Che cos’è un’analisi post-mortem?
Un’analisi post-mortem è un processo che aiuta a migliorare i progetti identificando ciò che ha funzionato e cosa non ha funzionato e modificando i processi organizzativi per incorporare le lezioni apprese. Il Project Management Book of Knowledge (PMBOK) indica questa attività come “lezioni apprese”.
Le riunioni post-mortem si svolgono solitamente alla fine di un progetto. Tuttavia, durante i progetti più lunghi, è possibile tenere regolarmente riunioni post-mortem (ad esempio mensili trimestrali o annuali) per consentire correzioni di rotta e per garantire che gli incidenti non vengano trascurati.
Le analisi post-mortem sono più di una semplice indagine sui fatti. In effetti, le funzioni più importanti di un’analisi post-mortem sono guidare il miglioramento dei processi e promuovere le best practice per ripetere eventuali successi.
Questa riunione è parte integrante del processo di gestione dei progetti, ma i team a volte la saltano per motivi di tempo e risorse o perché ritengono che non contribuisca ai profitti. Grant Aldrich, fondatore di OnlineDegree.com, spiega: “Il significato dell’analisi post-mortem è forse l’aspetto più importante della gestione dei progetti e del loro miglioramento. Eppure, è comunemente il più trascurato. Rappresenta un momento incredibilmente importante per riflettere su come sono state fatte le cose e per apportare miglioramenti. Purtroppo, penso che venga raramente utilizzata nella maggior parte delle organizzazioni. Tutto ciò che fanno una volta concluso il progetto è affrettarsi a convincere le persone a passare a quello successivo perché ciò si traduce in entrate.”
Affronta l’analisi post-mortem come un forum aperto, in cui chiunque sia coinvolto nel progetto può sollevare problemi e successi per la discussione. Esamina tutti gli aspetti del ciclo di vita del progetto durante il periodo post-mortem, dalla pianificazione alla chiusura completa, al fine di trovare aree di miglioramento e processi da ripetere nei progetti futuri. Oltre al responsabile del progetto e al team di progetto, anche gli stakeholder e i clienti del progetto dovrebbero partecipare alla discussione: ciò contribuirà a rafforzare il lavoro di squadra facendo in modo che le persone continuino a lavorare insieme verso un obiettivo comune, indipendentemente dal loro ruolo individuale.
Che cos’è un’analisi post-mortem nel business?
Nel mondo degli affari, l’analisi post-mortem fa parte della gestione del rischio e aiuta a promuovere il miglioramento continuo adottando le best practice. L’analisi post-mortem eseguita alla fine di un progetto determina cosa è andato bene e cosa è andato male, in modo da poter utilizzare quelle lezioni in futuro.
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Nomi alternativi per le riunioni post-mortem
Molte organizzazioni utilizzano un nome diverso per riferirsi alla funzione di una riunione post-mortem. Di seguito sono riportate alcune possibili alternative:
- Debrief: questo termine ha la sua origine nell’esercito, dove lo usano per le revisioni post-missione.
- Retrospettiva: la gestione dei progetti Agile utilizza questo termine per le riunioni che si svolgono in ogni fase del completamento del progetto.
- Riepilogo del progetto: è un nome utilizzato da molti project manager.
- Lezioni apprese: il Project Management Institute (PMI) utilizza questa terminologia.
- Revisione post-azione: questo termine viene generalmente applicato alle revisioni IT/DevOps.
- Revisione degli incidenti critici: i team IT/DevOps utilizzano spesso anche questo termine per le loro revisioni.
Confronto tra analisi post-mortem del progetto e analisi post-mortem dell’incidente
L’analisi post-mortem è inoltre una parte fondamentale della gestione del rischio. Un’azienda può ridurre o mitigare il rischio nei progetti futuri analizzando ciò che è andato storto nei progetti passati e apportando modifiche ai processi e alle procedure.
Ci sono due situazioni principali in cui si verificano riunioni post-mortem. La prima (come detto sopra) è legata al progetto. La seconda consiste nell’analizzare gli incidenti DevOps/IT, come un arresto anomalo del server o un sito web inattivo. Mentre l’obiettivo principale di entrambi i tipi di analisi post-mortem è quello di trovare le cause principali, ci sono alcune differenze.
| Analisi post-mortem del progetto | Analisi post-mortem dell’incidente | |
|---|---|---|
| Tempistica | Programmata alla fine del progetto o a intervalli regolari durante il progetto | Ad-hoc, dopo che un incidente è stato risolto |
| Chi è coinvolto | Stakeholder del team di progetto e gestione | Chiunque abbia causato l’incidente, ne sia stato influenzato o vi abbia risposto |
| Risultati | Miglioramenti ai processi e alle procedure per rendere i progetti futuri più fluidi | Miglioramenti ai processi, alle procedure e alla sicurezza per evitare che il problema si verifichi di nuovo |
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I project manager di solito organizzano le riunioni post-mortem. Le riunioni sono utili in molte situazioni e per molti gruppi, tra cui team di marketing, agenzie, gestione delle informazioni e gestione delle problematiche.
La tempistica è importante quando si pianificano le analisi post-mortem. La memoria delle persone può essere corta, quindi è importante pianificare le riunioni non appena il progetto è completato o hai risolto l’incidente.
In un piccolo sondaggio tra i project manager, il 100% degli intervistati ha dichiarato di aver condotto riunioni post-mortem dopo i loro progetti:
- Il 40% sempre
- Il 20% la maggior parte delle volte
- Il 40% alcune volte
Confronto tra retrospettiva Agile e analisi post-mortem del progetto
Nella gestione dei progetti Agile, il termine retrospettiva viene utilizzato per riferirsi a un’attività simile, che si verifica dopo ogni iterazione di sviluppo software. Ecco come i due differiscono:
| Analisi post-mortem del progetto | Retrospettiva Agile | |
|---|---|---|
| Tempistica | Programmata alla fine del progetto o a intervalli regolari durante il progetto | Una volta per iterazione |
| Chi è coinvolto | Stakeholder del team di progetto e gestione | Team di progetto |
| Focus | Successi e fallimenti che si sono verificati durante il progetto | Esperienza durante l’iterazione precedente |
| Risultati | Proposte di modifiche ai processi per migliorare i risultati dei progetti futuri | Elementi di azione per il miglioramento incrementale per l’iterazione successiva |
Come condurre un’analisi post-mortem
Durante una riunione post-mortem, il gruppo discuterà cosa è andato storto e cosa è andato bene durante un progetto. Pubblicheranno i risultati in una timeline del progetto e consiglieranno modi per ripetere i successi ed evitare problemi nei progetti futuri.
In genere, il leader del progetto raccoglie i dati sul progetto, inclusi i feedback degli stakeholder e dei membri del team, per creare l’ordine del giorno della riunione. Durante la riunione, il gruppo esamina il progetto e crea una timeline che illustra le principali milestone ed eventi, per poi aggiungere i successi e gli insuccessi.
La creazione della timeline consente al team di individuare ogni problema e successo, documentarne la causa principale e determinare come evitarlo o ripeterlo. Sulla base delle cause scoperte, il team sviluppa elementi di azione per migliorare i processi e ripetere i successi.
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Cosa può realizzare un’analisi post-mortem di successo
Un’analisi post-mortem offre molti vantaggi, sia che venga condotta per un progetto che per un incidente IT. Il processo può aiutare a migliorare la comunicazione, la collaborazione e i flussi di lavoro, il che rende l’organizzazione più efficiente e di successo.
Le analisi post-mortem possono aiutare i progetti futuri a procedere più agevolmente nei seguenti modi:
- Miglioramento dei processi interni: esaminare i processi quando si verificano problemi espone i punti deboli del sistema. Applica le lezioni apprese in un’analisi post-mortem per riparare queste insidie e rafforzare le procedure.
- Semplificare i flussi di lavoro: i problemi scoperti durante l’analisi post-mortem possono includere problemi del flusso di lavoro che puoi eliminare nei progetti futuri.
- Promuovere la collaborazione del team: il formato delle riunioni post-mortem promuove uno scopo comune e insegna ai team a imparare a lavorare insieme.
- Migliorare l’efficienza: un’analisi post-mortem può rivelare lavori duplicati, fasi di processo stentate e altre attività inefficienti.
- Potenziamento della comunicazione: un problema comune nei progetti è la mancanza di una comunicazione valida e tempestiva. Uno dei passaggi chiave del processo post-mortem consiste nel comunicare i risultati della riunione e far sapere alle parti interessate quando ogni elemento di azione è terminato.
- Imparare dagli errori: la parte più utile del processo post-mortem è identificare ciò che è andato storto e cercare modi per evitare che i problemi si ripresentino.
- Ottenere la chiusura: comunicare quando un elemento di azione è completato consente ai membri del team di sapere che i problemi che hanno scoperto sono stati risolti.
- Condividere le informazioni: condividere le lezioni apprese da un’analisi post-mortem con altri team che lavorano su progetti simili aiuta tutti i membri dell’organizzazione.
- Migliorare il morale: le analisi post-mortem consentono alle persone di segnalare i problemi e assicurarsi che vengano affrontati. I progressi aumentano il morale perché le persone sanno di poter contribuire direttamente alla qualità del loro posto di lavoro e del prodotto di lavoro.
- Celebrare i successi: oltre ad analizzare i problemi, l’analisi post-mortem consente ai team di riportare le proprie vittorie, il che contribuisce a migliorare il morale e la coesione del team.
- Cambiare rotta:
- per i progetti più lunghi, la programmazione di una serie di analisi post-mortem a metà progetto consente al team di implementare correzioni che aiuteranno a procedere senza intoppi per il resto del processo. Paula Cizek, Chief Research Officer presso nobl.io, una società di progettazione organizzativa, afferma: “Se esegui regolarmente riunioni post-mortem, hai la possibilità di correggere il corso. Se aspetti la fine di un progetto, ci sono molte cose che possono cambiare; molto che può essere fatto meglio, rapidamente. Ecco perché consigliamo vivamente di tenere regolarmente queste riunioni”.
In un piccolo sondaggio condotto tra i project manager, il 60% degli intervistati ha affermato che, su una scala da uno (non efficace) a cinque (estremamente efficace), le analisi post-mortem sono molto o estremamente efficaci nel guidare i miglioramenti dei processi.
Che cos’è un’analisi post-mortem?
Un’analisi post-mortem è un processo in cui si riepiloga ciò che è andato storto (e deve essere corretto) in un progetto, nonché ciò che è andato bene e deve essere ripetuto. L’analisi produce anche elementi di azione e chi è responsabile di ciascuno di essi.
I dati analizzati durante il periodo post-mortem includeranno input da una serie di fonti, tra cui il feedback del team di progetto e una valutazione dei risultati del progetto. I risultati dell’analisi devono contenere quanto segue:
- Un elenco completo dei problemi da affrontare (e delle azioni che derivano da ciascun problema)
- Questioni cruciali che hanno frenato il progetto
- Successi che hanno contribuito al successo del progetto
- Qualsiasi lezione non ovvia che richiede un’azione
- La persona responsabile dell’implementazione di ogni elemento di azione
Uno strumento efficace è l’analisi dei cinque perché. Questa tecnica consiste nel chiederti “Perché?” cinque volte per isolare la causa principale di un problema. Puoi leggere di più sulla tecnica dei cinque perché in questo articolo sulle riunioni post-mortem nel formato senza colpa. Per informazioni generali su queste riunioni, puoi anche leggere il nostro articolo “Come eseguire una riunione post-mortem del progetto”.
Analisi pre-mortem e quando eseguirle
Un’analisi pre-mortem è una strategia che utilizza il framework post-mortem, ma si verifica all’inizio del processo di pianificazione, prima di iniziare un progetto. I partecipanti immaginano che il progetto sia completo ma sia andato male e propongono probabili fallimenti e possibili cause.
Il team utilizza i risultati dell’esercizio per lavorare a ritroso e apportare modifiche ai processi al fine di evitare che si verifichino gli errori immaginati. Durante la riunione, incoraggia i partecipanti a considerare i motivi degli errori che non farebbero emergere normalmente, ciò di cui sono preoccupati prima dell’avvio del progetto e i punti ciechi dei progetti passati. I membri del team devono essere specifici quando descrivono i possibili punti di errore.
Gli aspetti a cui devi pensare durante la fase pre-mortem variano in base al tipo di progetto, ma probabilmente riguarderanno il piano di progetto, le risorse, le attività, la tempistica e la documentazione. Ecco alcune domande pre-mortem di esempio:
- Cosa manca nel piano del progetto?
- Cosa potrebbe rallentare il progetto o farti mancare la scadenza del lancio?
- Cosa succede se perdiamo persone chiave durante il progetto?
- Chi possiede le maggiori aree di rischio?
- Hai tenuto conto di tutte le attività critiche?
- Avremo accesso a tutte le risorse di cui avremo bisogno al momento opportuno?
- Abbiamo i membri del team giusti per ogni ruolo?
- Il programma è realistico?
- C’è spazio nel programma per i ritardi?
- Cosa succede se perdiamo dati a causa di un arresto anomalo del server?
- Il piano di documentazione è sufficiente?
Dopo aver generato una lista, puoi vagliarla eliminando i problemi improbabili (ad esempio il fallimento della tua azienda), quelli che non sarebbero ostacoli insormontabili (ad esempio il ritardo nella spedizione delle magliette per la festa di lancio) ed eventuali elementi per cui non puoi fare nulla (un meteorite che colpisce il cantiere).
Al contrario, puoi anche immaginare che tutto vada per il verso giusto e farti strada attraverso il processo di esecuzione di quella visione. La chiave è considerare eventuali insidie e cosa puoi fare per evitare che si verifichino.
Tipi di domande post-mortem
Le domande poste durante un’analisi post-mortem possono far emergere informazioni cruciali sul progetto. Queste domande rientrano nelle categorie di pianificazione, esecuzione, risultati e comunicazione; di seguito troverai l’obiettivo di ogni categoria e alcune domande di esempio.
Le domande di pianificazione si concentrano sui problemi che derivano dalla pianificazione del progetto. Approfondire questo processo iniziale è importante perché la pianificazione è la base del progetto, quindi migliorarla rende il progetto migliore. Le domande di pianificazione possono essere suddivise nelle seguenti parti:
- Piano di progetto: c’era qualcosa di troppo vago nel piano? Nel piano mancavano informazioni chiave?
- Risorse: strumenti, budget e membri del team sono stati assegnati correttamente? Le risorse necessarie sono state adeguate per il progetto?
- Tempistiche: abbiamo creato qualche rallentamento nel programma? Le scadenze sono realizzabili e realistiche?
- Attività: abbiamo tenuto conto di tutte le attività necessarie? Le dipendenze e i risultati finali correlati sono stati monitorati per ogni attività?
- Documentazione: l’archivio dei documenti era adeguato alle esigenze del team? Il piano di documentazione ha aiutato il progetto ad avere successo?
Le domande di esecuzione approfondiscono i problemi derivanti da problemi nelle fasi del processo, nel personale e nella qualità del lavoro. Sono importanti perché si concentrano sul nucleo di un progetto. Possono essere suddivise nelle seguenti aree:
- Flusso di lavoro: dove si è verificato un errore nel flusso di lavoro? Quali parti del flusso di lavoro non sono state documentate correttamente?
- Persone: ci sono state difficoltà con la gerarchia del team che hanno portato a problemi? Al progetto sono state assegnate le persone giuste?
- Attività: ci sono state attività più difficili da completare di quanto avrebbero dovuto essere? Quali attività non sono state completate correttamente?
- Ritardi: sono stati messi in atto processi adeguati per gestire i ritardi nella pianificazione? I ritardi hanno contribuito a qualche problema nelle fasi successive del progetto?
- Gestione: la gestione ha interferito in qualche modo che ha ostacolato il lavoro del team? La direzione e il team di progetto hanno lavorato insieme?
- Controllo delle modifiche: il processo di controllo delle modifiche è stato efficace? Ha permesso che le modifiche necessarie venissero accettate e di tenere fuori quelle non necessarie?
Le domande sui risultati riguardano le prestazioni e i KPI. Sono fondamentali perché osservano il modo in cui stai monitorando e misurando il successo del progetto e garantiscono che monitoraggio e misurazioni abbiano senso. Possono essere suddivise nei seguenti sottogruppi:
- Obiettivo principale: l’obiettivo principale del progetto è stato raggiunto? Quali ostacoli hanno reso difficile raggiungere l’obiettivo primario?
- Obiettivo secondario: il progetto ha raggiunto gli obiettivi secondari? Cosa ha impedito loro di essere raggiunti?
- Qualità: il progetto ha permesso al team di eseguire il lavoro con qualità? Hai soddisfatto gli standard delineati nel piano?
- Prestazioni esterne: il cliente è stato soddisfatto dei risultati? Cosa ha sorpreso il cliente?
- Prestazioni interne: i parametri di successo avevano senso? Sono stati realizzati entro i vincoli del progetto?
Le domande di comunicazione sondano i problemi con interruzioni nella comunicazione, sia interne che esterne. Vale la pena esaminarli perché i progetti vivono o muoiono sulla base della comunicazione. Ecco alcune aree da esplorare:
- Canali: i metodi primari di comunicazione hanno fallito in qualche modo? C’erano canali di comunicazione inadeguati?
- Team: i membri del team sono stati in grado di comunicare quando e dove ne avevano bisogno? I membri del team hanno mai avuto bisogno di bypassare i metodi di comunicazione concordati?
- Manager: la dirigenza è stata in grado di comunicare efficacemente con il team? Il team di progetto è stato in grado di comunicare con la direzione quando necessario?
- Meeting: come rendere i meeting più efficaci? Ci sono state troppe o troppo poche riunioni?
- Esterna: la comunicazione con il cliente ha funzionato come previsto? Quali altri metodi di comunicazione esterna devono essere rivisti?
Best practice post-mortem
Le analisi post-mortem aiutano a promuovere le best practice per i processi di un’azienda. Ecco alcuni suggerimenti per condurre analisi post-mortem efficaci:
- Organizza un’analisi post-mortem per ogni progetto, non importa quanto piccolo.
- Programma l’analisi post-mortem immediatamente dopo la fine del progetto.
- Inserisci un’analisi post-mortem sul calendario durante la creazione del piano di progetto per incoraggiare le persone a pensarci durante tutto il progetto.
- Riprogramma l’analisi post-mortem se la programmazione cambia.
- Incoraggia i partecipanti ad essere costruttivi.
- Sviluppa analisi post-mortem a intervalli regolari per progetti più lunghi o complessi per due motivi: la memoria è corta e puoi correggere la rotta lungo il percorso.
- Segui il paradigma post-mortem senza colpa per arrivare alla vera causa principale dei problemi. Un piccolo sondaggio tra i project manager, tutti intervistati che avevano utilizzato il formato senza colpa, ha dato come esito che questo era più efficace del formato tradizionale. Il sessanta per cento di questi manager ha dato una risposta di quattro o cinque su una scala di cinque punti (cinque indica il più efficace).
- Organizza una serie di riunioni più piccole con i team secondari per progetti grandi o complessi. Quindi, consolida i risultati di tutte le riunioni nel documento finale. Jordan Kentris, un designer che ha lavorato con grandi marchi e ha condotto molte riunioni post-mortem, suggerisce: “Potrebbe essere davvero utile lavorare con team più piccoli e fare una piccola pausa. Quindi, lavora con i leader di quei reparti o progetti e portali avanti essenzialmente come riunioni post-mortem secondarie”.
- Limita la quantità di tempo in cui ogni partecipante può presentare in modo che i membri del team sollevino prima le questioni più importanti. Grant Aldrich afferma: “Alle persone viene data la parola solo per un certo periodo di tempo. Questo aiuta a rispettare il tempo di tutti gli altri e costringe la persona a pensare davvero alle questioni più importanti da sollevare”.
- Il leader del progetto deve modellare il comportamento che desidera che il team segua.
- Invita un moderatore e un segretario che non fanno parte del team di progetto. Il moderatore può rispettare la programmazione e le regole. Il responsabile della riunione lascia libero il responsabile della riunione di guidare la discussione.
- Registra la riunione per non perdere nulla.
- Assegna un proprietario a ogni azione che comporta una modifica del processo. Paula Cizek afferma: “Prima di lasciare la riunione, identifica le persone che hanno la responsabilità di assicurarsi che la politica sia implementata o incorporata nei processi esistenti”.
Post-mortem con team remoti
Idealmente, avrai tutti nella stessa stanza per un’analisi post-mortem. Con molte persone che lavorano da casa o con membri del team sparsi in tutto il paese o in tutto il mondo, questo potrebbe non essere possibile. Sebbene le chiamate in conferenza, le riunioni video (leggi alcuni suggerimenti per la risoluzione dei problemi dei video) e la condivisione dello schermo possano essere d’aiuto, queste opzioni presentano delle carenze. Un software di collaborazione può fornire alcuni vantaggi.
Abbiamo posto un piccolo sondaggio sulle differenze ai project manager che hanno condotto entrambi i tipi di riunioni post-mortem. Le domande includevano: “L’ordine del giorno cambia quando operano tutti da remoto?” e “Qual è la cosa più importante da fare in modo diverso in una riunione post-mortem da remoto rispetto a una di persona?”
Di seguito sono riportati alcuni risultati chiave del sondaggio:
- Tutti gli intervistati hanno dichiarato di non aver modificato l’ordine del giorno delle riunioni a distanza. Quindi, attenersi allo stesso ordine delle riunioni faccia a faccia sembra funzionare bene.
- La maggior parte degli intervistati ha affermato che trovare modi per mantenere i partecipanti coinvolti è il cambiamento principale che fanno quando conducono riunioni a distanza rispetto alle riunioni di persona. Le raccomandazioni includono assicurarsi che tutti abbiano la videocamera accesa e che il moderatore chiami tutti quando raccolgono input.
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