Cos'è la gestione dei flussi di lavoro?
La gestione dei flussi di lavoro è il processo di coordinamento delle sequenze di attività per raggiungere gli obiettivi del progetto. La gestione dei flussi di lavoro suddivide grandi sequenze di attività in parti più piccole, con l'obiettivo di migliorare costantemente i processi aziendali.
Doron Meir è direttore artistico e di animazione, artista di storie, insegnante e autore di Workflow, A Practical Guide to the Creative Process, con 15 anni di esperienza e un metodo esclusivo di gestione di team creativi con budget limitati e tempi stretti. Afferma: "La gestione dei flussi di lavoro determina la fase di qualsiasi processo che inizia dal nulla e procede a una conclusione positiva." Meir nota che questa descrizione si applica a qualsiasi attività aziendale, tra cui campi creativi, progettazione, servizi, produzione, risorse umane e altro ancora.
Il processo di gestione dei flussi di lavoro
Il processo di gestione dei flussi di lavoro prevede la suddivisione di grandi attività aziendali in parti più gestibili e l'assegnazione delle risorse per raggiungere obiettivi e traguardi. Il processo è personalizzato per soddisfare le esigenze specifiche dell'organizzazione.
La maggior parte dei piani di progettazione per la gestione dei flussi di lavoro segue un processo a otto fasi per organizzare le risorse:
- Identificazione delle risorse: crea un elenco delle risorse necessarie per completare la tua attività, comprese tutte le persone, i budget, i tempi, le attrezzature, le forniture, la tecnologia e i fornitori.
- Elencazione delle attività: scrivi un elenco di attività da portare a termine e suddividile il più possibile in componenti logiche.
- Assegnazione dei ruoli: assegna tutte le tue attività ai membri del team. Per portare a termine il progetto nel periodo di tempo desiderato, potresti dover cercare aiuto al di fuori del tuo team diretto, sia da persone in altre parti della tua organizzazione che da fornitori esterni.
- Visualizzazione: crea un diagramma dei flussi di lavoro per rappresentarli visivamente. Il diagramma dovrebbe chiarire le sequenze di attività e le interdipendenze. Utilizza uno strumento digitale che ti consenta di modificare e perfezionare il flusso di lavoro, nonché di condividerlo con le parti interessate.
- Test: coinvolgi i soggetti interessati nel processo di revisione e test per identificare eventuali difetti nel piano. Raccogli le opinioni dei membri del team per migliorare il flusso di lavoro proposto.
- Formazione: una volta stabilito un modello efficace, parla con il tuo team in merito al quadro generale, al loro ruolo, al budget e a qualsiasi considerazione relativa alla tempistica, oltre che delle dipendenze delle attività da considerare man mano che ci si avvicina all'obiettivo.
- Distribuzione: se hai un team piuttosto esteso, per prima cosa distribuisci il nuovo flusso di lavoro a un gruppo più piccolo, in modo da poter verificare se funziona. Apporta eventuali modifiche prima di assegnarlo all'intero team. Durante il lavoro, chiedi ai membri del team di indicare le aree di miglioramento.
- Miglioramento: usa i flussi di lavoro esistenti come modelli per compiti simili e modificali per soddisfare un nuovo requisito o migliorare i progetti passati. In ogni milestone del progetto, e durante il riesame, sfrutta l'opportunità per migliorare prodotti, processi e competenze.
Diagrammi e tecniche di gestione dei flussi di lavoro
Esistono diverse tecniche di gestione dei flussi di lavoro, ma tutte sono utili per sviluppare roadmap di progetto e utilizzare visualizzazioni e diagrammi. La tecnica di gestione dei flussi di lavoro utilizzata dipende dal tipo di progetto e dal suo livello di complessità.
L'analisi dei flussi di lavoro suddivide le prestazioni di un flusso di lavoro e analizza le tendenze di miglioramento. Gli utenti aziendali possono modificare i processi per ottimizzare l'efficienza e la produttività sul posto di lavoro esaminando il flusso di lavoro a livello di attività. La tecnica mira a generare un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, la soddisfazione dei clienti e la competitività aziendale.
Ecco alcune delle tecniche più comuni per scrivere un flusso di lavoro:
- Business Process Modeling Notation (BPMN): la tecnica di modellazione e notazione dei processi aziendali illustra le fasi di un modello aziendale. Questa tecnica approvata ISO è uno standard di gestione dei processi aziendali e di progettazione dei sistemi. In questo esempio di ingresso al pronto soccorso, i processi di gestione dei flussi di lavoro si manifestano con l'uso di simboli e colori standard.
- Integrated Definition for Function Modeling (IDEF0): la definizione integrata per la modellazione delle funzioni è stata sviluppata dalla U.S. Air Force ed è ora di dominio pubblico. La tecnica IDEF0 modella decisioni, azioni e attività in base a ricerche approfondite, test e sviluppo del team. Questa tecnica di modellazione caratterizza il settore manifatturiero, l'ingegneria software, il processo aziendale oltre che l'analisi, lo sviluppo e la progettazione di sistemi informatici.
- Unified Modeling Language Diagrams (UML): i diagrammi del linguaggio di modellazione unificato sono un linguaggio di modellazione evolutivo generico sviluppato per la progettazione strutturale e comportamentale di sistemi software complessi. La tecnica ha applicazioni che vanno oltre lo sviluppo software, come i flussi dei processi produttivi. L'esempio seguente di diagramma del linguaggio di modellazione unificato mappa le fasi nelle richieste dei clienti e riceve un ordine in uno scenario e-commerce.
- Diagramma di flusso: i diagrammi di flusso mostrano le fasi separate di un processo in ordine sequenziale. Questa tecnica si applica a molte procedure amministrative o di servizio, processi produttivi o piani di progetto. Questo diagramma di flusso per il reclutamento mostra le fasi per completare o arrestare un processo di assunzione.
- Data Flow Diagram (DFD): i diagrammi di flusso dei dati (DFD) rappresentano visivamente il flusso di informazioni attraverso un processo. I DFD supportano la comprensione delle operazioni per rivelare potenziali problemi al fine di perfezionare i processi e le efficienze. Le applicazioni di DFD variano da una panoramica di base a una visualizzazione complessa di processi o sistemi. Questo diagramma mostra un diagramma di processo di tipo semplice e, a differenza di altri diagrammi di flusso di lavoro, non illustra i punti decisionali.
- Role Activity Diagrams: i diagrammi delle attività di ruolo rappresentano l'interrelazione dei ruoli all'interno del processo, delle interazioni e delle azioni costitutive. Il flusso di lavoro è gestito in base al modo in cui le persone svolgono il lavoro e collaborano nei propri ruoli specifici. In questo esempio viene illustrata l'interazione di tre funzioni in uno studio di progettazione.
- Colored Petri-Nets: le reti di Petri colorate, note anche come CPN o CP-nets, sono pensate per gestire flussi di lavoro in sistemi complessi. Questo linguaggio grafico è adatto a scenari in cui sono essenziali la comunicazione, la sincronizzazione e la condivisione delle risorse.
- Object-Oriented Methods: la metodologia orientata agli oggetti è una tecnica di sviluppo software che cattura il comportamento e la struttura di sistemi per migliorare produttività e qualità. Il metodo prevede la progettazione di software in base agli oggetti o ai componenti. Gli oggetti sono modulari, il che consente il riutilizzo e la condivisione con altri sistemi. L'approccio è utile nella progettazione, nell'analisi e nella gestione di programmi complessi, grandi e regolarmente aggiornati.
- Diagrammi di Gantt: i diagrammi di Gantt rappresentano le dipendenze tra compiti e attività per creare un piano di progetto e sono applicabili a quasi ogni situazione di flusso di lavoro. Questo esempio illustra un progetto IT ed evidenzia la chiarezza che semplifica la gestione dei flussi di lavoro a tutto il personale coinvolto nel progetto.
- Role Interaction Diagrams: i diagrammi di interazione dei ruoli sono un tipo di diagramma UML utilizzato per catturare il flusso di messaggi di sistema. La tecnica fornisce un contesto per le relazioni all'interno di un sistema o processo.
- Modello di simulazione: i diagrammi di gestione dei flussi di lavoro dei modelli di simulazione mostrano le fasi del processo di lavoro da utente a utente. L'esempio mostra un flusso di lavoro per gestire il contenuto scritto.
Esempi di gestione dei flussi di lavoro in vari settori
Esempi di gestione dei flussi di lavoro sono presenti in quasi ogni tipo di azienda. Le organizzazioni a scopo di lucro e non gestiscono i flussi di lavoro per sfruttare al massimo le risorse umane, materiali e tecnologiche per ridurre i costi, rispettare le tempistiche e fornire risultati di qualità.
Ecco alcuni esempi d'uso della gestione dei flussi di lavoro di diversi tipi di aziende:
- Assistenza clienti: tenere traccia delle modalità di assegnazione delle indagini sui reclami dei clienti.
- Sanità: gestire la ricezione di una ricetta medica attraverso la sua compilazione e il ritiro finale da parte del paziente.
- Risorse umane: imporre i processi di assunzione, le modalità di congedo, i requisiti di formazione annuale e i processi di pagamento.
- IT: indicare come affrontare ogni tipo di problema software o hardware segnalato da un membro del personale.
- Forze armate: distribuire i flussi di lavoro per gestire una situazione ostile e seguire le regole d'ingaggio.
- Produzione farmaceutica: controllare la qualità nella produzione di medicinali, nel confezionamento, nei test delle materie prime e post-produzione e nella preparazione della spedizione.
- Viaggi: prenotare voli, hotel, tour e auto a noleggio.
Esistono molti modi per sfruttare le tecniche e gli strumenti di gestione dei flussi di lavoro per migliorare l'esecuzione degli incarichi aziendali in qualsiasi settore.
Best practice per la gestione efficace dei flussi di lavoro
Best practice per la gestione efficace dei flussi di lavoro incentrata sull'obiettivo finale: per completare le sequenze dei flussi di lavoro dall'inizio alla fine con meno sforzo, meno errori, in meno tempo ed entro il budget.
Ecco alcuni metodi per gestire e ottimizzare i flussi di lavoro in modo più efficace:
- Controllo e regolazione in base a una "fonte affidabile":
Chris M. Walker, CEO e proprietario di Superstar SEO, una società di marketing digitale. Afferma: "Quando accettiamo nuovi progetti di clienti, ci allarghiamo o ci ridimensioniamo, iniziamo a utilizzare nuovi strumenti e altro ancora, il modo di lavorare del nostro team dovrebbe e deve evolversi. Serve avere un documento dettagliato dei processi che ricordi la "fonte affidabile" del team, da utilizzare come base per controllare e regolare i flussi di lavoro al fine di rivedere e migliorare regolarmente i processi." - Formazione continua per te e per il tuo team:
Teo Vanyo, CEO di Stealth Agents, una società di servizi di assistenza virtuali. "Le migliori aziende sono autosufficienti e capaci di imparare in vari scenari. Incoraggia i membri del team a pensare con la propria testa, a prendere decisioni e a suggerire miglioramenti per i flussi di lavoro. Riconoscine la dedizione e il contributo continuo." - Modularità per il massimo controllo:
Mia Clarke, proprietaria di InvertPro, un'azienda di dispositivi inverter di potenza che convertono la corrente continua in corrente alternata. Clarke consiglia: "Per prima cosa, suddividi il tuo grande progetto in moduli o progetti più piccoli utilizzando uno strumento di visualizzazione come i diagrammi di Gantt. Dai un nome al lavoro in modo che sia più facile da identificare. Organizza il tuo progetto in pezzi di lavoro più piccoli. In questo modo, potrai vedere i progressi e assicurarti che tutto stia andando avanti. Assicurati di comprendere il piano per il progetto totale, non solo per le singole attività. Così facendo potrai garantire il rispetto di obiettivi e scadenze. Ricordati di avere un piano di riserva, così da poter recuperare." - Forma il tuo team:
Guy Hadas, CEO e cofondatore di Age Group, un hub virtuale con informazioni, attività e prodotti per la terza età, ci suggerisce una best practice elementare ma essenziale per la gestione dei flussi di lavoro: "Il mio consiglio per una gestione efficiente dei flussi di lavoro è implementare una formazione adeguata all'inizio di ogni progetto. Inoltre, occorre migliorare le pratiche di formazione per garantire che il personale comprenda i propri ruoli e responsabilità. La formazione va aggiornata con regolarità." - Automatizzare e integrare ovunque sia possibile:
Marc Bishop, direttore dello sviluppo aziendale per DigiMagnet, un'agenzia di marketing in entrata, sviluppo Web e accelerazione delle vendite. "L'uso di strumenti di automazione che funzionano perfettamente insieme contribuirà a creare processi ben integrati," afferma Bishop."L'utilizzo di strumenti di automazione che funzionano bene insieme ti aiuterà a costruire processi senza interruzioni", afferma Bishop. "Probabilmente hai già messo in atto la pianificazione delle risorse aziendali (sistemi ERP), ma dovrai integrare gli strumenti per rendere i dati accessibili. I numerosi componenti del processo del flusso di lavoro sono automatizzati. Ad esempio, la puntualità e le retribuzioni sono funzioni critiche, come l'automazione delle operazioni di reporting e monitoraggio." - Manda tutti a caccia di errori e colli di bottiglia:
David Reid, direttore delle vendite presso VEM Tooling, un fornitore di materie plastiche con diversi flussi di lavoro internazionali da gestire. "VEM lavora con fornitori di diversi paesi, pertanto tutto deve essere monitorato e gestito attentamente per soddisfare le richieste dei clienti senza perdere redditività," spiega Reid. Vede la gestione dei flussi di lavoro come un'attività di gruppo, in cui tutti sono responsabili, collaborativi e coinvolti per trovare il modo di ridurre i tempi e migliorare al tempo stesso la qualità. "Il nostro team tiene sempre gli occhi ben aperti per identificare ed eliminare colli di bottiglia, cercare possibilità e trovare modi per non sprecare tempo e denaro".
Vantaggi della gestione dei flussi di lavoro
La gestione dei flussi di lavoro offre vantaggi alle organizzazioni eliminando attività superflue e voci di bilancio non necessarie. La gestione dei flussi di lavoro aumenta la trasparenza, riduce la necessità di microgestione e migliora il lavoro di squadra, la qualità, la produttività e la redditività.
Tra i vantaggi della gestione dei flussi di lavoro sono inclusi:
- Approvazioni più veloci: i ritardi nei processi di approvazione sono tipici. La notifica via e-mail, la facile condivisione e l'automazione riducono i ritardi e accelerano i flussi di lavoro.
- Accesso alle informazioni: i processi critici possono essere riesaminati, controllando che non si verifichino colli di bottiglia o problemi. Questa supervisione consente ai project manager di determinare se il processo viene eseguito bene da un utente all'altro.
- Assegnazione delle responsabilità: la gestione dei flussi di lavoro e la mappatura identificano il membro del personale responsabile delle attività e del team.
- Audit trail chiari: questo vale soprattutto quando si utilizza un sistema software di gestione dei flussi di lavoro. La registrazione dei progressi, il completamento delle attività e i dettagli rilevanti rendono più facile individuare i problemi, gli aspetti che hanno funzionato al meglio e quelli da migliorare nel flusso di lavoro successivo.
- Definizione delle regole: all'insorgere di problemi, le regole predefinite consentono di eliminare alcune congetture, di risparmiare tempo e di aumentare la fiducia nelle capacità lavorative dell'organizzazione.
- Libertà di concentrarsi sulla strategia: con un flusso di lavoro regolare, i responsabili non devono perdere tempo sulle operazioni. Possono concentrarsi invece su altri aspetti del loro lavoro, promuovendo la crescita e lo sviluppo aziendale.
- Maggiore visibilità: i flussi di lavoro rappresentano un modo visivo per comunicare il processo ai soggetti interessati.
- Miglioramento dei processi: l'esame minuzioso dei processi attuali consente di riconoscere i problemi e di promuovere il miglioramento per potenziare l'ottimizzazione dei flussi di lavoro.
- Migliore stima delle tempistiche: fornisce ai project manager una base per stimare quanto tempo richiederà un'attività o un progetto nel complesso.
- Riduzione dei rischi del progetto: quando un progetto è a rischio, aumenta la complessità del progetto così come il numero di membri del team coinvolti. I flussi di lavoro possono ridurre i ritardi nel piano e le controversie, nonché limitare i costi di rilavorazione.
- Supporto alla collaborazione: grazie all'automazione, all'approvazione della direzione, alle comunicazioni e alla personalizzazione, la gestione della collaborazione a livello di team, tra dipartimenti e tra organizzazioni è meno ingarbugliata.
- Supporto alle modifiche organizzative: quando un team lavora in maniera coesa, limita la necessità di intervento sui processi aziendali da parte della direzione e può fornire una migliore comprensione del flusso di lavoro.
Come gestisci i flussi di lavoro del team?
Per gestire i flussi di lavoro dei team, devi prima mettere tutti in sintonia. Migliora le prestazioni attraverso la pianificazione anticipata, la comunicazione continua e il rispetto delle tempistiche. La visualizzazione e l'automazione favoriscono l'autogestione dei team e il controllo delle attività assegnate.
"Devi sempre trovare il tempo di pianificare i flussi di lavoro, indipendentemente dalla scadenza," afferma Meir, l'autore di Workflow. "Quando non hai il controllo, la pressione crea ansia, danneggiando la tua persona e i tuoi team. Quando invece hai in mano il controllo con un flusso di lavoro chiaro, diventi iperconcentrato e ancora più operativo, nonostante le pressioni."
Dalla scrittura dei copioni alle immagini finali, i progetti di animazione e cinematografici sono molto difficili da completare nei tempi e nel budget previsti. L'aspetto migliore dei flussi di lavoro gestiti per progetti creativi è che i membri del team interrompono ciò che Meir chiama girare in tondo, o restare bloccati e perdere tempo su un approccio o un'idea piuttosto che andare avanti per raggiungere una soluzione.
"L'indugio è sempre il nemico," afferma Meir. "La comunicazione e la vista laser combattono questo problema. Se hai del tempo in più, è perché il flusso di lavoro fa muovere rapidamente le attività. Dopotutto, hai istituito una struttura di gestione dei flussi di lavoro. Hai anche il tempo di sperimentare per trovare soluzioni migliori e affinarle, e questo è l'obiettivo e il felice risultato del flusso di lavoro."
Meir nota che il flusso di lavoro e la gestione sembrano diversi in ogni situazione e organizzazione.
Gli esempi di flusso di lavoro sono utili", commenta Meir, "perché è più facile gestire e controllare ciò che possiamo vedere."
Ecco il sistema di gestione di un flusso di lavoro creativo in cinque elementi di Meir:
Per gentile concessione di Doron Meir
- Capture: la cattura, questa abilità è l'elemento costitutivo del flusso di lavoro creativo, ossia quello di catturare l'essenza del progetto in scrittura o con una visione per rappresentare un oggetto e considerare il contesto in modo conciso. In questo modo puoi discutere l'idea prima di darle vita, concentrarti sugli esperimenti essenziali, affinare la percezione, migliorare la collaborazione e applicarla alle successive tre fasi.
- Concept: il concetto, si tratta di dare forma a delle idee approssimative e trasformarle in bozze o immagini grossolane e procedere al brainstorming fino a quando il team non genera la versione migliore dell'idea. Durante questa fase, non porre limiti alle idee proposte; non esistono cattive idee.
- Vision: la visione, si tratta di elaborare il concetto finale, inclusi tutti i dettagli, in qualsiasi mezzo, sia che si tratti di programmazione software, sviluppo di copioni, disegno, pittura, scultura 3D o altro mezzo.
- Production: la produzione, sviluppa, ripeti e affina questa visione iniziale. Presenta le versioni più perfezionate per la revisione e apporta tutte le modifiche necessarie.
- Plan: ossia il piano. A questo punto, la direzione assume il controllo per suddividere il lavoro in sezioni logiche e assegnare scadenze.
Casi di studio di gestione dei flussi di lavoro
I casi di studio di gestione dei flussi di lavoro illustrano l'importanza di suddividere il lavoro in segmenti più piccoli e logici. Con flussi di lavoro solidi in atto, il lavoro diventa meno stressante e i budget e i tempi più raggiungibili.
Questi due casi di studio mostrano come far funzionare flussi di lavoro modulari e personalizzati nella vita reale:
- Caso di studio sulla gestione di un flusso di lavoro per "spezzettare" uno storyboard: "Gli artisti, e le persone in generale, non amano pensare alla loro creatività come a qualcosa che possa essere sistematizzato," fa notare Meir, ideatore e autore di Workflow. La loro visione è che il caos sia essenziale nella fase di concepimento. Quando si ha la libertà di esplorare e il coraggio insito nel flusso di lavoro, si presentano le soluzioni migliori, sia per attività creative che non. La suddivisione delle attività, o spezzettamento, come Meir lo chiama, rende i compiti complessi meno scoraggianti.
- Situazione: creare uno storyboard è un flusso di lavoro. Si tratta di una visualizzazione grafica di illustrazioni o immagini in sequenza per visualizzare in anticipo le animazioni, i filmati, una sequenza multimediale interattiva o una grafica in movimento. Una designer era desiderosa di lavorare su progetti più stimolanti ed era entusiasta di un compito di storyboard più impegnativo e una scadenza generosa data dal cliente. Ma dato che la scadenza era lontana, l'artista temporeggiava. Il cliente voleva sapere quando potevano vedere qualcosa, ma l'artista non aveva niente da mostrare e bloccò una riunione il giorno successivo. Il progetto divertente e rilassante era diventato un vero e proprio incubo e una spirale di confusione e ansia.
- Obiettivo: produrre una grossa parte di lavoro creativo in breve tempo.
- Attività di strategia/flusso di lavoro: Meir ha chiesto all'artista, "Qual è il tuo piano?" "Non ho tempo per un piano, devo lavorare!" ha risposto l'artista. "Le ho risposto che bisognava sempre trovare il tempo per un piano," dice Meir. Meir ha suggerito di prendere una pausa per pianificare, e per interrompere il ciclo di ansia. Dopo 15 minuti, lo staff aveva stilato un elenco di sei attività, ciascuna associata a una tempistica specifica, per far avanzare l'artista nel processo di storyboard. Avevano deciso di non dedicare un secondo di più a qualsiasi compito in elenco, anche se non andava bene. Il flusso di lavoro aveva completamente trasformato la situazione per l'artista. Prima che l'elenco fosse stilato, tutto ciò che l'artista faceva sembrava richiedere troppo tempo, aumentandone lo stress e impedendole di concentrarsi. Ora, con in mano un elenco, si trovava su un terreno più solido.
Per gentile concessione di Doron Meir - Risultato: la pressione c'era ancora, ma ha lavorato a favore dell'artista. Avere un piano semplice ha dato all'artista un senso di controllo e, in ultima analisi, ha salvato il progetto offrendole la struttura per produrre una storyboard eccitante per il cliente.
- Caso di gestione di un flusso di lavoro di produzione di un progetto Agile:
Studio sui test automobilistici: Jon Quigley è autore di nove libri sulla gestione dei progetti e responsabile presso la Value Transformation, LLC. Negli ultimi due decenni, molti dei suoi clienti sono stati produttori importanti nel settore aerospaziale e automobilistico. I progetti in questi settori sono estremamente complessi e coinvolgono team di grandi dimensioni, quindi è necessario suddividere i processi aziendali in flussi di lavoro più piccoli e ragionevoli.
Ecco una breve descrizione di come si è avvicinato ai test di qualità automobilistici utilizzando un approccio Agile: - Situazione: durante un progetto di sviluppo di un veicolo di grandi dimensioni, è stata programmata una modifica dei componenti meccanici, elettrici ed elettronici, incluso il software integrato. Un fitto programma di test e aggiornamenti rapidi richiedevano una soluzione creativa, perché erano presenti oltre 3.000 specifiche e requisiti. Inoltre, la situazione richiedeva più di 3.000 casi di test, poiché c'erano più versioni del veicolo e diverse configurazioni. La gestione del progetto e il personale esecutivo dovevano essere sempre aggiornati
- Obiettivo: eseguire i test sulla maggior parte dei sistemi del prodotto il più rapidamente possibile.
- Attività di strategia/flusso di lavoro: alla fine di ogni giorno lavorativo, l'avanzamento del flusso di lavoro veniva valutato dai membri del team disponibili in base a una serie di domande.
- Sequenza di domande sul flusso di lavoro giornaliero:
ogni mattina il team si incontrava per scoprire potenziali colli di bottiglia e collaborare per trovare soluzioni.
Riesame delle domande sul lavoro dei giorni precedenti:- Cosa hai portato a termine ieri?
- Quali prodotti non sono stati lavorati e perché?
- Quanti casi di test ci sono?
- Eventuali difetti trovati?
- Quali sono state le conseguenze del difetto?
- Il sistema di monitoraggio è stato aggiornato?
Domande sul lavoro per il giorno corrente: - Cosa porterai a termine oggi?
- Quali casi di test devono essere completati?
- È necessario avere accesso ad attrezzature e competenze speciali?
- Quali sono gli ostacoli che stai incontrando?
- Cosa e chi ti può aiutare?
In base ai casi di test, il team ha creato un grafico di burn-up di sei settimane, uno strumento utilizzato nei progetti Agile per monitorare la quantità totale di lavoro per iterazione. Nel grafico seguente, la linea blu rappresenta il tasso di adempimento desiderato mentre la linea arancione il tasso di adempimento effettivo. La riduzione degli errori è il numero di casi di test completati come percentuale del totale.Per gentile concessione di Value Transformation LLC e Jon Quigley
- Sequenza di domande sul flusso di lavoro giornaliero:
- Risultato: il team ha aggiornato il grafico ogni mattina, in base alle risposte. Il grafico di burn-up mostrava la percentuale di test completati rispetto ai difetti trovati ogni giorno. Questo processo ha previsto la possibile data di conclusione, ma cosa più importante, i difetti hanno mostrato al project manager e ai dirigenti un quadro sullo stato dei componenti e dei sistemi. Questo livello di trasparenza ha permesso di gestire i problemi reali con facilità e di rimediare con rapidità.
Differenze tra gestione dei flussi di lavoro e gestione dei progetti
La gestione dei flussi di lavoro si concentra sul controllo di una serie di attività per completare un progetto, di solito utilizzando diagrammi e software per i flussi di lavoro. La gestione dei progetti si concentra sulla pianificazione, il monitoraggio e la valutazione generali dei risultati per raggiungere gli obiettivi organizzativi.
Sebbene la gestione dei flussi di lavoro e dei progetti siano simili, sono discipline distinte. La gestione dei flussi di lavoro è una manutenzione continua dei processi con modifiche minime. Al contrario, la gestione dei progetti richiede un coordinamento e una pianificazione più ampi per rispondere ai cambiamenti in un progetto ben preciso.
Per saperne di più sui flussi di lavoro per la gestione dei progetti, consulta la nostra guida.
Gestione dei flussi di lavoro e gestione dei processi aziendali a confronto
La gestione dei flussi di lavoro e la gestione dei processi aziendali (BPM) semplificano i processi di lavoro. La differenza sta nel fatto che la gestione dei flussi di lavoro completa una singola sequenza di attività, mentre la gestione dei processi aziendali progetta e ottimizza continuamente i processi e li fa eseguire a persone e sistemi.
La gestione dei processi aziendali ottimizza più flussi di lavoro e processi per migliorare l'azienda nel complesso. La gestione dei processi aziendali richiede l'utilizzo di un software per integrare vari flussi di lavoro con altre applicazioni, sistemi, tecnologia ed elementi umani.
Cos'è un sistema di gestione dei flussi di lavoro?
Un sistema di gestione dei flussi di lavoro aiuta le aziende a superare le sfide automatizzando i processi ripetitivi e monitorando le attività non completate. Questi sistemi supportano la gestione avanzata dei flussi di lavoro, tra cui una panoramica completa dei flussi di lavoro e dei parametri per monitorare e misurare le prestazioni individuali e a livello aziendale.
L'automazione consente di risparmiare tempo, migliorare la produttività e ridurre gli errori. L'automazione è anche funzionale: secondo un sondaggio Smartsheet sul posto di lavoro, oltre il 40% dei lavoratori ritiene che le attività ripetitive richiedono fino a tre mesi di lavoro. Secondo gli intervistati, la maggior parte di queste attività include la raccolta dei dati, l'immissione dei dati e l'invio di e-mail.
Esempio di un sistema di gestione dei flussi di lavoro: sviluppo software in Jira Atlassian
Il software Jira di Atlassian supporta i team Agile e di gestione dei flussi di lavoro per lo sviluppo Web. Il software include diagrammi di flusso di lavoro da utilizzare senza modifiche o come base per la personalizzazione. I diagrammi di flusso di lavoro e la piattaforma di gestione Jira offrono la massima visibilità e consentono di creare, monitorare, comunicare e notificare ogni dettaglio in tempo reale in un'unica piattaforma. La piattaforma offre flessibilità e la possibilità di visualizzare facilmente percorsi alternativi, punti decisionali critici e di incorporare framework diversi, quali Kanban e Scrum, i preferiti dai team di sviluppo software Agile. In questo esempio di flusso di lavoro di sviluppo software monitorato in Jira Atlassian, i rettangoli colorati rappresentano le fasi del flusso di lavoro e le frecce e le linee mostrano i potenziali percorsi. Le transizioni tra le fasi sono indicate nel testo.
Comprendere i sistemi di gestione dei flussi di lavoro
I sistemi di gestione dei flussi di lavoro (WfMS) sono sistemi di infrastrutture software che aiutano i team a tenere traccia, monitorare e coordinare i flussi di lavoro. Un sistema di gestione dei flussi di lavoro consente all'utente di definire i flussi di lavoro necessari per diverse circostanze.
Molti sistemi di gestione dei flussi di lavoro consentono ai team di analizzare e misurare i processi al fine di identificare le opportunità di miglioramento.
Molti sistemi di gestione dei flussi di lavoro offrono elaborazione e routing automatici, combinano sistemi e processi indipendenti in una struttura coesa, si integrano con l'infrastruttura esistente e organizzano prodotti di diverse fonti. Spesso, i sistemi di gestione dei flussi di lavoro offrono notifiche per riflettere gli aggiornamenti sullo stato.
I sistemi di gestione dei flussi di lavoro supportano solitamente tre tipi di flussi di lavoro, a seconda delle esigenze del progetto:
- Flusso di lavoro basato su regole: regole pre-definite determinano l'avanzamento del flusso di lavoro in questo tipo di flusso di lavoro sequenziale di livello superiore. Le regole vengono create utilizzando le espressioni if, then o else. Le condizioni all'interno delle regole determinano se le espressioni sono vere o false.
- Flusso di lavoro sequenziale: questo tipo di flusso di lavoro è graduale e lineare, come un diagramma di flusso, e si sposta da un processo o da un'attività alla successiva senza tornare indietro nella sequenza.
- Flusso di lavoro computer di stato: questi flussi di lavoro vanno da uno "stato" a un altro. I flussi di lavoro complessi possono tornare indietro se le dipendenze lo richiedono.
Limitazioni dei sistemi di gestione dei flussi di lavoro
Alcune limitazioni dei sistemi di gestione dei flussi di lavoro includono problemi tecnici, di manutenzione, di usabilità o di integrazione. I sistemi dei flussi di lavoro devono anche consentire la comunicazione a monte e a valle della catena dei soggetti interessati. Le aziende possono evitare tali limitazioni attraverso il controllo attento e l'acquisto di sistemi software dopo un test approfondito.
Meir, l'autore di Workflow, afferma che il software offre un supporto prezioso, ma aggiunge alcune parole di cautela. "Non puoi fare troppo affidamento sul software, fino al punto di escludere l'interazione umana," avvisa Meir. "Il sistema dovrebbe automatizzare i processi così da poter risparmiare tempo, promuovendo la collaborazione e la produttività del team."
Ecco alcune delle tipiche limitazioni dei sistemi di gestione dei flussi di lavoro:
- Difficoltà di integrazione: esamina gli strumenti che possono essere integrati nel software prima dell'acquisto, per essere sicuro di poter continuare a usare i tuoi strumenti attuali.
- Mancanza di strumenti di comunicazione o di comunicazione umana: l'uso dei sistemi software è utile, ma la collaborazione potrebbe anche passare in secondo piano. I sistemi dei flussi di lavoro dovrebbero offrire un modo semplice per comunicare con i soggetti interessati o integrarsi con gli strumenti di lavoro esistenti.
- Requisiti di manutenzione: l'automazione deve essere testata accuratamente prima e dopo l'implementazione per garantire che offra dei vantaggi superiori allo strumento attuale. Per ottenere il massimo dei vantaggi, i flussi di lavoro hanno bisogno di essere aggiornati.
- Problemi tra sistemi: la complessità del software per i flussi di lavoro può anche comportare tempi di inattività per riparazioni e correzioni che devono essere gestite dal fornitore o dai team IT.
- Complicati per l'utente: i sistemi di gestione dei flussi di lavoro possono essere complessi e non sono sempre intuitivi. Assicurati che l'onboarding sia facile e che la curva di apprendimento non sia ripida con il sistema selezionato.
Funzionalità del software di gestione dei flussi di lavoro
Le funzionalità principali del software di gestione dei flussi di lavoro assicurano efficacia e usabilità. I sistemi migliori sono solitamente basati su cloud e offrono strumenti di collaborazione e diverse funzioni di reporting. Cerca funzionalità flessibili quali la personalizzazione, la scalabilità e la mobilità per un facile accesso.
"Un sistema di flussi di lavoro deve essere facile per tutti," afferma Meir, l'autore di Workflow. "Cerca un software che sia flessibile e compatibile con qualsiasi software già utilizzato, ovunque tu sia."
Tra le funzionalità di gestione dei flussi di lavoro da cercare sono incluse:
- Accesso da qualsiasi luogo: oggi la comunicazione è mobile, per cui gli strumenti di gestione dei flussi di lavoro dovrebbero includere l'accesso mobile. I sistemi devono permettere agli utenti di visualizzare record, dati, progressi e processi in aree senza o con connettività limitata.
- Responsabilità: reporting, trasparenza e assegnazioni chiare degli obiettivi rendono tutti responsabili e favoriscono l'automonitoraggio.
- Automazione e notifiche: le funzionalità di automazione, come la possibilità di eseguire attività senza intervento umano, inviare e-mail, impostare promemoria, pianificare attività e applicare trigger per campagne di drip semplificano di molto l'esecuzione dei flussi di lavoro. I promemoria aiutano a garantire che tutti i membri del team sappiano quando caricare i file, monitorare i tempi e fornire aggiornamenti.
- Piattaforma basata su cloud: un sistema di gestione dei flussi di lavoro nel cloud si traduce in manutenzione e aggiornamenti senza problemi, rigide procedure di sicurezza e una partnership affidabile con i fornitori.
- Strumenti di collaborazione: cerca un sistema che ti consenta di inviare messaggi ai colleghi e di creare pannelli di controllo personalizzabili che visualizzino tutti gli elementi del tuo progetto, al fine di mantenere tutti aggiornati sullo stato. Il sostegno alla collaborazione, nonché la condivisione di conoscenze e documenti in tutta la tua organizzazione, è uno degli attributi migliori di uno strumento di gestione dei flussi di lavoro.
- Personalizzazione: uno strumento di gestione intelligente offre la flessibilità di creare e configurare le fasi dei flussi di lavoro attraverso regole definite dall'utente. Un'interfaccia a trascinamento semplifica la mappatura e la modifica dei flussi di lavoro e consente ai team IT e agli sviluppatori di concentrarsi sulle priorità anziché sulle richieste di modifica.
- Integrazione: cerca uno strumento per flussi di lavoro che si integri perfettamente con la tua tecnologia e sfrutti al massimo gli investimenti esistenti in finanze, CRM, vendite, marketing e piattaforme di social media.
- Interfaccia intuitiva: un'interfaccia intuitiva facilita l'onboarding per portare i team a lavorare e collaborare immediatamente.
- Flussi di lavoro paralleli: le attività hanno spesso bisogno di accesso simultaneo, in modo che le persone possano completarle in modo indipendente. Invece di costringerli ad aspettare che un utente o un fornitore completino un'attività, è preferibile considerare un software che consenta di eseguire flussi di lavoro paralleli.
- Reporting e approfondimenti: i sistemi di automazione efficienti hanno opzioni per la creazione di report e pannelli di controllo e funzionalità avanzate di monitoraggio per fornire informazioni in caso di modifiche a un processo. Il sistema giusto aiuta a risolvere i colli di bottiglia, individuare i comparti, monitorare i progressi e riconoscere i colleghi eccezionali.
- Accesso basato su regole: questa funzione consente di personalizzare i flussi di lavoro. Dovresti essere in grado di modificare le regole senza interrompere altri flussi di lavoro. Cerca regole no-code, in modo che lo strumento sia facile da usare per i manager.
- Scalabilità: un sistema per flussi di lavoro eccellente dovrebbe avere la capacità di scalare i flussi e i processi al crescere dell'azienda e all'aumentare della complessità dei flussi.
La base di un software di gestione di livello superiore è un motore per flussi di lavoro o un'app software che lavora sodo. L'app prende spunto dalla progettazione dei flussi di lavoro e guida il processo attraverso le sue sequenze per ottimizzare l'automazione. Un motore per flussi di lavoro gestisce e monitora gli stati delle attività in un flusso di lavoro.
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