Cos'è la valutazione dei fornitori?
La valutazione dei fornitori è un processo di valutazione e approvazione che le aziende possono utilizzare per determinare se i potenziali fornitori possono soddisfare standard organizzativi e obblighi una volta sotto contratto. L'obiettivo finale è quello di garantire un portfolio di fornitori di eccellenza e a basso rischio.
I vendor e i fornitori si occupano di fornire beni o servizi, ma esiste una distinzione: il termine vendor si applica a relazioni commerciali business-to-business (B2B) e business-to-consumer (B2C) mentre il termine fornitore è valido solo per relazioni B2B.
Vantaggi derivanti dalla valutazione dei vendor
Sebbene il processo di valutazione dei fornitori possa essere impegnativo, i vantaggi includono la ricerca di fonti a basso rischio per beni e servizi di alta qualità, nonché lo sviluppo di relazioni commerciali reciprocamente vantaggiose e a lungo termine.
Il Dr. Ray Carter è direttore di DPSS Consultants (Developing People Serving the Supply Chain) e autore del 10C Model of Supplier Evaluation (Modello di valutazione dei fornitori 10C) e di cinque pubblicazioni sulla gestione dei vendor e sulla catena di fornitura, tra cui Practical Procurement (Manuale pratico degli appalti). Carter indica la pandemia da COVID-19 come un esempio lampante della necessità di una valutazione sistematica di vendor e fornitori che consenta alle organizzazioni di affrontare qualsiasi tempesta nell'ambiente aziendale.
"Ciò che l'emergenza COVID-19 mostra", afferma Carter, "è l'importanza di associarsi con fornitori che abbiano risorse e accesso sufficienti al capitale circolante per continuare a operare ed eventualmente attrezzarsi per soddisfare la domanda e sopravvivere alle crisi". La valutazione dei piani di gestione delle crisi di vendor e fornitori è uno degli aspetti della mitigazione dei rischi da considerare durante il processo di valutazione. "Le crisi future innescate da fattori prevedibili, quali riscaldamento globale, conservazione della natura e degli animali selvatici, interazioni umane e disordini politici, sono quasi inevitabili. Pertanto, è fondamentale sondare la qualità e la solidità dei piani di emergenza di vendor e fornitori."
Il Dr. Carter consiglia di prestare attenzione nella selezione dei partner commerciali per beni e servizi. "Costrutti valutativi carenti iniziano con specifiche mal definite, che vanno poi ad alimentare la procedura di approvvigionamento, i criteri di aggiudicazione e la selezione di fornitori privi delle competenze o delle risorse necessarie", spiega Carter. "Dopo l'aggiudicazione, ci sarà la tempesta perfetta: una relazione fragile caratterizzata da dispute da "scaricabarile" e, spesso, da fallimenti operativi. Un processo affidabile e un'attenta selezione aiutano a evitare questo rischio, e molti altri."
Tra gli altri vantaggi derivanti dalla valutazione di vendor e fornitori sono inclusi:
- Mitigazione dei rischi: esaminando attentamente vendor e fornitori, potrai ridurre i rischi normativi, contrattuali e per la sicurezza associati al lavorare con entità esterne alla tua azienda.
- Minor rischio di conformità alle normative: verifica la conformità alle leggi, ai regolamenti e agli standard che si applicano alla tua azienda. Se il tuo vendor si trova in un altro paese o vendi all'estero, controlla anche i requisiti legali di tali paesi. Ad esempio, se fai affari nell'Unione Europea, si applica il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
- Ambito del servizio e conformità dei contratti: esegui una revisione legale dei termini del contratto, degli accordi di non divulgazione (NDA) o degli accordi di partenariato per assicurarti di aver stabilito condizioni favorevoli e mitigato eventuali rischi.
- Riduzione della sicurezza e dei rischi informatici: la minacce informatiche crescono di pari passo all'aumento del lavoro su cloud. Pertanto, è fondamentale proteggere tutti i dati dei clienti e dell'azienda. Il processo di selezione dovrebbe concentrarsi sulla valutazione di un vendor o di un fornitore terzo per archiviare i tuoi dati. In primo luogo, identifica e valuta il tipo di dati a cui vendor e fornitori potrebbero richiedere l'accesso. Quindi decidi se autorizzarli ad accedere a tutti i dati, ad alcuni o a nessuno, per svolgere il loro lavoro. È fondamentale assicurarsi che il vendor adotti le misure appropriate per crittografare e proteggere i tuoi dati. Una volta identificati i potenziali partner, chiedi loro di completare un questionario che copra scrupolosamente i dettagli del sistema di gestione della sicurezza.
Scopri ulteriori informazioni sulla mitigazione dei rischi, gli strumenti e i modelli in "Definitive Guide to Vendor Risk Management" (Guida definitiva alla gestione dei rischi dei vendor).
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Modello di matrice di valutazione dei rischi
Cerca di capire la tolleranza della tua organizzazione per rischi specifici: si tratta di un fattore importante quando si decide quali aziende appaltare per beni e servizi. Questa matrice cattura le informazioni sulla valutazione dei rischi necessarie alla tua azienda per esaminare, stimare e dare la priorità con le classificazioni generalmente accettabile (GA), il più basso possibile (ALARTP) e generalmente inaccettabile (GU). Utilizzando questo modello, puoi elencare ogni rischio, determinarne la probabilità e valutarne la gravità, il tutto su un unico grafico con codifica a colori.
Scarica il modello di matrice di valutazione dei rischi
Trova altri suggerimenti e modelli utili in "Modelli di valutazione dei rischi dei vendor gratuiti".
- Identifica i migliori fornitori: in base a una combinazione ponderata dei criteri essenziali di selezione dei vendor e della valutazione dei rischi, troverai vendor con la reputazione, le competenze e le conoscenze necessarie a risolvere le tue sfide aziendali.
- Riduci i costi: anche se il costo non dovrebbe essere il fattore decisivo, probabilmente risparmierai mettendo a confronto i vendor di prim'ordine e l'ambiente competitivo, evitando problemi finanziari legati a servizi e consegne di scarsa qualità. Inoltre, una volta stabilito il rapporto, i vendor possono offrire opportunità future per ridurre i costi attraverso sconti legati ai volumi o alla continuità.
- Aumenta l'efficienza: la capacità di un'azienda di agire tempestivamente e di muoversi rapidamente dipende dal flusso regolare della tua catena di fornitura. Con il monitoraggio continuo, noterai il momento in cui si verificano inefficienze e sarai in grado di correggerle in collaborazione con il tuo vendor o fornitore prima che sia troppo tardi.
- Rafforza le relazioni: una corretta gestione dei vendor, che promuove la comunicazione, la collaborazione e la fedeltà, rafforza il tuo brand e favorisce relazioni di lavoro reciprocamente vantaggiose che servono a tutti a lungo termine e migliorano la tua reputazione.
- Migliora la tua attività: una corretta analisi ti aiuterà ad assumere vendor di prim'ordine e ti permetterà di fornire beni o servizi di qualità superiore a prezzi più competitivi. In questo modo potrai servire ancora meglio i tuoi clienti: man mano che migliori il processo decisionale e l'efficacia, quello che potrai aspettarti sarà un aumento della fidelizzazione dei clienti e delle vendite.
Effettuando una due diligence approfondita prima di assumere un vendor o un fornitore, potrai risparmiare tempo e denaro, oltre a favorire la fiducia e la reputazione della tua azienda. Basa la due diligence su criteri che hanno senso per te e la tua organizzazione. Ad esempio, se la sicurezza dei dati e delle informazioni personali è della massima importanza perché lavori in un'azienda sanitaria vincolata da norme di sicurezza HIPAA, questi criteri potrebbero avere la precedenza su questioni associate ai costi o all'efficienza.
Quadro di valutazione di vendor e fornitori
Un quadro di valutazione di vendor o fornitori supporta un approccio organizzato per controllare e classificare i potenziali vendor. Il quadro si basa su una serie di criteri standard per determinare l'idoneità dei potenziali vendor e i rischi a cui può andare incontro la tua azienda.
È possibile utilizzare un quadro di valutazione per determinare il miglior vendor o fornitore non solo in base al prezzo, ma anche a una gamma completa di questioni che il Dr. Carter di DPSS Consultants delinea nel suo 10C Model of Supplier Evaluation (Modello 10C per la valutazione dei fornitori).
Il Dr. Carter ha creato il suo modello perché si è reso conto che una selezione superficiale dei fornitori causa interruzioni aziendali. "Ho sviluppato il mio quadro per fornire un processo semplice e sistematico di indagine, analisi e verifica delle risorse e delle capacità di potenziali fornitori (la cui entità dipende dal rischio e dal valore del contratto) che porti alla nomina di una fonte efficace e sostenibile."
La valutazione di vendor e fornitori avviene più spesso all'interno dei reparti acquisti. Fa anche parte della fase di pre-qualificazione all'interno dell'area di acquisto, anche se di solito include la partecipazione e il contributo di altri reparti e stakeholder.
Il 10C Model of Supplier Evaluation offre inoltre ampio spazio da riempire con criteri appropriati in ogni categoria applicabile alle proprie esigenze specifiche di business, di modello di business e di necessità di beni e servizi.
- Competenza: chiedi ai vendor di fornire prove evidenti della qualità con altri clienti, e di esaminare le loro procedure di formazione e sviluppo, i registri delle qualifiche, la preparazione e le capacità essenziali del personale oltre ai metodi di reclutamento.
- Capacità: esamina gli ordini e i clienti attuali e previsti dei potenziali partner, insieme a come ciò influisce sulla capacità di soddisfare i requisiti attuali e previsti. Richiedi statistiche operative sulle sfide relative alla qualità o al livello di servizio, che dovrebbero essere facilmente disponibili se il fornitore è accreditato ISO 9000. Per saperne di più su questo accreditamento, leggi "The Ultimate Guide to ISO 9000" (La guida completa a ISO 9000).
- Impegno per la qualità: rivedi le politiche e le procedure utilizzate dall'azienda su base continua per monitorare e gestire la qualità e l'aderenza agli standard del settore, come ISO 9000 e HIPAA.
- Coerenza delle prestazioni: assicurati che il tuo futuro partner sia in grado di fornire costantemente alti livelli di qualità e servizio per tutta la durata del contratto. Ad esempio, cerca un vendor che assegni un account manager come unico punto di contatto dedicato al controllo e alla supervisione della qualità; ciò indica l'impegno del vendor per i massimi risultati.
- Costo: verifica se il prodotto o il servizio può essere distribuito a un prezzo ragionevole e mantieni il tuo vendor o fornitore in attività.
- Liquidità e finanza: naturalmente, vuoi lavorare con un'entità finanziariamente stabile. Richiedi gli elenchi degli asset fissi e correnti più recenti, i conti profitti e perdite (P&L) e la documentazione dell'affidabilità creditizia.
- Comunicazione: assicurati che il tuo vendor o fornitore stabilisca e gestisca (o sia conforme ai tuoi esistenti) canali di comunicazione, sia di persona con il tuo account manager e con altro personale dedicato, tramite riunioni virtuali o con un software di collaborazione.
- Controllo dei processi interni: chiedi prove di come l'azienda gestisce l'inventario, le operazioni di controllo della qualità nell'approvvigionamento, il marketing, la distribuzione, la salute e la sicurezza.
- Chiarezza (responsabilità sociale d'impresa): i servizi e i prodotti di vendor e fornitori devono essere conformi agli standard e ai requisiti legali e ambientali.
- Cultura: prima di stipulare un contratto, stabilisci se tu e il tuo potenziale partner condividete valori e filosofie di lavoro. Una prospettiva simile rende le relazioni di lavoro più fluide e aiuta a stabilire partnership a lungo termine.
Criteri di valutazione dei vendor
I criteri di valutazione dei vendor devono supportare la missione, l'etica e gli obiettivi aziendali nelle aree di competenza e qualità tecnica, integrità finanziaria e costi, capacità di comunicare, responsabilità sociale e impegni culturali.
La valutazione di vendor e fornitori comporta anche la revisione dei criteri che contano di più per gli obiettivi aziendali e per il settore in senso più ampio. Ad esempio, se un'azienda cerca una società di imballaggio, le preoccupazioni più significative potrebbero riguardare la grafica e la progettazione strutturale e basarsi su una revisione delle opzioni personalizzate rispetto a quelle standard e sulla durata della spedizione. Usa la seguente lista di controllo, basata sul modello 10C Model of Supplier Evaluation, per raccogliere i tuoi criteri su vendor e fornitori e poi usala come strumento decisivo per valutare i partner commerciali potenziali o attuali.
Lista di controllo dei criteri di valutazione di vendor e fornitori
Scarica la lista di controllo dei criteri di valutazione di vendor e fornitori
Puoi applicare questi criteri ai potenziali partner, nonché utilizzarli per valutare e classificare i partner attuali. Snellire le partnership non è una cattiva idea: secondo una ricerca condotta nel 2020 da The Hackett Group, le aziende hanno una media di 3000 fornitori ogni miliardo di dollari di spesa. Anche se non si può spendere 1 miliardo di dollari all'anno con vendor e fornitori, se non si ha un controllo rigoroso sui partner commerciali o sulle aziende che hanno accesso ai dati, si corre un rischio da un punto di vista finanziario e di sicurezza.
Come valutare un fornitore
Quando si valutano vendor e fornitori, è necessario effettuare valutazioni quantitative e qualitative per garantire un processo di acquisto che funzioni per la tua organizzazione. È una buona idea tenere traccia delle metriche su base continua per verificare che i contratti siano ancora vantaggiosi.
Modello di valutazione dei vendor
Questo modello di valutazione dei vendor terzi include aree per annotare azioni correttive e osservazioni, ma puoi anche adattarlo per riflettere i criteri della tua azienda. Inoltre, il modello include un sistema a punteggio che semplifica la classificazione dei singoli vendor o fornitori e che consente di utilizzare i punteggi aggregati per effettuare confronti. Compilando queste informazioni in un unico posto, potrai abbinare facilmente le descrizioni scritte.
Scarica il modello di valutazione dei vendor
Se hai bisogno di altri modelli per gestire il processo della tua catena di fornitura, dai un'occhiata a "13 modelli di vendor gratuiti".
Metodi diversi di valutazione dei vendor
Non esiste un unico metodo di valutazione dei vendor che copra ogni circostanza. Per valutare i vendor, prendi in considerazione la tua azienda e la classificazione dei vendor, se si tratta di un vendor potenziale o già sotto contratto e se stai conducendo una revisione post-aggiudicazione.
Di seguito è riportato un elenco di metodi comuni che puoi utilizzare per la valutazione di un vendor:
- Commerciale: quando si considera il lato commerciale di qualsiasi potenziale vendor o fornitore, tenere presente la loro reputazione, la posizione dominante sul mercato, la presenza sul mercato e nella pubblicità, le aggiudicazioni, la capacità di consegna tempestiva e i clienti esistenti.
- Tecnica: una valutazione tecnica è incentrata sugli standard per la conformità, l'innovazione, le attrezzature tecniche e le capacità scientifiche.
- Registri: in questo tipo di valutazione dei vendor, i dati vengono ricavati da fonti pubbliche, come i registri finanziari, le notizie del settore e gli avvisi di aggiudicazione.
- Prima del fatto: in questo tipo di valutazione, il valutatore pianifica e inizia a raccogliere dati da fonti pubbliche e da promozioni o recensioni di vendor o fornitori all'inizio della storia del progetto. Anche le risposte alle richieste di informazioni (RFI) e alle richieste di proposte (RFP) con documenti giustificativi dovrebbero fornire molte delle risposte necessarie.
- Dopo il fatto: per questa valutazione, esamina un primo impegno o una spedizione e valuta le prestazioni e il processo. Chiedi dei successi, dei fallimenti e delle operazioni agli stakeholder principali. Le risposte forniscono i dati per le decisioni, la pianificazione futura e le discussioni dopo il completamento di un evento.
Eseguendo questi metodi di analisi dei vendor in base a criteri e dati, avrai il supporto necessario per prendere decisioni basate sull'evidenza. Ricorda che nell'ambiente aziendale competitivo odierno, non dovresti semplicemente preoccuparti dei costi: il prezzo per la scarsa qualità o la consegna in ritardo può essere in fin dei conti troppo alto.
Valutazione delle prestazioni dei vendor
La valutazione delle prestazioni dei vendor richiede tre elementi: un elenco dei vendor basato sul valore per la tua organizzazione, un sistema per tenere traccia delle prestazioni rispetto alle metriche e agli accordi di livello di servizio e l'uso di un sistema di classificazione strategico.
1. Organizza il tuo elenco: puoi utilizzare la descrizione dei beni o servizi forniti da un vendor o classificarli in base alla loro utilità per l'organizzazione, quindi incorporare colori, numeri, lettere o parole per classificarli in grafici o fogli di calcolo. Puoi pensare ai vendor in base al loro valore per l'organizzazione e a quanto investi nel loro impegno per assegnare un valore relativo per dimensioni, capacità o importi in dollari.
Usa questo scorecard come modello di sistema di selezione o di classificazione continua per il tuo elenco di vendor. Una volta raccolti i dati e inseriti nel foglio di calcolo, puoi utilizzare l'elenco per confrontare i vendor attuali o per valutare un singolo fornitore. Modifica facilmente la lista di controllo dei criteri per soddisfare le tue esigenze aziendali.
Scarica il modello di valutazione e scorecard dei vendor - Excel
Per saperne di più sugli scorecard per la gestione dei vendor, consulta "The Ultimate to Vendor Scorecards" (La guida definitiva agli scorecard per vendor).
2. Stabilisci il monitoraggio e le prestazioni: scegli un revisore o un piccolo team che possa promuovere o far retrocedere un vendor o evidenziare valutazioni distintive. Tieni traccia del valore di vendor e fornitori su base continua o fai un sondaggio basato su metriche di attivazione che hanno sollevato preoccupazioni come problemi di qualità, ritardi nelle consegne o prodotti danneggiati.
I sondaggi possono rivelarsi utili e fornire un modo per ottenere dettagli dal reparto acquisti o da altro personale che può essere più addentrato nella situazione rispetto a un manager. Imposta linee guida per il feedback dei dipendenti: assicurati che siano basate sui fatti e non solo su opinioni. Le risposte alle domande del sondaggio possono essere basate su una semplice scala di valori da uno a cinque. Le categorie e le domande del sondaggio possono includere:
- Prestazioni: il fornitore ha lavorato secondo le specifiche?
- Consegna: le consegne sono state puntuali?
- Fatturazione: com'è il prezzo finale rispetto al preventivo?
- Assistenza clienti: il vendor risponde alle domande o risolve i problemi in modo soddisfacente?
- Conoscenza: il vendor è ben informato sulla tua azienda?
3. Mantieni un sistema strategico di valutazione dei vendor: applica ciò che sai sulle prestazioni di vendor e fornitori per segmentarli in modo strategico. La matrice di Kraljic è un metodo di valutazione dei vendor utilizzato per ripartire beni o servizi suddividendoli in quattro quadranti o classi, in funzione del rischio o della complessità dell'offerta di mercato e del valore dell'articolo acquistato in base all'impatto sulla redditività della tua azienda. La matrice consente alla tua azienda di definire le strategie di acquisto più vantaggiose ed evitare i colli di bottiglia che ti impediscono di raggiungere gli obiettivi di consegna del prodotto o del servizio.
Modello di matrice di segmentazione dei vendor di Kraljic
Usa questo modello per massimizzare la stabilità dell'offerta, ridurre i costi e spostare l'approvvigionamento da una transazione a un'attività strategica. Nel modello di Kraljic, il rischio legato all'approvvigionamento aumenta quando i fornitori sono pochi, quando la disponibilità potrebbe essere influenzata da catastrofi naturali, pandemie o instabilità governative o quando la logistica delle consegne è impegnativa. L'impatto sul profitto è elevato quando l'articolo aggiunge un valore considerevole alla produttività dell'organizzazione o influisce sulla qualità.
Il modello ti chiede di classificare i servizi e i prodotti acquistati come strategici, leva, colli di bottiglia, o non critici, in base al rischio legato all'approvvigionamento e al potenziale di profitto di ciascuno di essi. In questo modo puoi determinare quali sono i vendor più adatti in base agli obiettivi aziendali.
Scarica il modello di matrice di segmentazione dei vendor di Kraljic
Esegui revisioni continue dei vendor per attivare campanelli di allarme quando non soddisfano le aspettative. Il processo dovrebbe essere facile se si dispone di una documentazione adeguata e di una supervisione continua. Non appena si verificano problemi, allerta immediatamente il vendor. Tu e il vendor dovreste avere dei piani d'emergenza per potenziali soluzioni alternative in caso di problemi. Se sembra che non ci sia un rimedio e la situazione si verifica di frequente, potrebbe essere necessario porre fine alla partnership. Se interrompi una relazione, assicurati di avere un'analisi retrospettiva con il tuo team e il vendor.
Suggerimenti per migliorare il processo di valutazione dei vendor
Il processo di valutazione dei vendor si concentra sulla chiarezza e su un approccio basato sul tempo in quattro fasi: preparare (gettare le basi), scoprire (eseguire la due diligence), valutare (eseguire un confronto tra i vendor) e selezionare (prendere decisioni e firmare i contratti). Di seguito sono riportate due best practice fondamentali da considerare durante la valutazione dei vendor:
- Assegna responsabilità: decidi chi nella tua azienda è responsabile della valutazione. Spesso si tratta di un dipendente del reparto acquisti, ma per situazioni complesse o ad alto valore, puoi assumere un analista aziendale esterno. Il consulente si occupa di alcuni degli aspetti del processo dispendiosi in termini di tempo, tra cui la ricerca, la stesura della richiesta di proposta (RFP) e l'esecuzione di un'analisi finanziaria approfondita che potrebbe non essere disponibile internamente.
- Imposta un periodo di tempo: senza un periodo di tempo e un processo, per arrivare alla selezione finale e al processo di assunzione potrebbe servire fino a un anno. Una buona regola empirica è quella di concedere massimo tre mesi per completare il processo.
Processo e timeline di selezione di vendor e fornitori
1. Preparare: questo è lo stato in cui definisci i requisiti di base e crei pacchetti di richiesta di informazioni (RFI) e di richiesta di proposta (RFP). Le richieste di informazioni e le richieste di proposta forniscono uno standard in base al quale valutare i potenziali vendor. Spiegano nei dettagli ciò che vuoi e il perché e puoi utilizzarle per sollecitare offerte e identificare il partner migliore nello sviluppo del prodotto. Una richiesta di informazioni o una richiesta di proposta è un processo competitivo in cui diverse aziende possono presentare proposte. Se sei alle prime armi con il processo RFI e RFP, leggi l'articolo "Write a Winning Request for Proposal and Conquer the Process in Your Company" (Scrivere una richiesta di proposta vincente e conquistare il processo nell'azienda).
2. Scoprire: cerca vendor e fornitori e distribuisci RFI e RFP alle aziende che soddisfano i tuoi criteri.
3. Valutare: valuta le risposte alle RFI e alle RFP. Seleziona i migliori fornitori, confronta le loro qualifiche e parlane con stakeholder e analisti legali e aziendali.
Dopo aver ricevuto RFI o RFP da potenziali vendor o fornitori, usa questo foglio di calcolo per metterli a confronto rapidamente in base a criteri o attributi aziendali nei tuoi documenti di controllo. Questo modello fornisce un modo semplice per raccogliere statistiche e informazioni di base per agevolare il processo di selezione.
Scarica il modello di confronto dei fornitori
4. Seleziona: in base ai criteri impostati, scegli e incontra i primi due potenziali fornitori. Fai in modo che il responsabile degli acquisti o i responsabili delle decisioni chiave facciano una selezione finale. Prepara i contratti, apri i conti e prepara l'onboarding.
Modello di Gantt con timeline e processo di selezione di vendor e fornitori
Questo modello di Gantt fornisce a tutti i membri del team un modo semplice per organizzare e monitorare il vendor e il processo di selezione, oltre a garantire il rispetto delle scadenze. Per iniziare il processo di selezione, inserisci i dati delle attività, organizzati con le fasi Preparare, Scoprire, Valutare e Selezionare insieme ai proprietari dell'attività, e le date di inizio e di fine per generare una panoramica visiva di alto livello. Personalizza e aggiungi altre fasi se la tua organizzazione le richiede.
Scarica il modello di Gantt con timeline e processo di selezione di vendor e fornitori
- Verifica delle informazioni per qualità: quando valuti vendor e fornitori, cerca di ottenere le migliori informazioni possibili. "Un aspetto fondamentale del modello 10C è la necessità di valutare la qualità e la validità delle informazioni presentate dalle potenziali aziende partner", consiglia il Dr. Carter.
"Il modello definisce una prova verificata e di alta qualità come completa, verificata da una terza parte, attuale ed esauriente. Una prova di media qualità è quasi completa, offre qualche verifica, qualche osservazione e il contributo di una ricerca a tavolino e di un'osservazione limitata. Una prova di bassa qualità si basa su documenti e ricerche a tavolino, è incompleta e ha una verifica limitata. È possibile utilizzare questi punteggi nella valutazione complessiva dell'appaltatore o del fornitore", afferma il Dr. Carter. - Stabilisci indicatori di prestazioni chiave (KPI): i KPI sono metriche aziendali implementate per valutare le prestazioni di fattori specifici e obiettivi strategici cruciali per il successo dell'azienda. È possibile utilizzare i KPI nella valutazione dei vendor per vagliarne le prestazioni. Scopri di più sullo sviluppo dei tuoi KPI e su come organizzarli con "Tutto sulle dashboard KPI".
- Prendi in considerazione una strategia comune: se lavori con altri vendor su un progetto di grandi dimensioni, il Dr. Carter afferma che ha senso svolgere un processo comune di pre-qualificazione. "I principali appaltatori che lavorano su HS2 (il collegamento ferroviario ad alta velocità da 100 milioni di sterline proposto nel Regno Unito) hanno collaborato per creare un sistema comune di pre-qualificazione che ridurrà i costi e snellirà le gare d'appalto per i subappaltatori", spiega. "Gli offerenti che desiderano lavorare con quattro dei principali appaltatori del sistema HS2 subiranno un processo di pre-qualificazione identico, riducendo così la duplicazione e la costante rielaborazione delle informazioni di invio per soddisfare i vari formati del cliente."
- Enfatizza le comunicazioni: dai e ricevi per migliorare le relazioni e i deliverable. All'inizio di qualsiasi processo o progetto, sii chiaro con i vendor sulle aspettative, le scadenze e le informazioni critiche senza però travolgerli. Personalizza la comunicazione e rispondi prontamente alle preoccupazioni.
- Visita il posto: effettua una visita sul posto per verificare che le informazioni inviate per iscritto o ottenute tramite conversazione rispecchino la realtà. Un'ispezione in presenza rivela come lavora il fornitore, nonché la sua capacità di soddisfare i tuoi criteri.
- Esegui l'onboarding: dopo aver affrontato un processo così impegnativo, dovrai mantenere buone relazioni con i tuoi vendor. Un modo collaudato per iniziare con il piede giusto e garantire un'interazione fluida è con un processo trasparente per assumere i nuovi fornitori. Scopri le best practice di onboarding con "Come ottimizzare l'onboarding di fornitori e venditori: best practice, flussi di processo e liste di controllo".
Sfrutta il software basato su cloud: usa il software basato su cloud per semplificare la conformità, ridurre i rischi e aiutare a organizzare e accelerare le valutazioni dei vendor.
Preparazione a catastrofi e pandemie
La valutazione dei vendor dovrebbe includere domande sulla preparazione alle catastrofi e alle pandemie. La pandemia da COVID-19 ha sottolineato la necessità di valutare la capacità dei vendor di fornire i servizi e i prodotti necessari per mantenere le operazioni cruciali in condizioni di emergenza.
La diversità di clienti, fornitori e provider di terze parti tra diverse aree geografiche aiuterà a evitare singoli punti di errore e a ridurre l'esposizione della tua organizzazione alle interruzioni locali, nonché a eventi geopolitici e pandemici.
Ecco alcune domande sulla preparazione a eventuali catastrofi e pandemie da porre ai vendor attuali e potenziali:
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