Che cos'è la gestione del programma?
La gestione del programma si riferisce a come gestire un gruppo di progetti correlati per garantire l'efficienza e l'assegnazione efficace delle risorse. L'obiettivo finale della gestione del programma è garantire che tutti i progetti procedano insieme per raggiungere un obiettivo dell'organizzazione condiviso.
Alcune organizzazioni potrebbero utilizzare un ufficio di gestione del programma (PgMO) per aiutare a coordinare i programmi dell'organizzazione. (Nota: molte organizzazioni utilizzano l'acronimo PMO, anche se può causare confusione con l'acronimo standard di ufficio per la gestione dei progetti. A scopo di chiarezza in questo articolo, utilizzeremo l'acronimo PgMO.) Eppure, molte organizzazioni non hanno un PgMO designato: in questi casi, i project manager possono agire direttamente come program manager per aiutare a portare avanti un programma, o agire all'interno di reparti specifici di un'organizzazione e riferire al responsabile del reparto. L'organizzazione può anche assegnare questi project manager a lavorare con i program manager sui programmi che hanno bisogno delle loro competenze.
Gestione del programma vs. Gestione dei progetti
La gestione del progetto serve a supervisionare il lavoro su un singolo progetto con obiettivo e data di fine specifici, mentre la gestione del programma guida il lavoro su una serie di progetti correlati. In generale, un programma è più incentrato su obiettivi più ampi e più strategici di un'azienda.
A differenza di un progetto, un programma potrebbe non avere una data di fine identificata. In alternativa, la data di fine di un programma potrebbe essere nell'ordine di anni.
I program manager supervisioneranno generalmente e guideranno il lavoro dei project manager. Un program manager si concentra inoltre sulle entrate aziendali a lungo termine e interagisce di più con la leadership aziendale superiore. Per saperne di più sui ruoli e sulle responsabilità di un program manager.
"I CEO ti diranno che i program manager di alto livello sono molto richiesti. Ucciderebbero per avere una persona forte che ricopra quel ruolo in azienda", dichiara Dr. James T. Brown, ex direttore delegato dei sistemi logistici per la NASA presso il Kennedy Space Center e autore di un interessante libro dal titolo The Handbook of Program Management: How to Facilitate Project Success with Optimal Program Management. "E la gestione del programma è molto più artistica della scienza. Non mi importa quanti processi sono inclusi in un ruolo: se non entra in gioco la maestria del program manager, nel far andare le cose come dovrebbero, il successo non arriverà."
Gli esperti dicono anche che un program manager deve tenere il naso fuori dalla maggior parte dei progetti. "I program manager non devono gestire i progetti e devono lasciare la gestione dei progetti ai project manager", afferma Janis Strathern nel suo popolare post sul blog di LinkedIn. "I project manager hanno bisogno di direzione e circostanze chiare [dai loro program manager]. Ciò consente loro di avere successo nel soddisfare le attività immediate, le tempistiche e gli obiettivi del progetto."
Dan Friedmann, un program, project e product manager che ha scritto ampiamente sulla gestione del programma e dei progetti, pensa ai program manager come a "meta-project manager". In questo modello, un singolo programma potrebbe avere fino a 10 progetti correlati aggregati al suo interno. "Il program manager si occupa delle risorse e dei piani per tutti i progetti e ha la responsabilità di spostare denaro, persone o tempo da un progetto all'altro se necessario", afferma.
Gestione del programma vs. Gestione del portafoglio
La gestione del portafoglio (spesso detta gestione del portafoglio dei prodotti o PPM) prevede una mentalità ancora più aperta rispetto alla gestione del programma. Mentre la gestione del programma guida più progetti per adattarli agli obiettivi di un'azienda, la PPM si concentra sull'accettazione e la priorizzazione dei progetti giusti.
La PPM analizza se progetti e programmi sono allineati e forniscono valore reale all'organizzazione. Nella PPM, si analizzano anche progetti e programmi proposti e si rifiutano quelli che non apporteranno abbastanza valore all'organizzazione.
Puoi saperne di più sulla gestione del portafoglio di progetti, con una spiegazione delle sue fasi e i suoi vantaggi strategici per un'organizzazione.
Gestione del programma vs. PgMO
Molte organizzazioni, soprattutto quelle più grandi, hanno un ufficio di gestione del programma (PgMO) che aiuta a guidare i progetti e i programmi e fornisce loro risorse importanti. Detto questo, è comunque possibile aumentare l'attività di gestione del programma senza un PgMO.
Quando le organizzazioni non dispongono di un PgMO, i program manager devono lavorare più duramente per assicurarsi di utilizzare le best practice per guidare il programma e i progetti che potrebbero farne parte. Puoi saperne di più su cosa fa un ufficio di gestione del programma e su come crearne uno per la tua organizzazione.
Un'entità ancora più strategica all'interno di alcune organizzazioni è un ufficio di gestione del programma aziendale (EPMO). Questo ufficio si concentra sull'allineamento della gestione di tutti i progetti, i programmi e del portfolio con obiettivi gli strategici di un'azienda a lungo termine. Puoi saperne di più su cosa fa un EPMO e su altri concetti di base della gestione del programma aziendale.
Gestione del programma vs. Gestione del prodotto
La gestione del prodotto si concentra sullo sviluppo di un nuovo prodotto per un'azienda. Mentre la gestione del programma si concentra sulla guida di un programma (e può includere un team di sviluppo del prodotto), lo sviluppo di prodotti è spesso l'iniziativa stessa.
In generale, un product manager responsabile della gestione dei prodotti avrà un focus molto più limitato di un program manager che è responsabile della gestione del programma.
Gestione del programma vs. Gestione del lavoro
La gestione del programma comporta la gestione di più progetti che fanno parte di un programma più ampio. Nella gestione del lavoro, i dipendenti analizzano e coordinano i flussi di lavoro per migliorare il modo in cui lavorano e aumentano l'efficienza.
Le organizzazioni utilizzano spesso un software di gestione del lavoro per coordinare e gestire i propri processi lavorativi.
Fasi della gestione del programma
Gli esperti considerano la gestione dei programmi come composta da tre passaggi principali o fasi: definizione del programma, consegna dei vantaggi del programma e chiusura del programma. Puoi saperne di più su queste tre fasi e sulle sotto fasi correlate nella nostra guida al ciclo di vita del programma.
Componenti importanti della gestione del programma
Gli esperti raccomandano ai program manager di considerare la creazione e l'utilizzo di diversi componenti o piani che possono aiutarli a gestire un programma. Questi componenti e piani possono aiutare a guidare il programma e a garantire che si muova nella giusta direzione.
Ecco diversi componenti importanti:
- Piano di gestione del programma: un piano di gestione del programma è il manuale completo per l'intero programma. Nel piano, elenca gli obiettivi e i componenti del programma e tutti i progetti che ne fanno parte, nonché i membri del team responsabili di ogni progetto. Quindi, delinea le tempistiche del programma e i risultati. Il più completo è un piano di gestione del programma, più è utile per coloro che lavorano ai progetti e al programma nel suo insieme. Il piano di gestione del programma sarà un documento vivo e di ampio respiro; il program manager e altri lo aggiornano secondo necessità. Puoi esaminare e scaricare un modello di piano di gestione del programma o una serie di altri modelli utili nella gestione del programma.
- Atto dell'ufficio di gestione del programma: non tutti gli enti avranno un PgMO. Ma, se da te c'è, è fondamentale avere un atto PgMO che stabilisca l'ambito, gli obiettivi e il budget del PgMO. Questo documento può anche promuovere la discussione e la collaborazione dei membri del team. Soprattutto, definisce i pilastri chiave del programma in modo da poter controllare i progetti futuri rispetto a essi per assicurarsi che siano allineati ed efficaci.
- Piano di governance del programma: in questo semplice documento, identifica chi è responsabile della governance e della gestione del programma. Dovresti anche spiegare in termini generali il piano per la gestione e la revisione del programma.
- Piano di comunicazione del programma: questo piano può includere comunicazioni interne (esigenze informatiche, contenuti o assegnazioni grafiche, ecc.), nonché messaggistica esterna. Questi messaggi potrebbero essere semplicemente per i clienti o le parti interessate, ma potrebbero anche includere comunicati stampa, comunicazioni per i media, newsletter e campagne di marketing. Un program manager deve identificare e pianificare tutti i flussi di comunicazione necessari, internamente ed esternamente.
- Analisi delle parti interessate del programma: utilizza questo documento per tenere traccia di tutte le parti interessate, nonché di ciò che devono sapere e quando. Questo documento è solitamente una checklist che elenca tutte le potenziali parti interessate, incluse quelle interne, ad es. i responsabili dell'organizzazione più alti in grado, i manager informatici, i servizi ai clienti servizi e altri membri del team. È inoltre necessario includere parti interessate esterne, come clienti, fornitori, appaltatori e media del settore. In generale, il program manager utilizzerà un'analisi delle parti interessate del programma; probabilmente la tua organizzazione non la condividerà esternamente. Tuttavia, è uno strumento di pianificazione valido per garantire che le parti interessate ricevano le comunicazioni nella forma e con la frequenza di cui hanno bisogno.
- Strumento di tracciamento dei problemi: dovrebbe consistere in un file condiviso o in un insieme di file in cui chiunque sia coinvolto in un pezzo del programma possa registrare un problema, condividere un ostacolo, apportare un aggiornamento, porre una domanda o perfezionare un'attività. Se la tua azienda ha già uno strumento per il tracciamento delle attività o dei problemi, potresti adattarlo per questo utilizzo. Ma può anche essere utile crearne uno specifico per il programma. I team di progetto possono quindi sapere di avere uno strumento di tracciamento per tutti i pezzi del programma.
Processo di gestione del programma
Un processo di gestione del programma è il sistema che i leader del programma utilizzano per creare e gestire un programma. Come già detto, un programma si divide generalmente in tre fasi: definizione, consegna dei vantaggi e chiusura.
Esempi di gestione del programma
Molte organizzazioni utilizzano la gestione del programma per dare priorità al lavoro più importante. Una gestione del programma valida è particolarmente importante nelle organizzazioni con prodotti o sistemi complicati.
Nelle sezioni seguenti troverai esempi di gestione del programma in diversi reparti.
Gestione programmi in ambito software o tecnologico
Un'azienda software potrebbe lavorare su un gruppo di aggiornamenti su una popolare piattaforma di mappatura. Questi aggiornamenti potrebbero includere più sedi, capacità più sofisticate per localizzare e mappare aree remote e direzioni che includono strade per pianificare viaggi complessi.
I vari project manager supervisionano il lavoro su ciascuno dei nuovi aggiornamenti o componenti. Ogni project manager avrebbe un gruppo di membri del team che lo aiutano con il progetto.
Un program manager sarà responsabile della supervisione dei progressi e del successo di ogni progetto.
Gestione dei programmi in sistemi tecnologici o scientifici di grandi dimensioni
La gestione del programma è importante anche per i sistemi tecnologici e scientifici di grandi dimensioni e complessi. Gli allunamenti della NASA negli anni '60 sono famosi esempi di un'organizzazione che utilizza pratiche di gestione del programma fondamentali per garantire il successo.
Friedmann descrive il lavoro sull'Hubble Space Telescope per la NASA, che ha scritto il codice di uno dei computer di bordo che gestisce il pacchetto di carico utile del telescopio.
"Questo", afferma, "era solo uno dei molti progetti che venivano portati avanti allo stesso tempo, essendo gestito non solo dai nostri singoli project manager, ma da un program manager. Questo program manager non partecipava ai progetti, ma dedicava il suo tempo a coordinare e pianificare tutti i progetti."
Utilizzo della gestione del programma per stabilire gli obiettivi e misurare il successo
Una gestione dei programmi valida aiuta i project manager a stabilire obiettivi chiari per il lavoro del progetto, stabilire obiettivi chiari per l'intero programma e stabilire e monitorare i parametri sui progressi del programma.
Puoi saperne di più sull'utilizzo di parametri e indicatori chiave di prestazione nella gestione del programma nella nostra guida.
Una buona gestione del programma garantisce inoltre che:
- Il program manager sia accessibile per i project manager e per tutti i membri del team, ma senza microgestire nessuno.
- I progetti vengano completati nel rispetto di tempi e budget, e che project manager e membri del team identifichino le efficienze nel portare avanti i progetti.
- I progetti che non procedono bene o non procedono affatto siano sono ridimensionati o eliminati, se necessario.
- Tutti i progetti e il programma complessivo siano allineati agli obiettivi strategici dell'organizzazione
Brown afferma che "un buon program manager è un buon mentore e sviluppatore del suo team, che rivede continuamente i processi per garantire impatto massimo e, cosa più importante, che si dedica a pensare a tutto questo in modo strategico".
Che cos'è la gestione strategica del programma?
Essendo intrinsecamente strategica, non esiste una distinzione ufficiale tra la gestione del programma e la cosiddetta gestione strategica dei progetti.
Il futuro della gestione del programma
Le aziende continueranno ad avere bisogno di program manager forti man mano che gestiscono una vasta gamma di progetti e programmi. I program manager futuri avranno bisogno di competenze ancora più visionarie, per aiutare a portare avanti il lavoro in linea con gli obiettivi a lungo termine dell'azienda.
Inoltre, poiché le aziende utilizzano sempre più metodologie Agile per gestire i progetti, avranno bisogno di manager che comprendano come utilizzare i principi Agile nella gestione del programma.
Ma, secondo Brown, la gestione dei programmi non deve essere complessa. Una buona gestione dei programmi è semplicemente "senso comune organizzato su misura al contesto di un'azienda". I programmi di tutte le dimensioni avranno bisogno di leader visionari.
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