Strumenti essenziali per l'implementazione e la gestione del processo di flusso di lavoro creativo

Per impostare un flusso di lavoro creativo efficace, gli esperti consigliano di chiarire l'ambito, illustrare con un diagramma il flusso di lavoro, utilizzare un software per il flusso di lavoro, tenere riunioni di controllo regolari e misurare l'efficacia del flusso di lavoro. Assicurarsi anche che i membri del team possano effettivamente seguire il flusso di lavoro.

Di seguito sono riportate alcune importanti fasi generali del processo del flusso di lavoro da includere:

• Chiarire l'ambito, gli obiettivi e la strategia con il cliente: all'inizio di qualsiasi progetto, chiarire formalmente gli obiettivi del progetto e il piano di base per raggiungerli, preferibilmente attraverso un documento scritto e approvato da tutti.
  
  "Quando riceviamo un incarico, il project manager deve chiarire con il cliente esattamente ciò che deve essere comunicato e gli scopi importanti di quella comunicazione", spiega Kelbick. L'agenzia con sede a New York è specializzata in marketing, strategia di prodotto e comunicazioni per istituzioni finanziarie.
  
  Kelbick afferma che la sua azienda prepara una dichiarazione di strategia per il progetto, che "viene presentata ed esaminata dal cliente, in modo che tutti siano concordi su ciò che stiamo comunicando".
• Chiarire le responsabilità: delinea la gerarchia del tuo team e poi chiarisci le assegnazioni dei ruoli nello sviluppo, nell'approvazione e nel completamento del lavoro. Qui è importante riconoscere la personalità della tua organizzazione, se è probabile che alcune persone saranno ampiamente coinvolte nel processo, o se altre desiderano partecipare solo in punti di riferimento importanti; il tuo piano dovrebbe tener conto di questo aspetto.
  
  Probabilmente vorrai nominare un project manager. Identifica quindi i membri del team che dovranno approvare il progetto in ogni fase del suo sviluppo.
• Illustrare con un diagramma il flusso di lavoro: per ogni progetto specifico, è utile creare un diagramma o un grafico che mostri le fasi del processo, nonché le approvazioni, i riscontri e altre azioni necessarie. Presta attenzione al principio di mutualmente esclusivo, collettivamente esaustivo (MECE) sviluppato dalla società di consulenza aziendale McKinsey & Company e utilizzato in una vasta gamma di pratiche aziendali. In sostanza, è necessario raggruppare le categorie di informazioni in modo che non si sovrappongano e che la valutazione includa tutte le possibili categorie. Nel contesto del flusso di lavoro creativo, MECE significa che non dovrebbe esserci confusione sui requisiti né su chi ne è responsabile in ogni fase, e che il flusso di lavoro copra ogni aspetto del progetto dall'inizio alla fine.
  
  Ed Burgoyne, fondatore e consulente principale di Makr Consulting, aiuta le organizzazioni a eseguire una valutazione più ampia del funzionamento del loro processo di flusso di lavoro in generale, al di fuori di qualsiasi progetto specifico.
   
  
  “A volte, il solo processo di incontrarsi e guardare come funzionano attualmente le cose è illuminante per le persone", afferma. Dice che il processo aiuta le organizzazioni a chiedersi: "Come facciamo ciò che facciamo? Perché lo facciamo in questo modo? Ha senso? Come descriviamo ciò che facciamo?"
• Ottenere il consenso del team sul processo di flusso di lavoro: è fondamentale che tutti comprendano e accettino la struttura e i dettagli del processo di flusso di lavoro sin dall'inizio. Quando Burgoyne lavora con le organizzazioni per aiutarle a capire e migliorare i loro processi lavorativi, sa che "si possono creare mappature dei processi tutto il giorno. Ma il comportamento è di estrema importanza. Come ci comportiamo? Dobbiamo gestire i processi di cambiamento tenendo conto del comportamento. Posso [raccomando di] cambiare i processi tutto il giorno e appenderli al muro. Ma a meno che le persone non li seguano", spiega, non otterranno i risultati desiderati.
  
  Ecco perché Burgoyne suggerisce alle organizzazioni di lavorare con l'intero team per collaborare sul modo di strutturare i propri processi di lavoro, così da assicurarsi il consenso di tutti sin dall'inizio.
• Usare il software per il flusso di lavoro creativo/la gestione dei progetti: sebbene alcune organizzazioni possano implementare e seguire un processo di flusso di lavoro creativo senza software, molti esperti ritengono che il software possa essere estremamente utile per monitorare i processi ed evitare confusione.
  
  Un'organizzazione può utilizzare un software per incorporarvi tutte le comunicazioni scritte, integrare le voci di calendario e i promemoria e rendere molto più facile ed efficiente il monitoraggio e l'approvazione delle attività per il progetto e la revisione del lavoro.
• Definire come e quando devono avvenire le revisioni e le approvazioni: sii chiaro su chi si occuperà di revisionare ogni fase del progetto, su chi contribuirà, e sulle tempistiche per i suddetti contributi e le approvazioni. Probabilmente vorrai limitare il numero di valutatori e di cicli di revisione. Assicurati di stabilire una convenzione di denominazione per ogni revisione, in modo che tutti sappiano qual è la bozza più attuale.
• Organizzare riunioni di controllo: anche quando si utilizzano software e altri mezzi di comunicazione digitali, è utile tenere riunioni di controllo periodiche con il team per garantire che il progetto stia andando avanti nei tempi previsti.
• Misurare la produttività e altri parametri: può essere utile tenere traccia di vari parametri dei progetti creativi, tra cui il numero di richieste di progetti creativi ricevute, le versioni per ogni progetto, il tempo per ottenere le approvazioni e la durata completa del ciclo di un progetto.