Cos'è Scrum?
Scrum è una delle metodologie per flusso di lavoro che rientrano nel quadro Agile e promuove l'iterazione, la comunicazione e la risoluzione dei problemi. Scrum viene comunemente applicato soprattutto allo sviluppo software, anche se molti altri settori stanno adottando questo stile di gestione dei progetti.
In Scrum, il lavoro è suddiviso in "user story" o "story", una breve descrizione di un nuovo prodotto o aggiornamento di una funzione che di solito viene scritta dal punto di vista dell'utente. Una user story dovrebbe comunicare l'intenzione dell'attività (cioè il problema che sta risolvendo) piuttosto che l'attività stessa, in modo che i membri del team possano tenere a mente l'ambito totale del progetto man mano che completano il lavoro. Una volta definite le user story, il team suddividerà ogni user story in singole attività e assegnerà ogni sottoattività a un singolo membro del team, che sarà responsabile del completamento entro la fine di un periodo di lavoro di durata fissa, chiamato sprint.
Gli sprint durano solitamente da due a quattro settimane e i membri del team lavorano rapidamente per portare a termine l'artività in quel momento prima di riunirsi come team e pianificare il prossimo sprint. Indipendentemente dalla durata di ogni sprint, i team Scrum organizzano meeting Scrum quotidiani, in cui tutti i membri del team riportano i loro progressi e identificano eventuali ostacoli. Alla fine di ogni sprint, i team Scrum organizzano una retrospettiva sullo sprint per rivedere i propri progressi e apportare miglioramenti nella preparazione dello sprint successivo. Scrum può aiutare i team a diventare più organizzati ed efficienti aumentando la comunicazione, la responsabilizzazione e il feedback tra i membri del team. Per ulteriori informazioni sull'implementazione di Scrum, consulta la nostra risorsa Scrum Methodology for Efficient Project Management (La metodologia Scrum per una gestione efficiente dei progetti).
Il team Scrum è il fulcro di qualsiasi metodo Scrum efficace. I ruoli includono il proprietario del prodotto, lo Scrum master e il team di sviluppo, ciascuno dei quali deve anche incarnare i cinque valori fondamentali di Scrum: impegno, coraggio, apertura, attenzione e rispetto. La creazione di un team Scrum forte ti aiuterà a pianificare, eseguire e rivedere gli sprint in un modo organizzato e, in definitiva, essere più produttivo. Per una ripartizione dettagliata dei ruoli e delle responsabilità Scrum e per scoprire come costruire un team Scrum di successo, consulta questo articolo.
Prima di impegnarti in Scrum, tuttavia, dovresti comprenderne i limiti. I progetti in Scrum spesso subiscono modifiche al budget e all'ambito, quindi è importante comunicare in anticipo questa fluttuazione con i clienti per definire le aspettative. Inoltre, la filosofia Scrum può essere in conflitto con una tipica struttura aziendale, quindi può essere utile introdurre i principi nel tempo per ridurre al minimo le interruzioni. Scrum funziona meglio se l'intero team si trova nello stesso luogo. Sebbene i team da remoto possano certamente implementare Scrum, è necessario essere ben formati su Scrum e comunicare quotidianamente per avere successo. Altre metodologie Agile, come Kanban e Scrumban (un mix di Scrum e Kanban), potrebbero ridurre al minimo gli effetti di queste limitazioni. Puoi leggere il nostro confronto completo per un'analisi esaustiva di diverse metodologie Agile e ibride.
Che cos'è una bacheca Scrum?
Una bacheca Scrum è una rappresentazione visiva del lavoro da svolgere. La maggior parte dei team Scrum utilizza una bacheca Scrum per isolare e organizzare le attività, assegnare attività specifiche ai membri del team e monitorare ogni attività attraverso il suo ciclo di vita.
Una bacheca Scrum include sempre colonne per Storia, Da fare, Lavori in corso e Fatto. I team che desiderano maggiori dettagli sullo stato di un'attività possono aggiungere ulteriori colonne, come Non iniziato, Specified, Expedite o To Verify. Indipendentemente dalle colonne scelte, è importante definire chiaramente "fatto" per ogni story, dal momento che l'obiettivo è completare ogni story alla fine dello sprint.
I membri del team sono assegnati a un'attività durante la sessione di pianificazione dello sprint e assumono la piena proprietà del lavoro assegnato. All'inizio di ogni sprint, tutte le attività vengono inserite nella colonna più a sinistra e procedono verso destra attraverso le altre colonne mentre si spostano verso il completamento.
Ecco un esempio di come potrebbe apparire una bacheca Scrum nel bel mezzo di uno sprint.
Alla fine di uno sprint, lo Scrum master conduce un'analisi retrospettiva dello sprint per valutare l'avanzamento complessivo: uno sprint è di successo se tutte le user story sono nella colonna "Fatto". La bacheca viene quindi svuotata delle attività completate e precompilata per lo sprint successivo. I team Scrum più esperti valutano anche l'efficienza dello sprint creando un diagramma di burndown dello sprint, che registra le ore previste durante lo sprint rispetto alle ore effettive di lavoro. Un diagramma di burndown aiuta lo Scrum master a identificare l'inefficienza o l'eccesso tra i membri del team e a fare previsioni più accurate sulla larghezza di banda per il futuro. Si tratta di un diagramma simile a quello di burndown rilascio, che esamina le ore lavorate mentre il team approccia al rilascio di un prodotto o di una funzionalità.
L'utilizzo di una bacheca Scrum può aiutare i team a creare flussi di lavoro trasparenti e a migliorare la responsabilizzazione tra i membri del team. Fornendo a ogni membro del team le informazioni sullo stato attuale delle attività, indipendentemente che siano del proprietario del prodotto che degli sviluppatori, i team Scrum possono garantire che nessun elemento venga trascurato e identificano le modifiche necessarie al proprio processo o programma. Una bacheca Scrum da sola non farà sì che il tuo team agisca alla perfezione, ma probabilmente aiuterà a prevenire i colli di bottiglia delle attività e aumentare l'efficienza complessiva.
Se il tuo team decide di implementare Scrum, il primo passo è scegliere se utilizzerai una bacheca Scrum fisica o online. Entrambe hanno i loro vantaggi e svantaggi, ma è importante valutare le esigenze del team prima di impegnarsi con uno dei due stili. Le sezioni seguenti daranno una spiegazione approfondita di come configurare e utilizzare una bacheca Scrum sia fisica che online e come uno strumento online, Smartsheet, può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi Scrum. Quindi forniremo un confronto tra i due tipi di bacheche Scrum.
Bacheche Scrum fisiche
In origine i team Scrum utilizzavano una bacheca Scrum fisica per tenere traccia delle loro storie e ancora oggi molti team la utilizzano. Le bacheche Scrum fisiche funzionano meglio per i team locali e per team piccoli, per i quali gli aggiornamenti manuali non comportano perdite di tempo né causano interruzioni nelle comunicazioni. Se scegli una bacheca Scrum fisica, assicurati di avere strategie di comunicazione aziendali tali che nessuna attività venga trascurata e che lo stato delle attività sia sempre aggiornato. Un modo per farlo è sfruttare il valore della sessione di pianificazione dello sprint e l'analisi retrospettiva, e curando la pianificazione Scrum quotidianamente. Fortunatamente, le bacheche fisiche tendono a promuovere la conversazione frontale, cosa importante perché Scrum si basa su un team coeso che comunica spesso ed è responsabilizzato sul proprio lavoro. Diamo un'occhiata a come impostare una bacheca Scrum fisica.
Passaggio 1: creare la bacheca fisica
- Inizia con una bacheca vuota di grandi dimensioni, ad esempio una bacheca bianca. Assicurati che la tua bacheca sia posta in una posizione centrale e accessibile, in modo che tutti i membri del team possano apportare aggiornamenti.
- Disegna una griglia sulla bacheca. Includi celle sufficienti per il numero di user story che devi completare nel tuo primo sprint.
- Crea le colonne. Come minimo, dovrai inserire le colonne Story, Da fare, Lavori in corso e Fatto.
- A questo punto, la tua bacheca sarà completamente vuota, ad eccezione delle intestazioni delle colonne.
Passaggio 2: creare le user story
- Scrivi ogni storia in verticale nella colonna Story della tua bacheca (ogni story diventa una riga). Ogni story dovrebbe essere di una a due frasi e descrivere il risultato desiderato per la story.
- Le story possono solitamente essere suddivise in serie di attività più piccole. Scrivi ciascuna di queste attività nella colonna Da fare della riga Story. Molti team scrivono queste attività su post-it o altri cartellini, in modo da poterle spostare facilmente nella bacheca Scrum.
- Assegna ogni attività a un membro del team e scrivi il suo nome sull'attività. In genere ogni membro del team viene assegnato a una sola attività e ogni attività ha solitamente un assegnatario. In questo modo, i lavoratori non devono dividere le loro energie tra più attività durante lo sprint: concentrarsi su una singola attività aumenta la probabilità di completarla in tempo.
Passaggio 3: spostare le attività nella bacheca
- Quando inizia lo sprint, i lavoratori spostano l'attività loro assegnata da sinistra a destra sulla bacheca Scrum per indicarne l'avanzamento.
- Quando i lavoratori completano un'attività (e la spostano nella colonna Fatto), tornano alla colonna Da fare e selezionano un'altra attività da lavorare durante lo sprint.
- Alla fine di uno sprint di successo, tutte le singole attività devono essere nella colonna Fatto.
- Ricorda di tenere un'analisi retrospettiva dello sprint per valutare le prestazioni dell'ultimo sprint e migliorare continuamente i tuoi processi.
Ecco alcuni esempi di come potrebbe apparire una bacheca Scrum fisica:
Le bacheche fisiche sono spesso più intuitive di quelle online per i principianti del metodo Scrum, perché una bacheca fisica e scritta a mano può essere più facile da osservare e comprendere. Tieni presente tuttavia che i membri del team devono controllare frequentemente la bacheca Scrum, indipendentemente dal fatto che abbiano aggiornamenti da apportare. Ciò garantisce che tutti siano aggiornati sullo stato complessivo della user story e possano aiutare i membri del team a motivarsi tra loro alla fine di uno sprint. In definitiva, le bacheche Scrum fisiche comunicano lo stato delle attività e altre informazioni sul progetto, costringendo i membri del team a apportare aggiornamenti manuali.
Confronto delle funzionalità: bacheca Scrum fisica vs. online
Non sai se vuoi implementare una bacheca Scrum fisica o online? Ecco un confronto per aiutarti a prendere una decisione.
Nessuna delle due opzioni è la più adatta alla metodologia Scrum in senso assoluto. Invece, la tua bacheca sarà più efficace se scegli la versione che meglio si adatta alle esigenze del tuo team. Ad esempio, se per il tuo team Scrum è una novità e il team opera in un unico luogo, una bacheca fisica potrebbe essere l'opzione migliore per facilitare il flusso di lavoro e promuovere il dialogo tra i lavoratori. Se invece lavori con un team ampio e da remoto e hai bisogno di tenere traccia e rivedere ogni modifica apportata alla bacheca, uno strumento online con funzionalità di cronologia delle modifiche funzionerà meglio. Pertanto, il primo passo nell'implementazione di Scrum è isolare le esigenze, i punti di forza e i punti deboli del tuo team prima di decidere come organizzare e monitorare il lavoro svolto.
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