In cosa consiste il PMO IT?
Un ufficio di gestione dei progetti informatici (PMO IT) fornisce la supervisione e le regole del progetto per gestire efficacemente progetti correlati alle nuove tecnologie. Il PMO IT è responsabile delle best practice, dei processi, delle risorse e degli strumenti di project management (PM).
Per molte aziende, i PMO hanno origine nei reparti IT; questo perché un gran numero di progetti IT richiede una struttura. Ad esempio, i progetti che utilizzano il ciclo di vita dello sviluppo del software (SDLC) (in cui la pianificazione, l'esplorazione dei requisiti, la progettazione, lo sviluppo, i test, la distribuzione/implementazione e la chiusura del progetto sono tutti elementi integranti), richiedono una struttura legata all’IT. Spesso supervisionato da un chief information officer (CIO), il PMO IT di oggi applica le pratiche moderne per il management dei progetti e del portafoglio con un'attenzione particolare ai costi di progetto, alla pianificazione e alla distribuzione delle risorse.
Il PMO, da non confondere con l'ufficio di project management, è anche noto come ufficio di gestione programmi, gruppo di supporto progetto, centro di eccellenza per la gestione dei progetti (PMCOE), ufficio progetti o ufficio di management dei progetti e del portafoglio . Inoltre, molte aziende estendono il PMO al di là dell'IT, trasformandolo in un ufficio di gestione dei programmi aziendali (EPMO) o in un ufficio di gestione del portafoglio progetti (PPMO).
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Che cos'è l'abbreviazione PMO nel settore IT?
L'ufficio di gestione dei progetti (PMO) è denominato PMO IT quando si concentra sui progetti relativi alle nuove tecnologie.
Qual è la differenza tra un PMO e un PM?
Un PMO fornisce la supervisione e la guida per i processi di gestione dei progetti, le metodologie di best practice, l’ambito di progetto e gestione dei rischi associati a progetti multipli. Secondo il Project Management Institute (PMI), "PMO consentono un cambiamento strategico nelle aziende.”
Al contrario, il PM un'area di competenza all'interno del PMO che gestisce un progetto dall'ideazione fino al completamento, concentrandosi sui tempi e il budget. Una volta che un'azienda approva e pianifica un progetto, il project manager gestisce la sua consegna.
Quali sono i diversi tipi di PMO?
I PMO sono disponibili in molti moduli diversi in base alle dimensioni dell'azienda, alle esigenze aziendali e agli obiettivi strategici. Possono essere esterni o interni per supportare vari stakeholder o clienti. Alcuni aiutano a standardizzare i processi e condividere conoscenze e strumenti, mentre altri si occupano del processo di allineamento dei progetti con gli obiettivi di un'azienda.
Ecco i metodi utilizzati dalle aziende per organizzare un PMO interno:
- PMO individuale: supporta la pianificazione, la documentazione e l'esecuzione di un singolo progetto.
- PMO di reparto o divisione: integra e coordina più progetti per soddisfare gli obiettivi di un reparto specifico. Il PMO IT è un esempio di PMO di reparto.
- PMO aziendale: pianificazione strategica di alto livello che allinea le strategie aziendali e gli obiettivi organizzativi con la distribuzione delle risorse e la capacità di gestione dei progetti a livello aziendale.
In base al livello di controllo e influenza la tua azienda richiede tre tipi di PMO:
- PMO di supporto: Un PMO di supporto offre il livello minimo di controllo. Il PMO di supporto funge da archivio di informazioni per le competenze di project management, i modelli, gli strumenti, la formazione e i framework di gestione.
- PMO di controllo: Il PMO di controllo introduce ulteriori requisiti di conformità o controlli per i progetti. Richiede l'adozione di strumenti di lavoro specifici, modelli e requisiti di governance.
- PMO direttivo: Il PMO direttivo fornisce ai progetti direttive di controllo completo, governance, conformità e gestione.
PMO IT vs. PMO aziendale
Molte aziende hanno due strutture PMO separate. Un PMO IT è un'entità IT per la gestione di tutti i progetti IT correlati. Al contrario, un PMO business o PMO aziendale (EPMO), fornisce una gestione interfunzionale per più funzioni di reparto, come la contabilità, le risorse umane, la produzione, il marketing e la logistica.
Perché è importante un PMO IT?
Con l'impegno delle aziende a tenere il passo con una rapida crescita e i cambiamenti tecnologici in ogni aspetto del business, il PMO IT fornisce un supporto pertinente, efficace e comprovato. In genere, un'iniziativa PMO IT diventa in genere una priorità aziendale quando si verifica una delle seguenti situazioni:
- obiettivi e traguardi non raggiunti
- si verificano importanti eventi aziendali, come fusioni o acquisizioni
- si verificano importanti milestone, come l'anno 2000
- il management desidera un maggiore controllo e visibilità
- i progetti falliscono continuamente.
- i costi diventano impossibili da sostenere e hanno un impatto sul fatturato
- mancano best practice e quadri decisionali standardizzati per il PM
- sorgono problemi di allocazione delle risorse
- è necessario bilanciare la governance con le richieste di consegna dei progetti.
Un PMO IT è la struttura organizzativa che approfondisce la strategia del PM e implementa tutti gli aspetti della gestione dei progetti IT. I processi PMO garantiscono quanto segue:
- Le persone e le attività si allineano agli obiettivi stabiliti.
- I progetti sono in linea con l’obiettivo, entro i tempi e il budget previsti.
- L'azienda si focalizza sui progetti giusti.
- L'azienda mitiga i rischi.
- L'impatto dei clienti e degli stakeholder è chiaro.
- L'azienda assegna le risorse correttamente.
- Le dipendenze del progetto sono chiare.
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Struttura di un PMO IT
La strutturazione di un PMO IT efficace richiede un processo flessibile, organizzato e allineato strategicamente. Dipende anche dalle assunzioni, dalla formazione, dal mentoring e dalla comunicazione con le persone giuste.
Spesso i PMO IT richiedono il supporto del reparto IT, del direttore o del manager del PMO, dei project manager IT, degli ingegneri software, degli analisti di dati, dei change manager, del personale di formazione e del personale di supporto. L'ambito di un progetto determina quali competenze e membri del team sono più adatti.
Ruoli del PMO IT
Guidato da un direttore o da un manager del PMO, il personale deve essere complementare agli obiettivi strategici. In generale, i candidati esperti di pensiero strategico, di finanza, organizzati, flessibili e orientati ai processi. Inoltre, i membri devono essere esperti sia nel lavoro di squadra che nella comunicazione.
Qual è il ruolo di un PMO nel settore IT?
Un PMO IT è strutturato per fornire linee guida, tempistiche, risorse e strumenti, al fine di portare i progetti verso il successo. L'ufficio gestisce di solito progetti multipli a livello strategico.
I PMO più maturi forniscono quanto segue:
- Assistenza: Un PMO consente ai team di avere successo riducendo la burocrazia e gestendo le aspettative. Offre anche formazione, coaching e mentoring.
- Conoscenza: L'efficienza proviene dalla condivisione delle conoscenze su ciò che ha e non ha funzionato. Un PMO centralizza le conoscenze per garantire la ripetibilità.
- Cronologia e tracciabilità: Un PMO gestisce i record cronologici e la documentazione in corso in maniera trasparente e accessibile per supportare le decisioni future.
- Governance: Un PMO mantiene l'affidabilità a tutti i livelli attraverso l'appropriata strutturazione del personale, la strutturazione dei programmi e l'auditing.
Per ulteriori informazioni sulle funzioni fondamentali di un PMO, leggi la "Guida alle soluzioni per le funzioni fondamentali del PMO”
Caratteristiche di un efficiente PMO IT:
Mentre la complessità di un PMO IT varia da azienda ad azienda, gli elementi di successo rimangono costanti. I PMO IT hanno successo quando dispongono di una struttura efficiente e di una leadership di qualità. Ecco alcune delle caratteristiche di un efficiente PMO IT:
- Allinea le strategie aziendali e si concentra sul miglioramento dei processi
- Risponde ai cambiamenti e alle evoluzioni della strategia
- Condivide informazioni e best practice e controlla i processi
- Fornisce modelli, strumenti e risorse
- Promuove la formazione, il mentoring e il coaching per prestazioni di alto livello
- Possiede elevate competenze tecniche
- Dispone di personale certificato PMI
Infine, un PMO IT d’eccellenza si guadagna il sostegno dell'intera azienda grazie alla trasparenza delle attività di progetto, dei risultati e del miglioramento continuo.
Processi e strategia del PMO IT
I PMO IT sono composti da persone di talento che traggono vantaggio da un processo collaudato e una strategia allineata al business. I PMO IT forniscono punti di riferimento, processi definiti, strumenti e comunicazione che incoraggiano la collaborazione, la visione condivisa e il successo. Identificano e rispondono anche alle difficoltà, risolvendo i problemi e cambiando rotta, se necessario.
Come parte di un obiettivo generale di risparmio e efficienza sui costi, un PMO IT è un catalizzatore per l'uso efficiente delle risorse, la comunicazione ottimale e una riduzione significativa degli errori. Grazie ai processi ripetibili e alle informazioni condivise, un PMO IT migliora i progetti, in modo che un'azienda possa ottenere consegne tempestive e ben pianificate.
Molte sono le metodologie e le strutture che un PMO IT può adottare e diffondere, tra cui:
Per una guida completa a metodologie di gestione dei progetti, leggi "Come scegliere la giusta metodologia di project management.”
Metriche del PMO IT
I PMO efficienti misurano i risultati e migliorano costantemente; ciò è importante per dimostrare il valore del reparto e evitare lo stigma di centro di costo. Poiché il miglioramento è un fattore continuo nella strategia del PMO, la scelta delle giuste metriche da misurare è fondamentale.
Le misurazioni forniscono bozze che funzionano come dovrebbero, ma evidenziano anche opportunità di miglioramento. I KPI, insieme a misure che valutano l'impatto sulle persone e sulla cultura, sono essenziali. Ecco alcune misurazioni PMO IT necessarie:
- Analisi statistica: Illustra in che modo i processi PMO migliorano i risultati, le tempistiche e i deliverable. Ecco alcuni esempi di statistiche che un PMO IT dovrebbe misurare:
- Numero di progetti gestiti dal PMO rispetto ai progetti non gestiti dal PMO completati all'anno
- Costo stimato e allocazione delle risorse rispetto ai costi effettivi dei deliverable
- Impatto delle milestone/tempistiche
- Ritorno sugli investimenti (ROI)
- Sondaggi tra i membri del team: Prendi in considerazione gli stakeholder in un sondaggio sui membri del personale, riguardano all'impatto del PMO sul loro lavoro. Ecco alcuni esempi di domande che potresti rivolgere alle risorse umane:
- In che modo l'azienda può migliorare le comunicazioni o i processi?
- Come influisce il PMO sulla tua soddisfazione lavorativa?
- Qual è il valore del coaching e del mentoring?
Vantaggi di un PMO IT
I PMO forniscono la struttura per tenere tutti al corrente di rischi, decisioni, modifiche, conflitti e tempistiche. I progetti IT di oggi sono sempre più numerosi e complessi, e gli stakeholder (dall'alta direzione al personale di supporto) hanno diversi livelli di coinvolgimento e interesse. Secondo il Project Management Institute, l’80% dei campioni (ad es., aziende ad alto rendimento) ha un PMO. Ecco alcuni dei vantaggi di un PMO IT:
- Riduzione dei costi complessivi del progetto
- Lavoro centralizzato e coerente, piuttosto che silos costosi
- Maggiore allineamento dei portfolio di progetto con gli obiettivi aziendali
- Risorse condivise per evitare la duplicazione degli sforzi
- Aumento della produttività
- Migliore visibilità del progetto
- Consegna dei progetti accelerata
- Processi e metodologie unificati
- Riduzione del rischio di errori, abbandono e fallimento del progetto
- Miglioramento del rapporto con i clienti e aumento della loro soddisfazione
Sfide di un PMO IT
Secondo una ricerca di PM Solutions, il management di un'azienda si interroga sul valore del PMO IT, che è al secondo posto tra tutti i reparti. La ricerca ha inoltre rilevato quanto segue:
- Il management considera il 50 % dei processi PMO come spese generali.
- Il 42 % dei PMO incontra resistenza organizzativa al cambiamento.
- Il 35% dei project manager ha competenze inadeguate per un PMO.
Una delle ragioni di queste sfide del PMO è che molte aziende implementano un PMO senza condurre una valutazione delle esigenze aziendali o senza preparazione e allocazione delle risorse sufficienti. Prima di avviare un PMO, è necessario valutare con cognizione di causa rischi e benefici e assegnare formazione, strumenti e personale adeguati. Ad esempio, le strutture di PM hanno un loro vocabolario. Per avere successo, le risorse umane devono partecipare a una formazione relativa a un quadro o metodologia standardizzata.
I PMO incontrano problemi anche perché inizialmente possono promuovere vittorie e successi rapidi, ma questi guadagni possono essere insostenibili, soprattutto se i PM tornano al loro lavoro quotidiano una volta completato il progetto iniziale. Questa mancanza di attenzione porta a una diminuzione dell'entusiasmo e del consenso iniziale degli stakeholder.
La capacità di raccogliere il valore complessivo di un PMO IT richiede tempo, flessibilità, definizione delle priorità e focalizzazione. Richiede inoltre l'introduzione di processi appropriati che si evolvono, apportando valore a lungo termine all'azienda.
Come determinare se è necessario un PMO IT?
Per determinare se un PMO IT è adatto per la tua azienda, analizza la tua struttura operativa. Alan Zucker, direttore fondatore di Project Management Essentials, suggerisce quanto segue:
“Chiedi a te stesso e al gruppo dirigente se necessitate di un PMO. Chiediti inoltre quale funzione vuoi che svolga. Esistono tre funzioni principali per PMO, che possono sovrapporsi: PMO di supporto, di controllo e direzionale. Troppo spesso, tuttavia, i PMO si formano senza una riflessione preventiva. Ecco alcune domande che possono aiutare a inquadrare la discussione:
- Quale/i problema/i ha la nostra azienda in termini di esecuzione dei progetti?
- L'azienda seleziona i progetti giusti?
- I team di progetto hanno successo nell'esecuzione?
- Quali sono le informazioni utili che attualmente non abbiamo e che un PMO potrebbe fornirci?
- Quali sono le decisioni che vorremmo prendere e che un PMO ci consentirebbe di prendere?
- Come sarebbe diversa l'azienda se disponesse di un PMO?”
Come configurare un PMO IT?
Per rendere operativo il PMO IT, Zucker consiglia di rivolgersi a un facilitatore esperto: “Un esperto del settore condurrà le parti interessate attraverso il processo di identificazione dei loro punti dolenti e dello stato “desiderato” dell'azienda. Questo processo aiuterà a definire il tipo di PMO di cui ha bisogno l'azienda.”
Scarica la checklist per avviare un PMO IT
Se stai cercando di avviare il tuo PMO IT, questa checklist per PMO IT gratuita potrà esserti molto utile. La checklist ti guiderà attraverso una serie di domande e elementi di azione che ti guideranno dall'analisi del tuo attuale stato all'esito positivo.
Scarica la checklist per l'avvio di un PMO IT
Modello di dichiarazione di visione e mission per PMO IT
Una dichiarazione di visione e mission aziendale aiuteranno il PMO IT a comunicare le proprie finalità, le proprie funzioni e i propri traguardi al personale, agli stakeholder e agli altri membri dell'azienda. Usa questo modello per formulare la tua visione e la tua mission.
Scarica il modello di dichiarazione di visione e mission per PMO IT
Best practice del PMO IT
Un PMO IT gestisce una varietà di progetti, grandi e piccoli. La capacità di ottimizzare le operazioni del PMO, di guadagnare credibilità e di gestire i progetti senza attriti, ritardi, sforamenti dei costi o sfide richiede best practice standard ma d'impatto.
- Comunicazione centralizzata: La comunicazione centralizzata riduce i problemi attraverso una collaborazione trasparente e la condivisione delle informazioni che traggono vantaggio dai team e dai vertici aziendali.
- Formazione, coaching e mentoring: Queste attività aumentano il valore del team e l'efficacia dei processi PMO.
- Modelli e strumenti PMO: Modelli predefiniti e strumenti di project management appropriati semplificano la comunicazione, l'assegnazione delle risorse e la formazione.
- Gestione collaborativa delle risorse: Riduci gli sprechi e gli errori con processi standardizzati per il project management e la trasparenza delle informazioni.
- Metodologia o struttura standardizzata: Quando tutti si attengono a un quadro di best practice concordato, si garantisce che la gestione del progetto sia coerente e che tutti parlino la stessa lingua.
- Ruoli e responsabilità definiti: Una chiara definizione e comunicazione dei ruoli consente di assegnare in modo diretto le responsabilità.
Strumenti del PMO IT
Una delle strategie più efficaci per l'adozione e il successo dell'IT PMO è la scelta e l'implementazione di framework, risorse umane, processi e strumenti appropriati. Uno strumento dovrebbe supportare la possibilità di monitorare, creare report, gestire le modifiche e seguire un progetto IT durante il suo ciclo di vita.
Un'implementazione di successo e alti livelli di adozione da parte degli utenti favoriscono la coerenza e possono accelerare la consegna dei progetti, supportando e applicando i processi standardizzati del PMO. Gli strumenti aumentano la produttività e migliorano la visibilità del progetto per il team e la direzione, consentendo un efficiente processo decisionale. Considera le seguenti caratteristiche dello strumento PMO:
- Facilità d'implementazione e utilizzo
- Monitoraggio delle tempistiche e dei progressi
- Funzionalità di collaborazione
- Visibilità attraverso diagrammi di Gantt, schede Kanban e altre visualizzazioni
- Archiviazione dei file
- Automazione e gestione delle modifiche
- Project archiving
- Reporting e dashboard
- Accesso da dispositivi mobili
- Gestione delle risorse e delle capacità
Il futuro del PMO IT
La trasformazione digitale sta promuovendo la necessità per le aziende di evolvere più rapidamente mantenendo la qualità. Ciò significa che tutti i team devono ottimizzare i processi e gli strumenti per ottenere di più e più velocemente.
Se la tua azienda sta implementando un'applicazione mobile, l'intelligenza artificiale (AI) per il servizio clienti o un nuovo sistema di contabilità, gran parte del lavoro spetta all'IT, poiché la tecnologia è al centro dell'efficienza dei reparti.
L'aspettativa è che il PMO si evolva in un modello integrato che operi attraverso tutte le unità aziendali. Gartner stima che entro il 2030, l’80% dell’attuale disciplina di project management (PM) sarà eliminata in quanto l'intelligenza artificiale (AI) si occuperà delle tradizionali funzioni di PM, come la raccolta dei dati, il tracciamento e il reporting. Inc[1]. Riteniamo che il movimento verso l'applicazione dell'IA significhi che i PMO si affideranno alla tecnologia avanzata per gestire alcune delle attività tradizionali essenziali di PM e che i project manager potranno spostare la loro attenzione su iniziative più strategiche.
Zucker prevede che "man mano sempre più aziende adotteranno pratiche Agile, i PMO tradizionali, che storicamente si concentrano sulla governance e il controllo, saranno costretti ad adattarsi e cambiare. I PMO hanno un ruolo nelle grandi aziende Agile, ma dovranno adottare un approccio collaborativo, focalizzato sulla fornitura continua di valore.”
[1] Gartner Press Release "Gartner afferma che l’80% delle odierne attività di project management sarà eliminato entro il 2030 con l'avvento dell'intelligenza artificiale", 20 marzo 2019. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-03-20-gartner-says-80-percent-of-today-s-project-management
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