Modelli di moduli di ordini d'acquisto
Modello di ordine d'acquisto generico - Excel
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Questo modello include il codice cliente e il numero dell'ordine d'acquisto a fini di tracciamento, i dettagli del fornitore, le informazioni di spedizione e un elenco dettagliato delle merci. Inserisci un numero di identificazione, la quantità e il costo di ciascun articolo ordinato; il modello calcolerà i totali parziali e il costo complessivo, comprensivo di tasse e spese di spedizione. È previsto anche uno spazio per aggiungere commenti o istruzioni e la possibilità di allegare documenti lunghi con i termini e le condizioni secondo necessità.
Modello di ordine d'acquisto aperto
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Un ordine aperto può essere usato per stipulare accordi tra acquirente e fornitore che prevedano più consegne in un periodo di tempo stabilito. L'accordo può prevedere la negoziazione di prezzi speciali, i cui dettagli, insieme ai termini e alle condizioni, vengono inclusi in un accordo di acquisto aperto. In questo modello, che prevede lo spazio per inserire informazioni sull'ordine e le firme di autorizzazione, puoi aggiungere anche i tuoi termini.
Modulo di ordine d'acquisto con immagini
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Oltre ai numeri e alle descrizioni degli articoli, questo modello permette di includere immagini. Questa funzione può essere particolarmente utile quando si ordinano componenti o articoli simili, in modo da menzionare con precisione le merci. Questo modello è disponibile in formato Excel o Word.
Modulo di ordine d'acquisto vuoto
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Crea un ordine d'acquisto personalizzato modificando e compilando i campi forniti in questo modulo vuoto. Il modello offre un layout semplice con sezioni in cui aggiungere il numero d'ordine, le istruzioni di consegna, i prezzi unitari e le quantità ordinate. Puoi personalizzare ulteriormente il modello aggiungendo un logo aziendale, i termini e le condizioni e qualsiasi altro dettaglio richiesto dalla tua azienda o dal fornitore.
Modello di richiesta d'acquisto
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Questo modello di richiesta d'acquisto può essere utilizzato per comunicare con un reparto acquisti. Inserisci gli articoli che vuoi ordinare, le informazioni sul fornitore, il motivo della richiesta e i dati di fatturazione, quindi invia la richiesta al responsabile dell'emissione degli ordini. Il responsabile può quindi approvare la richiesta e creare un ordine d'acquisto ufficiale per ordinare gli articoli elencati.
Modello di tracciamento degli ordini d'acquisto
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Tieni traccia degli ordini in sospeso con questo semplice modello di foglio di calcolo. Puoi tenere traccia dei numeri degli ordini d'acquisto, dei nomi dei fornitori, degli importi dei pagamenti e delle date di consegna. Tracciare gli ordini di acquisto può aiutare a garantire che tutti gli ordini siano stati pagati regolarmente ed entro i tempi stabiliti. Usa i filtri del foglio di calcolo per visualizzare i singoli fornitori, i pagamenti in sospeso o altre informazioni.
Lista di controllo degli ordini d'acquisto
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I fornitori possono fornire ai clienti questo modello di lista di controllo come guida per la creazione e l'invio degli ordini d'acquisto. Elenca le caratteristiche che possono costituire per i clienti una chiara descrizione dei requisiti di un ordine d'acquisto. Ciò può aiutarti a risparmiare tempo, semplificare il processo e raggiungere rapidamente un accordo.
Modelli di gestione delle scorte e dei fornitori
Modello di controllo dell'inventario
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La gestione dell'inventario è fondamentale per sapere quando riordinare le scorte e sostituire gli articoli fuori produzione. Questo modello Excel ha colonne per tenere traccia delle informazioni dettagliate sull'inventario, le quantità delle scorte, quando riordinare gli articoli e molto altro. Usa il modello così com'è o personalizza le intestazioni delle colonne in base alle esigenze della tua azienda.
Modello di elenco dei contatti dei fornitori
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Tieni traccia dei contatti dei fornitori, inclusi dettagli importanti come lo stato dei contratti, i risultati delle revisioni e le percentuali di approvazione. Aggiungi una descrizione dei prodotti o dei servizi offerti dal fornitore per una panoramica completa dell'azienda. Il modello include spazio per ulteriori note e può essere facilmente aggiornato man mano che i rapporti con i fornitori cambiano.
Modello di elenco dei prezzi dei fornitori
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Usa questo modello per tenere traccia e confrontare i prezzi dei prodotti offerti dai vari fornitori. Il modello calcolerà i costi totali in base al prezzo e alla quantità inseriti per ciascun articolo. Usa queste informazioni per creare un elenco dettagliato delle merci e confrontare i singoli articoli o avere una panoramica dei costi totali di ciascun fornitore.
Modelli di fatture e ricevute
Modello di distinta di spedizione
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La distinta di spedizione è spesso allegata alla fattura di vendita e mostra gli articoli ordinati e gli articoli effettivamente consegnati. Ciò consente al cliente di constatare immediatamente eventuali discrepanze nell'ordine e di verificare quali articoli dell'inventario sono stati ricevuti. La gestione dell'inventario e la pianificazione degli ordini futuri diventa così più accurata.
Modello di fattura proforma
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Una fattura proforma è un documento che può sembrare un ordine di acquisto in quanto fornisce un preventivo delle merci prima che si perfezioni il processo di vendita. Le fatture proforma vengono usate in genere per l'esportazione e possono mostrare il peso, i costi e le informazioni doganali della spedizione. Questo modello calcola il costo delle merci vendute, compresi i costi dell'assicurazione, le tasse e le spese di spedizione.
Modello di fattura di vendita
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I fornitori possono inviare la fattura di vendita ai clienti dopo aver emesso l'ordine e dopo che il cliente ha saldato il pagamento. Il documento contiene sezioni per inserire il numero dell'ordine d'acquisto associato, gli articoli venduti e l'importo dovuto. Aggiungi i tuoi termini di pagamento o altre istruzioni per ottenere il pagamento.
Modello di fattura di servizio
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Questo modello di fattura di servizio include colonne per monitorare le ore impiegate in un progetto, le tariffe orarie e i subtotali corrispondenti. I clienti possono vedere le attività completate, l'importo dovuto per ciascun articolo e il pagamento totale dovuto. Una seconda versione della fattura senza tariffa oraria è inclusa in un foglio Excel separato. Ciò fornisce un'opzione semplificata per la fatturazione per tipo di progetto piuttosto che per tariffa oraria.
Modello di ricevuta di vendita
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Usa questo modello di ricevuta per fornire ai clienti il documento che attesta il ricevimento del pagamento. Questo documento completa il processo di vendita e mostra il metodo di pagamento, le spese dettagliate, gli importi pagati e i dettagli dell'ordine. Il modello include un numero di ricevuta come riferimento.
Modello di ricevuta di avvenuta consegna
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Una ricevuta di avvenuta consegna attesta che la spedizione è stata ricevuta. Questo semplice modello include spazio per aggiungere gli articoli inclusi nella spedizione, le informazioni di contatto del cliente e del fornitore e una firma del destinatario. Aggiungi un logo aziendale o ulteriori dettagli per personalizzare il modello di ricevuta.
Cosa rende ottimale un ordine d'acquisto?
Poiché gli ordini d'acquisto elencano beni o servizi e contengono informazioni sui prezzi e le modalità di spedizione, spesso assomigliano alle fatture. Tuttavia, le fatture vengono inviate dai venditori per registrare i pagamenti dovuti, mentre gli acquirenti inviano ordini d'acquisto per dare avvio a un acquisto. Gli acquirenti e i venditori usano gli ordini d'acquisto per stabilire un accordo che può avere come scopo un ordine una tantum o un ciclo di acquisti continuo. Le aziende che hanno relazioni stabili con i fornitori spesso ordinano gli articoli a credito per poi fatturarli a intervalli regolari. Gli ordini d'acquisto diventano quindi una parte importante della gestione dei crediti esigibili. Registrare le negoziazioni sui prezzi sull'ordine d'acquisto, ad esempio gli sconti per grandi quantità, rappresenta per entrambe le parti un riferimento certo.
In alcuni casi, un ordine d'acquisto può assumere la forma di una lettera con i dettagli dell'ordine, le istruzioni di spedizione ed eventuali termini o condizioni. Uno dei vantaggi di elencare i dettagli dell'ordine in formato tabulare o in un foglio di calcolo è la possibilità di verificare rapidamente il tipo e il numero di articoli che vengono richiesti. Un modello Excel o un'altra opzione di foglio di calcolo fornisce anche il vantaggio di eseguire calcoli automatici per ottenere totali parziali o complessivi. Indipendentemente dal formato scelto, un ordine d'acquisto include generalmente i seguenti dettagli:
- Numero dell'ordine d'acquisto e data di emissione per poterne tenere traccia
- Informazioni sull'azienda, compresi i dati di contatto sia del richiedente sia del fornitore
- Dettagli dell'ordine, come numero degli articoli, descrizioni, costi e quantità richieste
- Istruzioni di spedizione, tra cui punto di spedizione franco a bordo o località a partire dalla quale l'acquirente assume la responsabilità dei costi di spedizione
- Firme di autorizzazione per accettare l'ordine concordato, inclusi i termini e le condizioni
Dopo averlo creato, l'ordine d'acquisto può essere inviato al fornitore via e-mail. Se usi i modelli Excel elencati di seguito, salva il tuo ordine completato come file PDF per inviare ai fornitori un modulo di ordine d'acquisto che può essere stampato. Lo scopo principale di un ordine d'acquisto è fornire una comunicazione e una documentazione chiare a clienti e fornitori, quindi quando compili un ordine d'acquisto fai in modo che sia il più possibile chiaro e semplice. Ciò può aiutare anche ad aumentare l'efficienza e snellire l'intero processo.
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