Come utilizzare gli esempi di flusso di lavoro?
Puoi adottare gli esempi di flusso di lavoro esistenti o utilizzarli come guida per lo sviluppo di flussi di lavoro specifici della tua organizzazione. Sfruttare i diagrammi del flusso di lavoro esistenti può semplificare la progettazione di un nuovo flusso di lavoro.
Usa i diagrammi e i modelli di esempio di flusso di lavoro per aiutare tutti i membri dell’organizzazione a capire chi è responsabile in ogni fase di un processo. Se sei alle prime armi con la pianificazione del flusso di lavoro, scopri come dedicare del tempo allo sviluppo dei flussi di lavoro fa risparmiare tempo a lungo termine.
Progettazione di flussi di lavoro nel mondo reale
I design di flusso di lavoro tratti dal mondo reale mostrano un processo diretto per portare a termine i compiti. In primo luogo, identifica le persone, i sistemi e le altre risorse di cui avrai bisogno. Usa queste informazioni per determinare i requisiti di budget e tempo per creare un flusso di lavoro realistico.
Ian Sells è il CEO e fondatore di RebateKey, una piattaforma digitale che offre cashback ai consumatori che effettuano acquisti su grandi siti di e-commerce. Sells condivide con noi i suoi suggerimenti su come creare nel mondo reale flussi di lavoro che servano come roadmap e aiutino a raggiungere gli obiettivi aziendali:
“Controlla se i flussi di lavoro hanno fasi e condizioni chiare. Assicurati di avere persone assegnate direttamente ai passaggi rilevanti. Una volta che hai un quadro chiaro del tuo flusso di lavoro, concentrati sull’ottimizzazione e la semplificazione. Considera dove si verificano i problemi, i ritardi e le sovrapposizioni nelle operazioni, quindi gestisci o modifica il flusso di lavoro per risolvere queste questioni”, consiglia Sells.
Esempi di flusso di lavoro per i progetti
Gli esempi di flussi di lavoro di progetto modellano il modo in cui le risorse vengono utilizzate per gestire attività e processi aziendali sequenziali. Gli esempi di flussi di lavoro e i diagrammi sono roadmap che puoi adottare o modificare per ottenere la massima produttività.
Avere un ordine delle attività chiaro in un flusso di lavoro di gestione dei progetti supporta anche la collaborazione e migliora la cultura del posto di lavoro. Che tu utilizzi flussi di lavoro singoli o multipli o gestisca un gran numero di risorse, dovrai garantire una visione dall'alto del tutto per raccogliere i vantaggi di una gestione meticolosa di tali flussi di lavoro.
Esempio di flusso di lavoro di progetto per materiali marketing con diagramma
Lo sviluppo di un processo di flusso di lavoro standardizzato per gestire e creare materiale marketing semplifica la pianificazione e l’esecuzione del progetto. Che tu abbia bisogno di materiali marketing fisici o digitali, un flusso di lavoro ripetibile semplifica il processo di creazione e consegna per richieste ad hoc e ricorrenti.
Ecco un’analisi del processo alla base di questo diagramma del flusso di lavoro per i materiali marketing:
- Avvio: durante la creazione di un flusso di lavoro per i materiali di marketing, è essenziale correlare i nuovi progetti alla strategia di marketing annuale. Questa fase aiuta a garantire che i materiali si allineino alla domanda aziendale e si basino su solide ricerche e dati competitivi.
- Pianificazione: tutti i nuovi progetti beneficiano del consenso e dell’input degli stakeholder. Nella fase di pianificazione, presenterai una serie di strategie, svilupperai parametri di successo e stimerai i costi dei nuovi materiali.
- Preparazione: una volta completate le fasi iniziali, sviluppa un piano di comunicazione scritto che presenti una lista dei canali marketing necessari. Assicurati di eseguire una valutazione finale e aggiornare il tuo piano prima di iniziare a creare i materiali marketing.
- Esecuzione: durante l’esecuzione, perfeziona il lavoro creativo e chiedi agli stakeholder di rivederlo. Fai approvare il lavoro finale dai team legali e di conformità prima di rilasciarlo su tutti i canali.
- Chiusura: chiudi un progetto con una revisione che includa un’analisi delle prestazioni del progetto basata sui parametri. Documenta e fai riferimento ai risultati per lo sviluppo dei progetti futuri.
Esempio di richiesta di progetto per nuovo prodotto e di flusso di lavoro per nuovo prodotto
I flussi di lavoro di richiesta di progetto per un nuovo prodotto aiutano a determinare la fattibilità del prodotto, a impostare il progetto perché abbia successo, e a risparmiare risorse. Una volta avviato il nuovo prodotto, i flussi di lavoro permettono ai team di lavorare insieme in modo sistematico, così da risparmiare tempo e denaro e sostenere la reputazione dell’azienda.
Una richiesta di progetto e un flusso di lavoro per un nuovo prodotto hanno sei fasi principali:
- Modulo di richiesta di progetto: compila un modulo di richiesta standard che contenga le idee e i dati iniziali. Invia la richiesta affinché venga rivista per verificare se un prodotto vale l’investimento necessario in termini di risorse quali persone, denaro e tempo.
- Autorizzazione del progetto: un team di revisione interdisciplinare controlla il modulo di richiesta del progetto ed esamina le condizioni di mercato e altri dati di fattibilità per approvare un nuovo progetto di prodotto.
- Generazione di idee: il team crea, sviluppa e comunica il design e lo sviluppo del prodotto condividendo idee astratte, concrete o visive. L’attenzione si concentra sulla creazione di potenziali soluzioni a problemi e opportunità di mercato.
- Screening: il team filtra le idee, dando priorità a quelle migliori e più fattibili. I filtri includono l'input da parte dei clienti e progressi competitivi, legislativi e tecnologici.
- Sviluppo del concetto: conduci un’analisi per accertare i potenziali costi, entrate e profitti derivanti dal prodotto. Usa la strategia di mercato per identificare il gruppo target del prodotto, identificarne lo spazio di mercato, e guidare le decisioni marketing.
- Sviluppo e commercializzazione del prodotto: lo sviluppo inizia con la produzione di un prototipo per i test di mercato. Se i risultati sono promettenti, lo sviluppo continua e viene seguito dalla creazione di promozioni per supportare il nuovo prodotto.
Sebbene originariamente fossero dedicati ai progetti di sviluppo software, i flussi di lavoro di gestione dei progetti Agile possono essere usati in ogni settore. Questi flussi di lavoro forniscono i requisiti in modo iterativo e incrementale durante lo sviluppo di progetti e prodotti per supportare il miglioramento continuo.
Esempi di flussi di lavoro aziendali
Un flusso di lavoro aziendale mappa il flusso di attività necessarie e ordinate per raggiungere il prodotto desiderato. Puoi descrivere ogni flusso di lavoro in passaggi logici e ripetibili, sia che si tratti di inviare una richiesta di ferie o costruire un’automobile.
L’utilizzo di un flusso di lavoro si traduce in maggiore produttività, meno errori e maggiore risparmio di tempo. La creazione di un processo logico e pratico, in particolare in ambienti aziendali complessi con più flussi di lavoro, inizia con un’analisi sistematica del flusso di lavoro.
Esempio di flusso di lavoro per l’e-commerce
I flussi di lavoro per e-commerce mappano l’automazione rivolta ai clienti e quella del backend. Nell’e-commerce, l’automazione dei flussi di lavoro utilizza tecnologie software basate su e-mail per aumentare l’efficienza del flusso di lavoro e migliorare la user experience e le prestazioni backend.
“I flussi di lavoro prioritari hanno un impatto diretto sull’azienda, sull’immagine del marchio e sulla sua reputazione online”, osserva Sells di RebateKey. “Il più delle volte, in particolare nell’e-commerce, sono i flussi di lavoro rivolti al cliente che hanno il potere di far fiorire o fallire la tua attività.”
Per l’e-commerce e altre attività con sequenze di attività complesse, Sells consiglia di automatizzare i processi aziendali tramite flussi di lavoro digitali.
Sells condivide l’esempio di flusso di lavoro dei processi aziendali che ha sviluppato per RebateKey:
- Iscrizione: il cliente completa il modulo per diventare un utente RebateKey.
- Navigazione: il cliente cerca i prodotti e seleziona Acquista prodotto.
- Accesso al sito di e-commerce e acquisto: il cliente accede aalo shop online per acquistare il prodotto.
- Ritorno del cliente su RebateKey: il cliente torna al sito RebateKey e inserisce la chiave dell’ordine.
- Verifica e approvazione dell’ordine da parte del venditore: l’approvazione dell’acquisto avviene dopo cinque giorni.
- Attivazione del cashback: l’account del cliente riceve il cashback.
- Finalizzazione dell’acquisto da parte del venditore: il venditore finalizza l’acquisto e invia l’articolo al cliente.
- Periodo di risoluzione: il cliente attende 30 giorni dopo l’acquisto e altri cinque giorni affinché il venditore finalizzi l’acquisto. Una volta completato, il cliente può richiedere il cashback tramite assegno, PayPal o gift card online.
- Elaborazione del cashback: elaborazione dell'assegno, dell'accredito PayPal o della gift card entro lo stesso giorno.
Esempio di flusso di lavoro di audit interno
I flussi di lavoro di audit interno consentono revisioni imparziali di sistemi, reparti, finanze e controlli della conformità. I revisori interni utilizzano processi ripetibili per controllare lo stato attuale e confrontare i report precedenti, così da identificare miglioramenti o tendenze negative.
Ecco i passaggi di un flusso di lavoro di audit interno efficace:
- Avvio: gli intervalli di audit variano a seconda del reparto e delle esigenze. Ad esempio, le risorse umane potrebbero richiedere audit annuali, ma ci possono essere audit giornalieri in ambienti come la produzione automobilistica per mantenere il controllo della qualità.
- Conduzione: un revisore interno utilizza gli standard di valutazione per ottenere una comprensione completa delle procedure e determinare se i dipendenti stanno rispettando la conformità.
- Raccolta e verifica: l’audit può includere la corrispondenza delle transazioni, il conteggio dell’inventario fisico, i calcoli del percorso di audit e la riconciliazione degli account.
- Generazione dei risultati: il reporting degli audit interni richiede un report formale. A volte possono esserci delle note o un report preliminare se il revisore ottiene risultati sensibili o significativi, o pensa che il consiglio di amministrazione debba essere informato immediatamente.
- Conduzione dell’audit: l’utilizzo di una checklist per l’audit garantisce che il revisore risponda alle domande giuste e mantenga la qualità e l’allineamento con i requisiti legali.
- Preparazione e distribuzione del report: il report finale riassume le procedure e le tecniche utilizzate per completare l’audit, i risultati chiave, e i suggerimenti per aggiornare le politiche e i controlli interni. La direzione esamina il report formale e le raccomandazioni.
- Completamento dell’audit: i risultati dell’audit forniscono insight sulla qualità e coerenza all’interno dell’organizzazione per garantire la qualità del servizio e del prodotto. Il team completa le revisioni sull’efficacia ed esegue follow-up sull’audit per monitorare le azioni e fornire dati alla dirigenza e agli organi di governo.
Esempio di flusso di lavoro di produzione
I flussi di lavoro di produzione servono come garanzie di qualità. Questi processi aziendali ripetibili producono costantemente nuovi prodotti di alta qualità e rendono la produzione manifatturiera e altri processi aziendali più facili da gestire.
David Reid è direttore delle vendite presso VEM Tooling, un fornitore internazionale di materie plastiche. Reid spiega: “Se ti senti appesantito da attività noiose e ripetitive, un solido sistema di gestione del flusso di lavoro aumenta la produttività e la soddisfazione dei clienti riducendo i costi. I flussi di lavoro garantiranno che le attività siano eseguite correttamente, che i datori di lavoro comprendano le aspettative, che i dipendenti sappiano cosa ci si aspetta da loro, che i colli di bottiglia siano rimossi, e che la comunicazione sia semplificata.”
Reid consiglia di utilizzare una mappatura dettagliata del flusso di lavoro per evitare errori costosi o che influiscono sulla sicurezza.
Flusso di lavoro di produzione di utensili
Per gentile concessione di VEM Tooling
Questi passaggi mostrano nel dettaglio il flusso di lavoro per la produzione di utensili di VEM:
- Richiesta di preventivo: il cliente richiede un prezzo per un nuovo prodotto.
- Consegna di un preventivo dettagliato: l’azienda fornisce un preventivo dettagliato.
- Accordo sul prezzo: se il cliente accetta il preventivo, riceverà gli ulteriori documenti richiesti, come un ordine di acquisto (PO), un accordo di non divulgazione (NDA) e i piani di progetto.
- Dettagli del progetto forniti, concordati e comunicati: VEM genera un design per la produzione, il cliente fornisce gli standard, ed entrambe le parti concordano sulla produzione.
- Pianificazione, acquisto e produzione del prodotto: il team determina e acquista il materiale richiesto e inizia la produzione.
- Consegna dei prototipi: il cliente esamina i prototipi iniziali e richiede eventuali modifiche necessarie.
- Ispezione del prodotto finale: il cliente esamina i campioni del prodotto finale.
- Preparazione della spedizione: se i campioni ottengono l’approvazione del cliente, l’azienda spedisce lo strumento o lo stampo.
- Prodotto finale: in alcuni casi, i clienti producono autonomamente il prodotto. Nella maggior parte dei casi, VEM realizza le parti necessarie nella sua struttura e le consegna come indicato dal cliente.
Esempio di flusso di lavoro di interior design commerciale
Il flusso di lavoro di interior design commerciale sistematizza le molte specifiche, i codici e i dettagli unici che devono procedere senza intoppi. I progettisti commerciali lavorano con architetti, appaltatori e ingegneri i cui budget e tempistiche influiscono sulle installazioni finali.
È responsabilità dello studio di progettazione comprendere appieno le esigenze di un cliente. Inoltre, l’azienda deve comprendere e applicare il flusso di lavoro di project management per mantenere sincronizzati tutti i progettisti, i subappaltatori e i fornitori di materiali. L’obiettivo del flusso di lavoro è soddisfare il cliente e completare il progetto in tempo, rendendolo al contempo redditizio per lo studio di progettazione.
Questo esempio di processo copre brevemente le tre fasi generali del flusso di lavoro di interior design commerciale:
- Pre-progettazione: prima dell’inizio di qualsiasi lavoro, il progettista si consulta con il cliente per capire i requisiti del prodotto finale, il budget e la timeline, e per visitare lo spazio di progettazione. Grazie alla ricerca, troverai i migliori materiali e attrezzature e le altre risorse per il progetto. Tutti i risultati confluiscono in un piano preliminare per la revisione del cliente.
- Progettazione: dopo la revisione preliminare del piano e del budget, il progettista crea uno schema o un piano visivo per l’approvazione del cliente. I disegni sono la base per le specifiche che i fornitori generano e rivedono. Definiscono specifiche per ogni aspetto del progetto, blueprint e illustrazioni tecniche per la fase di costruzione.
- Costruzione: prima dell’avvio della costruzione, il team presenta i permessi alle autorità edilizie per ottenere l’approvazione e garantire la conformità. Anche il cliente esaminerà e approverà i piani finali. Dopo eventuali modifiche, ha inizio l’installazione. Il progetto potrebbe richiedere la creazione di flussi di lavoro aggiuntivi per gestire tutti i dettagli della costruzione. Una volta completati e approvati, la costruzione, l’arredamento e l’allestimento vengono predisposti prima che i nuovi proprietari o inquilini occupino lo spazio.
Esempio di flusso di lavoro di gestione dei trasporti in uscita della supply chain
Il flusso di lavoro del trasporto in uscita della supply chain comprende le attività logistiche in uscita che producono o raccolgono le merci attraverso la consegna. L’ottimizzazione della gestione della logistica in uscita è fondamentale per mantenere una supply chain lato domanda ben oliata, che tenga il passo con la domanda dei clienti e dei consumatori.
Le merci in uscita sono trasportate tramite camion, treno, nave o aereo (o tutti e quattro questi mezzi) per raggiungere la destinazione finale. Aderire a un flusso di lavoro prestabilito previene carenze di inventario, servizio clienti scadente e ritardi. Un sistema logistico in uscita evita le perdite di profitto e l’insoddisfazione dei clienti grazie a un trasporto delle merci a destinazione il più semplice possibile.
Un flusso di lavoro di trasporto in uscita della supply chain include le seguenti fasi:
- Caricamento della documentazione: i documenti caricati sui software monitorano le caratteristiche del carico in uscita e assegnano informazioni di monitoraggio, come i codici a barre.
- Assegnazione di tariffe e percorsi: in base al carico e alla destinazione finale, il team logistico determina il costo totale della consegna e il percorso.
- Creazione, elaborazione e rilascio del carico: i componenti del futuro carico attendono in un’area di stoccaggio designata. Inventario degli articoli e quindi rilascio per il prelievo, imballaggio e lavorazione per soddisfare i requisiti dei clienti.
- Prelievo e imballaggio del carico: il carico si sposta in un’area di gestione temporanea per l’imballaggio, o su un dock in uscita. Il carico viene caricato in camion, navi o aerei per il trasporto. Il consolidamento dei carichi per clienti diversi consente di risparmiare spazio e tempo se la destinazione finale è la stessa.
- Conferma: l’ora di accettazione e la posizione del carico vengono confermati.
- Registrazione: i conducenti e altro personale confermano i trasferimenti del carico ed eseguono altri compiti correlati.
- Spedizione: il carico arriva a destinazione in una o più fasi.
- Accettazione: il carico viene registrato, controllato e documentato e la consegna viene verificata.
Esempio di flusso di lavoro di creazione dei contenuti
Questo esempio di flusso di lavoro di creazione di contenuti mostra come creare testo e grafiche di accompagnamento. L’obiettivo è allineare i contenuti con gli interessi del marchio e del pubblico target per raggiungere gli obiettivi aziendali.
La generazione di contenuti richiede diligenza e pianificazione. I contenuti personalizzati che sviluppi possono attirare i lead e permetterti di espandere la tua azienda e far crescere la sua influenza nel settore. Lo sa bene Anne-Sophie Pelletier, direttrice di Pelletier Consulting e consulente operativa. Si occupa di mantenere un flusso costante di contenuti per potenziare la sua attività e informare i clienti.
“Al giorno d’oggi”, afferma, “la creazione di contenuti è necessaria per costruire un’azienda di qualsiasi tipo. Ho scoperto che il flusso di lavoro che ho creato mi consente di sfruttare al meglio le mie fonti di ispirazione e mi costringe a essere coerente tenendo al contempo conto dei miei livelli di energia”.
Ecco un flusso di lavoro di creazione di contenuti che una piccola impresa può utilizzare per far crescere la propria attività:
- Idea per il contenuto: dedica uno spazio in un programma di gestione delle attività per archiviare le idee. L’elenco conterrà le idee per contenuti scritti o audio per Reel di Instagram, video TikTok o contenuti per altre piattaforme. Le idee spesso provengono dai clienti stessi. Il contenuto dovrebbe riguardare gli interessi e le esigenze dei potenziali clienti.
- Bozza: dedica un periodo di tempo ogni settimana per creare contenuti tratti da questa riserva di idee. Concentrati sulla qualità piuttosto che sulla quantità. Riutilizza parti di questa bozza su altre piattaforme e crea un elenco per ogni canale in cui condividi contenuti.
- Modifica e revisione: dopo aver creato più tipi di contenuti, modificali e rivedili in un’unica sessione. Utilizza una checklist di revisione per ricontrollare i link, cercare refusi e assicurarti che i contenuti siano accattivanti e convincenti. Verifica che il contenuto includa una call to action (CTA), immagini e qualsiasi testo alternativo necessario.
- Generazione di elementi visivi: se necessario, dedica un periodo di tempo separato a questa attività. Puoi utilizzare una semplice app come Canva per creare grafiche o video.
- Pianificazione della pubblicazione e invio: configura delle notifiche per pubblicare i contenuti in un orario specifico o utilizza strumenti di programmazione per inviare e pubblicare automaticamente i contenuti legati al tempo, come le newsletter.
Esempio di flusso di lavoro per la gestione dei cambiamenti
Un flusso di lavoro per la gestione dei cambiamenti può eliminare parte della paura legata all’apporto di cambiamenti significativi ai processi in un’organizzazione. I membri del team, ovvero coloro che eseguono effettivamente le modifiche, devono trovarsi bene con il processo. Un flusso di lavoro ben comunicato può ridurre la resistenza al cambiamento.
Ecco i passaggi di base di un flusso di lavoro per la gestione delle modifiche:
- Preparazione: il responsabile delle modifiche designato getta le basi per aiutare i dipendenti a capire perché il cambiamento è necessario. Il consenso dei dipendenti che aiuteranno a implementare il cambiamento mitiga resistenza e potenziali conflitti con il personale.
- Pianificazione: una volta che l’organizzazione è pronta ad accogliere il cambiamento, il manager o il team crea un piano realistico che copra gli obiettivi strategici e gli indicatori chiave di prestazione (key performance indicators, KPI), identifichi gli stakeholder e il team del progetto, e definisca l’ambito del progetto.
- Implementazione: durante l’implementazione, i manager si concentrano sul dare ai dipendenti i mezzi per raggiungere gli obiettivi dell’iniziativa. La comunicazione ripetuta è fondamentale per rinforzare il motivo alla base del cambiamento.
- Incorporazione: incorporando i cambiamenti all’interno della cultura e delle pratiche dell’azienda attraverso nuove strutture organizzative, controlli e sistemi di ricompensa, puoi aiutare a prevenire i passi indietro.
- Revisione: compila le informazioni sul processo, compresi eventuali dati, feedback dei dipendenti e progressi nel tempo.
- Analisi: un’analisi post-mortem metterà in luce se un’iniziativa di cambiamento ha avuto successo, è fallita o ha prodotto risultati contrastanti.
- Miglioramento: usa gli approfondimenti per implementare i cambiamenti organizzativi futuri.
Esempi di flussi di lavoro tra reparti e team diversi
I flussi di lavoro aiutano le persone di tutti i reparti e i team a lavorare meglio insieme. Tutti possono utilizzare un flusso di lavoro per comprendere l’avanzamento delle attività, le parti responsabili e come tutti i pezzi in movimento si uniscono per raggiungere l’obiettivo del progetto.
Esempio di flusso di lavoro dell’help desk IT
Un flusso di lavoro di help desk IT include tutte le fasi che il team IT adotta per fornire valore al cliente. Un flusso di lavoro senza intoppi migliora il servizio clienti, la produttività e la collaborazione nel team. I reparti IT spesso automatizzano i processi sistematici nei flussi di lavoro dell’help desk.
Victoria Mendoza, CEO di MediaPeanut, spiega la necessità di un flusso di lavoro continuo e sistematizzato. “Un flusso di lavoro digitale è l’automazione dei processi di un’azienda e delle fasi interne necessarie per portare a termine l’attività. I documenti in un flusso di lavoro digitale sono tracciabili in ogni fase e vengono inviati a tutti gli individui o reparti. Il flusso di lavoro dell’help desk è utilizzato dalla maggior parte delle aziende online, come e-commerce o software-as-a-service (SaaS). Il cloud e le piattaforme all-in-one accelerano i ticket di lavoro.”
Per gentile concessione di Media Peanut
Un flusso di lavoro dell’help desk può accelerare i tempi di risposta per i clienti e ridurre lo stress per il personale di assistenza:
- Inizio dell’assistenza: il processo viene attivato da una chiamata o un messaggio all’assistenza IT.
- Apertura del ticket: un ticket elettronico contiene le informazioni sul problema e i dettagli di contatto della persona che ha segnalato il problema.
- Risposta dell’agente: l’agente ha diverse alternative per risolvere il problema. Il problema potrebbe essere risolto in modo semplice dallo specialista dell’help desk, oppure potrebbe essere necessario mettere il cliente in attesa per chiedere a una terza parte di risolvere il problema. Se non si riesce a risolvere il problema, il ticket passa alla fase In attesa.
- In attesa: i problemi IT più complicati potrebbero richiedere ulteriore lavoro o informazioni da parte del cliente prima di poter essere risolti.
- Risoluzione: indipendentemente dal fatto che sia o meno necessario il coinvolgimento di terze parti, il flusso di lavoro sposta le query attraverso il sistema il più rapidamente possibile per chiudere il ticket in modo soddisfacente.
Esempio di flusso di lavoro di onboarding delle risorse umane
Il flusso di lavoro per l’onboarding dei nuovi dipendenti promuove l’integrazione dei membri del team. Questi flussi di lavoro forniscono ai nuovi assunti informazioni, strumenti e formazione abbondanti per aiutarli a diventare membri del team produttivi coinvolti nella cultura aziendale. I primi giorni, settimane e mesi di un nuovo dipendente sono fondamentali per la sua fidelizzazione.
I flussi di lavoro di onboarding delle risorse umane (HR) sono una best practice raccomandata dagli esperti:
- Preparazione (prima della data di inizio del dipendente): entro due giorni dalla ricezione di un’offerta firmata, il nuovo dipendente riceverà un’e-mail di benvenuto e una persona di riferimento a cui porre eventuali domande. Prima del primo giorno di lavoro, le risorse umane organizzeranno l’accesso alle e-mail e al portale dei dipendenti, prepareranno la sua postazione di lavoro, e confermeranno eventuali viaggi, spostamenti o alloggi di cui avrà bisogno.
- Orientamento (prima settimana): presenta la leadership, il marchio e la visione dell’organizzazione. Inizia la formazione e condividi le dinamiche del team.
- Integrazione (primo mese): assegna un mentore per rispondere alle domande e controllare i progressi del nuovo dipendente con riunioni settimanali. Prendi in considerazione la possibilità di farlo seguire da un membro del personale con esperienza che gli mostrerà la cultura e i valori dell’azienda.
- Follow-up (trimestrale): organizza delle revisioni per fare il punto ogni trimestre per aumentare la fiducia e la fedeltà all’azienda del nuovo assunto. Questi meeting offrono anche l’opportunità di verificare se sono necessarie ulteriori opportunità di formazione.
- Coinvolgimento (fino a 12 mesi): ci vuole fino a un anno affinché un nuovo dipendente entri a pieno nell’organizzazione con i colleghi e impari il mestiere. Offri un servizio di tutoraggio il più a lungo possibile per aumentare la fidelizzazione e aumentare la soddisfazione sul lavoro.
Esempio di flusso di lavoro di richiesta di ferie
I flussi di lavoro di richiesta di ferie assicurano che i membri del team usufruiscano del tempo libero di cui hanno bisogno senza influire negativamente sulla produttività aziendale. Utilizza un flusso di lavoro per creare un modello prestabilito per dare ai lavoratori il tempo che meritano per ricaricarsi. Progetta il flusso di lavoro in modo da evitare un servizio clienti scadente o scadenze mancate.
Un flusso di lavoro di richiesta di ferie riduce lo stress quando un dipendente richiede del tempo per sé:
- Invio della richiesta: il dipendente invia l’apposito modulo per richiedere le ferie.
- Revisione delle date con la dirigenza: discuti i piani di ferie con un supervisore per assicurarti che siano in linea con gli standard delle ferie retribuite dell’azienda. Controlla anche con le risorse del reparto per assicurarti che ci sia una copertura adeguata.
- Presa in considerazione della richiesta: il manager prende una decisione definitiva.
- Pianificazione dell’approvazione: l’approvazione attiva ulteriori azioni di pianificazione.
- Sostituzione: designa chi sostituirà il dipendente in vacanza, sia che si tratti di qualcuno nel reparto o di un dipendente temporaneo.
- Notifiche: configura notifiche out of office (OOO) e informa il reparto risorse umane per tenere traccia del tempo trascorso in ferie.
- Partenza: partenza per le ferie.
Esempio di flusso di lavoro di marketing SEO
Gli esempi di flussi di lavoro di marketing per l’ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO, Search Engine Optimization) forniscono attività logiche per aiutare un’azienda a migliorare le classifiche nei motori di ricerca. Grazie a un solido flusso di lavoro, i membri del team possono monitorare i progressi, evitare errori e confusione e perfezionare continuamente i contenuti.
Il processo SEO include sei fasi generali:
- Ricerca: questa fase include la ricerca aziendale, l’analisi della concorrenza, la valutazione dello stato attuale, gli analytics, le classifiche, il traffico di ricerca, l’ottimizzazione sulla pagina e al di fuori della pagina e l’analisi delle parole chiave.
- Pianificazione e strategia: prendi decisioni sulla gestione dei contenuti, sui link al sito web, sulla presenza sui social media e sull’implementazione tecnica.
- Implementazione: finalizza le strategie di ottimizzazione. Esegui una revisione finale dei contenuti, apporta le modifiche necessarie, potenzia i contenuti ad alte prestazioni, correggi gli errori e programma gli aggiornamenti.
- Monitoraggio: osserva le attività di un web crawler e le classifiche dei motori di ricerca, esegui report sulle metriche e aggiorna il markup dello schema.
- Risultati: fornisci agli stakeholder un riepilogo scritto dei risultati rispetto alla strategia. Gli stakeholder rivedranno il report e apporteranno modifiche per migliorare i futuri flussi di lavoro di marketing SEO.
- Manutenzione: durante questa fase, risolvi eventuali problemi di funzionamento del sito. Continua a monitorare i cambiamenti di tendenze e algoritmi su base continua per mantenere aggiornati i siti e i social media. Modifica la user experience, il web design, la SEO e le strategie dei social media secondo necessità.
Esempi di flussi di lavoro in diversi settori
Gli esempi di flussi di lavoro in settori diversi mostrano che, anche se ogni azienda avrà i propri flussi di lavoro unici, diverse funzioni sono comuni a tutte le attività.
La presenza dell’automazione è ormai un elemento scontato in molti settori, come quello manifatturiero e dei servizi IT. Tuttavia, l’implementazione di flussi di lavoro digitali in settori in cui l’automazione non è una soluzione ovvia può ancora fornire un vantaggio competitivo.
Esempio di flusso di lavoro per il settore sanitario
Questo esempio di flusso di lavoro per il settore sanitario fornisce una panoramica sull’accudimento dei pazienti e la gestione dei rischi e sull’evitare di risolvere problemi non urgenti. Un flusso di lavoro semplifica il processo sanitario per garantire che ogni paziente riceva le cure migliori e più efficienti.
Questo flusso di lavoro per il settore sanitario documenta i dettagli chiave per l’accettazione e il trattamento iniziale dei pazienti:
- Registrazione del paziente: il paziente attende e a volte si mette in coda per la registrazione e l’assunzione.
- Apertura del file di anamnesi medica: l’infermiere in servizio raccoglie le informazioni del paziente sulla sua condizione attuale e qualsiasi elemento rilevante della sua anamnesi medica. Aggiungi la documentazione SOAP (subjective, objective, assessment, plan, soggettiva, obiettiva, di valutazione e di pianificazione) alla cartella medica del paziente.
- Il medico riceve le informazioni pertinenti: i dati SOAP vengono inviati al medico in un formato di facile lettura. Il medico utilizzerà queste informazioni per l’esame e la cura del paziente.
- Procedure tecniche e infermieristiche: il personale medico sottoporrà il paziente alle cure e ai test più urgenti, in base alle indicazioni del medico.
- Rinvio alla diagnostica di laboratorio: un paziente può aver bisogno di ulteriori test diagnostici, in base all’esame e alle procedure iniziali.
- Rinvio alla farmacia: il medico potrebbe effettuare delle prescrizioni che devono essere richieste a una farmacia.
- Registrazione del paziente: se il paziente deve essere registrato o ricoverato, il personale che si occupa della registrazione dei pazienti si organizzerà e richiederà le informazioni assicurative.
Esempio di flusso di lavoro di progettazione di una casa personalizzata con diagramma
Il flusso di lavoro per la progettazione di una casa personalizzata aiuta i progettisti a far comprendere i concetti ai proprietari. Questi flussi di lavoro offrono ai proprietari più opzioni e, in ultima analisi, perfezionano la progettazione. L’utilizzo di un sistema interattivo rende il processo più semplice per ogni stakeholder.
Thomas Jepsen è CEO di Passion Plans, un’azienda di architettura che offre ai consumatori un modo per progettare e ottenere la loro casa dei sogni. “Aiutiamo le persone a costruire le case dei loro sogni, partendo dai progetti della casa ai consigli per la costruzione. Integriamo Zapier con Smartsheet per automatizzare molte delle attività che prima ci facevano perdere tempo. Abbiamo automatizzato il monitoraggio delle entrate con un sistema basato su categorie per comprendere meglio dove stiamo guadagnando e dove concentrare la nostra attenzione.”
Questo esempio è un flusso di lavoro del mondo reale utilizzato da un’azienda che fornisce progettazioni personalizzate di case:
- Ricerca del cliente: un cliente cerca diversi tipi di case e prova a progettare la propria casa, considerando costi e processi. Restringe la ricerca e si concentra su dei progetti di case specifici.
- Il cliente contatta l’azienda di progettazione della casa: il cliente contatta Passion Plans per un primo colloquio.
- Interazione con l’azienda di progettazione della casa: un architetto di Passion Plans chiama il cliente per discutere di ulteriori dettagli. Un addetto all’account è responsabile di ottenere la firma del contratto e riscuote un acconto di 5.000 dollari per la progettazione.
- Sviluppo del piano: un architetto specializzato nel tipo di progettazione desiderato viene assegnato al lavoro, inizia a occuparsene e prepara le note. Un disegnatore tecnico utilizzerà le note per creare i disegni iniziali.
- Revisione dei piani: l’architetto esamina i disegni in base al codice residenziale internazionale (IRC, International Residential Code) e incorpora suggerimenti. L’architetto esamina il progetto della casa con il cliente, compresi i codici edilizi locali e le restrizioni. Quindi l’architetto riporta tutte le note risultanti al disegnatore, che implementa le modifiche.
- Presentazione dei piani a un ingegnere edile: questa persona (che può essere interna o scelta dal cliente) approva i progetti finali della casa e garantisce la sua integrità strutturale. L’addetto alla contabilità assembla il pacchetto di progettazione della casa e si prepara a presentarlo all’ufficio edilizio locale. L’addetto all’account verifica il pagamento di qualsiasi saldo in sospeso.
- Invio dei piani all’ufficio edilizio: il pacchetto di progettazione della casa passa all’ufficio edilizio locale.
- Invio dei piani al cliente: il cliente riceve il pacchetto di progettazione della casa e individua e coinvolge un appaltatore.
Edilizia con esempio di flusso di lavoro Lean e BIM
L’utilizzo dei flussi di lavoro Lean e di modellizzazione delle informazioni di costruzione (BIM, Building Information Modeling) è una best practice recente di questo settore. La filosofia Lean si concentra sulla riduzione degli sprechi e sull’aumento del valore. Il BIM mira a ottimizzare tutti gli aspetti della costruzione. L’integrazione dei due metodi fa progredire la pianificazione e la coerenza.
L’implementazione di Lean e BIM modifica profondamente il settore e i team dell’edilizia. La Consegna integrata del progetto (IPD, Integrated Project Delivery) è un altro framework sempre più popolare che sfrutta la tecnologia.
Ecco un flusso di lavoro Lean e BIM semplificato che fa risparmiare tempo e denaro e migliora i risultati:
- Concettualizzazione: il team si riunisce per proporre potenziali soluzioni. L’obiettivo è ridurre errori, sprechi e problemi e prevenire la riprogettazione o la rielaborazione.
- Criteri e progettazione dettagliata: i membri del team esaminano e testano diverse opzioni di progettazione. Le loro decisioni finali si concentreranno sulla riduzione degli sprechi e sul risparmio. Anche la sostenibilità e i codici di costruzione sono parte integrante della progettazione.
- Documentazione: il team utilizza l’analisi dei dati di progettazione e la modellazione CAD per la visualizzazione e i test. Appaltatori, subappaltatori e fornitori documentano le soluzioni proposte. Le agenzie di finanziamento, regolamentazione e autorizzazione esaminano i documenti.
- Revisione dell’agenzia: il modello BIM fornisce informazioni direttamente o attraverso link alle agenzie di regolamentazione per permettergli di controllare il design.
- Processo di offerta: nell’IPD, i subappaltatori e i fornitori presentano i loro prezzi, o offerte, all’inizio del processo per definire i budget.
- Costruzione: gli architetti in genere si occupano della costruzione nella fase di progettazione finale, ma nell’IPD gli architetti vengono coinvolti e contribuiscono al progetto molto prima. L’IPD si occupa del monitoraggio della qualità e del controllo dei costi in ogni fase.
- Chiusura: la natura esatta della chiusura di un progetto integrato dipende dai termini aziendali contrattuali. In sostanza, rappresenta la conclusione della costruzione.
- Gestione delle strutture: la gestione delle strutture copre tutte le attività che mantengono operativa una struttura occupata. Gli impegni IPD spesso includono contratti di gestione delle strutture edilizie.
Esempio di flusso di lavoro di gestione alberghiera
Il flusso di lavoro di gestione alberghiera aiuta a garantire un servizio clienti eccezionale. Degli esempi chiari di flussi di lavoro chiari garantiscono che i clienti tornino e consiglino l’hotel. Nel settore dell’ospitalità, il superamento delle aspettative dei clienti è un potente fattore di differenziazione tra la concorrenza.
Segui i passaggi del flusso di lavoro di gestione alberghiera per fornire un servizio clienti eccezionale:
- Prenotazione della camera: le prenotazioni alberghiere dovrebbero essere facili da effettuare, attraverso i siti web aziendali, i siti partner o chiamando la struttura. Rivedi le procedure ed esegui spesso test per verificare che la prenotazione richieda solo pochi passaggi e sia rapida.
- Benvenuto: il contatto umano dovrebbe essere piacevole, amichevole e cortese.
- Check-in e registrazione: per evitare di irritare gli ospiti, velocizza il processo. Se possibile, completa la maggior parte del processo e la compilazione delle informazioni in anticipo utilizzando un sistema efficiente di gestione delle proprietà.
- Trasporto delle valigie: assicurati di disporre di abbastanza addetti alla portineria per assistere ogni ospite. Assicurati che ci siano carrelli adeguati a portata di mano per trasportare rapidamente i bagagli nella camera.
- Servizio in camera: rendi la richiesta di cibo o bevande facile e intuitiva. La maggior parte degli hotel in tutto il mondo ha adottato una tecnologia innovativa per adattarsi alle esigenze di servizio in camera del mercato e, allo stesso tempo, utilizzare il servizio in camera per deliziare i propri ospiti.
- Check-out: il check-out contactless è ormai una norma, grazie alla richiesta in anticipo del numero della carta di credito. Qualsiasi richiesta di assistenza dovrebbe essere solo una telefonata di distanza.
- Follow-up del servizio clienti: i membri del team di assistenza clienti devono confermare che gli ospiti hanno avuto una buona esperienza e rispondere a eventuali problemi. Promuovere e supportare buone relazioni è un modo per migliorare continuamente.
- Pulizia delle camere: i tempi sono essenziali, quindi il personale di pulizia deve pulire le camere prima degli orari di check-in. Gli ospiti non dovrebbero mai aspettare la pulizia della stanza, e la pulizia non dovrebbe impedire un check-in puntuale.
Esempio di flusso di lavoro di formazione delle risorse umane
L’utilizzo di un flusso di lavoro di esempio per la formazione delle risorse umane può aiutare le aziende a migliorare le competenze dei dipendenti, il che può influire positivamente sulle prestazioni e sui profitti. Le aziende che formano regolarmente i propri dipendenti ottengono fidelizzazione e profitti più elevati rispetto alle aziende che rinunciano alla formazione.
I flussi di lavoro per la formazione delle risorse umane sono progettati per far sentire i dipendenti più accolti e produttivi e fidelizzarli nei confronti dell’azienda:
- Valutazione dei bisogni: determina le esigenze di apprendimento di tutta o parte della popolazione di dipendenti, in base ai contributi di manager e personale.
- Obiettivi di apprendimento: valuta i punti finali del processo di formazione.
- Modalità e stile di formazione: le persone amano ricevere informazioni attraverso l’udito, la vista, le sensazioni o una combinazione di questi mezzi. Prendersi del tempo per capire come i dipendenti preferiscono imparare può aiutarti a comunicare meglio. Questa fase può fare la differenza quando si forma qualcuno o lo si aiuta a migliorare le proprie prestazioni su un’attività specifica.
- Budget: prendi in considerazione il budget e lo stile di apprendimento preferito del team per determinare come fornire la formazione.
- Sviluppo dei contenuti: dopo aver raccolto tutte le informazioni e gli obiettivi di apprendimento, scrivi uno schema dei contenuti. Testa il contenuto dei prodotti finali con la dirigenza e i dipendenti assicurandoti di rispettare le linee guida sul budget per garantire l’efficacia e il consenso degli stakeholder.
- Timeline: programma l’implementazione della formazione in base al tempo necessario per creare i contenuti, all’urgenza del materiale e al numero di dipendenti che devi formare.
- Comunicazione della formazione: avvisa i manager e i dipendenti con largo anticipo per permettergli di organizzarsi. È importante informare i membri del team sul nuovo materiale e aiutare le persone a capire perché la formazione è necessaria.
- Misurazione dell’efficacia: dopo la formazione, valuta l’efficacia della formazione. Utilizza i risultati per la creazione dei futuri programmi di formazione.
Esempio di flusso di lavoro di risoluzione dei problemi di rete IT
I flussi di lavoro di risoluzione dei problemi della rete IT individuano la causa principale dei problemi del sistema e accelerano le riparazioni. Questo tipo di flusso di lavoro perfeziona il processo di risoluzione e riduce lo stress causato dai guasti di rete per le organizzazioni di qualsiasi dimensione.
Questo esempio di flusso di lavoro di base per la risoluzione dei problemi di rete aiuterà il team a risolvere i problemi della rete IT:
- Identificazione: duplica il problema utilizzando software o hardware di test per confermare dove si trova. Poni domande agli utenti sulla rete per scoprire quali sono gli errori o le difficoltà che stanno riscontrando. Identifica i sintomi di interruzione della rete e definisci chiaramente i singoli problemi. A volte, una rete può avere più problemi da risolvere.
- Sviluppo della teoria: sviluppa un’ipotesi. A volte un’interruzione di rete si verifica a causa di un problema semplice, come un cavo scollegato. Potrebbero sorgere anche problemi più complicati, come violazioni della sicurezza della rete.
- Test: testa le tue teorie sulle cause principali. Se nessuna si rivela valida, sviluppa un nuovo approccio e trova un modo per testarlo.
- Piano d’azione: dopo aver confermato la teoria o le teorie principali, crea un piano d’azione. A volte basta una soluzione semplice, come il riavvio di un router. In altri casi, potrebbe essere necessario ottenere un pezzo di ricambio o ripristinare una versione precedente del software.
- Implementazione: alcune soluzioni possono essere risolvibili da un singolo specialista, mentre altri casi possono richiedere agli amministratori di rete o agli utenti di collaborare alla soluzione.
- Verifica: testa la rete. Come parte del processo di verifica, consulta gli strumenti di rete e gli account utente.
- Documentazione: documenta ogni fase della risoluzione dei problemi, inclusi i sintomi della rete, la teoria sviluppata, la strategia di test e la soluzione finale da utilizzare la prossima volta che si verifica un problema, al fine di limitare i tempi di inattività.
Esempi di flusso di lavoro su più sistemi
Gli esempi di flusso di lavoro che si estendono su più sistemi sono comuni. Ad esempio, i flussi di lavoro di acquisto possono comprendere ordini che richiedono l’approvazione di un secondo reparto. Il flusso di lavoro fa spesso parte di un’attività aziendale che coinvolge più di un flusso di lavoro.
Flusso di lavoro Gitflow per lo sviluppo di siti web
Il flusso di lavoro Gitflow viene utilizzato nello sviluppo e nella distribuzione di siti web. Gitflow utilizza un modello di ramificazione e il software è progettato per temporizzare le release del progetto. Questo flusso di lavoro assegna ruoli specifici a vari rami di attività e definisce quando e come interagiscono.
Alexander Kus, CMO di Buddy.Works, fornisce distribuzioni automatizzate dei siti web ed è un sostenitore di Gitflow. L’esempio di flusso di lavoro di Kus impiega il classico modello a due rami paralleli lunghi. Spiega: “In primo luogo, il Master è solo per le release di nuove app, quindi meno ci si scherza, meglio è. Poi ci sono le fasi di sviluppo, una replica creata dal Master. Qui si trovano tutte le funzionalità completate e stabili preparate per la prossima release ed è ciò che utilizzerai per assicurarti che le funzionalità aggiunte funzionino tutte come previsto.”
I flussi di lavoro Gitflow per la distribuzione dei siti web si basano su un modello testato nel tempo utilizzato per semplificare lo sviluppo e la distribuzione web:
Flusso di lavoro Gitflow per la distribuzione di siti web
Per gentile concessione di Buddy.Works
- Master: il sito del cliente è il pilastro centrale e funge da ramo Master.
- Sviluppo: usa una replica del Master come ramo di sviluppo in modo da poter generare e aggiungere nuove funzionalità.
- Aggiunta di funzionalità: aggiungi una nuova funzionalità (ad esempio una funzione di ricerca per il tuo sito).
- Crea un ramo di funzionalità aggiuntivo: dal ramo Sviluppo, aggiungi un ramo Funzionalità in cui creare e testare la funzione. Qualsiasi altro sviluppatore può creare i propri rami Funzionalità e lavorare su di essi senza interferire, perché questi rami sono indipendenti l’uno dall’altro.
Quando la nuova funzione di ricerca è soddisfacente, lavora a ritroso lungo la catena, testando man mano che procedi fino a quando la nuova funzione non viene rilasciata nuovamente nel Master.
Esempio di Flusso di lavoro di sperimentazione farmacologica in Jira
Questo esempio di flusso di lavoro di sperimentazione farmacologica in Jira è uno dei molti modi per utilizzare questa app di tracciamento dei problemi configurabile. Jira consente un’esecuzione delle attività più fluida in quasi tutti gli scenari di intervento medico, chirurgico o comportamentale, ma è utile anche in altri ambienti.
Uno strumento di flusso di lavoro come Jira consente di inserire e tenere traccia di tutti i dettagli relativi a un processo in un’unica piattaforma. La panoramica grafica dei progressi rende facile l’integrazione con altre piattaforme.
Un flusso di lavoro di sperimentazione farmaceutica in Jira segue questo modello:
- Reclutamento dei pazienti: i siti, le aziende di reclutamento e gli sponsor cercano individui che potrebbero essere idonei per una sperimentazione. Utilizzeranno la ricerca sulla popolazione di pazienti e un piano di sensibilizzazione personalizzato per trovare candidati.
- Screening: utilizza ampie popolazioni di pazienti per ottenere la prova che i prodotti saranno efficaci e sicuri. La popolazione dello studio potrebbe non rappresentare la popolazione generale di pazienti che utilizzeranno i prodotti approvati. Inoltre, elenca eventuali esclusioni o caratteristiche che renderanno non idonei i pazienti (ad es. terapia attuale o comorbilità).
- Randomizzazione: i pazienti ricevono trattamenti diversi, o placebo, in base a una selezione casuale per prevenire pregiudizi.
- Trattamenti: ogni gruppo riceve un intervento specifico, una dose del farmaco dello studio o talvolta nessun intervento, in base al protocollo dello studio.
- Periodo di washout: negli studi clinici, un periodo di washout è il periodo di tempo in cui qualcuno arruolato in uno studio non deve ricevere alcun trattamento prima di ricevere la terapia sperimentale dello studio. I potenziali candidati potrebbero dover partecipare a un washout prima di unirsi allo studio o cambiare terapia durante la sperimentazione. Il periodo di washout assicura che gli effetti dei farmaci della sperimentazione derivano effettivamente dal farmaco sperimentale.
- Trattamento: dopo il washout, i partecipanti continuano a ricevere il nuovo trattamento. Tieni presente che i pazienti a volte abbandonano lo studio prima della sua conclusione. I conflitti con il lavoro, il numero di visite e altri fattori influenzano il numero di individui che rimangono in una sperimentazione per tutta la sua durata.
- Analisi: i ricercatori valutano l’efficacia, producono documentazione e passano alla fase successiva, di solito effettuando test su popolazioni molto più grandi. Infine, presentano i risultati per la revisione della FDA.
Esempio di flusso di lavoro di notifica per le grandi trattative in Salesforce
Questo esempio di flusso di lavoro di notifica per le grandi trattative in Salesforce è un popolare strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Salesforce supporta la creazione di regole di flusso di lavoro e attività di programma con semplici menu a discesa e diagrammi di flusso per più scenari di vendita.
L’app consente di automatizzare facilmente varie funzioni e processi per creare report e promemoria e generare proiezioni di vendita, report e piani attuabili accurati.
Flusso di lavoro di notifica per le grandi trattative in Salesforce
Un flusso di lavoro di notifica per le grandi trattative in Salesforce informa automaticamente un responsabile delle vendite quando una trattativa dal valore di 1 milione di dollari o più è qualificata:
- Inizio: il processo inizia quando un record cambia.
- Oggetto: un preventivo in un file, che l’utente può creare o modificare.
- Criteri: lo stato mostrerà se i criteri sono soddisfatti. Se il totale è maggiore o uguale a 1 milione di dollari, lo stato viene accettato.
- Tipo e nome dell’azione immediata: gli avvisi via e-mail vengono inviati al responsabile delle vendite.
- Avviso via e-mail: l’utente crea una notifica QualificazioneTrattativa.
Esempi di Flussi di lavoro Smartsheet
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