Qual è la differenza tra la gestione dei progetti e la gestione dei progetti IT?
La gestione dei progetti è il processo di visione, organizzazione ed esecuzione dei progetti, mentre la gestione dei progetti IT è l’amministrazione di progetti specifici dell’Information Technology, tra cui sviluppo software, configurazioni tecnologiche, progetti infrastrutturali e aggiornamenti.
La gestione dei progetti è una competenza universale che si applica a tutti i settori e reparti aziendali. “La gestione dei progetti IT non dovrebbe essere diversa dalla gestione dei progetti HR, dalla gestione dei progetti del servizio clienti o dalla gestione dei progetti logistici”, suggerisce Mary Beth Imbarrato, Project Management Professional (PMP), Certified Scrum Master (CSM), Strategic Planning Professional (SPP) e Change Management Specialist (CMS) presso MBI Consulting. “L’elemento chiave è che se qualcuno si identifica come project manager IT, significa che la sua esperienza riguarda i progetti tecnologici. Ma è importante sapere che il set di competenze complessivo è simile, [anche se] avranno punti di forza in aree diverse.”
Perché i progetti IT non riescono
Gli esperti concordano sul fatto che la mancanza di obiettivi chiari, la scarsa sponsorizzazione e le difficoltà di pianificazione sono le ragioni principali del fallimento del progetto. Prestare attenzione al motivo per cui i progetti falliscono è il modo migliore per migliorare e consegnare progetti di successo in futuro.
Te Wu, CEO e CPO di PMO Advisory, illustra i motivi del fallimento dei progetti IT. “A parte l’ovvia ragione della cattiva gestione dei progetti, credo che le ragioni principali del fallimento del progetto IT siano le questioni politiche e conflittuali che sorgono in progetti complessi che distraggono l’attenzione dal progetto; la leadership diminuisce nel tempo: la leadership è forte all’inizio, ma nel tempo, la sua attenzione è incoerente e spesso a breve termine.”
Man mano che i progetti tecnologici diventano più grandi e complessi, soprattutto per i professionisti IT, anche i tassi di fallimento aumentano. Uno studio McKinsey-Oxford stima che le iniziative IT su larga scala (quelle che superano i 15 milioni di dollari) subiscono un superamento del budget fino al 45%. Questi progetti superano anche le timeline e forniscono fino al 56% di valore in meno agli stakeholder. Esistono numerose ragioni, tra cui problemi imprevisti inerenti l’invenzione o la distribuzione al primo utilizzo. Tuttavia, anche problemi come scala e complessità, mancanza di concentrazione e membri del team non qualificati contribuiscono ai tassi di fallimento segnalati.
Uno degli elementi più citati di un progetto fallito evidenzia i team di progetto che si concentrano troppo sul processo e sul budget, invece di raggiungere milestone e avanzare progressivamente. Gli sforzi a lungo termine presentano anche ostacoli che derivano dalle sfide legate alla rapida evoluzione dell’hardware e all’introduzione di nuove versioni del software durante il periodo di svolgimento del progetto.
Progetto fallito a causa della mancanza di sponsorizzazioni
Elizabeth Harrin, project manager esperta e autrice di ITPM, condivide un resoconto dettagliato di un progetto IT che non è riuscito a guadagnare terreno a causa della mancanza di supporto da parte dei dirigenti. “Si trattava di un progetto incentrato su un audit di conformità delle licenze software IT con un responsabile della sicurezza IT come stakeholder chiave. Sfortunatamente, né io, in qualità di project manager, né lo stakeholder avevamo la sponsorizzazione del management perché il progetto non era così interessante per loro in quel momento.”
Come descrive Harrin, senza la sponsorizzazione di un leader senior, i progetti possono rapidamente dissiparsi. I progetti e le attività concorrenti tra i reparti aziendali rendono il consenso e il supporto una sfida.
“Spesso ci sono molti interessi contrastanti che impediscono il pieno supporto e coinvolgimento”, afferma Alexis Nicole White, PMP, Scrum Master e consulente per la consegna dei progetti presso North Highland. Gli sponsor senior non sono gli unici membri del team che soffrono dell’incapacità di concentrarsi. Le ripercussioni di molteplici distrazioni sono evidenti nella gestione dei progetti. Imbarrato ha lavorato su progetti IT in cui l’assegnazione di più coordinatori di progetto che riferiscono al project manager può essere stata utile per il successo del progetto. “Ciò consentirebbe al project manager IT di concentrarsi sulle esigenze strategiche dell’organizzazione relative al progetto rispetto al rintracciare le attività incomplete o scadute.”
La comunicazione influenza il successo del progetto
Gli esperti concordano anche sul fatto che la comunicazione è un ingrediente essenziale per il successo del progetto. Senza capacità di comunicazione, coordinare i deliverable del progetto e consegnare un progetto completo è impossibile.
Ben Timmerman, Professional Scrum Master e Director of Software Development presso The Brookfield Group, ritiene che ogni progetto fallimentare manchi di una buona comunicazione. “Al centro di ogni progetto fallimentare esiste una mancanza di comunicazione tra team, fornitori o clienti. La maggior parte dei progetti ha un’incognita che è in agguato dietro l’angolo. Che si tratti di alterazione dell’ambito, problemi di budget o problemi tecnici, la comunicazione è la causa principale.”
Krista Kaszycki, direttrice delle operazioni per AlphaRidge, condivide un sentimento simile sul fallimento del progetto. “In genere, i progetti IT falliscono a causa della mancanza di comunicazione o della mancata definizione di aspettative e dipendenze realistiche all’inizio del progetto.”
Come prevenire il fallimento di un progetto IT
Tutti i progetti presentano dei rischi. I project manager IT intendono consegnare i progetti in tempo e nel rispetto del budget, ma il fallimento non è escluso. Per prevenire il fallimento, i project manager devono garantire un supporto continuo da parte dei senior leader e una comunicazione eccellente.
“Garantisci il pieno consenso e il supporto di tutti i principali stakeholder e dei membri del team di progetto fin dall’inizio del charter del progetto”, suggerisce White. Ciò aiuta a prevenire che interessi concorrenti dominino le risorse. “Assicurati di aver sviluppato un piano di escalation per risolvere rapidamente i problemi e generare responsabilità per le date target mancate.” Oltre a ottenere il consenso degli stakeholder, Kaszycki incoraggia i team a “[prendersi] il tempo necessario per comprendere gli obiettivi di ciascuno stakeholder all’inizio del progetto e fornire aggiornamenti coerenti e risparmiarsi un sacco di mal di testa”.
Anche Timmerman sottolinea il bisogno di comunicazione. “L’eccesso di comunicazione non è necessariamente una cosa negativa. Può risultare ripetitivo, ma garantire che tu e il team di progetto seguiate lo stesso percorso per raggiungere gli obiettivi è un requisito per un progetto di successo.”
Best practice e principi per i professionisti della gestione dei progetti IT
A volte, anche il progetto più perfettamente orchestrato va fuori strada. Anche se i progetti sono difficili da completare, i team di progetto possono sempre diventare migliori, più veloci e più efficienti.
Tuttavia, non tutti i progetti sono così complicati. I project manager possono imparare da altri esperti per gestire meglio i futuri progetti di gestione delle informazioni. Imbarrato condivide uno scenario di vita reale in cui solo il team IT ha utilizzato una metodologia di gestione dei progetti Agile e il resto dell’organizzazione no, creando così confusione tra il team di progetto.
“I team di progetto IT devono includere rappresentanti di varie unità aziendali a causa del cambiamento imminente. Questi rappresentanti sono responsabili di fornire i requisiti, chiarire le esigenze, rispondere alle domande del team di sviluppo IT e, di solito, testare l’accettazione degli utenti”, afferma Imbarrato.
Continua: “In una situazione che si basa su una metodologia sconosciuta, il team IT dovrebbe formare il team di progetto (rappresentanti delle business unit) su come si svolgerà il progetto, sulla metodologia che utilizzerà, sugli elementi chiave di tale metodologia e su come i rappresentanti delle business unit possono contribuire in modo significativo. Non ci vuole molto per gettare solide basi affinché i membri del team di progetto capiscano come si svolgerà il processo del progetto.”
Imbarrato conclude: “Suggerirei di includere un’illustrazione visiva di come si svolgerà il progetto, un glossario di termini che includa tutti gli acronimi comunemente utilizzati con i progetti IT e un documento sui ruoli e le responsabilità per ottenere chiarezza sulle attività e sui loro proprietari.”
Conoscenza e comunicazione sono le chiavi del successo del progetto
Le prove fornite da tutti gli esperti di gestione dei progetti supportano i vantaggi di una comunicazione efficace. Wu crede che la conoscenza sia potere: “Prenditi del tempo per capire perché (allineamento strategico), chi (stakeholder, in particolare i clienti), cosa (ambito), quando (programmazione), dove (se la posizione geografica è importante) e quanto. Comprendendo le 5W, i project manager possono determinare meglio ‘come’”.
White fa eco ai sentimenti di Wu quando si tratta di prepararsi in termini di conoscenza. “Come project manager, bisogna porsi molte domande, anche se sembrano sciocche. Spesso, queste domande ‘stupide’ vengono omesse, ma possono prevenire disastri.”
I project manager si affidano a comunicazioni chiare tra membri del team e clienti. Timmerman esorta i project manager a concentrarsi sulla collaborazione tra tutti gli stakeholder. “In fin dei conti, una PM IT rientra nel business delle persone. Sia che tu stia implementando un passaggio per un cliente o costruendo un minimo prodotto funzionabile, hai costantemente a che fare con le persone. Comprendere le capacità tecniche e il modo in cui i membri del team comunicano durante un progetto consente al project manager di mitigare i problemi prima che si verifichino. La capacità di individuare i momenti in cui il rischio sta diventando realtà spesso distingue un buon progetto da uno cattivo.”
Mantieni tutto in un’unica posizione centralizzata
Mantieni tutte le informazioni sul progetto, i documenti, le attività e i report sullo stato di avanzamento in una posizione centralizzata per limitare la confusione. Come dice Black, “La tecnologia è tua amica. L’uso dell’automazione e della tecnologia per garantire che il progetto venga consegnato in modo efficiente è un punto di svolta. Non aver paura di provare qualcosa di nuovo o diverso per ottenere risultati diversi.”
Kaszycki fa eco a questo concetto e suggerisce ai team di progetto di “trovare uno strumento di collaborazione che sia abbastanza flessibile per le loro esigenze specifiche e che possa facilitare le transazioni di dati più importanti. Ad esempio, devi essere in grado di automatizzare determinate notifiche o raccogliere fogli dati di grandi dimensioni?”
Best practice per una buona governance della gestione dei progetti IT
La governance del progetto si riferisce agli elementi che contribuiscono al successo del progetto. I tre pilastri chiave sono la struttura, le persone e le informazioni, ma i componenti aggiuntivi variano da un’organizzazione all’altra.
Wu ritiene che la governance del progetto sia un argomento essenziale ma frainteso. Fornisce tre best practice per la governance della gestione dei portfolio dei progetti IT:
- Stabilisci i processi di governance nella fase iniziale: anche se la governance del progetto viene adottata dalla governance organizzativa, la maggior parte dei team di progetto trarrà vantaggio dalla comprensione del framework di governance del progetto nelle prime fasi del progetto.
- Allinea la governance all’impatto aziendale: adatta la governance dei progetti al tuo mercato, alla tua azienda e agli strumenti tecnologici che stai utilizzando. Nella governance dei progetti non esiste un modello unico per tutti. Assicurati che il quadro di governance sia rappresentativo dell’impatto previsto del progetto.
- Forma i membri del team: conduci corsi di formazione sui processi chiave di governance (ad esempio come risolvere i rischi crescenti) e sui parametri (ad esempio i limiti di budget), nonché sui ruoli e le responsabilità.
Best practice per i progetti di assistenza IT
La gestione dei progetti di assistenza IT è il processo di pianificazione, organizzazione ed esecuzione delle iniziative IT. Gli esperti di progetto attribuiscono il successo alla comprensione del ruolo di assistenza IT. Incoraggiano la conversazione aperta e il feedback.
In passato, Wu è stato direttore globale dei servizi di progetto presso una grande società di audit e consulenza fiscale. Condivide: “La mia controparte, il direttore globale dell’assistenza IT, ed io discutevamo sempre sui deliverable e sulla qualità dei sistemi prima del completamento del progetto. Durante un grande progetto, il CTO dell’organizzazione si era stancato dei nostri disaccordi e mi chiese di guidare sia il progetto che l’assistenza per il progetto. A causa di questo ruolo diretto nell’assistenza IT, la mia visione del reparto è cambiata. Il mio consiglio per i project manager dell’assistenza IT: mettetevi nei panni del responsabile dell’assistenza e vedrete il loro mondo in modo molto diverso.”
White ricorda ai project manager dell’assistenza IT di “coinvolgere i team di assistenza spesso e frequentemente durante il progetto”.
Questo approccio esce fuori anche con Kaszycki, che afferma che “una buona squadra tecnica vale il suo peso in oro. Dai un valore chiaro al feedback proattivo di ogni membro del team”.
Best practice per la pianificazione dei progetti IT
Durante la fase di pianificazione del progetto, i team impostano la direzione del progetto per raggiungere l’obiettivo finale. Durante la fase di pianificazione del progetto IT, le responsabilità includono la definizione di attività, timeline e risorse disponibili, stima dei costi e valutazione dei rischi potenziali.
White ritiene che il fallimento del progetto sia spesso dovuto alla mancanza di una corretta pianificazione: “Spesso i vincoli sono imposti dall’azienda, limitando le risorse, i tempi e i costi. Pertanto, il project manager non può pianificare correttamente come consegnare”.
Amy Black, CISSP, PMP e Director of Security, Privacy, and Risk presso RSM US LLP, concorda sul fatto che le esigenze di tempo e budget di un progetto richiedono un attento monitoraggio per rispondere in modo proattivo ai cambiamenti: “I progetti IT spesso falliscono a causa della mancanza di flessibilità e della mancata creazione di buffer nel piano di progetto. Gli ostacoli sono inevitabili in un progetto e il project manager deve pianificare in modo proattivo e adeguato le scadenze del budget e della programmazione.”
Black fornisce anche diversi suggerimenti per la pianificazione dei progetti IT. “Pianifica sempre tempi e risorse di riserva per garantire consegne puntuali, sii realistico sulle stime di tempo e costi, riduci al minimo lo scope creep concentrandoti solo sul lavoro richiesto per raggiungere l’obiettivo finale, comunica eccessivamente con il team e gli stakeholder, esamina le preoccupazioni sulla timeline in anticipo e fornisci aggiornamenti settimanali sullo stato per garantire visibilità e responsabilità”, afferma.
Best practice per stime dei progetti IT
Progetti IT di successo richiedono stime accurate dei costi, comprese le risorse e altre spese che contribuiscono al completamento del progetto nei tempi previsti. La stima dei costi è utile anche per ottenere l’approvazione del budget.
“La stima dei costi non dovrebbe essere un’esperienza terrificante”, afferma Kaszycki. “Usa i tuoi progetti passati come guida e assicurati di avere protezioni contrattuali e una conversazione collaborativa con la leadership tecnica e operativa per ottenere le informazioni più accurate per informare la tua stima.”
Black suggerisce di aggiungere un tempo di riserva, anche se si è sicuri della stima, basato sui progetti precedenti: “Troppo spesso le persone lavorano con esperti in materia per stime su milestone e deliverable chiave e trascurano il tempo necessario per gestire correttamente i progetti e prevedere un tempo di riserva adeguato. Assicurati di sovrastimare le ore e il budget per evitare slittamenti del programma e per non caricarti del tempo e degli sforzi che ti saranno necessari come project manager per supervisionare l’impegno”.
Wu sottolinea l’idea secondo cui è necessario utilizzare precedenti storici per creare le stime dei progetti IT. Suggerisce ai team di progetto IT di “determinare il lavoro totale necessario per il successo del progetto prima di approfondire la stima. Troppi progetti IT sottovalutano, e talvolta dimenticano completamente, il cambiamento organizzativo. Quindi, il budget risultante è sbagliato fin dall’inizio. È meglio determinare il ‘lavoro totale del progetto’ e poi dedicarsi alla stima”.
Best practice per documentazione dei progetti IT
La documentazione del progetto IT è un registro delle attività. I project manager IT devono creare la documentazione durante tutto il progetto. I record includono l’attività, la data di completamento e i membri del team. Ad esempio, un project charter, un piano di progetto e note di riunione sono documenti essenziali.
Le best practice per la documentazione dei progetti IT includono:
- Documenta ogni milestone: “Imponiamo la documentazione ad ogni milestone. Ciò non solo consente un benchmarking più accurato, ma garantisce anche che non ci si affidi alla memoria e costringe ad aderire a processi prestabiliti per cose come informare un cliente delle modifiche, aggiornare uno strumento di gestione dei progetti, informare il team tecnico del sondaggio di impatto, ecc.”, afferma Kaszycki.
- Documenta per garantire il successo del trasferimento dei progetti: Timmerman sa che la documentazione è complicata. “Tutti la vogliono, ma nessuno vuole farla. Non si tratta di documentare tutto. Pensa a documentare le cose che aiuterebbero per un trasferimento di successo del progetto se qualcun altro dovesse subentrare a metà corsa.”
- Stabilisci gli obiettivi di documentazione: “Stabilisci con il team le aspettative di comprensione degli obiettivi di documentazione prima dell’avvio del progetto, al fine di determinare il livello più basso di documentazione richiesta per un progetto”, afferma Timmerman. “È sempre possibile aggiungere documentazione, ma definire chiaramente i requisiti minimi è un ottimo punto di partenza.”
Per i modelli di documentazione del progetto, leggi questa raccolta di modelli di documentazione del progetto.
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