra sei categorie utilizzate nel settore manifatturiero, ci sono altre serie di categorie che altre aree di business utilizzano. Un paio di queste sono descritte di seguito.
Le 8 P del marketing del prodotto
-
Prodotto
-
Prezzo
-
Promozione
-
Posto
-
Processo
-
Persone
-
Prove fisiche
-
Prestazioni
Le 4 S del servizio
-
Surroundings (Circostanze)
-
Suppliers (Fornitori)
-
Systems (Sistemi)
-
Skills (Competenze)
Cos'è un'analisi del gap per una banca?
Nel settore bancario, un'analisi del gap valuta il rischio esaminando il saldo degli asset e delle passività. L'analisi determina se c'è un gap negativo (quando le passività superano gli asset) o un gap positivo (quando gli asset superano le passività).
L'analisi del gap bancario non tiene conto delle potenziali modifiche dei tassi di interesse e si concentra generalmente su periodi di tempo futuri prossimi (un mese in uscita, tre mesi in più), quindi è uno strumento limitato.
Cos'è un'analisi del gap nel settore farmaceutico?
Un'analisi del gap (nota anche come analisi del gap di convalida) nel settore farmaceutico esamina la differenza tra i requisiti normativi che interessano un'azienda e le pratiche e i processi che un'azienda utilizza attualmente.
Trasforma un'analisi del gap in processi attuabili con la gestione del lavoro in tempo reale in Smartsheet
Potenzia il rendimento dei tuoi dipendenti con una piattaforma flessibile progettata per soddisfare le esigenze del tuo team e capace di adattarsi alle condizioni mutevoli del lavoro. La piattaforma Smartsheet semplifica la pianificazione, l'acquisizione, la gestione e la creazione di report sul lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il tuo team a essere più efficace e ottenere di più. Crea report sulle metriche chiave e ottieni visibilità in tempo reale sul lavoro mentre accade con report di riepilogo, pannelli di controllo e flussi di lavoro automatizzati creati per mantenere il tuo team connesso e informato. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Prova Smartsheet gratuitamente, oggi.