Cos'è la gestione dei progetti in ambito immobiliare?
La gestione dei progetti è un settore in crescita e i professionisti lo impiegano in modo intercambiabile in molti settori. Il Project Management Institute (PMI), che certifica i project manager, definisce i progetti come attività temporanee e uniche che richiedono l'assunzione di un team temporaneo e il completamento di una serie di attività entro un periodo di tempo definito. Un project manager è una persona che riunisce tutte le parti diverse di un progetto, assicurando che le diverse fasi del lavoro siano completate in modo efficiente e all'interno di un budget predefinito. A volte un project manager non è designato o intitolato, ma il lavoro di un project manager viene completato sotto la competenza di qualcuno all'interno di un'organizzazione o di un progetto.
Il settore immobiliare commerciale si basa sulla gestione intelligente dei progetti
Le transazioni immobiliari e le iniziative edilizie (sia nuove che le ristrutturazioni) richiedono più fasi, un sacco di denaro e il contributo di più parti interessate. Pensa all'acquisto di una casa: devi assicurarti un prestito, cercare le proprietà disponibili, scegliere e fare un'offerta su un immobile, ispezionarlo e assicurarti un'assicurazione, negoziare l'acquisto, chiudere l'acquisto e trasferirti nel nuovo spazio. Ora porta questi concetti al mondo immobiliare commerciale: l'acquisto di un grande lotto vuoto per un futuro edificio richiede passaggi simili, ma su scala molto più ampia. Lo sviluppatore deve condurre ricerche, garantire il finanziamento, negoziare l'acquisto, tenere conversazioni con gli uffici di urbanistica e di autorizzazione per determinare se l'uso previsto della proprietà sia consentito, tenere sessioni di consultazione pubblica, coordinarsi con esperti di ingegneria su questioni quali il piano del sito della proprietà o gli scarichi del parcheggio, presentare i piani a una commissione di pianificazione comunale o provinciale, e così via. La necessità di tutta questa pianificazione dimostra il fatto che la gestione intelligente dei progetti è un aspetto fondamentale di qualsiasi progetto immobiliare di successo.
Perché la gestione dei progetti è importante nel settore immobiliare commerciale?
I progetti immobiliari su larga scala sono imprese costose e spesso ad alta visibilità con molte parti interessate. Le aziende che supervisionano i propri progetti immobiliari o che si occupano regolarmente di progetti immobiliari attraverso una rete di edifici devono coltivare sistemi per la gestione dei progetti per i seguenti motivi:
- Gestione del budget: i project manager devono assumere e gestire più appaltatori, osservare gli aumenti dei costi dovuti agli ordini di modifica, al budget per i materiali, pagare i fornitori, utilizzare i finanziamenti correttamente e seguire dozzine di protocolli per mantenere un progetto al di sotto del budget.
- Gestione del tempo: i project manager devono anche tenere traccia del tempo. Non ordinare le forniture in tempo, non coordinarsi tra gli appaltatori o dimenticare di chiedere un permesso che richiede diverse settimane può rallentare un progetto. A sua volta, questo può far aumentare i costi di un progetto o di un cliente, anche i costi non direttamente legati al progetto stesso. Ad esempio, se una nuova sede di un ufficio non è pronta in tempo, potrebbe significare che un'azienda deve estendere un contratto di locazione aziendale in attesa della costruzione.
- Gestione dei rischi: tutti i progetti rischiano di superare il budget o di durare più tempo del previsto. Inoltre, espongono le aziende al rischio. I project manager hanno il compito di ridurre i rischi assumendo solo professionisti con licenza o vincolati, garantendo un'assicurazione di progetto adeguata, progettando e gestendo contratti che chiariscano le responsabilità di tutte le parti e altre attività progettate per evitare controversie o altre spese. Per saperne di più sulla complessità della gestione dei rischi del progetto, consulta questo articolo.
- Problemi di comunicazione: i progetti di grandi dimensioni e complessi possono richiedere periodi di consultazione pubblica, resistenza della comunità o requisiti di avviso della comunità e sensibilizzazione pubblica. Inoltre, se più parti stanno collaborando a un progetto, è consigliabile - e talvolta necessario - spiegare la "storia" dell'avanzamento del progetto per stimolare buona volontà e sostegno locale, e per garantire che i leader locali approvino l'urbanizzazione e il permesso o spingano per ottenere il permesso a eccezioni alle regole normali in modo che il progetto continui come previsto. Leggi The Definitive Guide to Stakeholder Management (Guida completa alla gestione delle parti interessate) per suggerimenti su come e quando condividere le informazioni rilevanti con il pubblico.
In che modo il project management differisce dalla gestione operativa o del portafoglio?
Un progetto è un insieme finito di attività eseguite per un periodo di tempo temporaneo e ha un inizio, una metà e una fine. Le operazioni, tuttavia, comportano attività indeterminate o ricorrenti. Un'azienda ha bisogno di un project manager quando costruisce un edificio per uffici, ma una volta che l'edificio entra in servizio, i suoi proprietari o inquilini possono assumere un responsabile delle strutture per mantenere regolarmente i sistemi dell'edificio. Questa manutenzione è nota come operazioni di edilizia. Attività come la manutenzione di ascensori e sistemi HVAC di un edificio, la gestione del personale di pulizia o di professionisti in paesaggistica, nonché la riparazione di problemi minori rientrano tutti nell'ambito delle operazioni.
La gestione dei programmi, come le operazioni, è in corso. La gestione del portafoglio prevede la gestione di più beni immobiliari (edifici come alberghi, uffici o sedi in franchising) e il loro mantenimento secondo determinati standard, mantenendo al contempo i loro numeri di profitti e perdite (P&L) o le spese entro le fasce previste. La gestione del portafoglio per una società di gestione di complessi di appartamenti potrebbe comportare l'adeguamento dei prezzi di affitto per mantenere i livelli di occupazione in una determinata gamma o la valutazione se migliorare selettivamente alcune unità o edifici in un determinato codice di avviamento postale per rivolgersi a un mercato di riferimento emergente. Il portfolio manager realizzerebbe queste manovre con un occhio all'ottimizzazione delle prestazioni del portafoglio del proprio datore di lavoro.
Cosa fanno le aziende di gestione dei progetti in ambito immobiliare?
Esistono dozzine di società di consulenza che gestiscono progetti immobiliari nordamericani o globali. Poiché queste aziende sono specializzate nella gestione di progetti immobiliari e hanno personale nelle principali città con conoscenze locali sull'urbanistica locale, sui permessi e sui requisiti di edilizia pubblica, spesso mettono in affari grandi aziende. Queste organizzazioni possono assegnare i project manager a progetti immobiliari aziendali, assemblare team utilizzando esperti esterni o interni e gestire i progetti per entrare nei tempi e nel budget.
Le aziende che considerano l'assunzione di un project manager esterno devono porsi le seguenti domande:
- Come si approccia l'azienda alla gestione dei progetti?
- I professionisti dell'azienda sono accreditati con la gestione dei progetti o altre credenziali?
- Quali tipi di progetti ha precedentemente gestito l'azienda (nuova costruzione, ristrutturazioni, aggiornamenti delle strutture in franchising, progetti relativi all'ambiente o all'efficienza energetica)?
- Quali tipi di clienti o settori affronta l'azienda? L'azienda ha riferimenti ai clienti che può condividere?
Tipi di progetti immobiliari
Cos'è un progetto nel settore immobiliare? Come in altri campi, si tratta di una serie di attività con un inizio e una fine definiti e un completamento. Ecco alcuni esempi di progetti immobiliari comuni:
- Gestione dei progetti di acquisizione: l'acquisto di proprietà commerciale per lo sviluppo è un tipo di gestione del progetto che richiede molte fasi. Queste fasi possono includere l'identificazione e la valutazione del sito, la ricerca dell'urbanistica/dei diritti necessari a procedere, l'organizzazione del finanziamento o la garanzia di livelli di finanziamento, il processo di acquisto e il coordinamento di un periodo di consultazione pubblica o la condivisione di piani con i media, tra gli altri.
- Sviluppo di nuove costruzioni: una volta acquisito un sito, uno sviluppatore darà forma a un business plan intorno a un progetto per raggiungere il completamento entro un periodo di tempo specifico e per entrare in servizio per iniziare a guadagnare denaro.
- Progetti immobiliari in edifici aziendali esistenti: ciò che sembra un piccolo progetto può fiorire in un progetto di grandi dimensioni se un'azienda è proprietaria di una rete multi-sito di sedi, come un operatore di negozi al dettaglio, stazioni di servizio, alberghi o qualsiasi azienda nazionale con uffici in molte città (società di noleggio auto, uffici di servizi finanziari, uffici di intermediazione immobiliare, ecc.). I progetti comuni su più siti possono includere aggiornamenti ambientali o certificazione LEED, il lancio di un nuovo marchio/logo o un rebrand (forse dopo una fusione aziendale), il che potrebbe significare nuove tende da sole e segnaletica, nonché l'aggiornamento degli interni in decine di siti, la progettazione e l'allestimento delle sedi aziendali, l'adeguamento della costruzione per adattarsi a un nuovo utilizzo di un vecchio spazio o l'introduzione di caratteristiche specifiche per ufficio che vanno dall'insonorizzazione a un nuovo sistema HVAC o alle caratteristiche di accessibilità.
- Progetti commerciali che possono richiedere competenze di nicchia: le strutture mediche, gli ospedali, le fabbriche, i data center, i centri di distribuzione e le strutture di comunicazione ad alta sensibilità (call center, centri di smistamento 112, ecc.) rientrano in questa categoria. Questi progetti possono richiedere appaltatori specializzati, subappaltatori tecnicamente qualificati o ingegneri con competenze di pianificazione urbana. Ad esempio, consentire a una fabbrica che si occuperà della spedizione e della ricezione di pezzi di grandi dimensioni e che supervisionerà la distribuzione, potrebbe portare i responsabili del progetto a perseguire strade ad accesso speciale o a chiedere ai dirigenti locali una corsia extra su una rampa autostradale per soddisfare il previsto traffico aggiuntivo di camion.
Gestione dei progetti immobiliari: una breve storia
La gestione dei progetti immobiliari, come è noto oggi, è stata per lo più insegnata sul lavoro, ma molti accreditano a James Graaskamp, professore alla University of Wisconsin-Madison, il debutto di un concetto ampio e olistico di sviluppo immobiliare che informa oggi il settore della gestione dei progetti immobiliari. Graaskamp ha affermato che ogni progetto immobiliare è un'attività unica e ha un impatto sul suo ambiente fisico, ambientale e sociologico immediato. Pertanto, i pianificatori e i manager devono considerare molto di più degli aspetti finanziari e delle tempistiche per qualsiasi affare immobiliare.
Nel suo libro The Fundamentals of Real Estate Development, l'autore James Graaskamp scrive: "Come un prodotto manifatturiero, un progetto immobiliare fa parte di un più ampio sistema fisico programmato per raggiungere obiettivi a lungo termine, ma ogni progetto immobiliare è anche una piccola impresa a sé stante. Pertanto, il processo di sviluppo è un continuum di tecnologia edile, finanziamento, competenze di marketing, controlli amministrativi e riabilitazione necessari per gestire l'impresa immobiliare per molti anni."
Daniel Kohlhepp, a real estate developer turned professor, developed what he termed the “real estate development matrix” framework to describe real estate projects. “I’ve been trying to teach people about real estate development and as part of that process I’ve had to repeatedly define it for them,” he says. “The concept of a project manager is defined differently all around the United States. Project management teams typically account for 5 percent of an overall real estate project’s costs. One thing’s for sure: If you don’t have project management, you can’t succeed.”
Il modello di Kohlhepp afferma che i progetti immobiliari si svolgono lungo un continuum di ciclo di vita in sette fasi e che ogni fase richiede la considerazione e il completamento di otto attività. Un project manager o un pianificatore può collocare qualsiasi progetto all'interno di questo quadro e tenere traccia delle attività necessarie.
Le sette fasi dello sviluppo immobiliare di Kohlhepp comprendono:
- Land Banking: gli asset terrieri sono detenuti da un proprietario che potrebbe prendere in considerazione la vendita o lo sviluppo della proprietà. Questa fase è un po' passiva.
- Land Packaging: il proprietario del terreno grezzo vende la proprietà a un "land packager" che quindi migliora il valore del terreno formalizzando potenziali piani per esso, completando modifiche alla zonizzazione e altri miglioramenti su carta come studi ambientali o ingegneristici.
- Sviluppo del terreno: uno sviluppatore acquista la proprietà come posizionata da un packager e la migliora ulteriormente in modo che sia pronta per essere venduta a uno sviluppatore edilizio. Ciò può richiedere la costruzione di strade, lavori di pubblica utilità e bacini idrici.
- Sviluppo edilizio: uno sviluppatore edilizio "procede in verticale" e inizia la costruzione.
- Operazione edilizia: un operatore edilizio affitta e gestisce l'immobile e crea un processo operativo e una storia in modo che la proprietà o l'azienda possano essere vendute in futuro. Gli operatori dell'edilizia possono includere investitori, fondi di investimento immobiliare (REIT), assicuratori o fondi pensione che solitamente investono in grandi progetti immobiliari.
- Fase di ristrutturazione: un rinnovatore acquista l'immobile e apporta valore correggendo le carenze o altrimenti riposizionando e gestendo l'edificio.
- Fase di riqualificazione: un "ri-sviluppatore" acquista (o acquisisce tramite pignoramento) un sito che presenta difetti fisici o di altro tipo, tali da dover demolire o riqualificare completamente l'immobile. Questo avvia nuovamente lo sviluppo in sette fasi.
La matrice di Kohlhepp afferma che ci sono otto attività da considerare in ogni fase di sviluppo. Tra questi troviamo:
- Attività di acquisizione: include la ricerca di fattibilità, i requisiti di sottoscrizione/finanziamento, la negoziazione del contratto e la chiusura.
- Finanziamento: questa fase include la proiezione di fondi futuri per la proprietà, la raccolta di capitali e la modellazione di come gestire il capitale.
- Studi di mercato e strategie di marketing: in base alle condizioni economiche previste, come dovrebbe essere pubblicizzato, prezzato, promosso e mirato a un pubblico in particolare?
- Requisiti ambientali: include il sondaggio delle condizioni del sito, delle valutazioni e della conformità LEED, delle condizioni atmosferiche e dei contesti culturali e storici che devono essere incorporati.
- Approvazioni e permessi: quali approvazioni e permessi sono necessari per lo svolgimento dei lavori presso la confederazione, la regione, lo stato, la città o tra i privati nell'area?
- Miglioramenti: quando si costruisce o ci si prepara a costruire, quali piani di pianificazione e progettazione, ingegneria e costruzione sono fattibili e necessari?
- Considerazione sui trasporti e l'accessibilità: in che modo gli occupanti e i visitatori della struttura la raggiungeranno con i mezzi pubblici o privati? I nuovi sistemi di accessibilità avranno bisogno di progettazione e costruzione presso la proprietà?
- Disposizione: lo sviluppatore venderà? E in caso affermativo, come lo sviluppatore dovrà commercializzare la proprietà, negoziare la vendita e negoziare gli accordi di sviluppo che vanno all'acquirente?
Un altro approccio alla gestione dei progetti è una matrice di struttura di design, come descritto dal dott. Tyson Browning, Professore Associato di Gestione delle operazioni alla Neeley School of Business presso la Texas Christian University nel suo libro Design Structure Matrix Methods and Applications. Questa rappresentazione grafica delle attività utilizza un diagramma quadrato per raggruppare le fasi del progetto e rappresentare le intersezioni in cui più parti interessate o processi devono valutare o influenzare il movimento di un progetto verso la sua fase finale.
Anatomia delle fasi di un progetto immobiliare
I project manager immobiliari devono avere una solida conoscenza delle fasi di un progetto e delle attività che si svolgono durante tali fasi. Poiché un progetto per definizione ha un inizio, una metà e una fine, ciascuna fase ha anche un inizio, una metà e una fine, nota anche come milestone, uscite o gate, che il project manager controlla dalla propria lista man mano che il lavoro procede.
I project manager devono prestare molta attenzione a come definiscono il progetto prima di loro. La fase di pianificazione di un progetto è critica e un manager deve considerare le seguenti domande: quanto tempo richiede l'intero progetto (o quanto tempo è assegnato da un datore di lavoro o da un cliente)? Se il progetto è un progetto di acquisizione, c'è un periodo di tempo per le fasi del processo di due diligence? E in questo periodo, quanto tempo avranno i membri del team per completare le attività? A seconda delle risposte a queste domande, un project manager può adattare le dimensioni o l'ambito delle assunzioni del team, della pianificazione, del budget e della progettazione e dell'ingegneria necessarie per soddisfare il contenitore complessivo del progetto.
Una volta che il progetto è stato definito e mappato per il tempo, il pianificatore deve anche anticipare il tempo necessario affinché il progetto riceva input, feedback o firma da più parti interessate. Inoltre, i project manager devono servire come gestione in loco per il progetto, gestire le retribuzioni per i lavoratori, incoraggiare la collaborazione senza intoppi tra appaltatori diversi, gestire gli ordini di modifica (richieste di materiali aggiuntivi o più costosi) e tenere conto delle modifiche al programma (ostacoli meteorologici, lavoratori malati, impedimenti per i permessi) nel progetto. I project manager devono dimostrare una solida governance complessiva sulla pianificazione del progetto e sull'esecuzione tempestiva delle attività dei membri del team.
Una volta completato il progetto, il project manager dovrà compilare attività post-chiusura come report finali o audit in modo che il datore di lavoro o il cliente possano misurare il successo del progetto. Molti project manager ricevono bonus salariali direttamente legati al loro successo mantenendo i progetti nei tempi e nel budget.
Ricercato: Project Manager immobiliari
I lavori di gestione dei progetti immobiliari sono richiesti e pagano bene. In America, il settore dovrebbe crescere del 17% tra il 2010 e il 2020, secondo l'U.S. Bureau of Labor Statistics. A livello globale, secondo i dati del Project Management Institute, sono previsti 15,7 milioni di nuovi posti di lavoro per la gestione dei progetti in sette settori, tra cui l'edilizia.
Un giorno nella vita di un project manager immobiliare può variare notevolmente, poiché spesso gestisce più progetti contemporaneamente. Potresti guidare un piccolo lavoro di ristrutturazione, coordinarti con un proprietario di casa in un nuovo cantiere, organizzare un progetto in arrivo, assumere fornitori o lavorare a un'iniziativa di miglioramento dell'inquilino con sistemi elettrici nuovi o modificati, acustica, illuminazione o interni. Multi-tasking, capacità di comunicazione, gestione del tempo, collaborazione con più parti interessate, resistenza allo stress e capacità di analisi sono imprescindibili.
“The Great Recession of 2008 blew a hole in the market, in terms of creating a pipeline of professionals who would now have five to seven years of experience in construction, development and design, or capital improvement work,” says Kipp Gillian, a Former Real Estate Developer who recruits nationally for real estate project management roles at Gillian Executive Search in Los Angeles.
I lavori entry-level nel settore pagano a partire da 50.000 dollari (con un bonus dal 10 al 15%) e aumentano nei più grandi mercati urbani fino alla fascia da 150.000 a 180.000 dollari (con un bonus dal 20 al 25%)", afferma Gillian. Tuttavia, la retribuzione può variare ampiamente in base all'esperienza e al mercato urbano. Il portale di lavoro Payscale riferisce che i project manager immobiliari senior guadagnano in media 94.770 dollari.
Gli sviluppatori e i proprietari di immobili assumono per questi ruoli, così come gli studi di consulenza per la gestione dei progetti immobiliari e gli studi di architettura. Coloro che entrano nel campo avranno bisogno di una laurea, ma la maggiore può variare a seconda del tipo di ruolo di gestione dei progetti che stanno cercando. I futuri project manager di sviluppo immobiliare sono invitati a studiare matematica, contabilità, gestione aziendale e corsi di analisi o sviluppi di budget pro-forma come quelli utilizzati nei progetti, afferma Gillian. Altrimenti, le major di ingegneria civile o architettura funzionano bene, così come i titoli di gestione delle costruzioni.
"Gli stage sono fondamentali", afferma Gillian. "Nulla può sostituire un buon elenco di progetti quando stai cercando un lavoro in questo campo."
C'è domanda di project manager che possono lavorare in nuovi cantieri, alberghi e proprietà industriali. Necessario anche: project manager presso siti immobiliari "ad uso misto", in cui sono co-localizzati due tipi di immobili. Esempi di questo includono condomini con vendita al dettaglio al piano terra o siti al dettaglio che aggiungono ufficio o residenziale a un sito.
"L'uso misto richiede una serie di competenze migliori", afferma Gillian. "A volte un REIT assume un project manager con competenze per la componente del partner del progetto, quindi un costruttore residenziale assumerà qualcuno che sa come parlare con lo sviluppatore di spazi al dettaglio, o viceversa."
Software di gestione dei progetti
Se stai pianificando di gestire un progetto immobiliare o di lavorare nel settore, devi conoscere alcune tecnologie di base, consiglia Gillian. In generale, se si sa lavorare con i fogli di calcolo e la tecnologia di pianificazione e utilizzare app mobili, è possibile adattarsi ai programmi software sul posto di lavoro progettati per gli ambienti immobiliari. Anche gli appaltatori e i lavoratori edili sono ora obbligati a utilizzare sistemi virtuali di "note" invece di metodi più analogici per avvisare i membri del team sugli eventi del cantiere.
Ci sono dozzine di programmi software di base e tecnologie basate sul cloud progettati specificamente per il lavoro immobiliare (come Procorem), mentre altre offerte sono personalizzabili per progetti che potrebbero includere immobili (come Projectmates).
Se stai rivedendo un software, prendi in considerazione queste domande:
- Monitoraggio delle attività: è possibile automatizzare e tenere traccia delle attività? Puoi condividere le attività tra più partecipanti?
- Moduli: puoi utilizzare (o creare) moduli facili da seguire per il tuo progetto?
- Elenchi di cose da fare: puoi creare e assegnare facilmente elenchi di cose da fare?
- Reporting: puoi generare report che dettaglino lo stato delle attività o delle parti del progetto?
- Gerarchie: è possibile impostare i livelli di autorizzazione in modo che il controllo, il pagamento e gli ordini di modifica siano tracciabili ed eseguibili da un unico ambiente? Un cliente può vedere alcuni dettagli?
- Gestione dei documenti: puoi archiviare e accedere facilmente ai documenti?
- Caratteristiche finanziarie: è possibile accedere ai sistemi di pagamento o ai documenti di budgeting?
- Storie del progetto: puoi controllare la cronologia del tuo progetto?
- Caratteristiche del cloud: con molte parti che collaborano nei cantieri e nelle sedi distribuite e che lavorano in orari diversi, puoi condividere i dettagli del tuo progetto tramite il cloud?
- Integrazione: il tuo software di progetto si sincronizza con programmi comuni come Google Drive, Dropbox o altre reti di condivisione file, Quickbook per la contabilità o i tuoi sistemi bancari o di pagamento?
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