Che cos'è un piano di miglioramento delle prestazioni?
Un piano di miglioramento delle prestazioni è un' "azione correttiva" per intervenire sulle prestazioni dei dipendenti, non sul comportamento. Un PIP sposta la responsabilità del miglioramento delle prestazioni in modo che sia condivisa tra manager, dipendente e azienda. Detto a volte chiamato piano d'azione per le prestazioni, un PIP è un processo e un documento che comunica le azioni correttive, fornisce risorse e assegna una sequenza temporale dei risultati attesi a un dipendente con prestazioni al di sotto della norma.
I dipendenti che hanno difficoltà a raggiungere uno standard di prestazioni soddisfacente in base alla descrizione del lavoro, agli obiettivi aziendali, ai cambiamenti organizzativi o ad altre iniziative di gestione delle prestazioni sono ritenuti responsabili del PIP. Se le aspettative assegnate nel PIP non vengono raggiunte nella sequenza temporale documentata (ad esempio un periodo di 30/60/90 giorni) e il dipendente non riesce a migliorare le prestazioni lavorative, il PIP indica chiaramente le conseguenze, che comprendono la cessazione del rapporto di lavoro.
Modello di piano di miglioramento delle prestazioni personalizzabile di 30 giorni
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Parlare con i dipendenti delle scarse prestazioni è abbastanza impegnativo. Non lasciare che la creazione di un piano di miglioramento efficace delle prestazioni causi ulteriore stress. Usa questo modello gratuito per creare un PIP di 30 giorni. Personalizza il piano d'azione e la sequenza temporale per adattarli alle esigenze di ciascun dipendente e del tuo piano. Questo modello di foglio di calcolo include tutti gli elementi essenziali di un PIP efficace.
Modello di piano d'azione per il miglioramento delle prestazioni
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Una volta terminata la riunione sul piano di miglioramento delle prestazioni, è tempo di agire. Questo piano d'azione per il miglioramento delle prestazioni è stato progettato come una risorsa indipendente per te e per il dipendente. Utilizzalo per aiutarti a pianificare e organizzare il documento PIP e fornire al tuo dipendente una copia da utilizzare senza dover consultare l'intero documento riservato.
Modello di piano di miglioramento delle prestazioni delle vendite
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Un buon manager delle vendite utilizza il coaching per la gestione delle prestazioni per ottenere costantemente risultati dal suo team. I responsabili delle vendite o i proprietari dell'azienda che hanno bisogno di uno strumento di comunicazione per supervisionare le persone meno brillanti, migliorare la produttività e creare una cultura basata su persone altamente performanti possono utilizzare questo modello per suddividere gli obiettivi di vendita in punti più piccoli e funzionali. Il modello è stato progettato per aiutare te e il venditore a misurare i progressi con indicatori chiave di prestazione (KPI) e seguire con attenzione le attività produttive.
Modello di sequenza temporale del piano di miglioramento delle prestazioni
I piani di miglioramento delle prestazioni coprono periodi di 30, 60 o 90 giorni. Utilizza questo modello personalizzabile di foglio di calcolo per pianificare le attività, le riunioni di avanzamento e la data di fine PIP. Progettalo come piano d'azione settimanale per il dipendente e adotta un approccio proattivo per fornire le risorse giuste per il loro successo. Organizza la sequenza temporale in modo da rispettare gli obiettivi e le aspettative del tuo piano d'azione e ogni fase del PIP, per permettere al dipendente di consultarla senza accedere al documento PIP riservato.
Modello campione di promemoria per il piano di miglioramento delle prestazioni
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Riutilizza questo modello e salvalo come promemoria PDF personalizzato ogni volta che chiudi una riunione PIP. Il documento è stato progettato e formattato come una lettera di riepilogo sul piano di miglioramento delle prestazioni complessivo. Riepiloga ed evidenzia le aree che richiedono miglioramenti per il tuo dipendente, gli obiettivi per il piano, il periodo di tempo, le aspettative e le conseguenze del PIP.
In che modo un PIP si differenzia da un piano di sviluppo delle prestazioni?
La differenza tra un piano di miglioramento delle prestazioni e un piano di sviluppo delle prestazioni (PDP) è l'enfasi sulle aree specifiche in cui il dipendente manifesta lacune nelle prestazioni. Un PIP è un piano dettagliato incentrato sul miglioramento di un dipendente con prestazioni scarse. Al contrario, un PDP è un piano d'azione ampio, spesso parte di una pianificazione annuale o trimestrale continua, che si concentra sullo sviluppo e il miglioramento continuo di tutti i dipendenti, non solo di quelli con prestazioni scarse.
A cosa serve un piano di miglioramento delle prestazioni?
I professionisti HR utilizzano i piani di miglioramento delle prestazioni come avviso formale di prova per soddisfare leggi e normative sul lavoro e spesso li usano anche al di fuori della finestra delle revisioni annuali delle prestazioni per affrontare scarsi rendimenti in tempo reale. In questo contesto, il PIP non è solo più utile di un avviso scritto tradizionale, ma anche una procedura formale per aiutare a indirizzare un dipendente verso il successo e fornire una possibilità di miglioramento in aree specifiche.
Gli obiettivi e i risultati di un PIP variano a seconda di diversi fattori, ma spesso servono a:
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Guidare le riunioni individuali tra manager e dipendente.
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Descrivere le aspettative di prestazione sul posto di lavoro e parlare apertamente al dipendente.
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Comunicare i problemi nelle prestazioni specifiche sul posto di lavoro.
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Stabilire le ragioni delle carenze in termini di prestazioni.
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Stabilire gli obiettivi e controllare i progressi con sessioni di revisione per misurare il successo.
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Indicare a tutte le parti coinvolte le aspettative per azione e miglioramento futuri.
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Avvisare i dipendenti con prestazioni sotto la norma delle conseguenze legate alla mancata correzione delle aree con prestazioni scarse.
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Come documentazione legale per proteggere il datore di lavoro e il manager coinvolti in controversie sul posto di lavoro o cause.
I vantaggi di un PIP
Il vantaggio principale offerto da un piano di miglioramento delle prestazioni è quello di migliorare le prestazioni dei dipendenti. Se si riesce a farlo, si evita il licenziamento delle risorse e i costi associati alla sostituzione dei dipendenti al di sotto di un livello di prestazioni accettabile. Ma ci sono altri vantaggi più sottili per sfruttare efficacemente un PIP: come strumento di comunicazione, un PIP fornisce una documentazione chiara e concisa e stabilisce uno standard di responsabilità che va oltre lo standard scritto per l'azione disciplinare. Se viene utilizzato correttamente e con coerenza per tutti i membri con prestazioni sotto la media, un PIP migliora anche la qualità delle relazioni con la leadership e dimostra l'impegno a coinvolgere i dipendenti a lungo termine.
Quando non utilizzare il PIP
L'utilizzo di un piano di miglioramento delle prestazioni prevede una certa quantità di rischio sia per il datore di lavoro che per il manager. Per i dipendenti, il PIP viene spesso considerato un avviso, che gli comunica che stanno andando incontro a demansionamenti, trasferimenti o al licenziamento. Si pensa comunemente che un PIP sia semplicemente una formalità: nel momento in cui un dipendente viene assegnato nel piano, è già troppo tardi per correggere i problemi di prestazione. La convinzione alla base è che i datori di lavoro che usano questo strumento lo facciano a beneficio della propria azienda e per la documentazione legale, ma che la decisione di interrompere il rapporto lavorativo o perdere il dipendente è già nell'aria.
Come creare un modulo di piano di miglioramento delle prestazioni
Il piano di miglioramento delle prestazioni è un documento riservato progettato per un pubblico interno. Tuttavia, sviluppa e usa il documento presupponendo che potrebbe dover superare un controllo legale in caso di controversie o cause. Riepiloga le informazioni che stai presentando in modo professionale e includi solo i fatti, evita opinioni, espressioni gergali o un linguaggio non curato.
Prima di creare il piano di miglioramento delle prestazioni, prendi in considerazione le seguenti linee guida:
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Parla con il tuo team HR per confermare che sia in atto una politica PIP e identifica quando, dove, come e con chi devi comunicare prima della riunione con il dipendente.
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Monitora le prestazioni del dipendente ed esamina in dettaglio il lavoro che richiede un miglioramento prima della riunione.
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Avvisa il dipendente della riunione per parlare delle sue prestazioni se non hai pianificato una riunione individuale.
Il piano di miglioramento delle prestazioni è un modulo conciso, in genere di uno o due pagine. È un documento riservato che copre gli argomenti principali utilizzando un linguaggio e un tono formale. Stabilisci il contenuto di ogni piano PIP (e il dialogo che genera) in base al motivo per cui è stato scritto e al dipendente sotto esame. Tuttavia, c'è un quadro comune di informazioni da coprire quando si crea un PIP, tra cui le seguenti (ma l'elenco non è esaustivo):
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Partecipanti: includi nomi, posizioni e reparti di tutti i soggetti coinvolti nella riunione e nel processo, compresi il dipendente, il supervisore, la dirigenza e i rappresentanti HR, se applicabile.
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Date: includi la data di creazione del documento, la data della riunione con il dipendente, l'intervallo di date interessato dal problema delle prestazioni incluso nel PIP e le date relative al periodo di tempo coperto dal PIP nelle sezioni del piano d'azione e della sequenza temporale del documento.
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Riepilogo dei problemi: elenca in dettaglio i problemi relativi alle prestazioni dei dipendenti, le discussioni precedenti con i dipendenti relative a tali problemi e il lavoro specifico da migliorare o i problemi da risolvere. Questa sezione include le descrizioni delle aree in cui c'è una discrepanza nelle prestazioni del dipendente che indica scarse prestazioni utilizzando fatti ed esempi. Elenca qualsiasi formazione precedente fornita al dipendente per affrontare queste discrepanze nelle prestazioni.
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Riepilogo degli obiettivi di miglioramento: rivela gli obiettivi del PIP al dipendente e ciò di cui hanno bisogno per raggiungerli. Documenta il risultato desiderato del PIP in termini di prestazioni di lavoro specifiche. Segui il protocollo S.M.A.R.T. per stabilire ogni obiettivo (specifico, misurabile, raggiungibile, rilevante e urgente).
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Risorse e supporto: elenca le risorse che fornisci al dipendente per supportare il miglioramento, tra cui formazione aggiuntiva, materiali e risorse esterne.
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Aspettative e conseguenze: descrivi le aspettative specifiche che hai sul dipendente nel periodo di tempo predeterminato. Documenta e comunica le conseguenze legate al mancato raggiungimento di tali aspettative.
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Piano d'azione con sequenza temporale: includi le azioni specifiche che il dipendente deve implementare per raggiungere gli obiettivi e i dettagli su come misurare questo avanzamento. Il piano d'azione dovrebbe anche includere la sequenza temporale approvata per il periodo di prova del PIP. Includi la data della riunione PIP, la data di inizio ufficiale del piano, la data di fine (la revisione finale del PIP) e le date di qualsiasi riunione programmata per l'analisi dei progressi.
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Firme: aggiungi i nomi e le firme di tutti presenti alla riunione PIP e la data.
Come utilizzare i moduli di piani di miglioramento delle prestazioni
Un piano di miglioramento delle prestazioni ben pianificato e ben scritto è uno strumento prezioso. Includi informazioni che illustrino gli argomenti della conversazione e i miglioramenti specifici delle prestazioni che stai chiedendo al dipendente di realizzare. Chiunque legga il PIP deve essere in grado di comprendere i problemi, le azioni in atto e i risultati desiderati, indipendentemente dal fatto che siano stati presenti alle riunioni o informati in merito alle conversazioni sui problemi delle prestazioni dei dipendenti.
Per garantire un processo PIP coerente ed efficace e raggiungere il risultato desiderato di miglioramento delle prestazioni del dipendente, utilizza una struttura passo-passo per preparare e eseguire il piano.
Fase 1: documenta i problemi di prestazione
Sii proattivo. Osserva e documenta i problemi di prestazione in un periodo di tempo, in modo da avere un quadro completo delle carenze del dipendente.
Fase 2: sviluppa un piano d'azione
Prima di incontrare il dipendente e implementare il PIP, crea il piano d'azione. Un piano d'azione ben preparato è la spina dorsale del PIP e servirà come blueprint per correggere i problemi di prestazione dei dipendenti. Inoltre, preparare n anticipo il piano d'azione offre tempo sufficiente per identificare le risorse necessarie, coordinare le pianificazioni e formulare una sequenza temporale accurata per il PIP.
Fase 3: chiedi un feedback
Rivedi la prima bozza del tuo PIP e chiedi un feedback a un collega o a un altro manager prima di presentarlo al reparto HR per l'approvazione. Se è la prima volta che utilizzi un PIP per la gestione delle prestazioni, prova a simulare la riunione, in modo da fare praticare e prepararti alla risposta del dipendente.
Fase 4: svolgi la riunione
Determina la data e l'ora della riunione PIP e programmala con tutti i partecipanti. Pianifica un tempo sufficiente per lo svolgimento della conversazione e anticipa le domande e il feedback del dipendente. Non prendere altri impegni, elimina le distrazioni ed evita interruzioni per proteggere la privacy del dipendente e mantenere la riunione riservata.
Fase 5: esamina i progressi
Esegui il PIP con il dipendente e pianifica riunioni di controllo prima della revisione finale. Utilizza i controlli per fornire feedback, risorse e supporto. Includi i tempi nei report dei progressi delle riunioni individuali settimanali e programma le date di questi controlli nella sequenza temporale del piano d'azione del PIP.
Passaggio 6: conclusione
Programma una riunione finale. Esamina il PIP e conclude il piano con le azioni appropriate in base alle aspettative e alle conseguenze del PIP. Se il risultato è l'interruzione del rapporto, preparati di conseguenza a chiudere la riunione in base alla politica e alla procedura aziendale. Se la preparazione e l'esecuzione sono state eseguite correttamente, il risultato finale del piano di miglioramento delle prestazioni non dovrebbe essere una sorpresa.
Semplifica i piani di miglioramento delle prestazioni con Smartsheet per le risorse umane
Le conseguenze di un processo di gestione delle prestazioni inadeguato sono gravi sia per il reparto HR che per il benessere generale di un'azienda. I manager si affidano ai piani di miglioramento delle prestazioni per coinvolgere i dipendenti nello sviluppo professionale, pianificare le fasi d'azione, misurare i risultati e documentarli. Quello che documenti, lo misuri. E quello che misuri, lo gestisci.
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