Guida alla gestione dei progetti
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Perché i progetti IT falliscono
Gli esperti concordano sul fatto che la mancanza di obiettivi chiari, la scarsa sponsorizzazione e le difficoltà di pianificazione sono le ragioni principali del fallimento dei progetti. Analizzare le ragioni per cui i progetti falliscono è il modo migliore per migliorare e realizzare progetti di successo in futuro.
Te Wu, CEO e CPO presso PMO Advisory, illustra le possibili ragioni di fallimento per un progetto IT. “A parte l'ovvia ragione di un cattivo project management, credo che i motivi principali del fallimento dei progetti IT siano le questioni politiche e conflittuali che sorgono nei progetti complessi e che distolgono l'attenzione dal progetto, oltre al declino della leadership nel corso del tempo: la leadership è forte all'inizio, ma con il tempo l'attenzione della leadership è incoerente e spesso a breve termine.”
Man mano che i progetti tecnologici diventano più grandi e complessi, soprattutto per i professionisti dell'IT, aumenta anche la percentuale di fallimento. Uno studio di McKinsey-Oxford stima che le iniziative IT su larga scala (quelle che superano i 15 milioni di dollari) hanno superato i loro budget di oltre il 45 %. Questi progetti hanno superato anche le tempistiche e hanno fornito agli stakeholder fino al 56% in meno del valore previsto. Esistono diversi motivi, tra cui problemi imprevisti legati alla prima invenzione o al primo utilizzo. Tuttavia, problemi quali scala e complessità, la mancanza di attenzione e membri del team non qualificati contribuiscono anche ai tassi di fallimento segnalati.
Uno degli elementi più citati di un progetto fallito riguarda i team di progetto che si concentrano troppo sul processo e sul budget, invece che sul raggiungimento delle milestone e sulla progressione in avanti. Gli sforzi a lungo termine hanno anche impedimenti che derivano dalle sfide legate al rapido cambiamento dell'hardware e all'introduzione di nuove versioni del software durante l'arco di tempo del progetto.
Fallimento del progetto per mancanza di sponsorizzazione
Ndo Harrine, project manager di lunga esperienza e autrice di ITPM, condivide un resoconto dettagliato di un progetto IT che non è riuscito ad affermarsi a causa della mancanza di supporto da parte dell’esecutivo. “Si trattava di un progetto incentrato su un audit di conformità delle licenze software IT con un responsabile della sicurezza IT come stakeholder chiave. Sfortunatamente, né io, in qualità di project manager, né lo stakeholder avevamo la sponsorizzazione del management, poiché il progetto non era così interessante per loro in quel momento.”
Come descrive Harrin, senza la sponsorizzazione di un leader senior, i progetti possono rapidamente disperdersi. I progetti e le attività concorrenziali tra i vari reparti aziendali rendono difficile l’adesione e il supporto.
“Ci sono spesso interessi concorrenziali che impediscono un pieno supporto e coinvolgimento", afferma Alexis Nicole White, PMP, Scrum master e consulente per la realizzazione di progetti presso North Highland. Gli sponsor senior non sono gli unici membri del team a soffrire dell'incapacità di focalizzare. Le ripercussioni di molteplici distrazioni sono evidenti nel project management. Imbarrato ha lavorato su progetti IT, in cui l'assegnazione di più coordinatori di progetto che riferiscono al project manager potrebbe essere stato utile per il successo finale. “Questo permetterebbe al project manager IT di concentrarsi sulle esigenze strategiche dell'azienda, relative al progetto, invece di seguire attività incomplete o in ritardo.”
La comunicazione è alla base del successo del progetto.
Gli esperti concordano anche sul fatto che la comunicazione è un ingrediente essenziale per il successo del progetto. Senza competenze di comunicazione, coordinare i deliverable dei progetti e fornire un progetto completo è impossibile.
Ben Timmerman, professional scrum master e director of software development presso The Brookfield Group, ritiene che ogni progetto che fallisce manchi di una buona comunicazione. “In ogni progetto fallito esiste una mancanza di comunicazione tra i team, i fornitori o i clienti. La maggior parte dei progetti ha un'incognita in agguato dietro l'angolo. Sia che si tratti di scope creep, problemi di budget o problemi tecnici, la comunicazione è la causa principale.”
Krista Kaszycki, operativo di AlphaRidge, condivide un'opinione simile sul fallimento dei progetti. “Solitamente i progetti INFORMATICI non riescono a causa della mancanza di comunicazione o errata impostazione delle aspettative e di dipendenze realistiche all'inizio del progetto.”
Come prevenire il fallimento di un progetto IT
Tutti i progetti comportano dei rischi. I project manager IT intendono consegnare i progetti in tempo e nel rispetto del budget, ma il fallimento non è da escludere. Per evitare errori, i project manager devono ottenere il supporto e una comunicazione eccellente da parte del leader senior.
“Assicurati il pieno coinvolgimento e il sostegno di tutti i principali stakeholder e dei membri del team di progetto fin dall'inizio del progetto", suggerisce White. In questo modo si evita che interessi contrastanti dominino le risorse. “Assicurati di aver sviluppato un piano di escalation per risolvere i problemi in modo rapido e creare responsabilità per le date di scadenza non rispettate". Oltre a ottenere il consenso degli stakeholder, Kaszycki incoraggia i team a "prendersi il tempo necessario per capire gli obiettivi di ogni stakeholder, fin dalle prime fasi del progetto: fornire aggiornamenti coerenti vi risparmierà un sacco di grattacapi.”
Timmerman ribadisce la necessità di comunicare. “L'eccesso di comunicazione non è necessariamente una cosa negativa. Può diventare ripetitiva, ma garantire che tu e il tuo team di progetto abbiate lo stesso percorso per raggiungere gli obiettivi, è un requisito per il successo del progetto.”
Best practice e principi per i professionisti della gestione dei progetti IT
A volte, anche il progetto più perfettamente orchestrato va fuori strada. Anche se i progetti sono impegnativi da completare, i team di progetto possono sempre diventare migliori, più rapidi e più efficienti.
Tuttavia, non tutti i progetti sono un disastro. I project manager possono imparare da altri esperti a gestire meglio i futuri progetti di gestione delle informazioni . Imbarrato racconta uno scenario reale in cui solo il team IT utilizzava una metodologia di gestione dei progetti Agile, mentre il resto dell'organizzazione non lo faceva, creando così confusione nel team di progetto.
“I team di progetto IT devono includere rappresentanti di varie unità aziendali a causa del cambiamento imminente. Questi rappresentanti sono responsabili della fornitura di requisiti, chiarificando le esigenze, rispondendo alle domande del team di sviluppo IT e di solito, condurre i test di accettazione dell'utente", afferma Imbarrato.
Continua, "In una situazione che si basa su una metodologia non familiare, il team IT il team IT dovrebbe formare il team di progetto (rappresentanti delle business unit) su come si svolgerà il progetto, sulla metodologia che verrà utilizzata, sugli elementi chiave di tale metodologia e su come i rappresentanti delle business unit possono contribuire in modo significativo. Non ci vuole molto per gettare solide basi affinché i membri del team di progetto capiscano come si svolgerà il processo. “
Imbarrato conclude: "Suggerirei di includere un'illustrazione visiva di come si svolgerà il progetto, un glossario dei termini del progetto che includa tutti gli acronimi comunemente usati nei progetti IT e un documento sui ruoli e le responsabilità per chiarire le attività e dei relativi assegnatari".
La conoscenza e la comunicazione sono la chiave per il successo del progetto
Tutti gli esperti di project management riconoscono i vantaggi di una comunicazione efficace. Wu considera che la conoscenza è un potere: “Prendi tempo per capire perché (allineamento strategico), chi (stakeholder, in particolare i clienti), cosa (ambito), quando (calendario), dove (se la posizione geografica è importante) e quanto. Comprendendo le 5W, i project manager possono determinare meglio il “come”.
White fa eco alle posizioni di Wu quando si tratta di prepararsi con cognizione di causa. “In qualità di project manager, bisogna fare molte domande, anche se sembrano sciocche. Spesso, le domande "sciocche" vengono omesse e possono prevenire eventuali disastri.”
I Project Manager si affidano a comunicazioni chiare tra membri del team e clienti. Timmerman raccomanda ai responsabili di progetto di focalizzarsi sulla collaborazione tra tutti gli stakeholder. “In fin dei conti, un PM IT si occupa di persone. Sia che tu stia implementando un passaggio da un cliente o che crei un prodotto minimo, ti stai occupando costantemente di persone. Comprendere le capacità tecniche e il modo in cui i membri del team comunicano in tutto il progetto consentono al PM di mitigare le problematiche prima che si verifichino. La capacità di identificare quando il rischio sta diventando una realtà spesso separa un buon progetto da uno destinato al fallimento.”
Mantieni tutto in un'unica posizione centralizzata
Mantieni tutte le informazioni di progetto, documenti, attività e report di avanzamento in una posizione centralizzata per evitare la confusione. Come dice Black, "La tecnologia è tua amica. L'uso dell'automazione e della tecnologia per garantire che il progetto venga consegnato in modo efficiente è un punto di svolta. Non temere di tentare qualcosa di nuovo o di diverso per ottenere un risultato differente.”
Kaszycki concorda con queste posizioni e suggerisce ai team di progetto di trovare "uno strumento di collaborazione sufficientemente flessibile per le proprie esigenze particolari e che possa facilitare la trasmissione dei dati più importanti. Ad esempio, devi essere in grado di automatizzare determinate notifiche o raccogliere fogli di dati di grandi dimensioni?”
Best practice per una buona governance della gestione dei progetti IT
La governance del progetto si riferisce agli elementi che contribuiscono al successo del progetto stesso. I tre pilastri chiave sono struttura, persone e informazioni, ma i componenti aggiuntivi variano da organizzazione a organizzazione.
Wu considera che la governance del progetto è un argomento essenziale, ma mal compreso. Fornisce tre buone prassi per la governance del portfolio dei progetti IT.
- Stabilire i processi di governance fin dall’inizio: Anche se la governance di progetto viene adottata dalla governance organizzativa, la maggior parte dei team di progetto trarrà beneficio dalla comprensione del quadro di governance fin dalle prime fasi.
- Allineare la governance con l'impatto sul business: Personalizza la governance dei progetti sul tuo mercato, il business e gli strumenti tecnologici che stai utilizzando. Non esiste un modello unico per la governance di progetto. Assicurati che il quadro di governance sia rappresentativo dell'impatto del progetto.
- Formare i membri del team: Organizza una formazione sui processi di governance chiave (ad es., come risolvere i rischi in escalation) e i parametri (ad es., limiti di budget, ruoli e responsabilità.
Best practice per i progetti di supporto IT:
La gestione dei progetti di supporto IT è il processo di pianificazione, organizzazione ed esecuzione delle operazioni IT. Gli esperti di progetto attribuiscono il successo alla comprensione del ruolo del supporto IT. Incoraggiano lo scambio comunicativo aperto e il feedback.
In passato, Wu è stato direttore generale dei servizi di progetto presso una grande società di revisione e consulenza fiscale. Racconta: “Il mio omologo, il direttore generale del supporto IT ed io abbiamo sempre discusso sui deliverable e sulla qualità dei sistemi prima del completamento del progetto”. Durante un progetto di ampio respiro, il CTO dell'azienda si è stancato dei nostri disaccordi e mi ha chiesto di dirigere sia il progetto che il supporto al progetto. A causa di questo ruolo diretto nel supporto IT, la mia visione del reparto è cambiata. Il mio consiglio per i project manager del supporto IT: mettetevi nei panni del responsabile del supporto IT e vedrete il loro mondo in modo molto diverso.”
White ricorda ai project manager del supporto IT di "coinvolgere i team di supporto frequentemente durante il progetto".
Questo approccio è condiviso anche da Kaszycki, che afferma che "un buon team tecnico vale oro. Valorizza esplicitamente il feedback proattivo di ogni membro del team.”
Best practice per la pianificazione di progetti IT
Durante la fase di pianificazione del progetto, i team impostano la direzione del progetto per raggiungere l'obiettivo finale. Durante la fase di pianificazione dei progetti IT, le responsabilità includono la definizione di attività, tempistiche e risorse disponibili; stimare i costi; e valutare i potenziali rischi.
Amy Black, CISSP, PMP e direttore di Security, Privacy and Risk presso RSM US LLP, concorda sul fatto che le esigenze di tempo e budget di un progetto richiedono un attento monitoraggio per rispondere in modo proattivo ai cambiamenti: “I progetti IT spesso falliscono a causa di una mancanza di flessibilità e dell'incapacità di inserire ammortizzatori nel piano di progetto. I rallentamenti sono inevitabili in un progetto e il project manager deve pianificare in modo proattivo e adeguato le perdite di budget e di tempo.”
Black fornisce anche diversi suggerimenti per la pianificazione dei progetti IT. “Pianifica sempre tempi e risorse di ammortizzamento, per garantire la consegna nei tempi previsti, sii realistico nelle stime di tempi e costi, riduci al minimo lo scope creep concentrandoti solo sul lavoro necessario per raggiungere l'obiettivo finale; comunica costantemente con il team e gli stakeholder; valuta in anticipo i problemi legati alla tempistica e fornisci aggiornamenti settimanali sullo stato di avanzamento per garantire visibilità e responsabilità".
Best practice per la valutazione di progetti IT
I progetti IT di successo richiedono stime accurate dei costi, comprese le risorse e le altre spese che contribuiscono al completamento del progetto nei tempi previsti. La stima dei costi è utile anche quando si ottiene l'approvazione del bilancio.
“La stima dei costi non dovrebbe essere un'esperienza angosciante", afferma Kaszycki. “Usa i tuoi progetti precedenti come guida e assicurati di avere protezioni contrattuali e uno scambio collaborativo con la leadership tecnica e operativa, per ottenere le informazioni più accurate per sostenere la tua valutazione.”
Black suggerisce di aggiungere tempi di ammortizzamento, anche se sei sicuro della tua valutazione, in base ai progetti precedenti: “si lavora con esperti di materia per stimare le milestone e i deliverable chiave e si trascura il tempo necessario per gestire correttamente i progetti e prevedere un tempo di riserva adeguato. Assicurati di sovrastimare le ore e il budget, per tenere conto degli slittamenti del programma e non caricarti per il tempo e gli sforzi necessarie come project manager per supervisionare l'impegno.”
Wu concorda con l'idea di utilizzare esperienze progettuali precedenti per costruire le stime di progetto IT. Suggerisce che i team di progetto IT "determinano il lavoro totale richiesto per il successo del progetto, prima di dedicarsi alla valutazione. Troppi progetti IT sottovalutano, e talvolta dimenticano, il cambiamento organizzativo. Quindi, il budget risultante è errato fin dall'inizio. È meglio determinare il "lavoro totale del progetto" e quindi passare alla stima.”
Best practice per la documentazione di progetti IT
La documentazione del progetto IT è un registro delle attività. I project manager IT devono creare la documentazione per tutta la durata del progetto. La documentazione include l'attività, la data di completamento e i membri del team. Ad esempio, una bozza e un piano di progetto, oltre alle annotazioni delle riunioni sono documenti essenziali.
Le best practice per la documentazione relativa ai progetti IT prevedono quanto segue:
- Documentare ad ogni milestone: “Noi imponiamo la documentazione a ogni milestone. Questo non solo consente un benchmarking più accurato, ma garantisce anche che non ci si affidi alla memoria e obbliga a rispettare i processi, ad esempio per informare un cliente delle modifiche, aggiornare uno strumento di gestione del progetto, informare il team tecnico dell'indagine sull'impatto, ecc.", afferma Kaszycki.
- Documentare per garantire il trasferimento di successo del progetto: Timmerman riconosce che la documentazione è complessa. “Tutti la vogliono, ma nessuno vuole occuparsene. Non si tratta mai di documentare tutto. Pensa a documentare le cose che che aiutano a trasferire con successo il progetto, nel caso in cui qualcun altro subentri a metà del progetto.”
- Stabilire traguardi di documentazione: “Stabilisci con il team l'aspettativa di comprendere i traguardi di documentazione prima dell'avvio del progetto, per determinare il livello minimo di documentazione necessaria", afferma Timmerman. “È sempre possibile aggiungere documentazione, ma definire chiaramente i requisiti minimi è un ottimo punto di partenza.”
Per i modelli di documentazione del progetto, leggi questa raccolta di modelli di documentazione di progetto..
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