Cos’è il flusso di lavoro del project management?
Il flusso di lavoro nel project management si riferisce a una serie specifica e ordinata di attività, che devono essere completate per eseguire una fase del processo. Per essere considerato flusso di lavoro, ogni fase del processo deve essere subordinata al completamento della fase precedente.
Ad esempio, un semplice processo di flusso di lavoro potrebbe essere simile a questo:
- Organizzare una riunione.
- Scrivere un resoconto della riunione.
- Redigere un elenco di partecipanti alla riunione.
- Inviare il report ai partecipanti, unitamente a un sondaggio.
In alternativa, la seguente lista funziona più come una checklist giornaliera che come un flusso di lavoro, in quanto queste attività possono essere completate in qualsiasi ordine:
- Rispondere alle e-mail.
- Delegare le attività al team.
- Organizzare le annotazioni sul report di stato.
“Ogni giorno è diverso", afferma William Cohen, fondatore e CEO di My GRE Exam Preparation. “Credo che il modo migliore per dirlo sia che un flusso di lavoro è un'entità viva. Il flusso di lavoro esiste nella mia azienda sia come processo interno che esterno.”
Cohen spiega l’idea di processi interni ed esterni come segue:
- Interno: I processi interni consentono di esaminare quanto il team ha realizzato ieri rispetto a quanto avrebbe dovuto realizzare secondo i piani. Questo presuppone di esaminare ciò che accade di solito e le aree che presentano problemi, in modo che il team possa intraprendere azioni correttive.
- Esterno: Anche i clienti riempiono il programma del team con le proprie esigenze, a volte senza tenere conto del fatto che il team abbia o meno spazio nel suo programma. I flussi di lavoro esterni richiedono che il team accetti questi cambiamenti da parte del cliente, mantenendo al contempo un flusso di processo regolare.
Come creare un flusso di lavoro efficiente per il project management
La creazione di un flusso di lavoro efficiente per il project management prevede quattro passaggi: delineare i punti cruciali del progetto, delineare le attività necessarie per ogni fase, creare flussi di lavoro per ogni attività e organizzare il tuo elenco. Ogni fase è descritta in dettaglio di seguito:
- Delineare i passaggi principali del tuo progetto: determina i punti critici o le fasi del tuo progetto dall'inizio alla fine.
- Delineare le attività necessarie per completare ogni fase: identifica i passaggi necessari per completare ogni fase del progetto.
- Creare flussi di lavoro per ogni attività nell'elenco: collega le fasi tra loro in una sequenza logica. Suddividi ogni fase singolarmente e identifica ciò che deve essere realizzato per completare l'attività.
- Organizzare e ottimizzare l’elenco: elimina le ridondanze e assicurati che ciascun flusso di attività sia logico da una all'altra. Dopo aver definito il processo, delega alcune parti di esso al tuo team.
Matt Spiegel è fondatore e CEO di Lawmatics, una società di soluzioni CRM per team legali. “Credo che delegare sia la chiave per un flusso di lavoro efficiente. Dopo aver individuato quali attività devono essere prioritarie, devo delegare di conseguenza le attività ai miei collaboratori", afferma.
Esempi di flussi di lavoro per il project management:
Il flusso di lavoro per il project management può assumere diverse forme, da un processo in due o tre fasi a uno schema più ampio di fasi del progetto. La pianificazione del flusso di lavoro può aiutarti a stimare i tempi di completamento e individuare le eventuali aree critiche.
Esempio uno: Condividi un report sullo stato del progetto
- Dati aggregati:
Questi dati possono includere lo stato del progetto, la sequenza temporale, le informazioni sul budget, gli elenchi di cose da fare o qualsiasi altro elemento rilevante per il tuo report. Organizza e analizza questi dati per stabilire cosa includerai nel tuo reporting. - Crea un report o un dashboard: Scrivi un report o crea un dashboard da condividere con i membri del team.
- Conferma i destinatari:
- Aggiorna le informazioni di contatto del destinatario.
- Conferma l'elenco delle persone che riceveranno il report.
- Condividi l'accesso ai dati: Condividi l'accesso al dashboard o invia il report ai destinatari.
Esempio due: Pianifica ed esegui una riunione
- Invita i partecipanti:
- Conferma e aggiorna le informazioni di contatto.
- Invia gli inviti in anticipo.
- Prepara in anticipo:
- Scegli una data e un'ora.
- Riserva una sala.
- Prepara diagrammi e supporti visivi.
- Crea un ordine del giorno.
- Prepara i tuoi appunti e la presentazione.
- Prepara la sala:
- Prepara tavoli e sedie.
- Fornisci materiale per scrivere e prendere appunti.
- Prendi in considerazione la possibilità di offrire un rinfresco.
- Presenta il tuo ordine del giorno: Illustra la tua presentazione e la sua durata.
- Esponi le informazioni e guida la discussione:
- Utilizza i supporti visivi per mantenere il contatto con il pubblico.
- Concedi del tempo per la discussione di gruppo.
- Conclusione: Non dimenticare di ringraziare tutti per la partecipazione.
- Monitoraggio: Organizza le annotazioni sulla riunione e invia un report di follow-up.
È possibile estrapolare da questi elenchi per creare flussi di lavoro per qualsiasi attività o addirittura per interi progetti.
Perché il flusso di lavoro del project management è importante?
Disporre di un flusso di lavoro per il project management migliora la visibilità e l'efficienza del progetto e riduce gli errori. Inoltre, un flusso di lavoro è importante per i seguenti motivi:
- Garantire il completamento delle attività secondo gli standard aziendali: con un flusso di lavoro in atto, è possibile evitare qualsiasi confusione su come completare le attività. Segui il flusso di lavoro come illustrato per assicurarti che le attività siano completate nella modalità prevista.
- Fondamentale per la visibilità: Stabilire il flusso di lavoro è fondamentale per la visibilità del progetto. Un flusso di lavoro consente agli stakeholder di visualizzare facilmente lo stato del progetto, così come i passaggi completati e quelli successivi.
- Riduci i rischi e gli errori: Un flusso di lavoro ben pianificato garantisce che il team completi correttamente le attività in ogni fase del processo. “Un effetto collaterale documentato dei flussi di lavoro inefficienti è che l'inefficienza tende ad aggravarsi. Significa che più a lungo un processo viene eseguito in modo inefficiente, maggiore sarà il numero di errori che produrrà e minore sarà la probabilità che il management sia in grado di rilevarli prima che sia troppo tardi", afferma Cohen.
- Favorisci la standardizzazione dei processi tra reparti e progetti: Quando stabilisci un flusso di lavoro, incoraggia la coesione tra i reparti. Ad esempio, quando utilizzi lo stesso metodo per raccogliere e reportizzare le informazioni, i dati sono più facili da consultare e confrontare.
Vantaggi del flusso di lavoro del project management
Un flusso di lavoro stabilito per il project management offre numerosi vantaggi, tra cui una maggiore efficienza e responsabilità. Un flusso di lavoro solido alleggerisce anche il carico dei project manager.
I flussi di lavoro per il project management offrono anche i seguenti vantaggi:
- Organizzazione: Flussi di lavoro standard ed efficienti mantengono i processi organizzati e prevedibili. Quando i flussi di lavoro sono organizzati consolidati, diventa anche più facile modificarli in base alle necessità.
- Visibilità: Con una maggiore visibilità del progetto, è più probabile che i progetti abbiano successo. Quando definisci i processi coinvolti in un progetto, contribuisci ad aiutare tutti a capire cosa aspettarsi e quando aspettarselo..
- Responsabilità:
Delegare e assegnare attività chiare è fondamentale per la responsabilità. “Con un flusso di lavoro, ogni membro del team capisce quali attività deve svolgere, chi è responsabile del loro completamento e quando devono essere svolte", afferma Stacey Kane, Business Development Lead di EasyMerchant. - Miglioramento dell'efficienza e della produttività: Delineare un flusso di lavoro puoi mostrarti il quadro generale e aiutarti a scegliere la persona o il team giusto per il lavoro. “Avere un flusso di lavoro ci aiuta a selezionare quali dipendenti sono responsabili per quali attività", afferma Kane. “Garantiamo che tutti i risultati siano di buona qualità, assegnando lavori ai dipendenti con le necessarie capacità piuttosto che affidare progetti a chiunque sia libero in quel momento.”
- Rende più facile il lavoro di tutti: Delineando i flussi di lavoro, riduci al minimo l'incertezza e consenti ai membri del team e ai manager di dedicare più tempo a lavorare e meno tempo a domande ai membri del team. “Abbiamo stabilito un flusso di lavoro efficiente delineando esplicitamente tre aspetti principali: i ruoli, i deliverable e le aspettative", afferma Kane. “I manager possono risparmiare tempo eliminando le richieste di chiarimento, perché tutto ciò che un dipendente deve fare è già stato definito.”
Workflow e processo a confronto:
Il processo si riferisce a tutte le parti mobili, richieste per completare un'attività. Un processo è un'operazione più lunga che descrive in dettaglio ogni fase importante di un progetto. Il flusso di lavoro è ogni fase all'interno di quella milestone e il suo collegamento con la fase successiva.
Metodologie per flussi di lavoro per il project management
Tutti i tipi di aziende utilizzano diversi stili di metodologie di flusso di lavoro. L'obiettivo più importante è trovare una metodologia che funziona per te e quindi adattarla alla cultura e ai metodi aziendali preesistenti.
- Agile: Tutta la metodologia Agile si basa sull'idea che le esigenze e le circostanze cambiano durante tutta la vita di un progetto. Agile si concentra su periodi di brevi attività orientate al flusso di lavoro e sulla capacità di cambiare direzione ed essere flessibile.
- Scrum: Nato dalla metodologia Agile, Scrum si concentra su brevi periodi di lavoro per raggiungere obiettivi specifici, all'interno del quadro più ampio di un progetto.
- Framework di progetto adattivo (APF): Un'implementazione di Agile, APF si concentra sull'anticipazione dei rischi, mitigandoli prima che si verifichino.
- Metodo del percorso critico: Il metodo del percorso critico consente di tracciare le fasi principali di un progetto all’avvio, in modo che il project manager possa stimare il miglior impiego di tempo e risorse per ognuna di esse. Può aiutare a garantire che un progetto venga completato con la massima rapidità ed efficienza possibili, senza perdere nessuno degli elementi cruciali.
- Kanban: Kanban si concentra sulla creazione di una mappa visiva dello stato di avanzamento di un progetto. Un pilastro chiave della metodologia Kanban consiste nel limitare il lavoro in corso, assegnando nuovi compiti in quanto il team completa ogni attività precedente. L'uso di una bacheca Kanban rende visibile a tutti ogni attività in corso. “Il sistema Kanban di gestione dei progetti ti aiuta a chiarire i fondamenti della tua strategia, consentendo ai membri del team di risolvere tempestivamente ogni impasse e riducendo le probabilità che i progetti si blocchino", afferma Kane.
- Metodologia Lean: La metodologia Lean si concentra sulla riduzione degli sprechi. Può trattarsi di rifiuti fisici di produzione o di sprechi di tempo e risorse in progetti mal gestiti. La metodologia Lean possono aiutare un project manager ad aumentare l'efficienza nei flussi di lavoro eliminando il superfluo.
- Progetti che integrano i metodi sostenibili (PRiSM): PRiSM enfatizza i vantaggi e la sostenibilità di un progetto durante il ciclo di vita, anche dopo il completamento. PRiSM suddivide i progetti in cinque fasi (pre-progetto, scoperta, progettazione, consegna e desideri) e fornisce un'ambiente ecologico attraverso cui visualizzare il flusso di lavoro e la gestione dei progetti. È principalmente utilizzato per progetti edilizi o immobiliari su larga scala o per progetti che possono avere un profondo impatto sull'ambiente locale.
- Six Sigma: Six Sigma è una metodologia incentrata sul miglioramento dei processi aziendali e sull'aderenza a buone prassi prestabilite. Six Sigma utilizza metodi statistici per analizzare e standardizzare i processi ed ottenere risultati quasi perfetti.
- Cascata: Il metodo a cascata è un processo logico e lineare del flusso di lavoro che sposta un progetto dalla concezione al completamento. Suddivide i progetti in sette fasi, che possono essere ulteriormente ripartite in unità di flusso di lavoro più piccole.
Come utilizzare i sistemi di workflow per il project management in modo efficace
L'utilizzo efficiente dei sistemi di workflow per la gestione dei progetti non richiede soltanto la creazione e il rispetto di elenchi.. L'automazione, l'ottimizzazione e la velocizzazione delle attività di base sono tutti i modi per utilizzare i sistemi di workflow in modo più efficiente.
- Stabilisci le aspettative:
Parte della definizione dei flussi di lavoro consiste nell'assicurarsi che abbiano un senso per le persone che li utilizzeranno. “Assicurati di coinvolgere tutti gli stakeholder fin dal primo giorno: gli sviluppatori che costruiscono i flussi di lavoro, i non sviluppatori che interagiscono con essi, nonché i manager e i dirigenti che esaminano i risultati e i risparmi di efficienza. Tutti devono sapere come funziona il lavoro, in modo che tu sia in grado di risolvere i problemi e apportare miglioramenti", afferma Daniel Cooper, Managing Director di Lolly, un'azienda di automazione aziendale. - Accelera le attività di base: Sfrutta i processi e la tecnologia del flusso di lavoro a tuo vantaggio, per velocizzare il reporting e le attività quotidiane più comuni. “La tecnologia è arrivata al punto che se si ha un'attività ripetitiva, è possibile creare un flusso di lavoro per accelerare il processo. Si passerà dall'avere lavoratori che si occupano di queste attività ogni giorno alla semplice supervisione della produzione e alla garanzia che le cose si svolgano senza intoppi", spiega Cooper.
- Automatizzare quando è possibile: Molti compiti, come il reporting e la programmazione di riunioni periodiche, possono essere automatizzati. “Se il flusso di lavoro di un'azienda può reggersi da solo e non ha bisogno di essere controllato quotidianamente grazie a un’accurata pianificazione, allora può essere automatizzato. Ciò darà ai tuoi collaboratori più tempo per concentrarsi sulle attività, invece di pianificarle", afferma Spiegel.
- Annota le dipendenze: Stabilire un flusso di lavoro può aiutarti a identificare le relazioni tra attività che potrebbero non essere evidenti a prima vista. Queste relazioni possono anche essere sfruttate per ottimizzare ulteriormente il tuo flusso di lavoro.
- Ottimizza nel tempo: Prevedi che il tuo flusso di lavoro non sarà perfetto e onnicomprensivo all'inizio. Inizia con poco nei punti in cui hai maggiormente bisogno di sistemi di flusso di lavoro, quindi ottimizzali e aggiungili nel tempo.
Come trovare un flusso di lavoro di progetto interrotto
Potrebbe essere difficile identificare i flussi di lavoro interrotti, soprattutto se non sai cosa stai cercando. Scadenze e requisiti non rispettati, ostacoli importanti e perdite di tempo per processi ridondanti possono essere tutti segnali di un flusso di lavoro che necessita di un aggiornamento.
- Scadenze non rispettate: Le scadenze sono importanti in qualsiasi impostazione del progetto. Se il tuo team non rispetta sistematicamente le scadenze, potrebbe significare che devi ottimizzare il tuo flusso di lavoro. “Prova a creare un programma di project management all'inizio di un progetto", suggerisce Kane. “Questo ti aiuta a visualizzare quali attività devono essere completate in un momento specifico, il che riduce la possibilità di perdere tempo. Con una tabella di marcia, puoi anche determinare se le scadenze impostate sono ragionevoli. Le scadenze non realistiche spesso sono causa di impossibilità per i dipendenti di soddisfare i requisiti.”
Per affrontare le scadenze non rispettate, bisogna innanzitutto stabilire se il problema è il processo o la scadenza. Imposta scadenze realistiche in base all'esperienza passata, non sulle aspirazioni. - Requisiti mancanti per i deliverable: Se i deliverable spesso mancano dei requisiti chiave, può anche essere un segno di un flusso di lavoro inefficiente.
Assicurati di aver delineato il flusso di lavoro in modo da tenere conto degli elementi chiave prima di procedere alle fasi successive. Imposta controlli in ogni fase del processo per verificare le caratteristiche chiave prima di procedere. - Ostacoli: Sebbene non si possano individuare tutti gli ostacoli, molti di quelli più significativi derivano da problemi di flusso di lavoro e pianificazione inadeguati.
Considera l'approccio APF e assicurati di delineare l'intero processo di progetto prima di iniziare. Includi nel piano di progetto le scadenze principali e i dettagli, come le stime di spedizione e verifica regolarmente i progressi, per evitare grossi ostacoli imprevisti. - Processi ridondanti: Uno dei segnali più comuni di un flusso di lavoro inefficiente è il tempo impiegato in processi ridondanti.
Non impegnare le risorse finché non sono stati definiti i requisiti, per evitare di dover fare le cose due volte. Assicurati inoltre di assegnare ogni attività a un team o a un singolo individuo per evitare di completarla più di una volta.
È inoltre importante analizzare i tuoi processi esistenti da un punto di vista più ampio. “Fai un passo indietro e valuta le lacune potenziali nel tuo flusso di lavoro", consiglia Spiegel. “Verifica se si tratta di un conflitto di pianificazione o di una questione di risorse umane. È importante, perché sarai in grado di risolvere un problema radicato nel flusso di lavoro stesso o nelle persone che stanno operando in esso.”
Come scegliere il software più adatto per la gestione dei progetti per la tua azienda
Molte soluzioni software per la gestione dei progetti sono disponibili, ma è importante sceglierne uno che soddisfi tutte le esigenze della tua azienda. Prendi in considerazione i seguenti fattori, quando devi decidere quali software sono più adatti alle tue esigenze:
- Disponibilità tra piattaforme multiple: È una buona idea scegliere un software che possa essere utilizzato su più piattaforme, per garantire un accesso agevole al tuo team.
- Automazione: Una delle migliori caratteristiche del software di flusso di lavoro per il project management, è la possibilità di impostare promemoria automatici per le attività e le scadenze. “Utilizzerei un software per la gestione dei progetti solo se potesse garantire efficienza e automazione per le attività della nostra azienda. Quando si fa impresa, il tempo è denaro. Se un software può farci risparmiare tempo nella pianificazione e nella gestione delle attività, allora vale sicuramente ogni centesimo pagato", afferma Spiegel.
- Collaborazione: Un software efficace per il flusso di lavoro dovrebbe fornire strumenti collaborativi e di condivisione. Cohen enumera le sue caratteristiche collaborative preferite: “La messaggistica del team (per notificare ad altri o fare domande), condivisione dei documenti e visualizzazione di calendari condivisi, che collegano le tempistiche del progetto.”
- Personalizzazione: Questo strumento dovrebbe lavorare per te, non viceversa. Trova uno strumento che puoi personalizzare per le esigenze della tua azienda.
- Facile da usare: Scegli un software intuitivo e semplice da utilizzare. “Il miglior software per la gestione dei progetti può essere utilizzato dal personale non tecnico per creare i propri flussi di lavoro, senza approfondite conoscenze di programmazione", afferma Cooper.
- Sicurezza: Le tue informazioni sono importanti, quindi scegli una soluzione che garantisca la sicurezza dei tuoi dati.
- Formazione e assistenza: Il software giusto dovrebbe essere accompagnato da una formazione per coloro che lo utilizzeranno e lo insegneranno, nonché da un'assistenza continua e facilmente accessibile.
- Limitazioni utenti: Prendi in considerazione le limitazioni utente e scegli un software che abbia spazio sufficiente per gli utenti della tua azienda.
Modello per l’ordine del giorno della riunione
Scarica il modello per l’ordine del giorno della riunione
Usa questo modello di ordine del giorno delle riunioni per delineare le riunioni e presentare o discutere i flussi di lavoro. Inserisci i dettagli della riunione, i nomi dei partecipanti e definisci il programma. Questo modello include un programma di riunioni campione per iniziare, ma puoi personalizzarlo completamente per soddisfare le esigenze di qualsiasi riunione.
Modello di verbale di riunione
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Usa questo modello di verbale per documentare e salvare le annotazioni delle riunioni sul flusso di lavoro. Registra i dettagli della tua riunione, i partecipanti e trascrivi i verbali delle tue riunioni con questo modello.
Modello di flusso di lavoro per il project management
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Microsoft Excel | Microsoft Word
Usa questo modello per creare grafici semplificati delle mappe dei flussi di lavoro dei progetti più complessi. Includi questo grafico nelle presentazioni e nei report per gli stakeholder per visualizzare il percorso previsto e il risultato dei flussi di lavoro. Questo modello è completamente personalizzabile e funziona con progetti e attività su larga scala, a seconda delle necessità
Modello di mappa per il processo di workflow
Scarica il modello di mappa per il processo di workflow
Questo versatile modello potrà esserti utile per creare una mappa dei flussi di lavoro più complessi. Registra i dettagli del flusso di lavoro sulla prima scheda e utilizza la seconda scheda per creare un diagramma di flusso di processi per tracciarne l’avanzamento. Utilizza forme di base quali fasi, decisioni, input, output e frecce per creare mappe del flusso di lavoro infinitamente complesse, per soddisfare qualsiasi necessità.
Modello di report di stato per il workflow
Scarica il modello di report di stato per il workflow
Usa questo modello di report sullo stato del flusso di lavoro per creare una visualizzazione continua dei progressi del flusso di lavoro. Ogni progetto o attività è elencato per nome e ogni fase del processo è contrassegnata come Non avviata, In corsoo Completata. Utilizza le opzioni di colore nella cella Completamento atteso per contrassegnare i flussi di lavoro che sono in orario o in ritardo. I project manager possono utilizzare questo modello di report con il modello precedente di tracciamento del flusso di lavoro, per tenere sotto controllo l'avanzamento dei flussi di lavoro.
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