Cos'è la gestione dei progetti?
Come definito nel Project Management Book of Knowledge (PMBOK), il project management è "l'applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche alle attività di progetto per soddisfare i requisiti del progetto." In questa definizione, la gestione del progetto prevede cinque fasi: concezione e avvio, pianificazione, esecuzione, performance/monitoraggio e chiusura del progetto. Queste attività si applicano a un progetto, che è un'attività temporanea con una data di inizio e di fine specifica.
Chi è un Project Manager?
Mentre le funzioni di un project manager (PM) possono variare in base all'organizzazione e al progetto, è possibile caratterizzare il ruolo come l'esecuzione delle cinque fasi del ciclo di vita della gestione (definite sopra).
Per raggiungere gli obiettivi di queste fasi, i project manager stabiliscono gli obiettivi all'inizio di un progetto e organizzano il loro team per definire i deliverable e suddividere le attività. Gestiscono il team durante tutto il progetto per garantire che gli obiettivi siano raggiunti e che i membri del team e gli stakeholder siano tenuti informati e soddisfatti. I project manager devono essere in grado di adattarsi alle circostanze mutevoli, prevedere e mitigare gli ostacoli al successo e concludere il progetto in modo che, se necessario, il prossimo manager possa riprendere e continuare le attività a riguardo.
I project manager affinano le loro competenze attraverso una varietà di metodi, tra cui la qualificazione come Project Management Professional (PMP) attraverso il Project Management Institute (PMI) e aumentando le proprie competenze con altri corsi, blog e libri.
Tuttavia, nei loro sforzi quotidiani, c'è una cosa a cui i moderni project manager si affidano: il software. Una buona piattaforma di gestione dei progetti può aiutare a creare trasparenza, consentire ai team a distanza di collaborare e generare facilmente grafici per l'analisi e il reporting.
Che cos'è il project management Agile?
Nello sviluppo di software, in particolare, la gestione tradizionale dei progetti è stata sostenuta da nuove metodologie come Agile, che si concentra sulla consegna continua di prodotti funzionanti ai clienti. Agile ha le sue origini nelle metodologie Lean sviluppate in Giappone negli anni '40 per ridurre gli sprechi, ma è stato proposto per la prima volta come metodo di sviluppo software nel 2001 con il Manifesto Agile. Oggi la gestione Agile è un termine generico e sono emerse diverse metodologie derivate. Le due sotto-metodologie più importanti sono Scrum, che sottolinea il lavoro pianificato in brevi sprint, e Kanban, che mette in evidenza un piccolo flusso di elementi di lavoro che si traducono in rilasci continui di deliverable.
I rilasci continui (resi possibili da sprint di lavoro iterativi) forniscono frequenti consegne di prodotti funzionanti al cliente. A loro volta, questi frequenti rilasci di prodotti, con le revisioni dei clienti, consentono ai team di far emergere le deviazioni dai requisiti e altri problemi all'inizio del processo di sviluppo, il che può aiutare a evitare sforamenti di costi o risorse.
Perché scegliere Agile?
I metodi di sviluppo Agile offrono diversi vantaggi, tra cui:
- I metodi di sviluppo Agile offrono costi inferiori perché i problemi vengono rilevati e corretti man mano che il prodotto si sviluppa.
- I clienti sono coinvolti durante lo sviluppo, il che aiuta a garantire che un deliverable soddisfi le specifiche e aumenti la soddisfazione del risultato finale.
- Pacchetti di sviluppo più piccoli significano valutazioni più facili, modifiche più rapide e consegna più rapida di prodotti praticabili.
- Il metodo promuove la trasparenza attraverso riunioni di team giornaliere e settimanali, l'enfasi sulla comunicazione faccia a faccia e l'uso di strumenti di comunicazione in tempo reale, come i dashboard.
Cos'è Scrum?
Scrum è un quadro di gestione all'interno della metodologia Agile. Scrum sostiene lo sviluppo incrementale del prodotto all'interno di iterazioni chiamate sprint (periodi di lavoro che durano da una a due settimane e mai più lunghi di 30 giorni). In Scrum, il lavoro inizia spesso con le user story, che esprimono un semplice caso d'uso nel formato prescritto: come [utente], voglio [obiettivo], in modo da [ricevere un beneficio]. Le user story vengono raccolte in backlog e vengono quindi messe in priorità negli sprint. Prima di creare uno sprint, i team Scrum (composti da circa sette persone con ruoli interfunzionali) stimano quanto tempo ci vorrà per finire gli elementi. Durante lo sprint, le riunioni giornaliere di stand up favoriscono una maggiore comunicazione all'interno del team.
Brevi periodi di lavoro consentono ai team di ricevere feedback frequenti (il che promuove un prodotto più utilizzabile) e le riunioni retrospettive post-sprint forniscono l'opportunità di inviare suggerimenti per miglioramenti.
I framework Scrum e Kanban all'interno di Agile offrono anche due varianti aggiuntive (chiamate anche metodologie miste): la pianificazione in stile Kanplan , ossia Kanban per i team con un flusso di lavoro continuo (come le organizzazioni di servizi che desiderano lavorare con la pianificazione del backlog); e Scrumban, che offre sprint fissi con particolare attenzione al work in progress (WIP).
Jira di Atlassian per il project management
Un programma popolare di gestione dei progetti è Jira di Atlassian. La ricercatrice tecnica di project management Eileen O'Loughlin di Software Advice afferma: "Jira è un ottimo esempio di uno strumento che si trovava nel posto giusto al momento giusto. Quindici anni fa non c'erano così tanti strumenti sul mercato progettati per i team Agile. Di conseguenza, è diventato il prodotto ideale per i team che seguono flussi di lavoro non tradizionali e non a cascata."
Ultimamente, Jira ha anche guadagnato un seguito al di fuori della comunità di sviluppo. "Il miglior esempio è Jessica Alba, attrice e fondatrice di Honest Company, che ha notoriamente commentato di non sapere come scrivere codice, ma sapeva come aprire un ticket in Jira", aggiunge O'Loughlin.
Nelle sezioni seguenti esploreremo i vantaggi, i casi d'uso e le funzionalità di Jira e ti mostreremo come impostare un progetto.
Vantaggi di Jira
Jira offre vantaggi per i team co-localizzati e remoti. Con un'area di lavoro efficiente e una maggiore visibilità sullo stato del progetto, puoi facilmente anticipare i problemi di scadenza. Tutte le informazioni di cui l'intero team ha bisogno, comprese le milestone, gli aggiornamenti e i promemoria, sono disponibili in un unico posto.
Gran parte della potenza di Jira si fonda sui flussi di lavoro configurabili, che offrono transizioni, convalide e notifiche personalizzabili per perfezionare il processo di sviluppo.
Questo ambiente di lavoro efficiente sfrutta API REST e Java e oltre 1.300 plug-in che forniscono funzionalità avanzate. È possibile collegare il monitoraggio dei problemi Jira agli ambienti di creazione e test BitBucket e GitHub ed eseguire ricerche concrete per gli utenti e le caratteristiche dei problemi tramite Jira Query Language (JQL). Jira mantiene tutti i dati in un unico posto, così da fornire prove di audit di conformità e consentire analisi statistiche attraverso diagrammi e report personalizzabili e preconfezionati.
Uno dei fattori più importanti della fattibilità di Jira per la gestione dei progetti è che il programma è stato sviluppato con i seguenti principi Agile:
- Individui e interazioni anziché processi e strumenti
- Software funzionante anziché documentazione completa
- Collaborazione col cliente anziché negoziazione di contratti
- Capacità di rispondere al cambiamento anziché conformità a un piano
Jira funziona bene per i progetti di sviluppo Agile per molti motivi, tra cui la possibilità di creare schede Kanban e Scrum con capacità di pianificazione degli sprint e di stima dei tempi di emissione. Gli utenti raccomandano spesso i diagrammi di burndown e i diagrammi di flusso cumulativo con generazione semplice. Puoi utilizzare flussi di lavoro pronti o personalizzare le tue schede Jira. Inoltre, è possibile personalizzare i campi e gli schermi utilizzati per l'acquisizione e il monitoraggio dei problemi.
In Agile, il backlog è l'elenco delle attività necessarie per completare un progetto e sostituisce documenti di requisiti formali più lunghi. Gli elementi di backlog sono brevi e possono essere scritti da un punto di vista tecnico o da un punto di vista dell'utente (come user story). La gestione di un backlog si definisce backlog grooming. In Jira, la funzionalità di trascinamento della selezione rende semplice l'organizzazione del backlog ed è possibile applicare filtri per evidenziare problemi e attributi chiave.
I pannelli di controllo Jira consentono ai membri del team e agli stakeholder di visualizzare lo stato aggiornato di un progetto. Con le impostazioni di sicurezza a livello di campo, puoi condividere i dashboard mantenendo il controllo su chi vede cosa. Utilizza l'app mobile di Jira per Android e iOS per monitorare e aggiornare gli elementi di lavoro in movimento e collaborare utilizzando HipChat di Atlassian. In Jira sono anche possibili panoramiche di livello aziendale con il componente aggiuntivo Portfolio Management, che consente di visualizzare il quadro generale delle attività e delle risorse tra i progetti.
Eugene Brodsky, responsabile dello sviluppo di SaferVPN, afferma: "La cosa buona dell'utilizzo di Jira per la gestione dei progetti è che si integra facilmente su più piattaforme aziendali. Inoltre, Jira prende il posto di altri quattro o cinque prodotti standalone, il che lo rende adatto alle grandi organizzazioni con molti livelli e parti in movimento interconnesse."
Sarah Meerschaert è project manager certificata PMP con esperienza nello sviluppo hardware e software e con team Agile. È anche un utente Jira. "È un ottimo strumento per gestire più team che lavorano su più progetti", afferma. "È fantastico anche per creare trasparenza: ogni ora può essere accuratamente monitorata e rappresentata in grafici visivi di facile comprensione. L'aspetto negativo è il costo."
Quanto costa Jira?
Atlassian offre una prova gratuita di 7 giorni della versione basata su cloud. Se scegli di accettare e iscriverti, è disponibile una scala di prescrizione graduata, a seconda delle dimensioni del tuo team:
Chi dovrebbe utilizzare Jira?
La potenza e la flessibilità di Jira lo rendono un'opzione ideale non solo per i team di sviluppo software, ma anche per una varietà di ruoli all'interno di aziende tecnologiche e di altro tipo, come le società finanziarie e anche le piccole imprese. Ad esempio, la capacità di tracciamento dei problemi di Jira consente ai team di redazione di assegnare il lavoro a scrittori e grafici dello stesso progetto, offrendo allo stesso tempo ai manager e ai funzionari dirigenziali la visibilità sullo stato del lavoro.
Plug-in e casi d'uso di Jira per la gestione dei progetti
È possibile estendere le funzionalità di Jira utilizzando i plug-in. I plug-in offrono una serie di funzioni, tra cui i timesheet, la possibilità di vedere chi altro sta esaminando lo stesso problema e la possibilità di scrivere un elenco di elementi di lavoro in un editor esterno e di far creare a Jira un problema per ciascuno di essi. Alcuni plugin sono gratuiti e molti sono disponibili su Atlassian Marketplace.
Sebbene Jira sia stato inizialmente progettato per il monitoraggio di bug e problemi, è possibile utilizzare i plug-in per espandere la funzionalità a una serie di altri ruoli aziendali:
-
Marketing: la singola capacità di approvvigionamento significa che è possibile inviare più direzioni a diversi membri del team da un unico progetto.
-
Conformità: i flussi di lavoro e l'archiviazione dei dati forniscono una traccia di audit per le organizzazioni regolamentate.
-
Lavoro a distanza: scadenze, note, flussi di lavoro e altro ancora sono tutti disponibili in un unico hub centrale basato sul cloud.
-
Sviluppo mobile: utilizza un progetto con componenti suddivisi per ogni variante.
-
Gestione del prodotto: Jira aumenta la soddisfazione dei clienti aprendo un dialogo tra i team di sviluppo e gli utenti, ad esempio consentendo agli utenti di registrare bug e suggerimenti.
-
DevOps: le schermate, i diagrammi e i report e i dashboard personalizzabili di Jira forniscono una visione aggiornata dello stato del lavoro.
-
Supporto: Jira può fungere da portale di helpdesk, dove gli utenti possono inviare ticket e ricevere aggiornamenti sulla risoluzione.
Nonostante il modo in cui i plugin aumentano la versatilità di Jira, O'Loughlin avverte che può essere laborioso rendere Jira adatto alle proprie esigenze. "Un pro e al contempo un contro di Jira è che rimane uno strumento specializzato di monitoraggio di attività, problemi e progetti. Se desideri funzionalità al di fuori di questo, dovrai utilizzare componenti aggiuntivi dal marketplace Atlassian o acquistare uno strumento aggiuntivo", afferma. "Trascorrerai molto tempo a configurare la soluzione per soddisfare le tue esigenze. Ad esempio, se desideri utilizzare Jira Software come piattaforma ALM, probabilmente dovrai integrare Jira con Confluence, HipChat e un componente aggiuntivo per la gestione del portafoglio."
Best practice per la gestione dei progetti Jira
Come piattaforma in fase di maturazione, Jira ha accumulato una serie di best practice. Eccone alcune, raggruppate per categoria:
Impostazione di un progetto:
- all'avvio di un progetto, scegli il modello classico di Jira per eliminare gli schemi pronti che potrebbero limitare le funzionalità in seguito. Jira Classic utilizza gli schemi predefiniti di Jira, che puoi personalizzare per soddisfare al meglio le tue esigenze.
- Stabilisci la priorità di ogni elemento di lavoro in modo che il team sappia quali elementi richiedono attenzione immediata e aggiungi le date di scadenza ai problemi in modo che gli assegnatari possano dare priorità alle cose da fare.
- Ricorda che puoi ottenere ulteriore potere organizzativo collegando due problemi. In questo modo puoi superare il problema di come gestire le attività secondarie che richiedono più sprint per essere completate.
Ruoli
- Vale la pena includere più membri del team nel ruolo di amministratori di Jira e come amministratori di Agile e di Confluence. In questo modo si garantisce che tutte le funzionalità siano accessibili, anche se un membro del team non è disponibile.
- Nei progetti, includi sempre il gruppo Jira Administrators nel ruolo Amministratore. In questo modo l'amministratore potrà assistere in casi di problemi imprevisti, modifiche o funzioni che si creano.
- Assicurati che tutti gli utenti Jira con accesso al tuo progetto comprendano le funzionalità del loro ruolo e come massimizzare la tua configurazione.
Comunicazione
- Incoraggia il tuo team ad aggiungere immagini del profilo in Jira. Le immagini possono essere particolarmente utili per i team remoti.
- Ogni progetto Jira include uno spazio di Confluence. Usalo per discutere di elementi generali sul tuo team e progetto, quindi collegalo ad altri contenuti per discussioni approfondite.
- Per il reporting, prendi in considerazione le schede Kanban e Scrum in Jira, oltre ai dashboard Jira personalizzati, ai report programmati via e-mail e agli script per i siti Confluence.
- Utilizzando "@[utente]" nel campo descrizione o commenti di un problema, puoi inviare notifiche agli utenti Jira al di fuori della comunicazione regolare del tuo team su problemi e discussioni.
- Per chiedere agli utenti di eseguire un'attività, come l'aggiunta di commenti o la registrazione dei tempi, imposta le schermate di transizione nel flusso di lavoro.
- Contrassegna gli elementi finiti come completati in modo che la storia possa essere inoltrata a sprint futuri.
- Rimuovi regolarmente gli utenti che non hanno più bisogno dell'accesso a Jira e riassegna eventuali problemi. Gli amministratori di Jira possono rimuoverli da qualsiasi autorizzazione, eliminare il nome utente dai gruppi e disattivarlo.
Flussi di lavoro
I flussi di lavoro spingono gli elementi di lavoro attraverso il sistema Jira. I flussi di lavoro Jira offrono potenza e flessibilità attraverso la personalizzazione di schemi e condizioni del flusso di lavoro, validatori, funzioni di post e altre proprietà. Puoi ottenere il massimo dai flussi di lavoro assicurandoti che siano semplificati e adatti alle esigenze del tuo progetto e che il diagramma finale del flusso di lavoro a cui gli utenti faranno riferimento sia ordinato ed efficace. Per ulteriori informazioni, leggi "Come creare un flusso di lavoro Jira che funzioni per te."
Inoltre, l'utente Jira Eugene Brodsky, responsabile dello sviluppo di SaferVPN, consiglia di utilizzare gli strumenti di analisi in anticipo e di frequente. Gli strumenti di analisi possono aiutare gli sviluppatori a comunicare e a tenere traccia dei dipendenti, anche tra più progetti.
Sarah Meerschaert, PMP, consiglia: "Mantieni sempre il tuo backlog aggiornato e ben curato. Considera attentamente quali metriche tu e gli stakeholder del progetto troverete più utili e struttura di conseguenza il progetto in modo da raccogliere questi dati."
Come utilizzare Jira per la gestione dei progetti
In questo tutorial sulla gestione dei progetti di Jira, creeremo un progetto e lo configureremo in modo da poter monitorare l'avanzamento dello sviluppo della nostra app. Ai fini di questo tutorial, utilizzeremo Jira Cloud con una bacheca Scrum.
Creare un progetto Jira
-
In Jira, in Progetti, fai clic su Crea progetto.
-
Seleziona il tipo di progetto che desideri. Per il nostro tutorial, fai clic su Sviluppo software Scrum. Fai clic su Avanti.
-
Jira visualizza il flusso di lavoro predefinito e i problemi disponibili con la selezione. Fai clic su Avanti.
-
Digita un nome per il progetto.
-
La chiave è un'abbreviazione che viene utilizzata come prefisso per i problemi man mano che vengono creati e numerati. Jira può suggerire una chiave in base al nome inserito. Puoi anche modificarla. Fai clic su Invia. Il progetto viene creato.
Configurare un progetto Jira
-
Fai clic su Impostazioni progetto.
-
Fai clic su Riepilogo. Vengono visualizzati tutti gli elementi configurabili per gli elementi di lavoro di un progetto.
-
Tipi di problema: è possibile aggiungere flussi di lavoro separati a tipi di problemi specifici. Per il nostro tutorial, utilizzeremo lo schema di flusso di lavoro predefinito.
-
Versioni: l'aggiunta di versioni ti aiuta a creare milestone e a organizzare gli elementi. Fai clic su Aggiungi una versione.
-
Componenti: utilizza l'impostazione dei componenti per etichettare i problemi in base alle parti del prodotto a cui appartengono. Per il nostro esempio, aggiungeremo componenti per l'interfaccia utente, il contenuto e il codice. Fai clic su Aggiungi un componente.
-
Flussi di lavoro: è possibile aggiungere un flusso di lavoro personalizzato. Ai fini di questo tutorial, manterremo il flusso di lavoro predefinito.
-
Ruoli: è possibile assegnare ai membri del team alcuni ruoli all'interno del progetto Jira. I ruoli predefiniti includono sviluppatori e amministratori.
-
Schermate: è possibile modificare le schermate del problema. Ai fini di questo tutorial, manterremo le schermate predefinite.
-
Autorizzazioni: con le autorizzazioni, puoi mantenere un controllo dettagliato su ciò che gli utenti possono visualizzare e fare in un progetto Jira. I seguenti sono i tipi di impostazioni disponibili: Progetto, Problema, Votanti e Osservatori, Commenti, Allegati e Monitoraggio del tempo.
-
Campi: Jira elenca i componenti dello schermo e il modo in cui vengono renderizzati per ogni schermata. Puoi modificare i campi, nasconderli o renderne obbligatorio l'uso.
-
Notifiche, impostazioni e strumenti di sviluppo: modifica l'indirizzo e-mail predefinito per il progetto che verrà utilizzato per inviare e-mail. Configura i collegamenti tra il progetto e altri progetti o programmi e configura le connessioni agli strumenti di sviluppo, come BitBucket.
Risorse per la gestione dei progetti oltre Jira
Indipendentemente dal software utilizzato o dalla metodologia di gestione utilizzata, come project manager, vorrai mantenere solide le tue competenze. Ecco alcune risorse che possono aiutare:
- I 10 migliori libri per la gestione dei progetti - Smartsheet
- Learning Agile: Understanding Scrum, XP, Lean, and Kanban
Suggerito da Eileen O'Loughlin di Software Advice:
Suggerito da Sarah Meerschaert, PMP:
- The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization di Peter Senge
- The Goal: A Process of Ongoing Improvement di Eliyahu M. Goldratt
- The Phoenix Project: A Novel about IT, DevOps, and Helping Your Business Win di Gene Kim, Kevin Behr, George Spafford
Un modo più trasparente per gestire i progetti con Jira e Smartsheet
Per coloro che lo utilizzano regolarmente, Jira può essere un ottimo strumento per gestire lo sviluppo di software Agile e i progetti IT. Tuttavia, poiché il programma è stato creato per i team tecnici, quando i progetti interfunzionali richiedono la collaborazione tra stakeholder tecnici e non, possono esserci problemi con la visibilità del lavoro svolto in Jira.
È qui che il connettore Smartsheet for Jira può aiutare. Smartsheet è una piattaforma di gestione del lavoro aziendale che sta modificando radicalmente il modo in cui aziende e team lavorano. L'interfaccia familiare di Smartsheet, progettata per il modo in cui le persone lavorano effettivamente, porta a un'adozione rapida e ampia in tutta l'organizzazione. Collega facilmente i dati di Jira a fogli nuovi o esistenti in Smartsheet e dai agli utenti aziendali una visibilità immediata delle attività del progetto monitorate in Jira.
Gli utenti possono visualizzare, condividere e modificare una serie di problemi legati a Jira e Smartsheet e tutti i dati vengono aggiornati in tempo reale, in entrambi i sistemi. Contattaci di seguito per saperne di più sulla gestione dei progetti con il connettore Smartsheet for Jira.
Migliora la gestione dei progetti Agile con Smartsheet
Dalla semplice gestione delle attività e pianificazione dei progetti, alla complessa gestione delle risorse e del portfolio, Smartsheet ti aiuta a migliorare la collaborazione e ad aumentare la velocità del lavoro, consentendoti di ottenere di più. La piattaforma Smartsheet semplifica la pianificazione, l'acquisizione, la gestione e la creazione di report sul lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il tuo team a essere più efficace e ottenere di più. Crea report sulle metriche chiave e ottieni visibilità in tempo reale sul lavoro mentre accade con report di riepilogo, pannelli di controllo e flussi di lavoro automatizzati creati per mantenere il tuo team connesso e informato. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Prova Smartsheet gratuitamente, oggi.