Che cos’è un diagramma del flusso di lavoro?
Un diagramma del flusso di lavoro è una rappresentazione visiva dall’inizio alla fine di un flusso di lavoro, di un processo aziendale o di un qualsiasi insieme di passaggi per ottenere un risultato. I diagrammi mostrano i flussi di risorse e i passaggi di consegne tra i ruoli, nonché le dipendenze dalle attività e la proprietà.
“Un diagramma del flusso di lavoro aiuta a capire come un team svolge le attività e raggiunge i risultati”, spiega Giles Johnston, direttore e co-creatore di Fraction ERP “Poiché un diagramma del flusso di lavoro evidenzia i singoli passaggi, può aiutare a ridurre i tempi di ciclo [in produzione] e i difetti. In definitiva, un diagramma può aiutare ad aumentare la produttività”.
Un diagramma del flusso di lavoro non deve essere complicato: sarà sufficiente un rapido schizzo su carta o su una lavagna. Puoi anche creare un disegno sofisticato con simboli specializzati disegnati in una piattaforma di flusso di lavoro appositamente costruita.
I diagrammi del flusso di lavoro vengono spesso chiamati diagrammi di flusso, diagrammi di flusso dei processi, mappe di processo, diagrammi del flusso di processo o diagrammi del flusso di lavoro dei processi, tra gli altri nomi. Qualcuno considera i diagrammi del flusso di lavoro come una panoramica di alto livello dei sistemi, ma possono anche includere livelli di dettaglio più elevati.
Molti settori e aziende possono trarre vantaggio dai diagrammi del flusso di lavoro per mostrare il flusso dei materiali e le relazioni tra le principali apparecchiature: ad esempio il settore chimico, quello manifatturiero e altre specializzazioni ingegneristiche. I diagrammi del flusso di lavoro fungono anche da panoramiche delle unità operative e del sistema per i nuovi dipendenti.
Qual è lo scopo di un diagramma del flusso di lavoro?
Un diagramma del flusso di lavoro aiuta a visualizzare il processo alla base di un progetto più ampio. I modelli del flusso di lavoro presentano fasi sequenziali che aiutano l’utente finale a comprendere, seguire e analizzare più facilmente ogni fase.
Inoltre, i diagrammi del flusso di lavoro descrivono l’ordine in cui i passaggi devono essere completati e aiutano a definire attività specifiche in un formato strutturato e facile da seguire. Questi diagrammi aiutano a identificare facilmente e ad apportare modifiche all’interno di un processo per una maggiore efficienza. In definitiva, un diagramma del flusso di lavoro consente di acquisire, visualizzare e costruire i requisiti di processo unici per qualsiasi processo aziendale o verticale, dalla gestione dei progetti al settore sanitario e all’edilizia.
Componenti di un diagramma del flusso di lavoro
I componenti di un diagramma del flusso di lavoro trasmettono informazioni su ciò che accade in un flusso di lavoro. Tutti i flussi di lavoro includono input, trasformazioni e output. In un diagramma di flusso di lavoro, questi componenti sono rappresentati da caselle, linee, frecce e altri simboli.
- Input: gli input sono le risorse necessarie per completare una fase o un processo. Un input può essere considerato come un catalizzatore per una fase del flusso di lavoro. Gli input includono materiali, personale, denaro, macchinari o dati e informazioni.
- Trasformazioni: le trasformazioni rappresentano il modo in cui gli input si modificano per produrre un output. Le trasformazioni possono essere considerate come trigger per la fase successiva del flusso di lavoro. Le trasformazioni includono atti quali l’inoltro di una richiesta di risarcimento assicurativo per l’approvazione, la costruzione di un tosaerba o l’applicazione di un algoritmo ai dati grezzi.
- Output: gli output sono il risultato delle trasformazioni degli input. A seconda delle circostanze, un output può essere un prodotto finale, come un tosaerba finito, o l’input per un altro processo, come un reclamo assicurativo approvato che il personale inoltra alla contabilità per avviare il processo di pagamento.
I diagrammi del flusso di lavoro complessi rappresentano attività, sequenze di attività, punti decisionali e flussi di processo e mappano percorsi alternativi e cicli di rielaborazione o punti in cui il flusso di lavoro ritorna a una fase precedente. È fondamentale includere la proprietà delle attività o dei processi nel flusso di lavoro.
Di seguito è riportato un diagramma del flusso di lavoro di cui è stato eseguito il rendering in Atlassian JIRA. I rettangoli colorati rappresentano le fasi del flusso di lavoro, le linee e le frecce rappresentano i percorsi potenziali e il testo descrive il tipo di transizione tra le fasi.
Simboli e forme del flusso di lavoro
Usa simboli e forme del flusso di lavoro che rappresentano diversi stati o azioni per costruire il tuo diagramma. Anche se non è necessario utilizzare tutti i simboli disponibili, certe forme specifiche possono facilitare la comprensione di un processo complesso a colpo d’occhio.
A seconda del settore, il grafico del flusso di lavoro potrebbe includere simboli specializzati, oppure si possono usare solo caselle e frecce di collegamento per tracciare il flusso. La maggior parte dei team utilizza circa cinque simboli, ma due o tre potrebbero essere sufficienti.
I seguenti simboli sono utilizzati frequentemente:
- Ovale: utilizza questo simbolo per contrassegnare l’inizio di un processo o un endpoint.
- Rettangolo: di solito indica una fase di un processo.
- Freccia: le frecce indicano il flusso direzionale di un percorso di processo o il processo stesso.
- Diamante o Rombo: questi simboli indicano un punto decisionale.
- Documento: il simbolo di un documento indica che l’output o l’input è un documento o un report. Ad esempio, la compilazione e l’invio di un modulo, la stesura di un promemoria o la creazione di un report.
Le organizzazioni possono utilizzare un diagramma del flusso di lavoro aziendale per tutte le funzioni e i livelli aziendali. Per questo motivo, per chiarezza, è meglio stabilire un sistema di notazione standard che venga utilizzato da tutti, anche se si personalizzano i simboli e le forme.
Come si legge un diagramma del flusso di lavoro?
Per leggere un diagramma del flusso di lavoro, occorre innanzitutto identificare il titolo del diagramma, la chiave dei simboli e i numeri identificativi dei componenti (per i grafici più complessi). Quindi, bisogna individuare l’inizio del processo e seguire la sequenza logica indicata dalle frecce.
In molti settori i diagrammi vengono impostati in modo da essere letti da sinistra a destra. Quando hai a che fare con un nuovo diagramma del flusso di lavoro, orientati sulla base della convenzione di layout specifica di quel campo.
Una volta compresa la direzione del flusso, leggi i simboli (vedi la nostra sezione sui simboli di seguito). Consulta gli standard per i simboli dell’International Standards Organization (ISO), dell’ANSI o dell’ASME del tuo settore per vedere i simboli specializzati.
Come creare un diagramma del flusso di lavoro
È possibile creare un diagramma del flusso di lavoro in pochi semplici passaggi. In primo luogo, decidi un processo chiave da mappare. Quindi, fai un semplice schizzo. Non è necessario un software: carta e penna (per disegnare i simboli) sono sufficienti.
“Non preoccuparti di avere i simboli giusti”, dice Johnston. “È più importante cogliere le fasi nel modo più minuzioso possibile, nel bene e nel male”. Preoccuparsi delle notazioni può scoraggiare le persone e intimidirle. Disegna invece alcune caselle con delle frecce. È molto più importante impegnarsi e sentirsi a proprio agio con il processo di creazione dei diagrammi piuttosto che preoccuparsi se si ha bisogno di un diamante, di una scatola con un lato obliquo o di una linea ondulata nella parte inferiore”.
Quando il team è d’accordo sulla bozza finale, se ti serve una versione formale, puoi trasferire il diagramma del flusso di lavoro su un software di disegno o a una piattaforma di automazione del flusso di lavoro.
Segui questi passaggi per imparare a disegnare un diagramma del flusso di lavoro:
- Seleziona il tuo processo: comprendi il processo e il motivo per cui stai creando un diagramma per rappresentarlo.
- Assegna un nome al processo: il nome deve essere attivo e iniziare con un verbo.
- Definisci inizio ed endpoint: imposta dei limiti sul processo. Secondo Johnston, “molte aziende commettono l’errore di mappare parti di processo casuali”.
- Elenca ogni attività o fase: assicurati di elencare ogni fase in ordine e annota il proprietario. Crea un rapido schizzo che possa servire come strumento di discussione per ottenere il consenso del team. Puoi anche considerare di aggiungere l’utilizzo e il tempo di ciclo in questo schizzo iniziale. Johnston suggerisce anche di includere le fasi più piccole piuttosto che un unico grande riquadro, perché senza i dettagli si perde l’opportunità di migliorare.
- Includi quanto segue nel disegno:
- Almeno un nodo di avvio, perché i processi non iniziano a metà del flusso.
- Almeno due nodi attività, perché per creare un processo servono le attività.
- Almeno un nodo di stop, perché nulla va avanti per sempre. Un nodo di stop aiuta anche gli utenti a valutare se hanno raggiunto il risultato o l’output.
- Nodi decisionali, perché non tutti i flussi di lavoro sono lineari. I flussi di lavoro spesso contengono scelte sì/no e percorsi alternativi.
- Connettori, se è possibile passare da una sezione del processo all’altra.
- Nodi di interfaccia per quando l’output di un processo diventa l’input per un altro.
- Etichette per tutti gli elementi.
- Note esplicative se necessarie.
- Disegna il diagramma del flusso di lavoro formale nella tua piattaforma di flusso di lavoro o nel tuo programma di grafica:
- Tieni in considerazione chi utilizzerà il diagramma e il livello di dettaglio e presentazione richiesto.
- Se gli stakeholder esterni visualizzano il documento, evita di aggiungere informazioni riservate.
- Per i processi complessi e i diagrammi di sistema, le linee dei processi principali devono essere scure e quelle dei processi secondari chiare.
- Nei diagrammi complessi, gli elementi principali del flusso di lavoro sono spesso numerati.
Tipi di diagrammi del flusso di lavoro
Sono disponibili alcuni tipi di diagrammi del flusso di lavoro, tra cui diagrammi del flusso di lavoro, mappe di processo e diagrammi di flusso. Alcune persone usano questi termini in modo intercambiabile, ma sono distinti. Alcuni formati funzionano meglio per visualizzare informazioni diverse o rivelare approfondimenti specifici.
Prendi in considerazione questi diversi approcci quando decidi come creare un diagramma per il processo di un flusso di lavoro:
- Diagramma di attività: un diagramma di attività mostra le fasi componenti necessarie per creare un risultato o un prodotto. A volte questi diagrammi utilizzano il linguaggio UML (Unified Modeling Language), ma possono anche utilizzare una notazione semplice.
- Diagramma ANSI (American National Standards Institute): un diagramma ANSI comprende simboli basati sulle linee guida del flusso di lavoro ANSI. La notazione ANSI è stata il primo linguaggio comune per i flussi di lavoro che rappresentano i flussi di processo di ingegneria, servizi, meccanica, software, tubazioni e strumentazioni e i processi generali. I simboli di base sono simili ad altri set di simboli, ma includono simboli speciali per elementi come il trasporto, la trasmissione di dati tramite fax o telefonate, interruttori e altro ancora.
- Diagramma di flusso di base: utilizza questo tipo di diagramma per mostrare processi semplici o speculativi o per comprendere l’ordine cronologico delle fasi. Questo tipo di diagramma può utilizzare solo alcuni simboli di base.
- Notazione e modello dei processi aziendali (BPMN, Business Process Model and Notation): il BPMN rappresenta processi, flussi di dati e sistemi di alto livello. Il BPMN utilizza simboli e layout formali per rendere i processi intelligibili tra team e organizzazioni, sia per utenti tecnici che aziendali.
- Diagramma del flusso di dati (DFD, Data Flow Diagram): un Diagramma del flusso di dati mostra il flusso di dati o le informazioni attraverso un processo o un sistema. Questi diagrammi non includono punti decisionali.
- Diagramma del flusso di processo: un diagramma del flusso di processo mostra processi chimici, di produzione o di altro tipo per indicare le attrezzature chiave e il flusso di materiali. I diagrammi del flusso di processo rappresentano anche i processi organizzativi di base o forniscono un contesto per le attività. Questi diagrammi possono essere semplici flussi di lavoro, ma a volte sono documenti formali in BPMN.
- Diagramma SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers): un diagramma SIPOC mostra le fasi critiche di un flusso di lavoro e le relazioni tra proprietari, input e output del processo. Per comprendere i passaggi di consegne e la cadenza, aggiungi una timeline a un SIPOC: questo può aiutare a rappresentare le aspettative di programmazione rispetto al lavoro effettivamente svolto.
- Diagramma swimlane o interfunzionale: un diagramma swimlane (detto anche diagramma interfunzionale) mostra come funzionano i ruoli in un processo e come un processo si sposta tra i diversi reparti. I diagrammi swimlane possono mostrare ruoli e fasi ridondanti, oltre a rivelare eventuali attività e processi condivisi dai reparti. Questi diagrammi aiutano a identificare i colli di bottiglia o i casi in cui è necessario trasferire la proprietà di un processo a un altro ruolo.
- Diagramma top-down: un diagramma top-down descrive solo le fasi principali ed è spesso completato da un diagramma di flusso dettagliato.
- Diagramma UML (Unified Modeling Language): i diagrammi UML vengono spesso utilizzati nell’architettura dei computer. I diagrammi UML hanno nove varianti, ognuna delle quali ha un focus particolare, come interazioni, oggetti o sequenze.
- Diagramma del flusso di valore: una mappa del flusso di valore mostra il flusso di merci o informazioni per creare un prodotto o aggiungere valore per un cliente. Questi diagrammi sono strumenti per individuare sprechi e colli di bottiglia in un processo.
Esempi di diagrammi del flusso di lavoro
I diagrammi del flusso di lavoro possono rappresentare un processo di assunzione, le fasi di un piano o il percorso dell’utente per un’app. Come mostrano i seguenti esempi di diagrammi del flusso di lavoro, quasi tutti i settori o le attività possono trarre vantaggio dai diagrammi del flusso di lavoro.
- Sviluppatore di app: un flusso di lavoro per sviluppatori di app evidenzia i passaggi utilizzati da uno sviluppatore per creare un prodotto. Nel nostro esempio, un diagramma del flusso di lavoro descrive in dettaglio come funziona una funzionalità software.
- E-commerce: un diagramma del flusso di lavoro e-commerce mostra come un cliente richiede e riceve un ordine. Questo flusso di lavoro include due percorsi per gli ordini online o telefonici e un percorso per l’evasione degli ordini.
- Istruzione: questo esempio nell’ambito dell’istruzione mostra il processo di registrazione di uno studente. Si tratta di un diagramma swimlane che mostra le attività per ogni ruolo.
- Ambito finanziario: questo esempio di flusso di lavoro in ambito finanziario mostra come un dipendente invia una richiesta per un nuovo acquisto. Utilizza il simbolo del documento quando viene creato un modulo e mostra i punti decisionali e i percorsi alternativi.
- Marketing: questo diagramma generale del flusso di lavoro ti guida attraverso le fasi generali della creazione e dell’implementazione di un piano di marketing.
- Ambito medico: questo diagramma del flusso di lavoro in ambito medico è una rappresentazione a colori delle fasi di un’esperienza di ingresso e dimissione del paziente.
- Onboarding: in questo esempio, le corsie rappresentano un timeline per le attività di onboarding. Il diagramma guida gli utenti attraverso le attività necessarie, descrive i proprietari delle attività e mostra la sequenza di attività.
Perché è necessario un diagramma del flusso di lavoro?
Un diagramma del flusso di lavoro può sembrare superfluo in un processo aziendale, in quanto delinea e dettaglia le attività più semplici. Tuttavia, è una risorsa estremamente utile per identificare dettagli chiave come i seguenti:
- Membri del team appropriati per ogni processo
- Aree di miglioramento o un processo che potrebbe aumentare l’efficienza
- Raccolta o monitoraggio dei dati
- Processi di approvazione e stakeholder chiave che forniscono l’approvazione
- Allineamento del team sulle fasi del processo programmate
Inoltre, i diagrammi del flusso di lavoro possono rendere anche i processi più complessi e dettagliati maggiormente comprensibili, chiari e concisi. I diagrammi del flusso di lavoro possono anche aiutare le aziende e i membri del team a eseguire le operazioni seguenti:
- Mostrare il flusso tra i passaggi.
- Definire, analizzare e discutere qualsiasi parte del processo.
- Standardizzare un processo e trovare e identificare eventuali lacune.
- Identificare i problemi ed eliminare i processi che non aggiungono valore all’azienda.
- Facilitare la comunicazione e il lavoro di squadra tra i membri del team.
- Mantenere tutti sulla stessa pagina su un processo e su quelli che ne derivano.
- Fornire una chiara comprensione di un processo, del motivo per cui si continua a eseguirlo e del suo valore aziendale.
Le persone potrebbero allontanarsi dall’uso dei flussi di lavoro per una serie di motivi. Possono essere riluttanti a interrompere un processo già esistente, vogliono mantenere il controllo completo su un processo o vogliono costruire un proprio processo che non segua una struttura preformattata.
Tuttavia, i diagrammi del flusso di lavoro aiutano a fornire coerenza ed efficienza per tutti i processi unici, aumentando il controllo generale e l’efficacia dei processi man mano che vengono eseguiti da altri membri del team.
Vantaggi di un diagramma del flusso di lavoro
I vantaggi di un diagramma del flusso di lavoro includono efficienza e costi inferiori. I diagrammi del flusso di lavoro aiutano le aziende a ridurre gli sprechi e a semplificare i processi. Questa efficienza porta a una maggiore produttività, che si traduce in maggiori entrate (che le aziende possono ulteriormente reinvestire nel miglioramento dei processi).
Oltre ad avere un impatto positivo sui profitti di un’azienda, i vantaggi specifici di un diagramma del flusso di lavoro sono i seguenti:
- Aiuta a definire passaggi e sequenze
- Semplifica i processi complessi
- Migliora l’efficienza
- Aumenta la ripetibilità (questo è importante per la misurabilità e il miglioramento continuo)
- Riduce la ridondanza e gli sprechi
- Riduce i costi
- Automatizza i processi
- Aiuta a rispondere rapidamente ai problemi
- Consente di condividere le panoramiche dei processi e i passaggi complicati in modo semplice e veloce
Quando usare un diagramma del flusso di lavoro
È possibile utilizzare i diagrammi del flusso di lavoro per ottenere una panoramica dei processi, nonché per prevedere e prevenire i problemi. Diagrammi del flusso di lavoro dettagliati possono aiutarti a completare le attività e a garantire che il lavoro proceda come previsto. I flussi di lavoro possono anche spiegare ruoli e responsabilità.
Inoltre, un diagramma del flusso di lavoro favorisce il miglioramento del flusso di lavoro aiutando a prevedere ed evitare difetti e ritardi che possono ridurre la produttività. I diagrammi evidenziano anche processi ombra che dovrebbero essere eliminati o standardizzati.
A cosa servono i diagrammi del flusso di lavoro?
I diagrammi del flusso di lavoro sono utili in diversi modi. I diagrammi aiutano a creare processi di approvazione efficienti e indicano dove assegnare le risorse e i partecipanti a un processo.
Oltre ai vantaggi di cui sopra, i diagrammi di flusso di lavoro possono essere d’aiuto in diversi modi, in quanto:
- I diagrammi del flusso di lavoro specificano la frequenza delle attività e la quantità di tempo ideale necessaria per completare ogni attività.
- I diagrammi includono le istruzioni per ogni processo o un singolo passaggio del processo.
- Avvia il flusso di lavoro dopo i passaggi precedenti, automaticamente o manualmente.
- Invia i documenti ai principali stakeholder per l’approvazione dopo il completamento di una fase o di un processo e crea revisioni una tantum per ottimizzare i tempi.
- Imposta lo stato di approvazione e assicurati che i passaggi vengano eseguiti solo dopo la concessione dell’approvazione.
- Sospendi o interrompi il flusso di lavoro in un punto specifico o fino a una data specificata.
- Imposta lo stato del flusso di lavoro e invia aggiornamenti a tutte le risorse coinvolte.
- Aggiorna i passaggi direttamente all’interno del flusso di lavoro per aumentare l’efficienza.
- Tieni traccia dei processi, delle scadenze e dei proprietari
- Acquisisci le “conoscenze tribali” e supporta l’onboarding e la formazione.
- Analisi e miglioramento dei processi.
Come analizzare i diagrammi del flusso di lavoro
È possibile analizzare i diagrammi del flusso di lavoro per identificare i colli di bottiglia e gli sprechi nei processi. Per fare ciò, cerca i passaggi non necessari e i passaggi mancanti. Per i flussi di lavoro proposti, assicurati che tutte le azioni e le direzioni del flusso siano corrette.
Johnston osserva come l’analisi possa aiutare a migliorare i processi. “Ho visto persone tracciare grafici mastodontici e rendersi conto che alcuni passaggi erano nel posto sbagliato dopo aver fatto un passo indietro e averli esaminati. Questo è il vero potere di avere un diagramma del flusso di lavoro: essere in grado di fare un passo indietro e dire: ‘Non ha senso’”.
“Prima di iniziare a consolidare i miei processi con flussi di lavoro formali e gestori dei flussi di lavoro, credo che dedicherei molto più tempo alla creazione di diagrammi di processo”, afferma Scott Chaiken, Lean Program Manager del Michigan Manufacturing Technology Center. “Se mi occupo di produzione e osservo un’officina, potrei dedicare del tempo a un approccio Lean come la mappatura del flusso di valore. Bisogna capire come consolidare. Chiedersi: “Perché c’è questo doppio controllo qui? Perché ci sono due firme qui?” La mappatura del flusso di valore eliminerà molte transazioni. Potresti eliminare gli scarti dal flusso di lavoro prima di cementarlo”.
Quando analizzi i processi esistenti, cerca di individuare le aspettative non corrispondenti tra i membri del personale. Le persone possono avere approcci diversi al lavoro, e alcuni problemi e miglioramenti potrebbero sembrare ovvi. Inoltre, considera il motivo per cui hai creato il diagramma: le conclusioni principali potrebbero essere diverse rispetto a quelle che si ottengono cercando di ottenere miglioramenti generali.
Prova i seguenti passaggi per rivedere sistematicamente il diagramma del flusso di lavoro:
- Tempismo: le persone potrebbero non essere d’accordo sulla durata dei passaggi o dei processi. “Se vai in giro a chiedere alla gente: ‘Da che ora parte l’orologio?’, otterrai ogni tipo di risposta bizzarra”, dice Chaiken. Rivedi ogni segmento di processo per anticipare i problemi.
- Logica: gli eventi sono ordinati in modo errato? Chiediti come dovrebbero fluire i passaggi.
- Ritardi: le mappe dei flussi di valore sono strumenti efficaci per mostrare ritardi e attese. Ma il tempo sprecato può apparire anche su altri flussi.
- Lacune e guasti: i problemi in un flusso di lavoro si manifestano come colli di bottiglia, input o output incompleti, fasi eseguite in sequenza che potrebbero avvenire in parallelo, dipendenze non necessarie o carichi di lavoro incoerenti.
- Informazioni mancanti: una fase o il processo stesso potrebbero richiedere documentazione o istruzioni di lavoro.
- Proprietari mancanti: i proprietari dei processi e delle fasi mantengono il flusso attivo per raggiungere l’output. La responsabilità è un’informazione importante in un flusso di lavoro. Come spiega Johnson, “È abbastanza sconcertante che le persone che creano questi diagrammi elaborati non capiscano chi è responsabile delle diverse parti di un flusso di lavoro”.
Per saperne di più sull’analisi dei flussi di lavoro, consulta questo articolo sull’analisi del flusso di lavoro.
Foglio riassuntivo per l’analisi del flusso di lavoro
Attraverso l’atto di disegnare e rivedere un diagramma del flusso di lavoro, puoi ottenere degli insight. Detto questo, puoi scoprire ancora di più se osservi componenti come i passaggi di consegne e le approvazioni e capisci come classificare le fasi.
Questo foglio riassuntivo scaricabile gratuitamente contiene suggerimenti per l’analisi dei diagrammi del flusso di lavoro forniti dai nostri esperti Johnston e Chaiken. Vi indicano dove guardare nel diagramma, cosa cercare e come indagare ulteriormente sui risultati del disegno.
Scarica il foglio riassuntivo per l’analisi del diagramma del flusso di lavoro
Diagrammi del flusso di lavoro vs. Diagramma di flusso vs. Diagramma del flusso di dati
I diagrammi del flusso di lavoro, i diagrammi di flusso e i diagrammi del flusso di dati sembrano simili, ma possono servire a scopi diversi. I diagrammi del flusso di lavoro spesso mappano tutti i processi e le loro dipendenze; i diagrammi di flusso rappresentano passaggi o algoritmi; i diagrammi del flusso di dati mostrano lo spostamento dei dati attraverso processi o organizzazioni.
I flussi di lavoro possono essere espressi visivamente attraverso diagrammi di flusso e mappe di processo (la rappresentazione grafica di un flusso di lavoro è chiamata semplicemente diagramma). Un diagramma aiuta te e il tuo team a comprendere le fasi di un flusso di lavoro, l’ordine in cui si verificano e ciò che accade durante ogni transizione.
Un diagramma di flusso può rappresentare fasi e transizioni utilizzando simboli specializzati per diverse discipline. L’espressione più sofisticata di questo linguaggio grafico si trova nel BPMN. Una mappa di processo può offrire ulteriori informazioni sui requisiti per ogni fase.
I diagrammi del flusso di dati mostrano il flusso di dati o informazioni all’interno di un processo o di un sistema. Utilizzano gli stessi simboli e testi per descrivere gli input e i percorsi tra destinazioni e punti di archiviazione. Al contrario, i diagrammi di flusso dei dati non includono punti di inizio o fine o punti decisionali.
Storia del diagramma del flusso di lavoro
Il diagramma del flusso di lavoro, o diagramma di flusso, è stato creato e introdotto per la prima volta da Frank e Lillian Gilbreth nel 1921. Questo primo diagramma di iterazione era chiamato diagramma di flusso dei processi, ma si è poi trasformato nell’odierno diagramma del flusso di lavoro.
I Gilbreth hanno introdotto il concetto di diagramma del flusso di lavoro all’American Society of Mechanical Engineers (ASME) e lo hanno elaborato nel libro Process Charts: First Steps in Finding the One Best Way to Do Work. Allan H. Mogensen, un ingegnere industriale americano, è stato il primo ad applicare il flusso di lavoro in modo coerente nella sua azienda e insegnarlo ai membri del suo team nei primi anni ‘30 del Novecento. È considerato il “padre della semplificazione” per aver reso popolari i diagrammi del flusso di lavoro e i diagrammi di flusso.
Il loro lavoro ha rappresentato un ulteriore sviluppo del concetto di gestione scientifica avviato nel 1890 da Frederick Winslow Taylor. L’approccio scientifico alla produzione, chiamato taylorismo, ha introdotto i concetti di ripetibilità e misurazione nella gestione. Un discepolo della gestione scientifica fu l’ingegnere e consulente aziendale americano Henry Gantt, che nel 1910 introdusse un popolare precursore del diagramma di flusso, il diagramma di Gantt. Utilizzati ancora oggi, soprattutto nella gestione dei progetti, i diagrammi di Gantt rappresentano la relazione tra tempo e attività.
Negli anni ‘50 si sono sviluppati i diagrammi di flusso a blocchi funzionali, che raffigurano livelli di funzioni. In quel periodo, la Marina statunitense introdusse i grafici PERT (Program Evaluation and Review Technique) - la p a volte sta per “Project”. Dal 1970, il Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti ha sviluppato la notazione IDEF, che è stata ampiamente adattata dagli appaltatori della difesa e da tutti i rami delle forze armate. I diagrammi IDEF sono uno strumento per identificare i colli di bottiglia e incoraggiare il pensiero logico, e l’orientamento agli oggetti li ha resi particolarmente adatti alla descrizione dell’architettura dei computer.
Sebbene i diagrammi del flusso di lavoro siano stati originariamente utilizzati nella produzione e nell’ingegneria chimica, molti settori utilizzano una qualche forma di diagrammi di processo. Gli sviluppi recenti per l’ingegneria del software includono l’UML. Nel 2004, la Business Process Management Initiative ha rilasciato la versione 1.0 del BPMN per descrivere i processi aziendali.
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