Che cos'è una revisione delle prestazioni?
Nelle organizzazioni di tutte le dimensioni, i manager conducono revisioni delle prestazioni con i dipendenti a vantaggio dell'azienda, del supervisore e dei singoli membri del team.
David M. Pollack, Ph.D., Vice President, Consulting for APTMetrics, explains: “A performance review is a process in which an employee’s job performance is documented, reviewed, and evaluated. In most cases, the employee is provided with feedback about the effectiveness of his or her performance. Organizations often use the results of the review to make employment decisions, which may include promotions, compensation adjustments, access to developmental opportunities, and the like.”
La frequenza delle revisioni può variare da un'azienda all'altra. "Anche se i manager più validi rivedono le prestazioni dei loro dipendenti e forniscono feedback su base continuativa, l'uso delle revisioni delle prestazioni aiuta a garantire che revisione e feedback avvengano almeno una o due volte all'anno su base formale e siano condotte con coerenza tra i manager", aggiunge Pollack.
Guida alla gestione dei progetti
Il tuo punto di riferimento per la gestione di tutti i progetti
Vuoi ottenere di più dai tuoi sforzi di gestione dei progetti? Consulta la nostra guida completa alla gestione dei progetti per suggerimenti, best practice e risorse gratuite per gestire il tuo lavoro in modo più efficace.
Scopo e vantaggi delle revisioni delle prestazioni
Anche se le revisioni delle prestazioni possono essere viste con apprensione sia dai manager che dai dipendenti, la loro pratica è utile per tutti i membri del team. Le revisioni possono motivare i dipendenti a migliorare la produttività attraverso una comunicazione e una guida attente. Le informazioni raccolte dalle valutazioni autonome dei dipendenti, dal feedback dei colleghi e dal monitoraggio continuo dei risultati e delle sfide possono aiutare i manager a vedere dove devono essere apportati miglioramenti e potenziali passaggi da intraprendere per realizzare tali cambiamenti. Le informazioni cumulative provenienti da più membri del team possono fornire dati completi che possono influire positivamente sulla gestione delle prestazioni e sulla progettazione operativa. Le revisioni delle prestazioni possono anche fornire un modo standardizzato per confrontare i dipendenti relativamente a decisioni su salario o promozioni.
Gina Abudi, President of Abudi Consulting Group, says, “Performance reviews are needed to help employees understand where they are performing well and where they need to develop their skills further to be successful in the organization while performing their role.”
“Performance reviews can be a great way to make sure managers, individuals, and other stakeholders are all on the same page for performance,” says Mary Fox, CEO of Marlow, a firm that provides executive career coaching via chat. “Many companies use these processes as a way to make the promotion process more equitable for all involved. Either way, the outcome of performance reviews should never be a surprise to the individual who is being reviewed.”
Punti della revisione delle prestazioni: evitare lo stress
Prepararsi accuratamente può ridurre lo stress legato alla scrittura o alla ricezione di revisioni delle prestazioni, così come partecipare alla formazione approfondita per i manager.
David M. Kopp, Ph.D. is an educator, management consultant, and author of Human Resource Development: Performance Through Learning (BridgePoint Education), and Famous and Infamous Workplace Training: A Social History of Training and Development, which provides an overview of the topic.
"La valutazione delle prestazioni non deve essere eseguita a caso. È indispensabile che il valutatore sia opportunamente formato su come valutare correttamente, in modo da evitare potenziali errori. Gli errori frequenti includono, ad esempio, l'effetto alone o la tendenza a generalizzare inappropriatamente un aspetto delle prestazioni lavorative di una persona. Un altro errore a cui può essere esposto il valutatore è l'approccio indulgente, cioè la tendenza a valutare in modo estremamente positivo tutte le persone e dare valutazioni esagerate e non accurate delle prestazioni, o ancora la tendenza a dare una valutazione media a tutti, indipendentemente dalle differenze tra le prestazioni.
"Si presuppone che il dipendente venga valutato su ciò per cui è stato assunto, secondo la descrizione del lavoro. Eppure, non sempre è così. La maggior parte dei lavori prevede: esperienze/conoscenze fondamentali, esperienze/conoscenze secondarie ed esperienze/conoscenze preferenziali. A volte i valutatori si concentrano eccessivamente su quanto il dipendente fa nell'ambito delle esperienze/conoscenze preferenziali e trascurano la marginalità del dipendente nelle esperienze/conoscenze fondamentali o secondarie", spiega Kopp.
Continua a sottolineare l'importanza di avere formare correttamente i valutatori prima di condurre le revisioni delle prestazioni. "Quando viene svolta correttamente, la valutazione delle prestazioni richiede tempo e formazione per potersi dire efficace. In effetti, evitare questi aspetti può costituire un pericolo per l'organizzazione. Una caratteristica importante di un sistema di valutazione delle prestazioni è la possibilità che offre di evitare il fenomeno del Principio di Peter che si verifica quando i dipendenti avanzano nella carriera fino a raggiungere il loro livello di incompetenza. Sistemi di valutazione delle prestazioni efficaci assicurano che i dipendenti sviluppino le proprie competenze", aggiunge Kopp.
Punti da considerare per la revisione delle prestazioni
Sono molti gli aspetti da tenere a mente per le revisioni delle prestazioni. Ecco alcuni punti evidenziati dai nostri esperti:
- Essere preparati: tutti i nostri esperti hanno notato che la preparazione è l'aspetto più cruciale nelle revisioni delle prestazioni. Una formazione e uno sviluppo professionale pensati per aiutare i manager a dare il massimo nelle revisioni delle prestazioni renderà il processo più fluido. La formazione aiuterà ad apprendere frasi da evitare quando si fa una valutazione delle prestazioni dei dipendenti e prevenire potenziali problemi legali. Le attività più comuni sono prendere appunti nei registri delle prestazioni per rendere le revisioni dei dipendenti più veloci, annotare problemi e risultati e prendere tempo per registrare i tratti intangibili (vedere i comportamenti annotati di seguito).
Smartsheet offre molti modelli gratuiti per aiutarti in tutti i tipi di attività delle risorse umane, comprese le revisioni delle prestazioni. In questo articolo sono inclusi e scaricabili strumenti come il seguente modello Obiettivi del dipendente e revisione delle prestazioni:
Obiettivi del dipendente e revisione delle prestazioni
Si tratta di un modello completamente personalizzabile che rappresenta una soluzione completa per prepararsi e favorire la collaborazione. Registra gli obiettivi, confrontali con le prestazioni, fornisci un feedback e condividilo con le persone interessate in tempo reale. Il modello offre inoltre linee guida per le best practice, istruzioni per ogni elemento da elaborare, informazioni esemplificative e altro ancora.
Scarica il modello Obiettivi del dipendente e revisione delle prestazioni
- Essere positivi: un approccio negativo crea resistenza. Trasforma la negatività in positività ogni volta che è possibile. Se sono necessarie correzioni, alterna feedback positivi e negativi. Nelle revisioni scritte e in presenza, rafforza gli standard delle prestazioni aziendali, sottolinea il potenziale e sviluppa un piano di miglioramento individuale.
- Sottolineare il comportamento correlato alle competenze principali: la competenza principale varia naturalmente a seconda del livello di responsabilità di un dipendente. Utilizza questi comportamenti per valutare e applicare metriche/valutazioni a una revisione delle prestazioni di un dipendente:
- Comunicazione: pianifica e trasmetti chiaramente comunicazioni scritte e orali e comprendi quando e come passare le informazioni agli individui o ai team appropriati.
- Pensiero: risali alle fonti delle informazioni, applica il pensiero analitico e pensa in modo concettuale e strategico.
- Relazioni interpersonali: promuovi consapevolezza interpersonale, lavoro di squadra e cooperazione.
- Servizio clienti: dimostra la capacità di soddisfare i clienti interni ed esterni.
- Adattabilità: raccogli informazioni rilevanti e applica il pensiero critico per affrontare più richieste e priorità concorrenti in un ambiente in evoluzione e modifica il lavoro pianificato secondo necessità.
- Responsabilità: accetta la responsabilità delle proprie azioni e decisioni e realizza il lavoro in modo efficiente, economicamente conveniente ed etico.
- Conoscenza professionale: dimostra la competenza necessaria per il campo e la posizione in questione. Promuovi un miglioramento continuo, con le tecnologie appropriate per l'apprendimento.
- Essere un coach e un mentore:
Dr. Orin Davis is Principal Investigator of the Quality of Life Laboratory and startup advisor to early-stage companies. Dr. Davis also serves as a science advisor to Happify and Happy Brain Science and is an adjunct professor of business, psychology, entrepreneurship, and creativity.
Tu e la tua azienda dovete avere l'obiettivo di aiutare i dipendenti a portare al massimo le loro prestazioni. "In un reparto HR dall'approccio "CYA" (Cover Your Ass, Tutelarsi) e ruoli con l'ossessione (o l'illusione) delle responsabilità, la revisione delle prestazioni è il modo più semplice per giustificare decisioni in merito a crescita, promozioni e chiusura dei rapporti lavorativi", afferma Davis. "Serve fondamentalmente a confermare che le persone stiano agendo per portare a termine sia quello che desiderano sia ciò per cui sono pagate. Inoltre, offre alle persone l'opportunità di approfondire la comprensione del proprio lavoro, come possono migliorarsi e come possono apportare contributi più significativi (e quindi migliorare e crescere sia personalmente che professionalmente). - Lavorare al di fuori del solito "pacchetto" HR: se sei un manager in un'azienda di grandi dimensioni e desideri andare oltre le revisioni annuali delle prestazioni, l'APM (Agile Performance Management) può fornire una soluzione per promuovere feedback e sviluppo continui per i membri del team, oltre ad essere particolarmente utile per i lavoratori legati alle conoscenze. L'APM sfrutta i principi dello sviluppo software Agile per guidare le prestazioni dei dipendenti, l'impegno e il valore dell'azienda. Agile è un metodo reattivo che comprende cicli brevi, riflessione regolare e correzione della rotta in base alle prove raccolte.
- Sfruttare la tecnologia: l'APM richiede l'uso della tecnologia per la condivisione delle informazioni e le revisioni dei progressi, ma è solo un modo in cui i responsabili delle risorse umane possono utilizzare la tecnologia. Possono anche utilizzare strumenti come i social media per le revisioni tra colleghi e la comunicazione, applicazioni mobili native per monitorare i progressi e sollecitare feedback, nonché programmi software per controllare le metriche delle prestazioni rispetto agli standard. L'utilizzo di moduli web può aiutare a supportare il processo di revisione delle prestazioni e a offrire un modo semplice ai membri del team per scrivere le loro autovalutazioni e fornire un feedback "verso l'alto", cioè dai dipendenti alla dirigenza. Per altre idee, leggi "Lezione del lunedì: 4 suggerimenti per migliorare le tue revisioni delle prestazioni."
Modelli e quadri generali per la revisione delle prestazioni
Non esiste un unico quadro di riferimento per le revisioni delle prestazioni. Infatti, tutti gli esperti da noi consultati per questo articolo hanno sottolineato l'importanza di agire nel modo più funzionale alla cultura e agli obiettivi aziendali. Ad esempio, una piccola startup della Silicon Valley con 20 dipendenti, un'architettura aperta e una struttura organizzativa piatta può prevedere discussioni di confronto e tra pari, mentre una società di contabilità Fortune 500 con 50.000 dipendenti avrà una struttura più formale.
Trova altri modelli per organizzare i dati dei dipendenti in "Modelli gratuiti di valutazione delle prestazioni dei dipendenti."
Ecco alcuni quadri generali da considerare:
-
Allineamento tra obiettivi di prestazione e organizzativi: "Aquinis, Joo e Gottfredson (2011) forniscono un quadro generale completo per revisioni delle prestazioni efficaci", afferma Pollack. "Nei sistemi di gestione delle prestazioni di maggiore impatto, gli obiettivi dei dipendenti sono allineati a quelli dell'organizzazione, i dipendenti vengono valutati sulle loro responsabilità lavorative più critiche e manager e dipendenti sono formati su come fornire e accettare il feedback."
Modello di valutazione dei dipendenti
-
Progettato per la revisione annuale, questo modulo può essere personalizzato per cadenze diverse. Il modello include sezioni per obiettivi e valutazioni ponderati e misurabili con note per le attività di follow-up. Altre aree includono l'autovalutazione dei dipendenti, la valutazione delle competenze dei dipendenti e la valutazione del dipendente da parte del manager. Alla fine del modello, c'è un'area dedicata ai suggerimenti per lo sviluppo professionale.
Scarica modello di valutazione dei dipendenti
-
Riconoscimento e supporto per i risultati raggiunti: "Le organizzazioni che si concentrano sui risultati raggiunti (cioè gli obiettivi) e su come sono stati ottenuti (cioè le competenze necessarie per svolgere il lavoro) tendono ad avere i processi più efficaci che alla fine portano a migliori prestazioni lavorative", afferma Pollack.
-
Revisioni continue: "Quando i manager organizzano riunioni individuali regolari (solitamente due a settimana), il processo di revisione delle prestazioni è molto meno doloroso", afferma Fox. "In questi casi, diventa più di un obiettivo. Ad esempio, un membro del team saprà che ha alcuni mesi per acquisire le competenze previste per una promozione. Quando le riunioni individuali con i manager si verificano regolarmente (e vengono gestite efficacemente), non ci saranno grosse sorprese nel processo di revisione delle prestazioni."
-
Feedback e comunicazione costruttivi: nella pratica da lei adottata, Abudi indica le revisioni tra colleghi e le autovalutazioni come pietre miliari della revisione delle prestazioni. Di seguito sono riportati diversi modelli con cui è possibile fornire ai dipendenti un feedback sulle prestazioni.
-
Feedback a 360° dei dipendenti: "Utilizzo le valutazioni a 360° (raccolta di feedback da supervisori, superiori diretti e colleghi) per vari miei clienti e per diversi scopi. Questi strumenti sostituiscono la componente di autovalutazione di una revisione delle prestazioni (perché la persona completa una propria valutazione su se stessa e viene sottoposta a valutazione da parte del manager, dei superiori diretti e dei colleghi). Le soluzioni a 360° sono uno strumento eccellente se l'organizzazione è preparata a utilizzarli."
Modello di revisione a 360°/tra colleghi
Se utilizzi un feedback a 360° per le valutazioni, questo modello personalizzabile di revisione tra colleghi aiuta i membri del team ad annotare i loro punti di forza e le aree di miglioramento. Le competenze sono valutate utilizzando una scala numerica per fornire un aspetto quantitativo e semplice alle prestazioni. Il modello può essere modificato per includere le competenze rilevanti per l'organizzazione e appropriate ai commenti dei colleghi.
-
Scarica il modello Revisione tra colleghi - WORD
Modulo di valutazione del gruppo
Se è necessario valutare un team, un reparto o un altro gruppo dell'organizzazione, questo modello supporta valutazioni di competenze multiple e calcola automaticamente i punteggi totali. Consente di identificare i punti di forza e di debolezza di qualsiasi team a colpo d'occhio. Le valutazioni assegnate ai singoli possono essere estratte da altre revisioni delle prestazioni o moduli di autovalutazione.
Scarica il modello Valutazione di gruppo
- Autovalutazione: “Essere onesti è possibile solo quando c'è fiducia tra il dipendente e il manager che sta rivedendo l'autovalutazione", afferma Abudi. "Il dipendente dovrebbe utilizzare l'autovalutazione per riflettere onestamente sui suoi punti forti e sulle aree che hanno bisogno di supporto (formazione, coaching) da parte del loro manager per migliorare le loro competenze. Questa autovalutazione è uno strumento perfetto anche per rivelare il lavoro o i contributi apportati dai dipendenti sopra e oltre le regolari attività quotidiane."
Le autovalutazioni sono più di una formalità: sono strumenti significativi. Possono essere impegnative, ma le autovalutazioni offrono ai membri del team la possibilità di valutare le proprie prestazioni lavorative e se il loro supervisore li percepisce nello stesso modo. Rappresentano un'opportunità per i dipendenti di padroneggiare i propri risultati, esplorare nuove opportunità nella loro posizione attuale e accelerare la loro carriera. Questo modulo di autovalutazione personalizzabile fornisce uno schema aperto per responsabilità, prestazioni e raggiungimento degli obiettivi delle prestazioni.
Scarica il modello Autovalutazione dei dipendenti
Scopri di più sull'autovalutazione in "Come scrivere e superare l'autovalutazione e la revisione delle prestazioni"
-
Scale di valutazione: secondo la Society for Human Resource Management, "le scale di valutazione vengono ampiamente utilizzate perché forniscono valutazioni quantitative del livello di risultati o prestazioni di un membro del team, aiutano a differenziare i vari dipendenti e sono relativamente facili da gestire. Non sussiste un consenso unanime sulla scala più funzionale, ma la maggior parte condivide elementi comuni. Le scale di valutazione possono essere numeriche (ad es. 3, 4, 5) o alfabetiche (ad es. a, b, c), con numeri o lettere corrispondenti a un aggettivo, come 5 = eccellente o c =soddisfacente. Le scale di valutazione possono anche essere descrittive. Ad esempio, un elemento su una scala può essere prestazione inaccettabile, con la descrizione non soddisfa i requisiti e gli obiettivi di base. Sono diventate più popolari le scale con messaggi positivi. Ad esempio, una scala può includere valutazioni come di base, efficace e molto efficace."
Modello Revisione delle prestazioni per il periodo di prova con valutazioni
Questo modello di revisione delle prestazioni è stato ideato per essere utilizzato dopo il normale periodo di prova di 90 giorni ed è caratterizzato da una scala di valutazione per i nuovi dipendenti e uno spazio per gli obiettivi, il feedback e i requisiti di formazione. Condurre una revisione introduttiva assicura che il dipendente sia adatto alla posizione e che siano in atto un sostegno adeguato e un piano d'azione chiaro che affianchino la risorsa nel corso della sua crescita.
Scarica il modello Revisione delle prestazioni per il periodo di prova - WORD
-
La revisione come opportunità di coaching: "Il mio approccio all'analisi delle prestazioni è diverso: consiglio di concentrarsi sul comportamento positivo e promuovere risultati positivi. Una critica di qualsiasi tipo può essere mossa proponendola come un'indicazione di ciò che dovrebbe essere fatto e di come le cose potrebbero andare bene", afferma Davis. "Dire alle persone cosa non fare e/o sproloquiare su ciò che fanno male è soprattutto uno spreco di tempo, perché non propone alcun metodo per correggere i comportamenti (cioè dicendo "Non fare X" non stiamo dicendo cosa invece si dovrebbe effettivamente fare). Un'altra parte molto importante della critica è fare una distinzione tra risultato ottenuto e risultato desiderato. Chiedi ai dipendenti come pensano di ottenere il risultato desiderato e offri risorse e consigli quando richiesti: favorirai l'autonomia del dipendente e rispetterai le loro conoscenze e i loro talenti. Ad esempio, dire "Le vendite per il primo trimestre sono state di 403.917 dollari e ci auspichiamo che ogni membro del team di vendita superi i 500.000 dollari trimestre. Hai qualche idea su come raggiungere questo obiettivo?" suona decisamente meglio che dire "Le vendite per il primo trimestre sono state insufficiente. Migliorale o ti licenziamo!'"
Modello di piano di sviluppo professionale
In qualità di manager, coaching e supporto da parte tua possono aumentare la soddisfazione dei dipendenti e la loro permanenza in azienda e chiarire i percorsi di carriera. Un piano di sviluppo professionale mantiene ispirati i dipendenti e aiuta inoltre a raggiungere gli obiettivi aziendali futuri. In questo modello, gli obiettivi sono separati in intervalli temporali specifici, insieme allo scopo e alle fasi d'azione necessarie. L'utilizzo di questo strumento personalizzabile nelle revisioni delle prestazioni consente di tenere traccia di te e del membro del tuo team, oppure offre l'opportunità di implementare le modifiche opportune.
Scarica il modello Piano di sviluppo professionale - WORD
Frasi utili/suggerimenti sulla comunicazione per le revisioni delle prestazioni
Indipendentemente dal modo in cui si affronta la revisione delle prestazioni a livello strutturale, l'obiettivo è utilizzare le parole giuste per comunicare creando attriti minimi ed effetto massimo. Ecco alcune risorse contenenti parole e frasi che aiutano a gestire le valutazioni scritte e verbali:
- Riferimento per scegliere le parole giuste per descrivere le prestazioni
- Parole positive per valutare i dipendenti
- Valutazione delle prestazioni Verbi d'azione
- Oltre 240 frasi per la valutazione delle prestazioni
- Riassunto su frasi e valutazioni delle prestazioni per principianti
Hai bisogno di altri consigli sulla comunicazione? Consulta Come scrivere una revisione delle prestazioni efficace nel minor tempo possibile: suggerimenti, frasi e commenti per la revisione delle prestazioni.
Insidie comuni nella revisione delle prestazioni
Oltre alla preparazione, un atteggiamento positivo può fare la differenza tra un'esperienza di revisione delle prestazioni dinamica o scoraggiante. I nostri esperti sono intervenuti indicando cosa evitare:
-
Evitare la "critica": "Tra le insidie più comuni c'è quella di concentrarsi solo sulle prestazioni scadenti senza riconoscere ciò che il dipendente ha fatto bene", afferma Pollack. "Un'altra è basare la revisione su ciò che è accaduto più di recente. È necessario considerare anche ciò che è accaduto in precedenza nell'anno, i fattori che non sono sotto il controllo dei dipendenti o correlati alle loro responsabilità, e ancora utilizzare la revisione come opportunità per criticare un dipendente piuttosto che per fornirgli un feedback che possa migliorare le prestazioni future."
-
Prendersi responsabilità e la giusta quantità di tempo: è essenziale prepararsi e programmare un tempo sufficiente per consentire un confronto onesto tra manager e dipendente. I dipendenti devono disporre di un numero adeguato per l'autovalutazione e il manager dovrebbe raccogliere dati sulle prestazioni dei dipendenti tra le revisioni, insieme ai feedback dei colleghi. Prevedi un tempo ampio in modo che entrambe le parti possano sfruttare al meglio una revisione delle prestazioni prima e durante le riunioni, ma di norma dovrebbero essere eseguiti controlli regolari. "Il risultato di una revisione delle prestazioni non dovrebbe mai essere una sorpresa per la persona in questione", spiega Fox. "Quando i manager organizzano riunioni individuali regolari (preferibilmente due volte a settimana), il processo di revisione delle prestazioni è molto meno doloroso."
-
Criticare il comportamento, non la persona: "Se è necessaria una correzione, è fondamentale concentrarsi sul comportamento e non sulla persona", afferma Davis. "Commenti sulla natura della persona o sulle sue intenzioni sono scivoloni notevoli. È meglio dire qualcosa come: "Spesso sei arrivato dopo le 9, ma è importante essere qui entro le 9 proprio perché i nostri clienti iniziano a chiamare subito e hanno bisogno del nostro aiuto." Questa correzione si concentra sul comportamento (il ritardo) e non giudica la persona (ad es. come pigra, superficiale, ecc.). Spesso, analizzare il motivo alla base di prestazioni scadenti può portare a miglioramenti nella gestione, ai cambiamenti nelle aspettative (che spesso sono alla base dei problemi) e ad accordi alternativi che generano prestazioni migliori."
Migliora le revisioni delle prestazioni con Smartsheet per Risorse umane
Potenzia il rendimento dei tuoi dipendenti con una piattaforma flessibile progettata per soddisfare le esigenze del tuo team e capace di adattarsi alle condizioni mutevoli del lavoro. La piattaforma Smartsheet semplifica la pianificazione, l'acquisizione, la gestione e la creazione di report sul lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il tuo team a essere più efficace e ottenere di più. Crea report sulle metriche chiave e ottieni visibilità in tempo reale sul lavoro mentre accade con report di riepilogo, pannelli di controllo e flussi di lavoro automatizzati creati per mantenere il tuo team connesso e informato. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Prova Smartsheet gratuitamente, oggi.