Cos'è la gestione delle informazioni?
La gestione delle informazioni (IM) si riferisce alla raccolta, all'organizzazione, all'archiviazione e alla manutenzione dei dati, inclusi documenti, immagini, basi di conoscenza, codice e altri tipi di media virtuali. La gestione dell'utilizzo è nata dalla gestione dei dati tradizionali, che si concentrava sull'archiviazione e la manutenzione dei supporti fisici.
La definizione di gestione delle informazioni è in continua evoluzione man mano che la tecnologia, le idee e le esigenze aziendali cambiano. La gestione dell'utilizzo può comprendere un ciclo di attività organizzative: raccolta di dati, analisi, categorizzazione, contestualizzazione e archiviazione (e, in alcuni casi, eliminazione), al fine di supportare le esigenze di un'azienda. Ciò significa che i dati e le informazioni hanno un ciclo di vita: sono utili per un periodo di tempo, ma non in eterno.
Come qualsiasi altra pratica aziendale, la gestione dell'utilizzo incorpora concetti di gestione generale, come la pianificazione, il controllo e l'esecuzione. La gestione delle informazioni include anche la gestione dei dati e le attività associate. La gestione dei dati è lo sviluppo e l'implementazione di strumenti e politiche che consentono ai dati di progredire da una fase all'altro durante il loro ciclo di vita.
La gestione delle informazioni ha quattro componenti principali.
- Persone: non solo coloro che sono coinvolti nella gestione dell'utilizzo, ma anche i creatori e gli utenti di dati e informazioni.
- Criteri e processi: le regole che determinano chi ha accesso a cosa, le fasi per archiviare e proteggere le informazioni che devono essere archiviate e protette e i tempi per l'archiviazione o l'eliminazione.
- Tecnologia: gli elementi fisici (computer, archivi, ecc.) che memorizzano dati e informazioni e qualsiasi software utilizzato.
- Dati e informazioni: cosa utilizzano gli altri componenti.
Cosa non è la gestione delle informazioni
La gestione dell'utilizzo è spesso confusa con la gestione dei contenuti o la gestione delle conoscenze. Mentre tutti e tre i processi sono correlati e c'è una certa sovrapposizione, ci sono alcune differenze. La gestione dei contenuti si occupa dei dati (blocchi di testo, immagini, video e altro ancora) utilizzati da un sito web e delle copertine per organizzare e visualizzare i dati (ad esempio tag XML o codice HTML). La gestione delle conoscenze è simile alla scienza delle biblioteche e si occupa di informazioni per la formazione e l'istruzione, nonché di trasferimento di conoscenze e competenze e di trasmissione delle lezioni apprese.
Principi di gestione delle informazioni
Esistono molti principi di gestione delle informazioni. Un insieme ben noto è l'Information Management Body of Knowledge (IMBOK),che è un framework che suddivide le competenze di gestione in sei aree di conoscenza e quattro aree di processo.
Le aree di conoscenza includono:
- Tecnologia dell'informazione (IT): hardware e software
- Sistemi informativi: l'IT integrato in un sistema che soddisfa le esigenze e le politiche aziendali
- Informazioni aziendali: create analizzando e contestualizzando i dati utilizzando strumenti come il sistema IT
- Processi aziendali: come valutare e utilizzare le informazioni aziendali per prendere decisioni
- Vantaggio aziendale: il vantaggio desiderato che le informazioni aziendali forniranno
- Strategia aziendale: il master plan che dà una direzione a un'azienda. Idealmente, le decisioni prese attraverso i processi aziendali, che si basano su informazioni aziendali, guideranno la strategia e porteranno alla realizzazione dei vantaggi.
Le aree del processo IMBOK sono:
- Progetti: aggiunta di nuove capacità, software e hardware ai sistemi IT
- Cambiamento aziendale: valutazione delle informazioni per migliorare i processi
- Operazioni aziendali: la quotidianità di un'azienda. Queste guideranno i miglioramenti in base agli aggiornamenti dei processi e, si spera, aumenteranno i vantaggi.
- Gestione delle prestazioni: cercare di garantire che le operazioni siano in esecuzione al massimo della capacità
I dati come prodotto
Allo stesso modo in cui un'azienda produce qualcosa come dadi e bulloni, un reparto aziendale (come l'IT) può produrre dati che altri reparti (come finanza o marketing) o un'altra azienda trattano come un prodotto o un servizio. Con questo quadro, l'entità che fornisce vedrà l'entità ricevente come cliente e quindi potrebbe essere più reattiva alle sue esigenze.
Stefan Haase, Director at Whitecap Consulting in Leeds, UK, explains,
“Information Management is a multi-faceted discipline that centres on data compliance. An organization accesses, creates, distributes, manages, stores, protects, and secures a wide variety of information which requires strong data governance, access management, and data protection.”
Quali sono le strategie di gestione delle informazioni?
Le strategie di gestione delle informazioni sono piani che aiutano un'azienda a garantire che le proprie pratiche di gestione dell'utilizzo siano sincronizzate, a migliorare i processi e a prepararsi per il futuro. Dall'indicazione dello stato attuale all'identificazione degli obiettivi, questi piani possono includere le seguenti informazioni:
- Stato attuale
- Obiettivi per il futuro
- Passi concreti per raggiungere questi obiettivi
- Piani di acquisizione di nuove risorse
- Processi e politiche per l'interazione con i reparti aziendali
- Assegnazione della responsabilità per l'implementazione e la creazione di report
Da dove provengono i dati e le informazioni?
Il termine dati si riferisce a numeri o fatti grezzi, mentre le informazioni sono dati che sono stati elaborati, strutturati, interpretati e organizzati, in modo da informare le decisioni e i piani. Le aziende possono ottenere dati da molte fonti, tra cui:
- Sistemi legacy: utilizzati per dati che si accumulano da molto tempo. I sistemi legacy di un'azienda (ad esempio la gestione dell'apprendimento, i registri dei dipendenti, la storia finanziaria) contengono tutti dati utili che possono essere sfruttati.
- Creazione di dati: le transazioni, la produzione, i pagamenti, gli acquisti e le revisioni dei dipendenti (per citarne alcuni) creano tutti dati. Per un rivenditore, i dati potrebbero essere il numero di vendite monitorate dal proprio sistema di punti vendita. Per un produttore, potrebbe essere il numero di monitor per computer che sono stati assemblati. Per una società di consegne, potrebbe essere il momento in cui un pacco viene consegnato in un luogo designato.
- Raccolta di dati: dati provenienti da fonti esterne, come le tendenze meteo, le notizie, gli avvisi di chiusura delle strade o le tendenze delle assunzioni. Questo tipo di dati può essere acquistato o raccolto gratuitamente.
Come i dati diventano informazioni
I dati diventano informazioni per interpretazione, analisi, contestualizzazione, elaborazione e altre attività di gestione dell'utilizzo.
R. Rebecca Carter, a Senior Content Strategist at Global Team Blue in Detroit, says, “Data is raw numbers. Data passes through a filter of tools and/or people who organize, categorize, analyze, tag, and distribute the data to become meaningful information in context.”
Ad esempio: un registro del conducente sui suoi acquisti di benzina rappresenta un dato. Lo stesso conducente che calcola il proprio chilometraggio trasforma quel dato in informazioni. Se traccia il chilometraggio in funzione delle condizioni meteorologiche o della guida in città rispetto all'autostrada, tali informazioni si arricchiscono.
In un contesto aziendale, il numero di paia di scarpe vendute e il prezzo pagato per ogni paio sono dati. Tracciare le vendite per negozio, confrontare i numeri di vendita con il periodo precedente o monitorare il numero di clienti che hanno utilizzato un coupon trasforma i dati in informazioni.
Sebbene ci siano molti modi per concettualizzare il modo in cui i dati diventano informazioni, un concetto ben noto è il modello di portafoglio creato da Andy Bytheway, professore di informatica alla University of the Western Cape in Sud Africa. Questo modello pone due assi:
- Fonte: interna ed esterna: se i dati provengono dall'interno di un'organizzazione (dati di vendita, e-mail) o dall'esterno (rapporti sulle notizie, condizioni orarie della strada).
- Struttura: strutturati o meno: se i dati sono stati analizzati o contestualizzati o solamente raccolti.
Il quadrante più prezioso è lo strutturamento interno. Queste informazioni sono state esaminate, elaborate, contestuali e forniscono la base migliore per il processo decisionale operativo aziendale.
Dati e informazioni hanno valore
I dati e le informazioni sono asset aziendali creati o raccolti da un'azienda. Poiché possono rendere l'azienda più preziosa, hanno bisogno di protezione. A differenza dei computer o degli edifici, i dati e le informazioni sono intangibili, quindi spesso è difficile assegnare loro un valore reale.
Il report di IDC del 2015 Information Digital Transformation MaturityScape afferma: "Le informazioni sono al centro del nuovo ecosistema digitale." Per ottenere il massimo valore da dati e informazioni, le organizzazioni possono considerare il modello della catena del valore delle informazioni, creato da Elias Bizannes. Il modello è stato creato con il B2C in mente, ma funziona anche per il B2B o le relazioni inter-dipartimentali. Il modello include le seguenti fasi:
- Raccogli e crea dati: i dati hanno valore come risorsa.
- Elabora i dati: il valore sta nella capacità di combinare, contestualizzare, ecc.
- Genera informazioni: i diversi modelli e connessioni che diventano visibili sono il valore creato in questa fase.
- Applica conoscenza: il valore deriva dall'utilizzo di ciò che è stato creato per apportare modifiche alle operazioni, ai processi, ecc..
Sicurezza e gestione delle informazioni
I protocolli di sicurezza per i dati esulano dall'ambito di questo articolo, ma sono una parte fondamentale di qualsiasi programma di gestione delle informazioni. I criminali e gli hacker comprendono il valore dei dati aziendali, motivo per cui cercano di impadronirsene. I dati non sempre hanno la protezione che meritano in base al loro valore: considera le recenti violazioni di Equifax come esempi. Per saperne di più sulla protezione dei dati, leggi Network Security 101: Problems & Best Practices.
Cos'è la gestione delle informazioni strategiche?
La gestione delle informazioni strategiche (SIM) aiuta le aziende e le organizzazioni a classificare ed elaborare le informazioni che creano e ricevono. Può anche aiutare le aziende a identificare le opportunità di miglioramento delle operazioni e avere un impatto positivo sui profitti attraverso l'analisi dell'utilizzo dei dati.
In un documento del 2009 intitolato "Strategic Information Management Under Leakage in a Supply Chain", gli autori Krishnan S. Anand e Manu Goyal definiscono l'approccio SIM come "gestire attivamente l'imperativo informativo dell'azienda e fare compromessi appropriati con l'imperativo operativo, in caso di conflitti, al fine di massimizzare i profitti."
Cos'è un sistema di gestione delle informazioni?
Un sistema di gestione delle informazioni (IMS) è un insieme di hardware e software che archivia, organizza e accede ai dati archiviati in un database. Fornisce inoltre strumenti che consentono di creare report standardizzati e ad-hoc.
Esistono numerosi tipi di IMS in grado di svolgere funzioni aziendali specializzate, inclusi i seguenti esempi:
- Sistema di business intelligence: le operazioni utilizzano un sistema di business intelligence per prendere decisioni aziendali basate sulla raccolta, l'integrazione e l'analisi dei dati e delle informazioni raccolti.
- Sistema di gestione delle relazioni con i clienti: archivia le informazioni chiave sui clienti, comprese le vendite precedenti, le informazioni di contatto e le opportunità di vendita. I team di marketing, servizio clienti, vendite e sviluppo aziendale utilizzano spesso il CRM.
- Sistema di automazione delle forze di vendita: un componente specializzato di un sistema CRM che automatizza molte attività svolte dai team di vendita. Può includere la gestione dei contatti, il monitoraggio e la generazione dei lead e la gestione degli ordini.
- Sistema di elaborazione delle transazioni: un IMS che completa una vendita e gestisce i dettagli correlati. A livello base, potrebbe essere un sistema di punti vendita (POS) o un sistema che consenta a un viaggiatore di cercare un hotel e includere opzioni di camera, come la fascia di prezzo, il tipo e il numero di letti, o una piscina, quindi selezionare l'opzione e prenotare.
- Sistema di gestione della conoscenza (KM): il servizio clienti può utilizzare un sistema KM per rispondere alle domande e risolvere i problemi.
R. Rebecca Carter consiglia: "Un sistema informativo è composto da processi e strumenti. Spesso si vede che il processo deve adattarsi agli strumenti, quando è il processo a dover guidare e informare lo strumento. Idealmente gli strumenti dovrebbero essere asserviti ai processi."
Dove la gestione delle informazioni può avere un impatto positivo
L'analisi di dati e informazioni per cercare opportunità di miglioramento è un metodo utile per guidare e gestire i cambiamenti e i miglioramenti ovunque in un'azienda. Ecco alcune aree chiave in cui la gestione delle informazioni può produrre l'impatto maggiore:
Progetti: tieni traccia dell'efficacia dei progetti e applica le lezioni apprese ai progetti futuri.
Operazioni aziendali: scopri quali processi sono efficaci e quali no.
Gestione delle prestazioni: studia la produttività di team, manager e dipendenti e cerca modi per aumentarla.
Best practice per la gestione delle informazioni
Un articolo su i-SCOOP afferma: "Essere strategici su tutto e guardare alla realtà aziendale e alle priorità permette di assicurarsi di non appartenere ai due terzi delle aziende che non soddisfano gli standard di best practice per il controllo dei dati." Sebbene le best practice possano variare, l'elenco seguente è un buon punto di partenza, compilato da un sondaggio su numerose fonti.
- Facilità d'uso: un sistema di gestione delle informazioni deve essere facile da usare. Se l'interfaccia utente non è ben progettata, i manager e i dipendenti possono sentirsi frustrati e trovare altri modi non approvati per condividere le informazioni, il che significa che non seguiranno i protocolli di sicurezza. Affrontare i problemi di usabilità in anticipo significa anche dover applicare pochi aggiornamenti del sistema in seguito. La terza edizione di Strategic Information Management: Challenges and Strategies in Management Information Systems, a cura di Robert D. Galliers e Dorothy E. Leidner, afferma: "L'idea che i sistemi dovrebbero rivolgersi ai propri utenti in ogni fase di sviluppo e nella loro forma finale ha incoraggiato lo sviluppo di sistemi "facili da usare", nella speranza che l'usabilità iniziale riducesse le richieste di manutenzione successive."
Per saperne di più sulla progettazione dell'interfaccia utente, leggi Gli elementi chiave della progettazione dell'interfaccia utente e come utilizzarli durante la progettazione di un'app o di un sito web. - Ottieni il consenso dell'utente: di pari passo con la facilità d'uso, è indispensabile considerare le esigenze degli utenti. R. Rebecca Carter consiglia: "Non fare solo ipotesi, ma osserva l'ambiente e chiedi direttamente agli utenti di cosa hanno bisogno e cosa si aspettano. Usa i concetti del design riflessivo e crea sistemi in grado di ascoltare, evolvere e adattarsi."
- Pianifica e progetta a livello aziendale: piuttosto che consentire ai reparti di gestire i propri processi di gestione delle informazioni, a partire dal livello aziendale che crea condivisione e interoperabilità nel programma.
- Riutilizzo a livello aziendale: i dati e le informazioni devono essere disponibili in tutti i reparti, il che consente economie di scala, processi decisionali migliori e feedback migliori.
- Gestione dei dati: crea criteri per guidare l'organizzazione, il cambiamento, la distribuzione, l'archiviazione e l'eliminazione delle informazioni.
- Gestione e governance centralizzata dei dati: la governance dei dati è la gestione complessiva della disponibilità, dell'usabilità, dell'integrità e della sicurezza dei dati utilizzati dall'azienda. Un programma di governance dei dati include un organo di governo, una serie di procedure definite e piani per l'esecuzione delle procedure. In un documento del 1991 intitolato Globalization and Information Management Strategies, gli autori Jahangir Karimi e Benn R. Konsynski spiegano: "La mancanza di una strategia di gestione delle informazioni centralizzata spesso fa sì che le entità aziendali (ad esempio, clienti e prodotti) abbiano molteplici attributi... e valori tra i database. Ciò rende difficili i collegamenti o la condivisione dei dati tra le attività di valore nel migliore dei modi... Questi fattori rendono non disponibili dati importanti sulle prestazioni e sulla correlazione... per il processo decisionale, creando così ostacoli importanti ai vantaggi competitivi dell'azienda."
- Gestione dei metadati: i metadati forniscono un modo per classificare correttamente i dati, in modo che possano essere confrontati e combinati con quelli provenienti da sistemi diversi. I metadati possono anche aiutare a tenere traccia di chi dovrebbe avere accesso ai dati. Esempi di metadati includono la data di creazione, la lingua e le categorie. Garantire che i metadati siano corretti e aggiornati rende le informazioni più utilizzabili e supporta i criteri di sicurezza.
- Crea una tassonomia: gruppi diversi hanno termini diversi per gli stessi concetti. Una tassonomia collegherà e classificherà questi termini e consentirà le ricerche e la condivisione tra i sistemi.
- Gestione della qualità dei dati: se i dipendenti e i manager non possono fidarsi dei dati e delle informazioni che visualizzano, non li utilizzeranno. L'implementazione dei controlli di qualità impedisce l'uso di dati non corretti, crea un processo per correggere gli errori quando vengono trovati e mantiene alta la qualità dei dati.
- Rendi disponibili dati e informazioni (con restrizioni appropriate): la condivisione di dati e informazioni è lo scopo chiave della gestione delle informazioni, quindi qualsiasi programma di gestione delle informazioni dovrebbe mantenerlo come principio fondamentale. Tuttavia, non tutti dovrebbero avere accesso a tutto, quindi definisci chiaramente chi dovrebbe avere accesso e assicurati che la tecnologia utilizzata supporti queste politiche. Ancora, da Strategic Information Management: Challenges and Strategies in Managing Information Systems, "La gestione delle informazioni comporta l'identificazione di ciò che dovrebbe essere mantenuto, come dovrebbe essere organizzato, dove dovrebbe essere tenuto e chi dovrebbe avere accesso."
- Formazione, regole e responsabilità: forma coloro che accedono ai dati e crea informazioni sulle politiche che guidano l'utilizzo e la condivisione dei dati. Quando le politiche vengono violati, i manager e i dipendenti devono essere ritenuti responsabili.
- Collaborazione IT e aziendale: la cooperazione tra coloro che possiedono e utilizzano i dati e coloro che li archiviano ed elaborano è fondamentale. Quando i sistemi vengono aggiunti o aggiornati, l'IT deve mettere al primo posto le esigenze degli utenti. Quando lavorano con l'IT, gli utenti devono comprendere i limiti degli strumenti disponibili.
- Piano per il miglioramento continuo: le esigenze aziendali e i dati disponibili sono in continua evoluzione. Progetta un programma di gestione delle informazioni e la tecnologia che lo supporta con questa idea, in modo che possa accogliere input nuovi o modificati e creare nuovi output.
- Piano per il futuro: R. Rebecca Carter afferma: "... Con i progressi tecnologici imprevisti che si verificano a un ritmo sempre maggiore, qualsiasi sistema progettato oggi diventerà obsoleto domani senza pianificare l'adattabilità. Non basta costruire un sistema e andarsene. Le organizzazioni devono riconoscere l'importanza di dedicare risorse per mantenere e migliorare i sistemi di gestione delle informazioni, in modo da poter crescere e reagire ai cambiamenti nei processi in evoluzione."
- Progettazione per l'integrazione con altre app e l'interoperabilità tra i sistemi: i tuoi sistemi dovrebbero essere in grado di combinare fonti e formati di dati diversi ed eterogenei e di presentarli come una vista integrata.
- Audit trail: un sistema di gestione delle informazioni ben progettato dovrebbe mostrare chi ha accesso alle informazioni, cosa ha fatto e con chi le ha condivise. Ciò aiuta a prevenire le violazioni della sicurezza e garantisce che tutti seguano le politiche stabilite.
Vantaggi della gestione delle informazioni
Come già detto in precedenza, i dati e le informazioni sono risorse. Affinché queste risorsi creino benefici, devono essere utilizzate. N. Venkatraman, professore di informazione alla Boston University, ha sviluppato DIKAR (Data, Information, Knowledge, Action, Results), un modello ben noto per realizzare i vantaggi di un programma di gestione delle informazioni:
- I dati devono essere interpretati per rendere le informazioni
- Le informazioni devono essere comprese per emergere come conoscenza
- La conoscenza consente ai manager di prendere decisioni efficaci
- Decisioni efficaci portano ad azioni appropriate
- Le azioni appropriate portano a risultati significativi
Cos'è un data warehouse e come viene utilizzato nella gestione delle informazioni?
Un data warehouse è una raccolta di server che memorizzano e forniscono accesso a dati e informazioni digitali tra reparti e sistemi. Negli anni '90 esistevano data warehouse fisici, ma molte aziende hanno spostato i propri warehouse sul cloud.
Cosa sono i big data e in che modo influiscono sulla gestione delle informazioni?
Il termine big datasi riferisce a set di dati di grandi dimensioni che le applicazioni standard di elaborazione dei dati non possono gestire. Il termine è in circolazione dagli anni '90, ma il suo uso è aumentato notevolmente negli ultimi anni. Il lettore Ngram di Google mostra questa tendenza:
La definizione di ciò che si qualifica come big data è ancora in essere, ma è generalmente associata alle seguenti caratteristiche:
- Volume: un terabyte è solitamente la dimensione minima della capacità.
- Varietà: i dati provengono da più fonti in formati misti.
- Velocità: i dati devono essere elaborati rapidamente per diventare informazioni utilizzabili.
Il calo dei costi di archiviazione dei dati, la crescente velocità dei processori e la complessità del software stanno portando i big data alla portata di più aziende.
Pianificazione di una strategia e creazione di un programma di gestione delle informazioni
Se la tua azienda ha bisogno di implementare un programma di gestione delle informazioni, la scelta delle best practice e la costruzione del programma per soddisfare queste esigenze contribuirà a ridurre i problemi in seguito. Stefan Haase consiglia:
Ci sono diverse attività necessarie per fornire una strategia di gestione delle informazioni efficace:
- Creare un quadro di governance: identifica i ruoli e le responsabilità in merito all'accesso, alla protezione e alla distribuzione dei dati dell'organizzazione.
- Categorizza le informazioni: la maggior parte delle organizzazioni tratta tutti i dati allo stesso modo in cui i responsabili dei dati (in genere il reparto IT) non sono i proprietari dei dati (cioè gli utenti finali o i capi reparto). I proprietari dei dati sono troppo occupati con le attività quotidiane, per cui non si occupano della gestione delle informazioni. I responsabili dei dati non sono autorizzati a rimuovere o eliminare i dati, anche se i dati sono vecchi e non sono più richiesti dal punto di vista legale o aziendale. Pertanto le organizzazioni devono classificare le informazioni per gestirle in base al loro valore. Le categorie tipiche sono mission critical (dati creati o accessibili negli ultimi tre mesi), dati importanti (dati creati o accessibili negli ultimi 12 mesi), dati precedenti (dati che devono essere conservati per motivi di conformità, ad esempio per tre, cinque o sette anni) e dati non aziendali (ad esempio dati privati come foto personali).
- Archivia i dati in base al loro valore: tutti i dati mission critical devono essere accessibili all'istante e devono essere archiviati in un primo livello, i dati importanti archiviati al secondo livello, i dati legacy in modo permanente fuori sede e i dati personali eliminati.
- Proteggi i dati in base al loro valore: replica i dati mission critical durante il giorno per garantire che non si verifichino perdite di dati, esegui il backup di dati importanti in una posizione alternativa ogni giorno, i dati legacy sono già archiviati in modo permanente fuori sede.
- Pianificazione del recupero dati/business continuity/disaster recovery: assicurati che l'organizzazione controlli regolarmente il recupero dei dati e le procedure di business continuity/disaster recovery per garantire che possa superare qualsiasi potenziale perdita di dati il prima possibile.
- Gestione degli accessi: assicurati che i tipi di utenti siano identificati e applicati, come l'amministratore, l'accesso in lettura e scrittura, l'accesso di sola lettura o nessun accesso.
R. Rebecca Carter consiglia:
Naturalmente, il posto migliore per iniziare è dalle persone che utilizzano i sistemi di gestione delle informazioni. Questi utenti avranno delle idee, spesso basate sui loro punti dolenti e su ciò che vorrebbero vedere in un sistema ideale. Ma potrebbero non essere in grado di comunicare chiaramente i processi supportati senza attriti. E potrebbero non essere in grado di riconoscere dove i processi potrebbero essere supportati da nuove tecnologie o automazione. Quindi è essenziale che i progettisti studino le attività all'interno dell'ambiente di lavoro in tempo reale per essere in grado di progettare efficacemente un sistema per gli utenti finali.
Le strategie più efficaci prenderanno in considerazione l'intero ecosistema, integrandosi per le efficienze quando possibile. Ho spesso visto le organizzazioni dare attenzione e risorse agli strumenti per i singoli gruppi di attività, senza occuparsi del quadro generale, il che porta a inefficienze in tutta l'organizzazione. I gruppi si ritrovano con vari sistemi diversi che non sono integrati tra loro e l'organizzazione complessiva che deve cercare di gestire questi sistemi legacy insieme. Progettando per l'intero ecosistema, i team possono condividere, sfruttare e riutilizzare le informazioni in modo più efficace.
È anche fondamentale riconoscere che, con i progressi tecnologici imprevisti che si verificano a un ritmo sempre maggiore, qualsiasi sistema progettato oggi diventerà obsoleto domani senza pianificare l'adattabilità. Non basta costruire un sistema e andarsene. Le organizzazioni devono riconoscere l'importanza di dedicare risorse per mantenere e migliorare i sistemi di gestione delle informazioni, in modo da poter crescere e reagire ai cambiamenti nei processi in evoluzione.
Una volta che il programma di gestione delle informazioni è attivo e funzionante, seguire le best practice stabilite è fondamentale. Carter spiega: "Tutti i contenuti hanno un ciclo di vita. Ricerca, pubblicazione, monitoraggio e poi dismissione o archiviazione. Crea un processo di audit per vedere se le tue informazioni sono ancora utili."
"Garantisci che le attività... siano continuamente riviste, aggiornate e contestate. E rispetta il tasso delle normative e dei requisiti di conformità sui dati più recenti o specifici del settore, nazionali o internazionali", consiglia Haase.
Sfide e critiche della gestione delle informazioni
La gestione delle informazioni ha ostacoli e detrattori, come per qualsiasi disciplina aziendale. Di seguito sono elencate le sfide e le best practice che aiuteranno a mitigare o superare questi problemi:
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Sfide |
Best practice correlate |
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Concorrenza e mancanza di coordinamento tra i diversi sistemi di messaggistica istantanea |
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Sistemi legacy da aggiornare o ritirare |
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Nessuna chiara direzione tecnica strategica o organizzativa |
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Adozione limitata da parte di manager e dipendenti |
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Dati e informazioni di scarsa qualità (ad esempio incoerenti, duplicati, obsoleti) |
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Mancanza di supporto della dirigenza senior |
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Gran numero di esigenze aziendali |
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Difficoltà di cambiamento dei processi/formazione del personale |
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Risorse limitate per la gestione o il miglioramento dei sistemi |
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Critiche |
Best practice correlate |
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Le regole e i processi possono impedire decisioni buone e rallentare il processo decisionale |
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La gestione delle informazioni ha spesso significato l'implementazione di nuove tecnologie, cosa spesso osteggiata |
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I sistemi di gestione delle informazioni sono spesso costruiti su misura per un unico scopo |
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Sviluppi recenti e tendenze future
I big data continueranno a guidare la crescita e le modifiche alla gestione delle informazioni man mano che il concetto diventa più mainstream.
La promessa dell'intelligenza artificiale (IA) circola da decenni. I progressi nella potenza di calcolo e nel software hanno finalmente portato l'IA a portata di mano. Nell'ambito della gestione delle informazioni, ecco alcuni possibili impatti dell'IA:
- Aumento dell'analisi: la preparazione dei dati e la corrispondenza dei modelli saranno più automatizzate, accelerando l'elaborazione dei dati.
- Dispositivi intelligenti: includono auto senza conducente, droni a pilotaggio automatico e macchine smart. Ognuno di questi aumenterà la quantità di dati e richiederà una quantità crescente di informazioni per funzionare.
- Agenti intelligenti: Siri e Alexa avranno molti nuovi simili. L'intelligenza artificiale consentirà a questi agenti di rispondere a domande complesse dei clienti, di fornire assistenza nella prenotazione di camere d'albergo e di organizzare una riunione inviando inviti e ordinando il pranzo per tutti in base alle restrizioni alimentari. Anche queste attività creeranno dati e richiederanno informazioni.
Come dovrebbe cambiare la tua strategia di gestione delle informazioni nel 2018 e oltre?
L'ambiente aziendale cambia costantemente e gli strumenti e i processi devono rispondere a questo cambiamento. Ciò include il tuo programma di gestione delle informazioni.
R. Rebecca Carter consiglia:
Crea un gruppo dedicato il cui scopo è valutare e migliorare la gestione delle informazioni da una prospettiva a livello aziendale. Non si può semplicemente lasciare che i sistemi crescano organicamente, poiché gli individui avranno sempre un punto cieco per l'esecuzione delle funzioni del loro gruppo. Una gestione efficace delle informazioni aziendali ha bisogno di un occhio dedicato a questa importante funzione.
Dovrebbe esserci una migliore sinergia tra l'azienda e i consulenti esterni. I consulenti possono aiutare a creare sistemi e strumenti, in quanto possono assumere più facilmente una visione strategica. Ciò consente ai reparti IT interni di rimanere concentrati sulle operazioni quotidiane.
Stefan Haase afferma:
L'intelligenza artificiale e l'analisi dei dati aiutano le aziende con il crescente afflusso di informazioni a dare un senso ai dati. Tuttavia, si applicano ancora le basi di una strategia di gestione delle informazioni.
L'intelligenza artificiale e l'analisi dei dati possono essere utili solo se l'organizzazione ha messo in atto una strategia di gestione delle informazioni.
L'intelligenza artificiale e l'analisi dei dati consentono ai dati provenienti da più fonti e piattaforme di combinare e correlare le informazioni. Questo processo potrebbe consistere nel proteggere l'organizzazione dalle violazioni della sicurezza dei dati, nell'arrivare a decisioni aziendali migliori per fornire più valore ai clienti dell'utente finale (ad esempio combinando input e feed da più servizi finanziari come conti, investimenti, azioni, ecc.) o nel fornire informazioni finanziarie in tempo reale agli utenti finali.
Sebbene questo articolo non possa toccare tutti gli aspetti della disciplina, le best practice e le sfide comuni, i consigli degli esperti e la discussione sul valore dei dati e sull'importanza della sicurezza dovrebbero darti un'idea migliore di cosa sia la gestione delle informazioni e perché sia importante.
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