Manuale dei diagrammi di flusso di lavoro: esempi, tipi di grafici e suggerimenti degli esperti

Un diagramma di flusso di lavoro è una rappresentazione visiva dall'inizio alla fine di un flusso di lavoro, di un processo aziendale o di qualsiasi insieme di passaggi mirato a ottenere un risultato. I diagrammi mostrano i flussi di risorse e i passaggi di consegne tra i ruoli, nonché le dipendenze e la proprietà dei compiti.

"Un diagramma del flusso di lavoro aiuta le persone a capire come un team svolge le attività e raggiunge i risultati", spiega Giles Johnston, direttore e co-creatore di Fraction ERP. "Poiché un diagramma del flusso di lavoro evidenzia le singole fasi, può contribuire a ridurre il tempo di ciclo [nella produzione] e i difetti. In definitiva, un diagramma può contribuire ad aumentare la produttività."

Un diagramma del flusso di lavoro non deve essere complicato: basta un rapido schizzo su carta o su una lavagna. È inoltre possibile creare un disegno sofisticato con simboli specializzati disegnati in una piattaforma di flusso di lavoro appositamente creata.

Un diagramma di flusso viene spesso chiamato diagramma di flusso, diagramma di flusso di processo, mappa di processo, diagramma di flusso di processo, o diagramma del flusso di processo. Alcuni considerano un diagramma del flusso di lavoro una panoramica di alto livello dei sistemi, ma si possono anche includere maggiori dettagli.

Possono trarre vantaggio dai diagrammi del flusso di lavoro molte aziende e molti settori, tra cui quello chimico, manifatturiero e di altre specializzazioni ingegneristiche, per mostrare il flusso dei materiali e le relazioni tra le principali apparecchiature. I diagrammi del flusso di lavoro fungono anche da panoramica delle unità operative e dei sistemi per i nuovi dipendenti.

Un diagramma del flusso di lavoro aiuta a visualizzare il processo alla base di un progetto più ampio. I modelli di flusso di lavoro presentano fasi sequenziali che aiutano l'utente finale a comprendere, seguire e analizzare più facilmente ogni fase.

Inoltre, i diagrammi del flusso di lavoro descrivono l'ordine in cui le fasi devono essere completate e aiutano a determinare le attività specifiche in un formato strutturato e facile da seguire. Questi diagrammi aiutano a identificare facilmente e ad apportare modifiche all'interno di un processo per una maggiore efficienza. In definitiva, un diagramma del flusso di lavoro consente di catturare, visualizzare e costruire i requisiti di processo unici per qualsiasi processo aziendale o verticale, dalla gestione dei progetti alla sanità alle costruzioni.

I componenti di un diagramma del flusso di lavoro trasmettono informazioni su ciò che accade in un flusso di lavoro. Tutti i flussi di lavoro includono input, trasformazioni e output. Caselle, linee, frecce e altri simboli rappresentano questi componenti in un diagramma del flusso di lavoro.

• Input: gli input sono le risorse necessarie per completare una fase o un processo. Si può anche pensare a un input come il catalizzatore di una fase del flusso di lavoro. Gli input comprendono materiali, personale, denaro, macchinari, dati e informazioni.
• Trasformazioni: le trasformazioni rappresentano il modo in cui gli input cambiano per produrre un output. Si può pensare alle trasformazioni come a dei trigger per la fase successiva del flusso di lavoro. Le trasformazioni comprendono azioni quali l'inoltro di una richiesta di risarcimento assicurativo per l'approvazione, la costruzione di un tosaerba o l'applicazione di un algoritmo a dei dati grezzi.
• Output: Gli outoutsono il risultato delle trasformazioni degli input. A seconda delle circostanze, un output può essere un prodotto finale, come un tosaerba finito, o l'input per un altro processo, ad esempio una richiesta di risarcimento assicurativo approvata che il personale inoltra alla contabilità per avviare il processo di pagamento.

I diagrammi del flusso di lavoro complessi rappresentano attività, sequenze di attività, punti di decisione e flussi di processo, mappando percorsi alternativi e cicli di rielaborazione o punti in cui il flusso di lavoro ritorna a una fase precedente. È fondamentale includere nel flusso di lavoro la proprietà dei compiti o dei processi.

Di seguito è riportato un diagramma di un flusso di lavoro reso in Atlassian JIRA. I rettangoli colorati rappresentano le fasi del flusso di lavoro, le linee e le frecce rappresentano i percorsi potenziali e il testo descrive il tipo di transizione tra le fasi.

Utilizza i simboli e le forme del flusso di lavoro che rappresentano diversi stati o azioni per costruire il tuo diagramma. Anche se non è necessario utilizzare tutti i simboli disponibili, le forme specifiche possono facilitare la comprensione di un processo complesso a colpo d'occhio.

A seconda del settore, il grafico del flusso di lavoro potrebbe includere simboli specializzati o utilizzare solo caselle e frecce di collegamento per tracciare il flusso. La maggior parte dei team utilizza circa cinque simboli, ma due o tre possono essere sufficienti.

Ecco alcuni simboli utilizzati di frequente:

• Ovale: utilizza questo simbolo per contrassegnare un punto di inizio o di fine del processo.
• Rettangolo: in genere segna una fase di un processo.
• Freccia: le frecce indicano il flusso direzionale di un percorso di processo o del processo stesso.
• Diamante o rombo: questi simboli segnano un punto di decisione.
• Documento: un simbolo di documento indica che l'output o l'input è un documento o un report. Ad esempio, la compilazione e l'invio di un modulo, la stesura di un promemoria o la creazione di un report.

Le organizzazioni possono utilizzare un diagramma di flusso di lavoro aziendale per tutte le funzioni e i livelli aziendali. Quindi, per maggiore chiarezza, è necessario stabilire un sistema di notazione standard che tutti utilizzino, anche se si personalizzano simboli e forme.

Per leggere un diagramma di flusso di lavoro, occorre innanzitutto identificare il titolo del diagramma, la chiave dei simboli e i numeri identificativi dei componenti (per i disegni più complessi). Quindi, occorre individuare l'inizio del processo e seguire la sequenza logica indicata dalle frecce.

Molti settori industriali formano i diagrammi in modo che si leggano da sinistra a destra. Quando ci si avvicina a un nuovo diagramma del flusso di lavoro, occorre orientarsi con la convenzione di layout specifica di quel campo.

Una volta compresa la direzione del flusso, si leggono i simboli (vedi la nostra discussione sui simboli di seguito). Per vedere i simboli specializzati, consulta gli standard di simboli dell'International Standards Organization (ISO), dell'ANSI o dell'ASME per il tuo settore.

È possibile creare un diagramma di flusso di lavoro in pochi semplici passaggi. Innanzitutto, scegli un processo chiave da mappare. Quindi realizza uno schizzo semplice. Non è necessario un software: una penna (per disegnare i simboli) e un foglio di carta vanno benissimo.

"Non bisogna preoccuparsi di avere i simboli giusti", spiega Johnston. "È importante catturare i passaggi nel modo più dettagliato possibile, con tutti i loro difetti. Preoccuparsi della notazione può allontanare o spaventare le persone. Al contrario, è meglio delle caselle con delle frecce. È molto più importante sentirsi coinvolti e a proprio agio con il diagramma piuttosto che preoccuparsi se sia necessario un rombo o una casella con un lato inclinato o una linea ondulata in basso."

Quando il team concorda sulla bozza finale, se è necessaria una versione formale, è possibile trasferire il diagramma del flusso di lavoro al software di disegno o a una piattaforma di automazione del flusso di lavoro.

Segui questi passaggi per imparare a disegnare un diagramma di flusso di lavoro:

1. Seleziona il processo: comprendi il processo e il motivo per cui stai creando un diagramma.
2. Assegna un nome al processo: il nome deve essere attivo e iniziare con un verbo.
3. Definisci il punto di inizio e di fine: stabilisci dei limiti al processo. Secondo Johnston, "molte aziende commettono l'errore di mappare parti di processo casuali."
4. Elenca ogni attività o fase: ricordati di elencare ogni fase in ordine e di annotare chi ne è il proprietario. Crea uno schizzo rapido che possa servire come strumento di discussione e ottieni il consenso del team. Puoi anche considerare l'idea di aggiungere il tempo di ciclo e l'utilizzo a questo schizzo iniziale. Johnston suggerisce anche di includere piccoli passaggi piuttosto che un unico grande riquadro, perché senza i dettagli si perde l'opportunità di migliorare.
5. Includi i seguenti elementi nello schizzo:
   1. Almeno un nodo di avvio, perché i processi non avvengono a metà strada.
   2. Almeno due nodi attività, perché per creare un processo sono necessarie le attività.
   3. Almeno un nodo di arresto, perché nulla va avanti per sempre. Un nodo di arresto aiuta anche gli utenti a valutare se hanno raggiunto il risultato o l'output.
   4. Nodi decisionali, perché non tutti i flussi di lavoro sono lineari. I flussi di lavoro contengono spesso scelte di tipo "sì/no" e percorsi alternativi.
   5. Connettori, se è possibile passare da una sezione all'altra del processo.
   6. Nodi di interfaccia per quando l'output di un processo diventa l'input di un altro.
   7. Etichette per tutti gli elementi.
   8. Note esplicative, se del caso.
6. Disegna il diagramma del flusso di lavoro formale nella piattaforma di flusso di lavoro o nel programma di grafica:
   1. Pensa a chi utilizzerà il diagramma e il livello di dettaglio e di presentazione richiesto.
   2. Se vedranno il documento stakeholder esterni, evita di aggiungere informazioni riservate.
   3. Per i processi complessi e i diagrammi di sistema, le linee dei processi principali devono essere scure e quelle dei processi secondari chiare.
   4. Nei diagrammi complessi, i principali elementi del flusso di lavoro sono spesso numerati.

Sono disponibili alcuni tipi di diagrammi di flusso, tra cui diagrammi di flusso e mappe di processo. Alcuni usano questi termini in modo intercambiabile, ma si tratta di termini distinti. Alcuni formati funzionano meglio per visualizzare informazioni diverse o rivelare approfondimenti specifici.

Considera questi diversi approcci quando decidi come rappresentare sotto forma di diagramma un processo di flusso di lavoro:

• Diagramma delle attività: un diagramma delle attività mostra i passaggi necessari per creare un risultato o un prodotto. Questi diagrammi talvolta utilizzano il linguaggio di modellazione unificato (UML), ma possono anche utilizzare una notazione semplice.
• Diagramma dell'American National Standards Institute (ANSI): un diagramma ANSI comprende simboli basati sulle linee guida ANSI per il flusso di lavoro. La notazione ANSI è stata il primo linguaggio comune per i flussi di lavoro che descrivono i flussi di ingegneria, utilità, meccanica, software, tubazioni e strumentazione (P&ID) e processi generali. I simboli di base sono simili a quelli di altri set di simboli, ma includono simboli speciali per elementi quali il trasporto, la trasmissione di dati tramite fax o telefonate, gli interruttori e altro ancora.
• Diagramma di flusso di base: utilizza questo tipo di diagramma per mostrare processi semplici o speculativi, o per comprendere l'ordine cronologico delle fasi. Questo tipo di diagramma può utilizzare solo pochi simboli di base.
• Modello e notazione dei processi aziendali (BPMN): il BPMN rappresenta processi, flussi di dati e sistemi di alto livello. Il BPMN utilizza simboli e layout formali per rendere i processi intelligibili tra i team e le organizzazioni, sia per gli utenti tecnici che per quelli aziendali.
• Diagramma del flusso di dati (DFD): un diagramma di flusso di dati mostra il flusso dei dati o delle informazioni attraverso un processo o un sistema. Questi diagrammi non includono i punti di decisione.
• Diagramma di flusso del processo: un diagramma di flusso del processo mostra i processi chimici, di produzione o di altro tipo per indicare le apparecchiature chiave e il flusso dei materiali. I diagrammi di flusso dei processi descrivono anche i processi organizzativi di base o forniscono un contesto per le attività. Questi diagrammi possono essere semplici flussi di lavoro, ma a volte sono documenti formali in BPMN.
• Diagramma fornitori, input, processo, output, clienti (SIPOC): un diagramma SIPOC mostra le fasi critiche di un flusso di lavoro e le relazioni tra i proprietari del processo, gli input e gli output. Per comprendere i passaggi di consegne e la cadenza, aggiungete una linea temporale a un SIPOC, che può aiutare a rappresentare le aspettative di pianificazione rispetto al lavoro effettivamente svolto.
• Diagramma a corsia di nuoto o interfunzionale: un diagramma a corsia di nuoto (chiamato anche diagramma interfunzionale) mostra come funzionano i ruoli in un processo e come un processo si muove tra i diversi reparti. I diagrammi a corsia di nuoto possono mostrare ruoli e fasi ridondanti e rivelare attività e processi condivisi dai reparti. Questi diagrammi aiutano a identificare i colli di bottiglia o i casi in cui è necessario trasferire la proprietà di un processo a un altro ruolo.
• Diagramma dall'alto verso il basso: un diagramma dall'alto verso il basso illustra solo le fasi principali ed è spesso integrato da un diagramma di flusso dettagliato.
• Diagramma del linguaggio di modellazione unificato (UML): un diagramma UML è spesso utilizzato nell'architettura dei computer. I diagrammi UML hanno nove varianti, ognuna delle quali ha un focus particolare, come le interazioni, gli oggetti o le sequenze.
• Diagramma del flusso del valore: una mappa del flusso di valore mostra come i beni o le informazioni fluiscono per creare un prodotto o aggiungere valore per un cliente. Questi diagrammi sono strumenti per individuare gli sprechi e i colli di bottiglia in un processo.

I diagrammi del flusso di lavoro possono rappresentare un processo di assunzione, le fasi di un piano o il percorso dell'utente di un'applicazione. Come dimostrano i seguenti esempi di diagrammi del flusso di lavoro, quasi ogni settore o attività può trarne vantaggio.

• Sviluppatore di app: un flusso di lavoro per sviluppatori di app evidenzia le fasi che uno sviluppatore utilizza per creare un prodotto. Nel nostro esempio, un diagramma del flusso di lavoro descrive in dettaglio il funzionamento di una funzione software.
• E-commerce: il diagramma del flusso di lavoro di un'attività di e-commerce mostra come un cliente richiede e riceve un ordine. Questo flusso di lavoro comprende due percorsi per gli ordini online o telefonici e un percorso per l'evasione.
• Istruzione: questo esempio relativo all'istruzione mostra il processo di registrazione di uno studente. Si tratta di un diagramma a corsie che visualizza le attività di ciascun ruolo.
• Finanza: questo esempio di flusso di lavoro finanziario mostra come un dipendente invia una richiesta per un nuovo acquisto. Utilizza il simbolo del documento quando viene creato un modulo e mostra i punti di decisione e i percorsi alternativi.
• Marketing: questo diagramma generale del flusso di lavoro illustra le fasi di alto livello della creazione e dell'attuazione di un piano di marketing.
• Medicina: questo diagramma del flusso di lavoro per applicazioni mediche è una rappresentazione colorata delle fasi di ingresso e di uscita del paziente.
• Onboarding: in questo esempio, le corsie rappresentano una linea temporale per le attività di onboarding. Il diagramma illustra agli utenti le attività richieste, descrive i proprietari dei compiti e mostra la sequenza dei compiti.

I diagrammi del flusso di lavoro aiutano a migliorare i flussi di lavoro o a progettare i processi aziendali. Si utilizzano anche i diagrammi di flusso di lavoro per aiutare gli utenti dei processi a comprendere e ricordare più facilmente le sequenze. I diagrammi aumentano la capacità di comprensione delle attività.

Inoltre, si utilizzano i diagrammi del flusso di lavoro per fare quanto segue:

• Chiarire i processi a monte e a valle: spesso, quando i consulenti costruiscono prodotti come macchine o moduli che si inseriscono in un sistema più ampio, anche le parti interessate che utilizzeranno questi prodotti non comprendono i processi.
• Aiutare le persone a comprendere i processi in un colpo d'occhio: con i diagrammi del flusso di lavoro, le persone possono vedere cosa deve accadere in ogni fase del processo.
• Aiutare le persone a comprendere i compiti del team: le persone devono capire non solo il proprio lavoro, ma anche in che modo le mansioni si inseriscono nel quadro generale.
• Favorire il miglioramento continuo: i diagrammi del flusso di lavoro favoriscono il miglioramento continuo perché aiutano i team a identificare le attività che non aggiungono valore.
• Fornire una documentazione più intuitiva: spesso le persone trovano le immagini più facili da capire rispetto alle istruzioni scritte.

Un diagramma del flusso di lavoro può sembrare superfluo in un processo aziendale, poiché delinea e dettaglia le attività più semplici. Tuttavia, i diagrammi del flusso di lavoro sono una risorsa estremamente utile per identificare dettagli chiave, come i seguenti:

• Membri del team appropriati per ogni processo
• Aree di miglioramento o processi che potrebbero aumentare l'efficienza
• Raccolta o monitoraggio dei dati
• Processi di approvazione e stakeholder chiave che forniscono l'approvazione
• Allineamento del team sulle fasi del processo pianificato

Inoltre, i diagrammi del flusso di lavoro possono rendere più comprensibili, chiari e concisi anche i processi più complessi e dettagliati. I diagrammi del flusso di lavoro possono anche aiutare le aziende e i membri dei loro team a svolgere le seguenti attività:

• Mostrare il flusso tra le fasi.
• Definire, analizzare e discutere qualsiasi parte del processo.
• Standardizzare un processo e individuare e identificare eventuali lacune nel processo.
• Identificare i problemi ed eliminare i processi che non aggiungono valore all'azienda.
• Facilitare la comunicazione e il lavoro di squadra tra i membri del team.
• Mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda riguardo a un processo e ai processi che ne derivano.
• Fornire una chiara comprensione di un processo, del motivo per cui si continua a svolgerlo e del suo valore aziendale.

Le persone possono allontanarsi dall'uso dei flussi di lavoro per una serie di motivi. Possono esitare a interrompere un processo esistente, vogliono mantenere il controllo completo su un processo o vogliono costruire un proprio processo che non segua una struttura preformattata.

Tuttavia, i diagrammi del flusso di lavoro aiutano a fornire coerenza ed efficienza per tutti i processi unici, aumentando il controllo generale e l'efficacia dei processi durante l'esecuzione da parte dei membri del team.

È possibile utilizzare i diagrammi di flusso di lavoro per ottenere una panoramica dei processi, nonché per prevedere e prevenire i problemi. Diagrammi dettagliati del flusso di lavoro possono aiutare a completare le attività e a garantire che il lavoro sia in regola. I flussi di lavoro possono anche spiegare ruoli e responsabilità.

Inoltre, un diagramma del flusso di lavoro favorisce il miglioramento del flusso di lavoro, aiutando ad anticipare ed evitare difetti e ritardi che possono ridurre la produttività. I diagrammi fanno emergere anche i processi ombra che dovrebbero essere eliminati o standardizzati.

I diagrammi del flusso di lavoro sono utili in diversi modi. Aiutano a creare processi di approvazione efficienti e mostrano dove assegnare le risorse e i partecipanti a un processo.

Oltre ai vantaggi già citati, i diagrammi del flusso di lavoro possono essere utili nei seguenti modi:

• I diagrammi del flusso di lavoro specificano la frequenza delle attività e la quantità di tempo ideale per completare ogni attività.
• I diagrammi includono istruzioni per ogni processo o per una singola fase del processo.
• Permettono di avviare il flusso di lavoro dopo le fasi precedenti, automaticamente o manualmente.
• Permettono di inviare i documenti ai principali stakeholder per l'approvazione dopo il completamento di una fase o di un processo e create revisioni una tantum per ottimizzare i tempi.
• Permettono di impostare lo stato di approvazione e garantire che le fasi vengano eseguite solo dopo l'approvazione.
• Permettono di sospendere o interrompere il flusso di lavoro in un punto specifico o fino a una data specifica.
• Permettono di impostare lo stato del flusso di lavoro e inviare gli aggiornamenti alle risorse coinvolte.
• Permettono di aggiornare le fasi direttamente all'interno del flusso di lavoro per aumentare l'efficienza.
• Permettono di tracciare i processi, le scadenze e i proprietari
• Permettono di acquisire la "conoscenza tribale" e supportare l'onboarding e la formazione.
• Permettono di analizzare e migliorare i processi.

È possibile analizzare i diagrammi del flusso di lavoro per identificare i colli di bottiglia e gli sprechi nei processi. A tal fine, cerca i passaggi non necessari e quelli mancanti. Per i flussi di lavoro proposti, assicurati che tutte le azioni e le direzioni del flusso siano corrette.

Johnston osserva come l'analisi possa contribuire al miglioramento dei processi. "Ho visto persone tracciare grafici mastodontici e rendersi conto che alcuni passaggi erano nel posto sbagliato una volta fatto un passo indietro e guardati. Questo è il vero potere del diagramma del flusso di lavoro: permette di fare un passo indietro e dire: 'Questo non ha più senso'"

"Prima di iniziare a consolidare i miei processi con flussi di lavoro formali e gestori di flussi di lavoro, credo che dedicherei molto più tempo alla creazione di diagrammi di processo", afferma Scott Chaiken, Lean Program Manager presso il Michigan Manufacturing Technology Center. "Se mi occupo di produzione e osservo un'officina, potrei dedicare del tempo a un approccio Lean come la mappatura del flusso di valore. Bisogna capire come consolidare. Bisogna chiedersi: "Perché c'è questo doppio controllo? Perché ci sono due firme su questo?" La mappatura del flusso di valore eliminerà molte transazioni. Si potrebbe pulire il flusso di lavoro dai rifiuti prima di cementarlo."

Nell'analizzare i processi esistenti, cerca di individuare le aspettative non corrispondenti tra i membri del personale. Le persone lavorano in modo diverso e alcuni problemi e miglioramenti possono sembrare ovvi. Inoltre, considera il motivo per cui hai creato il diagramma: i punti chiave da cui trarre vantaggio potrebbero essere diversi da quelli che ottieni se cerchi miglioramenti generali.

Prova a eseguire i seguenti passi per rivedere sistematicamente il tuo diagramma del flusso di lavoro:

1. Tempistiche: le persone potrebbero non essere d'accordo sulla durata delle fasi o dei processi. Se si chiede alla gente: "Qual è la prima ora sull'orologio?", si otterranno le risposte più strane, afferma Chaiken. Esamina ogni segmento del processo per anticipare i problemi.
2. Logica: gli eventi sono disordinati? Chiediti come dovrebbero scorrere le fasi.
3. Ritardi: le mappe del flusso del valore sono ottimi strumenti per mostrare ritardi e attese. Ma il tempo sprecato può comparire anche su altri flussi.
4. Lacune e carenze: i problemi in un flusso di lavoro si manifestano come colli di bottiglia, input o output incompleti, fasi eseguite in sequenza che potrebbero avvenire in parallelo, dipendenze non necessarie o carichi di lavoro incoerenti.
5. Informazioni mancanti: una fase o il processo stesso possono necessitare di documentazione o istruzioni di lavoro.
6. Proprietari mancanti: I proprietari dei processi e delle fasi mantengono in movimento il flusso per raggiungere il risultato. La responsabilità è un'informazione importante in un flusso di lavoro. Come spiega Johnson, "è abbastanza sconcertante che le persone che realizzano questi diagrammi elaborati non capiscano chi è responsabile delle diverse parti di un flusso di lavoro."

Per saperne di più sull'analisi dei flussi di lavoro, consulta questo articolo sull'analisi dei flussi di lavoro.

I diagrammi del flusso di lavoro, i diagrammi di flusso e i diagrammi di flusso di dati sono simili, ma possono avere scopi diversi. I diagrammi del flusso di lavoro spesso mappano tutti i processi e le loro dipendenze; i diagrammi di flusso rappresentano le fasi o gli algoritmi; i diagrammi di flusso dei dati mostrano il movimento dei dati attraverso i processi o le organizzazioni.

I flussi di lavoro possono essere espressi visivamente attraverso diagrammi di flusso e mappe di processo (la rappresentazione grafica di un flusso di lavoro è chiamata semplicemente diagramma). Un diagramma aiuta te e il tuo team a capire le fasi di un flusso di lavoro, l'ordine in cui si svolgono e cosa succede durante ogni transizione.

Un diagramma di flusso può rappresentare le fasi e le transizioni utilizzando simboli specializzati per le diverse discipline. L'espressione più sofisticata di questo linguaggio grafico si trova nel BPMN. Una mappa di processo può offrire maggiori informazioni sui requisiti di ciascuna fase.

I diagrammi di flusso dei dati mostrano il flusso di dati o informazioni all'interno di un processo o di un sistema. Utilizzano gli stessi simboli e testi per descrivere gli ingressi e i percorsi tra le destinazioni e i punti di memorizzazione. I DFD, invece, non includono punti di inizio e di fine o punti di decisione.

Il diagramma del flusso di lavoro, o diagramma di flusso, è stato creato e introdotto per la prima volta da Frank e Lillian Gilbreth nel 1921. Questo primo diagramma di iterazione era chiamato diagramma di flusso del processo, ma si è trasformato nel moderno diagramma del flusso di lavoro.

I Gilbreth introdussero il concetto di diagramma del flusso di lavoro all'American Society of Mechanical Engineers (ASME) e lo elaborarono nel libro Process Charts: First Steps in Finding the One Best Way to Do Work. Allan H. Mogensen, un ingegnere industriale americano, è stato il primo ad applicare il flusso di lavoro in modo coerente nella sua azienda e a insegnarlo ai membri del suo team all'inizio degli anni Trenta del Novecento. È considerato il "padre della semplificazione" per la sua divulgazione dei diagrammi di flusso e dei diagrammi di lavoro.

Il loro lavoro ha rappresentato un ulteriore sviluppo del concetto di gestione scientifica avviato negi anni Novanta dell'Ottocento da Frederick Winslow Taylor. L'approccio scientifico alla produzione, chiamato taylorismo, ha introdotto i concetti di ripetibilità e misurazione nella gestione. Un discepolo della gestione scientifica fu l'ingegnere e consulente aziendale americano Henry Gantt, che nel 1910 introdusse un popolare precursore del diagramma di flusso, il diagramma di Gantt. Utilizzati ancora oggi, soprattutto nella gestione dei progetti, i diagrammi di Gantt rappresentano la relazione tra tempo e attività.

Negli anni '50 sono stati sviluppati i diagrammi di flusso a blocchi funzionali, che raffigurano livelli di funzioni. All'epoca, la Marina Militare degli Stati Uniti introdusse i grafici PERT (Program Evaluation and Review Technique) (la p a volte sta per "progetto"). Negli anni '70, Il Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti ha sviluppato la notazione IDEF, che è stata ampiamente adattata dagli appaltatori della difesa e da tutti i rami delle forze armate. Uno strumento per identificare i colli di bottiglia e incoraggiare il pensiero logico, l'orientamento agli oggetti dei diagrammi IDEF sono stati la soluzione ideale per la descrizione dell'architettura dei computer.

Sebbene i diagrammi di flusso di lavoro siano stati originariamente utilizzati nell'industria manifatturiera e nell'ingegneria chimica, molti settori utilizzano una qualche forma di diagrammi di processo. Gli sviluppi recenti per l'ingegneria del software includono UML. Nel 2004, la Business Process Management Initiative ha rilasciato la versione 1.0 di BPMN per descrivere i processi aziendali.

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