Che cos'è un ordine di acquisto?
Un ordine di acquisto (Purchase Order, PO) documenta un ordine di beni o servizi emesso da un acquirente a un fornitore. Elenca gli articoli, le quantità, i prezzi, e i termini e le condizioni per un acquisto. Una volta che il fornitore accetta un ordine di acquisto, questo diventa legalmente vincolante.
Elementi comuni in tutti gli ordini di acquisto
Gli elementi comuni in tutti gli ordini di acquisto includono i campi per i dettagli dell'acquirente e del fornitore, la data e il numero dell'ordine di acquisto, i codici e le descrizioni degli articoli, le quantità, i prezzi, la data di consegna, i termini di pagamento e le approvazioni.
Questi elementi aiutano a garantire accuratezza e chiarezza nelle transazioni degli ordini di acquisto:
- Dettagli dell'acquirente: informazioni sulla parte acquirente.
- Dettagli del fornitore: informazioni sul fornitore.
- Data dell'ordine: la data di emissione dell'ordine di acquisto.
- Numero dell'ordine di acquisto: il numero identificativo assegnato all'ordine di acquisto.
- Codici e descrizioni degli articoli: i codici degli articoli e le descrizioni di beni o servizi.
- Quantità: la quantità di ciascun articolo ordinato.
- Prezzi: il prezzo concordato per articoli o servizi.
- Data di consegna: la data di consegna prevista.
- Termini di pagamento: i termini di pagamento concordati.
- Approvazioni: le firme e le date di autorizzazione e approvazione dell'ordine.
Tipi di ordini di acquisto
Ogni tipo di ordine di acquisto, tra cui l'ordine di acquisto base, aperto, a contratto, pianificato e di servizi, ha uno scopo unico, che va dagli acquisti per consegna immediata agli acquisti aperti a lungo termine. Gli ordini di acquisto pianificati prevedono consegne programmate nel tempo. Gli ordini di acquisto di servizi coprono le transazioni di servizio.
Ecco i principali tipi di ordini di acquisto:
- Ordine di acquisto base: un ordine di acquisto base è la scelta migliore per gli acquisti per consegna immediata con quantità e prezzi noti di beni e servizi. Utilizza questo modello per transazioni semplici e non ricorrenti.
- Ordine di acquisto aperto: un ordine di acquisto aperto (Blanket Purchase Order, BPO) è ideale per gli acquisti ricorrenti da un unico fornitore che ha termini pre-negoziati per un periodo specifico. Un BPO consente di effettuare più consegne senza creare ordini di acquisto separati.
- Ordine di acquisto a contratto: un ordine di acquisto a contratto (Contract Purchase Order, CPO) è un documento legalmente vincolante per gli acquisti mediante un accordo o contratto a lungo termine. Delinea termini, condizioni e deliverable specifici per i contratti a lungo termine con i fornitori.
- Ordine di acquisto pianificato: un ordine di acquisto pianificato (Planned Purchase Order, PPO) consente ai team di programmare gli ordini per una consegna futura stabilendo in anticipo le quantità e le date di consegna. Utilizza un PPO per gli acquisti basati su progetti o a fasi.
- Ordine di acquisto di servizi: un ordine di acquisto che riguarda i servizi anziché i beni fisici e fornisce spazio per indicare inserire l'ambito del lavoro, le tariffe e i termini del servizio. Usa questo modello per contratti di consulenza, manutenzione, riparazione o altri servizi.
Se vuoi trovare risorse più specifiche per i formati, consulta queste raccolte di modelli di ordini di acquisto gratuiti per Excel, Google Sheets, Microsoft Word, Google Docs e Adobe PDF. Per saperne di più sull'ottimizzazione dei processi di gestione degli ordini e sul miglioramento della customer experience, puoi consultare questa guida completa alla gestione degli ordini e questa guida alla gestione degli acquisti aziendali.
