Che cos'è la gestione dei processi aziendali?
La BPM si concentra sulla messa in atto di un processo coerente e automatizzato non solo per le transazioni di routine, ma anche per le interazioni umane in continua evoluzione. La BPM non è la gestione delle attività o dei progetti, ma stabilisce una regolamentazione deliberata per il miglioramento continuo dei processi. Ciò riduce i costi operativi di un'azienda riducendo gli sprechi e le rielaborazioni, aumentando le efficienze e migliorando la coesione all'interno dell'azienda.
La BPM può collegare la linea di impresa (LOB) alla tecnologia. Invece di esternalizzare i processi aziendali, con la BPM hai la possibilità di mantenere i tuoi processi interni aggiungendo allo stesso tempo struttura. Può anche supportare le operazioni aziendali future, contribuendo a costruire un processo iterativo per cambiamenti nelle regole, controllo delle versioni ed esecuzione, con un monitoraggio continuo e un miglioramento misurabile.
La BPM può estendersi anche oltre le operazioni IT e aziendali della tua azienda. Può essere applicata a sviluppatori di software e a cittadini sviluppatori, leader aziendali, analisti aziendali, personale sanitario, specialisti in contabilità e retribuzioni, gestione delle relazioni con i clienti e partner del settore lavorativo.
A un livello molto alto, la BPM richiede tre fasi per il miglioramento dei processi. In primo luogo, i processi vengono mappati e analizzati. Successivamente, l'organizzazione implementa le modifiche ai processi in base a tale analisi. Infine, i processi appena aggiornati vengono monitorati per le prestazioni.
Nella pratica attuale di BPM spuntano diversi temi in evoluzione. Innanzi tutto, le organizzazioni devono considerare come utilizzare la BPM per definire l'esperienza dei propri clienti. Tieni presente che ogni cliente ha aspettative proprie su come l'azienda soddisferà le sue esigenze e che la sua esperienza dovrebbe riflettere il successo dei processi interni della tua azienda.
Inoltre, la BPM dovrebbe essere sufficientemente flessibile da reagire rapidamente al cambiamento delle esigenze di un cliente. I tuoi clienti sono costantemente alla ricerca di miglioramenti e la BPM è in grado di automatizzare i processi in modo agile.
Cosa non è la BPM
La BPM può aiutarti a organizzare e trasformare i tuoi processi, ma può essere un concetto confuso. Per chiarire eventuali domande, devi sapere cosa non è la BPM:
La BPM non è un prodotto software. I BPMS o iBPMS sono prodotti software e le loro caratteristiche variano a seconda di ciò che il fornitore include nel sistema acquistato. BPMS e iBPMS sono pensati per supportare la teoria alla base della BPM.
La BPM non è un'applicazione. Potresti aver bisogno di alcune applicazioni per via delle tue attività di BPM e potresti sviluppare nuove applicazioni per agevolare la BPM, ma la BPM non è un'applicazione a sé stante.
La BPM non funge da hosting di applicazioni. Il Business Process as a Service (BPaaS) consente di ospitare le applicazioni al di fuori dell'azienda. Utilizza questo modello quando è necessario ospitare più di una funzione di un processo.
La BPM non è un segmento di mercato. La BPM guida alcuni mercati; i cambiamenti nella pratica della BPM possono far evolvere la domanda di nuovo software, ma i prodotti e i fornitori stessi non sono propriamente BPM.
Aspetto che può creare ancora più confusione: non tutte le attività svolte dal tuo BPMS sono attività di BPM. Ad esempio, il BPMS supporta la documentazione dei processi, ma tu non esegui una funzione BPM ogni volta che documenti un processo. Il tuo BPMS può svolgere molte funzioni per supportare la tua organizzazione e anche la tua BPM, ma ciò non significa che tutto ciò che fa sia coinvolto nella BPM. La stessa fallacia si applica alle persone e alle unità aziendali. Il personale può supportare i processi di BPM, ma non tutto ciò che fa è metodologia BPM. Non esiste un "lavoro di BPM" specifico all'interno di un'azienda.
Vantaggi e svantaggi della gestione dei processi aziendali
Per mantenere la tua azienda competitiva, devi aggiornare costantemente i tuoi processi. Se non lo fai corri il rischio di aumentare i costi, ridurre i ricavi e accelerare l'obsolescenza sul mercato. Le aziende si affidano alla BPM e a sistemi di BPM per mantenere le loro operazioni attuali e coese. Ciò è particolarmente vero per settori con requisiti normativi che richiedono la gestione di tutti i processi, in particolare tra driver aziendali e tecnologie informatiche.
Gli esperti concordano sul fatto che le aziende beneficiano di molti vantaggi quando implementano un sistema di BPM. Di concerto, con strumenti come dashboard e flussi di lavoro mirati, il sistema può ottimizzare le operazioni, ridurre gli errori umani e le errate comunicazioni e chiarire la direzione strategica. Nel complesso, ci si può aspettare tre vantaggi principali da un sistema di BPM:
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Agilità: è la capacità di adattarsi rapidamente. Poiché la BPM richiede una documentazione rigorosa delle fasi di elaborazione, stabilisce un flusso di lavoro chiaro e un'azienda può vedere esattamente cosa succederebbe se implementasse i cambiamenti. Un'organizzazione può agire più facilmente quando conosce gli effetti dei cambiamenti dei processi e le loro opzioni realistiche. Inoltre, le aziende possono offrire mobilità geografica e trasferimento di conoscenze con la BPM per rafforzare la competenza e l'indipendenza del team del cliente. Se necessario, le aziende possono anche sfruttare gli standard esistenti per il riutilizzo delle applicazioni precedenti e la creazione di nuove risorse IT che combinano tutte le loro esigenze software.
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Visibilità: con la BPM, la dirigenza può vedere e comprendere meglio i processi aziendali, quindi non è necessario un ampio monitoraggio dei dipendenti e del prodotto del loro lavoro. In definitiva, la dirigenza può prendere decisioni ben informate, oltre a ridurre o eliminare frodi, abusi e sprechi.
According to Jeff Tindall, BPM Expert and Managing Director of Tindall Media, LLC, “Visibility into business process management systems is key. A business process cannot be managed without insights into the process flow. Using dashboards to provide a quick overview of the process performance is a common practice. Think about how sales pipelines are commonly visualized as a funnel. This is a perfect example of how to intuitively design and communicate complex quantities and relations to the management team. In more complex scenarios, I find it useful to model the process in a flowchart-esque layout, so managers can get a sense for how volumes are flowing through the process and quickly identify [a] bottleneck.”
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Efficienza: la BPM offre ai team la possibilità di vedere come ottenere prestazioni ed elaborazioni ottimali, oltre a eliminare ridondanze e attività manuali. Nel processo, possono accelerare il time-to-market riducendo al minimo gli errori, abbreviando le tempistiche del progetto e introducendo nuovi processi più rapidamente.
Uno dei principali svantaggi della BPM è che un sistema così rigoroso può limitare l'innovazione, soprattutto durante i periodi in cui sono necessari cambiamenti rapidi. Nel libro del 2016 di Charles O'Reilly e Michael Tushman Lead and Disrupt, gli autori incoraggiano i team a sviluppare ambidestrismo organizzativo per evitare le insidie dei rigorosi processi di BPM. Gli autori parlano dei metodi tradizionali utilizzati insieme alla modernizzazione.
La BPM può e deve andare di pari passo con l'innovazione. Se eseguita correttamente, la BPM può aiutare un'organizzazione a rimanere valida nel suo mercato principale, ramificandosi e trovando successo in nuovi spazi.
Gestione dei processi aziendali incentrati sulle persone e incentrati sui sistemi: qual è la differenza?
Anche se la BPM affronta molti processi diversi, gli esperti concordano sul fatto che tali processi rientrano in due categorie principali: orientati alle persone e orientati ai sistemi.
La BPM incentrata sulle persone mette le persone al primo posto, come supportate dalle funzioni di automazione. Si tratta di processi in cui le persone sono centrali e l'automazione non le sostituisce facilmente. Il software BPM incentrato sulle persone consente agli utenti di sospendere il lavoro, di tornarci in seguito e di riassegnarlo in base alle esigenze delle risorse. Questi sistemi consentono ai professionisti di modellare il lavoro da svolgere, mettendo al primo posto aspetti legati alla comunicazione. La BPM incentrata sulla persone comunica l'attività al dipendente invece di assegnarla automaticamente o spostarla nel sistema. Ogni attività consiste in annunci, istruzioni, conclusioni, scadenze e promemoria. Esempi di processi incentrati sulle persone includono l'erogazione del servizio clienti, la gestione dei reclami, l'inserimento dei dipendenti, la conduzione di attività di e-commerce e la presentazione dei report sulle spese.
Alcuni esperti suddividono la BPM incentrata sulle persone in un'altra categoria: incentrata sui documenti. Poiché i processi incentrati sui documenti richiedono a utenti fisici di agire in qualche modo, avrebbe senso raggruppare queste attività in processi incentrati sulle persone.
Il punto di vista incentrato sui sistemi (o sull'integrazione) della BPM è più interessato agli aspetti tecnologici del processo. Questi processi funzionano con più applicazioni, tra sistemi o all'interno di un sistema. Questi processi organizzano i processi di sistema tra tutte le applicazioni, sia che siano confezionate, personalizzate, esterne o gestite da utenti fisici. Un esempio di processo incentrato sull'integrazione è l'online banking, che può includere diversi sistemi software che si uniscono.
Occasionalmente, qualcuno dell'azienda dovrà ignorare manualmente i processi e tenere conto delle eccezioni. Un framework di BPM può aiutarti a gestire il sistema per questi valori anomali, se necessario.
Quali sono i diversi framework di gestione dei processi aziendali?
A seconda del settore, i framework di BPM rientrano in una delle tre categorie per delineare regolamenti, standard e politiche:
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Orizzontale: questo framework consente l'applicazione della BPM e delle soluzioni di assistenza in diversi settori. Si concentra sulla progettazione e sullo sviluppo dei processi, principalmente attraverso l'uso della tecnologia.
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Verticale: rivolto a un settore o a un tipo di processo specifico, questo framework coordina le attività per i processi. Può comunque tenere conto dei processi tra più persone, regioni e unità.
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Servizio completo: questo framework combina i framework verticali e orizzontali, affrontando in ampiezza e profondità ciò che il concetto di BPM e il software possono offrire. In altre parole, il framework si estende su più settori. Questo tipo di framework dovrebbe riguardare le regole aziendali, i flussi di lavoro, la progettazione e il modellamento dei processi, la scoperta, l'ambito, la simulazione e i test.
La gestione dei processi aziendali nel mondo reale
Il successo di un'azienda deriva dalla collaborazione tra business e IT per superare i problemi aziendali critici all'interno di ogni reparto. Nel mondo reale, le aziende definiscono i loro problemi, identificano le parti interessate e i partecipanti al processo, determinano le fasi del processo e ne traggono i vantaggi. Ogni azienda dovrebbe iniziare esaminando i propri processi e chiedendosi: "Qual è il loro obiettivo o il risultato desiderato?"
Ad esempio, una grande catena di farmacie con migliaia di prodotti deve avere le foto dei prodotti del fornitore sul proprio sito Web, verificando di utilizzare la foto più recente dell'articolo. Su una piattaforma BPM, queste immagini possono essere tracciate, garantendo la versione più aggiornata, la cronologia di accesso e la posizione di archiviazione. La BPM consente di risparmiare tempo quando si tratta di pubblicare e gestire le immagini. Questa azienda dovrebbe porsi anche altre domande:
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Dove inizia e finisce il processo?
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Quali funzioni e azioni aiutano a portare avanti il processo?
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Quali unità e personale sono coinvolti in ogni fase del processo?
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Quali dati fluiscono da una fase all'altra?
In un report di Forrester del febbraio 2017 sono state intervistate le aziende che utilizzano la BPM per rinnovare i propri processi, rilevando i seguenti risultati:
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Il 64% si occupava di assistenza ai clienti
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Il 52% stava rinnovando l'inserimento dei clienti
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Il 26% stava esaminando la catena di approvvigionamento e i processi rivolti ai partner
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Il 25% la utilizzava per aggiornare i processi contabili e finanziari
BPM can be used in many fields, such as human resources, finance, purchasing, customer service, sales, marketing, and research and development. These fields all require up-to-date forms, applications, and coordination in a reliable infrastructure. In the real world, process is all about what the customer needs. According to Craig Reid, CEO of the Process Improvement Group and blogger at The Process Ninja, “Process in an organization can become complex, but it can always be stripped back to a few simple things.”
Sono stati elencati i seguenti requisiti di base per il processo di un'azienda:
• Soddisfare un'esigenza in modo efficace.
• Mantenere felice il cliente (relazione).
• Fare le cose in modo efficiente e produttivo (costi).
Reid conclude: "Fare le cose semplici nel modo giusto è la pietra angolare della BPM e dell'azienda. Per me, la BPM consiste nella gestione attiva e nel miglioramento continuo di tutti i processi all'interno di un'organizzazione."
Alcuni altri suggerimenti degli esperti di implementazione della BPM:
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Migliora i tuoi processi prima di automatizzarli.
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Determina quali sono i processi e assegna loro dei proprietari.
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Consenti loro di essere continuamente aggiornati.
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Per risparmiare tempo, prendi in considerazione il miglioramento dei processi esistenti rispetto allo sviluppo di processi nuovi.
Gestione dei processi aziendali e conformità
Tutte le aziende devono affrontare la sfida della conformità e della gestione dei rischi. Tale sfida include la legislazione esterna, le regole operative e gli standard interni. Sebbene molte aziende vedano la conformità e la BPM come aspetti separati, può essere più logico trattare i requisiti di conformità come parte della BPM, poiché la BPM è spesso utilizzata per garantire la conformità e gestire i rischi finanziari. Secondo un rapporto del 2015 dell'Association for Information and Image Management (AIIM), nel campo della governance, della gestione dei rischi e della conformità, le aziende utilizzano specificamente la BPM per quanto riguarda:
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La gestione di creazione, aggiornamenti e diffusione delle politiche
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L'automatizzazione dei processi di audit
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La gestione del rischio di fornitori e vendor
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L'identificazione, il monitoraggio e la correzione dei rischi
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L'identificazione, il monitoraggio e la risoluzione degli incidenti
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La gestione delle minacce per la sicurezza IT
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Il tracciamento della conformità rispetto a normative e standard (monitoraggio dei controlli)
Una BPM efficace può tenere le aziende alla larga da danni e costi legati alla non conformità. Grazie all'uso di dashboard, i manager non devono dedicare tanto tempo ad attività quali i controlli normativi o la supervisione di compiti regolari. È utile disporre di un archivio centrale di tutta la documentazione di conformità collegata a un sistema in grado di tenere traccia dei rischi. Un tema emergente nel campo della conformità è quello di affrontarla come parte della pratica continuativa di miglioramento dei processi aziendali.
Un'altra opzione è l'utilizzo di servizi gestiti, un modello di servizio ad abbonamento che esternalizza responsabilità specifiche di gestione. Le aziende esterne responsabili dell'azienda aggiornano e ottimizzano continuamente la trasformazione guidata dai processi. Gli esperti in BPM eseguono continuamente l'ottimizzazione della tua azienda per assicurarsi che aderisca alle best practice e che fornisca il massimo vantaggio.
Governo e networking delle organizzazioni BPM
La BPM è un campo standardizzato con organizzazioni che governano e definiscono la simbologia, assicurando che materiali e aspettative siano coerenti. Inoltre, molte organizzazioni si sono evolute per consentire ai professionisti di connettersi tra loro e far progredire ulteriormente il settore. Di seguito sono riportate le istituzioni e le organizzazioni che governano e connettono tra loro i professionisti in BPM.
Il BPM Institute: il BPM Institute si autodefinisce come "Uno scambio peer-to-peer per i professionisti della gestione dei processi aziendali". Questa comunità di 50.000 membri, guidata da professionisti, offre formazione e certificazione e sponsorizza eventi BPM e numerose opportunità di networking. Il sito Web ospita risorse attuali per i professionisti in BPM e non è sponsorizzato da vendor.
WfMC: La Workflow Management Coalition è un'organizzazione di circa 30.000 membri in tutto il mondo il cui interesse principale sono i flussi di lavoro, la BPM e la gestione adattiva dei casi. La WfMC sviluppa standard di pratica specifici per i processi aziendali. Il gruppo ha sviluppato l'XPDL (XML Process Development Language), attualmente utilizzato in oltre 100 suite di BPM.
BPM.com: questo sito Web è un archivio di materiali sulla BPM e sulle discipline a essa correlate. Il sito sponsorizzato da vendor ha circa 40.000 utenti e i collaboratori pubblicano regolarmente blog e interviste con i professionisti del settore. Il sito contiene anche notizie e podcast attuali affinché i professionisti del settore possano mantenersi aggiornati.
ABPMP: l'Association of Business Process Management Professionals è un'organizzazione senza scopo di lucro, indipendente dai vendor, che si impegna a far progredire le pratiche e i concetti della BPM. Le sezioni locali gestiscono questa associazione di professionisti in BPM e offrono formazione e certificazione internazionale proprie, cioè la certificazione Certified Business Process Professional (CBPP®).
International Conference on Business Process Management: organizzata dal comitato direttivo BPM, questa conferenza si svolge annualmente e offre un approccio accademico alla BPM. La conferenza copre mix di discipline, tra cui informatica, ingegneria dei sistemi informatici e gestione aziendale.
ITIL: l'Information Technology Infrastructure Library è un framework standardizzato per la gestione dei servizi IT. Combina diversi processi aziendali ed esamina come possono lavorare insieme. Mentre la BPM si occupa dei processi aziendali dal punto di vista aziendale, l'ITIL si concentra su come supportare questi processi aziendali attraverso i servizi IT.
Standard e modelli che governano la BPM
ISO/IEC 15944: l'International Organization for Standardization (ISO) e la International Electrotechnical Commission (IEC) hanno creato questo standard per disciplinare il codice di pratica per gli aspetti operativi della BPM nelle aziende.
BPMN: Business Process Model and Notation standardizza il modo in cui i processi aziendali sono rappresentati in un modello di processo aziendale. Il BPMN è stato sviluppato dalla Business Process Management Initiative (BPMI) ed è gestito dal Object Management Group. È simile a un diagramma di flusso, in quanto utilizza notazione standard ed elementi che sono classificati in oggetti di flusso, oggetti di connessione e corsie. La versione corrente, BPMN 2.0.2, è stata rilasciata a dicembre 2013.
Architettura aziendale: i principi e le pratiche dell'architettura guidano le organizzazioni a realizzare le proprie strategie. L'architettura aziendale ha un proprio modello standardizzato di processo aziendale, il Business Motivation Model (BMM), simile al BPMN. Molti professionisti della BPM sono a favore della combinazione di BPM e architettura aziendale. La BPM fornisce metriche, il framework aziendale e il formato aziendale, mentre l'architettura aziendale traduce la visione e la strategia di un'azienda. Lavorando insieme, queste due discipline producono uno slancio sostenibile in un'azienda.
According to BPM Expert, Influencer, and Evangelist Theo Priestly, blogger at bpmredux, “BPM is the ‘glue’ between a lot of disciplines. In fact, real BPM is almost a symbiotic enabler between people, systems, and process. The idea that a framework can be a living entity is somewhat absurd in a way, but when you think about it, people, processes, and systems grow and evolve over time, and BPM has to flex and evolve with it to keep them all together in harmony.”
SOA: L'architettura orientata ai servizi (SOA) è uno strumento flessibile per progettare i processi aziendali. BPM e SOA possono lavorare insieme per migliorare l'integrazione dei processi aziendali, con la SOA che funge da principio di progettazione durante lo sviluppo e l'integrazione della BPM. Le SOA possono anche funzionare come servizio Web creato nella soluzione BPM e possono essere utilizzate molte volte.
Strumenti di analisi della gestione dei processi aziendali
Gli strumenti di BPM consentono ai team di progetto di visualizzare, misurare, analizzare, migliorare, controllare e reingegnerizzare i propri processi utilizzando parametri reali. Le teorie vengono messe da parte a vantaggio dei dati del mondo reale per prendere decisioni e rimanere sintonizzati sulle esigenze del mercato. Gli strumenti di analisi della BPM supportano l'intelligenza operativa, una categoria di analisi aziendale in tempo reale che offre alle aziende la possibilità di prendere decisioni e agire immediatamente su questi approfondimenti. Di seguito sono riportati alcuni esempi di strumenti di analisi BPM.
SIPOC: i diagrammi SIPOC (fornitori, input, processi, output e clienti) sono strumenti visivi di alto livello che documentano un processo aziendale dall'inizio alla fine e vengono spesso utilizzati durante le sessioni di brainstorming. I SIPOC sono stati sviluppati come parte della gestione della qualità totale negli anni '80.
Flusso di lavoro: i flussi di lavoro sono diagrammi visivi di un insieme strutturato e predefinito di attività che producono il risultato desiderato. Possono consistere in un avanzamento semplice e sequenziale di fasi o in una serie complessa di eventi che devono verificarsi in parallelo a dipendenze, regole e requisiti specificati. Il flusso di lavoro consiste nelle fasi, nelle risorse che sono necessarie per portare a termine le fasi (come il personale o i macchinari) e il modo in cui queste interagiscono.
RACI: una matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), nota anche come RAM (matrice di assegnazione delle responsabilità) o LRC (diagramma lineare delle responsabilità), chiarisce i ruoli e le responsabilità all'interno di un'azienda. È particolarmente utile durante un processo di cambiamento organizzativo. La matrice identifica tutti i processi e i ruoli e risolve eventuali sovrapposizioni e gap.
CTQ: gli alberi Critical-to-Quality sono strumenti di analisi della metodologia Six Sigma. Gli alberi CTQ vengono utilizzati durante la fase di progettazione per vedere le caratteristiche del prodotto dal punto di vista del cliente. Gli alberi delineano rispettivamente le esigenze del cliente, le aspettative (driver) e i requisiti di prestazione per un determinato prodotto. Gli alberi CTQ sono considerati uno strumento per tradurre le esigenze generali del cliente in requisiti specifici.
Strumento dalla cassetta degli attrezzi Six Sigma
Istogrammi: gli istogrammi sono diagrammi che mostrano la distribuzione di frequenza sottostante di un insieme di dati continui. I dati sono raggruppati in insiemi e viene contata la frequenza di ogni insieme. Gli istogrammi aiutano i professionisti a comprendere tutte le fonti di variazione in un processo.
Un tipo di dati continui è il tempo. Ad esempio, il tempo è raggruppato in intervalli di cinque minuti e rappresenta quanto tempo una persona attende prima di essere vista in un negozio di tecnologia. L'esperienza di 100 persone nel negozio è stata esaminata e per coloro che attendevano e sono stati visti, il tempo di attesa è stato tracciato in base al numero di persone. Una rappresentazione grafica delle 100 persone che hanno aspettato e non sono uscite produce una curva che il team di progetto può osservare per determinare il successo del negozio nel raggiungere i propri clienti prima che decidano di andare via. Il team può elaborare altre inferenze in base a questa curva per i miglioramenti che potrebbero essere implementati.
Ciclo di vita della BPM di miglioramento continuo
Accreditato a: Mariska Netjes, Halo A. Reijers, Wil M.P. van der Aalst.
La BPM consiste in cinque fasi, che comprendono il ciclo di vita dei processi aziendali. Anche se ci sono alcune incoerenze nei termini specifici in tutta la disciplina, le cinque fasi includono la progettazione, il modellamento, l'esecuzione, il monitoraggio e l'ottimizzazione. Per monitorare il miglioramento continuo, le fasi sono rappresentate come un ciclo per notare cambiamenti incrementali. In altre parole, una volta che si è nel ciclo, non c'è inizio o fine.
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Progettazione: cattura i processi aziendali ad alto livello, con sufficienti dettagli in modo che gli utenti possano capire come funzionano. In questo modo, si allineano i processi con la strategia aziendale. Questa fase modella anche la progettazione di ciò che è attualmente in uso e di ciò che verrà successivamente utilizzato.
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Modellamento: analizza, rapporta agli standard e confronta i processi in varie simulazioni, utilizzando diverse combinazioni di variabili per determinare i miglioramenti ottimali. Gli scenari ipotetici vengono eseguiti in questa fase.
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Esecuzione: in questa fase, selezionare e implementare i miglioramenti.
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Monitoraggio: l'organizzazione osserva e nota i singoli processi a un intervallo specifico e sviluppa parametri per il confronto. In questa fase si gestisce anche il cambiamento nella cultura.
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Ottimizzazione: infine, vengono recuperate le informazioni dalle fasi precedenti di modellamento e monitoraggio e si identificano i problemi e i potenziali miglioramenti.
Suite e software BPM automatizzati
Le suite di BPM integrate si sono evolute per sfruttare i concetti di BPM. Le aziende possono implementare il miglioramento continuo dei processi aziendali con strumenti BPM, motori delle regole aziendali, motori di flusso di lavoro, strumenti di simulazione e test, elaborazione di eventi complessi e monitoraggio delle attività aziendali.
Experts agree that the combination of BPM concepts and BPM suites make modern business possible. According to Stuart Young, BPM Expert and Digital Marketing Executive at Dr Felix, “The nature of our business means that established and effective business processes are a key part of our day-to-day operations. We work with staff based in various locations, so it is important that we have clearly defined tasks and workflows to allow us to act as a team successfully. BPM suites are essential for the modern web-based business. Being a tech-based business, it allows us to work efficiently and effectively as a team.
"Possiamo collaborare su attività chiaramente definite, fissare scadenze per il lavoro e comunicare efficacemente senza dover essere in un unico luogo. L'integrazione di servizi come Google Apps e Dropbox rende le cose molto più facili per noi. La collaborazione è la chiave per ogni team e le suite di BPM come Smartsheet o Promapp possono semplificare questa parte della vita."
Il software disponibile ha successo solo grazie ai repository che memorizzano i metadati e consentono query sui dati. Questi repository utilizzano il Common Warehouse Metamodel (CWM) come architettura, con specifiche stabilite anche dal gruppo di gestione degli oggetti. Il CWM è basato su UML, MOF e XMI, che si rivolgono rispettivamente al modellamento, al metamodellamento e all'archiviazione dei metadati e allo scambio di dati.
Alcuni dei diversi campi software che si sono uniti per creare il BPMS includono i seguenti:
Motore di regole aziendali: un motore di regole aziendali (BRE) consente agli utenti del BPMS di modificare la propria logica aziendale, anche per gli aggiornamenti o nuove politiche o procedure.
Secondo Jeff Tindall di Tindall Media, LLC, "mentre molti processi aziendali possono essere automatizzati attraverso la raccolta dei requisiti, alcuni sono aperti e richiedono regole flessibili che possono essere personalizzate in fase di esecuzione in base alle esigenze del cliente e ai dati in tempo reale. È qui che i motori delle regole sono preziosi. La maggior parte dei motori di regole sono disponibili in uno dei due gusti: valutazione o esecuzione. Le regole di valutazione rispondono a una domanda a risposta diretta (sì o no). Sono ottimi per supportare condizioni complicate o mutevoli, come il completamento o meno di un'attività. Le regole di esecuzione, d'altra parte, consentono di eseguire una o più azioni all'interno della regola. Sono ottimi per determinare il flusso di lavoro, ad esempio quale attività eseguire successivamente."
Modello e notazione dei processi aziendali (BPMN): il BPMN diventa parte dell'applicazione BPMS e governa le prestazioni del processo aziendale quando viene eseguito.
Monitoraggio delle attività aziendali (BAM): utilizzando il BAM, le aziende possono monitorare i propri processi aziendali e vedere dove potrebbero verificarsi errori e problemi. I report BAM indicano esattamente come (e quanto bene) i processi e il flusso aziendale stanno funzionando. Il BAM si concentra su quattro attributi: volumi delle transazioni, velocità, errori e condizioni speciali.
Flusso di lavoro umano: questo software organizza le attività che devono essere eseguite dalle persone. Ciò richiede l'assegnazione dell'attività a una persona specifica, l'identificazione delle altre parti interessate e la data in cui l'attività deve essere completata, nonché il modo in cui l'attività deve essere portata a termine. L'ottimizzazione dei processi che coinvolgono le persone e i cambiamenti dinamici è stata storicamente difficile, ma questo software è cresciuto come parte del BPMS.
Cosa cercare in una suite di BPM
Quando si cerca una suite di BPM, la caratteristica principale da cercare è la leadership del settore. La tua suite di BPM dovrebbe essere un programma consolidato e continuamente aggiornato per eccellere nel settore, non solo per competere. Di seguito è riportato un elenco di caratteristiche e funzioni che possono essere trovate in una suite di BPM:
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Consentire la collaborazione aziendale- messaggistica
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Consentire visibilità per gli eventi
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Automatizzare le regole
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Costruire servizi
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Acquisire indicatori chiave delle prestazioni (KPI)
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Far convergere le informazioni all'interno dell'azienda
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Creare analisi
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Creare moduli
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Progettazione delle dashboard
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Sviluppare app per dispositivi mobili
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Ambiente dell'utente finale
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Integrazione dei contenuti
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Soluzione locale
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Opzione per Software as a Service (SaaS)
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Individuazione dei processi e determinazione dell'ambito del progetto
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Modellamento dei processi
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Capacità di distribuzione rapida
Intelligent Business Process Management Suites (iBPMS)
Currently a BPM Expert, VP and Research Fellow, and thought leader at Aragon Research, Jim Sinur coined the term iBPMS in Gartner’s Magic Quadrant for Intelligent Business Process Management Suites 2012 report during his time with the company. iBPMS indicates the evolution of BPM, combining big data, analytics, social media, and mobile design with the traditional BPM processes and framework. Gartner presented this term to delineate between BPM software and this newer intelligent type, since they are not directly comparable. iBPMS is also evolving to leverage artificial intelligence, Internet of Things, message-oriented middleware, and cloud capabilities. The biggest development with iBPMS is that a combination of humans and applications is making process decisions based on big data analytics.
Best practice nella selezione di suite di BPM
C'è un numero sproporzionato di opzioni BPMS disponibili e la scelta di un sistema dovrebbe essere basata sulle best practice. Le aziende dovrebbero ottenere il consenso dell'utente prima dell'acquisto; per ottenere il consenso dei dipendenti, coinvolgi i rappresentanti del reparto di tutta l'azienda nella revisione del prodotto. Altre best practice includono garantire che l'intera azienda partecipi durante l'implementazione e fornire una formazione adeguata.
Fornitori formati e certificati infondono fiducia nel loro prodotto. Inoltre, il consenso dei dipendenti riduce lo shadow IT, processi aziendali che non fanno esplicitamente parte del processo aziendale e non sono semplificati in un pacchetto software completo. Gartner ha previsto che "il 20% dei processi aziendali shadow sarebbe supportato da piattaforme cloud BPM". I processi shadow esistono in un limbo, spesso nascosti all'IT e supportati da qualsiasi plugin o foglio di calcolo a cui il personale regolare può accedere. La BPM può liberare la tua azienda da porzioni significative di processi shadow.
Tutti gli esperti consigliano di provare il sistema prima di acquistarlo. Il successo del BPMS si basa sull'analisi e sul test delle funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno. Alcuni esperti consigliano anche di assumere un consulente per valutare le esigenze aziendali e di parlare con i fornitori per determinare la soluzione migliore. Quando consideri il tuo caso d'uso aziendale, noto anche come il problema che stai cercando di risolvere, dovresti tenere a mente come funzionerà con il tuo bus di servizio aziendale (ESB). Secondo gli esperti, è necessario esaminare quanto segue:
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Solo BPMS: la tua attività è composta principalmente dall'interazione umana e solo da una piccola quantità di transazioni e requisiti di prestazione.
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Solo ESB: la tua attività comprende principalmente transazioni con necessità di scalabilità e flessibilità man mano che cresci e ti evolvi.
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BPMS ed ESB insieme: la tua azienda richiede elevate quantità di interazioni umane e transazioni che potrebbero richiedere scalabilità e flessibilità per la crescita.
Secondo Jim Sinur, "come tutti sappiamo, la BPM in tutte le sue varianti è finalizzata a migliorare le operazioni, l'interazione e l'ottimizzazione delle risorse. A tal fine, la BPM deve avere una grande visibilità sull'avanzamento del lavoro, quindi deve avere molte dashboard, intelligenza di processo (BI per processo) e capacità predittive per la prossima migliore azione. Inoltre deve avere un ambiente di sviluppo e composizione agile, visivo e rapido. Inoltre, dovrà ottenere big data e altri sistemi per gestire il comportamento ibrido e composito.
Sinur continua: "Idealmente, la BPM dovrebbe avere capacità di ottimizzazione delle risorse in grado di percepire segnali, eventi e modelli, aiutare a prendere decisioni in volo e intraprendere nuove azioni attraverso persone, sistemi o macchine. Ci sono una moltitudine di funzionalità tecnologiche che consentono quanto sopra, ma il modellamento, la simulazione, le funzionalità cognitive, lo sviluppo, l'analisi, l'integrazione, i big data, l'IoT, i bot, gli agenti e le tecnologie di visualizzazione giocano sotto la copertura in varie combinazioni."
Gestione dei processi aziendali ora (IoT) e in futuro
La BPM può aiutare a gestire e collegare oggetti e applicazioni smart nella sequenza corretta. Secondo Gartner, entro il 2020 ci saranno 30 miliardi di dispositivi connessi a Internet. Al momento, non esistono sistemi coesi che gestiscono i dispositivi smart. La BPM può facilmente gestire e aggiungere valore alle risposte di tutti questi dispositivi. La BPM potrebbe orchestrare ciò che si deve fare con i dati ricevuti, riducendo gli errori di comunicazione e migliorando le opportunità di collegamento con i clienti.
Secondo Jeff Tindall di Tindall Media, LLC, "L'integrazione di input esterni può avere un effetto drammatico anche sui processi aziendali. Le interfacce esterne possono permetterti di avviare un'attività di follow-up in base a un'azione del cliente, come la compilazione di un modulo 'Voglio saperne di più' sul tuo sito web. L'IoT sta creando inoltre incredibili opportunità per incorporare eventi reali nelle soluzioni di gestione dei processi aziendali. Molte aziende utilizzano i sensori IoT per monitorare l'utilizzo delle apparecchiature in modo più preciso e persino programmare automaticamente la manutenzione preventiva per garantire un tempo di attività ottimale."
Il futuro della BPM è solido, con una crescita esponenziale dei fornitori di BPM. Sebbene la BPM sia obsoleta nel senso stretto di flussi di lavoro sequenziali, sarà presente come modello dinamico con strumenti intelligenti come l'analisi predittiva. Gli esperti concordano sul fatto che le tendenze emergenti per la BPM sono mobili, sociali, predittivi e cloud. In uno studio di Custom Market Insights uscito a febbraio 2016, l'attuale quota di mercato di 3,4 miliardi di dollari di BPMS raggiungerà i 10 miliardi di dollari entro il 2020. I ricercatori indicano l'uso del cloud computing, del mobile computing e dei dispositivi smart come i fattori che guidano l'aumento del mercato.
Secondo Jim Sinur, "la BPM come mercato indipendente sta crescendo bene, con alcuni fornitori che mostrano una grande crescita, ma la reale accelerazione della BPM avverrà, poiché la BPM svolgerà un ruolo nella trasformazione digitale e nei nuovi modelli di business sotto l'ombrello digitale. Guarda cosa Amazon e Uber hanno fatto grazie ai processi migliori. Man mano che la BPM diventa disponibile per più persone in forme di base, diventerà un elemento più importante per costruire applicazioni di processo intelligenti e avere un ruolo nella gestione di risorse più intelligenti come gli assistenti digitali."
Soluzioni di BPM rispetto alle soluzioni di integrazione
Le aziende possono sentirsi confuse dalla sovrapposizione delle scelte disponibili sul mercato. Le soluzioni di integrazione, come un ESB, possono fornire alcuni dei servizi di cui le aziende hanno bisogno per integrare sistemi complessi. I sistemi di BPM sono spesso utilizzati per integrare diversi pacchetti software.
C'è spazio per entrambi i sistemi all'interno di un'azienda e i sistemi separati possono e devono sfruttarsi a vicenda. In un'architettura a tre livelli, gli ESB eseguono l'integrazione al livello intermedio dell'orchestrazione dei servizi, portando i servizi di basso livello nelle unità di servizio più grandi. I BPMS eseguono il modellamento e la gestione dei processi aziendali con le persone e il software. I BPMS sono il livello superiore che orchestra o crea i processi aziendali per il livello ESB. Gli ESB sono software ottimizzati, che comunicano in una frazione del tempo che farebbe un BPMS. Messi a confronto, un ESB supera un BPMS quando è in condizioni di carico elevato o di prestazioni, grazie alla sua flessibilità e scalabilità.
Non solo c'è spazio per consentire a un ESB e un BPMS di lavorare insieme, ma sono abbastanza compatibili e i loro sforzi collettivi possono risolvere i principali problemi aziendali. Nelle aziende specializzate nella distribuzione di media e contenuti su internet o canali a banda larga, la combinazione di ESB e BPMS è particolarmente utile grazie alla loro necessità di capacità e prestazioni tecniche.
Una delle sfide più grandi per le aziende che hanno bisogno sia di ESB che di BPMS è trovare i sistemi giusti e il giusto equilibrio delle responsabilità per ogni sistema. In realtà, ogni azienda deve determinare la natura dei propri problemi organizzativi prima di decidere di quali soluzioni ha bisogno e come organizzare l'architettura di ciascuno di essi.
Una guida alla terminologia BPM
Di seguito è riportato un elenco generale di termini per BPM. Poiché la BPM è un settore standardizzato, una conoscenza di base di questi termini è importante sia per gli studenti che per i professionisti.
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Application service provider (ASP): l'azienda che fornisce software e servizi cloud. Alcuni sistemi BPMS possono essere forniti da ASP.
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Intelligenza artificiale (AI): intelligenza esibita dalle macchine. Gli esperti teorizzano che l'intelligenza artificiale un giorno sarà incorporata nella BPM.
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Reti bayesiane: un modello grafico probabilistico che rappresenta le variabili casuali e le loro dipendenze condizionali.
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BPMS per le PMI: per le piccole e medie imprese, questa è una piattaforma di BPMS che può essere ridimensionata, consentendo spazio per la crescita e lo sviluppo del business.
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Suite/software BPM: una nuova categoria di software che supporta l'intero ciclo di vita della modellazione, dell'esecuzione e del monitoraggio dei processi aziendali.
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Monitoraggio delle attività aziendali: si tratta di strumenti di BPM che consentono a un'azienda di raccogliere parametri.
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Business intelligence (BI): analisi e presentazione dei dati guidate dalla tecnologia. La BI lavora di concerto con ls BPM per prendere le decisioni giuste per la tua azienda.
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Business object: l'entità all'interno del sistema software che funziona insieme ai livelli di accesso e logica. Nel BPMS, gli oggetti aziendali possono gestire il sistema e riutilizzare i processi software esistenti.
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Processo aziendale: attività o insieme di attività che raggiungono gli obiettivi organizzativi.
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Automazione dei processi aziendali: l'iniziativa con cui le aziende automatizzano i processi attraverso l'utilizzo di integrazione, ristrutturazione e software.
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Business Process Execution Language (BPEL): un linguaggio basato su XML che consente la condivisione e la connessione dei dati in una SOA.
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Gestione dei processi aziendali (BPM): il sistema con cui i flussi di lavoro delle organizzazioni vengono sistematicamente migliorati.
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Business Process Modeling Language (BPML): un linguaggio proposto per il modellamento dei processi aziendali. Viene utilizzato BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services).
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Reingegnerizzazione dei processi aziendali: l'uso di computer e software per ristrutturare un'azienda.
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Business rules engine (BRE): una parte del sistema software che consente agli utenti di modificare la logica aziendale in un BPMS.
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Economia computazionale: questa disciplina di ricerca riunisce informatica, economia e gestione per integrare la scienza dell'informazione e l'automazione di quelli che possono essere processi manuali.
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Processo di miglioramento continuo (CIP): un sistema continuo di miglioramenti di servizi, processi o prodotti; esempi includono Lean e Kaizen.
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Sistemi di supporto decisionale: supporto dell'analisi in un'azienda da parte di software.
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Intelligenza emotiva: una base per le competenze critiche composta da quattro competenze fondamentali in due categorie: competenza personale e competenza sociale. Queste quattro competenze includono la consapevolezza sociale, la gestione delle relazioni, l'autocoscienza e l'autogestione.
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Integrazione delle applicazioni aziendali (EAI): l'integrazione delle applicazioni aziendali utilizza i principi del software e dell'architettura.
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Sistemi di pianificazione aziendale (EPS/ERP): il sistema complessivo utilizzato dalla tua azienda per pianificare eventuali fattori esterni o interni, soprattutto tenendo conto delle risorse aziendali. L'EPS è più interessato alle funzioni organizzative ed è meno analitico e orientato al miglioramento rispetto al BPMS.
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Bus di servizio aziendale (ESB):in SOA, un modello che comunica tra i sistemi software.
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Sistemi esperti: sistemi che utilizzano l'intelligenza artificiale.
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Extensible Markup Language (XML): formato basato sul testo utilizzato per condividere dati su Internet, intranet e altrove.
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Diagramma di flusso: un diagramma che mostra il flusso di lavoro, con caselle e frecce di collegamento per rappresentare la direzione.
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Logica fuzzy: l'uso di gradi di verità nel calcolo invece di vero o falso.
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Algoritmo genetico: un processo che imita l'evoluzione biologica per risolvere problemi di ottimizzazione vincolati e non vincolati.
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Motore di inferenza: una base di conoscenze che memorizza i fatti sul mondo nell'intelligenza artificiale.
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Automazione informatica (IT): in BPM, questo concetto supporta l'esecuzione di processi software senza esseri umani. La BPM sta spingendo le aziende a passare dai metodi tradizionali di automazione a funzionalità più euristiche che sfruttano l'automatizzazione dell'apprendimento umano.
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Agenti intelligenti: nell'intelligenza artificiale, un'entità che agisce sul proprio ambiente attraverso l'uso di sensori.
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Analisi intelligente: utilizzo dei dati per analizzare e prevedere le tendenze e i risultati aziendali. Molti pacchetti BPMS includono analisi intelligenti.
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BPM iterativa: spesso utilizzata in modo intercambiabile con il termine Agile, la BPM iterativa è un'implementazione semplice e iniziale di concetti, software o processi di BPM che diventano progressivamente più complessi e ampi.
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Rete neurale: un modello di elaborazione delle informazioni ispirato ai sistemi biologici.
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Orchestrazione: nella SOA, l'effetto dell'automazione.
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Riconoscimento dei modelli: classificare i dati di input in oggetti e classi dalle sue funzionalità.
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Flusso di processo: un diagramma che mostra la direzione dei processi e delle relazioni.
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Ottimizzazione dei processi: regolare un processo in modo che sia più efficiente, economico o migliore.
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Architettura orientata ai servizi (SOA): uno stile di software in cui i servizi sono forniti tramite protocollo di comunicazione su una rete.
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Simple Object Access Protocol (SOAP): un modo per scambiare informazioni strutturate.
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Total Quality Management (TQM): un approccio di gestione che si occupa della soddisfazione del cliente.
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Universal Description, Discovery, and Integration (UDDI): uno standard di servizi web basato su XML.
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Web Service Definition Language (WSDL): formato XML che descrive i servizi di rete.
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Flusso di lavoro: una sequenza di processi.
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Sistemi di gestione del flusso di lavoro: un'infrastruttura per i flussi di lavoro.
Risorse per saperne di più sulla BPM
L'elenco seguente contiene blog, libri e ricerche accademiche che potrebbero essere utili quando si valutano le soluzioni di BPM.
Blog:
Libri:
eBook – Analysis, Automation & Adoption for #AwesomeAdmins
Fundamentals of Business Process Management
BPMN Method and Style, seconda edizione, con eBook BPMN Implementer's Guide
BPM CBOK Version 3.0: Guide to the Business Process Management Common Body of Knowledge
Ricerca accademica sulla BPM:
A Declarative Approach for Flexible Business Processes Management
Uno strumento essenziale per la gestione dei processi aziendali
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