Cos’è la mappatura dei flussi di lavoro?
La mappatura dei flussi di lavoro trasforma in diagrammi i processi, ovvero le attività, i sistemi e le decisioni, necessari per produrre un determinato risultato, dall’inizio alla fine. Questa attività facilita la compressione sia dei processi semplici che di quelli più complessi.
Giles Johnston, ingegnere certificato e co-fondatore di Fraction ERP, definisce la mappatura dei flussi di lavoro come una “comprensione semplice delle fasi di un processo. La visualizzazione delle fasi di un flusso di lavoro consente di comprendere la logica e la sequenza delle attività e aiuta tutti a mettersi sulla stessa lunghezza d’onda per le revisioni dei processi”. Può anche aiutare a identificare i proprietari dei processi.
Nella mappatura dei flussi di lavoro, le fasi e le azioni vengono rappresentate attraverso simboli, come quadrati, ovali e frecce. I metodi di notazione formale correlano ogni forma specifica a un’azione. La gestione dei processi aziendali utilizza una versione formale chiamata modellazione dei processi aziendali, che presenta un set di simboli prestabiliti chiamati notazione della modellazione dei processi aziendali.
Sebbene le metodologie e gli acronimi di mappatura del flusso di lavoro possano sembrare confusi, offrono un valore pratico per le aziende di tutte le dimensioni e i livelli perché tutti hanno un flusso di lavoro.
Scott Chaiken è Lean Program Manager presso il Michigan Manufacturing Technology Center. “Mia moglie tiene dei corsi di pasticceria. Quando è in cucina, ogni cosa è al suo posto”, afferma. “Ha un suo flusso di lavoro.”
Per cosa viene usata la mappatura dei flussi di lavoro?
La mappatura dei flussi di lavoro aiuta i team a comprendere meglio le attività critiche e a riconoscere i problemi e gli ostacoli al raggiungimento dell’obiettivo. Queste mappe forniscono un modo per monitorare i processi quotidiani e possono anche rappresentare sistemi di livello superiore o flussi di lavoro delle strutture.
La mappatura dei flussi di lavoro aiuta a comprendere i punti di inizio e di fine di un processo, le responsabilità di ogni ruolo, le risorse necessarie per completare un processo e i risultati ideali. La mappatura si basa sul modo in cui le persone lavorano veramente, piuttosto che su supposizioni, utilizzando titoli di lavoro o aree funzionali. Johnston afferma, ad esempio, che i leader senior spesso pensano che un processo potrebbe richiedere tre o quattro fasi, ma le organizzazioni che mappano accuratamente il proprio flusso di lavoro potrebbero scoprire che in realtà il processo comprende 30 o 40 fasi.
Per comprendere il valore reale della mappatura dei processi, bisogna vederla come uno strumento che può fornire opportunità di miglioramento dei processi.
“Se riesci a identificare le falle nel ragionamento, hai l’opportunità di migliorare. Se riesci a vedere tutti i passaggi nella loro interezza, puoi vedere anche i passaggi non necessari, quelli duplicati e le inefficienze”, spiega Johnston.
“Le aziende iniziano a usare la mappatura perché c’è una sfida relativa alle prestazioni che l’azienda sta cercando di superare”, continua. “La maggior parte delle persone vuole accelerare la distribuzione di un servizio, consegnare i pezzi di ricambio più rapidamente o ridurre gli errori. La mappatura dei flussi di lavoro offre fonti di dati per la revisione dei processi, in modo che le persone possano prendere decisioni informate su cosa migliorare e modificare.”
La mappatura aiuta anche a identificare le soluzioni alternative in modo che le persone possano standardizzare l’approccio più efficiente. Mappe e diagrammi possono aiutarti a definire i passaggi prima di scrivere una procedura, quindi puoi utilizzare la mappa del flusso di lavoro come documento di supporto per le procedure operative standard (SOP, Standard Operating Procedures). Inoltre, puoi confrontare un flusso di lavoro ideale o proposto con il flusso di lavoro effettivo. Per saperne di più sulla creazione dei flussi di lavoro, consulta questo articolo.
Le aziende possono anche eseguire la mappatura del flusso di lavoro per fornire la documentazione del processo. Ad esempio, le organizzazioni che seguono lo standard di qualità ISO 9000 o che perseguono la certificazione ISO 9000 devono fornire esempi di processo.
Metodologie di mappatura dei processi del flusso di lavoro
Sono disponibili diverse metodologie di mappatura dei flussi di lavoro. Sebbene le persone utilizzino spesso termini come diagramma di flusso di lavoro e mappa di processo in modo intercambiabile, tutti i metodi comportano sforzi simili e producono risultati simili. Alcuni metodi sono più adatti a scopi specifici rispetto ad altri.
Per creare la tua mappa del processo, consulta la nostra raccolta di modelli gratuiti di mappatura del processo dei flussi di lavoro. Di seguito sono riportate alcune delle mappe del flusso di processo che potresti incontrare:
- Diagramma di flusso di base: si tratta di un diagramma a linee con forme semplici, utile per la gestione e l’analisi dei flussi di lavoro, nonché per facilitare la risoluzione dei problemi. I diagrammi di flusso e le mappe di processo di base mostrano le fasi, le azioni, gli input, gli output, i punti decisionali in un processo e l’interazione tra ruoli e reparti nel completamento del processo.
- Diagramma di flusso di lavoro: un diagramma di flusso di lavoro è una descrizione visiva passo-passo di un processo. Può trattarsi di un semplice disegno di un sottoprocesso, di un diagramma di processo con informazioni sui proprietari del processo, sulle regole e altro ancora o di un grafico che include colori e immagini per aiutare a rendere le idee più facilmente comprensibili. Spesso, la documentazione o le istruzioni di lavoro includono diagrammi di flusso di lavoro.
- Mappa di processo delle attività: a volte considerata un sinonimo per i diagrammo di flusso di lavoro generici, le mappe di processo delle attività rappresentano una sequenza di attività o eventi basati sul tempo che producono un risultato particolare.
- Mappatura del flusso di valore: questo strumento viene utilizzato nella gestione Lean per rappresentare come le fasi di un processo aggiungono valore all’output o creano sprechi. Puoi anche descrivere la mappatura del flusso di valore come il flusso di risorse o informazioni. Nella mappatura del flusso di valore, “iniziamo dalla visione del cliente”, afferma Chaiken. “Come percepisce il valore in ciò che offro? E come posso assicurarmi di fare tutto il possibile per sostenere questa proposta di valore e nient’altro?” La mappatura del flusso di valore può anche rivelare i punti in cui i processi funzionano rispetto alla loro capacità di fornire valore. Chaiken afferma che non è insolito abbreviare i lead time dell’80% e riacquisire i livelli di capacità attraverso questo metodo di analisi. Per trovare il processo ideale, abbozza il punto di inizio e descrivi ciò a cui vuoi arrivare.
- Mappatura della catena del valore: una catena del valore fornisce una visione di alto livello di tutti i processi o le attività che contribuiscono ai tuoi prodotti o servizi chiave. Queste mappe possono rivelare vantaggi competitivi o aree di miglioramento strategico.
- Mappatura dei processi aziendali: la mappatura dei processi aziendali definisce tutte le attività completate da un’entità aziendale, le sue responsabilità, gli standard e i parametri per il successo. Per saperne di più, consulta la nostra guida alla mappatura dei processi aziendali.
- Diagramma di flusso/swimlane interfunzionale: i diagrammi swimlane, chiamati anche diagrammi di flusso della distribuzione, mostrano funzioni incrociate, dipendenze e relazioni tra diversi ruoli, reparti e stakeholder. Utilizza un diagramma swimlane per identificare i colli di bottiglia e le responsabilità e includere tutte le corsie necessarie (una per ogni parte responsabile). Orienta le corsie verticalmente o orizzontalmente o utilizza entrambi gli orientamenti: un asse per i reparti e le funzioni e l’altro per le timeline.
- Mappa di processo di alto livello: una mappa di processo di alto livello, chiamata anche semplicemente mappa di processo, mostra da quattro a otto fasi chiave. Queste mappe spesso si riferiscono a sottoprocessi in mappe di processo dettagliate, che prevengono il sovraccarico visivo causato dai dettagli di più fasi. Le mappe di processo sono spesso presenti nella documentazione ISO 9001 per mostrare come si connettono i processi di alto livello.
- Fornitori, input, processi, output, clienti (SIPOC, Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, Customers): una mappa SIPOC viene utilizzata nel miglioramento dei processi nella gestione Six Sigma e Lean per acquisire una panoramica di alto livello dei processi di input e output, piuttosto che fasi dettagliate del processo. Gli input e gli output possono essere interni ed esterni e possono includere materiali, persone o dati. Alcune persone invertono l’acronimo (COPIS) per comprendere i processi dal punto di vista del cliente.
- Mappa dettagliata del processo: le mappe dettagliate del processo specificano gli input e gli output esatti per i processi e descrivono come i processi dovrebbero rispondere. Questi diagrammi spesso rappresentano sottoprocessi.
- Mappa di processo elaborata: le mappe di processo elaborate contengono più dettagli rispetto alle mappe di processo e possono includere grafiche, colori e testo. Possono anche rappresentare diversi processi diversi. Queste mappe dettagliate possono fornire una panoramica dei processi attuali o dimostrare il valore delle modifiche ai processi proposte. Sono adatte per essere usate come documentazione negli audit di certificazione ISO 9001.
Quale mappa di flusso di lavoro scegliere?
Tutte le mappe del flusso di lavoro rappresentano le fasi dei processi, ma alcuni formati sono più adatti a obiettivi diversi. In caso di dubbio, inizia comunque a progettare. È meglio avere una mappa di processo informale che non averne affatto.
Se è necessario documentare un processo per i registri,puoi trasferire gli schizzi in un diagramma più formale. A meno che non ti serva una mappa dei processi aziendali formale che utilizza la notazione della mappatura dei processi aziendali (BPMN, Business Process Mapping Notation), sono sufficienti carta e penna. Detto questo, il diagramma seguente suggerisce come alcune mappe funzionano meglio per scopi diversi.
Come mappare i flussi di lavoro
Mappa regolarmente i processi per incoraggiare il miglioramento continuo. È importante capire quali processi mappare in modo da concentrare gli sforzi. Per scegliere il tipo di mappa più adatto alle tue esigenze, comprendi se un processo comporta decisioni, transazioni o modifiche.
“Questa attività di analisi del flusso di lavoro è molto, molto fluida. A livello macroscopico, è stabile, a livello microscopico no”, afferma Charles Cox, direttore di Firefly Consulting. “Quando lavoro su questo tipo di cose, alla fine di tutti i progetti, iniziamo un programma di miglioramento continuo. Creiamo un piano di controllo, e parte del piano di controllo è: cosa fai ogni giorno per controllare che ciò che sta succedendo sia ciò che dovrebbe accadere?” Le variazioni nell’esecuzione possono portare a più mappature del flusso di lavoro.
Segui questi passaggi per ottenere informazioni dettagliate su come funzionano e cambiano i processi:
- Mappa solo i processi critici:
prendi in considerazione le aree aziendali chiave, i processi con evidenti colli di bottiglia, i processi poco performanti o possibili nuovi processi che devi ancora implementare. Se le aree di miglioramento non sono ovvie, elenca tutti i processi aziendali e classificali in base al loro impatto sull’organizzazione. - Determina il tipo di processo:
le organizzazioni utilizzano tre tipi di processo, come elencato di seguito. Comprendere la natura dei processi può aiutarti a determinare di quali informazioni hai bisogno per creare una mappa e quali approfondimenti la mappa potrebbe offrire.- Processo decisionale: esempi di processi decisionali includono la definizione dei prezzi di beni o servizi, la gestione dell’inventario e la selezione di un consulente da un elenco di candidati. Le aziende potrebbero trovare difficile mappare questi processi perché gli input potrebbero non essere chiari e obiettivi.
- Processo trasformativo: i processi trasformativi prendono dati o risorse e creano qualcosa di nuovo, con particolare attenzione a input e output. Ad esempio, un processo di produzione utilizza delle parti per creare turbine.
- Processo transazionale: i processi transazionali si connettono per creare un risultato, di solito attraverso l’uso di informazioni. Tra gli esempi sono incluse le funzioni assicurative, le attività operative degli uffici e il supporto dell’help desk.
- Scopri chi possiede ed esegue il processo:
un aspetto chiave del miglioramento del processo è capire chi è responsabile del completamento delle attività e garantire il completamento del processo. - Dettaglia tutte le fasi e i passaggi secondari:
assicurati di includere fasi di alto livello, processi secondari e approcci alternativi. Supponi che ogni fase abbia dei passaggi secondari. Identifica chiaramente i punti di inizio e di fine del processo. - Annota tutti gli input e gli output:
includi fornitori, risorse e attrezzature. Elenca gli input e gli output indipendentemente dal fatto che sembrino o meno critici. - Mantieni gli schizzi iniziali semplici e utilizza strumenti semplici:
carta e penna o note adesive funzionano benissimo quando si redige un nuovo flusso di lavoro o se ne registra uno esistente. Utilizza colori contrastanti per distinguere eventi e transazioni e aggiungi connettori dopo aver confermato il layout. - Determina quale tipo di diagramma rappresenta meglio il tuo processo:
diagrammi diversi si adattano a processi diversi. - Includi il team nella mappatura del processo:
la risoluzione dei problemi di un processo complesso o la definizione di un nuovo processo dipende dalle informazioni dettagliate delle persone che lo eseguono (o ne sono interessate). Quando redigi una mappa di flusso di lavoro per un nuovo processo, assicurati di ottenere il consenso del team.
In che modo la mappatura dei flussi di lavoro influisce sull’efficienza?
La mappatura del flusso di lavoro supporta l’efficienza perché analizzare le fasi di un processo aiuta le persone a capire come funzionano effettivamente le cose. Il processo di mappatura rivela eventuali passaggi aggiuntivi e preziose soluzioni alternative. Può anche evidenziare il modo sbagliato per completare un processo.
La mappatura del flusso di lavoro supporta l’efficienza nei seguenti modi:
- Rivela approcci diversi alle attività: “Man mano che le persone si occupano di un lavoro, sviluppano soluzioni alternative o processi ombra”, afferma Cox. “Spesso queste soluzioni sono inconsapevoli. Durante la ricerca di un flusso di lavoro, assicurati di approfondire le attività perché le persone potrebbero involontariamente nasconderle e potrebbero non essere consapevoli di come stanno svolgendo un lavoro. Se confronti la soluzione alternativa con la SOP (Standard Operating Procedure, procedura operativa standard), potrebbe scoprire che si tratta di un percorso più efficiente. E, tra l’altro, le soluzioni alternative si nascondono ancora più facilmente nelle transazioni d’ufficio, perché l’attività avviene e viene svolta immediatamente.”
- Fornisce una visione obiettiva su come lavorano le persone: Johnston racconta la storia di un manager che credeva che il piano di vendita ricevesse gli ordini subito dopo che questi venivano ricevuti dall’ufficio ordini. In realtà, gli ordini potevano rimanere sulle scrivanie fino a due settimane. “Nella mente di questo direttore, l’ordine viene effettuato e l’azienda ha tre settimane per consegnarlo, non sa perché non riescono a spedirlo in tempo”, spiega Giles. Per comprendere e rimediare al ritardo, avrebbe potuto progettare una fase di “elaborazione degli ordini” per il suo diagramma del flusso di lavoro. Ma osservare e fare domande sulla routine dell’ufficio, non solo su ciò che accade nella produzione, lo ha aiutato a individuare l’ostacolo.
Vantaggi della mappatura dei flussi di lavoro
La mappatura dei flussi di lavoro può avvantaggiare settori e aziende di tutte le dimensioni. Un disegno rende più facile comprendere le fasi di un processo. Più processi includi, più facile sarà vedere come si connettono.
“La percezione è che si tratti di uno strumento per grandi operazioni di produzione”, afferma Johnston. “In realtà, i flussi di lavoro possono funzionare anche per un team di due persone, o anche per una sola. Se hai un input con cui si fa qualcosa e si ottiene un output, si tratta di un processo. La mappa non deve essere necessariamente enorme. È solo un modo per mostrare cosa sta realmente accadendo.”
Di seguito sono riportati altri modi per utilizzare la mappatura del flusso di lavoro come strumento per il miglioramento continuo:
- Valutare il flusso di lavoro per garantire prestazioni costantemente elevate: nel tempo, man mano che le persone eseguono attività, le loro prestazioni possono diventare incoerenti. Anche i formatori possono dimenticare le cose man mano che eseguono l’onboarding del nuovo personale e i nuovi assunti possono esitare a porre domande. Nella maggior parte dei lavori, questo non comporta conseguenze gravi. Ma per un lavoro che richiede alta sicurezza e accuratezza, potrebbe essere più critico per le organizzazioni formare e ricertificare il personale ogni pochi mesi. La mappatura del flusso di lavoro può rilevare anomalie e cambiamenti nelle prestazioni del personale.
- Individuare i problemi a monte e identificare i rischi: “Se lasci che qualcosa di brutto esca allo scoperto, non è solo la tua reputazione a essere in gioco. Ti costerà anche molto denaro”, spiega Cox. “Come diceva mia mamma, ’Un punto messo in tempo te ne fa risparmiare nove’. Il costo dei problemi cresce man mano che si allontanano dalla loro origine.” La mappatura di un flusso di lavoro può aiutarti a identificare i costi della qualità o le spese che i problemi causano direttamente e a risolverli prima che le spese aumentino.
- Velocizzare il processo decisionale: una mappa di flusso di lavoro riduce le speculazioni su come funzionano le cose e rivela come funzionano davvero i processi.
- Visualizzare i processi non sequenziali con molti punti decisionali: gli utenti potrebbero trovare difficile comprendere processi complessi limitandosi a leggere le procedure nella documentazione. La mappatura del flusso di lavoro fornisce un quadro del processo end-to-end.
- Assegnare la proprietà a ogni processo e attività: la mappatura del flusso di lavoro collega le fasi e i dettagli del lavoro ai loro proprietari. Quando una persona o un team è chiaramente responsabile, si elimina in gran parte lo scaricabarile.
- Aiutare a soddisfare i requisiti di conformità: i processi di elaborazione e creazione di diagrammi possono essere più rapidi e facili rispetto alla consultazione di pagine di documentazione, sia per te che per il revisore che verifica la tua conformità.
- Assistere nell’analisi dei processi aziendali: la mappatura aiuta a definire i processi, che è un primo passo nel completamento dell’analisi dei processi aziendali.
- Mostrare dove stai andando: le mappe dei flussi di lavoro aiutano gli utenti a comprendere l’obiettivo o la destinazione prima di iniziare un processo. In questo modo, se il processo va fuori rotta, possono accorgersene e correggerlo.
- Rivelare il modo più veloce per portare a termine un’attività: la mappatura del flusso di lavoro conferma il percorso più efficiente prima di investire nell’infrastruttura.
- Assistere la formazione: di solito, è più facile per le persone comprendere le visualizzazioni, come un’immagine o un diagramma.
- Affrontare i problemi nascosti e i colli di bottiglia ed evidenziare gli sprechi: una procedura dettagliata può mostrare passaggi di cui non conoscevi l’esistenza. Puoi eliminare i passaggi ridondanti o includere passaggi precedentemente sconosciuti ma necessari nel processo formale.
- Simulare i processi proposti, soprattutto prima di automatizzare: “Prima di iniziare a usare software [per il problema], è assolutamente necessario comprendere lo scopo dell’attività proposta”, afferma Chaiken. “Ho l’opportunità di ristrutturare il processo prima di avviare le automazioni. Altrimenti, come mi piace dire, prendi decisioni stupide alla velocità della luce.”
Suggerimenti per la mappatura dei processi del flusso di lavoro
La mappatura del processo del flusso di lavoro può offrire approfondimenti su come le persone completano le attività. Affronta la mappatura con obiettivi specifici, ma cerca approfondimenti da tutti gli stakeholder collegati al processo. Inoltre, esamina ogni fase e punto decisionale per i dettagli sulle prestazioni.
Per ottenere il massimo dalla tua esperienza di mappatura del flusso di lavoro, prendi in considerazione questi suggerimenti:
- Per iniziare, mappa solo i processi chiave o i processi problematici: per definire ciò che è critico, considera il rischio. Cox afferma: “Esamina quei processi che hanno un impatto molto alto e potrebbero avere conseguenze impreviste”.
- Gestisci gli approcci contrastanti o alternativi organizzando una riunione: riunisci persone con opinioni diverse per trovare il consenso sul modo più efficiente per completare i processi e andare avanti.
- Sii completo e sincero: “Non inventarti niente nella mappatura. Dovrebbe essere un esercizio che mostra pregi e difetti”, consiglia Johnston. “Non mappare il processo come dovrebbe essere o come vorresti che fosse.”
- Assicurati di comprendere la gestione del processo di mappatura: chi gestirà la rimappatura e la revisione del processo in futuro?
- Cerca colli di bottiglia e aree di miglioramento: la creazione di una mappa di flusso di lavoro non è solo un altro lavoro di routine. Analizza il flusso di lavoro per trovare passaggi non necessari e nuove idee.
- Non ignorare la mappa dopo averla analizzata: la mappatura di un flusso di lavoro non è fine a se stessa. È un documento del tuo percorso di miglioramento continuo.
“La maggior parte delle persone realizza una mappa dei processi o un diagramma di flusso di lavoro per capire cosa sta succedendo e dopo aver apportato alcune modifiche”, afferma Johnston. “Se sono intelligenti, integreranno le modifiche nella SOP o in un sistema di gestione ISO. Non apportare modifiche ad hoc per poi sbarazzarti della mappa.” Devi tenere traccia delle modifiche e potrebbe essere necessario documentare le modifiche per gli audit.
Esempi di mappatura dei processi
Puoi trovare esempi di processi di mappatura del flusso di lavoro per molti campi. Possono essere semplici o complessi. Le mappe di processo spesso includono dettagli, come chi è responsabile di ogni fase e dettagli su come completare le varie fasi.
Flusso di lavoro di accettazione per il settore sanitario
Questo esempio di flusso di lavoro di accettazione per il settore sanitario mostra come il personale accoglie ed esamina i pazienti e come fornisce servizi di laboratorio e farmacia. I diversi colori rappresentano le diverse fasi del servizio, come l’accettazione, l’esame e il lavoro di laboratorio.
Flusso di lavoro di documentazione
Questo flusso di lavoro di documentazione è un diagramma di base. Utilizza i punti di inizio e di fine, le fasi, i punti decisionali e le connessioni. I flussi di lavoro di base spesso documentano i sottoprocessi e le procedure semplici. Questo esempio dimostra che anche semplici schizzi di flusso di lavoro possono essere utili.
Mappa del processo da ordine a evasione
Questa mappa del flusso di lavoro da ordine a evasione è un esempio di diagramma swimlane. Mostra come le attività fluiscono tra diversi ruoli o reparti. Quando si mappano onestamente le partenze e le fermate dei flussi di lavoro, si possono individuare gli sprechi.
Mappa di processo elaborata
Questo esempio mostra il concetto di una mappa di processo elaborata. La grafica è più colorata e realistica di un diagramma a blocchi. Questa mappa vivace può far parte di una presentazione o di un diagramma di supporto nei documenti di assistenza utente.
Strumenti per mappare i flussi di lavoro
Degli strumenti solidi per la mappatura dei flussi di lavoro possono semplificare il tuo lavoro. Poiché le mappe sono grafiche, gli strumenti di disegno possono essere utili. Ma non è necessario spendere una fortuna in complessi strumenti di mappatura dei flussi di lavoro.
“Mi piacerebbe dirti che nella mia vita lavorativa faccio un sacco di cose complicate, ma il fatto è che un semplice diagramma di flusso può essere sufficiente”, afferma Johnston. “Basta appiccicare un sacco di note adesive su una lavagna e quindi disegnare i collegamenti con un pennarello.” Non lasciare che la mancanza di strumenti fantasiosi ti impedisca di considerare i vantaggi del seguente assortimento di strumenti di mappatura del flusso di lavoro:
- Strumenti di mappatura gratuiti: gli strumenti gratuiti spesso sfruttano software open source, che mantengono i dati indipendenti da un sistema proprietario. Tuttavia, anche gli strumenti gratuiti più robusti spesso limitano l’uso a una manciata di collaboratori. Per sfruttarne appieno i vantaggi, potresti dover passare a una versione a pagamento.
- Strumenti semplici: gli strumenti per mappare il flusso di lavoro possono includere carta e penna. I metodi manuali non sono una buona soluzione a lungo termine perché la condivisibilità è limitata. Tuttavia, carta e penna sono ottimi per iniziare a disegnare. Le note adesive funzionano bene per il brainstorming.
- Strumenti di grafica o disegno: al giorno d’oggi, questi strumenti sono spesso basati sul cloud, il che significa che è possibile condividere i disegni con il team, indipendentemente dalla posizione. Oppure puoi salvare le mappe su un drive condiviso interno. Un esempio è il software per diagrammi online Lucidchart o la lavagna online Lucidspark.
- Software appositi per la gestione dei flussi di lavoro: i software per i flussi di lavoro ti aiutano a visualizzare un flusso di lavoro e aggiungono un elemento di controllo alle attività del flusso di lavoro. Utilizza flussi di lavoro elettronici per monitorare il lavoro, nonché le attività che richiedono l’approvazione per la conformità o altri requisiti. Ad esempio, puoi utilizzare un software di gestione dei flussi di lavoro per ridurre gli errori, aggiungere trasparenza, eliminare le attività manuali che fanno perdere tempo e creare percorsi di audit per il risarcimento delle spese.
Perché nessuno vuole usare i diagrammi di flusso
Molte persone preferiscono le mappe di flusso di lavoro digitalizzate rispetto alle copie cartacee, poiché i diagrammi di flusso cartacei possono essere difficili da salvare, condividere e modificare. Alcune persone trovano anche che disegnare mappe di flusso di lavoro richiede una formazione approfondita sulla notazione dei processi. Inoltre, non è possibile eseguire una demo di una mappa di flusso di lavoro cartacea.
Gli strumenti di mappatura online appositi guidano gli utenti alla creazione di mappe, indicando i simboli corretti per ogni componente della mappa. Gli strumenti digitali consentono di acquisire facilmente i possibili punti decisionali e le alternative, in quanto possono descrivere e collegare i percorsi condizionali. Inoltre, le mappe online possono includere link a documenti di supporto, come testo, guide di riferimento, grafici o foto. Oltre a offrire un’immagine colorata, i software di flusso di lavoro digitali spesso consentono di automatizzare i processi del flusso di lavoro.
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