Modelli per la gestione dei programmi per Excel
Modello di statuto per la gestione dei programmi
Uno statuto del programma è spesso utilizzata come documento preliminare per fornire una panoramica di un programma e delinearne gli elementi chiave, come visione, scopo, deliverable e obiettivi. Un program manager crea lo statuto con il contributo degli stakeholder e dallo sponsor del programma. Lo statuto del programma documenta l'approvazione dei parametri di programma e autorizza il program manager a procedere. Una volta approvato lo statuto, è possibile creare un piano di programma più dettagliato, che spesso include lo statuto come parte della panoramica del programma.
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Modello di tracciamento: aggiornamenti, problemi e attività in corso
Usa questo modello di tracciamento per identificare problemi, attività e ostacoli insieme a impatto, azioni richieste, proprietà, stato e altro ancora. Questo può aiutarti a organizzare gli aggiornamenti e i problemi del programma, tenendo traccia di chi è responsabile della loro gestione, delle scadenze in sospeso e delle attività completate. È possibile organizzare il modello in base alle priorità dei problemi per garantire che le questioni vitali vengano affrontate per prime.
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Modello a diagramma di Gantt
Questo semplice modello per diagrammi di Gantt può essere utilizzato per la programmazione delle attività, la pianificazione dei progetti e il monitoraggio dei progressi. I grafici a barre orizzontali facilitano la visualizzazione di una sequenza temporale di progetto e la sovrapposizione dei diversi compiti. Un diagramma di Gantt può essere utilizzato per una varietà di esigenze di pianificazione, dalla creazione di un elenco personale di cose da fare alla marcatura delle tappe fondamentali del progetto.
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Modello di analisi degli stakeholder del programma
Usa questo modello di analisi per supportare il tuo piano di gestione degli stakeholder. Un'analisi degli stakeholder può essere completata una sola volta per valutare gli interessi, gli atteggiamenti e l’influenza degli stakeholder, oppure può essere aggiornata regolarmente per riflettere i cambiamenti nel tempo. Un'analisi degli stakeholder può aiutarti a creare comunicazioni mirate al fine di garantire la cooperazione tra l'organizzazione, i team di progetto e gli stakeholder, aumentando le possibilità di successo del programma.
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Modello dashboard per la gestione di programma
Questo modello di gestione dei programmi fornisce una vista dashboard del portfolio progetti, che consente di visualizzare rapidamente i dati e la programmazione di più progetti. Usa questo modello per monitorare il budget, i rischi, la sequenza temporale e i progressi del programma. È inoltre possibile utilizzare il dashboard come modello di report sullo stato di avanzamento del programma, fornendo agli stakeholder un rapporto rapido che includa informazioni di alto livello e dettagliate in un formato di facile lettura.
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Modello di piano di governance del programma
Questo modello è stato ideato per la pianificazione dei comitati di governance, per stabilire le linee guida del processo decisionale e per determinare come documentare e comunicare tali decisioni. Il modello può essere utilizzato per pianificare le revisioni delle prestazioni degli stage gate e dei programmi, fornendo dettagli su quando si svolgeranno le revisioni, su cosa verrà esaminato e altro ancora.
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Modello di piano di comunicazione del programma
Crea un piano di comunicazione dettagliato che includa una sintesi della strategia di comunicazione per il programma nel suo complesso, l’approccio ai diversi componenti del programma, i processi di escalation e di feedback, i ruoli e le responsabilità relative alla comunicazione e le attività specifiche. Deve essere chiaro chi ha l'autorità di approvare una comunicazione, chi è responsabile dei vari tipi di comunicazione e chi è il pubblico di riferimento.
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Modello di bozza del processo di gestione di programma
Questo modello di pianificazione della gestione dei programmi è stato progettato per aiutarti a creare rapidamente un piano di programma in un foglio di calcolo. Copre diversi elementi di pianificazione, dalla gestione delle problematiche, delle comunicazioni e delle finanze fino al reporting dello stato del programma. È possibile modificare il modello per includere sezioni diverse a seconda delle esigenze del programma.
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Modello di registro dei rischi
Supporta il processo di gestione dei rischi con questo modello di registro. La creazione di un registro dei rischi consente di tenere traccia di quando un rischio è stato segnalato, chi ne è responsabile, del suo impatto e dello stato di risposta. È possibile utilizzare il registro dei rischi per valutare e dare priorità ai problemi e creare una documentazione dettagliata delle azioni di risposta necessarie o completate.
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Modello di struttura di ripartizione del lavoro
Come descritto nel Project Management Body of Knowledge (PMBOK), una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) mostra una visione gerarchica dell'ambito di lavoro necessario per completare gli obiettivi e i deliverable di progetto. Mostra la scomposizione di un progetto o di un programma in componenti gestibili, partendo dall'obiettivo finale e passando per attività e sottoattività sempre più piccole, necessarie per raggiungere l'obiettivo. Questo modello WBS fornisce un diagramma ad albero per aiutarti nel processo di scomposizione. È possibile includere la struttura di ripartizione del lavoro come parte del piano di programmazione della gestione di programma.
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Modelli per la gestione dei programmi per Word
Modello di piano di gestione di programma
Crea un piano completo di gestione di programma formattato per Microsoft Word. Questo modello fornisce uno schema per lo sviluppo del piano e include anche componenti chiave come la panoramica del programma, la gestione dell’ambito, la gestione del personale, la governance e altro ancora. I program manager possono utilizzare il modello così com’è o allegare altri documenti come appendici per ampliare il piano.
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Modello a diagramma delle tappe fondamentali
Questo modello può essere utilizzato per creare un grafico delle tappe fondamentali per monitorare i progressi. È possibile includere questo diagramma come parte del piano del programma per evidenziare gli eventi principali. Le tappe fondamentali possono anche essere incluse in una roadmap o in altri metodi di pianificazione, ma questo modello di grafico è utile quando si desidera un semplice elenco di tappe fondamentali con le date corrispondenti.
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Modello di modulo di controllo modifiche
Gestisci le richieste di modifica con questo modello di modulo di delle modifiche. Questo modulo comprende sezioni per documentare il motivo della modifica, i costi e i benefici, il livello di priorità, il lavoro richiesto, l'approvazione e l'implementazione. Utilizza un modulo di controllo delle modifiche per creare e ottenere una documentazione completa di tutte le richieste di modifica, che può anche essere inclusa in un registro di controllo delle modifiche per una rapida consultazione.
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Modello di analisi delle cause principali
Anche con strategie efficaci di gestione dei rischi, possono sorgere problemi nel corso di un progetto. Identifica le cause alla base di questi problemi e sviluppa un piano di azione correttivo con questo modello di analisi delle cause principali. Questo modello può essere utilizzato come guida per il processo di indagine e analisi di un problema o di un incidente e fornisce anche la documentazione dei metodi utilizzati per definire le cause principali e le azioni da intraprendere.
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Creazione di un piano di gestione di programma
Un piano di gestione dei programmi è un documento vivo che può essere aggiornato con il procedere del programma. Non appena si crea un piano, è necessario stabilire dei parametri di riferimento per l'ambito, il budget e la programmazione del programma. statuto identificare gli stakeholder e i gruppi di governance e documentare le approvazioni e le revisioni del piano. Le informazioni possono essere aggiunte al piano secondo le necessità, compresi i dati finali relativi alla misurazione del successo del programma. Gli elementi di un piano completo di gestione di programma sono molteplici. Ecco un approfondimento su alcune delle parti tipiche che possono essere incluse in un piano di gestione di programma.
- Panoramica di programma - Questa sezione definisce la visione del programma, il suo valore commerciale e i risultati previsti. Può includere un riepilogo dell'ambito del programma, delle dipendenze e dei vincoli. Questa parte introduttiva può anche includere criteri di successo per la misurazione dei risultati del programma.
- Gestione della programmazione - In questa sezione si può includere una roadmap o una struttura di ripartizione del lavoro, insieme a una descrizione di come la programmazione sarà gestita, aggiornata e monitorata. I ruoli e le responsabilità relativi alla programmazione devono essere chiariti.
- Gestione delle modifiche - Fornisci un processo chiaro per la gestione delle modifiche al programma, che includa chi può presentare richieste di modifica, come e dove tali richieste saranno tracciate e chi può approvare le modifiche.
- Gestione delle comunicazioni - Un piano di comunicazione dettagliato può aiutare a prevenire i problemi del progetto e a garantire che le informazioni siano distribuite in modo appropriato. Utilizza questa sezione per definire la frequenza e il tipo di comunicazione da fornire, chi fornirà e riceverà le comunicazioni e altre linee guida o aspettative.
- Gestione dei costi - Questa sezione può includere informazioni dettagliate sul budget e sulle spese del programma, nonché sulle parti responsabili della gestione dei costi, su chi può approvare le modifiche al budget del programma, sulle modalità di misurazione e monitoraggio del budget del progetto e sulle linee guida per il reporting.
- Gestione dell’approvvigionamento - Descrivi le responsabilità relative all'approvvigionamento durante il ciclo di vita di un programma. Identifica i responsabili dei rapporti con i fornitori, dei contratti, degli acquisti e di altre attività.
- Gestione dell’ambito di progetto - L'ambito del progetto sarà definito in una dichiarazione di ambito, WBS, o in altro modo? Come verrà misurato l'ambito? Chi è responsabile della gestione e dell'approvazione dell'ambito del programma? Prendi in considerazione queste domande tutte le linee guida relative al processo di modifica dell'ambito che non sono state identificate nella sezione sulla gestione delle modifiche.
- Gestione dei rischi - Descrivi come i rischi verranno segnalati, monitorati e valutati, comprese le modalità di presentazione e i responsabili della loro gestione.
- Gestione del personale - Questa sezione elenca i requisiti del programma per il personale, comprese le risorse specifiche e i tempi in cui sono necessarie, oltre alla formazione. Descrive le modalità di gestione del personale per la durata del programma.
- Gestione degli stakeholder - Utilizza questa sezione per identificare gli stakeholder e le strategie per gestirli, compreso chi è responsabile della raccolta e del reporting delle informazioni sugli stakeholder.
- Governance del programma - Descrivi tutti i gruppi dirigenti, l'autorità di cui dispongono e le loro responsabilità all'interno del programma. È possibile includere informazioni sulla frequenza delle riunioni, sulle modalità di presentazione e di gestione delle decisioni in caso di escalation da parte dei gruppi dirigenti, sulle modalità di comunicazione delle decisioni e sulle scadenze delle revisioni dei programmi.
A seconda della complessità di un programma, potrebbe essere necessario creare documenti separati per alcuni dei piani di gestione sopra elencati. Possono quindi essere inclusi nel più ampio piano di gestione del programma. Per rispondere a tutte le tue esigenze, ti proponiamo di seguito una serie di modelli, tutti scaricabili gratuitamente. Smartsheet offre anche modelli con funzioni di collaborazione avanzate per aiutare i responsabili del programma nella pianificazione e nella comunicazione.
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