Che cos'è la gestione del flusso di lavoro creativo?
La gestione creativa del flusso di lavoro si riferisce al modo in cui un team o un'organizzazione supervisiona il processo di sviluppo delle risorse creative, dalla generazione di idee all'approvazione del progetto fino al lancio del progetto. I migliori flussi di lavoro creativi sono una sequenza ordinata e ripetibile di attività.
La gestione del flusso di lavoro creativo è una parte delle operazioni creative complessive, che si riferisce al modo in cui un'azienda gestisce il processo creativo interno. Le agenzie creative devono avere flussi di lavoro e processi solidi per soddisfare le aspettative dei loro clienti in termini di qualità, budget e tempistiche. Lo stesso vale per i team creativi interni che producono risorse creative per la propria organizzazione. Scopri di più in questa guida passo-passo alle operazioni creative.
Ognuna delle seguenti discipline richiede una gestione creativa del flusso di lavoro che differisce in modi chiave:
- Flussi di lavoro di un'agenzia creativa Si riferisce ai processi specifici che un'agenzia creativa segue per completare il proprio lavoro. In questo contesto, i flussi di lavoro sono metodi ripetibili che i membri del team utilizzano per svolgere i loro ruoli, concentrandosi su operazioni generali piuttosto che su progetti o risultati specifici. Tuttavia, questi metodi influenzano lo sviluppo di risorse creative individuali, tra cui pubblicità, elementi di design e altri materiali creativi. Scopri di più in questo post sui flussi di lavoro delle agenzie creative.
- Flussi di lavoro dei team creativi Descrive i processi utilizzati dai team creativi per gestire le operazioni end-to-end all'interno del reparto e tra i progetti. Ogni membro del team, inclusi copywriter, designer, produttori video, editor, strateghi e direttori creativi, contribuisce con competenze uniche. L’efficienza del flusso di lavoro del team creativo dipende dalla chiara comprensione da parte di ciascun membro dei propri ruoli e responsabilità, che possono variare leggermente da un progetto all’altro. Migliora le tue capacità di gestione con questa guida alla gestione dei team creativi.
- Creative Project Management: la gestione creativa del progetto implica la supervisione della consegna di successo delle risorse creative e include tutte le fasi tipiche del ciclo di vita della gestione del progetto: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo del progetto e chiusura del progetto. Assicurati che il tuo prossimo progetto abbia successo leggendo questo articolo sulla gestione creativa efficace.
Si possono anche sentire i termini flusso di lavoro di produzione creativa, flusso di lavoro di serie creativa o processi di flusso di lavoro di studio creativo. Questi termini si riferiscono tutti ai processi ripetibili che si utilizzano per gestire un progetto creativo o una risorsa dall'inizio alla fine.
Scopri come spostare i tuoi progetti creativi attraverso il ciclo di vita del progetto in questo articolo su come rimodellare i flussi di lavoro, nonché in questa completa guida ai flussi di lavoro di gestione delle risorse digitali (DAM).
Le fasi del flusso di lavoro creativo
Ci sono quattro fasi in tutti i flussi di lavoro creativi: definizione degli obiettivi, generazione e sviluppo di idee, revisione e approvazione, lancio di progetti e monitoraggio del successo. Stabilire un flusso di lavoro ripetibile semplificherà il processo, eliminando la necessità di reinventare la ruota ogni volta.
Di seguito, troverai i dettagli di ogni fase, nonché un modello di flusso di lavoro creativo che puoi utilizzare per gestire i tuoi progetti creativi.
Fase uno: definire obiettivi e ruoli
Nella prima fase, definire gli obiettivi del progetto. Utilizza uno di questi modelli brevi creativi per assicurarti di acquisire tutte le informazioni necessarie, inclusi stakeholder, budget, timeline, obiettivi, obiettivi e altro ancora. Quando definisci gli obiettivi, assicurati che siano specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo (SMART). Prova a utilizzare uno di questi fogli di lavoro e esempi per iniziare.
Da lì, tenere un kickoff meeting con tutti gli stakeholder rilevanti (compreso il cliente per i progetti esterni). In questa riunione, presenta i membri del team, esamina le informazioni contenute nel brief creativo, discuti di come verrà misurato il successo del progetto e spiega la struttura di reporting del team. L’obiettivo del kickoff meeting è allineare tutti gli stakeholder sugli obiettivi e i vincoli del progetto.
Successivamente, iniziare a sviluppare milestone progettuali segmentando il progetto in gruppi di attività correlati. Ad esempio, finalizzare un'immagine di copertina o produrre tutti gli elementi di animazione per un video. In questa fase, potresti anche posizionare queste pietre miliari su una timeline preliminare.
Quindi, assegna ruoli e responsabilità all'interno del team creativo. I ruoli comuni includono proprietario del progetto, stratega, project manager, designer, copywriter e sviluppatore, anche se potrebbero essere necessari ruoli aggiuntivi a seconda del progetto. Delinea la gerarchia del team e chiarisci chi gestirà quali aspetti dello sviluppo, dell'approvazione e del completamento del progetto. Definire il processo di approvazione, specificando quando, come e da chi avverrà ogni round di approvazione. Identificare chiaramente chi esaminerà ogni fase del progetto e fornirà feedback, e specificare le scadenze per questi input e approvazioni. Obiettivo: limitare il numero di revisori e turni di revisione. Stabilire una convenzione di denominazione per ogni revisione, in modo che tutti sappiano qual è la bozza più attuale.
Fase due: generare e sviluppare idee
La fase due è dove avviene tutta l'ideazione creativa. Inizia con il brainstorming. Puoi dedicarti al brainstorming tradizionale riunendoti in gruppo e annotando tutte le idee su una lavagna. Un'altra opzione è provare varianti moderne come la mappatura mentale (in cui il team collabora per risolvere visivamente una sfida) o il brainstorming inverso (in cui si inizia con il prodotto finale e si lavora a ritroso).
Hillary Kelbick, Presidente e Amministratore Delegato di MKP Communications, afferma che l'incontro originale di brainstorming è cruciale. È anche importante mantenere il tono dell’incontro a uno stretto brainstorming. "A questo punto, non ci sono cattive idee", consiglia. "La regola è scrivere tutto, anche se sembra stupido. Lascia alle spalle i preconcetti. Non c'è nulla di stupido a questo punto perché non si sa da dove verrà l'energia creativa. Abbraccia tutto.”
Scopri di più sulle tecniche di brainstorming leggendo la nostra guida agli approcci di brainstorming motivazionale.
Una volta che hai generato una serie di idee come gruppo, esaminale insieme e fornisci un feedback. Incoraggia tutti i membri del team a condividere i loro pensieri per creare un ambiente in cui tutti si sentano a proprio agio nel contribuire. In questo modo il team potrà individuare l'idea di svolta.
Dopo aver selezionato le idee migliori, inizia a svilupparle. Molti progetti creativi richiedono diversi tipi di contenuti, tra cui video, immagini statiche, articoli scritti, podcast, post sui social media e meme. Se lavori per un cliente in un'agenzia creativa, assicurati di tenere riunioni periodiche di check-in per ottenere la loro approvazione sulla direzione. Queste sessioni di approvazione intermittente aiuteranno a prevenire l'insoddisfazione alla consegna finale.
Kat Yowell, Senior Designer di Lucid Agency, un'agenzia di marketing digitale con uffici a Phoenix e Chicago, afferma che il suo team potrebbe condividere alcuni contenuti scritti o un'idea di design con il cliente nelle prime fasi. Nella costruzione di un sito Web, ad esempio, il team probabilmente condividerà i wireframe di un potenziale sito o pagina Web, un design che mostra quali elementi ed elementi di interfaccia saranno presenti su pagine importanti. Il team può anche condividere una pagina Web interna ancora più sviluppata per dare al cliente "un'idea dell'interazione prima di passare al resto".
L'idea è semplicemente quella di fare un controllo con il cliente, per "avere la certezza di essere sulla strada giusta", aggiunge Yowell.
A seconda del tipo di progetto o campagna a cui stai lavorando, considera la possibilità di riutilizzare lo stesso contenuto su diversi tipi di media, ad esempio presentando la stessa lezione in un video, un articolo scritto di istruzioni e un post di presentazione su Instagram.
Durante il processo di sviluppo, attenersi alla timeline stabilita nel kickoff del progetto. Comunica prontamente se sorgono problemi e condividi rapporti sullo stato sia internamente che esternamente per assicurarti che tutti siano allineati. Inoltre, considera l'utilizzo di strumenti di gestione dei progetti online o del flusso di lavoro per facilitare questo processo.
Se stai lavorando con un cliente, errare dalla parte della comunicazione eccessiva.
Terza fase: revisione e approvazione
In questa fase, hai bisogno di un'autorizzazione sia interna che esterna sugli asset creativi che hai sviluppato. Probabilmente ci saranno più turni di revisione. Ottimizzare questi round è fondamentale per muoversi in modo efficiente verso il lancio.
Inizia con l'approvazione interna. Includere l'intero team creativo, la gestione diretta e qualsiasi altro stakeholder interno. Raccogliere feedback sui progetti e le build iniziali e perfezionarli fino a raggiungere un consenso.
Se stai creando un lavoro per un cliente esterno, ora puoi avviare dei round di revisione con lui. Condividi contenuti con il tuo cliente da remoto inviandogli i file creativi e rivedendoli insieme durante una videochiamata, o di persona, se possibile.
È importante strutturare i cicli di revisione in anticipo per assicurarti che siano efficienti e che tu abbia ben chiaro il tipo di feedback che stai cercando. Creare un ordine del giorno per le riunioni e fissare un limite al numero di turni di revisione consentiti dal contratto corrente. (Lo standard industriale è tre.) Nello starter kit sottostante, troverai un modello gratuito di agenda del round di revisione, che puoi utilizzare per condurre tre round di revisioni e ottenere l'approvazione finale.
È inoltre possibile acquisire feedback con un software di presa di appunti dal vivo o di revisione del design che consente di lasciare commenti direttamente sui disegni. Assicurarsi che tutti abbiano accesso alle stesse versioni per evitare problemi di ridondanza e controllo delle versioni. Questo approccio aiuta anche a centralizzare tutti i feedback, risparmiando tempo quando si effettuano aggiornamenti nei round successivi.
Una volta ricevuta l’approvazione del tuo cliente (sia esso un team interno o un superiore), formalizzala. Ottenere le firme di approvazione necessarie e procedere alla preparazione del contenuto per la pubblicazione.
Fase quattro: lancio del prodotto e monitoraggio del successo
La fase finale, e più eccitante, è il lancio del prodotto, che in genere significa distribuire materiali stampati, rilasciare un video o pubblicare materiali digitali online. Dopo il lancio, tuttavia, avrai ancora un paio di passaggi da completare.
Al lancio, inizia a monitorare le metriche per misurare il successo dei contenuti. Avresti dovuto definire i KPI durante la fase iniziale, quindi inizia con quelli. Inoltre, documenta le metriche su come si è svolto il progetto, come il numero di risorse create, il numero di versioni e di round di revisione condotti, il tempo necessario per ottenere le approvazioni e la durata complessiva del ciclo di vita del progetto.
Continua a monitorare questi KPI per la durata e la frequenza descritte nel brief creativo. Assicurati di condividere queste metriche anche con il tuo cliente. Se i risultati non sono soddisfacenti, valuta la possibilità di affinare ulteriormente gli asset, soprattutto per campagne a lungo termine.
Dopo il lancio, dovrai anche inviare la fattura finale al tuo cliente e condurre un progetto post-mortem. Sfrutta questa opportunità per raccogliere il loro feedback sull'esecuzione complessiva del progetto e sulle aree di miglioramento. Queste discussioni sono cruciali per mantenere e rafforzare la relazione con il cliente e garantire una collaborazione continua.
Modello di flusso di lavoro creativo
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Utilizza questo modello di flusso di lavoro creativo per monitorare l'avanzamento del tuo progetto creativo dall'inizio alla fine. Il modello organizza il progetto in quattro fasi, complete di sotto-attività, fornendo una struttura robusta e ripetibile da seguire. Mentre è possibile personalizzare il modello in base alle proprie esigenze, viene fornito pre-costruito con sezioni per elencare il proprietario dell'attività, la data di scadenza, lo stato e le note aggiuntive.
Best practice per impostare un processo di flusso di lavoro creativo efficace
Per impostare un flusso di lavoro creativo efficace, gli esperti consigliano di chiarire l'ambito, illustrare con un diagramma il flusso di lavoro, utilizzare un software per il flusso di lavoro, tenere riunioni di controllo regolari e misurare l'efficacia del flusso di lavoro. Assicurarsi anche che i membri del team possano effettivamente seguire il flusso di lavoro.
Di seguito sono riportate alcune importanti fasi generali del processo del flusso di lavoro da includere:
Chiarire Ambito, Obiettivi e Strategia Con il Cliente
All’inizio di qualsiasi progetto, chiarire formalmente gli obiettivi del progetto e il piano di base per raggiungere tali obiettivi, preferibilmente attraverso un documento scritto che tutti approvano.
“Quando otteniamo un incarico, il project manager deve chiarire con il cliente esattamente ciò che deve essere comunicato – e gli obiettivi importanti di tale comunicazione”, spiega Kelbick.
Kelbick afferma che la sua azienda prepara una dichiarazione di strategia per il progetto, che "viene presentata ed esaminata dal cliente, in modo che tutti siano concordi su ciò che stiamo comunicando".
Diagramma il tuo flusso di lavoro
Per ogni progetto specifico, è utile creare un diagramma o un grafico che mostri le fasi del processo, nonché le approvazioni, i riscontri e altre azioni necessarie. Prestare attenzione al principio di mutuamente esclusivo, collettivamente esaustivo (MECE) sviluppato dalla società di consulenza aziendale McKinsey & Company. In sostanza, è necessario raggruppare le categorie di informazioni in modo che non si sovrappongano e che la valutazione includa tutte le possibili categorie. Nel contesto del flusso di lavoro creativo, MECE significa che non deve esserci confusione sui requisiti e su chi ne è responsabile in ogni fase e il flusso di lavoro copre ogni aspetto del progetto dall'inizio al completamento.
Ed Burgoyne, fondatore e Lead Advisor di Makr Consulting, aiuta le organizzazioni a eseguire una valutazione più ampia di come funziona il loro processo di flusso di lavoro in generale, al di fuori di qualsiasi progetto specifico.
“A volte il processo di riunirsi e guardare come funzionano le cose attualmente apre gli occhi alle persone”, condivide. Dice che il processo aiuta le organizzazioni a chiedersi: “Come facciamo ciò che facciamo? Perché lo facciamo in questo modo? Ha senso? Come descriviamo quello che facciamo?”
Ottieni l'accordo del team sul processo di flusso di lavoro
È fondamentale che tutti comprendano e accettino la struttura e i dettagli del processo di flusso di lavoro sin dall'inizio. Quando Burgoyne lavora con le organizzazioni per aiutarle a capire e migliorare i loro processi di lavoro, sottolinea l'importanza di un accordo comune. “Possiamo creare mappe dei processi tutto il giorno”, afferma, “ma il comportamento è super, super importante. Come ci comportiamo? Dobbiamo gestire i processi di cambiamento tenendo conto del comportamento. Posso consigliare i processi tutto il giorno e metterli su un muro, ma a meno che le persone non li seguano, non otterranno i risultati che desiderano.”
Ecco perché Burgoyne suggerisce alle organizzazioni di lavorare con tutto il loro team per collaborare su come strutturare i loro processi di lavoro – così facendo consente il buy-in da tutti fin dall’inizio.
Utilizzo del software Creative Workflow/Project Management
Mentre alcune organizzazioni possono implementare e seguire un processo di flusso di lavoro creativo senza software, molti esperti ritengono che il software possa essere estremamente utile per monitorare i processi ed evitare confusione.
Un'organizzazione può utilizzare il software per integrare tutte le comunicazioni scritte all'interno del software, integrare elementi del calendario e promemoria e rendere molto più facile ed efficiente monitorare e approvare le attività per il progetto e rivedere il lavoro.
Avere riunioni di check-in
Anche quando si utilizzano software e altri mezzi di comunicazione digitali, è utile tenere riunioni di controllo periodiche con il team per garantire che il progetto stia andando avanti nei tempi previsti.
Flusso di lavoro creativo durante le fasi di un progetto
Durante le varie fasi del progetto, il tuo team deve tenere conto anche dei seguenti punti importanti.
Progetto iniziale
Utilizza un processo formale di richiesta di progetto e assicurati che il tuo team interno lo segua.
“Uno dei pilastri più grandi è il processo di richiesta iniziale”, afferma Brian Bosche, Senior Product Manager di Smartsheet e fondatore ed ex CEO di Slope, azienda che ha sviluppato software per aiutare con il flusso di lavoro creativo e ora fa parte di Smartsheet. “È molto importante che le persone sappiano dove devono andare per presentare una richiesta. Il processo di ammissione assicura che tutti conoscano tutti i progetti pronti per l'avvio e fornisce le informazioni che servono sin dall'inizio, aggiunge Bosche.
Sviluppo del progetto
Tieni traccia della quantità di lavoro necessaria per varie attività all'interno del progetto, bilancia il carico di lavoro quando possibile e assicurati che la pianificazione tenga conto di alcuni membri del team con grandi carichi di lavoro.
Yowell di Lucid Agency afferma che la sua organizzazione ha riunioni settimanali per valutare ciò su cui ogni designer o altro membro del team sta lavorando. L’agenzia utilizza un software per assegnare da uno a tre punti a ciascun compito, in base al tempo che probabilmente richiederà. “[Fare così] ci dà una visione a volo d’uccello con i compiti disposti. Con quel sistema di numeri, possiamo capire come possiamo mescolare i compiti, se necessario”, spiega.
Recensione e approvazione del cliente
Comunicare ai clienti la prassi ottimale del processo di revisione (comprese le scadenze) e tieni conto di eventuali ritardi causati dal cliente.
Come gestire un flusso di lavoro creativo
La gestione di un flusso di lavoro creativo richiede un valido sistema di flussi di lavoro all'interno dell'organizzazione, membri del team che capiscano l'importanza di seguire processi efficienti e manager abili nel supervisionare e monitorare il lavoro. Anche gli strumenti SaaS possono essere utili per monitorare e gestire il processo di flusso di lavoro creativo.
Scarica il Creative Workflow Starter Kit
Se non hai mai creato processi standard per la gestione dei tuoi team creativi, può essere scoraggiante. Questo starter kit gratuito fornisce tutte le risorse necessarie per iniziare. Ti aiuterà a organizzarti, documentare i tuoi flussi di lavoro, chiarire tutte le risorse creative che devi creare e gestire i turni di approvazione, sia che lavori per un cliente esterno o per la tua organizzazione.
Scarica il Creative Workflow Starter Ki t
In questo kit troverai quanto segue:
- Un modello di flusso di lavoro creativo per Excel e Microsoft Word che include tutte le fasi e le sottoattività comuni associate al flusso di lavoro end-to-end.
- Un modello breve creativo per acquisire i requisiti di qualsiasi risorsa creativa che si sta creando per un client esterno.
- Un semplice modello breve creativo per Microsoft Word per documentare le specifiche di un semplice progetto creativo interno.
- Un modello settimanale creativo per e Microsoft Word per semplificare e semplificare le riunioni di check-in.
- Un modello creativo per per strutturare le riunioni di revisione delle risorse creative interne o esterne, con spazio per tre cicli di riunioni di revisione e righe di firma per le approvazioni finali.
- Un foglio imbrogli creativi per con i migliori consigli degli esperti su come rendere il flusso di lavoro creativo il più efficiente possibile.
I più grandi errori nella gestione del flusso di lavoro creativo
Gli esperti interni ed esterni alle agenzie affermano che le organizzazioni spesso commettono degli errori comuni nel strutturare o gestire il flusso di lavoro creativo. Ecco alcuni degli errori più comuni:
- Scontare il potenziale contributo del cliente al lavoro di progettazione. "All'inizio della mia carriera, il mio più grande errore è stato pensare che il cliente non sapesse nulla", afferma Yowell. E aggiunge di aver pensato: "Come osi proporre delle modifiche, non sai di cosa stai parlando". È sbagliato". Il cliente capisce la personalità della sua azienda e il tenore del suo settore, afferma. Capisce, ad esempio, che un progetto audace per un sito Web potrebbe non essere indicato per un'azienda di ingegneria.
- Non impegnarsi in punti di contatto periodici sull'originale e sviluppare la direzione generale della progettazione. "Arrivare con un sacco di pagine (Web) progettate prima che il cliente ne abbia vista anche solo una può essere enormemente controproducente", afferma Yowell.
- Costruire un processo di flusso di lavoro creativo dal punto di vista solo di alcuni giocatori, e non includere punti di vista di tutti. Burgoyne spiega che i project manager o altri leader di agenzia possono strutturare un processo di flusso di lavoro che ha senso per loro, ma possono non includere considerazioni importanti da parte di altri che svolgono il lavoro ogni giorno. "Quando si esamina e si sviluppa un processo, abbiamo davvero bisogno di collaborare con le persone che svolgono a tutti gli effetti il lavoro per poterne creare uno che funzioni davvero", afferma. "È molto importante esaminare il processo da una prospettiva di sistema e vedere come tutti i pezzi si combinano insieme."
Questa inclusione è fondamentale anche quando la nuova struttura del processo comporta cambiamenti significativi nel modo di lavorare dell'organizzazione. "Le persone possono essere particolarmente riluttanti a cambiare ciò in cui non sono coinvolte", consiglia Burgoyne.
Come ottimizzare i flussi di lavoro creativi
La maggior parte dei flussi di lavoro creativi sono organizzati secondo le fasi descritte sopra. Tuttavia, ci sono diversi modi per perfezionare ulteriormente i processi, tra cui i seguenti:
- Centralizza risorse progettuali: gestisci le risorse e i file di progettazione in modo centralizzato e organizzato. Considera l'utilizzo di uno strumento online che ti consente di archiviare file creativi nel cloud in modo che tutti i membri del team abbiano un facile accesso.
- Adotta convenzioni di denominazione: segui una rigorosa convenzione di denominazione per tutti i file.
- Struttura del luogo di lavoro: Crea una struttura del luogo di lavoro che aiuti i dipendenti a dare priorità al lavoro. Ciò può includere il blocco del tempo libero per lavoro ininterrotto, la pianificazione di check-in regolari e la presenza online a determinate ore in modo che tutti siano disponibili a collaborare.
- Rispetta le scadenze: assicurati che i membri del team rispettino tutte le scadenze durante lo sviluppo del progetto. Una volta che una scadenza slitta, può causare un effetto domino che ha un impatto sull'intero progetto. Costruire flessibilità nella timeline nella fase di pianificazione per portare avanti questo problema.
- Comunica continuamente: continua a comunicare con il tuo cliente e a fornire aggiornamenti frequenti sullo stato di avanzamento.
- Tieni traccia del tempo che tutti i membri del team dedicano al progetto per capire meglio il carico di lavoro. Misura il tempo impiegato rispetto al budget complessivo e utilizzalo per fornire dettagli al tuo cliente nella sua fattura.
Gianluca Ferruggia è il direttore generale di DesignRush, un marketplace che aiuta a collegare le organizzazioni alle migliori agenzie creative. Sottolinea l'importanza di rimanere flessibili nei flussi di lavoro, per soddisfare al meglio le esigenze del cliente: "L'implementazione di metodologie Agile ci aiuta a iterare, adattare e migliorare continuamente i nostri processi". Inoltre, afferma, “fissa aspettative e ruoli chiari fin dall’inizio e incorpora sessioni di feedback regolari”.
Pavel Naydenov, responsabile marketing di Businessmap, una società di software che aiuta le organizzazioni a implementare metodi Agile, è d'accordo. “Perfezionare i flussi di lavoro creativi spesso richiede un processo iterativo di analisi, adattamento e implementazione”, afferma. “Pratiche come le regolari retrospettive del team e l’integrazione di un approccio basato su Kanban ci hanno aiutato a perfezionare continuamente i nostri flussi di lavoro e a ridurre i colli di bottiglia.”
Consigli per il flusso di lavoro creativo e la creazione di team interfunzionali
Burgoyne, di Makr Consulting, afferma che le agenzie e le organizzazioni creative devono rendersi conto che il loro processo e la loro gestione del flusso di lavoro sono vitali per l'identità dell'organizzazione.
"Riguarda il tuo modo di risolvere realmente i problemi e di guardare il mondo. Cos'è una priorità e cosa non lo è?" spiega. "Il tuo processo è una parte importante di te. [E] il processo determina la qualità del nostro prodotto e dei nostri risultati".
Nel suo blog professionale, Adsubculture, Burgoyne scrive sui processi di flusso di lavoro creativo. Cita diverse aree utili da capire per migliorare il flusso di lavoro creativo, tra cui:
- Capire i quadri di gestione dei progetti tradizionali
- Capire come creare team interfunzionali con membri di diversi reparti che lavorano insieme
- Capire la struttura e l'organizzazione delle agenzie pubblicitarie
- Capire le varie strutture del flusso di lavoro per la produzione e i servizi creativi
- Capire come metodologie di gestione dei progetti come Waterfall e Agile possono aiutare nel flusso di lavoro creativo
Scopri di più su queste metodologie in questa guida alla gestione agile dei progetti e in questo articolo su quando utilizzare la metodologia Waterfall.
Come trattare con i clienti che desiderano modificare il tuo processo di flusso di lavoro creativo
Un cliente a volte desidera modificare alcuni aspetti di un progetto che possono alterare significativamente il tuo processo di flusso di lavoro. Ovviamente, essendo un tuo cliente, a volte dovrai soddisfare le sue richieste. Tuttavia, a volte accogliere le modifiche suggerite può compromettere il processo e sminuire il prodotto finale. In questi scenari, potrebbe essere necessario respingere la richiesta del cliente, naturalmente con cortesia e con una buona spiegazione.
Jim Hamilton è un esperto di contenuti e copywriting e fondatore di Persuasive Alchemy, una newsletter e community per consulenti. “Se un cliente vuole cambiare il tuo attuale processo di workflow creativo, di solito è perché non è sicuro di come si svilupperà il processo, o perché non ha fiducia nella tua capacità di fornire”, afferma. “In ogni caso, il modo migliore per superare questo problema è guidarli attraverso il processo passo dopo passo all’inizio del progetto. Fai capire dove e quando avranno l'opportunità di intervenire. Ma ribadisci che il tuo processo è ciò che ti permette di soddisfare gli elevati standard di qualità che tutti i tuoi clienti si aspettano da te.”
Ecco alcuni altri suggerimenti principali su come gestire i clienti che desiderano modificare i processi:
- Sii educato: cerca sempre di capire il punto di vista del cliente prima di rispondere troppo rapidamente. Cerca di essere calmo, comprensivo ed educato nello spiegare l'importanza del processo stabilito.
- Don’t Waver: non arrenderti troppo facilmente se il tuo cliente insiste su modifiche che sai danneggeranno il progetto. Spiega la struttura del processo e come, in fin dei conti, può aiutare il prodotto.
- Offri alternative: cerca di capire le sue preoccupazioni alla base della richiesta di modifica. Quindi, offri alternative che potrebbero risolvere queste preoccupazioni, senza modificare il processo di flusso di lavoro.
- Spiega i tuoi processi: Ferruggia di DesignRush afferma: “Aiuta a educare [i tuoi clienti] sul tuo processo e su come giova al risultato del progetto.” Saranno molto più propensi ad accettare il tuo modo di fare le cose se comprendono l'intenzione e il beneficio atteso.
- Rimanere aperti alle loro idee: Come dice il vecchio adagio, il cliente ha sempre ragione. Mentre si desidera mantenere la struttura che consente di realizzare il proprio lavoro, aiuta a rimanere flessibili. “Iniziate comprendendo le loro esigenze e aspettative specifiche, e poi strategizzate su come incorporare al meglio i loro feedback senza ostacolare il flusso di lavoro”, afferma Naydenov. “La flessibilità è fondamentale, ma mantenere il processo fondamentale che funziona per il tuo team è altrettanto importante.”
Ferruggia fa eco a questa idea. “Essere aperti a input preziosi a volte può portare ad adattamenti costruttivi”, afferma.
Più in generale, sia Ferruggia che Naydonev sottolineano l’importanza di comprendere le esigenze del cliente e di gestire intenzionalmente tale relazione.
“La gestione delle aspettative dei clienti inizia con l’impostazione anticipata di tempistiche chiare e realistiche, il mantenimento di linee di comunicazione aperte e l’aggiornamento periodico sugli avanzamenti dei progetti”, afferma Ferruggia. “È altrettanto importante comprendere a fondo la visione del cliente per garantire che il prodotto finale sia in linea con le sue aspettative.”
“I miei migliori consigli per gestire le aspettative dei clienti in un progetto creativo includono la definizione di protocolli di comunicazione chiari e la garanzia di una completa trasparenza nell’avanzamento del progetto”, afferma Naydonev. "È fondamentale fornire aggiornamenti regolari per tenerli informati e gestire le loro aspettative".
Automazione del flusso di lavoro creativo
L'automazione creativa si riferisce al software utilizzato da un'organizzazione per semplificare le attività ripetitive all'interno di un processo creativo. L'automazione può farti risparmiare tempo e ridurre le attività manuali o noiose in modo da poter dedicare più tempo al lavoro creativo stesso.
Automazione è un termine ampio che può comprendere una varietà di funzioni specifiche. Molti team creativi utilizzano l'automazione per eseguire le seguenti operazioni:
- Centralizza risorse creative: archivia, traccia e gestisci tutte le risorse creative in una soluzione centralizzata basata su cloud, consentendo ai membri del team di accedervi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
- Facilitare il feedback diretto: fornire feedback direttamente sui progetti, eliminando le preoccupazioni relative ai problemi di controllo della versione.
- Automatizza notifiche: Imposta notifiche e avvisi automatici per i cambiamenti di stato per garantire che tutti siano aggiornati.
- Monitor Timelines and Budgets: Tieni traccia delle timeline e dei budget in tempo reale per mantenere il controllo sull'avanzamento e sulle finanze del progetto.
- Utilizza modelli progetto: crea modelli di piano di progetto master per semplificare la configurazione ed evitare ridondanze con ogni nuovo progetto.
- Distribuire file essenziali: distribuire i file ai membri del team appropriati per mantenere l'efficienza del flusso di lavoro.
- Percorso per le approvazioni: Instrada i file attraverso i canali necessari per l'approvazione per garantire qualità e conformità.
“Per me, l’automazione creativa del flusso di lavoro consiste nell’utilizzare soluzioni digitali per migliorare la produttività e ridurre al minimo le attività manuali, il che ha portato a un’allocazione delle risorse più efficiente e a tempistiche di progetto migliori”, afferma Naydonev di Businessmap. “I vantaggi sono molteplici, tra cui una maggiore responsabilità, una migliore definizione delle priorità delle attività e un risparmio di tempo complessivo.”
Scopri di più in questa guida ai vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro.
Perché hai bisogno di un buon processo di flusso di lavoro creativo
Qualsiasi organizzazione che svolge un lavoro creativo ha deliverable e scadenze. Questi deliverable, ossia il lavoro creativo stesso, e le sue scadenze possono essere continuamente interrotti in mancanza di un processo per avviare, sviluppare e approvare il lavoro. Tutte le persone coinvolte devono comprendere i dettagli del progetto, cosa deve fare per andare avanti, chi ha o non ha offerto input e se è sulla buona strada per essere consegnato in tempo.
Avere un processo di flusso di lavoro creativo che tiene traccia e guida tutto il lavoro può aiutare a evitare confusione e consente anche di risparmiare tempo e denaro. Tra le organizzazioni che implementano regolarmente processi di flusso di lavoro creativo ci sono studi di progettazione grafica, agenzie pubblicitarie e agenzie creative digitali (a volte chiamate semplicemente agenzie digitali). Ma molte altre organizzazioni implementano il processo anche per diventare più efficienti. Alcune organizzazioni hanno implementato un processo di flusso di lavoro creativo di vecchio stampo, limitato a e-mail, fogli di calcolo, riunioni e comunicazione continua. Altre utilizzano soluzioni software o Software-as-a-Service (SaaS) per gestire più facilmente il flusso di lavoro.
Crea flussi di lavoro creativi efficaci con la gestione del lavoro in tempo reale in Smartsheet
I migliori team di marketing sono consapevoli dell'importanza della gestione efficace delle campagne, di operazioni creative coerenti e di una potente logistica degli eventi. Smartsheet ti aiuta a raggiungere tutti e tre gli obiettivi in modo da poter essere più efficace e ottenere di più. La piattaforma Smartsheet semplifica la pianificazione, l'acquisizione, la gestione e la creazione di report sul lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il tuo team a essere più efficace e ottenere di più. Crea report sulle metriche chiave e ottieni visibilità in tempo reale sul lavoro mentre accade con rapporti di riepilogo, pannelli di controllo e flussi di lavoro automatizzati creati per mantenere il tuo team connesso e informato. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Prova Smartsheet gratuitamente, oggi.
