Cosa sono gli obiettivi di progetto?
Un obiettivo di progetto è una dichiarazione che spiega il risultato previsto di un progetto. Gli obiettivi del progetto sono costituiti da traguardi: elementi di azione misurabili che supportano il raggiungimento dell’obiettivo. Sono essenziali perché promuovono il miglioramento e aiutano a gestire il progresso.
Quando i leader e gli stakeholder hanno un contratto collettivo per migliorare un’area della loro organizzazione, mettono in atto un obiettivo di progetto. La dichiarazione di missione di un’organizzazione può ispirare un obiettivo, oppure può essere più specifica, come la necessità di migliorare un flusso di lavoro contabile o massimizzare le prestazioni dei dipendenti. Gli obiettivi del progetto sono spesso la base per altri elementi di un progetto, come le descrizioni.
Quando un’organizzazione definisce un obiettivo, i manager stabiliscono traguardi che includono numeri e percentuali in modo da poterli quantificare e monitorare. I traguardi aiutano un progetto a rimanere in carreggiata. Assicurati di condividere tutti i traguardi e le timeline con gli stakeholder e i membri del team, in modo che tutti siano ben informati e allineati.
La differenza tra traguardi e obiettivi del progetto
L’obiettivo di un progetto spiega cosa realizzerà il progetto. Un traguardo di progetto è un elemento d’azione specifico e misurabile che supporta l’obiettivo. I traguardi formano un elenco di controllo che mantiene il progetto organizzato. Imposta una scadenza per ogni traguardo in modo che il progetto rimanga in linea con la data prevista.
Un esempio di obiettivo di progetto è generare maggiori ricavi dalle vendite. I traguardi per raggiungere questo obiettivo sono aumentare il numero di acquisti ripetuti del 10% nel primo trimestre e i membri del team di vendita dovrebbero dedicare due ore alla settimana alla ricerca di nuovi lead.
Scopri come scrivere traguardi di progetto funzionali a supporto degli obiettivi.
Potresti aver trovato il termine traguardo aziendale mentre esploravi i traguardi del progetto. I traguardi aziendali sono diversi dai traguardi di progetto perché supportano un obiettivo generale che influisce sull’organizzazione nel suo complesso. I traguardi aziendali supportano tutte le operazioni aziendali, mentre i traguardi di progetto supportano un progetto specifico. Un esempio di traguardo aziendale comune è il lancio di un nuovo prodotto o servizio. Questo traguardo aziendale ha un impatto su tutte le aree di un’organizzazione, dallo sviluppo alla produzione, dalle vendite alla contabilità, alla formazione e altro ancora.
Perché gli obiettivi del progetto sono importanti
Gli obiettivi del progetto possono aiutare a creare slancio e motivare i team. Poiché mirano a migliorare un’organizzazione nel complesso, possono aiutare a fornire una direzione per la crescita.
Brett Harned, consulente e coach per la gestione dei progetti con oltre 20 anni di esperienza, nonché autore di Project Management for Humans: Helping People Get Things Done, afferma: “Gli obiettivi sono utili perché aiutano a focalizzare (o rifocalizzare) i team e gli stakeholder in caso di alterazione dell’ambito, indecisione, discussioni non pertinenti nelle riunioni e molto altro ancora.”
Ecco un elenco dei motivi per cui gli obiettivi del progetto sono importanti:
- Si allineano agli obiettivi aziendali: quando i membri del team e gli stakeholder lavorano per raggiungere lo stesso risultato, si crea unità e senso dello scopo all’interno di un’azienda.
- Creano slancio: quando un team raggiunge un obiettivo di progetto, crea un senso di realizzazione ed eccitazione, che viene portato nel progetto successivo.
- Creano un focus chiaro: un obiettivo di progetto con un focus ben definito limita le distrazioni e massimizza il tempo e le risorse della tua azienda.
- Migliorano la customer experience: quando un cliente ha un’esperienza positiva, rafforza la sua fedeltà ed è più probabile che suggerisca i tuoi prodotti o servizi ad altre persone.
- Motivano i membri del team: i dipendenti che lavorano per qualcosa che andrà a beneficio dell’organizzazione spesso scoprono che le loro posizioni portano valore e sono ispirati a dare del loro meglio.
- Promuovono la responsabilità: il carico di lavoro dell’obiettivo del progetto viene distribuito tra i membri del team. Ognuno comprende in modo chiaro le proprie responsabilità.
Come definire gli obiettivi del progetto
La definizione degli obiettivi del progetto inizia con l’identificazione di qualcosa da cambiare o migliorare nell’azienda. Discuti dell’obiettivo con i membri del team e gli stakeholder per ottenere la loro opinione. Quindi, determina le risorse e un budget per raggiungerlo.
- Identifica un intento collettivo
Decidi cosa deve cambiare o migliorare nella tua organizzazione. Raccogli feedback da dipendenti e clienti interni ed esterni per identificare un’area che richiede attenzione. Il tuo intento per l’obiettivo del progetto deve essere focalizzato. Coinvolgi i leader e gli stakeholder per aiutarti a definire chiaramente cosa vuoi realizzare con l’obiettivo. - Pianifica il successo
Anticipa ciò di cui hai bisogno, per tutta la durata del progetto, per evitare di fallire. Assicurati di avere le risorse necessarie prima di avviare il tuo progetto. A seconda dell’obiettivo, valuta il numero di dipendenti di cui potresti aver bisogno per lavorarci. Se pensi di aver bisogno di attrezzature, software o materiali, assicurati di renderli sicuri. Calcola quanto costeranno queste risorse, poiché avrai bisogno di questi dati per preparare un budget. - Stabilisci un budget
Basa il budget sulle risorse e sulle timeline necessarie. Un progetto con una timeline di un mese e tre dipendenti avrà un budget molto diverso rispetto a un progetto con una timeline di sei mesi e più risorse. Se hai bisogno di aiuto con il tuo budget, scarica un modello di budget gratuito. - Comunica
Prima del lancio del progetto, condividi una panoramica e il risultato desiderato con i membri del team e gli stakeholder, anche se non sono direttamente coinvolti. Coinvolgere tutti con un obiettivo di progetto inizialmente limita qualsiasi confusione o disinformazione. - Mantieni l’organizzazione
Pianifica riunioni regolari con tutti i soggetti coinvolti nell’obiettivo del progetto. Così, si creerà una routine per condividere i progressi fatti, rimanere allineati e affrontare eventuali sfide.
Come scrivere gli obiettivi del progetto
Scrivere gli obiettivi del progetto ti aiuta a organizzare le informazioni che hai raccolto. Un documento relativo all’obiettivo del progetto include una timeline, gli stakeholder e gli obiettivi.
Segui questi passaggi per documentare l’obiettivo del progetto:
- Prendi nota dell’obiettivo del progetto
Dopo aver parlato con i membri del team e gli stakeholder, dovresti avere una dichiarazione chiara che definisca l’obiettivo del progetto. Inizia scrivendo l’obiettivo. Determinare l’obiettivo del progetto è anche il primo passo nella progettazione di un progetto. - Stabilire una timeline per l’obiettivo del progetto
Decidi la data di inizio e la data di fine per l’obiettivo del progetto e aggiungile al documento. Considera l’ambito del progetto, le risorse, il budget e le timeline per ogni traguardo. La data di inizio dovrebbe essere il giorno in cui scrivi l’obiettivo del progetto e la data di fine dovrebbe corrispondere a quando l’ultimo traguardo è stato completato. - Stabilisci i traguardi per l’obiettivo del progetto
Fai un brainstorming delle milestone in base all’ambito del progetto. Scrivi i traguardi del progetto nel dettaglio. Ogni traguardo ha bisogno di una propria scadenza che porta all’obiettivo generale. Imposta promemoria per garantire che i traguardi siano raggiunti con puntualità.
L’utilizzo del framework SMART durante la scrittura dei traguardi aiuta a mantenere ognuno di loro specifico, misurabile, raggiungibile, pertinente e correlato al tempo.
Scarica un modello di obiettivo del progetto
Scarica il modello di obiettivi e traguardi del progetto
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Scrivere gli obiettivi del progetto non deve essere una sfida. L’utilizzo di un modello gratuito di obiettivi del progetto può aiutare con la formattazione. Indica l’obiettivo nella parte superiore del modello, quindi aggiungi i traguardi per raggiungerlo. Completa la sezione SMART per ogni traguardo per definire chiaramente quando sarà raggiunto l’obiettivo e come misurarlo per il successo.
Cerchi un focus diverso? Questi modelli di definizione dell’obiettivo offrono una varietà di formati.
32 esempi di obiettivi del progetto
Esempi di obiettivi del progetto sono un modo utile per stimolare idee per elementi che potresti dover migliorare nella tua azienda. Nell’elenco, gli obiettivi specifici del progetto sono classificati per dipendente, cliente, operazioni e tecnologia.
Esempi di obiettivi del progetto incentrati sui dipendenti
- Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti
- Migliorare la comunicazione con i dipendenti
- Aumentare la sicurezza dei dipendenti
- Migliorare l’equilibrio tra lavoro e vita privata per il personale
- Rafforzare la collaborazione tra team
- Facilitare una formazione di qualità per i nuovi dipendenti
- Ridurre gli straordinari dei dipendenti
- Promuovere il benessere dei dipendenti
- Espandere le opportunità di formazione dei dipendenti
- Ridurre il turnover dei dipendenti
Esempi di obiettivi del progetto incentrati sul cliente
- Migliorare la soddisfazione dei clienti
- Aumentare gli acquisti dei clienti
- Ridurre le telefonate relative al servizio clienti
- Migliorare i tempi di risposta alle domande e alle richieste dei clienti
- Aumentare il coinvolgimento dei social media con i clienti
- Ridurre i tempi di attesa dei clienti (al telefono o di persona)
- Sviluppare nuovi materiali di marketing per attirare nuovi clienti
Esempi di obiettivi operativi del progetto
- Generare maggiori ricavi di vendita
- Migliorare un processo o un flusso di lavoro
- Migliorare la velocità dei pagamenti da parte dei reclami e/o dei clienti
- Ridurre l’impronta di carbonio
- Fornire consegne di prodotti o servizi puntuali
- Tagliare i costi operativi
- Aumentare il coinvolgimento degli stakeholder
- Ridurre i costi di fornitura
- Aumentare le vendite
Esempi di obiettivi tecnologici del progetto
- Migliorare un sistema (ad esempio, un sistema di fatturazione)
- Eseguire l’upgrade di un sistema dell’ufficio, ad esempio un sistema telefonico o un sistema di gestione dei contenuti
- Migliorare l’usabilità del sito web aziendale
- Introdurre un nuovo software (ad esempio un’app di programmazione) per migliorare la produttività
- Rafforzare la sicurezza dei dati
- Migliorare i sistemi per la condivisione delle conoscenze
Best practice per la definizione degli obiettivi del progetto
Quando si stabiliscono gli obiettivi del progetto, è importante stabilire scadenze realistiche. Come best practice, segui i traguardi del progetto per raggiungere l’obiettivo.
Ecco alcune best practice aggiuntive da seguire quando si fissa un obiettivo del progetto:
- Segui i traguardi del progetto: i traguardi del progetto sono il modo in cui raggiungerai l’obiettivo generale. Non deviare dal piano.
- Mantieni aperte le linee di comunicazione: fai sapere al team che sta lavorando sui traguardi e agli stakeholder che hanno contribuito a definire l’obiettivo di essere disponibile a rispondere alle loro domande, anche oltre alle riunioni di check-in. Assicurati di fornire anche report sui progressi.
- Mantieni gli obiettivi del progetto nella conversazione: è importante non lasciare che gli obiettivi del progetto cadano nel dimenticatoio. Harned afferma: “Mantieni sempre gli obiettivi del progetto in mente e assicurati che tutti li conoscano fin dall’inizio. Parlane quando è rilevante, durante riunioni, presentazioni o anche quando si vagliano le opzioni.”
- Rispetta le scadenze oggettive: la scadenza oggettiva non è una data arbitraria. La data di scadenza serve per aiutarti a raggiungere l’obiettivo del progetto. L’organizzazione di riunioni ricorrenti e una comunicazione coerente garantiranno che eventuali ostacoli siano affrontati in modo tempestivo.
- Stabilisci aspettative realistiche per le scadenze: sebbene sia utile ottenere il contributo dei leader e degli stakeholder per aiutarti a determinare le timeline degli obiettivi, è anche essenziale parlare con coloro che nel team devono rispettare le scadenze per ogni obiettivo.
5 errori comuni da evitare nella definizione degli obiettivi del progetto
Stabilire gli obiettivi del progetto può non essere efficace quando non si includono le persone giuste nel processo o non si imposta un budget accurato. I problemi possono sorgere anche quando imposti un traguardo come obiettivo. Obiettivi irraggiungibili ti preparano al fallimento.
- Impostare un traguardo come obiettivo
Se l’obiettivo del progetto è troppo specifico, diventa una soluzione a breve termine a un problema più grande. Ad esempio, supponiamo che il tuo obiettivo sia quello di implementare orari di lavoro flessibili per i dipendenti. Se lo analizzi nel dettaglio, ti renderai conto che questo dovrebbe effettivamente essere un traguardo per l’obiettivo di migliorare l’equilibrio tra lavoro e vita privata. Gli orari di lavoro flessibili sono una piccola parte del quadro più ampio. Nel frattempo, potrebbero sorgere altri problemi di equilibrio tra lavoro e vita privata che avrebbero potuto essere affrontati se si fosse prestabilito il giusto obiettivo.
- Margaret Love, PMP e consulente per la gestione dei progetti con 40 anni di esperienza, sottolinea cosa può andare storto: “Ho visto progetti in cui obiettivi e traguardi erano troppo dettagliati: informazioni che avrebbero dovuto essere esplorate in altri documenti sono state stipate in obiettivi e traguardi senza un’analisi approfondita. A mio parere, gli obiettivi e i traguardi dovrebbero essere abbastanza generali da far capire facilmente al senior management se sono stati raggiunti o meno.”
- Impostare un obiettivo irraggiungibile
Obiettivi irraggiungibili possono scoraggiare i membri del team. Potrebbero sentirsi sconfitti e perdere l’entusiasmo. Possono anche creare una mancanza di fiducia e motivazione nelle future iniziative di definizione degli obiettivi.
Ad esempio, hai deciso che il tuo obiettivo è quello di implementare un nuovo sistema telefonico per il tuo team di assistenza clienti e metterlo in funzione entro due giorni. Anche se il sistema telefonico sarà utile, il breve lasso di tempo causerà probabilmente stress e frustrazione. Il team ha bisogno di tempo per imparare, comprendere e fare pratica con il sistema. Considera sempre l’ambito e la timeline del progetto quando imposti un obiettivo. - Non includere le persone giuste
Lasciare fuori le figure chiave è dannoso per il successo del tuo obiettivo. Se si imposta un obiettivo di progetto per ridurre i costi di fornitura, gli stakeholder e i leader che lavorano con le forniture devono essere coinvolti. - Non pianificare riunioni ricorrenti
Assicurati di pianificare riunioni durante l’intera timeline del progetto per mantenere il team informato. Anche riunioni brevi ti aiuteranno a risolvere rapidamente eventuali problemi.
Patti Armanini lavora nel campo della qualità da oltre 40 anni e consiglia: "Non eseguire revisioni regolari può far sì che l’obiettivo non venga raggiunto alla fine del periodo di tempo del progetto.” - Non rispettare il budget
Spendere oltre il budget del progetto può privare i progetti futuri delle loro allocazioni. La mancata organizzazione delle finanze può causare stress e influire sul morale.
Utilizzare Smartsheet per monitorare l’avanzamento degli obiettivi del progetto
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