Strategie per la gestione di progetti multipli
Per gestire più progetti in modo efficiente, efficace e completo, sono necessarie strategie strutturate. L'utilizzo di queste strategie consente di garantire che i progetti si allineino agli obiettivi e offrano il massimo valore. Le tattiche e le metodologie che scegli dipendono dalle tue esigenze, dalla struttura organizzativa e dalle capacità del team.
1. Assegnare priorità e selezionare i progetti
Dare priorità ai progetti aiuta a garantire che le iniziative più strategiche ricevano la concentrazione e le risorse necessarie. Implementare questa strategia per allineare i progetti ai risultati desiderati e ottimizzare l'allocazione delle risorse tra più progetti.
Le tattiche di supporto includono le seguenti:
- Utilizzo di una scheda di valutazione dei progetti: valuta e classifica i progetti in base a criteri stabiliti, quali ROI, allineamento strategico, rischio e risorse richieste.
- Utilizzo della matrice di Eisenhower: per determinare il livello di priorità di un progetto, valutarlo in base all'urgenza e all'importanza.
- Assegnare risorse saggiamente: Assicurarsi che le risorse saranno disponibili per i progetti prioritari.
Utilizzo delle metodologie: i principi Lean enfatizzano la definizione delle priorità al fine di ridurre gli sprechi, mentre la gestione del portafoglio di progetti (PPM) aiuta a dare priorità ai progetti in base al ROI, all'allineamento strategico e alla disponibilità delle risorse.
“Diamo priorità ai progetti in base al loro impatto sui nostri obiettivi di business e deleghiamo i compiti in base ai punti di forza e alle capacità dei membri del team”, afferma Jake Munday, CEO e co-fondatore di Custom Neon, produttore e rivenditore australiano di luci al neon e insegne a LED. “Prioritizzare ci aiuta a bilanciare con successo il carico di lavoro e garantisce che le iniziative importanti ricevano l’attenzione di cui hanno bisogno. Usiamo il metodo Eisenhower Box per dividere i lavori in categorie importanti/non importanti e urgenti/non urgenti. In questo modo si facilita il processo di definizione delle priorità”.
Anche Jason Woo, fondatore di Able Hardware, un produttore cinese di fabbricazione di metalli, punta molto sulla definizione delle priorità. "Mi aiuta a concentrare le risorse su progetti di alto valore che coinvolgono tecniche di Lean Manufacturing che eliminano gli sprechi", spiega.
2. Sviluppare una pianificazione
Sia che tu stia pianificando per un particolare progetto, team, portfolio di progetti o intera organizzazione, crea una pianificazione del progetto che soddisfi al meglio le esigenze della tua organizzazione. Ad esempio, una pianificazione principale fornisce una visione completa di tutte le tempistiche del progetto, aiutandoti a gestire le dipendenze ed evitare conflitti. Utilizzando questo approccio, è possibile migliorare il coordinamento e l'allocazione delle risorse tra più progetti.
Le tattiche includono quanto segue:
- Creazione di un calendario di progetto: utilizzare lo strumento calendario giusto per mappare le linee temporali del progetto.
- Implementazione Gantt Charts: Visualizzare le pianificazioni dei progetti e tenere traccia dei progressi utilizzando i grafici di Gantt.
- Sincronizzazione con calendari team Assicurarsi che i membri del team allineino i calendari alle timeline del progetto per evitare conflitti.
- Utilizzo delle metodologie: il metodo del percorso critico (CPM) ti aiuta a identificare le attività cruciali e a garantire il completamento tempestivo, mentre PPM ti offre una panoramica di alto livello di tutte le pianificazioni del progetto.
Mario Gerard, VP of Technical Program Management di SOCi, afferma che i grafici di Gantt e il metodo del percorso critico sono essenziali per la sua organizzazione. SOCi fornisce una piattaforma SaaS per le aziende per gestire i social media, la reputazione e la ricerca locale.
Gerard, che ha anche un blog e un podcast sulla gestione tecnica dei programmi, afferma: "Per tenere traccia di più progetti, è necessario prima capire le proprie dipendenze e utilizzare uno strumento per collegarle tra loro. Una volta fatto questo, conoscerai il tuo percorso critico e potrai gestire i tuoi progetti in modo efficace.”
3. Suddividere i progetti in attività gestibili
Suddividere i progetti in attività più piccole e gestibili rende i progetti complessi più facili da tracciare e gestire. L'utilizzo di questo approccio garantisce responsabilità e chiarezza nella titolarità e nell'avanzamento dei compiti.
Le tattiche includono quanto segue:
- Utilizzo di Work Breakdown Structures (WBS): Scomponi i progetti in attività più piccole e gestibili.
- Assegnazione dei Task Owners: Designare individui responsabili per ogni task.
- Impostazione delle pietre miliari Definisci le pietre miliari chiave per monitorare i progressi e celebrare i risultati.
- Utilizzo di metodologie: le metodologie agili, come Scrum e Kanban, enfatizzano la suddivisione del lavoro in attività gestibili e la definizione di obiettivi a breve termine.
4. Utilizzare gli strumenti di gestione dei progetti
Gli strumenti di project management possono centralizzare i dati di progetto e migliorare la comunicazione, rendendo più facile tenere traccia dei progressi e gestire le attività. Questi strumenti offrono anche funzionalità di automazione, tracciamento e reporting per migliorare l'efficienza.
Le tattiche includono quanto segue:
- Sfruttare le soluzioni software: utilizzare gli strumenti di project management giusti per la propria situazione.
- Centralizzazione della comunicazione: utilizzare una piattaforma di comunicazione centrale.
- Automatizzazione delle attività di routine: Implementa l'automazione per le attività ripetitive.
- Utilizzo delle metodologie: gli strumenti agili spesso includono funzionalità per la gestione delle attività e la comunicazione, mentre i principi Lean sostengono strumenti che ottimizzano il flusso di lavoro e riducono gli sprechi.
Josh Qian, COO e cofondatore di Best Online Cabinets, con sede in California, descrive il valore degli strumenti di PM giusti: “Gli strumenti avanzati di tracciamento dei progetti consentono una pianificazione dinamica delle risorse, la gestione del valore guadagnato e il reporting a livello di portafoglio. Tattiche come l'analisi dei percorsi critici, i registri dei rischi e gli avvisi basati sulle eccezioni mi aiutano a identificare e mitigare i potenziali blocchi stradali prima che facciano deragliare le tempistiche del progetto".
Anche Alina Samchenko, COO della startup tecnologica HireDevelopersBiz, sostiene gli strumenti avanzati di PM: “Sfruttiamo i sistemi integrati di gestione dei progetti per consentire dati in tempo reale in tutti i progetti. Ci consentono di visualizzare i progressi rispetto alle nostre scadenze e all'utilizzo delle risorse per quanto riguarda il portafoglio".
5. Istituire un Project Management Office (PMO)
Le organizzazioni più grandi spesso beneficiano di avere un hub centrale per gestire progetti o interi portafogli di progetti. L'istituzione di questo ufficio designato aiuta a costruire competenze di PM e processi standardizzati.
Le tattiche includono quanto segue:
- Sviluppo di processi standardizzati: creare procedure e modelli uniformi per la gestione dei progetti.
- Centralizzazione allocazione risorse: utilizzare il PMO per gestire e allocare le risorse tra i progetti.
- Attuazione di strategie di gestione del rischio Utilizzare il PMO per supervisionare la valutazione del rischio e gli sforzi di mitigazione.
- Utilizzo delle metodologie: implementare metodologie PPM per assegnare priorità alle iniziative, bilanciare i carichi di lavoro e garantire l'allineamento con gli obiettivi organizzativi.
“Una delle mie migliori strategie è istituire un ufficio centralizzato di gestione dei progetti per supervisionare il coordinamento e l’esecuzione di tutti i progetti attivi”, condivide Qian. “È un hub per l’allocazione delle risorse, la gestione del rischio e le dipendenze tra progetti. In genere si tratta di utilizzare metodologie di gestione del portafoglio di progetti per dare priorità alle iniziative, bilanciare i carichi di lavoro e garantire l'allineamento con gli obiettivi organizzativi", aggiunge.
6. Bilanciare il carico di lavoro di Project Manager e Team
I project manager devono essere in grado di bilanciare efficacemente il loro carico di lavoro, in modo da poter gestire più progetti con successo. Sovraccarico di PM può portare a una diminuzione dell'efficienza, burnout e scarsi risultati del progetto.
Le tattiche includono quanto segue:
- Valutazione della capacità: valutare regolarmente il carico di lavoro di ciascun project manager e membro del team per garantire che non siano sovraccaricati.
- Distribuire compiti basati sui punti di forza: assegnare compiti a project manager e membri del team in base alle loro competenze e competenze.
- Fornire supporto: assicurarsi che i project manager dispongano delle risorse e del supporto necessari da parte del team, in modo da poter gestire efficacemente il proprio carico di lavoro.
- Utilizzo di metodologie: l'implementazione di strumenti e tecniche di gestione delle risorse, come il livellamento delle risorse e lo smoothing delle risorse, può aiutare a bilanciare il carico di lavoro e ottimizzare l'utilizzo delle risorse.
I project manager possono condurre efficacemente più progetti, ma solo fino a un certo punto, secondo uno studio del 2013 sulla rivista IEEE Transactions on Engineering Management. In questo particolare studio, “Key Drivers of Effectiveness in Managing a Group of Multiple Projects”, l’autore scrive: “Assegnare più progetti a un project manager può aiutare a promuovere la gestione e l’efficienza, coordinare progetti interrelati e trasferire conoscenze e tecnologie. Ma un project manager multiplo può essere meno efficace quando si guidano troppi progetti. Questa inefficacia può portare a scarse prestazioni del progetto e, a sua volta, influire negativamente sulle prestazioni organizzative.”
7. Monitorare i progressi e regolare i piani
Monitorare i progressi ed essere flessibili nell'aggiustare i piani per garantire che i progetti rimangano sulla buona strada. L'utilizzo di questo approccio proattivo consente di rispondere rapidamente ai cambiamenti e alle sfide.
Le tattiche includono quanto segue:
- Conduzione di check-in regolari: pianificare riunioni settimanali o bisettimanali per rivedere lo stato del progetto.
- Utilizzo degli indicatori chiave di prestazione (KPI): tenere traccia dei KPI per misurare le prestazioni del progetto.
- Essere flessibili: essere pronti ad adeguare i piani e riassegnare le risorse in base alle dinamiche del progetto.
- Utilizzo di metodologie: Le metodologie Agili, con i loro cicli iterativi e revisioni periodiche, supportano il monitoraggio e l'adeguamento continui. I framework PPM enfatizzano inoltre le revisioni periodiche dei progressi e la flessibilità.
George Yang, fondatore di YR Fitness con sede a Philadelphia ed esperto imprenditore, afferma: “Riunioni e aggiornamenti regolari del team tengono tutti allineati e sono piuttosto indicativi dei progressi su un progetto o qualsiasi altro tipo di sfida”.
8. Comunicare in modo efficace
Stabilire canali di comunicazione chiari e fornire aggiornamenti regolari alle parti interessate per garantire che tutti siano informati e coinvolti. Comunicare efficacemente favorisce la collaborazione e aiuta a risolvere rapidamente i problemi.
Le tattiche includono quanto segue:
- Stabilire canali chiari: definire come e dove deve avvenire la comunicazione.
- Aggiornamenti regolari: Fornire aggiornamenti frequenti alle parti interessate.
- Mantenere un ciclo di feedback: incoraggiare il feedback aperto dei membri del team.
- Utilizzo delle metodologie: le metodologie Agile e Lean enfatizzano entrambe l'importanza di una comunicazione efficace e di un feedback continuo nel migliorare i risultati del progetto.
“Comunicare in modo efficace è uno dei modi più rapidi per i project manager di aggiungere valore”, afferma Lulu Richter, Senior Technical Project Manager di Smartsheet. “Molti principi di buona comunicazione sono universali, come coerenza, brevità e chiarezza. Come project manager, valuto costantemente l’efficacia delle mie pratiche di comunicazione e le adeguo in base al pubblico o alla fase del progetto”, aggiunge.
9. Utilizzare la gestione dei rischi
Identificare e gestire i rischi in modo proattivo per evitare l'escalation di potenziali problemi. Revisioni periodiche dei rischi e pianificazione di emergenza sono essenziali per mantenere la stabilità del progetto.
Le tattiche includono quanto segue:
- Individuare precocemente i rischi: condurre valutazioni dei rischi all'inizio di ogni progetto. Un tipo è un'analisi RAID, che sta per rischi, ipotesi, problemi e dipendenze.
- Sviluppo di piani di emergenza: preparare piani di backup per affrontare i rischi identificati.
- Conduzione di revisioni periodiche dei rischi: monitorare i rischi e aggiornare continuamente le strategie di mitigazione.
- Utilizzo delle metodologie: il framework DMAIC di Six Sigma include la gestione del rischio come componente chiave e i framework PPM enfatizzano la valutazione del rischio in corso in un portafoglio di progetti.
“Eseguire un esercizio di analisi RAID all’inizio può aiutarti a generare informazioni sui potenziali rischi, in modo da poter sviluppare piani di mitigazione prima che il tuo progetto inizi”, afferma Richter di Smartsheet. “Dedicare del tempo a un esercizio di squadra ti aiuta a sottolineare l’importanza della gestione del rischio e la responsabilità collettiva del team per identificare i rischi su base continuativa”, osserva.
10. Monitorare i budget di progetto
Monitorare i budget dei progetti ti aiuta a controllare le finanze e allocare le risorse in modo efficiente. Quando si tengono traccia dei budget e si apportano aggiustamenti regolarmente in base alle esigenze del progetto, è possibile mantenere la disciplina di bilancio.
Le tattiche includono quanto segue:
- Impostazione Budget Baselines: Stabilisci i budget iniziali per ogni progetto.
- Monitoraggio delle spese: tenere regolarmente traccia delle spese rispetto alle proiezioni di budget.
- Regolazione come necessario: apportare aggiustamenti di budget in base alle esigenze del progetto e alle prestazioni finanziarie.
- Utilizzo delle metodologie: gli strumenti PPM spesso includono funzionalità di tracciamento del budget, mentre i principi Lean enfatizzano il risparmio sui costi.
11. Delegare efficacemente
Quando deleghi in modo efficace, ottimizzi le prestazioni del tuo team assegnando compiti in base ai punti di forza individuali. Al fine di migliorare la responsabilità e la motivazione, assicurati di responsabilizzare i membri del team e fornire una supervisione senza microgestione.
Le tattiche includono quanto segue:
- Conoscere i punti di forza del tuo team: assegna compiti in base ai punti di forza e alle competenze dei singoli membri del team.
- Empowering Team Members: Offri ai membri del team l'autorità e le risorse di cui hanno bisogno.
- Fiducia ma verifica: Fornire supervisione senza microgestione.
- Utilizzo delle metodologie: i principi Lean promuovono lo sfruttamento dei punti di forza del team e l'empowerment dei dipendenti, mentre le pratiche Agile enfatizzano i team che si auto-organizzano.
“La delega è fondamentale, in quanto consente ai membri del nostro team di assumersi la responsabilità e incoraggia l’iniziativa”, afferma Woo di Able Hardware. Continua: “All’inizio ho posto molta enfasi sulla perfezione e sulla microgestione. Ma nel corso degli anni, ho scoperto che la vera chiave del successo è la fiducia nel team e l'attenzione al miglioramento continuo".
12. Favorire la collaborazione e il lavoro di squadra
Promuovendo la collaborazione e il lavoro di squadra, è possibile raggiungere gli obiettivi del progetto attraverso lo sforzo collettivo. Creare spazi di lavoro collaborativi e promuovere la cross-funzionalità dei team può migliorare la produttività e l'innovazione.
Le tattiche includono quanto segue:
- Creazione di spazi di lavoro collaborativi: utilizzare strumenti che promuovono la collaborazione del team, la condivisione di documenti e la comunicazione.
- Favorire la cross-funzionalità dei team: promuovere la collaborazione tra diversi dipartimenti o funzioni.
- Tenere riunioni regolari: programmare riunioni regolari per discutere i progressi e le sfide del progetto.
- Utilizzo delle metodologie: le pratiche agili, in particolare Scrum, enfatizzano il lavoro di squadra e la collaborazione, mentre i principi Lean supportano la risoluzione collaborativa dei problemi.
Yang di YR Fitness condivide: “Costruiamo team di progetto interfunzionali composti da membri con diversi aspetti di competenza e, quindi, prospettive diverse”.
13. Implementare un approccio di Project Portfolio Management
Implementare un approccio project portfolio management ti aiuta a gestire e supervisionare più progetti in modo efficace. Quando utilizzi questa strategia, puoi allineare tutti i tuoi progetti ai tuoi obiettivi strategici e allocare le risorse in modo ottimale. PPM funziona al meglio in organizzazioni di grandi dimensioni e matriciali che eseguono più progetti contemporaneamente.
Le tattiche includono quanto segue:
- Utilizzo di PPM Tools: Implementare il software PPM per gestire e supervisionare più progetti.
- Allineamento dei progetti agli obiettivi strategici: Assicurarsi che tutti i progetti si allineino agli obiettivi strategici dell'organizzazione.
- Bilanciamento del carico di progetto Bilanciare i progetti nel portafoglio in base a fattori quali rischio, disponibilità di risorse e budget.
- Utilizzo di metodologie: PPM è specificamente progettato per la gestione di più progetti, fornendo strumenti e framework per allineare i progetti con obiettivi strategici.
Yang è tra i tanti professionisti che utilizzano il processo PPM: “Diamo priorità ai nostri progetti in base al loro potenziale impatto e relativo allineamento con gli obiettivi di business. Ad esempio, nell'ultimo anno, abbiamo lavorato allo sviluppo di una nuova linea di attrezzature per il fitness, aumentando le vendite del 30%. Le tattiche di supporto includono revisioni periodiche del portafoglio e sessioni di pianificazione delle risorse, in modo da poter inclinare le priorità e le risorse in modo appropriato”.
14. Applicare i principi di gestione del programma
La gestione del programma si concentra sul coordinamento di un gruppo di progetti correlati per raggiungere obiettivi strategici e benefici che non sarebbero possibili se i progetti fossero gestiti individualmente. L'utilizzo di questo approccio consente di allineare i progetti con obiettivi strategici più ampi e di gestirne efficacemente le interdipendenze.
Le organizzazioni possono applicare strategie di gestione del programma all'interno di un quadro di gestione del portafoglio di progetti.
Le tattiche includono quanto segue:
- Coordinamento dei progetti correlati: Gestire progetti correlati contemporaneamente per garantire che contribuiscano a un obiettivo strategico comune e beneficino di sinergie.
- Allineamento con la strategia organizzativa: Assicurarsi che tutti i progetti del programma si allineino e contribuiscano agli obiettivi strategici generali dell'organizzazione.
- Ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse: condividere le risorse tra i progetti per migliorare l'efficienza e massimizzare l'uso delle risorse disponibili.
- Gestione delle interdipendenze: Identificare e gestire le interdipendenze tra i progetti per evitare conflitti e garantire una progressione fluida.
“La maggior parte delle organizzazioni che eseguono più progetti possono trarre vantaggio dall’implementazione di un framework di gestione dei programmi”, afferma Richter. “Nella gestione del programma, il PM stabilisce una serie di obiettivi organizzativi e valuta tutti i progetti rispetto a tali obiettivi guida. Avere questa prospettiva dall’alto verso il basso consente ai project manager di dare una migliore priorità ai progetti e ridurre le ridondanze”, aggiunge.
15. Utilizzare metodologie agili
Le metodologie agili consentono di migliorare la flessibilità e la reattività nella gestione di più progetti. Impegnarsi nello sviluppo iterativo e condurre revisioni periodiche garantiscono miglioramento continuo e adattabilità.
Le metodologie includono le seguenti:
- Scrum: utilizza Scrum per la gestione iterativa dei progetti, assicurandoti di implementare sprint e revisioni regolari. Scrum si basa principalmente sul timeboxing e sulla consegna del miglior valore nel più breve tempo possibile.
- Kanban: Implementare le schede Kanban per visualizzare il lavoro e gestire il flusso di lavoro. Utilizzando Kanban, i team lavorano con un backlog prioritario e sono meglio impostati per l'autogestione.
- Scrumban: Combina i principi Scrum e Kanban per un approccio flessibile alla gestione dei progetti.
Le tattiche alla base dei metodi Agile includono quanto segue:
- Utilizzo della distribuzione continua: implementare pratiche di distribuzione continua per garantire che software e prodotti siano sempre implementabili, consentendo rilasci frequenti e feedback immediati.
- Sviluppare iterativamente: suddividere i progetti in iterazioni più piccole e gestibili, consentendo una valutazione e un adattamento regolari in base al feedback e ai requisiti mutevoli.
- Dare autonomia al team: responsabilizzare i team a prendere decisioni e gestire il proprio lavoro, promuovendo responsabilità, innovazione e reattività al cambiamento.
“Ho scoperto che sfruttare le metodologie Agile, come Scrum o Kanban, può essere altamente efficace”, afferma Qian di Best Online Cabinets. Sottolinea che "questi approcci promuovono consegne incrementali, check-in frequenti e miglioramento continuo".
Qian aggiunge: “Inizialmente mi sono concentrato maggiormente sulle metodologie tradizionali di gestione dei progetti basate su Waterfall, evidenziando la pianificazione iniziale e i rigidi processi di controllo del cambiamento. Tuttavia, man mano che cresceva la necessità di maggiore agilità e reattività, ho iniziato a sottolineare framework iterativi e collaborativi che consentono ai team di progetto di adattarsi rapidamente alle priorità e ai requisiti in continua evoluzione.”
Munday ha anche subito un cambiamento di pensiero nel corso degli anni. “Nel corso del tempo, il mio approccio alla gestione e al monitoraggio di più progetti è passato da una strategia più tradizionale e basata su piani a una metodologia più agile e flessibile. Questo cambiamento è stato determinato dalla necessità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle dinamiche interne. Il ritmo veloce del settore e-commerce, unito al ridimensionamento di Custom Neon, ha reso chiaro che un approccio rigido era meno efficace", nota Munday.
Per ulteriori informazioni sulle metodologie Agile, consulta questa guida completa alla gestione dei progetti Agile.
16. Implementare il miglioramento continuo
Promuovere una cultura del miglioramento continuo per aiutare a identificare le lezioni apprese e applicare le migliori pratiche ai progetti futuri. La formazione continua e le revisioni post-progetto migliorano le prestazioni complessive del progetto.
Le tattiche includono quanto segue:
- Condurre retrospettive di progetto: identificare le lezioni apprese e le aree di miglioramento.
- Manutenzione di un database delle lezioni apprese: documenta gli approfondimenti dei progetti completati per informare il lavoro futuro.
- Formazione incoraggiante: Promuovi l'apprendimento continuo e lo sviluppo delle competenze all'interno del tuo team.
- Utilizzo delle metodologie: Six Sigma e Lean enfatizzano entrambi il miglioramento continuo attraverso la valutazione e la formazione continua, mentre i framework Agile incoraggiano retrospettive periodiche per identificare le aree di miglioramento.
“Il concetto di miglioramento continuo sfida i team a operare al di fuori di un binario successo-fallimento e abbracciare una mentalità di crescita”, afferma Richter. “I leader svolgono un ruolo cruciale nel sostenere una cultura di miglioramento continuo; il modo in cui un’organizzazione affronta i contrattempi determina come un team di progetto reagisce alle sfide nel loro complesso”, aggiunge.
Starter Kit per la gestione di progetti multipli
Scarica lo Starter Kit per progetti multipli
Questo starter kit fornisce modelli da utilizzare per una serie di progetti. Ti prendono dalla prioritizzazione e pianificazione attraverso l'esecuzione e la chiusura. Puoi usarli per implementare le strategie e le tattiche degli esperti descritte in questo articolo.
Incluso in questo kit, troverai:
- Un modello di progetto proposto per Microsoft Word per delineare un'idea per la valutazione.
- Una scheda di valutazione progetti per Microsoft Word per valutare i progetti in base a criteri stabiliti.
- Una matrice Eisenhower per Microsoft Word per ordinare i progetti in base all'importanza e all'urgenza.
- Un modello di valutazione per valutare le tue iniziative e come risponderesti ai rischi.
- Una carta progetti con e senza dati di esempio per Excel per definire progetti e obiettivi.
- Un modello di pianificazione multi-progetto con diagramma di Gantt per Excel .
- Un modello di struttura di ripartizione .
- Un modello multiprogetto per Excel per tenere informati gli stakeholder e gli altri.
- Un progetto post mortem modello di per acquisire le lezioni apprese.
Strategie per tenere traccia di più progetti
Monitorare efficacemente più progetti ti aiuta a rispettare i tempi previsti, il budget e a raggiungere i tuoi obiettivi. Utilizzare le strategie giuste può migliorare la visibilità sullo stato di avanzamento del progetto e aiutarti a prendere decisioni informate.
1. Implementare un dashboard centralizzato
Una dashboard centralizzata ti offre un unico punto di riferimento per monitorare tutti i tuoi progetti, fornendo visibilità in tempo reale sulle metriche di avanzamento e performance.
Le tattiche di supporto includono le seguenti:
- Utilizzo di Project Management Software: la scelta del software giusto per la tua organizzazione è essenziale per raggiungere i tuoi obiettivi.
- Personalizzazione delle viste: personalizza la dashboard per mostrare metriche chiave, linee temporali e indicatori di progresso.
- Ottenere aggiornamenti in tempo reale: assicurarsi che la dashboard fornisca aggiornamenti in tempo reale.
Qian di Best Online Cabinets afferma: “Gli strumenti di gestione dei progetti basati sul cloud e la disponibilità dei dati in tempo reale hanno trasformato il modo in cui tengo traccia e monitoro le prestazioni dei progetti. Ora mi affido maggiormente all’analisi predittiva, all’apprendimento automatico e alla visualizzazione dinamica per identificare le tendenze, prevedere potenziali problemi e prendere decisioni basate sui dati.”
Munday di Custom Neon descrive i vantaggi di una piattaforma di gestione dei progetti all-inclusive: “Questi strumenti offrono dashboard con una rapida panoramica di tutti i progetti, dipendenze delle attività, date di scadenza e aggiornamenti sullo stato di avanzamento. La personalizzazione delle notifiche e dei report da questi strumenti aiuta a tenere informati gli stakeholder rilevanti e garantisce che nessun progetto cada nelle crepe.”
Un altro appassionato è Soumya Mahapatra, CEO di Essenvia, una piattaforma medtech. “Per tracciare più progetti, mi piace avere una singola dashboard. Mi piace anche ricevere aggiornamenti qualitativi da più membri del team al fine di avere prospettive diverse su come stanno procedendo le cose”, afferma Mahapatra.
2. Condurre riunioni periodiche di stato e distribuire rapporti utili
Avere riunioni di stato regolari e creare report standardizzati tiene tutti informati sui progressi e le sfide del progetto.
Le tattiche includono quanto segue:
- Conduzione Check-In settimanali: tenere riunioni periodiche di stato con i team di progetto.
- Standardizzazione Reporting: Sviluppare un formato di report standard per gli aggiornamenti dello stato del progetto.
- Condivisione degli aggiornamenti con le parti interessate: fornire aggiornamenti regolari alle parti interessate.
“Conduciamo revisioni e audit settimanali di tutti i progetti per monitorare i progressi rispetto alle pietre miliari e ai budget”, afferma Munday. “Per fare questo, tracciamo i KPI quantitativi specifici per ogni progetto”, aggiunge.
3. Usare grafici e diagrammi
I grafici di Gantt e le timeline offrono rappresentazioni visive delle pianificazioni dei progetti, rendendo più facile vedere le dipendenze e tenere traccia dei progressi. I grafici PERT e i diagrammi a spina di pesce forniscono strumenti aggiuntivi per la pianificazione dettagliata e la risoluzione dei problemi.
Le tattiche includono quanto segue:
- Creazione di diagrammi di Gantt Visualizzare le pianificazioni, le dipendenze e le milestone dei progetti.
- Evidenziazione percorso critico: identificare e monitorare le attività sul percorso critico.
- Utilizzo di PERT Charts: Pianificare e pianificare le attività di progetto, in particolare per progetti complessi con più dipendenze.
- Employing Fishbone (Ishikawa) Diagrams: Identificare potenziali cause di problemi all'interno di un progetto.
- Utilizzo delle metodologie: il modello Waterfall è ideale per progetti con fasi e requisiti ben definiti, anche se possono essere applicati anche altri metodi.
“Creare rappresentazioni visive dei dati (come grafici di Gantt o schede Kanban) durante i nostri audit regolari consente una valutazione e una comunicazione più chiare”, afferma Munday.
4. Utilizzare indicatori chiave di prestazione
I KPI ti aiutano a misurare le prestazioni del progetto rispetto agli obiettivi, fornendoti informazioni utili per il processo decisionale.
Le tattiche includono quanto segue:
- Definizione di KPI rilevanti: Stabilisci KPI che si allineano agli obiettivi del progetto e agli obiettivi organizzativi.
- Tracciamento costante dei KPI Monitora regolarmente questi KPI.
- Regolazione basata su KPI Insights: utilizza i dati KPI per prendere decisioni e aggiustamenti consapevoli.
Samchenko di HireDevelopersBiz afferma: “Impostiamo indicatori chiave di performance specifici per ogni progetto e li monitoriamo con dashboard personalizzate. L'utilizzo dei KPI ci offre un'istantanea dello stato di salute del progetto e, quindi, la capacità di identificare rapidamente i progetti che stanno deviando fuori strada, in modo da poter intraprendere rapide azioni correttive".
5. Sfrutta l'automazione e gli avvisi
L'utilizzo di automazione e avvisi consente di semplificare i processi di tracciamento e garantire risposte tempestive agli eventi critici.
Le tattiche includono quanto segue:
- Impostazione delle notifiche automatizzate Utilizza gli strumenti di gestione dei progetti per automatizzare gli avvisi per eventi critici.
- Automatizzazione dei report di routine Pianifica la generazione e la distribuzione automatizzate dei report sullo stato del progetto.
- Implementazione Workflow Automation: automatizza attività e flussi di lavoro ripetitivi.
6. Utilizzare gli strumenti di gestione visiva
Gli strumenti di gestione visiva come le bacheche Kanban e gli elenchi di attività forniscono una chiara panoramica delle attività di progetto e del loro stato.
Le tattiche includono quanto segue:
- Utilizzo di Kanban Boards: Visualizza le attività di progetto e il loro stato.
- Utilizzo Task Lists: Mantenere elenchi di task chiari e dettagliati per ogni progetto.
- Utilizzo dei grafici di avanzamento Usa grafici come grafici di burndown per tenere traccia dei progressi nel tempo.
- Metodologie di impiego: Scrumban combina i principi Scrum e Kanban per gestire e tenere traccia dei progetti in modo efficace.
7. Gestire i rischi e tenere traccia dei problemi
Quando gestisci i rischi e tieni traccia dei problemi in modo proattivo, puoi mitigare i potenziali problemi prima che si intensifichino.
Le tattiche includono quanto segue:
- Mantenimento di un registro dei rischi potenziali, il loro impatto e le strategie di mitigazione.
- Conduzione di revisioni periodiche dei rischi: aggiornare il registro dei rischi e discutere i rischi nuovi o in evoluzione.
- Implementare un sistema di monitoraggio dei problemi man mano che si presentano, assegnare responsabilità e monitorare i progressi della risoluzione.
- Utilizzo delle metodologie: i diagrammi a spina di pesce aiutano a identificare le cause profonde dei problemi.
8. Coinvolgere gli stakeholder e comunicare in modo trasparente
Quando coinvolgi le parti interessate e mantieni una comunicazione trasparente, ti assicuri che tutti siano allineati e informati sullo stato del progetto.
Le tattiche includono quanto segue:
- Tenere riunioni periodiche delle parti interessate: esaminare i progressi del progetto, affrontare le preoccupazioni e raccogliere feedback.
- Mantenere una comunicazione trasparente: comunicare apertamente con le parti interessate sullo stato del progetto, le sfide e i cambiamenti.
- Emissione di report sugli stakeholder: Fornisci report dettagliati su misura per le esigenze degli stakeholder.
Nick Valentino, VP of Market Operations di Bellhop ad Atlanta, consiglia check-in regolari con gli stakeholder del progetto. “Mentre i benchmark possono essere utili, possono anche non riuscire a catturare le lotte individuali. È necessario avere un chiaro senso di come sta andando l'intero progetto, e questo significa ascoltare più parti interessate", afferma Valentino
9. Monitorare e regolare continuamente i piani
Monitora continuamente i tuoi piani di progetto per mantenere l'allineamento del progetto con gli obiettivi.
Le tattiche includono quanto segue:
- Utilizzo di strumenti di monitoraggio in tempo reale: utilizzare strumenti che forniscono il monitoraggio in tempo reale delle attività del progetto.
- Regolazione dei piani secondo necessità: regolare i piani di progetto in base a dati in tempo reale e circostanze mutevoli.
- Mantenere un ciclo di feedback: incoraggiare il feedback continuo da parte dei team di progetto.
- Metodologie di impiego: l'utilizzo di Scaled Agile Framework (SAFe) aiuta a scalare le pratiche Agili tra più team e progetti.
10. Enfatizzare il miglioramento continuo
Enfatizza il miglioramento continuo attraverso revisioni post-progetto e formazione continua per affinare il tracciamento del progetto e migliorare le prestazioni generali.
Le tattiche includono quanto segue:
- Conduzione di revisioni post-progetto: condurre revisioni approfondite post-progetto, inclusa la raccolta di feedback dalle parti interessate.
- Mantenere un database delle lezioni apprese: Mantenere un database delle lezioni apprese.
- Eseguire formazione continua: investire nella formazione continua per project manager e membri del team.
- Utilizzo delle metodologie: il processo unificato razionale (RUP) fornisce un approccio strutturato per condurre cicli di sviluppo iterativi.
11. Monitorare i budget di progetto
Monitorare i budget dei progetti per promuovere il controllo finanziario e l'allocazione delle risorse.
Le tattiche includono quanto segue:
- Impostazione di Budget Baselines: Stabilisci i budget iniziali per ogni progetto.
- Monitoraggio delle spese: tenere regolarmente traccia delle spese rispetto alle proiezioni di budget.
- Regolazione come necessario: effettuare aggiustamenti di budget in base alle esigenze del progetto e alle prestazioni finanziarie.
12. Utilizzare gli strumenti di reporting visivo
Gli strumenti di reporting visivo migliorano le informazioni sui dati di progetto e facilitano un migliore processo decisionale.
Le tattiche includono quanto segue:
- Utilizzo dei dashboard: utilizza i dashboard per presentare metriche chiave e dati di progetto visivamente.
- Utilizzo di grafici e grafici: utilizzare vari grafici e grafici per rappresentare le tendenze dei dati e le metriche delle prestazioni.
13. Implementare un sistema di tracciamento temporale
L'utilizzo di un sistema di monitoraggio del tempo aiuta a garantire una fatturazione accurata, una gestione efficiente del tempo e una migliore pianificazione del progetto.
Le tattiche includono quanto segue:
- Utilizzo di Time-Tracking Software: utilizzare strumenti per tenere traccia del tempo trascorso su attività e progetti diversi.
- Analisi dei dati temporali: rivedere regolarmente i dati temporali tracciati per identificare inefficienze e aree di miglioramento.
- Ottimizzazione dell'allocazione delle risorse: utilizza i dati di monitoraggio del tempo per allocare le risorse in modo più efficace.
14. Integrare diverse metodologie
A seconda della natura dei tuoi progetti e delle esigenze organizzative, l'integrazione di metodologie diverse può migliorare il tracciamento e la gestione.
Le tattiche includono quanto segue:
- Waterfall: Utilizza Waterfall per progetti con fasi ben definite.
- Agile: Implementare Agile per lo sviluppo iterativo e la flessibilità.
- Scrumban: Combina Scrum e Kanban per la gestione dei progetti ibridi.
Quando decidi quali strategie e tattiche utilizzare, considera le esigenze specifiche dei tuoi progetti, le capacità del tuo team e gli obiettivi della tua organizzazione. Non tutte le strategie e le tattiche si applicano a ogni situazione e alcuni approcci possono anche escludersi a vicenda. Ad esempio, le metodologie Agile e Waterfall offrono approcci diversi e potresti non essere in grado di utilizzarli contemporaneamente. Scegli le strategie che meglio si adattano ai requisiti del tuo progetto e al contesto organizzativo.
Processo passo-passo per la gestione di più progetti
La gestione efficace di più progetti richiede un approccio chiaro e strutturato. Qui ci sono ampi passaggi che possono applicarsi a diversi scenari, metodologie e tattiche.
Identificare progetti potenziali — Le persone in tutta un'organizzazione propongono idee di progetto, descrivendole in modo abbastanza dettagliato da consentire il confronto e la valutazione. Durante questa fase iniziale, raccogli una serie diversificata di idee al fine di considerare tutte le opportunità significative.
Priorità e selezione dei progetti — I responsabili aziendali o di project management valutano il valore di ciascun progetto utilizzando strumenti di prioritizzazione come una scorecard o una matrice. Condurre una tale valutazione ti aiuta a classificare i progetti e allocare le risorse in modo efficiente. Fissando le priorità, è possibile assicurarsi che i progetti più critici ricevano l'attenzione e le risorse necessarie ed essere certi di prevenire colli di bottiglia delle risorse e ritardi del progetto.
Coinvolgere e gestire gli stakeholder — I project manager identificano tutti gli stakeholder rilevanti e si assicurano di comprendere le loro esigenze e aspettative. I PM tengono quindi informati e coinvolti gli stakeholder per tutto il ciclo di vita del progetto. Quando gestisci le parti interessate in modo efficace, puoi ridurre al minimo la resistenza ed eseguire i progetti senza intoppi.
Scrivi piani di progetto individuali — I project manager sviluppano carte e piani di progetto dettagliati, specificando l'ambito del progetto, gli obiettivi, i risultati finali, le tempistiche e i ruoli delle parti interessate. Questo lavoro include la definizione dei KPI e dei criteri di successo, nonché la definizione dei piani di comunicazione e di gestione del rischio. Quando si presta attenzione ai dettagli durante la fase di pianificazione, è possibile creare una roadmap chiara e definire le aspettative per ogni progetto, facilitando l'esecuzione fluida.
Gestione dei rischi e dei problemi — I project manager identificano precocemente i rischi potenziali e sviluppano piani di mitigazione. Monitorano i problemi man mano che si presentano e li risolvono prontamente per evitare qualsiasi impatto sull'avanzamento di un progetto. Quando gestisci il rischio in modo proattivo, non lascerai che problemi imprevisti facciano deragliare i tuoi progetti.
Sviluppare un Master Plan — I project manager creano un piano di alto livello che include tutti i progetti e le relative tempistiche e dipendenze. Utilizzano strumenti di pianificazione di alto livello come grafici di Gantt o calendari di progetto per visualizzare la pianificazione. Utilizzando questi strumenti abilitati per le immagini, è possibile comprendere le interdipendenze e gestire le linee temporali in modo efficace, consentendo di portare avanti i progetti in modo coordinato.
Suddividere i progetti in attività — I project manager suddividono le attività in attività gestibili. Quando si scompongono le attività, è possibile assegnare assegnazioni ai membri del team in base alle loro capacità e competenze, assicurandosi così di ottenere quanto segue: distribuire il lavoro in modo appropriato ed efficiente; monitorare i progressi in modo efficiente e identificare più facilmente i potenziali problemi.
Assegna risorse — I project manager collaborano con i team per identificare e allocare le risorse necessarie per ogni progetto, inclusi personale, budget e strumenti. Utilizzano queste risorse in modo efficiente in tutti i progetti per evitare sprechi o colli di bottiglia. Quando si allocano correttamente le risorse, si garantisce che ogni team abbia ciò di cui ha bisogno per completare con successo i progetti senza estendersi eccessivamente.
Impostare pietre miliari e scadenze — I project manager stabiliscono tappe e scadenze chiave per ogni progetto. Quindi comunicano queste scadenze a tutte le parti interessate. Diffondere queste informazioni ti aiuta a mantenere la trasparenza e a tenere tutti informati sui progressi e sulle aspettative del tuo progetto. Le pietre miliari servono come checkpoint per aiutarti a mantenere i progetti sulla buona strada e raggiungere gli obiettivi critici.
Utilizzo di strumenti di project management: i leader aziendali accettano di acquistare software di project management e i team IT e di project management lo implementano. I project manager lo utilizzano per tenere traccia dei progressi, gestire le attività e facilitare la comunicazione. La scelta di software con funzionalità di dati in tempo reale può migliorare significativamente i processi di monitoraggio e tracciamento. Questi strumenti forniscono una piattaforma centralizzata per tutte le informazioni relative al progetto, rendendo la collaborazione senza soluzione di continuità.
Monitorare e monitorare i progressi — I project manager esaminano regolarmente i progressi di ogni progetto rispetto alle tappe e alle scadenze. Condurre revisioni periodiche ti aiuta a identificare eventuali deviazioni e a intraprendere tempestivamente azioni correttive.
Regola i piani secondo necessità — I project manager regolano i piani di progetto in base all'avanzamento, al feedback e al mutare delle circostanze. Riallocano le risorse e rivedono le tempistiche se necessario per mantenere i progetti in pista. Mantenere la flessibilità consente di adattarsi alle nuove sfide e opportunità del progetto senza perdere slancio.
Documento e report — I project manager documentano le attività, le decisioni e le modifiche del progetto. Forniscono relazioni periodiche alle parti interessate per informarle sullo stato e sui risultati del progetto. Quando documentate i progetti in modo approfondito, garantite la responsabilità e fornite un riferimento per i progetti futuri.
Favorire comunicazione e collaborazione — I project manager stabiliscono canali di comunicazione chiari per i membri del team e le parti interessate. Incoraggiano aggiornamenti regolari, feedback e collaborazione. Mantenere una comunicazione aperta ti aiuta ad affrontare tempestivamente qualsiasi problema e a preservare la coesione del team.
Condurre revisioni e valutazioni periodiche — I project manager tengono riunioni periodiche per esaminare le prestazioni del progetto e affrontare eventuali problemi. Usano queste riunioni per prendere decisioni informate e adattarsi secondo necessità.
Assicurare il miglioramento continuo — I project manager conducono retrospettive di progetto per identificare le lezioni apprese. Mantengono un database di best practice e approfondimenti da applicare ai progetti futuri, garantendo un miglioramento continuo nei processi di gestione dei progetti.
Festeggia i successi — I team riconoscono e celebrano il completamento di traguardi chiave e i successi dei progetti. Celebrare i risultati ottenuti stimola il morale del team e rafforza una cultura positiva del progetto.
Seguire questi passaggi ti aiuterà a gestire più progetti in modo efficace, rimanere in pista, rispettare il budget e raggiungere gli obiettivi. Personalizza questi passaggi in base alle esigenze specifiche della tua organizzazione e dei tuoi progetti.
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