Che cos'è la gestione delle conoscenze?
La gestione della conoscenza (KM) è il processo utilizzato per gestire e supervisionare tutte le conoscenze esistenti all'interno di un'azienda. La gestione della conoscenza si basa su una comprensione della conoscenza, che consiste in competenze discrete o intangibili che una persona possiede.
Il campo della gestione della conoscenza identifica due tipi principali di conoscenza. La conoscenza esplicita è una conoscenza o abilità che può essere facilmente articolata e compresa, e quindi facilmente trasferita ad altri (questa è anche chiamata conoscenza formale o codificata ). Tutto ciò che può essere scritto in un manuale - istruzioni, equazioni matematiche, ecc. - si qualifica come conoscenza esplicita.La conoscenza tacita, al contrario, è una conoscenza difficile da articolare, confezionare e trasferire agli altri. Di solito si tratta di competenze intuitive che sono difficili da insegnare, come il linguaggio del corpo, il senso estetico o il pensiero innovativo. (Un terzo tipo di conoscenza è la conoscenza implicita, cioè informazioni che non sono state ancora codificate o trasferite, ma che sarebbero possibili da insegnare. La conoscenza implicita è diversa dalla conoscenza tacita, che è improbabile possa essere codificata. Per questo articolo, tuttavia, parleremo principalmente di conoscenze esplicite e tacite.)
È possibile suddividere ulteriormente questi tipi di conoscenza in quattro categorie:
- La conoscenza fattuale consiste in dati misurabili, osservabili e verificabili.
- La conoscenza concettuale si riferisce a prospettive e sistemi.
- La conoscenza delle aspettative è una conoscenza radicata nelle aspettative, nelle ipotesi o nei giudizi.
- La conoscenza metodologica si occupa del processo decisionale e della risoluzione dei problemi.
La gestione della conoscenza consente l'apprendimento organizzativo, un concetto in cui le aziende sono investite non solo nella produzione affidabile e competente di un prodotto o di un servizio, ma anche nella conoscenza che sta alla base di questi processi produttivi. Le aziende che si dedicano all'apprendimento organizzativo sono interessate a mantenere e costruire le conoscenze interne a livello organizzativo, non solo aiutando i singoli a maturare competenze speciali, ma anche garantendo che queste conoscenze siano disponibili e disperse in tutta la forza lavoro.
Come afferma un documento del Massachusetts Institute of Technology (MIT), l'obiettivo principale della gestione della conoscenza è quello di collegare i "nodi della conoscenza" - quelli con conoscenza e quelli che cercano conoscenza - per aumentare la conoscenza all'interno di un'organizzazione. All'interno di questo obiettivo, gli autori identificano quattro obiettivi di KM: acquisire la conoscenza, aumentare l'accesso alle conoscenze, migliorare l'ambiente della conoscenza e gestire la conoscenza come risorsa.
In definitiva, la gestione della conoscenza è un sistema integrato di accumulo, archiviazione e condivisione delle conoscenze all'interno di un team o di un'organizzazione. La KM è composta da diversi componenti e da strategie per implementarla con successo, che approfondiremo più avanti nell'articolo.
Chi utilizza la gestione delle conoscenze?
La gestione della conoscenza può essere implementata a livello aziendale in diversi settori. Tuttavia, il modo in cui si implementa la KM potrebbe cambiare a seconda di fattori quali il settore e le dimensioni dell'azienda.
Tuttavia, la KM è spesso utilizzata in modo diverso per le organizzazioni piccole e grandi. Le piccole (e/o giovani) aziende devono ritagliarsi fin da subito un vantaggio competitivo sul mercato e quindi trarre vantaggio dalla KM codificando e conservando le conoscenze interne fin dall'inizio. Le grandi organizzazioni, anche quelle con una forza costante nel proprio mercato, utilizzano la KM per agire rapidamente nell'era digitale, dove il business cambia costantemente e spesso senza preavviso. Senza un sistema affidabile per memorizzare le conoscenze esistenti e accumulare nuove conoscenze, sarebbe difficile reagire a questi cambiamenti del mercato. Tuttavia, sia le aziende grandi che le piccole possono trarre vantaggio dalla KM perché tratta le conoscenze che ogni individuo porta con sé come una risorsa, in modo che i dipendenti si sentano rispettati per le loro competenze sul posto di lavoro.
Per coloro che desiderano implementare la gestione delle conoscenze in un reparto specifico, è anche possibile adattare la pratica ai sotto-campi. Oltre alla KM aziendale, la gestione delle conoscenze è più comunemente implementata nei sistemi informatici e nella scienza, nella gestione organizzativa, nell'amministrazione aziendale, nella gestione delle risorse umane, nella gestione dei contenuti o per uso personale.
Storia della gestione della conoscenza
Gli sforzi per gestire formalmente la conoscenza sono stati in atto per la maggior parte dell'ultimo mezzo secolo. Alla fine del 20° secolo, tuttavia, con l'evoluzione dei computer, le organizzazioni hanno iniziato a implementare sistemi di archiviazione più affidabili. Negli anni '90, il fornitore di servizi finanziari svedese Skandia ha creato la prima posizione di Chief Knowledge Officer (CKO), che ha aperto la strada ad altre aziende per trattare la gestione della conoscenza come parte integrante della loro struttura.
In effetti, diversi accademici hanno formalizzato l'argomento e la gestione della conoscenza è ora considerata una disciplina scientifica. A metà degli anni '90, Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi pubblicano la prima ricerca accademica sulla gestione della conoscenza e coniano il modello SECI (socializzazione, esternalizzazione, combinazione, internalizzazione) come percorso di trasferimento della conoscenza. Da allora, Nonaka e Takeuchi hanno studiato diversi altri aspetti della conoscenza all'interno di un'azienda, così come altri accademici. Il ciclo di vita della gestione della conoscenza, che descrive in dettaglio come memorizzare e diffondere le conoscenze in un'organizzazione, è stato anche stabilito da accademici aziendali negli anni '90 e all'inizio degli anni 2000; i quattro modelli più popolari sono Wiig (1993), Zack (1996), Bukowitz e Williams (2000) e McElroy (2003).
In generale, la gestione delle conoscenze si è evoluta da una vaga tendenza ad accumulare, archiviare e insegnare (e quindi aumentare) le conoscenze all'interno di un team o di un'organizzazione in un metodo prioritario per costruire una forza lavoro competente, il tutto con l'obiettivo di ottenere un vantaggio competitivo. Come discuteremo in seguito, esistono diverse teorie su come memorizzare al meglio le conoscenze e stimolare il trasferimento di conoscenze all'interno di un'organizzazione. Gli scettici affermano che la gestione della conoscenza di oggi è semplicemente una "moda", mentre altri sostengono che i suoi principi sono qui per rimanere: le sue strategie, metodi e sistemi di implementazione continueranno semplicemente a evolversi come la tecnologia e le aziende.
Qual è il vantaggio principale della gestione della conoscenza?
Anche se potrebbe non sembrare direttamente correlato alle tattiche della gestione della conoscenza, l'obiettivo principale è aumentare l'efficienza aziendale per migliorare il processo decisionale aziendale. L'idea è che la creazione di competenze nella tua organizzazione e la dispersione tra i dipendenti ti consenta di prendere decisioni più informate, più rapide e, in definitiva, più redditizie.
Naturalmente, ci sono diversi vantaggi secondari. La KM di successo ti permetterà di:
- Aumentare la collaborazione e la generazione di idee
- Ottimizzare una cultura della condivisione delle conoscenze
- Proteggere il capitale intellettuale
- Trattare il capitale umano come una risorsa (che fa sentire i dipendenti rispettati per le loro conoscenze)
- Acquisire e archiviare le conoscenze per la forza lavoro futura
Kevin D. Murray, CPP, CISM is a technical surveillance countermeasures (TSCM) specialist with an extensive career in information security and counterespionage consulting for business and government. He breaks the benefits of KM into four value areas:
Controllo: non sapere dove si trova la tua informazione è il primo passo per perderla.
Sicurezza: "Devi tenere l'esca nel secchio, non nello stagno."
Accesso: quando hai bisogno delle tue informazioni, le otterrai più velocemente.
Responsabilità: con tutte le uova in un cestino, si è costretti a trasportare il cestino con più attenzione, il che significa che si fornisce una migliore protezione per le proprie informazioni.
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Quali sono le sfide della gestione della conoscenza?
Le aziende devono affrontare molte sfide nell'implementazione della gestione delle conoscenze. Ecco un elenco di alcuni dei più comuni:
- Creare una cultura della flessibilità e della collaborazione: questa è una delle sfide più significative e durature di KM. Le aziende hanno già difficoltà a implementare nuove politiche, perché le persone tendono naturalmente a resistere ai cambiamenti. Tuttavia, la KM può essere particolarmente difficile perché i dipendenti potrebbero voler proteggere le proprie competenze e conoscenze, o essere riluttanti a imparare dai loro colleghi.
- Sicurezza: è necessario progettare un sistema di trasferimento delle conoscenze che consenta alle persone appropriate di accedere alle informazioni, proteggendo al contempo le informazioni sensibili o private da estranei.
- Misurazione delle conoscenze: può essere difficile definire parametri per misurare le conoscenze all'interno dell'organizzazione, soprattutto per le conoscenze tacite che non possono essere facilmente quantificate. Per ovviare a questo, alcuni esperti raccomandano di concentrarsi sullo scopo della conoscenza, piuttosto che sugli sforzi o sui risultati (che spesso sono anche non quantificabili).
- Identificazione di un esperto: non sempre ci sarà un singolo "custode" di ogni tipo di conoscenza, ma dovrai comunque identificare chi all'interno dell'azienda possiede determinate conoscenze e utilizzarle come livello di base di conoscenze da cui desideri costruire. Questo processo è difficile tatticamente, ma può anche essere delicato tra i dipendenti che potrebbero sentirsi competitivi per i loro livelli di competenze.
- Archiviazione e gestione dei documenti: sebbene non tutte le conoscenze consentano una documentazione semplice, dovranno essere archiviate e organizzate in qualche forma. La gestione dei documenti è una sfida per molte aziende, ma l'organizzazione è un aspetto vitale della KM; altrimenti, sarà impossibile individuare e utilizzare le conoscenze memorizzate. Prendi in considerazione l'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti dedicato per mantenere tutto organizzato.
- Diffondere le conoscenze all'interno di un'organizzazione: dovrai ideare un processo per cui, una volta memorizzate le conoscenze, altri membri del team possano accedervi. Questo è complicato sia teoricamente che tatticamente, quindi molte organizzazioni optano per un sistema software progettato specificamente per questo scopo. Vedremo più da vicino i sistemi KM in seguito.
- Miglioramento continuo: come la maggior parte delle strategie guidate dai processi, è necessario migliorare continuamente il sistema di gestione delle conoscenze che si implementa. Revisioni periodiche in fase o, se possibile, dedicare risorse per ottimizzare continuamente il processo.
- Determinare dove è ospitata la KM: se la KM serve l'intera organizzazione, decidi quale reparto "sarà proprietario" della strategia. Le aziende più comunemente ospitano KM nelle Risorse umane o nell'IT. Ricorda: questo reparto non è solo responsabile della gestione efficace della conoscenza stessa, ma anche del mantenimento della comunità di condivisione delle conoscenze e apprendimento organizzativo.
Come funziona la gestione della conoscenza? Componenti e strategie di base
Come abbiamo detto, la teoria alla base della gestione della conoscenza è che per prendere le migliori decisioni aziendali, la forza lavoro deve essere il più istruita e abile possibile. Un modo per garantire una forza lavoro istruita e in continuo apprendimento è stimolare l'apprendimento organizzativo, cosa che le aziende possono fare implementando la gestione delle conoscenze. Questa pratica garantisce non solo che le conoscenze esistenti (sia forme esplicite che tacite) siano codificate e archiviate, ma che possano essere sparse tra gli altri dipendenti in modo che le persone possano continuare ad accumulare competenze. Un altro vantaggio è che la KM distribuisce le conoscenze in modo uniforme in modo che nessuno contribuisca ai silos.
Come Nonaka e Takeuchi hanno affermato per la prima volta nei loro documenti accademici, ci sono tre modi principali in cui le persone approcciano alla gestione delle conoscenze:
- Incentrato sulle persone: incentrato sulle persone, sulle relazioni e sul modo in cui le persone formano comunità di apprendimento e altri modi informali di condivisione delle conoscenze. Questa idea è conosciuta anche come teoria della KM ecologica.
- Incentrato sulle tecnologie: si concentra sulla tecnologia che facilita l'archiviazione e il trasferimento delle conoscenze e mira a creare sistemi tecnologici che incoraggiano la condivisione delle conoscenze.
- Incentrato al processo: interessato a come la struttura e i processi organizzativi si adattano e incoraggiano la condivisione delle conoscenze e l'apprendimento organizzativo. Questo concetto include i processi di produzione, la gerarchia organizzativa e il quadro culturale.
L'approccio da adottare dipenderà da come funziona attualmente la tua azienda. La struttura organizzativa, la politica, lo stile di gestione e i processi esistenti creano tutti parametri su quale tipo di implementazione KM è praticabile. Indipendentemente dall'approccio scelto, tuttavia, l'implementazione della KM influenzerà inevitabilmente le persone, la tecnologia e i processi della tua organizzazione. Pertanto, è meglio tenere a mente tutti e tre quando si attua una strategia di gestione della conoscenza.
Approcci teorici a parte, ci sono alcuni modi tattici comuni di gestire le conoscenze. Le strategie comuni includono:
- Conservare le conoscenze rispetto alla condivisione delle conoscenze: l'archiviazione delle conoscenze comporta l'accumulo, la codificazione e il mantenimento delle conoscenze in un sistema di archiviazione affidabile. Questo è un buon primo passo, ma la gestione della conoscenza di successo richiede anche un sistema per disperdere le conoscenze memorizzate.
- Codificazione e personalizzazione: la differenza tra queste strategie è simile all'esempio precedente. La codificazione è qualsiasi attività in cui si raccoglie conoscenza (creazione e manutenzione di database, architettura dei contenuti, formazione a supporto dei sistemi di archiviazione software) e creazione di consapevolezza di questi sistemi di raccolta. La personalizzazione, è collegare le persone a questa conoscenza codificata formando comunità di apprendimento, promuovendo la discussione attiva e il trasferimento delle conoscenze e facilitando l'interazione di gruppo.
- Push vs pull: rappresentano due strategie opposte. In una strategia di push, gli individui codificano attivamente le loro conoscenze per renderle disponibili per gli altri. In una strategia pull, i membri del team cercano esperti per richiedere la condivisione delle conoscenze, in modo da trasferire le conoscenze solo in base alle necessità.
- Modello SECI: è il modello di trasferimento e strategia delle conoscenze proposto per la prima volta da Nonaka e Takeuchi nel 1996, ed è considerato la pietra angolare della teoria della gestione della conoscenza. Illustra i quattro diversi tipi di trasferimento delle conoscenze:
- Socializzazione: da tacita a tacita, dove la conoscenza viene trasferita in modo intuitivo attraverso l'osservazione, la guida e la pratica.
- Esternalizzazione: da tacita a esplicita, che codifica la conoscenza intuitiva e intangibile per essere insegnata. Questo tipo di trasferimento di conoscenze è il più difficile perché la conoscenza tacita è estremamente difficile da suddividere in direttive digeribili.
- Combinazione: da esplicita a esplicita, in cui la conoscenza codificata viene trasferita o combinata con altre conoscenze codificate. Questo tipo di trasferimento di conoscenze è il più semplice.
- Internalizzazione: da esplicita a tacita, dove un'organizzazione segue e pratica la conoscenza codificata in modo che diventi intuitiva.
Il data mining è un processo di scoperta di modelli di dati basato su algoritmi ed è un altro elemento comune di sofisticati programmi di gestione delle conoscenze. Poiché la codificazione di tutte le tue conoscenze interne si tradurrà in un'enorme libreria di conoscenze, il data mining può aiutare a identificare i modelli ed estrarre i dati. Utilizza ancora metodi qualitativi di analisi dei dati, ma i programmi automatizzati probabilmente si affideranno al lavoro algoritmico.
Il ciclo di vita della gestione della conoscenza
Come abbiamo discusso, il processo di gestione della conoscenza segue fasi generali. Oggi questa progressione è stata formalizzata da diversi studiosi, insieme al modo in cui le conoscenze dovrebbero essere archiviate e diffuse all'interno di un'organizzazione. Questo modo include i processi, gli strumenti e le tecnologie che compongono il ciclo di vita della gestione della conoscenza.
Sebbene ogni ciclo di vita differisca in fasi specifiche, questa infografica mostra le fasi di base.
Esistono diverse teorie semi-concorrenti del ciclo di vita della gestione della conoscenza. Tuttavia, nonostante le differenze teoriche e sintattiche sfumate, i primi quattro seguono tutti uno schema simile. Ecco i quattro migliori modelli di ciclo di vita della KM:
- Modello Wiig (1993): questo modello si basa sul principio che, affinché le informazioni siano utili, devono essere organizzate. Pertanto, questo modello si occupa principalmente di organizzare tutti i dati una volta codificati, ma delinea anche come le conoscenze vengono costruite, archiviate, raggruppate (con altre conoscenze memorizzate) e quindi estese all'organizzazione. Le fasi del modello Wiig sono la creazione, l'approvvigionamento, la compilazione, la trasformazione e l'applicazione.
- Modello Zack (1996): sebbene le fasi qui presenti siano simili al modello Wiig, il modello Zack assegna priorità a un processo logico e standardizzato quando si procede a ogni nuova fase. Le fasi del modello Zack sono l'acquisizione, il perfezionamento, lo stoccaggio/recupero, la distribuzione e la presentazione.
- Modello Bukowitz e William (2000): questo modello si basa sui due precedenti ampliando la definizione di archiviazione delle conoscenze per includere l'infrastruttura che supporta questa comunità di apprendimento (come la comunicazione, la gerarchia e i rapporti di lavoro). Bukowitz e William sottolineano inoltre la necessità non solo di mantenere il proprio archivio di conoscenze, ma anche di costruirlo nel tempo. Le fasi qui sono: ottenere, utilizzare, imparare, contribuire e valutare.
- Modello McElroy (2003): basandosi sul modello di Bukowitz e William, McElroy si occupa della produzione e dell'integrazione delle conoscenze. Crea modi per i membri del team di presentare "reclami" quando non riescono a ricevere o comprendere le conoscenze, il tutto nel tentativo di migliorare l'apprendimento del gruppo. Le fasi del modello McElroy sono l'apprendimento, la convalida, l'acquisizione, l'integrazione e il completamento.
Ecco come tutte le diverse fasi di questo modello si riferiscono l'una all'altra:
Il ciclo integrato di gestione della conoscenza, proposto da Kimiz Dalkir, Ph.D., combina diversi dei concetti discussi in un unico quadro generale. Dalkir identifica tre fasi chiave del suo modello: acquisizione e/o creazione della conoscenza, condivisione e diffusione delle conoscenze e acquisizione e applicazione delle conoscenze. In questo modello, Dalkir sottolinea l'aspetto del ciclo al fine di garantire un miglioramento continuo, non solo della quantità e della qualità delle conoscenze memorizzate, ma anche dei processi sottostanti
Come migliorare la gestione della conoscenza
Anche con la comprensione del ciclo di vita della KM, la gestione della conoscenza può essere difficile da implementare. Di seguito sono riportati alcuni consigli su come migliorare la gestione delle conoscenze:
- Comprendi il flusso di conoscenze nella tua organizzazione: mentre i vari modelli del ciclo di vita della KM elencano le fasi da seguire, sono solo un progetto. La gestione della conoscenza avrà successo solo se capisci come la tua organizzazione acquisisce, archivia e condivide le conoscenze in modo naturale, quindi utilizza il flusso di informazioni esistente per strutturare il tuo processo formale di gestione delle conoscenze.
- Definisci chiaramente i tuoi obiettivi e il modo in cui li misurerai: come qualsiasi progetto, non sarai in grado di giudicare il tuo successo senza obiettivi chiaramente definiti. Scegli gli obiettivi e il modo in cui li misurerai prima di implementare la KM.
- Incoraggiare la socializzazione: un modo per promuovere un ambiente di trasferimento delle conoscenze è lasciare che ciò avvenga naturalmente, parlando e condividendo casualmente. Consenti ai membri del team di parlare e formare relazioni in ufficio, il che li renderà più propensi a rivolgersi l'uno all'altro per informazioni o consigli o per imparare nuove competenze.
- Genera nuove conoscenze: ricorda che la gestione delle conoscenze non si occupa solo di memorizzare le conoscenze esistenti, ma è necessario creare processi per gestire il flusso continuo di nuove informazioni. Genera attivamente nuove conoscenze all'interno della tua organizzazione non solo per creare un solido flusso di conoscenze, ma anche per dimostrare ai tuoi dipendenti che le nuove conoscenze - e le loro conoscenze - sono una risorsa. Ciò renderà i lavoratori più adatti all'adozione della KM.
- Impiegare la tecnologia: la tecnologia può svolgere un ruolo enorme nella standardizzazione e nell'organizzazione del processo KM. Tuttavia, ricorda che la tecnologia in sé non è la gestione della conoscenza, ma semplicemente uno strumento per migliorare i tuoi processi. Discuteremo a fondo la tecnologia di gestione delle conoscenze nella prossima sezione.
Che cos'è un sistema di gestione delle conoscenze?
Un sistema di gestione della conoscenza è qualsiasi tecnologia utilizzata per archiviare e gestire le conoscenze, in pratica uno strumento per supervisionare la gestione delle conoscenze. Tuttavia, un sistema di gestione delle conoscenze di successo attinge anche agli obiettivi sottostanti di KM: codificare le conoscenze, recuperarle, migliorare la collaborazione e stimolare l'apprendimento complessivo dell'organizzazione.
I sistemi di gestione della conoscenza si sono evoluti da strumento utile per ottimizzare i processi KM a componente integrante della KM stessa. Oggi le organizzazioni si affidano ai sistemi KM per svolgere molte delle funzioni della gestione della conoscenza - l'archiviazione dei dati è un esempio ovvio, ma i sistemi tecnologici possono anche contribuire a promuovere la collaborazione e l'apprendimento di gruppo, tra gli altri obiettivi.
Ci sono diverse caratteristiche emergenti nei sistemi di gestione della conoscenza contemporanei. Ecco alcuni dei più importanti:
- Gestione dei contenuti e dei documenti: si tratta di una componente critica perché la codificazione delle conoscenze si traduce quasi sempre nella documentazione (o in un'altra forma di contenuti creati). Quando scegli un sistema KM, assicurati che la piattaforma sia in grado di supportare le dimensioni del file, i tipi e il volume di cui hai bisogno. Questo è particolarmente importante per le aziende che dovranno archiviare enormi quantità di dati e scalare regolarmente. (Per questa funzionalità, cerca i portali aziendali.)
- Basi di dati delle lezioni apprese: si tratta di sistemi che mirano a rendere chiare e disponibili ad altri utenti le conoscenze intangibili (spesso tacite). L'attenzione con i database delle lezioni apprese è come suggerisce il nome: sulle lezioni apprese dagli esperti che altri dovrebbero seguire (pensale come best practice). La chiave è trovare un database che possa ospitare questo tipo di informazioni qualitative e renderle accessibili.
- Groupware: come abbiamo discusso, la collaborazione è una componente chiave della KM. Il groupware si riferisce a qualsiasi piattaforma di lavoro collaborativo ed è solitamente destinato ai lavoratori che devono comunicare a distanza. Il groupware è suddiviso in due categorie: groupware sincrono (collaborare e aggiornare in tempo reale) e groupware asincrono.
- Intelligenza artificiale (AI): l'adozione dell'IA (come telepresenza) nei sistemi KM sostituisce i consulenti umani che avevano analizzato i dati e monitorato i processi KM. Oggi il cognitive computing, la tecnologia adattiva e gli strumenti di filtraggio intelligente, in particolare, hanno enormi implicazioni per la codificazione delle conoscenze e saranno probabilmente adottati da più sistemi KM. Tuttavia, l'importanza dell'assicurazione della qualità umana (QA) in gran parte del lavoro odierno sui dati ha sollevato preoccupazioni sulla capacità dell'IA di occuparsi completamente di questo spazio.
Sebbene i sistemi KM possano aiutare ad automatizzare e standardizzare la gestione delle conoscenze, l'implementazione di un sistema comporta diverse sfide. La sicurezza, l'accuratezza dei dati e i cambiamenti tecnologici (costi, implementazione, usabilità) sono difficoltà mirate che dovresti tenere a mente fin dall'inizio. Una sfida molto più diffusa e continua, tuttavia, è la creazione di una cultura della collaborazione e della condivisione delle conoscenze attraverso la tecnologia. Le persone potrebbero già essere riluttanti a condividere le informazioni con i loro colleghi e la tecnologia può creare ancora più ostacoli a farlo. Pertanto, dovrai creare processi che supportino e stimolino questo tipo di trasferimento di conoscenze.
Kevin Murray offre quattro cose chiave da cercare quando si sceglie un sistema KM:
- Sicurezza: le informazioni sono preziose. Come qualsiasi altro valore, ci sono persone che lo ruberanno.
- Responsabilità: le informazioni sono preziose solo quando sono accurate. Limita l'accesso. Registra in modo intensivo. Verifica l'accuratezza.
- Backup: tutti conoscono il valore del backup. Non tutti sanno come farlo. Nascondere un'unità di backup nella scrivania del CEO non aiuterà se l'edificio si allaga o brucia. Creare, mantenere e archiviare correttamente i back-up dovrebbe essere una funzionalità automatica.
- Facilità d'uso: se il sistema è troppo difficile o impegnativo da utilizzare, le persone prenderanno scorciatoie. I tasti di scelta rapida di solito riducono la sicurezza e l'integrità delle informazioni che si stanno gestendo.
Quando si discute del futuro dei sistemi KM, molti critici sostengono che la gestione della conoscenza in sé è una moda. Tuttavia, altri pensano che i sistemi KM e la KM si evolvono semplicemente per soddisfare le esigenze del mondo aziendale di oggi, probabilmente incorporando più sistemi guidati dall'intelligenza artificiale. Murray concorda con quest'ultimo campo.
"Non è una moda. È un imperativo. La quantità di informazioni create cresce ogni anno. Deve essere gestita, se si vuole che sia utile", afferma. "I sistemi KM continueranno a crescere in popolarità, funzionalità e facilità d'uso, proprio come l'evoluzione delle macchine da scrivere e dei software di elaborazione testi. L'intelligenza artificiale (AI) si fonderà ancora di più nel mix."
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